- El pago a los empleados internacionales es algo más que una simple transferencia de fondos; requiere la Compliance con la legislación local, una tributación correcta y un trato justo para los trabajadores de todo el mundo.
- La clasificación correcta de los trabajadores como empleados o autónomos determina las obligaciones en materia de nóminas, las prestaciones, los riesgos de incumplimiento normativo y las decisiones a largo plazo sobre la gestión de la plantilla.
- Las empresas pueden realizar los pagos mediante cuatro métodos: «Employer of Record» (EOR), proveedores de nóminas internacionales, pagos a contratistas o la constitución de una entidad jurídica local.
- Los pasos para abonar los salarios a los empleados internacionales consisten en clasificar correctamente a los trabajadores, elegir el método de nómina adecuado, gestionar las divisas y los impuestos, y garantizar la Compliance con la legislación local.
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¿Se pregunta cómo pagar a sus empleados internacionales de forma legal y puntual? Muchas empresas estadounidenses y multinacionales se topan con obstáculos relacionados con la nómina, los impuestos y la Compliance a la hora de gestionar equipos en el extranjero. La buena noticia es que no tiene por qué ser complicado.
Esta guía está dirigida a empresas que ya gestionan equipos internacionales o que tienen previsto contratar personal en el extranjero, pero que tienen dificultades para establecer un proceso de pago fiable. Tanto si es usted una startup que va a contratar a su primer ingeniero a distancia, como si es una empresa en expansión que opera en varios países o una gran empresa que está ampliando su nómina a nivel mundial, este artículo va dirigido a usted.
Le explicaremos las principales formas en que las empresas remuneran a sus empleados internacionales, los escollos normativos que debe evitar y cómo crear un sistema que se adapte al crecimiento de la empresa. Comencemos.
¿Qué implica pagar a los empleados internacionales?
La gestión de la nómina de los empleados internacionales consiste en remunerar a los trabajadores internacionales que viven y trabajan en un país extranjero, garantizando que la nómina cumpla con la legislación laboral local, la normativa fiscal y los requisitos en materia de prestaciones sociales. No se trata únicamente de transferir fondos, sino de cumplir con las obligaciones legales en cada jurisdicción.
- Cuestiones de Compliance: Cada país cuenta con una legislación laboral, unas obligaciones fiscales y unos requisitos en materia de prestaciones propios.
- Cuestiones fiscales: Las empresas deben hacerse cargo del impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y otras cotizaciones obligatorias.
- La elección de los socios de gestión de nóminas es fundamental: Soluciones como las EOR o los proveedores de gestión de nóminas a nivel mundial facilitan este proceso, ya que garantizan la Compliance y gestionan los pagos con precisión.
En términos sencillos: pagar a los empleados internacionales implica encontrar un equilibrio entre los movimientos de fondos, la Compliance, los impuestos y la satisfacción de los trabajadores.
¿Cómo se clasifica correctamente a los trabajadores extranjeros?
Gracias a nuestra experiencia ayudando a empresas internacionales a contratar y remunerar a personal en el extranjero, hemos constatado que los errores de clasificación generan enormes riesgos financieros y de Compliance. Es fundamental hacerlo bien desde el principio.
Empleado frente a colaborador autónomo
Clasificar a los trabajadores como empleados a tiempo completo o como autónomos no es solo una cuestión semántica, sino que determina la nómina, las prestaciones, las obligaciones fiscales y la relación laboral a largo plazo con arreglo a la legislación laboral local.
