- La selección de un proveedor de EOR es un proceso estructurado, no una simple comparación de precios: definir las necesidades, elaborar una lista de candidatos preseleccionados, llevar a cabo la diligencia debida, puntuar la solicitud de propuestas y, a continuación, negociar el contrato.
- La primera pregunta que debe plantearse es si el proveedor es propietario de sus entidades locales o si canaliza a su personal a través de socios externos; la respuesta a esta pregunta determina la rapidez, el coste y la responsabilidad.
- Evalúe el nivel de Compliance, la seguridad tecnológica y de los datos, la transparencia en los precios, la asistencia técnica, la estabilidad financiera y la cobertura, ponderando estos aspectos en función de las necesidades reales de su empresa.
- Lo que más suele lamentarse tras la firma del contrato son los gastos ocultos: gastos de apertura, depósitos, recargos por cambio de divisas y costes de salida. Insista en que se le facilite una cifra global en la que se detallen todos los conceptos.
- Evalúe a los proveedores mediante una matriz ponderada, vea la plataforma en una demostración en directo y negocie la fijación de tarifas, los acuerdos de nivel de servicio (SLA), la responsabilidad y unas condiciones de transferencia claras antes de firmar.
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La selección de un proveedor de EOR consiste en evaluar y elegir el Employer of Record que contrate legalmente a su personal en el extranjero, para que pueda cumplir con la normativa contratación internacional, una gestión de nóminas impecable y un socio que crezca a su ritmo, en lugar de uno que genere riesgos de forma encubierta. El factor que más influye en el resultado es precisamente el que los compradores suelen pasar por alto: ¿es el proveedor el propietario de sus entidades locales o canaliza a su personal a través de socios externos? Si acierta en este punto, el resto de los aspectos de la lista de verificación encajarán por sí solos.
Según nuestra experiencia con empresas que cambian de proveedor, el motivo de insatisfacción más habitual rara vez es un mal servicio. Se trata de comisiones que nunca figuraban en el precio anunciado, especialmente los recargos por cambio de divisas y las comisiones de baja. Por ello, esta guía hace hincapié en dos aspectos que la mayoría de las listas de verificación de los proveedores suelen pasar por alto: quién es realmente responsable del Compliance y cuál es el coste total una vez sumadas las partidas ocultas.
¿En qué consiste la selección de proveedores de EOR y qué es lo más importante?
La selección de un proveedor de EOR es un proceso estructurado, no una simple comparación de precios. Se desarrolla en varias fases: definir sus necesidades, preseleccionar proveedores, llevar a cabo la diligencia debida, compararlos mediante una solicitud de propuestas (RFP) puntuada y, por último, negociar el contrato. Incorpore desde el principio a los departamentos jurídico, financiero, de recursos humanos y de TI, ya que cada uno de ellos identifica riesgos distintos. Y tenga claro el modelo en sí mismo antes de iniciar la búsqueda, ya que un EOR no es lo mismo que solo gestión de nóminas o una PEO.
Esta primera elección es fundamental; lea Entidad propia frente a EOR agregador, además de los conceptos básicos de En qué consiste un «Employer of Record» y cómo funciona un sistema de recuperación mejorada de petróleo (EOR).
¿Entidad propia o agregador?: ¿por qué plantear esta pregunta en primer lugar?
Pregunte esto en primer lugar, ya que determina todo lo que viene a continuación. Un proveedor que sea propietario de su entidad local es el empleador legal directo, lo que se traduce en soluciones más rápidas, un único nivel de costes y una responsabilidad clara. Un proveedor que le derive a través de un socio externo añade un intermediario que usted nunca ha elegido, un margen adicional y una responsabilidad difusa cuando surge algún problema. Muchos proveedores hacen ambas cosas: son propietarios en algunos países y subcontratan en otros, por lo que la pregunta que debe plantearse es en cuáles de sus países de destino son propietarios.
| Factor | Es propietaria de sus entidades locales | Rutas a través de socios |
|---|---|---|
| ¿Quién se encarga de la Compliance? | El proveedor, directamente | Un socio local que usted no ha elegido |
| Rapidez en la resolución de problemas | Directo y, por lo general, más rápido | Más lento; las solicitudes pasan por un intermediario |
| Capas de costes | Un margen | Dos márgenes, que suelen ser más elevados |
| Claridad en materia de responsabilidad | Es responsabilidad clara del proveedor | Puede haber una línea difusa entre el proveedor y el socio |
| Coherencia entre los distintos países | Nivel en el que se encuentran las entidades | Varía en función de cada socio |
Un proveedor puede ser excelente en los países en los que tiene sede propia y poco sólido en aquellos en los que opera en régimen de alquiler, por lo que debe adaptar el mapa de entidades a su propia situación plan de expansión. Si sus mercados prioritarios son precisamente aquellos que subcontratan, ese es un motivo para seguir buscando.
