¿Qué es un empleado con formulario W-2? Guía completa para empleadores 2026

¿Tiene dudas sobre qué es exactamente un empleado con formulario W-2 y cómo afecta esto a su trabajo o a su empresa? No es el único; muchas empresas estadounidenses, fundadores y equipos internacionales tienen dificultades para comprender las clasificaciones de los empleados.

De acuerdo con el Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS), Los empleados con formulario W-2 constituyen la mayor parte del empleo en Estados Unidos, y son los puestos de trabajo asalariados no agrícolas los que impulsan el crecimiento de la población activa. El programa «Estadísticas de Empleo Actual» de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) realiza encuestas a más de 120 000 empresas, lo que pone de manifiesto que los puestos de trabajo con formulario W-2 predominan en el sector privado y son fundamentales para la economía estadounidense.

Todo esto puede resultar abrumador, sobre todo en lo que se refiere a impuestos, prestaciones y Compliance. No se preocupe, estamos aquí para aclararle estas cuestiones. En este blog, analizaremos los aspectos básicos de la figura del empleado con formulario W-2, en qué se diferencia de los autónomos y qué implicaciones tiene para su empresa o su carrera profesional. ¡Empecemos!

¿Qué es un empleado con formulario W2?

Un empleado «W-2» es un trabajador convencional contratado por una empresa, incluido en la nómina del empleador y que percibe un salario o sueldo periódico. Los impuestos se retienen automáticamente de su nómina. El término proviene del formulario W-2 del IRS, o «Declaración de salarios e impuestos», que los empleadores facilitan tanto al empleado como al IRS cada año antes del 31 de enero.

Entre las características principales de un empleado con formulario W-2 se incluyen:

• Retención de impuestos: Los empleadores son responsables de la retención de impuestos federales, estatales, de la Seguridad Social y de Medicare del salario de los empleados y de ingresarlos al Estado.
• Ventajas y protecciones: Los empleados con formulario W-2 tienen derecho a las prestaciones que ofrece la empresa, como el seguro médico, los planes de jubilación (como el 401(k)) y los permisos remunerados (por ejemplo, vacaciones o bajas por enfermedad). Además, están protegidos por la legislación laboral, que incluye el salario mínimo, el pago de horas extras y la indemnización por accidentes de trabajo.
• Control por parte del empleador: Los empleadores controlan cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo, lo que incluye establecer el horario laboral, proporcionar herramientas y equipos, y ofrecer formación.
• Exclusividad: Los empleados con formulario W-2 suelen trabajar para un único empleador en el marco de una relación laboral continuada, lo cual resulta fundamental para el funcionamiento de la empresa.

¿Cuáles son algunos ejemplos habituales de empleados con formulario W-2?

• Empleado de oficina a tiempo completo: Una persona que trabaja en una empresa y percibe un salario fijo del que se retienen los impuestos.
• Oficina y administración: Recepcionistas, encargados de la introducción de datos, responsables de oficina, especialistas en recursos humanos, contables.
• Administración pública y educación: La mayoría de los empleados del sector público.

¿Qué es el formulario W-2?

A Formulario W-2, conocido oficialmente como «Declaración de salarios e impuestos», es un formulario fiscal que utilizan los empleadores estadounidenses para declarar los salarios anuales de sus empleados y los impuestos retenidos de su remuneración. Es obligatorio para todos los empleados que perciban un salario, una paga u otra retribución superior a 600 dólares al año.

Consejo para los empleadores: Como empresa que expide el formulario W-2, está obligado a facilitar a sus empleados una copia del formulario W-2 cada año para ayudarles a cumplimentar y presentar sus declaraciones de la renta ante el IRS.

Puede enviar los formularios W-2 tanto en formato digital como en papel, pero deben presentarse antes del 31 de enero del año siguiente.

Por cada formulario W-2 que emita:

• Conserve una copia para sus archivos (durante al menos tres años).
• Envíe una copia al departamento de Hacienda de su estado, ciudad o municipio, si así se requiere.

Consejo para los empleados: Si no recibe el formulario W-2 de su empresa, póngase en contacto con el IRS para solicitar ayuda. El IRS permite a los empleados solicitar directamente una copia del W-2 si no lo han recibido antes de que finalice el plazo de presentación.

¿Por qué son importantes los formularios W-2?

