- El cumplimiento normativo en materia de EOR abarca seis áreas de riesgo fundamentales: la clasificación errónea de los trabajadores, el Establecimiento permanente, el despido improcedente, los errores en el Impuesto sobre la nómina, las infracciones en materia de protección de datos y la falta de cobertura de la indemnización por accidente laboral, cada una de las cuales conlleva graves consecuencias económicas y jurídicas.
- Cuando una EOR incumple sus obligaciones de Compliance, asume la responsabilidad jurídica principal en su calidad de empleador legal; la empresa cliente suele estar protegida, pero puede sufrir daños a su reputación y incurrir en responsabilidad secundaria en casos de violación de datos.
- Las empresas de recuperación mejorada de petróleo (EOR) que cuentan con entidades jurídicas locales en cada país de destino garantizan un mayor nivel de Compliance que aquellas que recurren a redes de socios externos; la responsabilidad se mantiene centralizada y la respuesta ante las exigencias normativas es más rápida.
- Antes de firmar un contrato con cualquier EOR, pregunte específicamente sobre la titularidad de la entidad, la responsabilidad en materia de Impuesto sobre la nómina, los procesos de clasificación de los trabajadores y las prácticas de protección de datos; las respuestas vagas a las preguntas sobre el Compliance constituyen una señal de alerta.
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Todos los proveedores de servicios de Employer of Record afirman encargarse del Compliance. Sin embargo, muy pocos explican qué significa eso realmente en la práctica, qué responsabilidades legales y administrativas asumen, qué ocurre cuando surge algún problema y cómo evaluar si un proveedor cuenta realmente con la experiencia necesaria en la materia para garantizar la protección de su empresa en todos los mercados en los que contrata personal.
Este artículo lo explica todo. Para obtener una visión general completa de qué es un «Employer of Record» y cómo funciona, consulte nuestro Guía completa sobre la EOR En primer lugar. Este artículo se centra específicamente en la Compliance en materia de Employer of Record, qué aspectos abarca, qué riesgos previene y qué aspectos debe tener en cuenta antes de firmar un contrato con cualquier proveedor.
¿Qué significa realmente la Compliance en el ámbito del Employer of Record?
Tras haber prestado apoyo a más de 300 empresas internacionales con nuestros servicios de EOR en múltiples jurisdicciones, sabemos exactamente qué implica en la práctica el Compliance en materia de Employer of Record y en qué medida varía de un proveedor a otro.
Cuando una empresa contrata a través de un Employer of Record (EOR), se produce un cambio fundamental en las responsabilidades: todas las responsabilidades legales y administrativas relacionadas con el empleo —Impuesto sobre la nómina, contratos de trabajo, prestaciones legales de los empleados, indemnización por accidentes de trabajo y cumplimiento de la legislación laboral local— se transfieren al EOR.
La empresa cliente conserva el control administrativo total sobre el trabajo diario, pero no asume ninguna responsabilidad legal en su calidad de Employer of Record. El Compliance como Employer of Record no es pasivo, sino que requiere un seguimiento activo de la legislación laboral y fiscal local, así como de la normativa de empleo local a medida que se modifican, y la presentación puntual de las declaraciones fiscales ante las autoridades locales en todos los países en los que se encuentra su plantilla global.
¿Cuáles son las principales responsabilidades en materia de Compliance del Employer of Record?
Un «Employer of Record» (EOR) asume la totalidad de las responsabilidades legales y administrativas que conlleva ser el empleador legal registrado. A continuación se detalla qué abarca cada una de estas responsabilidades de Compliance en la práctica, así como cuáles son las graves consecuencias de incumplir cualquiera de ellas.
Compliance con los contratos de trabajo
El EOR redacta y mantiene contratos de trabajo que cumplen con la normativa local para cada empleado, en los que se recogen los plazos de preaviso, las cláusulas de rescisión, los derechos legales, la cesión de la propiedad intelectual y las obligaciones de confidencialidad. No se trata de plantillas genéricas, sino que deben reflejar la legislación local y la normativa laboral vigente y, en algunos casos, estar redactados en el idioma local para que sean legalmente válidos.
