¿Qué es un sistema de información de recursos humanos (HRIS)? Características, costes y cómo elegir uno

Un HRIS, o sistema de información de recursos humanos, es un programa informático que centraliza los datos de sus empleados y automatiza los procesos fundamentales de RR. HH., como la nómina, el control de horarios y la gestión de prestaciones. Sustituye las hojas de cálculo y las herramientas inconexas por un único sistema de registro.

Esa definición es sencilla. La decisión de compra, en cambio, no lo es.

La mayoría de las guías sobre sistemas de información de recursos humanos (HRIS) están redactadas por proveedores, por lo que omiten los aspectos que realmente le interesan: cuánto cuesta realmente, cuándo es demasiado pronto para necesitar uno y qué ocurre cuando su equipo no se encuentra en un único país. Si está contratando personal en la India desde EE. UU., el Reino Unido, la UE, Singapur o Australia, esa última laguna es la que se pone de manifiesto en primer lugar. Esta guía aborda estos tres aspectos, sin intentar venderle ningún producto.

¿Qué es un HRIS?

Un HRIS es un sistema de información de recursos humanos, un programa informático que almacena los datos de los empleados en un único lugar y automatiza los procesos fundamentales de RR. HH. que se ejecutan a través de él. Se trata del sistema de registro oficial de su plantilla: quiénes trabajan para usted, cuál es su remuneración, sus días libres y su documentación.

Las «funciones básicas de RR. HH.» que gestiona suelen abarcar:

• Expedientes de los empleados y datos personales
• Gestión de nóminas y las estructuras salariales
• Gestión de prestaciones
• Control del horario y la asistencia
• Autoservicio para empleados de nóminas y actualizaciones de los detalles

Su objetivo es acabar con las hojas de cálculo. Antes de la implantación de un sistema de información de recursos humanos (HRIS), los datos de RR. HH. se encontraban dispersos en archivos y herramientas aisladas que no se comunicaban entre sí. Esto se complica en cuanto se dispone de una plantilla real, ya que nadie sabe con certeza qué versión es la correcta. Un HRIS le ofrece una única fuente de información fiable, reduce los errores manuales y libera a los equipos de RR. HH. de las tareas administrativas repetitivas.

Casi todos los sistemas modernos de información de recursos humanos (HRIS) están basados en la nube, por lo que el proveedor se encarga de las actualizaciones y de los cambios de Compliance. En el día a día, lo utilizan los administradores de RR. HH., los especialistas en nóminas, los directivos y todos los empleados a través del autoservicio.

Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) se convierte en una infraestructura cuando los datos de su personal superan la capacidad de una hoja de cálculo compartida. La cuestión más compleja es qué funciones debería desempeñar realmente, lo cual depende, en primer lugar, de sus características.

Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es solo una parte de la planificación de la plantilla; lea nuestra entrada de blog sobre «Proceso, importancia y estrategias de planificación de recursos humanos» para adaptar los sistemas a las necesidades de contratación.

¿Cuáles son las características principales de un sistema de información de recursos humanos (HRIS)?

Las características fundamentales de un sistema de información de recursos humanos (HRIS) son las funciones que gestionan a un empleado desde Onboarding a salir. La mayoría de los compradores revisan esta lista para comprobar si un único sistema les permite realizar lo que actualmente llevan a cabo con tres o cuatro herramientas independientes.

A continuación le indicamos qué componentes incluye un sistema de información de recursos humanos (HRIS) estándar y qué función desempeña cada uno de ellos:

Hay dos funciones que aportan un valor añadido mayor de lo que esperan los compradores. El autoservicio es la que, de forma discreta, ahorra más tiempo, ya que libera al departamento de RR. HH. de consultas rutinarias, como las solicitudes de nóminas y los saldos de vacaciones. La generación automática de informes es la otra, ya que convierte los datos sobre la plantilla en información útil sobre la que los departamentos de finanzas y la dirección pueden basar su planificación.

Las buenas plataformas de HRIS también consideran la seguridad de los datos como una característica fundamental, no como un complemento. Dado que se almacenan datos confidenciales de los empleados, el cifrado, el acceso basado en roles y los registros de auditoría son tan importantes como los módulos funcionales.

