Proceso de Onboarding de empleados: fases, pasos y una lista de verificación gratuita

¿Y si su nuevo empleado ya hubiera decidido cuánto tiempo se va a quedar antes incluso de terminar su primera semana? Onboarding es el momento en el que se toma esa decisión, mucho antes de que comience el trabajo propiamente dicho. Si se gestiona mal, la confusión se extiende rápidamente; si se gestiona bien, se transforma la incertidumbre del primer día en claridad, impulso y un motivo para quedarse.

Esta guía abarca todo el proceso de Onboarding de empleados: en qué consiste, las cinco etapas por las que pasa cada nuevo empleado, los marcos que garantizan su éxito, una guía paso a paso, ejemplos reales de empresas y una lista de comprobación gratuita que puede utilizar hoy mismo.

¿En qué consiste el proceso de Onboarding de los empleados?

El proceso de Onboarding es el procedimiento estructurado y dividido en varias fases mediante el cual una empresa integra a un nuevo empleado, desde el momento en que este acepta la oferta hasta que es capaz de trabajar con seguridad y de forma autónoma. Se prolonga durante meses, no solo un día, y abarca aspectos como el personal, la cultura empresarial, las herramientas, los flujos de trabajo y las expectativas del puesto.

Onboarding es algo más que trámites burocráticos o cuestiones logísticas. Abarca la configuración de cuentas y equipos, el intercambio de documentos clave, la explicación de las responsabilidades, la organización de reuniones para presentarse a los responsables y compañeros de trabajo, y ayudar al nuevo empleado a comprender la misión y los valores que sustentan el trabajo. El objetivo es ayudar a la persona a ser productiva sin dejarla sola a la hora de resolverlo todo por sí misma.

Tras haber implementado con éxito soluciones de Onboarding a nivel mundial para más de 300 empresas y haber prestado apoyo en la incorporación de más de 2.000 empleados, hemos aprendido que la primera impresión de un nuevo empleado se forma durante estas primeras semanas y determina su nivel de compromiso durante meses. Tras un Onboarding satisfactorio, un nuevo empleado debería:

• Comprenda cuál es su función, cuáles son sus responsabilidades y en qué consiste el éxito
• Dispongan de las herramientas, los sistemas y el acceso que necesitan para realizar su trabajo
• Sepa a quién dirigirse para solicitar ayuda
• Han establecido relaciones desde el principio con su entrenador y sus compañeros de equipo
• Comprender la cultura, los valores y las formas de trabajar de la empresa
• Siéntase bienvenido, respaldado y preparado para aportar su granito de arena

Una sencilla prueba de intuición que compartimos con las empresas a las que prestamos apoyo: preguntar a los nuevos empleados si entienden en qué consiste el éxito, si disponen de las herramientas adecuadas y si se sienten bien acogidos. Si alguna de las respuestas es «no», hay que revisar el plan. Antes de definir las etapas, conviene aclarar una confusión habitual: la diferencia entre Onboarding y orientación.

¿Cuál es la diferencia entre Onboarding y la orientación?

La orientación es solo una pequeña parte del proceso de Onboarding, no un sinónimo del mismo. La orientación es una actividad puntual, que suele durar un día o menos, y que abarca los trámites administrativos, las políticas de la empresa, la inscripción en las prestaciones sociales y una presentación básica de la empresa. Onboarding es el proceso más amplio y exhaustivo que la rodea y que puede prolongarse hasta 12 meses.

Piense en la orientación como los trámites administrativos y la sesión de bienvenida, y en Onboarding como todo aquello que convierte a un nuevo empleado en un miembro del equipo seguro de sí mismo y que aporta valor. La orientación responde a la pregunta «¿dónde tengo que firmar?». Onboarding responde a las preguntas «¿cómo puedo tener éxito aquí?», «¿quiénes son mis compañeros?» y «¿qué se considera un buen desempeño?».

Confundir ambos conceptos es uno de los errores más habituales, ya que las empresas que se limitan a la orientación enseñan las normas escritas, pero nunca las no escritas, y ahí es donde comienza la desmotivación temprana. Para comprender cómo encaja esto en el contexto general, lea esta guía sobre el etapas del ciclo de vida de los empleados. Una vez que queda clara esta distinción, la siguiente pregunta es por qué es tan importante el proceso en su totalidad.