A continuación se explican las diferencias entre los empleados y los autónomos:
| Aspecto | Empleado | Contratista |
|---|---|---|
| Control | El empleador controla las horas de trabajo, las tareas y los métodos | El contratista decide cómo y cuándo se realizan los trabajos |
| Ventajas | Tiene derecho a seguro médico, vacaciones pagadas y cotizaciones sociales | No tendrá derecho a prestaciones a menos que así se especifique en el contrato |
| Impuestos | La empresa retiene y abona los impuestos | Los autónomos son responsables de sus propios impuestos |
| Financiero | Salario fijo, a menudo de cuantía determinada | Pago por proyecto o por factura |
| Relación | A largo plazo, integrado en la empresa | A corto plazo, basado en proyectos |
Una clasificación errónea puede acarrearle multas, impuestos y la pérdida de talento. Descubra las diferencias clave entre empleados y autónomos en nuestro artículo sobre «Contratista independiente frente a empleado: explicación de las diferencias"
¿Prefiere contratar a contratistas? Consulte esta guía sobre Onboarding de colaboradores autónomos, y consulte este desglose de impuestos para los trabajadores autónomos.
Normativa local
Antes de contratar personal a nivel internacional, es fundamental informarse sobre la normativa local y la legislación fiscal vigente en cada país. Cada país aplica sus propias leyes laborales, normas fiscales y requisitos en materia de prestaciones a través de las autoridades locales. No tener en cuenta estas cuestiones puede dar lugar a sanciones por incumplimiento normativo, litigios o el descontento de los empleados.
- Legislación laboral: Estas normas establecen las bases del empleo y regulan el salario mínimo, la jornada laboral, la remuneración de las horas extras y las condiciones de despido. Su incumplimiento puede acarrear multas, acciones judiciales o la prohibición de contratar personal en el futuro.
- Normas laborales: Los países establecen normas relativas a las vacaciones legales, el período de prueba, las prestaciones parentales y la seguridad en el lugar de trabajo. Estas normas establecen las protecciones mínimas a las que tienen derecho los empleados, y su incumplimiento socava la confianza y la Compliance.
- Normativa fiscal: Las empresas deben retener y abonar correctamente el impuesto sobre la renta, las Cotizaciones a la Seguridad Social y otras obligaciones legales. Los errores en este ámbito suelen dar lugar a pagos atrasados, intereses de demora o problemas de doble imposición.
- Requisitos para tener derecho a las prestaciones: Más allá del salario, muchos países exigen aportaciones al seguro médico, a los planes de pensiones o a las indemnizaciones por cese. Estas «obligaciones ocultas» inciden de manera significativa en el coste total de la mano de obra si no se tienen en cuenta en el presupuesto desde el principio.
¿Desea profundizar en los conceptos básicos de Compliance? Consulte nuestro artículo sobre «¿Qué es la gestión de Compliance y de cumplimiento normativo?".
¿Cuáles son los distintos métodos para pagar a los empleados internacionales?
Gracias a nuestra experiencia en la prestación de soluciones de Employer of Record (EOR) para empresas internacionales, hemos observado cuatro métodos principales que utilizan las empresas para remunerar a sus empleados en el extranjero. Cada uno de ellos presenta ventajas, limitaciones y situaciones en las que resulta más adecuado.
1. Recurrir a un «Employer of Record» (EOR)
Un «Employer of Record» (EOR) es un proveedor externo que se convierte en el empleador legal de su personal internacional y se encarga de la nómina, los contratos y el cumplimiento normativo local, lo que reduce su riesgo de incumplimiento de Compliance. Este proveedor contrata, realiza el Onboarding y remunera a los trabajadores a través de su entidad local, mientras que usted se encarga de la gestión diaria de las funciones del empleado. Este modelo resulta especialmente útil si necesita contratar personal con rapidez en un país en el que no dispone de una entidad empresarial.
Cuándo resulta adecuado:
- Startups y empresas medianas que se expanden a nuevos mercados sin disponer de infraestructura local.
- Empresas que dan prioridad a la rapidez y a la Compliance frente a la creación de una entidad local.
- Empresas que prueban un nuevo mercado antes de comprometerse a largo plazo.
