- El proceso de gestión de nóminas en la India se lleva a cabo cada mes en tres fases: la fase previa a la nómina (normativa, estructura salarial y datos de entrada), la fase de la nómina propiamente dicha (remuneración bruta y retenciones legales) y la fase posterior a la nómina (remuneración neta, nóminas, ingresos y declaraciones).
- Las retenciones legales son el EPF (un 12 % tanto por parte del empleado como del empleador), el ESI (un 0,75 % a cargo del empleado y un 3,25 % a cargo del empleador cuando el salario sea de 220 dólares (21 000 rupias) o inferior), el impuesto profesional (estatal, con un límite máximo de 26 dólares (2 500 rupias) al año) y la retención en origen sobre el salario (TDS).
- Los plazos de pago varían: el EPF debe abonarse antes del día 15, el ESI en un plazo de 15 días a partir del cierre del mes, y la retención en origen sobre los salarios (TDS) antes del día 7 del mes siguiente. El incumplimiento de dichos plazos conlleva el pago de intereses y sanciones.
- A partir del 1 de abril de 2026, entrará en vigor la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025: la retención en origen (TDS) sobre los salarios se aplicará con arreglo al artículo 392, la declaración trimestral se realizará mediante el formulario 138 y el certificado de salario se presentará mediante el formulario 130 (el antiguo formulario 16).
- Una empresa extranjera puede gestionar la nómina en la India de conformidad con la normativa sin necesidad de contar con una entidad local, recurriendo a un «Employer of Record», que se convierte en el empleador legal y se encarga de todos los trámites, desde el cálculo hasta la presentación de la documentación.
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¿En qué consiste el proceso de gestión de nóminas en la India?
El proceso de gestión de nóminas en la India consiste en el ciclo mensual que sigue una empresa para pagar a sus empleados: calcular el salario bruto, aplicar las deducciones legales, como el EPF, el ESI, el impuesto profesional y el TDS, abonar el salario neto y presentar las declaraciones correspondientes. En Wisemonk, gestionamos este ciclo completo para equipos internacionales en nuestra calidad de «Employer of Record» en la India.
Lo más sencillo es dividir el proceso en tres fases. La fase previa a la nómina abarca su política salarial, la estructura salarial y los datos de los empleados que recopila. La fase de la nómina propiamente dicha es aquella en la que se calcula el salario bruto y todas las deducciones. La fase posterior a la nómina comprende el pago, las nóminas, el ingreso de las cotizaciones y la presentación de declaraciones ante las autoridades.
A continuación se detallan los ocho pasos que conforman el proceso de gestión de nóminas en la India, desde la configuración hasta la presentación de la documentación reglamentaria:
- Defina su política de nóminas y su estructura salarial.
- Recopile y valide la información facilitada por los empleados.
- Calcule el salario bruto correspondiente al período de nómina.
- Calcule las retenciones legales (EPF, ESI e impuesto profesional).
- Calcule y deduzca la retención en origen (TDS) del salario.
- Calcular el salario neto y abonar los sueldos.
- Emitir nóminas y llevar al día los registros de nóminas.
- Abone las cuotas legales y presente las declaraciones.
A continuación, le explicamos cada paso detalladamente. Si además necesita disponer de toda la información relativa a la Compliance en un solo lugar, consulte nuestra guía sobre Compliance en materia de nóminas en la India.
¿Cómo se gestiona la nómina en la India paso a paso?
La gestión de nóminas en la India implica seguir cada mes, en orden, los ocho pasos siguientes: establecer su política, recopilar y validar los datos, calcular el salario bruto, deducir las cotizaciones al EPF y al ESI, el impuesto profesional y el TDS, abonar el importe neto, emitir las nóminas y, a continuación, ingresar las cantidades adeudadas y presentar las declaraciones antes de cada fecha límite.
Paso 1: Defina su política de nóminas y su estructura salarial
Empiece por establecer su ciclo de pago, la fecha de pago y el estructura salarial para cada puesto. En la India, el salario bruto suele dividirse en salario base, subsidio de vivienda y otros subsidios, ya que varias cotizaciones obligatorias se calculan sobre el salario base. Según el Código de Salarios, los componentes que conforman el salario base, el subsidio por carestía de vida y el subsidio de retención deben representar, como mínimo, el 50 % de la remuneración total.
Paso 2: Recopilar y validar las aportaciones de los empleados
Recopile los datos que sirven de base para todos los cálculos: el PAN, el Aadhaar, el número de cuenta universal del fondo de previsión, los datos bancarios, el salario y sus posibles modificaciones, la opción de régimen fiscal elegida, las declaraciones de inversiones, así como la asistencia y las bajas del mes. Compruebe que sean correctos antes de procesarlos, ya que un PAN o un número de cuenta bancaria erróneos son la causa más habitual de que falle el proceso de nómina o se rechace la presentación de la declaración.