La prueba práctica es sencilla: si una lista de funcionalidades no se corresponde con un proceso que lleve a cabo actualmente o que vaya a llevar a cabo en el plazo de un año, se trata de información superflua. Adapte las funcionalidades a sus flujos de trabajo reales, no a la ficha técnica más extensa.

Características que hacen que un sistema de información de recursos humanos (HRIS) evolucione hacia un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) o de gestión del capital humano (HCM)

Algunas funcionalidades van más allá de las funciones básicas de RR. HH. y indican que se está avanzando hacia el ámbito de los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) o de la gestión integral del capital humano (HCM):

• Gestión del rendimiento y ciclos de evaluación
• Formación y desarrollo
• Planificación de la sucesión
• Planificación de la plantilla y el modelado

Son útiles a gran escala, pero a menudo resultan excesivos para un equipo en expansión. Adquirirlos antes de que se necesiten implica pagar por módulos que quedan sin utilizar. A continuación, le explicamos dónde se encuentra ese punto de equilibrio.

HRIS, HRMS y HCM: ¿en qué se diferencian?

La respuesta breve: el HRIS constituye la base; el HRMS incorpora funciones operativas de recursos humanos sobre esa base; y el HCM añade, a su vez, la gestión estratégica de la plantilla. En la práctica, los proveedores utilizan estos tres términos de forma casi intercambiable, por lo que las denominaciones importan mucho menos que las funcionalidades.

Este es el desglose sincero:

Las diferencias son reales, pero el mercado las trata de forma poco rigurosa. Una plataforma comercializada como «HCM» puede ofrecer menos prestaciones que un «HRIS» bien diseñado, y viceversa. Las suites de gestión del capital humano son las que más prometen, pero gran parte de esa capacidad queda sin aprovechar en empresas de menos de unos pocos cientos de empleados.

Por lo tanto, no preste atención a las siglas que aparecen en la página de precios y evalúe lo que el sistema ofrece realmente en función de sus necesidades. Una regla general útil: elija el nivel en función de su plantilla y del grado de madurez de su departamento de RR. HH., no de la categoría de marketing. Una empresa de 40 empleados que se ve obligada a adquirir una suite completa de HCM suele acabar pagando por módulos de planificación y sucesión que no utilizará en años.

Si desea una comparación más detallada, nuestra versión completa Comparación entre HRIS, HRMS y HCM desglosa cada nivel de capacidad con detalle.

La conclusión es que hay que comprar en función de las prestaciones, no de la marca. Una vez que sepa qué nivel se adapta a sus necesidades, la siguiente cuestión importante es el coste, y ahí es donde la mayoría de las guías de proveedores no aportan información.

¿Cuánto cuesta un sistema de información de recursos humanos (HRIS)?

La mayoría de los precios de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) se cotizan por empleado y mes (PEPM), y el rango es amplio, ya que el término «HRIS» abarca desde herramientas sencillas para pymes hasta suites de gestión del capital humano (HCM) para grandes empresas. Tenga en cuenta que el coste del software es solo una parte del coste real.

Tras haber gestionado una masa salarial anual de más de 20 millones de dólares en más de 300 empresas, hemos podido comprobar a dónde se destinan realmente los presupuestos de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) en comparación con lo que los compradores esperan. La cuota de suscripción rara vez es lo que sorprende a la gente.

Este es el panorama general:

La cuota de suscripción es el coste visible. Los que suelen pillar desprevenidos a los compradores son:

• Cuotas de implementación, de pago único, que oscilan entre unos 1.000 dólares para herramientas destinadas a pymes y 50.000 dólares o más para implantaciones en grandes empresas
• Complementos modulares, en los que la gestión de nóminas, las prestaciones y el seguimiento de candidatos suelen tener un precio independiente del paquete básico
• Las integraciones le permiten conectar sus herramientas de contabilidad, de TI y las que ya tiene
• La migración de datos y la formación, que requieren tiempo por parte de la empresa incluso cuando el proveedor las «incluye»
• El número mínimo de plazas que obliga a los equipos pequeños a pagar por una capacidad que no utilizan