Los contratos de trabajo deben actualizarse cada vez que cambien las leyes laborales locales o la normativa laboral local. Un contrato estático genera responsabilidad legal retroactiva para el empleador legal. En la UE, los contratos de trabajo deben cumplir con la Directiva sobre condiciones de trabajo transparentes y predecibles, que impone requisitos específicos de información en todos los Estados miembros. En sistemas federales como los de EE. UU., Canadá y Australia, los requisitos de los contratos de trabajo varían a nivel estatal o provincial, por lo que, para garantizar el cumplimiento normativo, se requieren plantillas de contrato específicas para cada jurisdicción.
Compliance en materia de nóminas y gestión de nóminas en el ámbito transfronterizo
El cumplimiento de las obligaciones en materia de nóminas es una de las responsabilidades más complejas desde el punto de vista operativo que debe asumir el Employer of Record (EOR). El EOR se encarga de gestionar las nóminas en la moneda local, aplicar los impuestos sobre la nómina y los tipos de retención de impuestos correctos, y abonar todas las cotizaciones obligatorias a las autoridades locales en los plazos establecidos.
Los impuestos sobre la nómina varían considerablemente de un mercado a otro. Más allá de la retención de impuestos, el EOR es responsable de las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador, las primas del seguro de accidentes de trabajo, el seguro de desempleo y cualquier otro impuesto sobre la nómina exigido por la normativa laboral local. La presentación incorrecta o tardía de las declaraciones fiscales conlleva sanciones en prácticamente todas las jurisdicciones; por lo tanto, el EOR es el responsable último de la exactitud y puntualidad en la gestión de las nóminas.
La conversión de divisas y los plazos de pago constituyen un riesgo oculto en materia de Compliance de las nóminas que muchas empresas pasan por alto. Algunas legislaciones locales exigen el pago en moneda local dentro de un plazo concreto; si no se respeta dicho plazo, se producen problemas de Compliance, incluso aunque el importe total sea correcto.
Gestión de las prestaciones legales
La EOR se encarga de la gestión de todas las prestaciones laborales obligatorias que exigen las leyes locales en cada jurisdicción. Estas prestaciones no pueden ser objeto de renuncia ni sustitución, ya que constituyen obligaciones legales, no ventajas opcionales.
Las prestaciones legales para los empleados varían considerablemente de un mercado a otro:
| País | Prestaciones obligatorias | Cuotas de cotización |
|---|---|---|
| Alemania | Sanidad, pensiones, desempleo, cuidados de larga duración | ~40 % entre la empresa y los empleados |
| Francia | Seguridad social, sanidad, pensiones, familia | ~45 % entre la empresa y los empleados |
| Brasil | FGTS, 13.ª nómina, INSS, indemnización por despido del FGTS | ~30 % + aportaciones de la empresa |
| Reino Unido | Seguridad Social, inscripción automática en el régimen de pensiones | 13,8 % de cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador + 3 % de cotización a la pensión |
| Singapur | Aportaciones al Fondo de Previsión Civil (CPF), tasa de desarrollo de competencias | 17 % del CPF a cargo del empleador |
| Australia | Pensiones de jubilación, indemnización por accidentes de trabajo | 11 % de cotización al fondo de pensiones + seguro de accidentes de trabajo estatal |
El incumplimiento de la obligación de abonar estas prestaciones en el plazo establecido da lugar a pagos atrasados, multas administrativas y, en algunas jurisdicciones, a graves consecuencias, incluida la responsabilidad penal del empleador legal.
Clasificación de los trabajadores y indemnización por accidentes de trabajo
El EOR garantiza que cada trabajador sea clasificado correctamente como empleado, y no como trabajador autónomo, desde el momento en que se le contrata. Esta es una de las responsabilidades más importantes en materia de Compliance para el Employer of Record, ya que una clasificación errónea genera una responsabilidad legal acumulativa que, en algunas jurisdicciones, puede superar los 135 000 dólares por trabajador a lo largo de tres años, incluyendo impuestos atrasados, sanciones y prestaciones laborales con carácter retroactivo.