Paso 3: Calcular el salario bruto correspondiente al período de nómina
Aplique la asistencia mensual al salario acordado de cada empleado. Sume los ingresos adicionales, como las horas extras, los incentivos y los reembolsos, y reste cualquier pérdida de salario por ausencia no remunerada. El resultado es el salario bruto correspondiente al período, que constituye la base para todas las deducciones legales posteriores.
Paso 4: Calcular las retenciones legales (EPF, ESI e impuesto profesional)
A continuación, calcule las cotizaciones obligatorias. Estas son las tres que se repiten cada mes para la mayoría de los empresarios:
- Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF): El 12 % a cargo del empleado y el 12 % a cargo del empresario sobre el salario base más el complemento por carestía de vida. La parte a cargo del empresario se divide en un 8,33 % destinado al plan de pensiones (EPS) y un 3,67 % destinado al EPF. Las cotizaciones se calculan sobre un salario máximo de 158 dólares (15 000 rupias), por lo que la cotización máxima legal asciende a unos 19 dólares (1 800 rupias) por cada parte.
- Seguro Estatal de los Trabajadores (ESI): el 0,75 % a cargo del empleado y el 3,25 % a cargo del empresario, aplicable cuando el salario mensual sea de 220 dólares (21 000 rupias) o inferior (263 dólares (25 000 rupias) en el caso de un empleado con discapacidad). Este seguro financia prestaciones médicas y en efectivo, y es obligatorio a partir de los 10 empleados cubiertos.
- Impuesto sobre actividades profesionales (PT): Un impuesto estatal que se retiene del salario, fijado por cada estado y cuyo límite máximo, según la Constitución, es de 26 dólares (2.500 rupias) al año. Los tipos impositivos y los tramos varían según el estado, y algunos estados ni siquiera lo recaudan.
Las cifras del EPF y del ESI corresponden al mes de agosto de 2026. Para conocer los detalles de las tasas correspondientes a cada cotización, consulte nuestro desglose de Impuesto sobre la nómina en la India.
Paso 5: Calcular y deducir la retención en origen (TDS) del salario
Calcule el impuesto anual de cada empleado según el régimen que haya elegido (antiguo o nuevo) y, a continuación, deduzca una doceava parte como impuesto retenido en origen cada mes. A partir del 1 de abril de 2026, la retención en origen sobre los salarios se rige por el artículo 392 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025, que sustituyó al artículo 192 de la Ley de 1961.
Con la nueva ley se han modificado los nombres de dos formularios. La declaración trimestral de retenciones en origen sobre los salarios, que antes era el formulario 24Q, pasa a ser ahora Formulario 138, y el certificado de salario anual que expide a los empleados, anteriormente denominado «Formulario 16», pasa a denominarse «Formulario 130». Cualquier sistema de nóminas que siga utilizando las antiguas denominaciones de los formularios no superará la validación.
Paso 6: Calcular el salario neto y abonar los sueldos
Reste todas las deducciones del salario bruto para obtener el salario neto, es decir, la cantidad que percibe el empleado. La mayoría de las empresas realizan el pago mediante transferencia bancaria a través de NEFT o de un archivo de pago bancario. En virtud de la Código de salarios, el salario de un mes debe abonarse antes del séptimo día del mes siguiente.
Paso 7: Emitir nóminas y llevar los registros de nóminas
Generar un nómina para cada empleado, en los que figuren los ingresos, las deducciones y el salario neto. Conserve los documentos originales, ya que los registros de nóminas, las nóminas y los justificantes de cotizaciones deben presentarse durante cualquier inspección o auditoría. Además, unos registros claros facilitan considerablemente la presentación de la declaración de impuestos a final de año.
Paso 8: Abonar las cuotas obligatorias y presentar las declaraciones
Por último, abone el importe correspondiente a cada autoridad y presente la declaración correspondiente antes de que finalice el plazo. Las fechas de pago no coinciden, y es ahí donde se producen la mayoría de los incumplimientos normativos:
- EPF: El pago deberá efectuarse antes del día 15 del mes siguiente. Se ha suprimido el periodo de gracia de cinco días que existía anteriormente, por lo que el día 15 es una fecha límite inamovible.
- ESI: ingresarlo en un plazo de 15 días a partir del final del mes natural.