¿Por qué es importante el proceso de Onboarding de los empleados?

El Onboarding de los empleados es importante porque influye directamente en la retención, el tiempo necesario para alcanzar la productividad y el compromiso. Según un estudio de la Brandon Hall Group Se ha constatado que un proceso sólido mejora la retención de los nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más de un 70 %, mientras que Onboarding hace que los empleados sean hasta 18 veces más propensos a sentirse comprometidos con su empresa.

Lo que está en juego se hace evidente desde el principio. SHRM Según los datos, casi el 90 % de los empleados decide si se queda o se marcha durante sus primeros seis meses, y un estudio de Wynhurst Group reveló que los nuevos empleados tienen un 58 % más de probabilidades de seguir en la empresa tres años después si se les ha proporcionado un proceso de Onboarding estructurado. Sin embargo, solo alrededor del 12 % de los empleados afirma que su empresa lleva a cabo bien el proceso de Onboarding.

Entre las más de 300 empresas con las que hemos colaborado en el proceso de Onboarding, hemos observado sistemáticamente que un inicio estructurado ofrece:

• Mayor retención: Los empleados a los que se les da la bienvenida de forma estructurada permanecen más tiempo en la empresa, lo que reduce el coste que supone su sustitución prematura.
• Mayor productividad: Unas expectativas claras, unas herramientas preparadas y unas relaciones establecidas desde el principio acortan el tiempo de puesta en marcha.
• Mayor compromiso y mejor ánimo: Los nuevos empleados que reciben una formación adecuada sobre el uso de las herramientas se sienten más capacitados desde el primer día.
• Normas coherentes: Un proceso repetible establece las mismas expectativas para cada nueva contratación.
• Coherencia con la cultura y los objetivos: Explicar el «porqué» ayuda a los nuevos empleados a comprometerse y a aportar ideas antes.
• Un entorno laboral más inclusivo: Un Onboarding bien planificado demuestra a las personas de todos los orígenes que se les valora.
• Reducción del riesgo jurídico y del riesgo de rotación: Un proceso documentado limita el riesgo de reclamaciones laborales y la rotación innecesaria de personal.

Un Onboarding mal gestionado supone una primera impresión fallida que aumenta silenciosamente la rotación de personal. Dada la importancia evidente del Onboarding, a continuación se detallan las cinco fases que lo estructuran de principio a fin.

Desde la práctica: Amy Hirsh Robinson, consultora en recursos humanos citada por la SHRM, describe Onboarding como un momento decisivo en el que los nuevos empleados deciden si se mantendrán comprometidos o se desmotivarán. Las empresas con las que colaboramos que lo abordan de esta manera, en lugar de considerarlo una mera formalidad burocrática, son las que obtienen los mayores avances en materia de retención.

¿Cuáles son las cinco fases del proceso de Onboarding de los empleados?

El proceso de Onboarding de los empleados consta de cinco fases: la fase previa al primer día, la orientación el primer día, la primera semana, los primeros 90 días y el primer año. Cada fase acompaña al nuevo empleado en su transición desde la preparación hasta la contribución autónoma, y la responsabilidad pasa del departamento de Recursos Humanos en las primeras etapas a los responsables y mentores posteriormente.

A continuación se detalla en qué consiste cada fase, por orden.

1. Antes del primer día (preincorporación)

La fase previa a la incorporación comienza en el momento en que se acepta la oferta y finaliza el primer día, con el fin de preparar a ambas partes para que el primer día transcurra de forma organizada. Según nuestra experiencia en la gestión de procesos de Onboarding para más de 300 empresas y en la gestión de nóminas por valor de más de 20 millones de dólares, es en esta etapa donde se evitan discretamente la mayoría de los problemas que suelen surgir el primer día.

• Manténgase en contacto entre la aceptación de la oferta y la fecha de inicio para que no se pierda el impulso
• Envíe un correo electrónico de bienvenida en el que se indique la fecha de inicio, el nombre del responsable, el programa del primer día y una persona de contacto clave
• Comparta información práctica: dónde iniciar sesión, qué debe traer y qué puede esperar
• Preparar y enviar la documentación laboral, las cartas de oferta, formularios fiscales, e información sobre prestaciones
• Recopilar datos personales, como el nombre oficial, la dirección, la fecha de nacimiento y los contactos de emergencia
• Configure el correo electrónico, los sistemas, el software y los permisos de acceso antes del primer día
• Prepare el equipo, el acceso al espacio de trabajo, las instrucciones de configuración remota o un kit de bienvenida
• Correr verificación de antecedentes y ultimar las condiciones del contrato
• Informe al equipo sobre las funciones del nuevo empleado y su fecha de incorporación
• Elabore un plan a 30, 60 y 90 días con las prioridades iniciales

Si la preparación previa a la incorporación se lleva a cabo correctamente, el nuevo empleado llega preparado para tener un primer día muy satisfactorio.

