Qué es el Code on Wages

¿Qué es el Code on Wages (Código de Salarios) y por qué se introdujo en la India?

El Code on Wages, 2019 es una reforma histórica de la legislación laboral que consolida y simplifica cuatro leyes vigentes:

• Payment of Wages Act, 1936
• Minimum Wages Act, 1948
• Payment of Bonus Act, 1965
• Equal Remuneration Act, 1976

Objetivos:

1. Uniformidad: Establecer normas nacionales en materia salarial para todos los sectores.
2. Simplificación: Sustituir leyes complejas y obsoletas por un único código.
3. Derechos de los trabajadores: Garantizar el pago puntual de los salarios y eliminar la discriminación salarial.
4. Facilidad para hacer negocios: Reducir las cargas de compliance para los empleadores mediante normas estandarizadas.

Por qué es importante:

• Cubre a más de 500 millones de trabajadores de los sectores organizado y no organizado.
• Establece salarios mínimos en función de la ubicación geográfica, el nivel de cualificación y la ocupación.
• Ejemplo: Un operario de fábrica en Maharashtra debe percibir al menos 12.500 ₹ al mes, mientras que un profesional del sector tecnológico en Bangalore tiene umbrales de salario mínimo más elevados.

Recomendamos a las empresas que revisen sus estructuras de nómina para adecuarlas a las disposiciones del código.

¿Cuáles son las disposiciones clave del Code on Wages?

El código introduce cinco disposiciones transformadoras:

Cambios clave:

• Salario mínimo universal: Se aplica a todos los sectores y sustituye los umbrales específicos de cada sector.
• Definiciones simplificadas: Criterios claros para el concepto de «salario» (incluye el sueldo base y los complementos, y excluye las bonificaciones).

Ejemplo: Una empresa minorista debe pagar ahora las horas extra a 500 ₹/hora (si el salario estándar es de 250 ₹/hora) por el trabajo que supere las 48 horas semanales.

¿Cómo afecta el Code on Wages a las estructuras de retribución de los empleados?

El Code on Wages afecta de forma significativa a las estructuras de retribución de los empleados en la India. Como Employer of Record (EOR), hemos observado varios cambios clave que las empresas deben tener en cuenta:

1. Redefinición del concepto de «salario»:
   • El código introduce una nueva definición de «salario» que incluye el sueldo base y los complementos.
   • Excluye determinados conceptos como el HRA (subsidio de vivienda), el subsidio de transporte y las bonificaciones legales.
   • Impacto: Las empresas deben reestructurar sus paquetes salariales para garantizar que al menos el 50 % de la retribución corresponda al concepto de «salario».
2. Cálculo del salario mínimo:
   • El código exige un salario base fijado por el gobierno central.
   • Los estados no pueden establecer salarios mínimos por debajo de este salario base.
   • Ejemplo: Si el salario base se fija en 178 ₹ al día, los estados deben establecer sus salarios mínimos en ese nivel o por encima de él.
3. Pago de horas extra:
   • El trabajo en horas extra debe retribuirse al doble de la tarifa salarial normal.
   • Esto se aplica de forma universal, a diferencia de las leyes anteriores, que tenían normas específicas por sector.
   • Impacto: Las empresas deben revisar y, en su caso, ajustar sus políticas y presupuestos de horas extra.
4. Cálculo de las bonificaciones:
   • El código estandariza el cálculo de las bonificaciones en todos los sectores.
   • Los empleados que ganan hasta 21.000 ₹ al mes tienen derecho a bonificaciones.
   • Importe de la bonificación: Desde un mínimo del 8,33 % hasta un máximo del 20 % de los salarios, o 7.000 ₹, lo que sea mayor.
5. Retribución neutra en cuanto al género:
   • El código prohíbe la discriminación por motivos de género en lo relativo a los salarios.
   • Las empresas deben garantizar igual remuneración por igual trabajo, con independencia del género.
6. Deducciones salariales:
   • El código limita las deducciones al 50 % del salario total del empleado.
   • Esto protege a los empleados frente a deducciones excesivas que podrían afectar a su salario neto.

Recomendamos a las empresas que realicen una revisión exhaustiva de sus estructuras de retribución para garantizar el cumplimiento de estas nuevas disposiciones. Esto puede implicar lo siguiente:

• Reestructurar los componentes salariales para ajustarse a la nueva definición de «salario».
• Ajustar las políticas y los presupuestos de horas extra.
• Revisar y, en su caso, modificar las estructuras de bonificaciones.
• Realizar auditorías de equidad salarial para garantizar una retribución neutra en cuanto al género.

