Seguridad de los datos de EOR: una guía global sobre Compliance y protección

¿Busca un servicio fiable? EOR ¿Cómo garantizar la seguridad de los datos de su equipo internacional? A medida que las empresas se expanden a nivel mundial, la gestión de los datos de los empleados en distintos países se convierte en un reto complejo.

La necesidad de contar con medidas sólidas de protección de datos es más acuciante que nunca, sobre todo ante el aumento de las amenazas en constante evolución y el endurecimiento de la normativa. Para desenvolverse en este complejo panorama, es necesario contar con un profundo conocimiento de Compliance y adoptar un enfoque proactivo en materia de seguridad de la información.

En esta guía, analizaremos los aspectos clave de la seguridad y la protección de datos en EOR, garantizando que sus datos se gestionen de forma segura y en pleno cumplimiento de la legislación internacional en materia de protección de datos.

¿Cómo gestionan las empresas de EOR la normativa en materia de protección de datos?

La expansión internacional implica adentrarse en un mundo caracterizado por un mosaico de legislaciones diferentes en materia de protección de datos. Desde las estrictas normas europeas hasta los diversos enfoques de EE. UU., es fundamental comprender y cumplir con estas normativas. Analicemos algunos de los marcos normativos más importantes que deben tener en cuenta los proveedores de servicios de EOR de primer nivel para garantizar la seguridad de sus datos confidenciales.

Requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el referente mundial en materia de protección de datos, incluso para las empresas fuera de Europa. Establece requisitos estrictos sobre cómo deben recopilarse, tratarse y almacenarse los datos personales de los ciudadanos europeos. Para que un EOR cumpla verdaderamente con el RGPD, debe:

• Fundamento jurídico del tratamiento: Deben contar con una base jurídica para el tratamiento de datos personales, como el consentimiento explícito de los empleados o una necesidad contractual.
• Minimización de datos: Solo deben recopilarse los datos que sean necesarios para la finalidad prevista.
• Derechos de los interesados: Los empleados tienen derecho a acceder a sus datos, rectificarlos y suprimirlos, así como el derecho a la portabilidad de los datos. Las EOR deben contar con procedimientos claros para gestionar estas solicitudes.
• Delegado de Protección de Datos (DPO): Las organizaciones que gestionan grandes cantidades de información sensible deben nombrar a un delegado de protección de datos (DPO) para que supervise la estrategia de protección de datos y garantice la Compliance.

La CCPA y otras leyes regionales en materia de protección de datos

Si bien el RGPD establece el punto de referencia, otras regiones cuentan con sus propias leyes importantes en materia de protección de datos. El Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) Otorga a los consumidores, incluidos los empleados, de California un mayor control sobre sus datos personales. Entre los aspectos clave que deben tener en cuenta las empresas de gestión de personal (EOR) se incluyen:

• Derecho a la información y a la supresión: Los empleados tienen derecho a saber qué datos se recogen y a solicitar su supresión.
• No discriminación: Las empresas no pueden discriminar a los empleados que ejerzan sus derechos en virtud de la CCPA.

Más allá de EE. UU. y la UE, muchos países cuentan con sus propios requisitos específicos, desde la LGPD de Brasil hasta la PIPEDA de Canadá. Un proveedor líder de servicios de EOR contará con un equipo jurídico internacional para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales específicos de cada país en el que opere.

Transferencias transfronterizas de datos

Uno de los mayores retos para un EOR global es la transferencia segura de datos a través de las fronteras. Se trata de un aspecto fundamental de la seguridad del EOR. Al transferir datos desde la UE a un tercer país, el EOR debe garantizar que se apliquen las medidas de protección adecuadas. Esto suele implicar:

• Cláusulas contractuales tipo (SCC): Se trata de contratos preaprobados por la Comisión Europea que establecen garantías para las transferencias de datos.
• Normas corporativas vinculantes (BCR): Se trata de normas internas aprobadas por las autoridades de protección de datos de la UE para que las empresas multinacionales puedan transferir datos personales dentro del mismo grupo empresarial.

Gestión del consentimiento

El consentimiento es uno de los pilares fundamentales de muchas leyes modernas en materia de protección de datos. Aunque no siempre constituye la base jurídica principal para el tratamiento de los datos de los empleados (ya que puede verse afectado por desequilibrios de poder), cuando se recurre a él, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ofrecido de forma gratuita: Los empleados deben dar su consentimiento sin que se les ejerza presión alguna.
• Concreto y fundamentado: Debe indicarse claramente la finalidad para la que se utilizarán los datos.
• Sin ambigüedades: El consentimiento debe consistir en un acto claro y afirmativo.