Un ejemplo práctico breve. Una empresa de 50 empleados que utiliza una plataforma de gama media a 18 dólares por usuario al mes (PEPM) paga unos 10 800 dólares al año en concepto de suscripción, más una cuota única de implementación que puede igualar o superar el coste del software del primer año. Una empresa de 500 empleados negocia un precio por empleado al mes (PEPM) más bajo, pero asume unos costes de implementación e integración mucho más elevados. El precio por empleado disminuye a medida que aumenta el tamaño de la empresa; la complejidad total, en cambio, aumenta.

En el caso de los equipos internacionales, existe un coste que la mayoría de las tablas de PEPM pasan por alto por completo: gestionar una nómina que cumpla con la normativa en un país en el que no se dispone de una entidad jurídica. Una licencia del sistema de información de recursos humanos (HRIS) de EE. UU. no cubre las obligaciones legales de presentación de documentos en la India, y esa laguna tiene su propio coste, del que hablaremos en breve.

Lo más sensato es presupuestar el coste total de propiedad a lo largo de tres años, y no basarse únicamente en el precio mensual indicado en la etiqueta. El software representa la partida más pequeña una vez que se tienen en cuenta la implementación, las integraciones y el Compliance local.

Si desea obtener información sobre la contratación a nivel mundial sin entidades locales, consulte nuestra entrada de blog sobre «Los mejores proveedores de servicios de PEO para la contratación internacional» para comparar opciones de gestión de nóminas que cumplan con la normativa.

¿Cuándo es realmente necesario contar con un sistema de información de recursos humanos (HRIS) y cuándo es demasiado pronto?

Necesita un sistema de información de recursos humanos (HRIS) cuando las tareas manuales de recursos humanos empiezan a suponer un riesgo, y no solo una molestia. Para la mayoría de las empresas, ese umbral se sitúa entre los 25 y los 50 empleados, aunque el factor decisivo es la dificultad que supone, y no el número exacto de empleados.

Las señales claras de que necesita uno ahora mismo:

• Se están produciendo errores en la gestión de nóminas, o bien una sola persona constituye el único punto de fallo en los procesos de pago de nóminas
• No dispone de una única fuente de información fiable, y los datos sobre la plantilla se encuentran en tres hojas de cálculo diferentes
• Las obligaciones de Compliance se acumulan más rápido de lo que usted puede llevar un control de ellas manualmente
• El Onboarding se lleva a cabo de forma improvisada, y los nuevos empleados quedan desatendidos

Si se cumplen dos o más de esas condiciones, el coste de seguir trabajando de forma manual ya es superior al del software.

Cuando probablemente aún no lo necesite

No todos los equipos necesitan un sistema de información de recursos humanos (HRIS) desde el primer día. Por lo general, puede esperar si:

• Tiene menos de 15 empleados, una gestión de nóminas sencilla y una única ubicación geográfica
• Ya está afiliado a una PEO que se encarga de gestionar para usted las funciones básicas de recursos humanos
• Su equipo está contratado a través de una empresa de gestión de personal (EOR) que ofrece funcionalidades similares a las de un sistema de información de recursos humanos (HRIS), como nóminas, permisos y autoservicio, para dichos trabajadores

En estos casos, suele bastar con una herramienta de gestión de nóminas junto con hojas de cálculo o el portal de su proveedor actual. Adquirir una plataforma completa en una fase temprana supone un coste y una carga administrativa adicionales sin resolver ningún problema real.

Cuando un sistema de información de recursos humanos (HRIS) por sí solo no basta para resolver el problema

A veces, el problema no es que carezca de un sistema de información de recursos humanos (HRIS), sino que dicho sistema no es la herramienta adecuada para la situación:

• Está contratando personal en el extranjero. Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) estándar registra a los empleados, pero no gestiona la nómina local ni se encarga de las cotizaciones obligatorias. Necesitará contar además con un proveedor de servicios de nómina (EOR) o un servicio de nómina global.
• Su Compliance abarca numerosas jurisdicciones. Varios estados de EE. UU. o varios países tienen sus propias normas, y es poco habitual que un único sistema las cubra todas de forma nativa.
• Necesita una gestión del talento exhaustiva. Si el rendimiento, la formación y la sucesión son las verdaderas carencias, quizá deba centrarse en la gestión del capital humano (HCM), y no en el sistema de información de recursos humanos (HRIS) básico.

