Ahorro en costes administrativos: reducción del 40-60 % mediante la externalización en 2026

¿Está su departamento administrativo consumiendo silenciosamente entre el 20 % y el 30 % de su presupuesto operativo cada mes? La mayoría de los directivos solo se dan cuenta cuando se retrasa el pago de las nóminas, se pasa por alto una factura o se cobra dos veces una factura de SaaS.

El ahorro de costes en las funciones administrativas es la forma de resolverlo sin tener que despedir a nadie ni incumplir la Compliance, y las medidas para lograrlo son más predecibles de lo que la mayoría de los equipos creen. Para obtener una visión más amplia de la propia función, Consulte nuestra guía completa sobre la externalización de las funciones administrativas.

Esta guía presenta siete estrategias de eficacia probada que realmente generan resultados, con ejemplos concretos en dólares, herramientas específicas, un plan de implantación de 90 días y una comparación de los costes de la gestión interna, la externalización en EE. UU. y la externalización en el extranjero.

Las fuentes de datos son públicas y fidedignas: Encuesta global sobre externalización de Deloitte de 2024, Estudio de McKinsey sobre la automatización de las funciones administrativas, y el Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU.. Léalo una vez, elija dos estrategias y podrá comprobar un ahorro real en tan solo un trimestre.

¿En qué consiste el ahorro de costes en las funciones administrativas?

El ahorro de costes en las funciones de apoyo consiste en la reducción deliberada de los costes operativos en áreas que no generan ingresos, como la gestión de nóminas, las operaciones de recursos humanos, las finanzas, la contabilidad, el soporte informático y las tareas administrativas.

Funciona rediseñando los flujos de trabajo, automatizando las tareas repetitivas, trasladando los sistemas a la nube y delegando funciones a especialistas en el extranjero, sin que ello afecte a la precisión ni a la Compliance. Para comprender esta categoría en su conjunto, Lea nuestra descripción general sobre la externalización de procesos empresariales.

En la práctica, el ahorro de costes en las funciones administrativas rara vez se consigue con una única medida de gran envergadura. Se trata más bien de una serie de pequeñas decisiones: eliminar el software redundante, automatizar un flujo de trabajo, delegar una función a un equipo especializado o sustituir el espacio de oficina por operaciones que prioricen el teletrabajo.

Cada medida permite reducir los gastos entre un 5 % y un 15 % por sí sola; en conjunto, reducen el gasto total en administración entre un 40 % y un 60 % en el plazo de uno o dos trimestres. En cuanto al marco conceptual, Puede consultarlo en nuestra guía sobre los fundamentos de la externalización.

Las empresas que abordan esta cuestión de forma estratégica también obtienen beneficios acumulativos en ámbitos relacionados, como costes del ciclo de vida de los empleados y coste por contratación.

¿Cuánto pueden ahorrar realmente las empresas en gastos administrativos?

En Wisemonk, hemos llevado a cabo procesos de Onboarding a escala global para más de 300 empresas, hemos gestionado más de 20 millones de dólares en nóminas y hemos gestionado a más de 2.000 empleados de distintos sectores. Desde esa perspectiva, observamos constantemente cómo las empresas reducen los costes administrativos en 40-60 % cuando combinan la contratación de personal en el extranjero, la automatización y los sistemas en la nube.

Las cifras coinciden con los estudios públicos. Encuesta global sobre externalización de Deloitte de 2024 señala que el 80 % de los ejecutivos tiene previsto mantener o aumentar la inversión en externalización a terceros, y que las empresas que trasladan su actividad a mercados con costes competitivos suelen lograr reducciones en los costes laborales de hasta el 70 %.

Estudio de McKinsey Muestra, por otra parte, que al menos el 30 % de las actividades del 60 % de todas las profesiones pueden automatizarse con la tecnología disponible, y una importante entidad financiera ha constatado que, en la actualidad, casi el 35 % de las tareas de las funciones financieras pueden automatizarse de forma rentable.

Para obtener una visión más detallada de los aspectos económicos de la externalización de recursos humanos en concreto, Consulte nuestra guía de precios sobre la externalización de recursos humanos y Desglose de las ventajas de la externalización de recursos humanos.

Un ejemplo sencillo para asimilar los conceptos matemáticos. Según el Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., el salario medio anual de los auxiliares de contabilidad, teneduría de libros y auditoría ascendía a 49 210 dólares en mayo de 2024.

Teniendo en cuenta todos los costes (salario, prestaciones, Impuesto sobre la nómina, equipamiento y licencias de software), un contable en EE. UU. suele suponer un gasto de entre 65 000 y 80 000 dólares al año. El mismo volumen de trabajo, prestado por un equipo especializado en el extranjero, cuesta entre 22 000 y 30 000 dólares al año. Esto supone un ahorro del 55-65 % en un solo puesto, sin que ello suponga un riesgo para la calidad, siempre que el proveedor cuente con procedimientos operativos estándar (SOP) y acuerdos de nivel de servicio (SLA) documentados.

Para obtener más información, Consulte nuestra guía sobre la externalización de la contabilidad y Guía detallada sobre la contabilidad de la externalización en general.

El ahorro no se limita únicamente a la mano de obra. El espacio de oficinas, el software innecesario y los procesos manuales conllevan, cada uno de ellos, costes ocultos:

• Espacio de oficinas y gastos generales: El alquiler, los servicios públicos, los seguros y el mantenimiento pueden reducirse entre un 60 % y un 90 % con modelos de funcionamiento híbridos o que den prioridad al teletrabajo. En cuanto a las configuraciones prácticas, Consulte nuestra guía de soluciones para el teletrabajo.
• Pila de software: La mayoría de las empresas en expansión pagan por entre 3 y 5 herramientas SaaS que se solapan. Eliminar las duplicidades suele suponer un ahorro del 20-30 % en la factura tecnológica. Nuestra comparativa de programas de recursos humanos y Comparativa entre HRIS y HRMS ayudarle a reducir la pila.
• Tramitación manual: La automatización reduce el tiempo dedicado a la gestión de nóminas, cuentas por pagar y conciliaciones entre un 50 % y un 80 %. Lea nuestra guía sobre la automatización de la gestión de nóminas en cuanto a los aspectos técnicos.