Principales ventajas e inconvenientes:
| Ventajas | Contras |
|---|---|
| La forma más rápida de contratar personal sin necesidad de constituir una sociedad | Un coste por empleado ligeramente superior al de la nómina interna |
| Compliance íntegra con la legislación fiscal y laboral local | Menor control sobre las políticas de recursos humanos y los contratos |
| Se encarga de los contratos, las prestaciones y las cotizaciones obligatorias | Puede que no sea adecuado para empresas muy grandes que busquen un control directo |
| Reduce el riesgo de clasificación errónea | - |
¿Es la primera vez que utiliza este modelo? Consulte esta guía paso a paso de Cómo funciona la aplicación de la EOR, y obtenga más información en Gestión de las prestaciones del EOR.
2. Colaboración con un proveedor global de servicios de nóminas
Los proveedores de gestión de nóminas a nivel mundial integran la gestión de nóminas de varios países en un único sistema. No actúan como empleador legal (a diferencia de los EOR), pero centralizan la tramitación de nóminas, la presentación de declaraciones fiscales y el pago de salarios si usted ya opera a través de entidades locales.
Cuándo resulta adecuado:
- Empresas de tamaño medio a grande con filiales en varios países.
- Empresas que necesitan informes consolidados, paneles de control y visibilidad en materia de Compliance.
- Los equipos de RR. HH. tienen dificultades para gestionar a los distintos proveedores locales.
Principales ventajas e inconvenientes:
| Ventajas | Contras |
|---|---|
| Gestión centralizada de las nóminas en diversas zonas geográficas | Es necesario que ya disponga de entidades locales |
| Compatibilidad con múltiples divisas para equipos internacionales | Asistencia limitada en materia de Compliance más allá de la gestión de nóminas |
| Retenciones y declaraciones reglamentarias automatizadas | No resuelve los riesgos de clasificación errónea |
| Informes y análisis más sencillos sobre la nómina a nivel mundial | - |
Elegir el modelo de gestión de nóminas adecuado no es tarea fácil. Consulte esta guía, Externalización internacional de la gestión de nóminas: guía comparativa para 2026, para encontrar la opción más adecuada.
3. Pago directo a contratistas internacionales
En el caso de proyectos a corto plazo o de contratistas internacionales, muchas empresas realizan los pagos a los contratistas o a los contratistas extranjeros directamente a través de entidades financieras como Wise, Payoneer o PayPal. Aunque resulta una opción rentable, puede suponer un riesgo si el contratista se comporta como un Empleado a tiempo completo.
Cuándo resulta adecuado:
- Trabajo a corto plazo o vinculado a proyectos, en el que la flexibilidad es fundamental.
- Startups en fase inicial que contratan personal antes de formalizar la relación laboral.
- Empresas que necesitan competencias especializadas sin compromisos a largo plazo.
Principales ventajas e inconvenientes:
| Ventajas | Contras |
|---|---|
| Configuración rápida, no es necesario constituir una entidad jurídica | Alto riesgo de clasificación errónea |
| Una opción rentable para autónomos y proyectos a corto plazo | Sin prestaciones ni retenciones de impuestos |
| Flexibilidad para aumentar o reducir el número de contratistas con facilidad | Comisiones por conversión de divisas y gastos de transferencia |
| Ideal para trabajos especializados o basados en proyectos | Escasa protección jurídica en caso de que surjan litigios |
Los pagos directos resultan adecuados para proyectos a corto plazo, pero conllevan riesgos de Compliance. Obtenga más información en nuestro artículo sobre «Contratación y remuneración de colaboradores independientes internacionales".
4. Constitución de su propia entidad local
Esto implica constituir una entidad jurídica, como una filial o una sucursal, en un mercado extranjero. Es la única forma de contratar plenamente a empleados en el extranjero y gestionar directamente el Impuesto sobre la nómina, al tiempo que se demuestra su presencia a largo plazo y su presencia global. Contrata directamente a los trabajadores a través de su entidad y gestiona las nóminas, los impuestos y las funciones de recursos humanos. Si bien esto le proporciona el máximo control, también conlleva importantes requisitos legales y administrativos.