La conclusión sincera: opte por esta solución cuando los trámites manuales supongan un riesgo; descártela cuando una configuración más sencilla siga funcionando; y reconozca cuándo el verdadero problema es de carácter transfronterizo y no la falta de un sistema. Ese caso transfronterizo es precisamente donde un sistema de información de recursos humanos (HRIS) estándar empieza a quedarse corto, especialmente en la India.

Si desea obtener información sobre la gestión transfronteriza de recursos humanos, le invitamos a leer nuestras entradas de blog sobre «Externalización de recursos humanos: ventajas y tipos» y «Las mejores empresas de externalización de recursos humanos» para saber cuándo resulta más ventajoso recurrir a la externalización que incorporar software.

¿Cómo se elige el sistema de información de recursos humanos (HRIS) adecuado?

Para elegir bien un sistema de información de recursos humanos (HRIS), hay que partir de sus problemas, no de la lista de funcionalidades. Los equipos que se arrepienten de su compra casi siempre han adquirido funcionalidades en lugar de resolver problemas operativos concretos. A continuación le presentamos un marco de referencia que le permitirá tomar una decisión fundamentada.

Vaya completándolo en orden:

1. Documente los problemas que está resolviendo. Anote lo que realmente falla hoy, no las funciones que le parezcan interesantes.
2. Realice un seguimiento de la plantilla y la complejidad a lo largo de tres años. ¿Dónde se encontrarán las personas, en cuántas zonas geográficas, en cuántas entidades?
3. Identifique las integraciones imprescindibles. Su proveedor de servicios de nóminas, el sistema contable, el sistema de gestión de candidatos y la infraestructura informática deben estar interconectados.
4. Establezca un presupuesto realista para el coste total de propiedad (TCO). Incluya la puesta en marcha, no solo la suscripción mensual.
5. Seleccione entre tres y cinco proveedores que se ajusten a su segmento. Las plataformas «todo en uno» para pymes, las destinadas al mercado medio, las de gestión de capital humano (HCM) para grandes empresas o las plataformas orientadas al mercado global satisfacen necesidades distintas. No compare una suite empresarial con una herramienta para empresas emergentes.
6. Pruebe la demostración con sus propios datos y flujos de trabajo. La demostración predefinida del proveedor está diseñada para parecer impecable. En su lugar, pruebe con sus propios casos prácticos.

En el caso de compras de mayor envergadura, un pequeño comité de selección multifuncional —integrado por Recursos Humanos, Finanzas, TI y un responsable de la dirección— evita el error clásico de que un solo equipo elija una herramienta con la que el resto tenga que conformarse. Envíe una breve solicitud de propuestas a los candidatos preseleccionados para poder comparar opciones equivalentes, y considere la seguridad de los datos como un criterio puntuable, no como algo secundario.

Señales de alerta que deberían llevar a descartar a un proveedor

Hay ciertas señales que deberían llevar a dar por terminada la conversación antes de tiempo:

• Negarse a facilitar los precios antes de una demostración
• No existe documentación publicada sobre la API, lo que suele implicar integraciones complicadas
• Plazos de implementación de más de seis meses para un caso de uso sencillo en pymes
• Los módulos incluidos en un paquete no se pueden separar, por lo que pagará por lo que no va a utilizar
• Un nivel de soporte débil oculto en el precio base

Cualquiera de estos aspectos constituye una señal de alerta. Si se dan dos o más, es motivo para pasar de largo.

Conclusión: elegir un buen sistema de información de recursos humanos (HRIS) consiste tanto en descartar opciones inadecuadas como en seleccionarlas. Descarte desde el principio las opciones que no se ajusten a sus necesidades y, a continuación, evalúe las que quedan en función de sus flujos de trabajo reales. Una vez realizada la elección, la siguiente prueba de fuego es la implementación.