Gracias a nuestra experiencia práctica ayudando a las empresas en el cumplimiento de la normativa sobre nóminas y la presentación de declaraciones fiscales, a continuación le exponemos las razones principales por las que los formularios W-2 son imprescindibles:

• Presentación de la declaración de la renta: Los formularios W-2 son fundamentales para presentar correctamente su declaración de la renta. Garantizan que el IRS sepa cuánto ha ganado y cuánto se le ha retenido en concepto de impuestos.
• Cumplimiento normativo: Las empresas utilizan los formularios W-2 para declarar los salarios y las retenciones de impuestos, asegurándose de que todo se ajuste a la legislación fiscal.
• Justificante de ingresos: Tanto si solicita un préstamo como si simplemente necesita acreditar sus ingresos, el formulario W-2 le servirá de ayuda.
• Seguridad Social y Medicare: El formulario W-2 recoge sus cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare, que necesitará cuando llegue el momento de jubilarse o si alguna vez necesita asistencia sanitaria.

Ahora que hemos visto por qué es importante el formulario W-2, veamos cómo puede obtenerlo.

¿Cómo puede obtener un formulario W-2?

Obtener su formulario W-2 es un paso importante a la hora de presentar su declaración de la renta. En este formulario se indican sus ingresos totales y los impuestos retenidos por su empresa a lo largo del año. Saber cómo obtener su formulario W-2 le garantiza que podrá presentar su declaración de forma correcta y dentro del plazo establecido.

Gracias a nuestra experiencia ayudando a las empresas en materia de nóminas y Compliance, a continuación le explicamos cómo puede obtener fácilmente su formulario W-2 cuando llegue el momento.

1. Consulte con su empresa: Los empleadores están obligados a enviar los formularios W-2 a sus empleados antes del 31 de enero. Si para esa fecha aún no lo ha recibido, póngase en contacto con su departamento de recursos humanos o de nóminas.
2. Acceso en línea: Muchas empresas ofrecen acceso digital a los formularios W-2 a través de los portales de empleados. Inicie sesión para comprobar si su formulario está disponible para su descarga.
3. Póngase en contacto con el IRS: Si aún no ha podido obtener su formulario W-2 de su empresa, puede ponerse en contacto con el IRS para solicitar ayuda. Es posible que le ayuden a conseguir una copia.

Asegúrese de conservar una copia de su formulario W-2 para sus registros fiscales y para presentar la declaración de la renta.

¿Cómo se lee correctamente un formulario W-2?

Al principio, leer su formulario W-2 puede resultar abrumador, pero una vez que comprenda qué representa cada sección, resulta sencillo. El formulario W-2 proporciona información esencial sobre su salario, las retenciones de impuestos y otros detalles importantes necesarios para la declaración de la renta.

A continuación le ofrecemos una explicación detallada sobre cómo interpretar un formulario W-2:

Casillas con letras en el formulario W-2

Las casillas identificadas con letras del formulario W-2 contienen información clave sobre sus ingresos e impuestos. A continuación se explica el significado de cada una de ellas:

• Casilla A: Número de la Seguridad Social del empleado: se trata de su número de la Seguridad Social (SSN) único, que se utiliza para llevar un control de sus ingresos e impuestos.
• Casilla B: Número de identificación del empleador (EIN): se trata del número de identificación fiscal de su empleador.
• Casilla C: Nombre, dirección y código postal de la empresa: se trata de los datos de contacto oficiales de su empresa.
• Casilla D: Número de control: se trata de un número único que su empresa puede utilizar con fines de seguimiento interno.
• Casilla E: Nombre del empleado: aquí figura su nombre completo tal y como figura en los registros del IRS.
• Casilla F: Dirección del empleado: incluye la dirección que figura en los registros de su empresa.
• Casilla G: Retención de impuestos estatales de los trabajadores: aquí es donde se declara la información relativa a los impuestos estatales.

Casillas numeradas en el formulario W-2

Las casillas numeradas indican los importes concretos correspondientes a su salario y a las retenciones. A continuación se explica a qué se refiere cada número:

• Recuadro 1: Salarios, propinas y otras retribuciones: sus ingresos imponibles totales procedentes de su empresa, incluidos los salarios, las primas y otras retribuciones.
• Recuadro 2: Retención del impuesto federal sobre la renta: el importe total del impuesto federal retenido de su nómina a lo largo del año.
• Recuadro 3: Salarios sujetos a la Seguridad Social: la parte de sus ingresos sujeta al impuesto de la Seguridad Social.
• Recuadro 4: Retención del impuesto de la Seguridad Social: el importe del impuesto de la Seguridad Social retenido de su nómina.
• Recuadro 5: Salarios y propinas sujetos a Medicare: los salarios sujetos al impuesto de Medicare.
• Recuadro 6: Impuesto de Medicare retenido: el importe del impuesto de Medicare retenido de su nómina.
• Recuadro 7: Consejos sobre la Seguridad Social: los ingresos que ha declarado a su empresa y que están sujetos al impuesto de la Seguridad Social.
• Recuadro 8: Propinas asignadas: propinas que le asigna su empresa si trabaja en el sector de la restauración.
• Recuadro 9: Verificación: casilla correspondiente a formularios antiguos que ya no se utilizan.
• Recuadro 10: Prestaciones para el cuidado de personas a cargo: cualquier prestación que su empresa le ofrezca para el cuidado de personas a su cargo.
• Recuadro 11: Planes no cualificados: esto incluye las distribuciones procedentes de planes de jubilación no cualificados.
• Recuadro 12: Códigos diversos: en esta casilla se indican diversas deducciones y aportaciones, como las aportaciones a planes de jubilación.
• Recuadro 13: Casillas de selección: indican si determinadas prestaciones, como los planes de jubilación o la prestación por enfermedad, le corresponden.
• Recuadro 14: Varios: aquí se incluyen otras deducciones, como las cuotas sindicales o las cotizaciones al seguro médico.

Una vez que comprenda estas secciones, ¡leer un formulario W-2 resultará mucho más sencillo!

¿Qué prestaciones para empleados con formulario W-2 debe ofrecer en EE. UU.?

Como empresa que expide el formulario W-2, está obligado por ley a proporcionar determinadas prestaciones a sus empleados. Estas prestaciones contribuyen a garantizar que sus empleados cuenten con protecciones esenciales en materia de salud, seguridad financiera y estabilidad laboral. A continuación se detallan las prestaciones fundamentales que debe proporcionar.

Cotizaciones a Medicare y a la Seguridad Social (FICA)

En virtud de la Ley Federal de Contribuciones a la Seguridad Social (FICA), los empleadores están obligados a abonar las cotizaciones tanto a la Seguridad Social como a Medicare. Estas cotizaciones financian los ingresos de jubilación de los empleados, las prestaciones sanitarias y el seguro de incapacidad.

• Seguridad Social: Este impuesto ofrece prestaciones a los trabajadores cuando se jubilan, sufren una incapacidad o fallecen. Las empresas deben retener el 6,2 % de los ingresos de los trabajadores, a lo que se suma una aportación adicional del 6,2 % por parte de la empresa.
• Medicare: Este impuesto financia la cobertura sanitaria de las personas mayores de 65 años. Las empresas deben retener el 1,45 % de los ingresos de los empleados en concepto de Medicare, a lo que se suma un 1,45 % adicional a cargo de la empresa. Las personas con ingresos más elevados pueden estar sujetas a un impuesto adicional del 0,9 %.

Seguro médico (ACA)

La Ley de Asistencia Asequible (ACA) establece que las empresas con 50 o más empleados a tiempo completo empleados deben ofrecer una cobertura de seguro médico a sus empleados. Dicha cobertura debe cumplir unos requisitos específicos para que se considere asequible y proporcione prestaciones sanitarias esenciales.

• Obligación del empleador: Las empresas deben ofrecer al menos un plan que cumpla con los requisitos de la ACA, incluida la cobertura de servicios sanitarios esenciales como la hospitalización, los medicamentos con receta y la atención preventiva.
• Cobertura para los empleados: Si el empleado trabaja más de 30 horas a la semana, tiene derecho a la cobertura. Si un empresario no proporciona dicha cobertura, podría enfrentarse a sanciones en virtud del «Pago por responsabilidad compartida del empresario» de la ACA.

Ofrecer estas prestaciones no es solo una cuestión de Compliance, sino que también contribuye a la salud y la seguridad financiera a largo plazo de sus empleados.

¿Cuándo conviene contratar a un empleado con formulario W-2?

Basándonos en nuestra experiencia ayudando a las empresas en materia de nóminas y Compliance, a continuación le indicamos en qué casos resulta más conveniente contratar a un empleado con formulario W-2 para el crecimiento y las necesidades operativas de su empresa.