Para conocer el alcance global de las obligaciones de Compliance que conlleva un EOR, obtenga más información en Gestión de las prestaciones del EOR, compruebe cómo funciona para empresas tecnológicas que contratan ingenieros, consulte esta guía en externalización de la gestión de nóminas a nivel internacional, y compare un Contrato de trabajo frente a contrato de colaboración.

¿Cómo es un marco de seguridad sólido para el EOR?

Una empresa de EOR de primer nivel no se limita a hablar de la seguridad de los datos, sino que basa todos sus procesos empresariales en ella. Esto requiere un enfoque de múltiples niveles que proteja los datos en cada etapa del ciclo de vida de los empleados. No se trata solo de tener buenas intenciones, sino de implementar un marco de seguridad integral diseñado para hacer frente a las amenazas cibernéticas actuales.

• Infraestructura de seguridad: Un sistema EOR sólido se basa en una infraestructura en la nube segura, que suele recurrir a proveedores como AWS o Azure. Esto incluye el uso de cortafuegos, sistemas de detección de intrusiones y segmentación de la red para evitar el acceso no autorizado. Las actualizaciones y la aplicación de parches periódicas son imprescindibles para protegerse contra las brechas de seguridad y las amenazas en constante evolución.
• Controles de acceso: Este es el pilar fundamental de cualquier política de seguridad de la información. El acceso a los datos sensibles se concede según el principio de «necesidad de conocer». Una empresa líder en EOR utilizará una combinación de tecnologías, como la autenticación multifactorial (MFA) y el control de acceso basado en roles (RBAC), para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a datos personales específicos. Estas medidas se han implantado para proteger la información confidencial frente a amenazas internas y externas.
• Normas de cifrado: Para que los datos estén verdaderamente seguros, deben cifrarse tanto «en reposo» (cuando están almacenados) como «en tránsito» (cuando se transmiten entre sistemas). Los EOR deben utilizar protocolos de cifrado estándar del sector, como AES-256 para los datos en reposo y TLS 1.2+ para los datos en tránsito. De este modo, los datos resultan ilegibles para cualquier persona que no disponga de la clave de descifrado adecuada, lo que ofrece una capa de protección fundamental.
• Seguridad de redes: Esto implica proteger la red de la EOR desde todos los ángulos. No solo incluye cortafuegos, sino también VPN seguras, software antimalware y una supervisión proactiva para identificar actividades sospechosas. Una red segura es fundamental para mantener la continuidad del negocio y prevenir incidentes de filtración de datos.
• Planes de respuesta ante incidentes: Por muy buena que sea su seguridad, siempre existe la posibilidad de que se produzca una filtración de datos. Es fundamental contar con un plan integral de respuesta ante filtraciones de datos. Este plan debe detallar las medidas que deben adoptarse en caso de que se produzca un incidente de seguridad, incluyendo la contención, la notificación a las partes afectadas y una estrategia clara para la recuperación. Contar con este plan demuestra su compromiso con una protección de datos rápida y eficaz.

Para obtener más información al respecto, consulte esta guía sobre Externalización de servicios informáticos, más información en servicios financieros extraterritoriales y desarrollo web en el extranjero, y explore servicios de refuerzo de recursos.

¿Cómo gestiona un Employer of Record los datos de los empleados?

Una seguridad eficaz de los datos de los empleados va más allá de la mera prevención de filtraciones; se trata, más bien, de una estrategia integral para gestionar los datos personales a lo largo de toda la relación laboral. Un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) de primer nivel garantiza que cada etapa del proceso de tratamiento de datos se gestione con el máximo cuidado y en pleno cumplimiento de la legislación internacional en materia de protección de datos.

• Prácticas de recogida de datos: Una empresa de EOR responsable solo recopila los datos que son absolutamente necesarios para fines legales y comerciales. Es imprescindible mantener la transparencia con los empleados sobre qué datos personales se recopilan y por qué.
• Políticas de almacenamiento y conservación: Un EOR debe contar con un sistema sólido que incluya normas de conservación específicas para cada país, lo que garantiza que la información sensible se almacene de forma segura durante el período requerido y, posteriormente, se elimine de forma adecuada. Este es un componente fundamental de unas medidas sólidas de protección de datos.
• Permisos de acceso: El acceso a los datos de los empleados debe estar estrictamente controlado. El principio del mínimo privilegio garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder a distintos tipos de datos, como la información bancaria.
• Gestión de los derechos de los empleados: En virtud de normativas como el RGPD, los empleados gozan de derechos específicos en relación con sus datos personales, entre los que se incluyen el derecho de acceso, rectificación y supresión. Una EOR debe contar con procedimientos claros para tramitar estas solicitudes con celeridad.
• Requisitos de portabilidad de datos: Un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) que cumpla con la normativa debe poder facilitar los datos del empleado en un formato estructurado y legible por máquina en caso de que una empresa decida cambiar de proveedor de servicios de gestión de personal, respetando así el derecho del empleado a la portabilidad de los datos.