¿En qué consiste realmente la implantación de un sistema de información de recursos humanos (HRIS)?

La fase de implementación es aquella en la que los proyectos de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) prosperan o se estancan, y suele subestimarse sistemáticamente. La mayoría sigue un proceso de seis pasos: auditoría de datos, migración, configuración, integración, pruebas y formación antes de la puesta en marcha. El software está listo en poco tiempo; lo realmente complicado es preparar los datos y al personal.

Los plazos varían según el segmento:

• Plataformas para pymes: entre 2 y 8 semanas, aproximadamente
• Segmento medio: de 2 a 6 meses
• Enterprise HCM: de 6 a 18 meses

La tarea más importante, aunque a menudo pasa desapercibida, es depurar los datos de los empleados antes de migrarlos. A lo largo de la migración salen a la luz años de registros incoherentes, entradas duplicadas y campos que faltan, y ningún sistema corrige los datos erróneos por usted.

Hay algunos aspectos que marcan la diferencia entre una puesta en marcha fluida y una que resulta complicada:

• Un responsable interno específico. Los proyectos que carecen de un responsable claro tienden a ir a la deriva. Es necesario que alguien se encargue de supervisar el calendario.
• Pruebas previas a la implantación completa. Compruebe el funcionamiento de los procesos de nómina y los flujos de trabajo en situaciones reales antes de aplicar el cambio a todo el personal.
• Una formación adecuada. La implantación fracasa cuando no se enseña a los empleados y a los directivos a utilizar el autoservicio y los procesos de aprobación.
• La participación de las personas adecuadas. Los departamentos de Recursos Humanos, Tecnologías de la Información y Finanzas, así como un responsable de alto nivel, contribuyen cada uno con su parte al éxito de la implantación.

Los motivos habituales de fracaso son previsibles: una gestión deficiente del cambio, integraciones cuyo alcance no se ha definido adecuadamente y la falta de un responsable interno. Cada uno de estos factores convierte un proyecto de dos meses en uno de seis.

Conclusión: dedique tanta atención a la limpieza y la adopción de los datos como al propio software. Para los equipos que operan en un solo país, esto resulta factible. En el momento en que sus empleados se encuentran en otro país, la implementación se topa con un obstáculo que el proveedor rara vez menciona, y ahí es donde entra en juego la India.

La implementación se lleva a cabo con éxito gracias a una buena planificación; lea nuestra entrada de blog sobre «Cómo desarrollar estrategias de recursos humanos eficaces» para adaptar los sistemas a los objetivos empresariales.

¿Cómo funciona un sistema de información de recursos humanos (HRIS) con un proveedor de servicios de empleo (EOR)?

Un proveedor de servicios de empleo (EOR) se convierte en el empleador legal de su equipo en un país en el que usted no dispone de una entidad propia, encargándose de la gestión de las nóminas locales, las declaraciones reglamentarias y los contratos que cumplan con la normativa, mientras que su sistema de información de recursos humanos (HRIS) sigue siendo el registro central para el conjunto de la plantilla. El HRIS almacena los datos, el EOR es responsable del empleo en el país.

Entre más de 300 clientes de todo el mundo y más de 20 millones de dólares en nóminas anuales gestionadas, las estructuras más eficaces que observamos mantienen un único sistema de registro y dejan que un socio local se encargue del Compliance en cada país. Esa separación permite mantener la unidad de los datos sin atribuir responsabilidad legal a una herramienta que nunca se diseñó para asumirla.

Existen tres patrones habituales para combinar ambos elementos:

Para la mayoría de las empresas que se expanden a un nuevo país, el primer modelo es el más práctico. Se mantiene el sistema de información de recursos humanos (HRIS) con el que su equipo ya está familiarizado, y el EOR se encarga de lo que el HRIS no puede abarcar: los contratos de trabajo locales, la gestión de nóminas en el país, las prestaciones legales y las declaraciones fiscales.

