Nómina de los contratistas: cómo pagar a los trabajadores con formulario 1099 en 2026

Si usted pagar a los trabajadores autónomos, este año ha cambiado una cifra que afecta a la forma de presentar la declaración: el umbral de declaración del formulario 1099-NEC ha pasado de 600 a 2.000 dólares, con efecto a partir del 1 de enero de 2026, en virtud de la Publicación 1099 del IRS (2026) normas introducidas por el Ley «One Big Beautiful Bill», que entró en vigor en julio de 2025.

Se trata de la modificación más importante de las normas sobre nóminas de los trabajadores autónomos en décadas. Sin embargo, el cambio en el umbral es solo una parte de un proceso que plantea dificultades a muchas empresas, especialmente a aquellas que pagan a trabajadores autónomos en varios estados o países.

Esta guía abarca todos los aspectos: cómo clasificar correctamente a los trabajadores, qué formularios debe recopilar, cómo gestionar los pagos y cómo cumplir con la normativa al cierre del ejercicio. Tanto si cuenta con dos colaboradores externos como con veinte, se aplican los mismos principios básicos.

¿En qué consiste la gestión de nóminas de los autónomos?

Contratista La gestión de nóminas consiste en abonar a los trabajadores autónomos de forma precisa, puntual y conforme a las obligaciones de declaración de impuestos, sin la estructura de retenciones y prestaciones que se aplica a los empleados fijos.

Antes de continuar, conviene aclarar que el término «nómina de los contratistas» puede tener tres significados distintos según el contexto:

• Contratistas independientes 1099: Trabajadores autónomos a los que se les paga por proyecto o de forma periódica. No se realiza ninguna retención de impuestos. Es obligatorio presentar el formulario 1099-NEC al final del año. A esto es a lo que se refieren la mayoría de las personas.
• Trabajadores temporales con formulario W-2: Trabajadores temporales contratados a través de una agencia de empleo. Figuran en la nómina de la agencia, no en la suya. Usted paga a la agencia; la agencia se encarga del Impuesto sobre la nómina.
• Nómina certificada (sector de la construcción): Un requisito de información impuesto por el Gobierno federal a los contratistas que participan en proyectos de construcción financiados con fondos públicos. Se trata de un conjunto de normas totalmente independiente.

Para obtener información más detallada, consulte nuestras guías sobre trabajador temporal frente a autónomo y Trabajador por cuenta propia frente a contratista independiente.

Este artículo se centra en los trabajadores autónomos con formulario 1099 y pagos transfronterizos a contratistas. Los casos de uso relacionados con el formulario W-2 y las nóminas certificadas se rigen por normas totalmente distintas.

A continuación se explica en qué se diferencia la gestión de nóminas de los autónomos (formulario 1099) de la de los empleados tradicionales:

En el momento en que se difuminan estas líneas, entra en juego el riesgo de clasificación.

¿Cómo se clasifica a un trabajador como autónomo?

La clasificación no es un mero trámite administrativo. Si se comete un error, se incurre en responsabilidad por los pagos atrasados. Impuesto sobre la nómina, las cotizaciones a la FICA pendientes de pago, las sanciones y los intereses, que en ocasiones se remontan a años atrás.

En el marco de nuestra labor de apoyo a más de 300 empresas internacionales y de gestión de una nómina anual superior a los 20 millones de dólares, la clasificación errónea es el problema de Compliance que surge con mayor frecuencia durante el proceso de diligencia debida. A continuación le indicamos qué es lo que realmente examina el IRS.

El IRS utiliza un criterio de tres factores basado en el control:

El Prueba sobre las realidades económicas del Departamento de Trabajo (DOL) aborda la cuestión desde otra perspectiva: ¿depende económicamente el trabajador de su empresa o lleva a cabo una actividad independiente? La dependencia económica apunta a una relación laboral, independientemente de lo que establezca su contrato.