Para conocer los criterios en la práctica, véase Cómo elegir un Employer of Record, el Las mejores empresas de EOR, y el La mejor estrategia de EOR para empresas emergentes.
¿En función de qué criterios debería evaluar una EOR?
Más allá del modelo de entidad, base su evaluación en los criterios que se indican a continuación y puntúelos en función de las necesidades reales de su empresa, no de una lista genérica de deseos. Un proveedor con una aplicación elegante pero con un nivel de Compliance insuficiente es una opción menos recomendable que uno más sencillo que funcione gestión global de nóminas de forma impecable y estructurada remuneración y prestaciones correctamente.
| Criterio | Qué debe comprobar | Por qué es importante |
|---|---|---|
| Grado de Compliance | Departamento jurídico interno, experiencia en la legislación laboral local y un historial impecable | Esta es precisamente la razón por la que se contrata a una EOR |
| Tecnología y seguridad de los datos | Plataforma de autoservicio, informes y cómo se protegen los datos de los empleados | Les está confiando documentos confidenciales |
| Transparencia en los precios | Un desglose detallado de los costes de puesta en marcha, mensuales, de cambio de divisas y de salida | La tarifa que aparece en el titular es la cifra menos fiable |
| Modelo de apoyo | Personas de contacto específicas y cobertura en todas sus zonas horarias | La lentitud del servicio de asistencia se convierte en un problema para usted y para sus empleados |
| Estabilidad financiera | Pruebas de que pueden hacer frente a los gastos de personal de forma fiable, teniendo en cuenta el volumen de su empresa | Ellos controlan su nómina; la inestabilidad es un riesgo para usted |
| Alcance y magnitud | Empresas propias en sus mercados prioritarios, margen de crecimiento | No le conviene volver a llevar a cabo este proceso el año que viene |
Los costes ocultos se esconden en los precios y en los utillajes; consulte el Desglose de los precios de la EOR, Software de EOR, y integración tecnológica.
¿A qué comisiones ocultas debe prestar atención?
La tarifa principal por empleado es el ámbito en el que compiten los proveedores, mientras que los extras son donde se esconden los márgenes. Lo que más sorprende a las empresas es el margen de cambio, que suele situarse entre un 2 % y un 10 % por encima del tipo de cambio medio del mercado, y que se aplica discretamente cada vez que se convierten sus fondos. A continuación le indicamos los puntos que debe aclarar antes de firmar.
| Precio de la entrada | Cómo se manifiesta |
|---|---|
| Cuota de configuración o de Onboarding | Un cargo único por cada alquiler, que se factura por separado de la cuota mensual |
| Fianza | Un anticipo reembolsable que debe abonar; en ocasiones, equivale a la nómina completa de un mes |
| Margen de cambio | Se añade entre un 2 % y un 10 % por la conversión de divisas, aunque rara vez figura en la lista de precios |
| Comisión de baja o de salida | Un cargo por el despido o el traslado de un empleado |
| Mínimos y período de permanencia | Compromisos anuales o una plantilla mínima que se prolonguen más allá de sus necesidades |
Solicite una cifra global por empleado y mes, con cada partida debidamente detallada. Si un proveedor se niega a especificar por escrito las tasas de alta, los depósitos, el margen de cambio de divisas y los costes de cancelación, considere esa reticencia como una respuesta negativa.
La diligencia debida debería abarcar Compliance, el Auditoría de Compliance de la EOR, seguridad de los datos, y gestión de riesgos.
¿Cómo se lleva a cabo un proceso de diligencia debida con respecto a un proveedor de servicios de EOR?
La diligencia debida consiste en verificar las afirmaciones y en que usted Responsables de RR. HH. y de operaciones se ganen su puesto en la mesa. Revise esta lista de comprobación con cada uno de los proveedores preseleccionados.
- Verificación de referencias: póngase en contacto con clientes actuales y antiguos de tamaño similar, y pregúnteles por la puntualidad en el pago de las nóminas, la Compliance y la asistencia prestada, y no solo por su satisfacción general.
- Verificación de la entidad y de las licencias: confirme que disponen de la entidad y las licencias necesarias para actuar como empleador legal en cada uno de los países que le interesan.
- Historial operativo: analice cómo funcionan realmente gestión de nóminas, el registro de datos y la gestión de errores a gran escala.