Los programas más rigurosos generan beneficios acumulativos: no solo el primer 40 % en el primer trimestre, sino también entre un 10 % y un 15 % adicional al año siguiente, a medida que los flujos de trabajo estandarizados permiten identificar más gastos que pueden recortarse. Una vez establecida la cifra global, la siguiente pregunta es dónde recortar primero.

¿Qué funciones administrativas permiten obtener el mayor ahorro de costes?

Los mayores ahorros provienen de las funciones que son repetitivas, se basan en normas y se realizan a gran escala. La gestión de nóminas, la gestión de cuentas por cobrar y por pagar, la contabilidad, la introducción de datos, las operaciones de recursos humanos y la gestión documental encabezan la lista, ya que cada transacción sigue un patrón predecible, lo que las convierte en candidatas ideales para la automatización, la externalización o ambas.

En cuanto a la distinción entre la gestión de nóminas y la responsabilidad de RR. HH., Puede consultarlo en nuestra guía «Nómina frente a RR. HH.».

A continuación se indican las áreas en las que la mayoría de las empresas obtienen un mayor ahorro, clasificadas según su impacto habitual:

• Gestión de nóminas y prestaciones: Externalice la tramitación, la presentación de declaraciones fiscales y las prestaciones legales a especialistas que se dedican a ello a diario. Ahorro habitual: entre el 30 % y el 50 %. Lea nuestro Resumen de los servicios de gestión de nóminas a nivel mundial.
• Cuentas por pagar y por cobrar: Tramitación de facturas en el extranjero, conciliación de proveedores y seguimiento de cobros. Ahorro habitual: entre el 40 % y el 60 %, con plazos de tramitación más cortos.
• Contabilidad y tramitación de operaciones: Los equipos externos que utilizan QuickBooks, Xero o NetSuite se encargan de los asientos contables diarios a un coste muy inferior al de los equipos internos. Ahorro habitual: entre el 50 % y el 65 %. Consulte la referencia al respecto en Nuestra guía de servicios de externalización de contabilidad.
• Introducción de datos y gestión de documentos: Trabajo estructurado y basado en reglas que los equipos en el extranjero o los bots de RPA pueden llevar a cabo a gran escala. Ahorro habitual: entre el 60 % y el 80 %. Para obtener más información, Consulte nuestra guía sobre la externalización de la introducción de datos.
• Operaciones de RR. HH.: Onboarding, baja, recopilación de documentación, seguimiento de bajas. Ahorro habitual: entre el 30 % y el 50 %. En cuanto al marco de apoyo, Lea nuestra guía sobre planificación estratégica de la plantilla y el Panorama general de las empresas de externalización de recursos humanos.
• Asistencia técnica y servicio de atención al usuario: Servicio de asistencia técnica en el extranjero por niveles, con cobertura en el huso horario de EE. UU. Ahorro habitual: entre el 40 % y el 60 %. Consulte nuestra guía sobre externalización de servicios informáticos y el Comparativa de programas de gestión de activos de TI.
• Gestión de contratistas y pagos: un trabajo basado en reglas que se adapta bien a un entorno fuera de la empresa. Lea nuestra guía sobre la nómina de los contratistas y buenas prácticas para el pago a contratistas en el extranjero.

Las decisiones estratégicas, la selección de proveedores, el apoyo a la recaudación de fondos, la elaboración de modelos de planificación financiera y analítica, y la colaboración empresarial de alto nivel en materia de recursos humanos deben gestionarse internamente.

¿Cómo se analizan los flujos de trabajo de las áreas administrativas para detectar posibles ineficiencias?

Una auditoría de los flujos de trabajo identifica todas las tareas recurrentes, quién las realiza, cuánto tiempo llevan y cuántas herramientas se utilizan en ellas. La mayoría de los equipos descubren que entre el 20 % y el 40 % del trabajo administrativo se duplica, se realiza de forma manual o se lleva a cabo en herramientas que, en realidad, nadie utiliza.

Este es el principio en el que se basa todo marco moderno de mejora de las operaciones, desde el clásico de Michael Hammer *Reengineering the Corporation* hasta La guía de McKinsey para la automatización de las funciones administrativas: en primer lugar, la visibilidad; en segundo lugar, el rediseño; y, en tercer lugar, la automatización.

Realice la auditoría en tres pasos:

• Enumere todas las tareas recurrentes en nóminas, finanzas, recursos humanos y administración. Indique quién se encarga de ello, cuánto tiempo lleva por ciclo y qué herramientas se utilizan. Basta con una hoja de cálculo.
• Señale el desperdicio: cualquier cosa que se copie y pegue entre dos herramientas, cualquier situación en la que dos personas introduzcan la misma información en sistemas distintos, cualquier cosa que dependa de que una persona esté disponible.
• Puntuación según el potencial de ahorro: Clasifique las tareas según el número de horas al mes multiplicado por su complejidad. Las cinco tareas principales son sus primeros objetivos para la automatización o la externalización.

Este ejercicio suele revelar entre 8 y 12 procesos que pueden optimizarse por empresa durante la primera semana. Una empresa emergente estadounidense con la que colaboramos descubrió que tres miembros diferentes del equipo registraban las mismas facturas de proveedores en tres sistemas distintos cada viernes.

La optimización de ese único proceso supuso un ahorro de 6 horas a la semana, sin que se modificara nada más. Para complementar la auditoría con una planificación más rigurosa, Lea nuestra guía sobre la optimización de la plantilla y nuestra guía de estrategias de recursos humanos.