La cobertura del seguro de accidentes de trabajo forma parte del Compliance de esta clasificación. El EOR contrata y gestiona el seguro de accidentes de trabajo en nombre del cliente en todas las jurisdicciones en las que se encuentran los empleados, una obligación legal en la mayoría de los mercados que los contratistas independientes no suelen tener.
La Directiva de la UE sobre el trabajo a través de plataformas ha introducido una presunción refutable de relación laboral para los trabajadores de la economía colaborativa en todos los Estados miembros, lo que complica el cumplimiento de la normativa sobre la clasificación de los trabajadores para las empresas que contratan en Europa. Los servicios de EOR que cuentan con un profundo conocimiento de la legislación laboral específica de la UE son esenciales para las empresas que se expanden a estos mercados.
Compliance en materia de rescisión de contratos y gestión de la salida de los empleados
La rescisión del contrato es uno de los ámbitos de mayor riesgo en lo que respecta al cumplimiento normativo por parte del Employer of Record. La legislación laboral en mercados como Alemania, Francia, Brasil y muchos otros impone estrictas medidas de protección en materia de rescisión, plazos de preaviso obligatorios y requisitos para el cálculo de las indemnizaciones por despido que son considerablemente más generosos de lo que muchas empresas clientes esperan.
El EOR es legalmente responsable de llevar a cabo correctamente cada baja de acuerdo con la legislación laboral local: calcular los plazos de preaviso establecidos por la ley, determinar las indemnizaciones finales, incluidas las vacaciones acumuladas y la Indemnización por despido prevista por la ley, preparar todos los formularios fiscales y la documentación de baja necesarios, y presentarlos ante las autoridades locales cuando sea necesario. Cometer un error en este proceso da lugar a graves disputas legales y a una responsabilidad financiera que recae sobre el empleador legal, y no sobre la empresa cliente.
Compliance con la normativa de protección de datos
La protección de datos es una responsabilidad cada vez más importante en materia de Compliance para los Employers of Record. El RGPD en la UE, la LGPD en Brasil, la PDPA en Singapur y los marcos normativos equivalentes en otros mercados imponen estrictas obligaciones legales sobre la forma en que se recogen, almacenan, tratan y transfieren a través de las fronteras los datos de los empleados.
El EOR se encarga de ello en nombre del cliente, gestionando los acuerdos de tratamiento de datos, aplicando medidas de protección para la transferencia transfronteriza de datos, realizando comprobaciones de antecedentes de conformidad con la legislación local en materia de privacidad y garantizando que todo el tratamiento de los datos de los empleados cumpla con los requisitos normativos de cada jurisdicción. Un EOR que carezca de un conocimiento profundo y genuino de la normativa local en materia de protección de datos genera responsabilidad legal tanto para sí mismo como, potencialmente, para la empresa cliente en caso de que se produzca una filtración de datos.
¿Qué riesgos de Compliance reduce un Employer of Record?
Un Employer of Record (EOR) permite a las empresas contratar trabajadores en nuevos mercados, al tiempo que reduce considerablemente los riesgos de incumplimiento normativo que conlleva la contratación internacional. A continuación se detallan los riesgos de incumplimiento normativo que el modelo de Employer of Record está específicamente diseñado para evitar:
- Clasificación errónea de los trabajadores: Contratar a los empleados como autónomos expone a las empresas a eludir el pago de impuestos atrasados, sanciones y graves consecuencias, incluida la reclasificación obligatoria. Los servicios de EOR eliminan este riesgo al contratar formalmente a los trabajadores bajo la clasificación correcta desde el primer día, con la cobertura adecuada de seguro de accidentes laborales y las prestaciones sociales correspondientes.
- Riesgo de establecimiento permanente: Si los empleados en el extranjero ejercen control directivo, firman contratos o generan ingresos en su nombre, las autoridades fiscales podrían considerar que usted tiene una presencia empresarial sujeta a impuestos en ese país. El EOR elimina esta situación al garantizar que todas las responsabilidades administrativas y de Compliance en materia laboral recaen en su propia entidad jurídica local, y no en su empresa.
- Responsabilidad por despido improcedente: Las estrictas leyes laborales vigentes en muchos mercados hacen que la gestión de la baja de personal que incumpla la normativa resulte extremadamente costosa. Los servicios de gestión de registros de EOR gestionan la rescisión de contratos de forma adecuada, de acuerdo con la normativa laboral local, liberando así a la empresa cliente de esta responsabilidad legal.