- Seguridad de los datos: revise sus protocolos de privacidad y sus certificaciones, ya que va a facilitar datos confidenciales de los empleados.
- Documentos de ejemplo: lea un contrato de prestación de servicios real y un modelo de contrato de trabajo para ver cómo se abordan estos aspectos gestión de contratos, IP y terminación.
Pregunte a los proveedores preseleccionados sobre puesta en práctica, Onboarding, y el ventajas que realmente puedan cumplir.
¿Cómo debe gestionar la solicitud de propuestas y puntuar a los proveedores?
Una solicitud de propuestas puntuada convierte las opiniones en una comparación que puede defender. Elabore su lista de candidatos preseleccionados a partir de una comparativa de proveedores, y a continuación, siga los mismos cuatro pasos para cada proveedor.
- Elementos de la solicitud de propuestas: solicite información sobre los antecedentes de la empresa, el organigrama, el enfoque en materia de Compliance, la plataforma, el desglose de precios y el modelo de asistencia técnica en un formato fijo, de modo que las respuestas sean comparables.
- Puntuación ponderada: asigne ponderaciones a cada criterio, otorgando la mayor puntuación a la Compliance, el coste total y la seguridad de los datos; a continuación, puntúe a cada proveedor según la misma escala.
- Demostraciones en directo: deje que los principales proveedores le muestren la plataforma y conozca al equipo de atención al cliente con el que trabajaría realmente, no solo al equipo de ventas.
- Matriz de decisión: sume las puntuaciones ponderadas y deje que sean las cifras, y no la mejor propuesta, las que determinen la selección final y elijan al ganador.
Antes de firmar, revise Gestión de contratos de EOR, pesar una EOR frente a su propia entidad, y sepa Cómo cambiar de proveedor y en qué se diferencia un AOR de un EOR.
¿Qué aspectos debe negociar antes de firmar?
El contrato es su última oportunidad para subsanar las deficiencias que el proceso de venta había ocultado. Lea tanto el contrato de prestación de servicios como el modelo contrato de trabajo, y negocie las condiciones que se indican a continuación antes de firmar; nuestra guía sobre Gestión de contratos de EOR profundiza en cada uno de ellos.
- Fijos y límites máximos de comisiones: fije el precio total, establezca un límite máximo para los aumentos anuales y especifique el margen de cambio, de modo que la cantidad que haya acordado sea la que pague.
- Niveles de servicio: establezca la precisión de la gestión de nóminas, los plazos y los tiempos de respuesta del servicio de asistencia en acuerdos de nivel de servicio (SLA) cuantificables que contemplen consecuencias.
- Responsabilidad y propiedad intelectual: confirme que el proveedor asume la responsabilidad en materia de Compliance en su calidad de empleador legal, y que la propiedad intelectual creada por su equipo se le ceda a usted.
- Baja y traspaso: acuerde el plazo de preaviso, los costes de baja y las modalidades de traspaso de los empleados y los expedientes, de modo que nunca se vea atado únicamente por las dificultades que ello conlleva.
¿Por qué las empresas eligen a Wisemonk como su proveedor de servicios de EOR?
Wisemonk es un EOR, originario de la India que ayuda a las empresas internacionales a contratar, remunerar y gestionar a sus empleados sin necesidad de constituir una entidad local. Como proveedor que cuenta con una entidad propia y un profundo conocimiento del mercado local, somos exactamente el tipo de proveedor de servicios de EOR que los criterios de evaluación de esta guía pretenden destacar.
Así es como le ayudamos:
- EOR de una entidad propia: Contratamos a su equipo a través de nuestra propia entidad local, sin que intervenga ningún intermediario externo.
- La gestión de nóminas se realiza de forma automática: Nos encargamos de todo lo relacionado con los salarios, los impuestos, las cotizaciones obligatorias y el pago puntual en moneda local.
- Ventajas que compiten entre sí: seguro médico, vacaciones pagadas y prestaciones de jubilación comparables a las de las principales empresas de la zona.
- Apoyo en materia de recursos humanos que resuelve problemas: Nuestros especialistas se encargan de gestionar las bajas, la documentación y las consultas cotidianas de los empleados para que su equipo no tenga que hacerlo.
- Compliance en la que puede confiar: Realizamos un seguimiento de todos los cambios en la legislación laboral y mantenemos al día sus contratos y políticas, para que no tenga que hacer frente a sanciones.
¿Está comparando proveedores de EOR?