2. El primer día (sesión de orientación)

El primer día se centra más en la experiencia que en la información, así que céntrese en hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido y en ayudarle a adaptarse, en lugar de abrumarle con demasiada información.

• Dé la bienvenida al nuevo empleado y repase con él el programa del día
• Rellene toda la documentación pendiente, incluyendo permiso de trabajo tareas de verificación y de administración
• Compruebe que todos los datos de inicio de sesión, los equipos y las credenciales de acceso funcionen correctamente
• Presente al nuevo empleado a su responsable, a su equipo y a sus compañeros clave
• Organice una visita guiada por las instalaciones o una visita virtual para los empleados que trabajan a distancia
• Explique la misión, los valores, la estructura y las formas de trabajar de la empresa
• Revise las políticas fundamentales y el manual del empleado
• Presente al compañero de Onboarding o a la persona de contacto principal
• Repase a grandes rasgos el plan de 30, 60 y 90 días

Un primer día acogedor marca la pauta para una primera semana productiva.

3. La primera semana

Durante la primera semana, el nuevo empleado se familiariza con el equipo, las herramientas y la forma en que se lleva a cabo el trabajo; por lo tanto, procure establecer relaciones desde el principio y que adquiera confianza con los sistemas principales.

• Organice reuniones individuales con sus compañeros de trabajo directos y las partes interesadas clave
• Organice reuniones periódicas con los responsables para responder a sus preguntas y aclarar las expectativas
• Dedique tiempo a familiarizarse con las herramientas, los sistemas, los flujos de trabajo y los canales de comunicación
• Revise las prioridades inmediatas y los objetivos de la primera semana
• Programe ya las revisiones de los 30, 60 y 90 días
• Invite al nuevo empleado a las reuniones, canales y eventos del calendario pertinentes
• Asegúrese de que se hayan completado todas las formaciones y la documentación en materia de Compliance

Una vez que la primera semana permite familiarizarse con el entorno, los primeros 90 días convierten el aprendizaje en una aportación.

4. Los primeros 90 días

Los primeros 90 días marcan la transición de un nuevo empleado desde la fase de aprendizaje hasta la de aportación, y un plan de 30-60-90 días proporciona a este periodo la estructura que necesitan los responsables para realizar un seguimiento del progreso.

• Establezca objetivos claros a 30, 60 y 90 días con resultados cuantificables
• Dedique los primeros 30 días a familiarizarse con la organización, su puesto, las herramientas y el equipo
• Aproveche los próximos 30 días para asumir más tareas propias de su puesto
• Aproveche los últimos 30 días para desarrollar su autonomía y realizar una contribución cuantificable
• Ofrezca formación específica para cada puesto, tutoría o prácticas de observación
• Realice reuniones periódicas para evaluar los avances y pregunte qué tipo de apoyo se necesita

Una vez superada la marca de los 90 días, la atención se centra ahora en el primer año completo.

5. El primer año

El final del primer año pone fin a la experiencia de Onboarding formal y la vincula al rendimiento y al desarrollo continuos; para entonces, el nuevo empleado debería sentir que realmente se ha integrado en la empresa.

• Analizar el rendimiento, la claridad de las funciones y los avances en relación con los objetivos
• Comente en qué medida la persona se ha integrado en el equipo y en la cultura de la empresa
• Identificar las necesidades pendientes en materia de formación o desarrollo profesional
• Solicite opiniones sobre la experiencia de Onboarding para mejorarla de cara a la próxima contratación
• Ayude a establecer los objetivos para el próximo año
• Llevar a cabo una evaluación formal del rendimiento

Estas cinco etapas definen el proceso de Onboarding, y la forma en que se cierra el ciclo está relacionada con el contexto más amplio Marco «de la contratación a la jubilación». A continuación, se presenta el marco que da sentido a Onboarding: las 4 C.