- Infracciones de la protección de datos: El RGPD y los marcos normativos equivalentes acarrean graves consecuencias en caso de incumplimiento en el tratamiento de los datos de los empleados; el EOR se encarga de gestionar los requisitos normativos en materia de protección de datos en nombre del cliente
- Incumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de impuesto sobre la nómina: Los impuestos sobre la nómina y los formularios fiscales presentados fuera de plazo o con errores dan lugar a auditorías reglamentarias y sanciones. El EOR se encarga de cumplir con todas las obligaciones fiscales de forma puntual en todas las jurisdicciones en las que opera su plantilla global.
| Riesgo de Compliance | Posible consecuencia | Cómo lo mitiga la EOR |
|---|---|---|
| Clasificación errónea de los trabajadores | Impuestos atrasados, sanciones, reclasificación forzosa | Contrata correctamente a los trabajadores como empleados desde el primer día |
| Establecimiento permanente | Obligación tributaria en materia de impuesto de sociedades en el mercado extranjero | La relación laboral recae en la entidad jurídica local de EOR |
| Despido improcedente | Conflictos legales, atrasos salariales, daño a la reputación | EOR lleva a cabo el despido de conformidad con la legislación laboral local |
| Errores en el Impuesto sobre la nómina | Auditorías normativas, multas, intereses | EOR se encarga de gestionar todos los impuestos sobre la nómina y las declaraciones fiscales |
| Violación de la protección de datos | Multas en virtud del RGPD de hasta el 4 % de la facturación global | EOR cuenta con marcos de gestión de datos que cumplen con la normativa |
| Falta de indemnización por accidente laboral | Sanciones reglamentarias, responsabilidad de los empleados | EOR se encarga de dar de alta y gestionar la cobertura en nombre del cliente |
¿Qué ocurre cuando una EOR incumple sus obligaciones de Compliance?
Esta es la pregunta que todo comprador serio debería plantearse, y a la que casi ninguna guía responde con claridad.
Cuando un Employer of Record (EOR) incumple sus obligaciones de Compliance, las responsabilidades se redistribuyen de una manera específica. Como empleador legal, el EOR es el responsable último y asume la responsabilidad jurídica principal por los incumplimientos normativos. Esto abarca los incumplimientos en materia de nóminas, las retenciones de impuestos incorrectas, los retrasos en el pago de los impuestos sobre la nómina, los contratos de trabajo que no cumplen la normativa y la falta de prestaciones sociales para los empleados. La empresa cliente, por lo general, no es responsable directa de estos incumplimientos; ese es el valor fundamental del modelo de Employer of Record.
Sin embargo, la empresa cliente no está totalmente a salvo de todas las consecuencias. Los problemas de Compliance a nivel del EOR pueden provocar interrupciones en sus operaciones de recursos humanos si es necesario rescindir la relación con el EOR, daños a la reputación ante los empleados afectados y, en casos concretos —especialmente en lo que se refiere a filtraciones de datos o incumplimientos de las normas de seguridad—, una responsabilidad legal secundaria que también afecta a la empresa cliente.
Los incumplimientos de Compliance tienen repercusiones en cadena que es fácil subestimar. Un solo incumplimiento en la presentación de una declaración de prestaciones obligatorias puede desencadenar una auditoría completa de todos los expedientes laborales gestionados por ese EOR en ese mercado, lo que afectaría a todas las empresas que utilicen los servicios de gestión de expedientes de ese mismo EOR en dicha jurisdicción. Por ello, elegir un EOR que cuente con una infraestructura sólida de Compliance, y no solo con una plataforma tecnológica, es una decisión de gestión de riesgos, y no simplemente una elección de proveedor.
| Escenario de incumplimiento de Compliance | ¿Quién es el responsable último? | Posible consecuencia |
|---|---|---|
| Declaración incorrecta del impuesto sobre la nómina | EOR como empleador legal | Multas, intereses, auditoría |
| Contrato de trabajo que incumple la normativa | EOR como empleador legal | Responsabilidad retroactiva, litigios |
| Falta de indemnización por accidente laboral | EOR como empleador legal | Sanciones reglamentarias |
| Fuga de datos de los empleados | EOR como objetivo principal; el cliente, posiblemente como objetivo secundario | Multas en virtud del RGPD, responsabilidad legal |
| Despido improcedente | EOR como empleador legal | Atrasos salariales, litigios |
¿Cómo influye el modelo de entidad de un EOR en la calidad del Compliance?