Somos una empresa de gestión de personal (EOR) de capital propio que ofrece tarifas transparentes con todo incluido y sin recargos sorpresa por cambio de divisa. Indíquenos sus mercados objetivo y le mostraremos exactamente cuánto le costaría su equipo y cómo funciona el proceso de Onboarding.
Nuestro equipo tiene su sede en la India y trabaja a diario con la legislación laboral india, de ahí que contemos con un profundo conocimiento de la materia. Tenemos previsto aplicar el mismo enfoque a futuros mercados, como Estados Unidos y el Reino Unido.
Lo que dicen nuestros clientes
Empresas de EE. UU., el Reino Unido y Europa confían en nosotros para formar sus equipos de forma rápida y conforme a la normativa. Esto es lo que opinan nuestros clientes:
«Estoy muy contento de haber descubierto Wisemonk. Ha sido un auténtico placer trabajar con ellos, y su atención al detalle es impresionante. Nos ayudaron a comprender su modelo de precios, a encontrar candidatos altamente cualificados, a entrevistarlos y, posteriormente, a realizar el proceso de Onboarding. Les proporcioné los criterios relativos al tipo de personas que buscábamos y cumplieron con creces. Las personas que lograron encontrar se encuentran entre los mejores ingenieros con los que he trabajado jamás. Recomiendo Wisemonk a cualquiera que necesite ayuda en materia de selección de personal».
- Dan Sampson, director de ingeniería de Cobu
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el factor más importante a la hora de elegir un sistema de recuperación de petróleo mejorado (EOR)?
Tanto si el proveedor es propietario de sus entidades locales en sus mercados objetivo como si canaliza a su personal a través de socios externos. Las entidades propias implican Compliance directo, soluciones más rápidas, un único nivel de costes y una responsabilidad clara. Esta única respuesta determina en gran medida la experiencia que obtendrá, por lo que le recomendamos que la plantee antes de comparar plataformas o precios.
¿Qué preguntas debería plantear a los posibles proveedores de EOR?
Pregunte en cuáles de sus países de destino cuentan con una entidad propia y en cuáles subcontratan, cómo se aseguran de cumplir con la legislación laboral local, cómo se protegen los datos de los empleados y solicite un desglose completo de los costes, incluyendo los de puesta en marcha, las comisiones por cambio de divisas y las comisiones de salida. Pregunte también por su modelo de asistencia y si se le asignará una persona de contacto específica.
¿A qué señales de alerta debo prestar atención a la hora de seleccionar un sistema de EOR?
Preste atención a los precios que parezcan demasiado bajos como para cumplir con la normativa, a una estructura de tarifas enrevesada con cargos que solo se revelan más adelante, a la falta de disposición a facilitar referencias o datos de la entidad, y a respuestas vagas sobre quién es realmente el empleador legal en cada país. Cualquiera de estos aspectos constituye un motivo para seguir buscando.
¿Cuánto cuesta un EOR y qué gastos ocultos hay?
Las tarifas de los servicios de EOR suelen rondar unos cientos de dólares por empleado al mes, pero la tarifa anunciada es la cifra menos fiable. Los costes que suelen sorprender son las tarifas de alta, los depósitos de garantía reembolsables, los recargos por cambio de divisa de entre el 2 % y el 10 %, y los gastos de baja o salida. Solicite una cifra global en la que se detallen todas las partidas.
¿Debería optar por una empresa de EOR de ámbito mundial o por un especialista regional?
Depende de su presencia en el mercado. Un proveedor global ofrece un único contrato y un único punto de contacto en numerosos países, lo que resulta adecuado para una rápida expansión en múltiples mercados. Un especialista regional aporta un conocimiento más profundo, propio de una entidad propia, en un mercado específico. Adapte su elección a la ubicación real de su personal y dé prioridad a las entidades propias en sus países prioritarios.
¿Es lo mismo un EOR que un PEO?
No. A PEO usos coempleo y requiere que ya disponga de su propia entidad jurídica, mientras que, en el caso de un EOR, este se convierte en el único empleador legal, lo que le permite contratar personal en lugares donde no dispone de entidad. Si está sopesando ambas opciones, consulte nuestra guía sobre si necesita una empresa de gestión de personal (PEO).
¿De qué manera ayuda una EOR a los contratistas internacionales?
Hay muchos proveedores que le ayudan a convertir empresas constructoras internacionales a los empleados de conformidad con la normativa, reduciendo así el riesgo de clasificación errónea. En el caso de los trabajadores que sigan siendo autónomos, busque un Contractor of Record o Agent of Record servicio que se encarga de gestionar los contratos y los pagos sin que ello suponga la contratación de personal.
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