¿Cuáles son las 4 «C» del Onboarding?

Las cuatro «C» del Onboarding son: Compliance, aclaración, cultura y conexión. Popularizadas por el ampliamente citado trabajo de Talya Bauer Fundación SHRM En su estudio, describen los aspectos que debe abarcar todo proceso de Onboarding eficaz.

• Compliance: enseñar las normas, reglamentos y políticas básicas, repartiendo esta información a lo largo de las primeras semanas para que el primer día no resulte abrumador.
• Aclaración: formar a los nuevos empleados sobre sus funciones laborales concretas y las expectativas de rendimiento, para que sepan en qué consiste el éxito.
• Cultura: Al compartir las normas y los valores, tanto formales como informales, que rigen el comportamiento, la orientación exclusivamente en las partes siempre se queda corta.
• Conexión: ayudar a los nuevos empleados a establecer relaciones mediante presentaciones estructuradas, mentores y compañeros de apoyo.

Muchos programas añaden una quinta «C», el «check-back», para realizar un seguimiento periódico durante el primer año. Teniendo en cuenta este marco, a continuación se explica cómo diseñar un programa que lo ponga en práctica.

¿Cómo se crea un programa de Onboarding de empleados?

Para crear un programa de Onboarding de empleados, defina en qué consiste el éxito, trace el recorrido, asigne responsabilidades claras, elabore planes específicos para cada puesto, cree recursos reutilizables y recopile comentarios para mejorar. Un programa estructurado ofrece a cada nuevo empleado una experiencia coherente y a todas las partes implicadas unas directrices comunes.

Siga estos nueve pasos en el orden indicado.

Paso 1: Defina en qué consiste una incorporación satisfactoria de Onboarding

Empiece por aclarar qué se pretende conseguir con el proceso de Onboarding, desde la comprensión de las funciones hasta alcanzar la productividad en un plazo realista. Defina el éxito en función del puesto, ya que un comercial, un ingeniero y un especialista en recursos humanos necesitan objetivos distintos. Una vez definido el éxito, podrá trazar el camino para alcanzarlo.

Paso 2: Trazar el recorrido de Onboarding y el calendario correspondiente

Establezca un proceso claro desde la aceptación de la oferta hasta la evaluación del primer año a lo largo de las cinco etapas, que refleje una sólida planificación de recursos humanos. Recuerde que la línea de tiempo comienza antes del primer día, por lo que los pedidos de material y las solicitudes de acceso también deben incluirse en ella. Un proceso bien definido solo funciona cuando hay una persona responsable de cada paso.

Paso 3: Asignar responsabilidades entre los departamentos de RR. HH., TI y los responsables

El Onboarding implica a muchas personas, por lo que las responsabilidades deben quedar claramente definidas. A partir de los cientos de programas que hemos llevado a cabo, hemos observado que el Onboarding que mejor funciona es el que asigna responsables antes de que comience la incorporación: RR. HH. dirige el proceso, TI prepara los accesos y el equipo, y los responsables de equipo se encargan del plan de 30, 60 y 90 días. Unos responsables bien definidos necesitan materiales claros sobre los que basar su trabajo.

Paso 4: Preparar los materiales y recursos para el Onboarding

Prepare todo con antelación: correos electrónicos y paquetes de bienvenida, programas para el primer día, listas de comprobación, documentos normativos, un manual del empleado, materiales de formación y preguntas frecuentes para los nuevos empleados. Los recursos reutilizables garantizan una experiencia coherente. A continuación, los recursos estándar se adaptan a planes específicos para cada puesto.

Paso 5: Elaborar planes de Onboarding específicos para cada puesto

Un programa general aporta coherencia, pero los nuevos empleados también necesitan un apoyo que se ajuste a su función concreta. Colabore con los responsables para elaborar planes que abarquen las responsabilidades, las herramientas, las partes interesadas, la formación y los objetivos iniciales, estructurados en torno a un plan de 30, 60 y 90 días. Todos los planes dependen de que los nuevos empleados se familiaricen con sus sistemas.

Paso 6: Impartir formación sobre los sistemas y el software de la empresa

Incluso los empleados con experiencia necesitan formación sobre sus herramientas específicas; por lo tanto, ofrézcales una visión general detallada y acceso a formación en software específica para su puesto. La formación adecuada Software de gestión de recursos humanos Gran parte de este proceso se puede automatizar. La formación técnica debe complementarse con una conexión cultural.