No todos los proveedores de servicios de Employer of Record (EOR) ofrecen los mismos servicios ni el mismo nivel de Compliance. El factor estructural más importante es si el EOR cuenta con su propia entidad jurídica local en el país de destino o si opera a través de una organización asociada externa.
Modelo de entidad jurídica local de propiedad propia: La EOR cuenta con su propia entidad jurídica local registrada en el país. Esto implica relaciones directas con las autoridades fiscales y laborales locales, una responsabilidad única para todas las obligaciones del empleador y unas normas de Compliance coherentes, sin que la carga administrativa se transfiera a múltiples partes. Se trata del modelo de mayor nivel de Compliance y en el que se basa la auténtica experiencia especializada en la normativa laboral local.
Modelo de colaboración con socios u organizaciones externas: La EOR recurre a filiales locales para contratar a trabajadores en mercados en los que no cuenta con una entidad jurídica propia. Esto permite una cobertura geográfica más amplia, pero conlleva una mayor variabilidad en el Compliance, un mayor número de subencargados del tratamiento, más traspasos de responsabilidad entre organizaciones y una menor rendición de cuentas directa cuando surgen problemas de Compliance. Cada socio adicional en la cadena supone un riesgo adicional en materia de Compliance.
Modelo híbrido: una combinación de cobertura propia y de socios, algo habitual entre los grandes proveedores internacionales de EOR. La calidad del Compliance en este modelo varía según el país: es sólida cuando la empresa de EOR es propietaria de las entidades, y variable cuando depende de socios.
Para las empresas que gestionan su plantilla global en varios países, incluidos mercados con normativas laborales locales complejas, como Alemania, Francia, Brasil y Japón, un proveedor de servicios de Employer of Record (EOR) que cuente con entidades propias en cada jurisdicción garantiza una Compliance significativamente más fiable en su calidad de Employer of Record que uno que se base en una red de socios locales.
La experiencia en materia de Compliance de la UE requiere específicamente que la entidad cuente con presencia en cada uno de los Estados miembros, y no solo con una única sede central en la UE. La legislación laboral de la UE y las normativas locales en materia de empleo varían considerablemente entre Francia, Alemania, los Países Bajos, España y otros Estados miembros, por lo que una única entidad en la UE no ofrece una verdadera experiencia en materia de Compliance a nivel local en todo el bloque.
| Factor | Entidad jurídica local de propiedad propia | Modelo de socios/terceros |
|---|---|---|
| Responsabilidad | Punto único | Repartido entre los socios |
| Conocimientos especializados en legislación local | Conocimiento directo y en profundidad | Depende de la calidad de la pareja |
| Control de auditoría | Completo | Limitado a la supervisión propia |
| Rapidez en la Compliance | Una respuesta regulatoria más rápida | Depende de los plazos de los socios |
| Gestión de riesgos | Inferior | Aumenta con cada socio adicional |
¿Qué preguntas sobre la Compliance debe plantear a una empresa de servicios de personal (EOR) antes de firmar?
Estas preguntas están diseñadas para evaluar las capacidades reales de Compliance de cualquier Employer of Record (EOR), y no solo sus argumentos de venta. El EOR que responda de forma más concreta será el ganador. Las respuestas vagas a las preguntas sobre Compliance constituyen en sí mismas una señal de alerta en materia de Compliance.
Sobre la estructura jurídica y la titularidad de la entidad:
- ¿Es usted titular de una entidad jurídica local en nuestro país de destino o recurre a una organización asociada externa?
- ¿Podrían facilitarnos modelos de contratos de trabajo que cumplan con la normativa local de nuestros mercados objetivo específicos?
- ¿Con qué rapidez aplican las actualizaciones cuando cambian las leyes laborales locales o la normativa laboral local?