¿Qué tareas administrativas debería automatizar en primer lugar?

Automatice cualquier tarea administrativa que se realice más de dos veces al mes y siga una regla predecible. El registro de gastos, la gestión de nóminas, la creación de facturas, los procesos de aprobación, la conciliación bancaria y las listas de verificación para el Onboarding de nuevos empleados son las tareas que ofrecen un mayor impacto.

Estudios de caso de McKinsey sobre la RPA en las áreas administrativas de finanzas documentan procesos automatizados que reducen el tiempo de tramitación en un 50 % y los costes en una proporción aún mayor, además de eliminar prácticamente los errores. En lo que respecta específicamente a la gestión de nóminas, Lea nuestra guía sobre la automatización de la gestión de nóminas.

Por dónde empezar y las herramientas que se suelen utilizar:

• Seguimiento de gastos y registro de recibos: Ramp, Brex, Expensify, Receipt Bank o Dext para el escaneo y la clasificación automáticos de los recibos.
• Tramitación de facturas y contabilidad de proveedores: Bill.com, Tipalti o Stampli para extraer los datos de las facturas, tramitar las aprobaciones y pagar a los proveedores en un único flujo de trabajo.
• Nóminas y pagos a contratistas: Gusto, Rippling o otros proveedores especializados se encargan automáticamente de los cálculos, las declaraciones fiscales y los trámites reglamentarios. En cuanto a la lógica de configuración, Puede consultarlo en nuestra guía sobre nóminas para pequeñas empresas.
• Conciliación bancaria: QuickBooks Online, Xero o NetSuite concilian las transacciones y señalan las excepciones para su revisión.
• Procesos de Onboarding y flujos de trabajo documentales: Las plantillas de Notion, junto con Zapier o Make, activan la recopilación de documentos, el aprovisionamiento de recursos informáticos y el envío de correos electrónicos de bienvenida una vez firmada la oferta. Para obtener más información, Lea nuestra guía completa de Onboarding para contratistas.
• Introducción repetitiva de datos entre sistemas heredados: Las herramientas de RPA, como UiPath o Power Automate, simulan clics cuando no existen API.

La automatización no sustituye a las personas. Permite que su personal se dedique a gestionar el flujo de caja, el crecimiento de la cartera de clientes y los proyectos estratégicos, en lugar de tener que ir pasando por las mismas cinco pantallas cada lunes.

Encuesta de Deloitte de 2024 señala que el 83 % de los ejecutivos incorporan actualmente la inteligencia artificial en sus servicios externalizados, lo que acelera precisamente este tipo de reasignación de recursos. Si una tarea se realiza más de dos veces al mes, pregúntese: ¿podría una herramienta realizarla en lugar de una persona? Esa pregunta por sí sola pone de manifiesto la mayoría de las ventajas.

¿En qué casos resulta realmente conveniente externalizar las funciones administrativas?

Entre los más de 2.000 empleados que hemos incorporado y los más de 20 millones de dólares en nóminas que hemos procesado para más de 300 empresas de todo el mundo, la tendencia es constante: la externalización de las funciones administrativas funciona cuando el trabajo es esencial pero no estratégico, cuenta con procedimientos operativos estándar (SOP) claros y consume un tiempo que su equipo directivo debería dedicar al crecimiento.

Las tareas administrativas relacionadas con la nómina, la contabilidad, la gestión de cuentas por cobrar y por pagar, las operaciones de recursos humanos, la introducción de datos y la atención al cliente son las que tradicionalmente ofrecen un alto retorno de la inversión. Para realizar una comparación objetiva de los distintos enfoques, Lea nuestra guía sobre la internalización frente a la externalización y Desglose entre la ampliación de plantilla y la externalización.

La regla de decisión que aplicamos con los clientes:

• Externalice cuando: la tarea es repetible, los procedimientos operativos estándar (SOP) están documentados (o pueden documentarse), las normas de Compliance son estables y no existe ninguna razón estratégica para que la empresa se encargue de ello internamente.
• Mantenga el caso dentro de la propia empresa cuando: El trabajo requiere un profundo conocimiento del contexto de su empresa, está relacionado con la captación de fondos o las fusiones y adquisiciones, establece políticas o trata directamente con clientes de alto valor.

Las opciones de externalización varían en cuanto a coste y control:

• Asistentes virtuales: Entre 8 y 25 dólares por hora. Ideal para la clasificación del correo electrónico, la gestión de citas, la introducción básica de datos y la búsqueda de información sencilla. Requiere un compromiso mínimo y se puede empezar rápidamente.
• Empresas de externalización de EE. UU.: Entre 50 y 120 dólares por hora, con todos los gastos incluidos. Mayor coste, misma zona horaria y mayor facilidad para cumplir con la Compliance en el caso de trabajos específicos para EE. UU.
• Equipos de back office en el extranjero: Entre 15 y 40 dólares por hora, con todos los gastos incluidos. La mejor opción a largo plazo en materia de contabilidad, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, gestión de recursos humanos, preparación de nóminas y ciclos de 24 horas. Lea nuestra guía sobre la contratación de personal en el extranjero y el Resumen sobre la externalización de procesos empresariales en el extranjero.
• Modelos de «Employer of Record» y «Agent of Record»: la estructura adecuada para contratar a especialistas en el extranjero como empleados fijos o como autónomos sin necesidad de constituir una entidad local.

Para consultar el desglose completo, Lea nuestra guía completa sobre EOR, Guía explicativa sobre el AOR, y Nuestra guía de plataformas de empleo a nivel mundial. Para obtener una visión más amplia sobre externalización frente a deslocalización, en tierra frente a en alta mar, y «nearshoring» frente a «offshoring», consulte esas guías complementarias.

Uno de nuestros clientes de comercio electrónico de EE. UU. trasladó las tareas de seguimiento de cuentas por cobrar y la contabilidad a un pequeño equipo externo y redujo el coste mensual de dicha función en un 47 % en un plazo de 60 días.