Paso 7: Dar prioridad a la cultura y a las presentaciones del equipo

El aspecto social es tan importante como el técnico, por lo que conviene programar reuniones para presentarse y compartir un organigrama o un directorio. Esto reviste doble importancia para un plantilla distribuida, donde no se producen encuentros fortuitos en los pasillos. Las relaciones sólidas se mantienen gracias a una participación activa y a pequeños gestos como, por ejemplo, una atención esmerada reconocimiento a los empleados significa mucho.

Paso 8: Fomente la implicación del nuevo empleado y recabe opiniones

Asigne a cada nuevo empleado una persona de contacto principal, normalmente su responsable, y programe reuniones individuales frecuentes durante el primer mes. Aproveche estas reuniones para responder a sus preguntas y recabar comentarios. Esos comentarios sirven de base para el paso final: la mejora continua.

Paso 9: Evaluar y mejorar el programa

Revise el proceso utilizando los comentarios obtenidos en las reuniones individuales, las encuestas y los datos internos, recabando opiniones tras el primer día, la primera semana, los 30 días y los 90 días.

Relacionando esto con planificación estratégica de la plantilla garantiza que el programa siga siendo eficaz a medida que usted va avanzando. Hay una herramienta que constituye el núcleo de todo este proceso: el plan de 30, 60 y 90 días.

¿En qué consiste el plan de Onboarding de 30-60-90 días?

El plan de 30-60-90 días divide los tres primeros meses de un nuevo empleado en tres fases: los primeros 30 días para familiarizarse con la organización, el puesto y el equipo; los siguientes 30 para aplicar las competencias específicas del puesto; y los últimos 30 para desarrollar la autonomía y obtener resultados cuantificables.

El plan ofrece a los nuevos empleados unas prioridades claras y a los responsables un marco para la retroalimentación. Una buena práctica: su plan debe reflejar la descripción real del puesto y el motivo por el que se creó el puesto, ya que, de lo contrario, los nuevos empleados tendrán la sensación de que solicitaron un puesto y comenzaron a desempeñar otro. Elabórelo durante la fase previa a la incorporación, repáselo el primer día y vuelva a revisarlo en cada reunión de seguimiento. Para garantizar que todo esto se desarrolle según lo previsto, los equipos se basan en una lista de comprobación.

¿Qué debe incluir una lista de comprobación para el Onboarding de un empleado?

Una lista de comprobación para el Onboarding es un listado estructurado de tareas que garantiza la coordinación entre el departamento de RR. HH., el de TI, los responsables y los nuevos empleados en todas las fases, desde la fase previa al Onboarding hasta los primeros 90 días, para que no se pase nada por alto.

Utilice listas de comprobación distintas para cada propietario y cada situación, ya que una lista de comprobación para el Onboarding a distancia difiere de una presencial:

• Lista de comprobación de RR. HH.: documentos, inscripción en prestaciones, formación sobre Compliance, manual, firmas de aceptación de las políticas
• Lista de comprobación de TI: ordenador portátil, cuentas, datos de inicio de sesión, acceso al software, configuración de seguridad
• Lista de comprobación para directivos: Plan de 30, 60 y 90 días, objetivos de cada puesto, presentaciones del equipo, calendario de reuniones de seguimiento
• Lista de comprobación para la formación de nuevos empleados: formación sobre sistemas, aprendizaje específico para cada puesto, observación en el trabajo, tareas iniciales

La utilidad de una lista de comprobación depende de cómo se utilice, por lo que conviene estandarizar una plantilla y asegurarse de que todos la utilicen. La misma disciplina se aplica en la otra fase del proceso, y por eso es fundamental contar con una sólida proceso de salida de la empresa es igual de importante. Más allá de las listas de verificación, los mejores ejemplos muestran cómo es un buen Onboarding en la práctica.

¿Cuáles son algunos ejemplos reales de procesos de Onboarding de empleados?

Los mejores ejemplos de Onboarding demuestran que la estructura, la cultura y la adecuación al puesto son más importantes que el papeleo. Empresas como GitLab, Meta y Zappos consideran el Onboarding como una experiencia cuidadosamente diseñada, y no como una mera formalidad de un solo día.