Sobre la Compliance en materia de nóminas y la gestión de las mismas:
- ¿Cómo gestionan la administración de nóminas en varias jurisdicciones con diferentes impuestos sobre la nómina y requisitos normativos?
- ¿Quién es el responsable último en caso de que se presente con retraso una declaración de impuestos sobre la nómina o de que un formulario fiscal se presente de forma incorrecta?
- ¿Cómo gestionan la Compliance en varios estados o provincias en aquellos países en los que la legislación laboral varía a nivel estatal o provincial?
Sobre la clasificación de los trabajadores y la indemnización por accidentes de trabajo:
- ¿Lleva a cabo una evaluación formal de la clasificación laboral antes de contratar a cada nuevo empleado?
- ¿Cómo gestionan ustedes la inscripción en el régimen de indemnización por accidentes de trabajo en cada jurisdicción en nombre del cliente?
- ¿Qué ocurre si se determina que no es posible contratar a un trabajador de conformidad con la normativa en un mercado concreto?
En cuanto a la protección de datos y la Compliance de la UE:
- ¿Cómo gestionan las transferencias transfronterizas de datos de los empleados con arreglo al RGPD y a la legislación local equivalente?
- ¿Dispone de un conocimiento profundo de los requisitos normativos en materia de protección de datos en cada uno de los Estados miembros de la UE en los que tenemos previsto contratar personal?
- ¿Qué acuerdos de tratamiento de datos ofrecen y son específicos para cada jurisdicción?
En cuanto al historial de Compliance:
- ¿Se ha enfrentado a incumplimientos normativos o a medidas reguladoras en algún mercado?
- ¿Podría facilitarnos referencias de empresas que utilicen sus servicios de registro en nuestros países de destino específicos?
- Esto no constituye un asesoramiento fiscal ni jurídico sobre la estructura general de su empresa, pero estas preguntas le permitirán conocer mejor el nivel real de Compliance de un proveedor que cualquier presentación comercial.
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Con más de 300 empresas a las que prestamos servicio, más de 2.000 empleados gestionados y más de 20 millones de dólares en nóminas procesadas a nivel mundial, nos encargamos de todas las responsabilidades de Compliance propias de un «Employer of Record», para que sus equipos de recursos humanos y jurídicos no tengan que hacerlo.
A continuación le explicamos cómo nos encargamos, en su nombre, del Compliance como «Employer of Record»:
- Contratos de trabajo: Redactamos y mantenemos contratos de trabajo que cumplen con la normativa local en cada jurisdicción en la que realizamos el Onboarding de empleados, actualizándolos automáticamente cuando cambian las leyes locales
- Gestión de nóminas e impuestos sobre la nómina: Nos encargamos de gestionar las nóminas en moneda local, aplicar los tipos de retención de impuestos correctos, presentar puntualmente todos los impuestos sobre la nómina y los formularios fiscales ante las autoridades locales, y gestionar las cotizaciones a la Seguridad Social y al seguro de accidentes de trabajo en nombre del cliente.
- Gestión de prestaciones: Nos encargamos de dar de alta y gestionar todas las prestaciones laborales obligatorias exigidas por la normativa laboral local, garantizando que se cumplan todas las obligaciones en materia de prestaciones en cada mercado.
- Clasificación de los trabajadores y indemnización por accidentes de trabajo: Llevamos a cabo evaluaciones formales de clasificación para cada nueva contratación y mantenemos la cobertura de indemnización por accidentes de trabajo en todas las jurisdicciones, lo que reduce la responsabilidad legal y los problemas de Compliance antes de que surjan.
- Asistencia en materia de Compliance en el ámbito de los recursos humanos: Nuestro equipo de RR. HH. se encarga de las comprobaciones de antecedentes, de Compliance en Onboarding y de todas las tareas administrativas, para que su equipo interno de recursos humanos pueda centrarse en el crecimiento.
- Gestión de riesgos: Realizamos un seguimiento continuo de los requisitos normativos, la legislación laboral local y la legislación local en toda la plantilla global de su empresa, lo que le permite cumplir con la normativa durante todo el año sin la carga administrativa que supondría hacerlo usted mismo.