El plazo de liquidación de las facturas se redujo de cinco a dos días, y el responsable interno de finanzas recuperó diez horas semanales para dedicarlas a la elaboración de modelos de flujo de caja. Si está valorando cómo crear un equipo en el extranjero, esa vía ofrece sistemáticamente unos resultados económicos similares.

¿Cómo se puede reducir el exceso de software y de servicios SaaS en su área administrativa?.

Reducir el exceso de software es una de las medidas de ahorro de costes administrativas que más se pasan por alto. La mayoría de los equipos en expansión pagan por entre tres y cinco herramientas SaaS que se solapan, ya que nadie se hace responsable de la gestión de la pila tecnológica.

Una revisión de 30 minutos de cada suscripción activa suele permitir identificar entre el 20 % y el 30 % de la factura tecnológica que se puede reducir este mes sin afectar a ningún flujo de trabajo. En cuanto a la visión a nivel de plataforma, Consulte nuestra guía sobre los mejores programas de gestión de recursos humanos y Comparación entre el HRIS y el HRMS.

Lleve a cabo una auditoría de software en tres pasos:

• Enumere todas las suscripciones activas (sí, incluidas las pruebas gratuitas por las que aún se le cobra). Consulte los extractos de su tarjeta y los registros de SSO.
• Obtener informes de uso: ¿Quién se conecta realmente? Las herramientas con una tasa de usuarios activos inferior al 30 % son las primeras en la lista de recortes.
• Hable con los equipos: ¿Qué resulta útil, qué es redundante y qué simplemente genera confusión? Se le hablará de tres herramientas de gestión de proyectos cuando bastaría con una sola.

Medidas habituales de consolidación:

• Sustituya tres herramientas de gestión de proyectos por una sola (Notion, ClickUp, Linear o Asana; elija una).
• Integre la gestión de recursos humanos, la nómina y el control de horarios en una única plataforma (Rippling, Gusto, BambooHR).
• Unifique el CRM, el correo electrónico y la atención al cliente en una única plataforma (HubSpot, Zoho One).
• En lo que respecta a la proliferación de activos informáticos y licencias, Consulte nuestra guía sobre la gestión de activos informáticos.

Consejo adicional: no se limite a rescindir el contrato, renegocie. La mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen descuentos del 15 al 25 % por contratos anuales, paquetes de licencias o compromisos con varios productos. Si está pagando por diez licencias y solo utiliza cuatro, merece la pena abordar este tema antes de la renovación.

¿Debería trasladar los sistemas administrativos a la nube?

La migración de los sistemas administrativos a la nube suele reducir los costes tecnológicos entre un 40 % y un 50 %, al tiempo que mejora la seguridad, la accesibilidad y la rapidez en la elaboración de informes. El modelo de suscripción sustituye a los gastos de capital, las actualizaciones automáticas sustituyen a las incidencias de TI y los equipos remotos disfrutan del mismo acceso que el personal de la oficina.

El estudio de McKinsey sobre la digitalización de los servicios compartidos recoge el caso de un banco internacional que aumentó la productividad de sus servicios administrativos en más de un 40 % tras trasladar los procesos a la nube y adoptar flujos de trabajo digitales, lo que se tradujo en mejoras cuantificables en la satisfacción de los clientes.

¿Cómo contribuye realmente la migración a la nube al ahorro de costes en las funciones administrativas?:

• Elimina los costes relacionados con los servidores, el hardware y el soporte informático in situ. Se acabaron los ciclos de inversión en activos fijos, se acabaron los parches de emergencia.
• Sustituye múltiples herramientas inconexas por flujos de trabajo integrados. Los programas de contabilidad en la nube, como QuickBooks Online o Xero, transfieren los datos a las plataformas de nóminas, gastos y elaboración de informes sin necesidad de realizar exportaciones manuales.
• Se adapta a las necesidades de almacenamiento y ofrece plazas según la demanda. Usted paga por lo que utiliza, no por la capacidad no utilizada.
• Permite crear paneles de control en tiempo real. La dirección puede consultar en tiempo real el flujo de caja, el estado de las nóminas y el vencimiento de las cuentas por cobrar, sin tener que esperar a fin de mes. Para obtener más información sobre el ciclo, Consulte nuestra guía de servicios de gestión de nóminas a nivel mundial y Resumen sobre la externalización de la gestión de nóminas a nivel internacional.
• Ofrece apoyo a equipos remotos y en el extranjero. Los sistemas nativos de la nube permiten que su equipo de back office en el extranjero trabaje con los mismos libros contables en tiempo real que su responsable financiero en EE. UU. Para configuraciones asíncronas prácticas, Lea nuestra guía sobre la gestión de equipos a distancia.

Conecte las herramientas en la nube a través de API o plataformas iPaaS como Zapier, Make o Workato, de modo que los datos fluyan sin necesidad de exportaciones manuales. La periodicidad de los informes pasa de «lo sabremos antes del día 15» a «lo sabemos ahora mismo», y ese único cambio amortiza la migración en menos de un año.

¿De qué manera un modelo de asistencia por niveles reduce los costes administrativos?

Un modelo de apoyo administrativo por niveles adapta la complejidad de las tareas al coste del personal. Las tareas administrativas rutinarias se asignan a los asistentes virtuales de nivel 1, las de complejidad media a los especialistas remotos de nivel 2, y solo las tareas estratégicas se reservan para su equipo interno sénior de nivel 3.

Esto evita que los responsables de operaciones, con un salario de 80 000 dólares, dediquen la mitad de su semana a gestionar su agenda y a introducir datos. En cuanto a las decisiones relativas a la configuración del equipo que hay detrás de esto, Lea nuestra guía para trabajadores temporales y Desglose entre trabajadores temporales y autónomos.