• GitLab documenta públicamente el proceso de Onboarding en su manual, en el que los nuevos empleados trabajan en un proyecto compartido con un plazo de 30 días, con el apoyo de un compañero de Onboarding. La lección: un flujo de trabajo claro, con tareas compartidas y personas de contacto designadas, se adapta bien a equipos de cualquier tamaño, incluso a los que trabajan a distancia.
• Meta Recurrió a un curso intensivo de ingeniería para que los nuevos empleados se familiarizaran con el código fuente y recibieran orientación antes de elegir un equipo. La lección: Onboarding puede favorecer la adecuación al puesto al permitir que las personas exploren las opciones antes de comprometerse.
• Zappos Recurre al proceso de Onboarding para reforzar la adecuación a la cultura de la empresa, y es conocida por ofrecer a los nuevos empleados una indemnización para que renuncien, de modo que solo se queden aquellas personas que compartan los mismos valores. La lección: dejar claras la cultura y las expectativas desde el principio, antes de que una falta de adecuación se convierta en un problema de retención.
• Ejemplos de configuración rápida: Algunas empresas consiguen que los nuevos empleados sean productivos desde su primera hora de trabajo, gracias a que tienen todos los sistemas preparados antes del primer día. La lección: la preparación elimina los contratiempos que arruinan las primeras impresiones.

El denominador común es la intención. Convertir esa intención en coherencia a gran escala suele requerir el software adecuado.

¿Qué programas y herramientas facilitan el proceso de Onboarding?

El software de Onboarding automatiza las tareas administrativas, realiza un seguimiento del progreso y ofrece a los nuevos empleados una forma de autoservicio para completar los trámites y la formación, lo que reduce el trabajo manual del departamento de RR. HH. La mayoría de los equipos combinan varias categorías en lugar de utilizar una sola herramienta.

• Plataformas específicas para el Onboarding de nuevos empleados: crear itinerarios estructurados, asignar tareas y orientar a los nuevos empleados paso a paso, a menudo en colaboración con software de captación de talento.
• Plataformas integrales de recursos humanos (HRIS): gestione los registros, la contratación, las tareas de Onboarding y la documentación en un único lugar, sincronizándolos con nómina. Observe la diferencia entre Sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) si está eligiendo un sistema.
• Herramientas de comunicación: Las herramientas de chat y videoconferencia ayudan a los nuevos empleados a conectar entre sí y a establecer relaciones, lo cual es fundamental para los equipos que trabajan a distancia.
• Herramientas de aprendizaje y formación: Los sistemas de gestión del aprendizaje imparten formación específica para cada puesto y en materia de Compliance durante los primeros 90 días.
• Herramientas para proyectos y tareas: Las plataformas ligeras permiten a los equipos de RR. HH. más reducidos realizar un seguimiento de las tareas de Onboarding. Combínelas con la solución adecuada herramientas de productividad para equipos que trabajan a distancia.

Utilice la automatización para las tareas repetitivas, de modo que el personal pueda centrarse en el aspecto humano de dar la bienvenida a un nuevo empleado. Independientemente de las herramientas que elija, necesitará indicadores para saber si el proceso funciona.

¿Qué indicadores permiten medir el éxito del Onboarding?

Las métricas fundamentales del Onboarding son el tiempo hasta alcanzar la productividad, la rotación de los nuevos empleados y la satisfacción con el proceso de Onboarding, que, en conjunto, indican si los nuevos empleados se están adaptando y avanzando hacia su plena contribución, y guardan una relación directa con aspectos más amplios optimización de la plantilla.

• Tiempo hasta alcanzar la productividad: ¿Cuánto tiempo tarda un nuevo empleado en desempeñar su puesto con seguridad, en función de los objetivos específicos del mismo?
• Rotación de personal recién contratado: ¿Cuántos empleados abandonan la empresa durante su primer año, o dentro del plazo que usted haya establecido para los nuevos contratados?
• Satisfacción con el proceso de Onboarding: resultados de las encuestas recopilados al cabo de un mes, tres meses, seis meses y un año.
• Índice de retención de nuevos empleados por responsable: la tasa de retención por responsable, lo que permite identificar a los equipos que necesitan más apoyo.
• Índice de finalización de la formación: cuántos nuevos empleados completan la formación obligatoria en materia de Compliance, sistemas y funciones específicas.