Cuándo resulta adecuado:
- Grandes empresas que tienen previsto establecer una presencia a largo plazo en uno o varios países.
- Empresas que contratan a gran escala (docenas o cientos de empleados).
- Empresas que desean reforzar la credibilidad de su marca a nivel local y su reputación en el mercado.
Principales ventajas e inconvenientes:
| Ventajas | Contras |
|---|---|
| Control total sobre las nóminas, los contratos y los recursos humanos | Su puesta en marcha requiere mucho tiempo y es costosa |
| Fomenta la presencia y la credibilidad de la marca a nivel local | Una elevada carga administrativa derivada de la Compliance (auditorías, presentaciones de documentos, etc.) |
| La mejor opción para una expansión a largo plazo y a gran escala | Se requiere experiencia en materia jurídica y de recursos humanos en el propio país |
| Refuerza la credibilidad ante los empleados y los clientes locales | - |
¿Cómo se remunera a los empleados internacionales?
De nuestra experiencia en el apoyo a equipos internacionales, destaca una lección: el pago a los empleados internacionales requiere una planificación minuciosa en materia de Compliance, y no se limita únicamente a la tramitación de los pagos.
A continuación le indicamos cómo remunerar correctamente a los empleados internacionales:
1. Comprender la clasificación laboral y la legislación local
- Empleado frente a colaborador autónomo: En primer lugar, determine si el trabajador es un empleado o un colaborador autónomo. Esta decisión influye en sus obligaciones fiscales, prestaciones y requisitos de Compliance.
- Normativa local: Infórmese sobre la legislación laboral, la normativa fiscal y las normas de empleo vigentes en el país del empleado, ya que la normativa varía considerablemente de una jurisdicción a otra.
2. Elija una forma de pago
- Employer of Record (EOR): Una empresa de contratación de personal (EOR) contrata a sus trabajadores a través de su entidad local, encargándose de la nómina, los impuestos y la Compliance, por lo que no es necesario que constituya su propia entidad.
- Proveedor global de servicios de nóminas: Estos servicios centralizan la gestión de nóminas en varios países, gestionando la Compliance y los pagos desde una única plataforma.
- Pagos directos / Acuerdos con contratistas: En el caso de los contratistas internacionales, pueden realizar el pago directamente a través de servicios de transferencia de dinero como Wise o Payoneer, siempre que se cuente con un contrato claro.
- Constitución de una entidad local: Si está ampliando su presencia en un país concreto, constituir su propia entidad le ofrece el máximo control, aunque conlleva una mayor complejidad y unos costes adicionales.
3. Gestionar el proceso de pago
- Conversión de divisas: Decida si desea realizar el pago en la moneda local del empleado o en la moneda de su país, teniendo en cuenta los tipos de cambio y las comisiones.
- Sistemas de gestión de nóminas: Utilice sistemas que permitan gestionar varias divisas y que, al mismo tiempo, garanticen que la retención de impuestos locales y las cotizaciones a la Seguridad Social se tramiten correctamente.
- Calendario de pagos: Establezca un calendario de pagos claro que cumpla con la legislación local y se ajuste a las condiciones acordadas.
4. Garantizar la Compliance de forma continua
- Manténgase al día: Manténgase al corriente de los cambios en la legislación laboral y en la normativa fiscal para evitar sanciones.
- Protect IP: Incluya acuerdos sólidos en materia de propiedad intelectual con sus empleados o colaboradores internacionales para proteger los activos de su empresa.
Si sigue estos pasos, no solo pagará correctamente a sus empleados internacionales, sino que también cumplirá con la normativa, protegerá su empresa y generará confianza entre su equipo internacional.
¿Cuál es la forma más adecuada de empezar a pagar hoy mismo a los empleados internacionales?