Cómo se suelen distribuir los tres niveles:

• Nivel 1 (asistentes virtuales, entre 8 y 20 dólares por hora): clasificación del buzón de entrada, gestión del calendario, introducción de datos, registro de gastos, archivo de documentos. Tareas recurrentes, de bajo riesgo y totalmente automatizables mediante scripts.
• Nivel 2 (especialistas a distancia, entre 15 y 40 dólares por hora): Gestión de nóminas, elaboración de informes financieros básicos, actualizaciones del CRM, seguimiento de proveedores y presentación de documentos de Compliance. Un trabajo especializado que, no obstante, se realiza siguiendo unos procedimientos operativos estándar (SOP) claros.
• Nivel 3 (responsables de operaciones internas, salario de 80 000 dólares o más): Estrategia, diseño de flujos de trabajo, nivel de Compliance, defensa ante auditorías, selección de proveedores, presentación de informes al consejo de administración. Decisiones que requieren un alto grado de criterio y en las que hay mucho en juego.

Uno de nuestros clientes estadounidenses del sector del SaaS reestructuró de esta forma un equipo de administración de seis personas y redujo el coste mensual total en un 38 %, al tiempo que mejoró los plazos de gestión de la contabilidad de clientes y de las nóminas.

El director de operaciones por fin ha encontrado tiempo para elaborar las previsiones de flujo de caja que llevaba un año posponiendo. En cuanto al conjunto de competencias que respaldan esta labor, Consulte nuestra guía de soluciones para el teletrabajo.

La estructura por niveles también facilita el escalado: cuando el volumen aumenta, se añade capacidad de Nivel 1 o Nivel 2 en cuestión de días, en lugar de los meses que se tarda en contratar a un profesional sénior para un puesto interno.

¿De qué manera los flujos de trabajo centrados en el teletrabajo y asíncronos reducen los costes administrativos?

Los flujos de trabajo centrados en el teletrabajo y asíncronos reducen los costes administrativos de dos maneras: eliminan los costes fijos del espacio de oficina, los servicios públicos y las ayudas para los desplazamientos, y eliminan el coste oculto que supone el cambio de contexto provocado por las reuniones constantes.

Las empresas que gestionan sus operaciones asíncronas de forma rigurosa suelen ahorrar entre un 60 % y un 90 % en gastos generales de oficina y recuperar entre 5 y 10 horas a la semana por empleado. En cuanto a las herramientas que hacen posible todo esto, Consulte nuestra guía sobre las 10 mejores herramientas de productividad para equipos que trabajan a distancia.

El desglose de los ahorros es el siguiente:

• Gastos generales de oficina: alquiler, suministros, seguros, mantenimiento, refrigerios, aparcamiento. En el caso de un equipo de 20 personas, esto puede suponer fácilmente entre 200 000 y 500 000 dólares al año, una cantidad que se ahorra con un modelo que da prioridad al teletrabajo.
• Reducción del número de reuniones: Sustituya las reuniones diarias de seguimiento por actualizaciones en vídeo a través de Loom y revisiones en Notion. Una startup con la que colaboramos redujo las reuniones semanales en un 40 % y permitió que su responsable de operaciones recuperara cinco horas a la semana.
• Cobertura mundial de zonas horarias: cuando su departamento administrativo opera en diferentes zonas horarias, las cuentas por cobrar y por pagar, la preparación de nóminas y la elaboración de informes se cierran durante la noche, en lugar de esperar al siguiente día laborable. Para obtener más información, Lea nuestra guía sobre soluciones para el teletrabajo.
• Menor dificultad en la contratación: El enfoque «remote-first» le abre las puertas a una reserva global de talento, por lo que podrá contratar personal de forma más rápida y económica que si tuviera que competir por el talento local. En cuanto a las herramientas que le pueden ayudar, Consulte nuestra guía sobre las mejores herramientas de selección de personal a distancia.

Si un modelo de teletrabajo total no resulta viable, también existen opciones de transición: el uso compartido de puestos de trabajo, los horarios híbridos, el subarrendamiento del espacio no utilizado o la reducción de la superficie de la oficina en la próxima renovación del contrato de alquiler. La clave está en dejar de pagar por metros cuadrados que su equipo no necesita.

¿Cómo debería replantearse su modelo de contratación para el área administrativa?

La mayoría de las empresas no tienen un problema de plantilla en las áreas administrativas. Lo que tienen es un problema con su modelo de contratación. Un modelo de contratación moderno combina expertos a tiempo parcial, especialistas en el extranjero y personal administrativo de primer nivel, reservando las contrataciones a tiempo completo para puestos estratégicos. En cuanto a las ventajas e inconvenientes, Lea nuestra guía sobre la diferencia entre contratistas y empleados y Nuestra visión general sobre el coempleo.

Lista de comprobación del modelo de contratación:

• ¿Necesita 10 horas a la semana para la elaboración de informes financieros? Contrate a un analista a tiempo parcial, en lugar de a un empleado a tiempo completo.
• ¿Necesita realizar un seguimiento diario de las cuentas por cobrar? Recurra a un especialista en gestión de cuentas por cobrar (AR) en el extranjero mediante un contrato de gestión.
• ¿Necesita una coordinación operativa continua? Cree un grupo de apoyo virtual que abarque dos husos horarios.
• ¿Necesita un responsable de operaciones estratégicas? Ese es el puesto que justifica la contratación de un profesional sénior a tiempo completo. En cuanto a los aspectos subyacentes, coste por contratación matemáticas, consulte esa guía.

Un modelo de contratación flexible convierte los costes fijos en variables. Se adapta al volumen de trabajo, se paga únicamente por la producción y se deja de mantener capacidad no utilizada.