Realice un seguimiento constante de estos aspectos y utilícelos para subsanar deficiencias concretas, del mismo modo que una actitud disciplinada gestión por objetivos convierte los objetivos en acciones. Las métricas suelen poner de manifiesto los mismos obstáculos recurrentes, por lo que a continuación le indicamos cómo resolverlos.

¿Cuáles son los retos más habituales en el proceso de Onboarding y cómo se resuelven?

Los retos más habituales en el Onboarding son la falta de claridad en cuanto a las responsabilidades, la sobrecarga de información, la falta de acceso a las herramientas, el apoyo irregular por parte de los responsables y los planes genéricos; cada uno de ellos tiene una solución sencilla.

• Titularidad poco clara: asignar responsabilidades antes de la fecha de inicio entre los departamentos de RR. HH., TI y los responsables.
• Sobrecarga de información: Distribuya el Onboarding a lo largo de la primera semana, los primeros 90 días y el primer año; el primer día, céntrese en lo esencial.
• Falta de herramientas o de acceso al sistema: Prepare las credenciales de acceso, los permisos y el equipo durante la fase previa a la incorporación, y realice pruebas antes del primer día.
• Falta de coherencia en el apoyo por parte de los responsables: Programe con antelación las reuniones de seguimiento de la primera semana, a los 30, 60 y 90 días.
• Planes genéricos de Onboarding: Elabore planes específicos para cada puesto, estructurados en torno a un plan de 30, 60 y 90 días.
• Onboarding no se limita a la sesión de orientación: ampliar el apoyo mucho más allá de la primera semana, ya que la mayoría de las decisiones sobre la permanencia se toman en los primeros seis meses.

Si un programa se atasca para una persona, pruebe con un ejercicio de trabajo en equipo, asigne un compañero o repase el proceso para confirmar que se ha entendido bien; un enfoque que, además, sustenta una sólida gestión de equipos a distancia. Cuando el Onboarding traspasa las fronteras, estos retos se multiplican, y ahí es precisamente donde podemos ayudarles.

Caso de éxito de un cliente, OneReach.ai: Saurabh Sharma, director de marketing, afirmó: «El equipo de Wisemonk desempeñó un papel fundamental a la hora de ayudarnos a contratar personal con competencias especializadas en marketing de SaaS B2B. Pudimos formar el equipo en cuatro meses y contratar a profesionales con experiencia procedentes de las principales marcas de SaaS B2B de primer nivel. Son un socio excelente que ofrece servicios integrados de EOR y selección de personal, y los recomendaría a cualquier proveedor de SaaS B2B». Formamos el equipo directivo de OneReach, compuesto por ocho personas, en menos de seis meses, y la nómina y Compliance quedaron operationales en un plazo de 48 horas desde la fecha de incorporación de cada uno.

¿De qué manera contribuye Wisemonk al Onboarding de los empleados?

Wisemonk es una empresa de gestión de personal (Employer of Record, EOR) con sede en la India. Le ayudamos a contratar, remunerar e incorporar talento sin los gastos generales que supone constituir una entidad local. Cuando su nueva contratación se encuentra en otro país, el proceso de Onboarding conlleva una carga adicional: los contratos que cumplan con la normativa, los trámites fiscales y legales locales, la entrega de equipos y la correcta gestión de nóminas deben estar en orden desde el primer día, independientemente de las diferencias horarias.

Nosotros nos encargamos de esa parte operativa para que su equipo pueda centrarse en el aspecto humano del Onboarding. Gestionamos contratos de trabajo que cumplen con la normativa, verificación de antecedentes, prestaciones y estructura normativa, adquisición de material y gestión de nóminas, lo que garantiza a los nuevos empleados un primer día sin contratiempos, al tiempo que usted cumple con la normativa sin necesidad de tener presencia física en el país.

Tras haber gestionado la incorporación de más de 2.000 empleados para más de 300 empresas y haber tramitado más de 20 millones de dólares en nóminas, con una valoración de 4,8/5 en G2, hemos convertido el Onboarding transfronterizo en un proceso repetible.

Nuestro equipo, nuestra entidad y nuestra capacidad de Compliance se encuentran en la India, lo que constituye el punto fuerte de nuestra oferta en ese país. Actualmente estamos planificando nuestra expansión a otros mercados, entre ellos Estados Unidos y el Reino Unido.