Situaciones clave para contratar a un empleado con formulario W-2:

• Función continua e integral: Este puesto es fundamental para el funcionamiento de su empresa y se desempeñará durante un largo periodo de tiempo.
• Necesidad de control: Debe tener control sobre el horario de trabajo, las tareas y el entorno laboral.
• Ventajas que ofrece: Ya está preparado para ofrecer prestaciones como seguro médico, vacaciones pagadas y planes de jubilación.
• Estabilidad en la carga de trabajo: La carga de trabajo es constante y puede ofrecer un salario fijo y seguridad laboral.
• Desempeñar un puesto de gran responsabilidad: Este puesto conlleva una gran responsabilidad y es fundamental para el éxito de su empresa.

Contratar a un empleado con formulario W-2 garantiza la estabilidad y la Compliance en puestos que requieren un trabajo continuo y la supervisión del empleador.

¿Cuál es la diferencia entre un empleado con formulario W-2 y uno con formulario 1099?

Gracias a nuestra experiencia en el asesoramiento a empresas en materia de nóminas y Compliance, hemos comprobado cómo comprender la diferencia entre los empleados con formulario W-2 y los que tienen el 1099 puede simplificar las decisiones de contratación y garantizar el Compliance.

A continuación, le ofrecemos una comparación sencilla para poner de relieve las principales diferencias:

¿Desea profundizar en las diferencias? Consulte nuestro artículo sobre «W-9 frente a W-2: aspectos clave que todo empresario estadounidense debe conocer» para comprender mejor cuándo utilizar cada formulario y cómo influyen en su empresa.

¿Cómo puedo determinar si un trabajador es un empleado con formulario W-2 o un autónomo?

Determinar si un trabajador es un empleado con formulario W-2 o un contratista independiente puede resultar complicado, pero es fundamental para el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales. Existen varios criterios y normas que pueden ayudarle a clasificar correctamente a los trabajadores. A continuación se indican los factores clave que debe tener en cuenta.

Normas de derecho consuetudinario del IRS

El IRS utiliza el criterio del derecho consuetudinario para distinguir entre empleados y trabajadores autónomos. Este criterio se centra en el nivel de control que usted ejerce sobre el trabajador. Cuanto mayor sea el control que ejerza sobre cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo, mayor será la probabilidad de que el trabajador sea un empleado con formulario W-2. Entre los factores clave se incluyen:

• Control del comportamiento: ¿Controla el empresario cómo y cuándo se realiza el trabajo?
• Control financiero: ¿Tiene el trabajador control sobre sus propias herramientas, gastos y aspectos financieros del trabajo?
• Tipo de relación: ¿Existe una relación en curso, prestaciones o un contrato por escrito?

Prueba de realidad económica del Departamento de Trabajo (DOL)

La «prueba de realidad económica» del Departamento de Trabajo (DOL) analiza si el trabajador depende económicamente de la empresa o si realmente trabaja por cuenta propia. Para ello, tiene en cuenta factores como:

• Beneficios o pérdidas: ¿Puede el trabajador obtener beneficios o sufrir pérdidas en función de su esfuerzo?
• Inversión: ¿Realiza el trabajador inversiones importantes en equipamiento o materiales?
• Oportunidad de obtener beneficios: ¿Los ingresos del trabajador dependen del trabajo que realiza, o tiene la posibilidad de ganar dinero en función de su iniciativa?

Normativa sobre igualdad de oportunidades en el empleo

Las normas sobre igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) también influyen en la clasificación, especialmente a la hora de garantizar prácticas no discriminatorias en la contratación y el empleo. Aunque la EEO se centra más en la discriminación en el lugar de trabajo, comprender cómo se ajusta su clasificación de trabajadores a la normativa de la EEO le garantiza que está proporcionando un trato equitativo a empleados y contratistas, cumpliendo con la normativa.

¿Desea conocer con mayor claridad las diferencias entre los trabajadores autónomos y los empleados? Consulte nuestro artículo detallado sobre «Contratista independiente frente a empleado» para comprender mejor el proceso de clasificación y tomar decisiones fundamentadas para su empresa.

¿Cómo ayuda Wisemonk a prevenir los riesgos derivados de una clasificación errónea de los trabajadores?

En Wisemonk, un Employer of Record (EOR) en la India, nos especializamos en la gestión del cumplimiento normativo en materia laboral, garantizando que sus trabajadores estén correctamente clasificados como empleados con formulario W-2 o como autónomos. Nuestra experiencia en nóminas internacionales, declaración de impuestos y normativa laboral Ayuda a las empresas a evitar los costosos riesgos derivados de una clasificación errónea. Al utilizar nuestros servicios de EOR, nos encargamos de todos los aspectos relacionados con la clasificación laboral, garantizando la Compliance con la normativa del IRS y del Departamento de Trabajo.

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