Descubra cómo se aborda la relación laboral en su conjunto en nuestras guías sobre onboarding de contratistas, contratación a través de una EOR en lugar de recurrir a autónomos, y Contratista independiente frente a empleado de una empresa de gestión de personal (EOR).

¿Cómo supervisan las EOR el cumplimiento normativo?

Mantener la seguridad de los datos del EOR es un proceso continuo, no una configuración puntual. Requiere una vigilancia constante y medidas proactivas para garantizar la Compliance con un marco normativo en constante evolución. Un EOR verdaderamente eficaz contará con un sistema sólido de supervisión y verificación continuas para proteger a su empresa y a sus empleados frente a posibles riesgos.

• Auditorías de seguridad periódicas: Una empresa de EOR de primer nivel lleva a cabo auditorías de seguridad internas y externas con frecuencia. Estas auditorías periódicas son fundamentales para mantener unos altos estándares de seguridad de la información y para demostrar el Compliance a los clientes.
• Evaluaciones de vulnerabilidad: Más allá de las auditorías rutinarias, un EOR proactivo llevará a cabo evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y pruebas de penetración. Estas evaluaciones de riesgos simulan un ataque real para identificar y subsanar posibles puntos de entrada que podrían dar lugar a una filtración de datos.
• Informes de Compliance: Para una empresa internacional, es fundamental contar con una documentación clara. Un proveedor líder de servicios de EOR facilita a sus clientes informes de Compliance detallados y periódicos, lo que les ofrece una visión transparente de su situación en materia de seguridad y de cómo están cumpliendo con sus obligaciones legales.
• Certificaciones de terceros: Busque un EOR que cuente con certificaciones reconocidas de terceros, como la ISO 27001. Estas certificaciones son un indicador claro del compromiso de una empresa con la seguridad de la información y la protección de datos. Implican que se ha verificado de forma independiente que el EOR cumple con estrictas normas internacionales para la gestión de información confidencial.

Consulte esta guía para Aplicación de la EOR, y obtenga más información en externalización del desarrollo de software y el Las principales empresas de externalización de desarrollo de software.

¿Cómo identifican y mitigan las EOR los riesgos de seguridad?

Un enfoque proactivo de la seguridad de los datos de EOR implica no solo reaccionar ante las amenazas, sino también identificar y abordar de forma activa los riesgos potenciales antes de que puedan causar daños. Para una empresa líder en EOR, esto constituye una parte fundamental de sus procesos empresariales, ya que garantiza la protección continua de los datos sensibles y mantiene la continuidad del negocio. Según nuestra experiencia, hemos constatado que una estrategia de gestión de riesgos detallada y continua es imprescindible para cualquier entidad que maneje datos personales a escala mundial.

• Identificación de riesgos de seguridad: Este es el primer paso para llevar a cabo una evaluación exhaustiva de riesgos. Un EOR debe identificar de forma sistemática una amplia gama de riesgos que podrían poner en peligro la seguridad de la información. Esto abarca desde ciberataques y amenazas internas hasta vulnerabilidades en la seguridad física y deficiencias en Compliance. Requiere un análisis exhaustivo de todos los sistemas, procesos y flujos de datos para detectar los puntos débiles.
• Análisis de impacto: Una vez identificado un riesgo, el siguiente paso consiste en analizar su posible impacto. Un responsable de la protección de datos (EOR) debe evaluar la gravedad de los daños que podría causar un ataque exitoso. No se trata únicamente de pérdidas económicas, sino que también incluye la posibilidad de sanciones administrativas, el daño a la reputación y, lo que es más importante, el impacto en la privacidad de los empleados. Una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (DPIA) es una herramienta clave para evaluar estos riesgos.
• Estrategias de mitigación: Con una comprensión clara de los riesgos y su posible impacto, un EOR elabora estrategias específicas para mitigarlos. Estas pueden incluir diversas medidas de seguridad, como la implementación de un cifrado más sólido, la mejora de los controles de acceso o el refuerzo de los programas de sensibilización de los empleados. El objetivo es reducir la probabilidad y/o el impacto de un riesgo determinado hasta un nivel aceptable, garantizando que los datos permanezcan seguros.

Para conocer las herramientas y los equipos que garantizan la seguridad de las operaciones, consulte este resumen de software de gestión de personal a distancia, más información en HRIS, HRMS y HCM y soluciones de software para la selección de personal, obtenga más información sobre contratación de ciclo completo, y consulte esta guía en contratos de hora cero.

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