- Retención en origen sobre el salario: El pago deberá efectuarse antes del día 7 del mes siguiente, salvo en marzo, en cuyo caso el plazo vence el 30 de abril. Presente el formulario 138 cada trimestre y entregue el formulario 130 a los empleados antes del 15 de junio.
- Impuesto sobre actividades profesionales: presentar y tramitar en los plazos establecidos por cada estado, que pueden ser mensuales o anuales.
Un único calendario mensual facilita la gestión. Nuestro Calendario de Compliance en materia de nóminas en la India enumera todas las fechas de vencimiento mes a mes.
¿Qué retenciones legales y plazos se aplican a la nómina en la India?
Hay cuatro conceptos obligatorios que conforman la nómina en la India: el EPF, el ESI, el impuesto profesional y la retención en origen (TDS) sobre el salario. Cada uno de ellos tiene su propio tipo impositivo, base salarial y plazo de pago. En la tabla siguiente se resumen estos conceptos, con las cifras expresadas primero en dólares estadounidenses y, entre paréntesis, en rupias indias, a fecha de agosto de 2026.
| Deducción | Quién paga / tarifa | Base salarial o umbral | Plazo para el pago del depósito | Devolución o formulario |
|---|---|---|---|---|
| EPF | 12 % a cargo del empleado + 12 % a cargo de la empresa | Básico + DA, hasta 158 dólares (15 000 rupias) | El día 15 del mes que viene | ECR mensual |
| ESI | Empleado: 0,75 % + empresa: 3,25 % | Salarios de 220 dólares (21 000 rupias) o inferiores | En un plazo de 15 días a partir del cierre del mes | Cuota mensual |
| Impuesto sobre actividades profesionales | Losa de dimensiones establecidas por el Estado | Con un límite máximo de 26 dólares (2.500 rupias) al año | Según el calendario estatal | Por estado |
| Retención en origen sobre el salario | Tramo del impuesto sobre la renta de cada empleado | Salario sujeto a impuestos | El día 7 del próximo mes (marzo: 30 de abril) | Formulario 138 trimestral; Formulario 130 antes del 15 de junio |
Los tipos y los umbrales que aquí se indican los establece la EPFO, la ESIC y la Agencia Tributaria, y pueden sufrir modificaciones, por lo que le recomendamos que confirme las cifras actuales antes de cada ejecución.
¿Cuáles son los errores más habituales en la gestión de nóminas en la India?
El proceso no es complicado, pero exige una gran precisión en cuanto a plazos y detalles. Según nuestra experiencia en la gestión de nóminas para equipos internacionales, son siempre los mismos errores los que provocan la mayoría de las sanciones y las quejas de los empleados.
Los errores que observamos con mayor frecuencia son:
- Retrasos en el pago de las cotizaciones al PF o al ESI: Incluso unos pocos días de retraso conllevan el pago de intereses y una indemnización por daños y perjuicios.
- TDS incorrecto: un esquema incorrecto, declaraciones omitidas o un nombre de formulario obsoleto que no supera la validación de retorno.
- Declaraciones de impuestos profesionales no presentadas: Es fácil olvidarlo, ya que las normas varían de un estado a otro.
- Base jurídica errónea: aplicar el EPF o el ESI a componentes salariales incorrectos.
- Errores relacionados con la asistencia y la pérdida de salario: Los datos de entrada erróneos pueden alterar silenciosamente una ejecución que, por lo demás, sería correcta.
La mayoría de estos casos se deben al incumplimiento de los plazos o a datos erróneos. Para saber quién asume el riesgo cuando se produce un error en la presentación, consulte ¿Quién es responsable si su proveedor de gestión de nóminas en la India comete un error?.
¿Debería gestionar la nómina de la India internamente o externalizarla?
Depende de si dispone de una entidad jurídica en la India. En caso afirmativo, puede gestionar la nómina internamente o encargársela a un proveedor especializado en gestión de nóminas. Si no es así, un Employer of Record se convierte en su empleador oficial y se encarga de gestionar todo el proceso por usted.
La gestión interna le ofrece el máximo control, pero requiere conocimientos sobre la gestión de nóminas en la India y el uso de software específico. La gestión externalizada de nóminas le libera de las tareas de tramitación una vez que dispone de una entidad. Un EOR elimina tanto la necesidad de constituir una entidad como las tareas de tramitación, por lo que resulta ideal para las empresas extranjeras. Gestionar la nómina en la India sin una entidad local.
→ Leer: Configuración de la nómina en la India para una empresa emergente
¿Cómo gestiona Wisemonk la nómina en la India para equipos internacionales?