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Preguntas frecuentes
¿Quién es, en última instancia, responsable de las infracciones de Compliance: la empresa EOR o la empresa cliente?
El EOR es el empleador legal y es el responsable último de todas las obligaciones de Compliance en materia laboral, incluidos los impuestos sobre la nómina, la indemnización por accidentes de trabajo, las prestaciones de los empleados y el cumplimiento de la legislación laboral local. La empresa cliente no suele ser responsable de los incumplimientos de Compliance por parte del EOR, pero puede sufrir consecuencias tanto para su reputación como a nivel operativo. Las filtraciones de datos pueden generar una responsabilidad legal secundaria para ambas partes.
¿Garantiza el uso de un EOR el pleno cumplimiento de la legislación en todos los países?
No de forma automática. La calidad del cumplimiento normativo depende por completo del proveedor de servicios de EOR, concretamente de si cuenta con una entidad jurídica local en cada mercado, si posee un conocimiento profundo de la normativa laboral local y si supervisa activamente los cambios en la legislación laboral local. Es fundamental analizar su historial de cumplimiento y plantear las preguntas adecuadas antes de firmar el contrato.
¿En qué consiste la clasificación errónea de los trabajadores y por qué acarrea graves consecuencias?
La clasificación errónea se produce cuando un trabajador que cumple los requisitos legales para ser considerado empleado es contratado como falso autónomo, con el fin de eludir las prestaciones legales de los empleados, el Impuesto sobre la nómina y las obligaciones en materia de indemnización por accidentes de trabajo. Esto genera una responsabilidad legal acumulada que puede superar los 135 000 dólares por trabajador a lo largo de tres años, incluyendo impuestos atrasados, sanciones y costes de gestión de las prestaciones con carácter retroactivo.
¿Con qué frecuencia cambian los requisitos de Compliance para los Employers of Record?
De forma constante. La legislación laboral local, la normativa fiscal, las prestaciones legales de los empleados y los requisitos normativos en materia de protección de datos se actualizan periódicamente en todos los mercados. Un proveedor de servicios de EOR sólido supervisa activamente estos cambios y actualiza de forma proactiva los contratos de trabajo y las prácticas de cumplimiento en materia de nóminas, garantizando que los problemas de cumplimiento se aborden antes de que den lugar a litigios.
¿En qué consiste el riesgo de establecimiento permanente y cómo lo previene el cumplimiento de la normativa EOR?
Si sus empleados internacionales ejercen funciones de dirección, firman contratos o generan ingresos en nombre de su empresa, las autoridades fiscales locales podrían imponer obligaciones fiscales a la empresa, lo que se conoce como «riesgo de establecimiento permanente». El cumplimiento normativo del Employer of Record (EOR) evita esta situación, ya que toda la relación laboral recae en la entidad jurídica local del EOR, y no en su empresa, lo que exime a su organización de cualquier exposición jurídica directa en dicha jurisdicción.
¿Puede una empresa de servicios de recursos externos (EOR) gestionar la Compliance en varios países y estados al mismo tiempo?
Sí, la gestión del cumplimiento normativo en materia de nóminas, los contratos de trabajo y las responsabilidades del empleador en múltiples jurisdicciones de forma simultánea constituye una función fundamental de los servicios de EOR. La calidad varía considerablemente según el proveedor. Los proveedores de servicios EOR que cuentan con entidades jurídicas locales propias en cada jurisdicción garantizan un cumplimiento normativo más coherente en su calidad de Employer of Record que aquellos que dependen de socios externos, especialmente en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de la UE y en mercados que abarcan varios estados, como EE. UU., Canadá y Australia.
¿Cuál es la diferencia entre una EOR y una organización profesional de empleo a efectos de Compliance?
Una organización profesional de empleadores comparte las responsabilidades del empleador con la empresa cliente en el marco de un modelo de coempleo, pero exige que el cliente cuente ya con una entidad jurídica local en el país. An Employer of Record (EOR) is the sole legal employer and is the last responsible party for all compliance, legal obligations, and administrative responsibilities, without the client needing any local legal entity. Both offer compliance support, but only the EOR model allows complete legal responsibility transfer to the third-party organization.
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