Las normas estatales añaden otra complicación. La prueba ABC de California, en virtud de la ley AB5, es la más estricta del país: un trabajador se considera empleado por defecto, a menos que se puedan demostrar las tres condiciones (que no esté bajo su control, que el trabajo se realice fuera de su actividad habitual y que el trabajador tenga una actividad profesional establecida de forma independiente). Massachusetts y Nueva Jersey aplican criterios igualmente estrictos. Si sus contratistas se encuentran en estos estados, la prueba federal por sí sola no es suficiente.

En los casos en los que realmente no quede claro, Formulario SS-8 Le permite solicitar una resolución del IRS antes de que surja una controversia.

¿Qué ocurre si se clasifica erróneamente a un contratista?

Las sanciones son económicas, acumulativas e implacables.

• Impuestos atrasados: Debe abonar la parte correspondiente al empleador del FICA (Seguridad Social y Medicare) por cada trabajador clasificado erróneamente, por cada año en el que se haya producido dicha clasificación errónea.
• Sanciones federales: El incumplimiento de la obligación de realizar la retención de impuestos conlleva una sanción del 1,5 % del salario, más el 40 % de la parte que corresponde al empleado en concepto de FICA [Fuente: Artículo 3509 del IRS]
• Interés: Se devenga sobre los impuestos sobre la nómina impagados a partir de la fecha de vencimiento original
• Sanciones estatales: A esto hay que sumarle las sanciones federales, y algunos estados añaden sus propias multas y las obligaciones fiscales atrasadas en materia de desempleo.
• Riesgo de litigio: Los trabajadores clasificados erróneamente pueden presentar una demanda para reclamar las prestaciones, las horas extras y las protecciones por despido improcedente que se les han denegado

Hay algo de lo que la mayoría de las empresas no se dan cuenta: las auditorías por clasificación errónea suelen iniciarse con mayor frecuencia a raíz de que un colaborador autónomo solicite prestaciones por desempleo que por una revisión aleatoria del IRS. Una sola denuncia puede dar lugar a una auditoría completa de sus relaciones con los colaboradores autónomos.

Una vez confirmada la clasificación, el siguiente paso consiste en preparar la documentación necesaria antes de que se efectúe el primer pago.

¿No está seguro de si su trabajador cumple los requisitos para ser considerado autónomo o empleado? Lea nuestro análisis detallado en Contratistas frente a empleados.

¿Qué formularios y documentos necesita antes de pagar a un contratista?

Recopílelos antes de que se efectúe el primer pago, no después. La falta de documentación es la razón más habitual por la que las empresas acaban teniendo que hacer frente a obligaciones de retención de seguridad accidentales al cierre del ejercicio.

• Formulario W-9 (contratistas estadounidenses): Recopila el número de identificación fiscal del contratista y su situación respecto a la retención de seguridad. Si no se presenta el formulario W-9, se aplicará de inmediato una retención de seguridad del 24 %.
• W-8BEN (personas físicas no residentes en EE. UU.): Obligatorio para los contratistas particulares extranjeros. Certifica su condición de extranjero y sustituye por completo al formulario W-9.
• W-8BEN-E (entidades no estadounidenses): Tiene la misma finalidad que el formulario W-8BEN, pero está destinado a entidades empresariales extranjeras.
• Contrato por escrito con el contratista: Abarca el alcance, la tarifa, el calendario de pagos, la titularidad de la propiedad intelectual y las condiciones de rescisión. Un contrato firmado constituye su primera línea de defensa en caso de litigio por clasificación errónea.
• Notificación estatal de nuevas contrataciones: Algunos estados exigen que se comunique la contratación de nuevos contratistas. Los requisitos varían, por lo que le recomendamos que consulte la normativa de su estado.

Para obtener más información sobre los formularios correspondientes, consulte nuestras guías sobre Cómo entender el formulario W-8BEN y W-9 frente a W-2: ¿en qué se diferencian?.

Incorpore la recogida del formulario W-9 en su proceso de Onboarding antes de que comience el trabajo. Tener que perseguir los formularios fiscales durante la temporada de declaración de la renta es la forma en que se acumulan los errores.

Una vez que disponga de toda la documentación necesaria, la siguiente decisión es cómo transferir el dinero.

¿Cómo se paga a los autónomos?