Las plataformas que cuentan con una infraestructura de contratación global y modelos de dotación de personal en el extranjero —incluidos los acuerdos de «Employer of Record» para contrataciones a tiempo completo en el extranjero, las opciones de «Agent of Record» y los sistemas de pago a contratistas para trabajos por proyectos— hacen que esto sea viable sin riesgo de incumplimiento normativo. En cuanto a la categoría más amplia, Consulte nuestra guía de servicios de externalización de recursos humanos.

Si se hace correctamente, no se trata de una contratación más económica, sino de una contratación más inteligente. Se consigue el talento adecuado con la modalidad de contratación más adecuada, y el ahorro en los costes administrativos se produce como consecuencia.

¿En qué se diferencian los costes de las actividades administrativas internas, las externalizadas en EE. UU. y las deslocalizadas?

Tras realizar comparativas de costes para más de 300 clientes internacionales, gestionar más de 20 millones de dólares en nóminas y contratar a más de 2.000 empleados en el extranjero, las cifras que observamos con mayor frecuencia son las siguientes: para la mayoría de los puestos administrativos basados en procedimientos estandarizados, la deslocalización resulta entre un 55 % y un 70 % más económica que la gestión interna en EE. UU. y entre un 40 % y un 55 % más económica que las empresas de externalización estadounidenses.

El Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. sitúa el salario medio anual de los contables y auditores estadounidenses en 81 680 dólares en mayo de 2024; los equivalentes en el extranjero, con una calidad similar, suelen oscilar entre los 28 000 y los 42 000 dólares, con todos los gastos incluidos. Para obtener más detalles sobre los precios, Consulte nuestra guía de precios de externalización de recursos humanos y Resumen de nuestros servicios de gestión de nóminas externalizados.

«Con todos los gastos incluidos» se refiere al salario, las cotizaciones patronales, las prestaciones, el equipamiento, las licencias de software y los gastos generales de gestión.

El mayor ahorro se consigue adaptando el modelo al trabajo, no eligiendo la opción más barata. El responsable de finanzas estratégicas en la propia empresa, la preparación de nóminas a través de un proveedor externo de servicios de empleo (EOR) en el extranjero y la introducción de datos mediante un asistente virtual: esta combinación supera sistemáticamente a cualquier enfoque basado en un único modelo en cuanto al coste total.

¿Desea profundizar en cada estrategia? Lea estas guías complementarias: Externalización de las funciones administrativas: costes, modelos y cómo tomar una decisión, Cómo elegir un Employer of Record, La guía completa sobre la gestión de nóminas a nivel mundial, Internalización frente a externalización: ¿cuál es la opción más adecuada para su equipo?, Explicación de la externalización de procesos empresariales en el extranjero.

¿En qué consiste un plan de reducción de costes de las funciones administrativas de 90 días?

Un plan de reducción de costes de las funciones administrativas de 90 días suele generar un ahorro del 25 al 40 % en el primer trimestre y del 40 al 60 % al llegar al noveno mes. El orden a seguir es: realizar una auditoría antes de automatizar, automatizar antes de externalizar y llevar a cabo una prueba piloto antes de ampliar la escala.

Cada fase valida la siguiente, por lo que la calidad se mantiene constante al tiempo que se reducen los costes. En cuanto a los fundamentos estratégicos, Lea nuestra guía de estrategias de recursos humanos y nuestro marco estratégico de planificación de la plantilla.

Esta es la secuencia de implementación que utilizamos con la mayoría de nuestros clientes:

• Días 1-14: Auditoría. Realice un mapeo de todos los flujos de trabajo administrativos, elabore una lista de todas las suscripciones activas a servicios SaaS y evalúe las tareas en función de las horas y el coste. Identifique los cinco flujos de trabajo que más se pueden eliminar y los tres programas que se solapan.
• Días 15-30: Cortes rápidos. Cancelar los servicios SaaS duplicados, renegociar dos renovaciones, documentar los tres procedimientos operativos estándar (SOP) más importantes y llevar a cabo una auditoría de reuniones. Ahorro previsto: entre el 10 % y el 15 % del gasto total en administración, con efecto inmediato.
• Días 31-60: Automatice un proceso. Seleccione la tarea basada en reglas que genere mayor volumen de trabajo (normalmente, el registro de gastos, la tramitación de facturas o la preparación de nóminas). Impleméntela con la herramienta adecuada. Ahorro previsto: entre un 5 % y un 10 % adicional.
• Días 61-90: Externalice una función. Traslade una función que requiera un gran volumen de trabajo (contabilidad, seguimiento de cuentas por cobrar, operaciones de RR. HH.) a un equipo externo previamente evaluado, con acuerdos de nivel de servicio (SLA) bien definidos. Llévela a cabo en paralelo con el trabajo interno durante 30 días y, a continuación, realice la transición. Ahorro previsto: entre un 15 % y un 25 % adicional.
• Días 91-180: Compuesto. Incorporar asistencia de nivel 1 de VA, trasladar otra función al extranjero, automatizar un segundo flujo de trabajo y ultimar la infraestructura exclusivamente en la nube. Ahorro total previsto para el sexto mes: entre el 40 % y el 60 %.

Una empresa estadounidense en fase de expansión con la que colaboramos logró una reducción del 47 % en los costes totales de administración en 84 días siguiendo exactamente esta secuencia. La clave radicó en la secuencia, no en medidas heroicas: cada paso validaba el siguiente, por lo que la calidad nunca decayó.

¿Qué medidas de resultado inmediato puede poner en práctica esta semana?

Cinco medidas que puede adoptar esta semana para empezar a reducir los costes administrativos de forma inmediata. Ninguna de ellas requiere la aprobación de la dirección, ninguna lleva más de una tarde y todas ellas generan ahorros reales en un plazo de 30 días.