Lo que ofrece un sistema EOR y que un sistema HRIS estándar no ofrece:

• Condición de empleador legal en el país, por lo que no necesita constituir una entidad propia
• Nómina local y cotizaciones obligatorias conformes a la normativa
• Nóminas en el formato propio de cada país, documentos fiscales y registros obligatorios
• Asumir la responsabilidad en materia de Compliance, y no limitarse únicamente al mantenimiento de registros

El objetivo es que los datos de los empleados se mantengan coherentes en ambos sistemas sin necesidad de introducirlos por duplicado, de modo que el Onboarding, los cambios y la baja se gestionen sin problemas. En comparación con el coste que supone gestionar una entidad local, el modelo «HRIS más EOR» suele ser más rápido de poner en marcha y más sencillo de mantener.

Conclusión: no es necesario elegir entre un sistema unificado y la Compliance local. Mantenga el sistema de información de recursos humanos (HRIS) para tener visibilidad y añada un proveedor de servicios de empleador (EOR) para cumplir con las obligaciones del empleador. Para las empresas que contratan personal específicamente en la India, ahí es donde entra en juego un socio especializado.

¿Por qué las empresas eligen Wisemonk EOR?

Wisemonk es una empresa de confianza Employer of Record (EOR) Proveedor de servicios especializado en ayudar a las empresas internacionales a contratar y gestionar el talento en la India. Ofrecemos servicios de gestión de Compliance, tramitación de nóminas y conocimientos especializados sobre el mercado local para garantizar que las operaciones de las entidades extranjeras que contratan a nivel mundial se desarrollen sin contratiempos y de conformidad con la normativa.

A continuación le explicamos cómo ayudamos a las empresas internacionales a contratar y gestionar equipos internacionales:

• Ofrecemos servicios integrales de contratación, Onboarding y gestión de nóminas en diversas regiones.
• Garantizamos la plena Compliance con la legislación laboral local, la normativa fiscal y las normas de empleo.
• Le ayudamos con la adquisición de equipos y las gestiones de recursos humanos para equipos que trabajan a distancia, garantizando que estén perfectamente organizados desde el primer día.
• Nos encargamos de los contratos de trabajo locales y gestionamos las prestaciones sociales de conformidad con la normativa de cada país.
• Ponemos a su disposición expertos especializados en recursos humanos y Compliance para ayudarle a afrontar las complejidades de la contratación a nivel internacional.

Fundamos Wisemonk en la India con el objetivo de facilitar la contratación en este país a empresas internacionales, y ahí es donde sigue residiendo nuestro punto fuerte. Actualmente estamos planificando nuestra expansión a nuevos mercados, como Estados Unidos y el Reino Unido.

¿Qué opinan los usuarios de Wisemonk?

Reseñas de G2

«Wisemonk destaca por su increíble facilidad de uso y de implementación. Poner en marcha y gestionar nuestro equipo global ha resultado extraordinariamente sencillo, lo que nos ha ahorrado una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Su servicio de atención al cliente es realmente de primer nivel: siempre rápido, competente y genuinamente servicial, lo que supone una red de seguridad fundamental para nuestras operaciones internacionales. Utilizamos Wisemonk con frecuencia debido a su amplia gama de funciones. Gestiona de forma experta todo, desde la nómina global y Compliance hasta las prestaciones y el equipamiento, todo ello perfectamente integrado. La facilidad de integración con nuestros sistemas existentes ha supuesto una gran ventaja, ya que garantiza un flujo de datos fluido y unas operaciones eficientes en todos los ámbitos.» - Deepika M., Gestión de Talento Asociado, Pequeñas Empresas, Valorado con 5/5 estrellas en G2

«Lo que más me llama la atención es la combinación de tecnología avanzada y una excelente asistencia por parte del personal. La interfaz de Wisemonk es intuitiva, los pasos están organizados de forma lógica y todos los requisitos, desde la documentación hasta las comprobaciones de Compliance, se comunican con claridad. Lo mejor de todo es que no se limitan a automatizar los procesos, sino que los explican, lo que me da confianza en cada paso que damos.» - Usuario verificado en Tecnologías de la Información y Servicios, Valorado con 5 de 5 estrellas en G2