No existe una única forma óptima de pagar a los contratistas. El método adecuado depende del volumen de pagos, la frecuencia, la ubicación de los contratistas y la carga administrativa que esté dispuesto a asumir.

El sistema ACH tiene un coste aproximado de 0,50 dólares por transacción, frente a los 25-50 dólares de las transferencias bancarias; se tramita en un plazo de 1 a 2 días laborables y genera registros digitales automáticos para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Para la mayoría de los pagos a contratistas nacionales, el sistema ACH es la opción predeterminada.

Datos sobre comisiones procedentes de Wise y Propel RC, 2026.

Un aspecto que conviene tener en cuenta: las empresas que pagan a los colaboradores a través de plataformas como PayPal o Venmo pueden dar lugar a la presentación del formulario 1099-K por parte de la plataforma, independientemente de su propia obligación de presentar el formulario 1099-NEC. Mantenga un registro claro de qué formulario se emitirá para evitar que el colaborador sea declarado dos veces.

El método más económico no siempre es el más adecuado si se tienen en cuenta el tiempo dedicado a la conciliación, la calidad del registro de auditoría y la documentación relativa a Compliance.

Pagar correctamente es solo la mitad de la obligación. La otra mitad consiste en presentar la declaración.

Más información: Cómo pagar a los empleados con formulario 1099: guía completa para empresarios 2026

Normas de declaración del formulario 1099-NEC y el cambio en el umbral para 2026

El cambio más importante en materia de Compliance relacionado con la nómina de los contratistas en 2026: el umbral de declaración al IRS para el formulario 1099-NEC ha pasado de 600 a 2.000 dólares, con efecto a partir del 1 de enero de 2026, en virtud de la Ley «One Big Beautiful Bill», promulgada en julio de 2025. En el caso de cualquier colaborador al que le pague menos de 2.000 dólares durante este año natural, ya no tendrá que presentar el formulario 1099-NEC. Los ingresos siguen estando sujetos a impuestos para el colaborador, pero usted ya no tiene la obligación de presentar dicho formulario.

A continuación se muestra cómo ha variado el umbral:

Algunas reglas más que conviene tener claras:

• Fecha límite: 31 de enero. Tanto la copia destinada al IRS como la del contratista deben presentarse el mismo día. No hay prórroga automática. El incumplimiento del plazo conlleva sanciones que comienzan en 60 dólares por formulario y aumentan en función del retraso en la presentación.
• Retención de impuestos a cuenta: Si un contratista no facilita un número de identificación fiscal correcto, deberá retener el 24 % de su pago y remitirlo al IRS. Esta obligación se aplica incluso si el pago es inferior al umbral de declaración de 2.000 dólares.
• 1099-NEC frente a 1099-MISC frente a 1099-K: El formulario 1099-NEC se refiere a las remuneraciones a personas que no son empleados (por servicios). El formulario 1099-MISC se refiere a alquileres, regalías y premios. El formulario 1099-K lo emiten los procesadores de pagos, como PayPal o Venmo, y solo se aplica cuando los pagos superan los 20 000 dólares y las 200 transacciones al año.
• Documentación presentada ante las autoridades estatales: Algunos estados participan en el programa de presentación conjunta de declaraciones federales y estatales del IRS y reciben sus datos automáticamente. Otros, entre ellos Pensilvania y Nueva Jersey, exigen la presentación directa de la declaración estatal. Consulte por separado la normativa de su estado.

El cambio en el umbral reduce los trámites administrativos. No exime de su obligación de llevar un control preciso de los pagos a lo largo del año.

Lea también: Cómo presentar el formulario 1099-NEC como trabajador autónomo: Guía para 2026

Una cosa es comprender los formularios y otra muy distinta es llevar a cabo el proceso de gestión de nóminas propiamente dicho.

Cómo gestionar la nómina de los autónomos: un proceso paso a paso

A diferencia de la nómina de los empleados, no hay que realizar retenciones, ni deducir prestaciones, ni generar nóminas. No obstante, el proceso consta de siete pasos que deben seguirse en orden, en todo momento.