Al abordar estos cambios de forma proactiva, las empresas pueden garantizar el cumplimiento normativo a la vez que mantienen paquetes retributivos competitivos.

¿Qué medidas deben adoptar los empleadores para cumplir con el Code on Wages?

Para cumplir con el Code on Wages, los empleadores deben adoptar varias medidas fundamentales. Según nuestra experiencia ayudando a las empresas a afrontar esta transición, recomendamos las siguientes acciones:

1. Revisar y modificar las estructuras salariales:
   • Analizar los paquetes retributivos actuales para garantizar que se ajustan a la nueva definición de «salario».
   • Ajustar la proporción entre el sueldo base y los complementos para cumplir el requisito de que el 50 % corresponda al «salario».
   • Ejemplo: Si la retribución total de un empleado es de 100.000 ₹, al menos 50.000 ₹ deben corresponder a la categoría de «salario».
2. Actualizar el cumplimiento del salario mínimo:
   • Mantenerse informado sobre el salario base nacional y los salarios mínimos específicos de cada estado.
   • Garantizar que todos los empleados, incluidos los trabajadores con contrato y a tiempo parcial, perciban una remuneración igual o superior a estos umbrales.
   • Implantar sistemas que señalen automáticamente cualquier salario que quede por debajo del mínimo.
3. Revisar las políticas de horas extra:
   • Actualizar los métodos de cálculo de las horas extra para reflejar el requisito de la tarifa doble.
   • Comunicar los cambios a los empleados y a los responsables.
   • Implantar sistemas sólidos de registro horario para registrar con precisión las horas extra.
4. Ajustar las estructuras de bonificaciones:
   • Revisar y actualizar las políticas de bonificaciones para ajustarlas a los nuevos cálculos previstos en el código.
   • Garantizar que todos los empleados que cumplan los requisitos (con ingresos de hasta 21.000 ₹ al mes) se incluyan en el reparto de bonificaciones.
5. Aplicar prácticas de igualdad salarial:
   • Realizar auditorías de equidad salarial para detectar y corregir cualquier disparidad salarial por motivos de género.
   • Establecer criterios claros y neutros en cuanto al género para las decisiones salariales y los ascensos.
6. Actualizar los sistemas de nómina:
   • Modificar el software de nómina para reflejar las nuevas definiciones salariales y los nuevos métodos de cálculo.
   • Garantizar que los sistemas puedan generar nóminas e informes conformes con la normativa.
7. Formar a los equipos de RR. HH. y de nómina:
   • Impartir una formación completa sobre las disposiciones del nuevo código y sus implicaciones.
   • Garantizar que los equipos sepan calcular salarios, horas extra y bonificaciones conforme a las nuevas normas.
8. Establecer un seguimiento del cumplimiento:
   • Realizar auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento continuo del código.
   • Establecer sistemas para detectar y resolver con prontitud cualquier incidencia de cumplimiento.
9. Actualizar los contratos de trabajo y las políticas:
   • Modificar los contratos de trabajo para reflejar la nueva estructura salarial y las normas sobre horas extra.
   • Actualizar las políticas de la empresa relativas a la retribución, las bonificaciones y las horas extra.
10. Conservar registros adecuados:
    • Establecer sistemas para conservar todos los registros exigidos según lo especificado en el código.
    • Garantizar que los registros sean fácilmente accesibles para posibles inspecciones.

Recomendamos encarecidamente a las empresas que busquen asesoramiento experto a la hora de implantar estos cambios. La transición al nuevo Code on Wages puede resultar compleja, y la ayuda profesional puede contribuir a garantizar el pleno cumplimiento a la vez que se optimizan sus estrategias retributivas.

¿Qué sanciones se aplican por incumplir el Code on Wages?

El Code on Wages introduce un régimen sancionador revisado para los casos de incumplimiento. A continuación se indican las principales sanciones:

1. Pago insuficiente de salarios:
   • Primera infracción: Multa de hasta 50.000 ₹
   • Reincidencia en un plazo de 5 años: Pena de prisión de hasta 3 meses o multa de hasta 100.000 ₹, o ambas.
2. Infracción de otras disposiciones:
   • Primera infracción: Multa de hasta 20.000 ₹
   • Reincidencia: Pena de prisión de hasta 1 mes o multa de hasta 40.000 ₹, o ambas.
3. Llevanza inadecuada de los registros:
   • Multa de hasta 10.000 ₹
4. Incumplimiento general:
   • Sanción máxima: Pena de prisión de 3 meses o multa de hasta 100.000 ₹, o ambas.