• Elimine hoy mismo una herramienta SaaS que utilice poco: Revise el extracto de su tarjeta, elija la herramienta más barata que nadie haya utilizado en los últimos 30 días y cancélela. Ahorro habitual: entre 100 y 400 dólares al mes.
• Delegue tres tareas administrativas recurrentes a un asistente virtual de nivel 1. Gestión del calendario, clasificación del correo electrónico y registro de gastos. Solo necesita entre 5 y 10 horas a la semana para notar la diferencia.
• Documentar un procedimiento operativo estándar (SOP) para la tarea administrativa que más tiempo requiere. Una grabación de Loom junto con una página de Notion es suficiente. Para obtener plantillas prácticas, consulte la referencia en Nuestra guía sobre las 10 mejores herramientas de productividad para equipos que trabajan a distancia.
• Realice un experimento asíncrono de una semana de duración: Cancele una reunión periódica y sustitúyala por un informe escrito o un vídeo de Loom. Compruebe qué consecuencias tiene. En la mayoría de los casos, no pasa nada, y su equipo recuperará entre una y dos horas.
• Renegociar una renovación de SaaS: Seleccione la próxima renovación en su calendario y solicite un descuento del 15-20 % a cambio de un compromiso anual. La mayoría de los proveedores aceptarán.

No se trata de hipótesis. Son las medidas de ahorro en costes administrativos que implican menos complicaciones y que recomendamos desde el primer día a todos los clientes con los que trabajamos.

¿Cómo se garantiza el Compliance y la ciberseguridad al tiempo que se reducen los costes?

Los principales riesgos de Compliance en la reducción de costes de las funciones administrativas son los acuerdos de nivel de servicio (SLA) poco sólidos con los socios de externalización, las prácticas deficientes de gestión de datos y la reducción excesivamente precipitada de los controles financieros.

La encuesta de Deloitte destaca la ciberseguridad como el principal reto externo al que se enfrentan los directivos, y el 81 % recurre a proveedores externos para gestionar parte de su capacidad en materia de ciberseguridad. En cuanto al marco normativo, Consulte nuestra guía de buenas prácticas en materia de Compliance de RR. HH. y Nuestros consejos sobre Compliance en el ámbito laboral para los empresarios.

Lista de comprobación de Compliance y seguridad:

• Acuerdos de nivel de servicio (SLA) sólidos con todos los socios de externalización: Incluya objetivos de precisión, acuerdos de nivel de servicio (SLA) en cuanto a plazos de respuesta, plazos de notificación de infracciones y procedimientos de escalación. Cumplimiento con SOC 2 Tipo II y el RGPD para cualquier proveedor que gestione datos de empleados o financieros. Para obtener más información, Consulte nuestra guía sobre la externalización de la Compliance.
• Documente todo antes de externalizarlo: Los procedimientos operativos estándar (SOP) reducen la dependencia de personas concretas y permiten medir la calidad de forma homogénea entre distintos proveedores y zonas geográficas.
• Refuerce los controles internos, no los relaje: La separación de funciones, los umbrales de aprobación y los registros de auditoría cobran mayor importancia a medida que una parte cada vez mayor del trabajo se realiza fuera de las instalaciones.
• La ciberseguridad no es opcional: Acceso «Zero Trust» para cualquier sistema en la nube, autenticación multifactorial (MFA) obligatoria, almacenamiento cifrado y normas claras sobre la residencia de datos para los equipos en el extranjero.
• Manténgase al día de los cambios normativos: La legislación fiscal, en materia de protección de datos y laboral evoluciona con rapidez. Esté atento al riesgo de establecimiento permanente y a la exposición derivada de la clasificación errónea de los trabajadores.

En el caso de las contrataciones en el extranjero, un acuerdo de Employer of Record asume la mayor parte de las obligaciones de Compliance (prestaciones legales, declaraciones fiscales, contratos de trabajo, cesión de propiedad intelectual), por lo que no es necesario que su empresa se encargue de ello internamente. Para obtener más información, Consulte nuestra guía sobre la clasificación de empleados en el marco del EOR.

¿Qué riesgos ocultos debe tener en cuenta a la hora de reducir los costes administrativos?

Los riesgos ocultos más habituales son una definición deficiente de los procesos antes de la externalización, la falta de indicadores de rendimiento, los problemas de idioma y de huso horario con un proveedor inadecuado, y la reducción excesiva de los controles en aras de la rapidez. Ninguno de ellos es fatal, pero cada uno de ellos va mermando silenciosamente el ahorro que creía haber asegurado.

Preste especial atención a lo siguiente:

• Comisiones ocultas de los proveedores: Algunos proveedores de externalización ofrecen una tarifa nominal baja, pero luego añaden gastos de configuración, acceso al software, formación o comisiones por transacción. Exija un desglose transparente del coste total de propiedad antes de firmar.
• Pérdida de calidad tras la luna de miel: Los nuevos proveedores ofrecen un servicio excelente durante 60 días, pero la calidad decae cuando el personal con más experiencia deja la empresa. Asegúrese de incluir en el contrato la permanencia de un equipo concreto y la realización de revisiones trimestrales del negocio.
• Desajuste en la comunicación y la cultura: Seleccione socios en el extranjero que dominen el inglés, cuenten con un horario laboral que coincida con el de EE. UU. y hayan recibido formación acreditada sobre tareas específicas de EE. UU. (nóminas, principios contables generalmente aceptados [GAAP] y normas de planificación y análisis financiero [FP&A]).
• Deficiencias en la Compliance: Un proveedor más barato con una seguridad de datos deficiente o que carezca de la certificación SOC 2 le supondrá un coste mayor en la primera filtración que el ahorro obtenido en diez años.
• Recortar en exceso los controles internos: Si elimina la separación de funciones o los controles de aprobación para agilizar los procesos, se interrumpe su registro de auditoría.
• Pérdida de conocimientos: Cuando externalice un proceso, documéntelo primero. De lo contrario, la memoria institucional se irá junto con la persona a la que haya sustituido.

La solución es la misma en todos los casos: procedimientos operativos estándar (SOP) claros, acuerdos de nivel de servicio (SLA) sólidos, personas de contacto designadas, precios transparentes y revisiones trimestrales.