Tras haber realizado el Onboarding para más de 2.000 empleados y colaboradores para empresas internacionales, con una gestión de nóminas anual de más de 20 millones de dólares a nuestras espaldas, los problemas suelen surgir casi siempre en los mismos dos pasos. A continuación, indicamos cuáles son.

1. Confirme la clasificación. Antes de que comience cualquier trabajo, compruebe que el trabajador reúna los requisitos para ser considerado un trabajador autónomo, tanto según los criterios del IRS como según la normativa de su estado.
2. Recopile los formularios de las series W-9 o W-8. Los contratistas estadounidenses deben presentar el formulario W-9. Las personas físicas no estadounidenses deben presentar el formulario W-8BEN. Las entidades no estadounidenses deben presentar el formulario W-8BEN-E. Sin formulario, no hay pago.
3. Acuerde la tarifa y las condiciones por escrito. Establezca el alcance del documento, el calendario de pagos, los resultados esperados y la titularidad de la propiedad intelectual antes de comenzar el trabajo.
4. Realizar un seguimiento de los trabajos y aprobar las facturas. La falta de aprobación de las facturas o una aprobación inadecuada es la deficiencia más habitual que observamos. Esto genera problemas de conciliación al cierre del ejercicio y debilita su defensa en materia de clasificación en caso de que se produzca una auditoría.
5. Procesar el pago. Utilice el método de pago que haya elegido y mantenga un registro claro de las transacciones vinculadas a la factura aprobada.
6. Registre el pago. Anote inmediatamente el importe, la fecha, la forma de pago y los datos del contratista. No confíe en tener que reconstruir los registros a partir de los extractos bancarios más adelante.
7. Presente el formulario 1099-NEC antes del 31 de enero. Sume todos los pagos realizados al mismo contratista a lo largo del año antes de decidir si se aplica el umbral de 2.000 dólares. Es aquí donde la mayoría de las empresas cometen un error: llevan un control por factura, en lugar de por el total por contratista, y acaban por no presentar la declaración.

Este proceso funciona tanto si se trata de un contratista como de cincuenta. El punto en el que el sistema deja de funcionar suele darse a partir de cinco contratistas o más, momento en el que el seguimiento manual deja de ser viable.

Ahí es donde el software de gestión de nóminas para contratistas empieza a amortizarse.

¿Debería utilizar un programa de gestión de nóminas para autónomos o gestionarlas manualmente?

El método manual funciona bien a pequeña escala. Una hoja de cálculo, una transferencia bancaria y un formulario 1099-NEC al final del año constituyen un sistema perfectamente adecuado cuando se cuenta con uno o dos contratistas cuyas facturas son predecibles.

Deja de funcionar cuando aumenta la complejidad.

Cuándo es adecuado el modo manual:

• De 1 a 2 contratistas, la misma tarifa cada mes
• Solo pagos nacionales
• Presentación sencilla del formulario 1099-NEC a final de año

Cuando el software da sus frutos:

• 5 o más contratistas, especialmente en varios estados
• Pagos frecuentes fuera de ciclo o de importe variable
• Pagos transfronterizos a contratistas que requieren compatibilidad con varias divisas
• Amplia cartera de contratistas que requiere la generación masiva de formularios 1099-NEC y su presentación electrónica

Lo que realmente automatiza un software de nóminas: la recogida y el almacenamiento de los formularios W-9, la programación de pagos, la generación y presentación de los formularios 1099-NEC, los recordatorios de presentación de declaraciones estatales y la integración con el software de contabilidad. La mayoría de las plataformas de nóminas con servicio completo gestionan los pagos a los colaboradores autónomos dentro del mismo sistema que las nóminas de los empleados, lo cual resulta importante cuando su plantilla está compuesta por ambos tipos de trabajadores.

A la hora de evaluar proveedores de servicios de nóminas, dé prioridad a la capacidad de realizar pagos masivos, a un portal dirigido a los colaboradores para la presentación de documentos, a la compatibilidad con varias divisas y a una integración fluida con su software de contabilidad actual.