Hemos ayudado a numerosos fundadores de empresas internacionales a pagar a sus equipos en el extranjero sin las complicaciones que supone constituir sociedades. A continuación le mostramos una comparación de las principales opciones.
| Aspecto | Employer of Record (EOR) | Proveedor global de servicios de nóminas | Pagos directos a los contratistas | Entidad local |
|---|---|---|---|---|
| Velocidad de arranque | Rápido (semanas) | Moderado (si existen entidades) | Instantáneo | Lento (meses) |
| Cobertura de Compliance | Completo | Solo nóminas | Mínimo | Completo |
| Rentabilidad | Moderado | Moderado | Bajo (a corto plazo) | Elevado (configuración y mantenimiento) |
| Escalabilidad | Fácil de utilizar en distintos países | Nómina multinacional | Limitado (solo autónomos) | Ampliable en un solo país |
| Control sobre los empleados | Compartido (con EOR) | Compartido (con el proveedor) | Muy limitada | Control total |
Recomendación:
Si es usted una startup o una empresa mediana que se está expandiendo a otro país, un «Employer of Record» (EOR) es, con diferencia, la opción más inteligente, segura y rápida. Le permite
- Contrate a trabajadores a distancia o a empleados a tiempo completo en numerosos países
- Gestionar pagos internacionales
- Consiga un ahorro de costes gracias a unas tarifas competitivas y evite al mismo tiempo las sanciones por incumplimiento de Compliance.
¿Dónde puede obtener más información sobre la gestión de nóminas y la contratación de equipos internacionales?
Siga leyendo estas guías relacionadas:
- Elección de un modelo: Más información en Un colaborador autónomo frente a un empleado de una empresa de gestión de personal (EOR), contratación a través de una EOR en lugar de recurrir a autónomos, y el uso de un EOR para empresas tecnológicas.
- Contratos: Consulte esta guía para Contratos de trabajo frente a acuerdos con autónomos, acuerdos de no captación, y En qué consiste un contrato de cero horas.
- Sistemas y externalización: Consulte estas guías sobre Ventajas y tipos de externalización de recursos humanos, HRIS, HRMS y HCM, software de gestión de personal a distancia, y Cómo funcionan los anticipos de nómina.
- La formación del equipo: Más información en Una guía de contratación para pymes, contratación de ciclo completo, y soluciones de software para la selección de personal.
¿Cómo puede ayudarle Wisemonk a gestionar los pagos a sus empleados internacionales?
Wisemonk Es una Employer of Record con sede en la India que ayuda a las empresas internacionales a contratar, remunerar y gestionar el talento sin necesidad de constituir una entidad local. Nos encargamos de la nómina, las prestaciones y la Compliance, para que usted pueda centrarse en formar su equipo.
Más de 300 clientes de todo el mundo confían en nosotros para gestionar las nóminas de más de 2.000 empleados, con un volumen anual de nóminas superior a los 20 millones de dólares, y contamos con una valoración de 4,8/5 en G2. Nuestras tarifas son transparentes y parten de 99 dólares al mes por empleado.
Esto es lo que nos encargamos de gestionar por usted:
- Nóminas y pagos: Organizamos nómina en moneda local, calcular las retenciones y abonar los salarios a su equipo de forma precisa y puntual.
- Beneficios y Onboarding: Establecemos las cotizaciones y prestaciones obligatorias, y incorporar a los nuevos empleados durante el Onboarding en semanas, no en meses.
- Compliance y contratos: Nos encargamos de que los contratos de trabajo y los trámites correspondientes cumplan con la normativa mientras usted contratar a empleados internacionales, lo que reduce el riesgo de sanciones y de clasificaciones erróneas.
- Equipos y propiedad intelectual: Nos encargamos de la adquisición de dispositivos y protegemos su propiedad intelectual mediante acuerdos sólidos.
- Precios transparentes: Precios claros y transparentes, sin costes ocultos, tanto si contrata a una sola persona como si amplía todo un equipo.
Nuestro equipo, nuestra entidad y nuestra capacidad de Compliance se encuentran en la India, lo que constituye el punto fuerte de nuestra oferta en ese país. Actualmente estamos planificando nuestra expansión a otros mercados, entre ellos Estados Unidos y el Reino Unido.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se remunera a los empleados internacionales?