¿Cómo se elige al socio adecuado para la externalización de las funciones administrativas?

El socio adecuado para la externalización de servicios administrativos cuenta con una amplia experiencia en las funciones que le interesan, una política de precios transparente, un sólido compromiso con la Compliance, capacidad escalable y una compatibilidad cultural y de husos horarios con su equipo. El reconocimiento de marca es un indicador poco fiable. Las referencias, las certificaciones de auditoría y una prueba piloto en condiciones reales son los indicadores que merece la pena tener en cuenta. En cuanto al marco más amplio de evaluación de socios, Consulte nuestra guía de empresas de externalización de procesos empresariales (BPO) y Descripción general de nuestros centros de atención telefónica de BPO.

Evalúe al socio en función de estos seis criterios:

• Experiencia y adecuación al ámbito: Experiencia demostrada en sus funciones específicas: gestión de nóminas, contabilidad, cuentas por cobrar y por pagar, operaciones de RR. HH. y soporte informático. Solicite referencias de clientes de su mismo tamaño y del mismo sector. Para las listas de socios preseleccionados, Consulte nuestra guía sobre empresas de externalización de recursos humanos.
• Precios transparentes: Por empleado, por transacción o una cuota mensual fija. Sin gastos sorpresa de configuración ni de modificación del contrato. A modo de referencia, Consulte nuestra guía de tarifas de los servicios de gestión de nóminas externalizados.
• Compliance y seguridad: SOC 2 Tipo II, RGPD e ISO 27001, según proceda.
• Adecuación tecnológica: Funciona con su entorno actual, en lugar de obligarle a realizar una migración.
• Escalabilidad: Puede pasar de un puesto a diez sin necesidad de renegociar el contrato.
• La comunicación y la coincidencia de husos horarios. Un solapamiento de al menos cuatro horas con el horario laboral de EE. UU., un responsable de cuenta designado y una periodicidad semanal incorporada.

Realice siempre una prueba piloto antes de ampliar la escala. Una prueba piloto de entre 30 y 60 días centrada en un único puesto, con indicadores de éxito claros, le proporcionará toda la información que un compromiso de 12 meses no puede ofrecerle. Para Cómo elegir un Employer of Record, dicha guía complementaria recoge la lista de comprobación específica para la EOR.

¿De qué manera ayuda Wisemonk a reducir los costes administrativos?

Wisemonk Es una empresa de EOR con sede en la India. Ayudamos a empresas internacionales a contratar, remunerar y gestionar personal administrativo en el extranjero sin necesidad de constituir una entidad local, encargándonos de todas las operaciones relacionadas con la nómina, Compliance, el equipamiento y los recursos humanos de principio a fin.

Para las empresas que se toman en serio el ahorro de costes en las funciones administrativas, esa combinación suele suponer una reducción de entre el 50 % y el 65 % en los costes de personal de los puestos basados en reglas, al tiempo que se mantienen intactos el Compliance, la propiedad intelectual y la calidad.

A continuación se explica cómo funciona la colaboración en un programa típico de reducción de costes de las funciones administrativas:

• Contratación de personal de back office en el extranjero a través de Wisemonk EOR: Contables, especialistas en cuentas por cobrar y por pagar, coordinadores de nóminas, personal de operaciones de RR. HH., soporte informático y analistas de datos contratados como empleados a tiempo completo de Wisemonk, que se incorporarán a su empresa. Desde 99 dólares al mes por empleado.
• Servicios de gestión de nóminas a partir de 49 dólares al mes por empleado, destinados a empresas que desean que se gestionen los procesos de nómina, las declaraciones reglamentarias y la administración de prestaciones sin tener que asumir el alcance completo de un EOR.
• Contractor of Record y Agent of Record para trabajos por proyectos y pagos a autónomos sin riesgo de clasificación errónea.
• Plataforma de pagos para autónomos que permite realizar pagos puntuales y recurrentes a colaboradores en un único flujo de trabajo.
• Contratación de personal, adquisición de equipos y servicios de recursos humanos para completar la estructura de servicios administrativos en el extranjero.
• Un equipo de atención al cliente dedicado, con horario de EE. UU., para que su departamento administrativo funcione según su zona horaria, no la nuestra.

Con más de 300 clientes en todo el mundo, más de 2.000 empleados gestionados, más de 20 millones de dólares en nóminas procesadas y una valoración de 4,8/5 en G2, hemos aplicado este modelo a empresas en expansión de EE. UU., agencias de software y empresas internacionales desde el primer día. Tanto si es usted una startup, una pyme, una empresa en expansión o una gran empresa, disponemos de un modelo de servicios administrativos que se adapta a sus necesidades.

Creamos Wisemonk en la India y es en este país donde centramos nuestros esfuerzos. Esa dedicación es lo que le ofrecemos hoy en día y, a medida que planificamos nuestra expansión a mercados como Estados Unidos y el Reino Unido, mantendremos el mismo nivel de calidad.

Opinión/comentario de un cliente de Wisemonk:

«Llevo dos años trabajando con Wisemonk como empleado en régimen de EOR. La llamada de Onboarding fue realmente satisfactoria e incluso ayudaron a mi equipo a incorporarse. Me ayudaron con la adquisición de dispositivos MacBook y iPhone. Su interfaz es muy buena y puedo gestionar a mi equipo desde una única interfaz». - Félix S. Ingeniero sénior de desarrollo de software

«Wisemonk desempeñó un papel fundamental a la hora de identificar y colaborar en la contratación de tres altos ejecutivos de gran éxito. El equipo adoptó un enfoque práctico para dar respuesta a las necesidades del cliente, y Wisemonk probó múltiples estrategias de resolución de problemas en función de las necesidades del cliente y de los cambios de orientación». - Hariher B Cofundador de BuyEazzy