El verdadero retorno de la inversión a gran escala no reside en el pago en sí mismo, sino en unos registros preparados para auditorías y en unos informes de fin de ejercicio que no requieran una reconstrucción manual.

La gestión de nóminas de los contratistas nacionales sigue unas pautas muy claras. En el ámbito transfronterizo, la situación es totalmente diferente.

Si está valorando sus opciones, consulte nuestras guías sobre servicios de gestión de nóminas externalizados y Servicios de gestión de nóminas asequibles: una comparación de precios.

¿Cómo se paga a los contratistas con sede fuera de EE. UU.?

Cada pago transfronterizo a un contratista conlleva variables que los programas de gestión de nóminas nacionales no tienen en cuenta. Los formularios fiscales son distintos, las normas de declaración son diferentes y los requisitos de Compliance que subyacen al pago son considerablemente más complejos.

Este es el ámbito en el que se producen la mayoría de los errores evitables. Tras haber colaborado con más de 300 empresas que gestionan equipos transfronterizos y supervisado una nómina anual de más de 20 millones de dólares en múltiples jurisdicciones, la pauta es constante: el pago se liquida, pero los requisitos de Compliance subyacentes no se cumplen.

Estos son los cambios que se producen cuando su contratista se encuentra fuera de EE. UU.:

• N.º 1099-NEC. En el caso de los contratistas extranjeros que realicen trabajos íntegramente fuera de los Estados Unidos, no es necesario presentar el formulario 1099-NEC. En su lugar, deberá recabar el formulario W-8BEN (para particulares) o W-8BEN-E (para entidades) y conservarlo en sus archivos.
• No es necesario realizar ninguna retención de impuestos en EE. UU. Los ingresos de origen extranjero abonados a contratistas no estadounidenses no suelen estar sujetos a retención en origen en EE. UU., siempre que se hayan presentado los formularios W-8 y el trabajo se realice en el extranjero.
• Los costes de divisas se van acumulando. Las transferencias bancarias suelen costar entre 25 y 50 dólares por operación. Plataformas como Wise cobran aproximadamente entre el 0,5 % y el 1 % sobre el importe convertido, aplicando el tipo de cambio medio de mercado, lo que las hace considerablemente más económicas para los pagos internacionales recurrentes a contratistas.
• Riesgo de establecimiento permanente. Si su contratista negocia o firma contratos de forma habitual en su nombre, las autoridades fiscales locales podrían considerar que su empresa tiene presencia fiscal en su país, incluso sin disponer de una oficina física allí. Esto puede dar lugar a obligaciones fiscales en materia de impuesto de sociedades en la jurisdicción del contratista.
• Se aplican las normas locales en materia de clasificación errónea. La prueba del IRS rige sus obligaciones en EE. UU. No rige la forma en que el país de origen del contratista clasifica dicha relación. Algunos países tienen definiciones más restrictivas de la condición de contratista independiente que las de EE. UU.

El pago es la parte más sencilla. Es precisamente en el ámbito de la Compliance, que subyace a este, donde la mayoría de las empresas no invierten lo suficiente.

Llega un momento en el que una relación con un contratista en otro país supera por completo el modelo de contratación.

¿En qué momento deja de ser suficiente la gestión de los contratistas?

Si un contratista trabaja exclusivamente para su empresa, se ajusta a su horario y lleva 12 meses o más prestando sus servicios, es posible que ya reúna los requisitos para ser considerado un empleado con arreglo a la legislación laboral local, independientemente de lo que establezca su contrato.

Los factores desencadenantes que provocan un EOR Conversación: la relación laboral ha pasado a ser a tiempo completo y exclusiva, la normativa local en materia de clasificación es más estricta que la normativa estadounidense, o el contratista está preguntando por las prestaciones y la seguridad laboral. Las empresas que realizan la conversión de forma temprana suelen conservar al trabajador. Las que esperan suelen perderlo o se enfrentan primero a un incidente de Compliance.

Wisemonk es una empresa que actúa como Employer of Record en la India y presta apoyo a las empresas estadounidenses que necesitan convertir los contratos de los trabajadores autónomos en empleos a tiempo completo que cumplan con la normativa, sin tener que cambiar de proveedor en mitad de la relación contractual.