Básicamente, dispone de tres opciones: contratarlos a través de una Employer of Record (la más rápida), gestionar las nóminas a través de su propia entidad local o darles de alta como auténticos autónomos. Sea cual sea la opción que elija, deberá pagar en moneda local, realizar la retención de impuestos y emitir nóminas locales. No olvide los aspectos tediosos pero fundamentales, como las fijaciones de tipos de cambio, los calendarios de pago y los acuerdos de propiedad intelectual, para que se les pague a tiempo y su trabajo quede protegido.
¿Puede una empresa estadounidense pagar a empleados extranjeros?
Sí, pero no basta con incorporarlos a su nómina de EE. UU. Para cumplir con la legislación, necesita disponer de su propia entidad local o de un EOR que actúe como empleador legal. De lo contrario, se expone a problemas fiscales y a incumplimientos de la legislación laboral. Si la persona es realmente autónoma, un contrato de colaborador con los formularios fiscales adecuados (como los W-8) le garantiza la seguridad.
¿Cómo se le paga a un trabajador extranjero?
Primer paso: determine si se trata de un empleado o de un colaborador autónomo. Los empleados deben estar dados de alta en la nómina local, con los impuestos y prestaciones correspondientes. A los colaboradores autónomos se les puede pagar a través de plataformas como Wise o Payoneer, siempre que exista un acuerdo claro. En cualquier caso, deje por escrito la moneda, las condiciones de facturación y los derechos de propiedad intelectual para que no haya sorpresas más adelante.
¿A cuánto asciende el Impuesto sobre la nómina para los empleados extranjeros?
Los impuestos deben pagarse en el lugar donde el empleado trabaja físicamente, ya se trate del impuesto sobre la renta, la Seguridad Social, la seguridad sanitaria o las pensiones. Los impuestos sobre la nómina de EE. UU., como el FICA, no se aplican en el extranjero, aunque los convenios de totalización pueden evitarle el pago de cotizaciones por duplicado. ¿Cuál es la opción más sencilla? Registrarse localmente o recurrir a un EOR para que se encargue de calcular, retener y presentar toda la documentación a tiempo.
¿Se puede emitir un formulario 1099 a un empleado extranjero?
No, los formularios 1099 son solo para contratistas independientes con sede en EE. UU. Si su trabajador se encuentra en el extranjero, normalmente deberá cumplimentar un formulario W-8 para confirmar su condición de extranjero, y es posible que los pagos ni siquiera tengan que declararse en EE. UU. Sin embargo, si trata a un empleado como si fuera un contratista, se trata de una clasificación errónea, lo que puede acarrear sanciones graves.
¿Cómo gestionar las nóminas internacionales?
Elija primero su modelo, ya sea EOR o su propia entidad, y a continuación regístrese en los programas fiscales y de la Seguridad Social locales. Tendrá que configurar las prestaciones, gestionar las divisas y aplicar las retenciones correspondientes. A partir de ahí, hay que calcular el importe bruto y neto, realizar las transferencias, elaborar las nóminas y llevar a cabo la conciliación. Se trata de un trabajo minucioso, por lo que muchas empresas lo delegan en un proveedor de servicios de EOR.
¿Cómo puedo tramitar la contratación de un empleado extranjero en EE. UU.?
Todo gira en torno a la visa adecuada: H-1B, L-1, O-1 o incluso TN/E-3, según el caso. La mayoría implica la presentación de documentos como el LCA y el I-129, y los puestos permanentes pueden requerir una certificación laboral PERM antes de pasar a las fases de obtención de la tarjeta verde. La Compliance en materia de salarios y mantenimiento de registros es innegociable, y el momento en que se tramita es fundamental, especialmente en lo que respecta a los límites máximos y los sorteos, por lo que un asesor en materia de inmigración es su mejor aliado en este proceso.
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