Cabe señalar que, por lo general, el código reduce las sanciones iniciales en comparación con las leyes anteriores, centrándose más en las multas que en la prisión para las primeras infracciones. Este enfoque pretende aliviar las cargas de cumplimiento de los empleadores manteniendo, al mismo tiempo, la protección de los trabajadores.

¿En qué se diferencia el Code on Wages de la legislación laboral anterior?

El Code on Wages representa un cambio significativo respecto a la legislación laboral anterior de la India:

1. Consolidación: Sustituye cuatro leyes independientes (Payment of Wages Act, Minimum Wages Act, Payment of Bonus Act y Equal Remuneration Act) por un único código.
2. Cobertura universal: A diferencia de las leyes anteriores, que solo abarcaban determinados sectores, el código se aplica a todos los sectores y trabajadores.
3. Salario base nacional: Introduce el concepto de un salario base fijado por el gobierno central, por debajo del cual los estados no pueden establecer sus salarios mínimos.
4. Definición simplificada de «salario»: Ofrece una definición más clara del concepto de «salario», lo que repercute en el diseño de las estructuras de retribución.
5. Menor criminalización: Se centra más en las sanciones económicas para las primeras infracciones, lo que reduce el riesgo de prisión para los empleadores.
6. Igualdad de género: Refuerza las disposiciones sobre igualdad salarial con independencia del género.
7. Cálculo de las bonificaciones: Estandariza el cálculo de las bonificaciones en todos los sectores y eleva el umbral salarial para tener derecho a ellas.

Estos cambios pretenden simplificar el cumplimiento normativo, reducir la carga regulatoria para las empresas y ofrecer una protección más completa a los trabajadores de todos los sectores.

¿Cómo afecta el Code on Wages a los distintos sectores e industrias?

El Code on Wages tiene un impacto de gran alcance en distintos sectores e industrias de la India. Como Employer of Record (EOR), hemos observado los siguientes efectos específicos por sector:

1. Sector manufacturero:
   • Normas estandarizadas sobre horas extra: Ahora todas las horas extra deben pagarse al doble de la tarifa habitual, lo que repercute en las estructuras de costes.
   • Ejemplo: Una fábrica textil que antes pagaba 1,5 veces la tarifa por las horas extra debe ahora presupuestar pagos al doble.
2. Industria de TI e ITES:
   • Inclusión de los complementos en el «salario»: Muchas empresas de TI deben reestructurar sus paquetes retributivos.
   • Impacto: Las empresas pueden tener que aumentar las cotizaciones al PF a medida que aumenta la base salarial.
3. Comercio minorista y comercio electrónico:
   • Salario mínimo universal: Garantiza la cobertura incluso de los trabajadores a tiempo parcial y de la economía gig.
   • Reto: Las empresas con grandes plantillas distribuidas en distintos estados deben gestionar tarifas de salario mínimo variables.
4. Agricultura y sector no organizado:
   • Estructura salarial formal: Introduce cálculos salariales formales para sectores que antes no estaban regulados.
   • Beneficio: Ofrece una mejor protección a los trabajadores vulnerables.
5. Sector de la hostelería:
   • Inclusión de las propinas: Las propinas pueden considerarse ahora parte del salario, lo que afecta al cálculo de los impuestos.
   • Acción necesaria: Los hoteles y restaurantes deben revisar sus políticas de propinas.
6. Sector de la construcción:
   • Pago puntual de los salarios: Unas normas más estrictas sobre los plazos de pago benefician a los jornaleros.
   • Enfoque en el cumplimiento: Las empresas necesitan sistemas sólidos para registrar y pagar los salarios a tiempo.
7. Startups y pymes:
   • Cumplimiento simplificado: La menor carga documental y unas normas más claras alivian la carga regulatoria.
   • Reto: Pueden necesitar ajustar sus presupuestos para cumplir los nuevos requisitos de salario mínimo y horas extra.
8. Empresas multinacionales:
   • Prácticas estandarizadas: Resulta más fácil aplicar políticas uniformes en todas las operaciones en la India.
   • Acción necesaria: Revisar las políticas globales para garantizar su alineación con el código salarial de la India.

Recomendamos a las empresas de todos los sectores que realicen una revisión exhaustiva de sus estructuras y políticas salariales para garantizar el cumplimiento del nuevo código. Esto puede implicar lo siguiente:

• Reestructurar los componentes salariales
• Actualizar los sistemas de nómina
• Formar a los equipos de RR. HH. en los nuevos requisitos
• Modificar los contratos de trabajo

Al abordar estos cambios de forma proactiva, las empresas pueden garantizar el cumplimiento normativo a la vez que mantienen paquetes retributivos competitivos en los distintos sectores.