¿Cuáles son los errores más habituales que hay que evitar en la gestión de nóminas de los autónomos?

La mayoría de los problemas relacionados con la nómina de los contratistas se pueden evitar. Suelen girar en torno a los mismos seis errores.

• Clasificación errónea de los contratistas a largo plazo. La duración, la exclusividad y el control son los tres factores que se examinan en primer lugar. Cuanto más prolongado y exclusivo sea el contrato, más se asemejará a una relación laboral.
• No se ha presentado el formulario W-9 antes del primer pago. Cobrarla una vez que haya comenzado la jornada laboral genera una laguna en los registros y puede dar lugar a obligaciones de retención en la fuente con carácter retroactivo.
• Incumplimiento de las normas relativas al formulario 1099-K en los pagos realizados a través de PayPal o Venmo. Si además presenta un formulario 1099-NEC para el mismo contratista, este aparecerá declarado por duplicado y deberá conciliar la discrepancia en su declaración.
• Olvidarse de presentar los formularios 1099 estatales. Pensilvania y Nueva Jersey exigen la presentación directa de la declaración estatal al margen del programa de presentación conjunta federal y estatal del IRS. No basta con presentar únicamente la declaración federal.
• Incluir a los contratistas en la nómina de empleados. Esto genera registros salariales y activa cálculos de retenciones que resultan difíciles de revertir.
• Dejar que el compromiso derive en una relación laboral. Los horarios fijos, el equipamiento de la empresa y los acuerdos de exclusividad son señales de alerta en materia de clasificación. Si la relación ha cambiado, el contrato debería reflejarlo.

Ninguno de estos riesgos es inusual. Se trata de deficiencias en los procesos que suelen salir a la luz en el peor momento posible: una auditoría, una ronda de financiación o un conflicto con un contratista.

¿Es Wisemonk el socio adecuado para gestionar las nóminas de los trabajadores autónomos?

Wisemonk es un Employer of Record en la India, con el fin de ayudar a las empresas estadounidenses que necesitan convertir los contratos de los trabajadores subcontratados en empleos a tiempo completo que cumplan con la normativa, sin tener que cambiar de proveedor en mitad de la relación contractual.

De pagos a contratistas y proveedores al 6 % por cada pago al contratista hasta el importe total EOR a 99 dólares por empleado al mes Sin necesidad de contar con una entidad local, Wisemonk se encarga de la clasificación de los contratistas conforme a la normativa, la gestión de las retenciones en origen (TDS), las presentaciones reglamentarias y una responsable de RR. HH. especializado para cada equipo de clientes. Las empresas que ya cuentan con su propia entidad pueden utilizar gestión de nóminas a 49 dólares por empleado al mes. Todo se gestiona a través de una única plataforma, tanto si se trata de pagar a un solo colaborador como de ampliar un equipo a tiempo completo.

La India es el mercado en el que tenemos mayor presencia en la actualidad. La gestión del empleo, las nóminas y la Compliance para su personal contratado en la India es lo que mejor sabemos hacer, y estamos planificando nuestra expansión a mercados como Estados Unidos y el Reino Unido.

Lo que dicen nuestros clientes

Empresas de EE. UU., el Reino Unido y Europa confían en nosotros para formar sus equipos de forma rápida y conforme a la normativa. Esto es lo que opinan nuestros clientes:

«Estoy muy contento de haber descubierto Wisemonk. Ha sido un auténtico placer trabajar con ellos, y su atención al detalle es impresionante. Nos ayudaron a comprender su modelo de precios, a encontrar candidatos altamente cualificados, a entrevistarlos y, posteriormente, a realizar el proceso de Onboarding. Les proporcioné los criterios relativos al tipo de personas que buscábamos y cumplieron con creces. Las personas que lograron encontrar se encuentran entre los mejores ingenieros con los que he trabajado jamás. Recomiendo Wisemonk a cualquiera que necesite ayuda en materia de selección de personal». - Dan Sampson, director de ingeniería de Cobu