Wisemonk es un Employer of Record con sede en la India. Ayudamos a empresas internacionales a contratar, remunerar y gestionar a sus empleados en la India sin necesidad de constituir una entidad local, y nos encargamos de todo el proceso de gestión de nóminas descrito anteriormente en calidad de empleador legal. Prestamos servicio a más de 300 clientes internacionales y a más de 2.000 empleados, gestionamos más de 20 millones de dólares en nóminas y contamos con una valoración de 4,8/5 en G2.
En lo que respecta específicamente a su nómina en la India, nos encargamos de la estructuración salarial, el EPF, el ESI, el impuesto profesional y el TDS, los ingresos y declaraciones mensuales, las nóminas y la declaración fiscal de fin de año. El Onboarding tarda entre 24 y 48 horas, y las tarifas comienzan a partir de 99 dólares al mes por empleado.
→ Consulte: cuánto cuesta realmente contratar a un empleado en la India con nuestra calculadora de costes de personal.
Gestione la nómina en la India sin correr riesgos de incumplimiento de Compliance
Wisemonk se encarga de gestionar su nómina en la India de principio a fin en calidad de Employer of Record, por lo que todas las deducciones y declaraciones se tramitan puntualmente.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las tres fases del proceso de gestión de nóminas en la India?
El proceso de gestión de nóminas en la India consta de tres fases. La fase previa a la nómina abarca su política de nóminas, la estructura salarial y los datos de los empleados. La fase de gestión de la nómina propiamente dicha consiste en calcular la remuneración bruta y las deducciones legales. La fase posterior a la nómina consiste en abonar la remuneración neta, emitir las nóminas, ingresar las cotizaciones y presentar las declaraciones ante las autoridades.
¿Cómo se calcula el salario en el proceso de gestión de nóminas de la India?
Comience por calcular el salario bruto en función de la remuneración acordada con el empleado y la asistencia mensual, sumando las horas extras o los incentivos y restando las deducciones salariales. A continuación, deduzca las cotizaciones al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), al Seguro de Empleo (ESI), el impuesto profesional y la retención en origen (TDS). El importe resultante es el salario neto, que es la cantidad que se ingresa en la cuenta bancaria del empleado.
¿Qué retenciones legales se aplican en la nómina en la India?
Hay cuatro conceptos que se repiten cada mes para la mayoría de los empresarios: el Fondo de Previsión de los Trabajadores (12 % por cada parte), el Seguro Estatal de los Trabajadores (0,75 % a cargo del trabajador y 3,25 % a cargo del empleador cuando el salario sea de 220 dólares (21 000 rupias) o inferior), el impuesto profesional (fijado por el Estado, con un límite máximo de 26 dólares (2500 rupias) al año), y la retención en origen sobre el salario.
¿Cuándo deben ingresarse cada mes las cotizaciones al PF, al ESI y las retenciones del TDS?
El pago del fondo de previsión debe efectuarse antes del día 15 del mes siguiente, sin periodo de gracia. El pago de la ESI debe efectuarse en un plazo de 15 días a partir del final del mes natural. El pago de la retención en origen sobre los salarios (TDS) debe efectuarse antes del día 7 del mes siguiente, salvo en marzo, en cuyo caso el plazo vence el 30 de abril.
¿Qué cambios en materia de nóminas trajo consigo la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025?
A partir del 1 de abril de 2026, la retención en origen sobre los salarios (TDS) se aplicará con arreglo al artículo 392, en sustitución del artículo 192 de la Ley de 1961. La declaración trimestral de salarios, anteriormente el formulario 24Q, pasa a ser el formulario 138, y el certificado anual de salarios, anteriormente el formulario 16, pasa a ser el formulario 130.
¿Puede una empresa extranjera gestionar la nómina en la India sin tener una entidad en ese país?
Sí. Una empresa extranjera que no cuente con una entidad en la India puede contratar y remunerar a su personal a través de un «Employer of Record» (EOR). El EOR es el empleador legal, por lo que se encarga de gestionar todo el proceso de nóminas, realiza todos los ingresos obligatorios y presenta las declaraciones a su propio nombre.
¿Cómo ayuda Wisemonk en el proceso de gestión de nóminas en la India?
Wisemonk se encarga de gestionar su nómina en la India de principio a fin en calidad de Employer of Record. Nos ocupamos de estructurar los salarios, calcular y ingresar las cotizaciones al EPF y al ESI, así como el impuesto profesional y el TDS; emitimos las nóminas y presentamos todas las declaraciones a tiempo, para que pueda cumplir con la normativa sin necesidad de contar con una entidad en la India ni con un equipo de nóminas.
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