Was sind Lohnverbindlichkeiten? Arten, Beispiele und Leitfaden

Jedes Mal, wenn Sie die Lohnabrechnung durchführen, entstehen Ihrem Unternehmen Verbindlichkeiten, die noch nicht beglichen wurden. Dies sind Löhne, die den Mitarbeitern für bereits geleistete Arbeitsstunden zustehen, sowie die von den Gehaltszahlungen der Mitarbeiter einbehaltene Bundessteuer und die FICA-Abgaben, die an die US-Steuerbehörde (IRS) abgeführt werden müssen. Beiträge für Sozialleistungen, die auf Ihrem Konto verbleiben, bis sie beim Versicherer eingehen. Dies sind Verbindlichkeiten aus der Lohnabrechnung, die in Ihrer Bilanz ausgewiesen bleiben, bis die entsprechenden Geldbeträge tatsächlich überwiesen werden.

Das eigentliche Risiko liegt in der unsachgemäßen Handhabung dieser Angelegenheiten. Versäumte Einzahlungsfristen führen zu Strafzuschlägen von 2 % bis 15 %. Falsch eingestufte Arbeitnehmer führen zu rückwirkenden Steuerverbindlichkeiten. Und gemäß einer bestimmten Vorschrift der US-Steuerbehörde IRS können Inhaber und Finanzverantwortliche persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuern haftbar gemacht werden, selbst wenn das Unternehmen bereits aufgelöst wurde.

Dieser Leitfaden behandelt die Frage, was Lohnverbindlichkeiten sind, welche Hauptarten es gibt, wie man sie berechnet und verbucht, wann sie fällig sind, was sich bei grenzüberschreitender Personalbeschaffung ändert und welche Fehlerquellen am häufigsten zu Strafen führen.

Was sind Lohnverbindlichkeiten?

Lohnverbindlichkeiten sind Beträge, die Ihr Unternehmen schuldet, aber aufgrund von […] noch nicht gezahlt hat. Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie werden in Ihrer Bilanz als Verbindlichkeiten ausgewiesen, bis das Geld tatsächlich von Ihrem Konto abgezogen wird – sei es an Mitarbeiter, an staatliche Steuerbehörden oder an externe Leistungsanbieter.

Jedes Abrechnungszyklus erzeugt diese. Sobald Sie die Bruttolöhne berechnen, die Bundessteuer und die FICA-Beiträge von den Gehaltszahlungen Ihrer Mitarbeiter einbehalten oder Urlaubsansprüche ansammeln, haben Sie eine Verbindlichkeit geschaffen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens beglichen werden muss. Gesunde Unternehmen haben stets Verbindlichkeiten aus der Lohnabrechnung. Das Risiko besteht nicht darin, diese zu haben, sondern darin, den Überblick darüber zu verlieren.

Drei Kategorien decken den Großteil dessen ab, was Sie sehen werden:

• Forderungen gegenüber Mitarbeitern. Ausstehende Löhne, angestauter Urlaubsanspruch, noch nicht ausgezahlte Prämien und Provisionen.
• Forderungen staatlicher Stellen. Einbehaltungen der Bundeslohnsteuer, FICA (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil), FUTA, staatliche Arbeitslosenversicherung sowie staatliche und kommunale Steuern.
• Verbindlichkeiten gegenüber Dritten. Krankenversicherungsbeiträge, Rentenbeiträge, Gewerkschaftsbeiträge, Lohnpfändungen und Gebühren für Lohnabrechnungssoftware.

Jede Kategorie hat ihre eigene Frist, ihr eigenes Berichtsformular und ihre eigenen Konsequenzen bei Verzögerungen. Die klare Abgrenzung der Kategorien ist der erste Schritt, um die Salden in Einklang zu halten.

Sobald Sie die Kategorien geklärt haben, stellt sich als Nächstes die Frage, was eine Verbindlichkeit von einem Aufwand unterscheidet, da diese beiden Begriffe oft genug verwechselt werden, um ganze Bilanzen aus dem Gleichgewicht zu bringen.

Lohnverbindlichkeiten vs. Lohnkosten: Worin besteht der Unterschied?

Eine Lohnverbindlichkeit ist ein Betrag, den Ihr Unternehmen noch schuldet. Ein Lohnaufwand ist ein Betrag, den Ihr Unternehmen bereits gezahlt hat. Ein und derselbe Betrag kann innerhalb desselben Abrechnungslaufs beides sein, nur zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

So lässt sich diese Unterscheidung konkret veranschaulichen:

• Verbindlichkeiten Sie werden in der Bilanz unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten ausgewiesen. Sie stellen Verpflichtungen dar, die noch nicht in bar beglichen wurden.
• Ausgaben Sie werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Sie mindern den Periodengewinn in dem Zeitraum, in dem sie anfallen.
• Die Umwandlung Dies geschieht, wenn Geldflüsse stattfinden. Eine einbehaltene Steuer wird ab dem Zeitpunkt der Lohnabrechnung bis zur Gutschrift der Zahlung beim IRS als Verbindlichkeit verbucht; zu diesem Zeitpunkt wird die Verbindlichkeit aufgelöst und der Kassenbestand verringert sich um denselben Betrag.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht dies. Nehmen wir an, Ihre Abrechnungsperiode endet am Mittwoch und der Zahltag ist am Freitag. Die Löhne, die Ihre Mitarbeiter am Donnerstag und Freitag verdient haben, gelten in Ihrer Buchhaltung als Verbindlichkeit aus der Lohnabrechnung, bis der Scheck vom Freitag eingelöst ist. Sobald das Geld ausgezahlt ist, werden diese Löhne zu einem Lohnkostenposten für die betreffende Periode.

Verbindlichkeiten und Aufwendungen im Überblick

Der Grund, warum diese Unterscheidung in der Praxis von Bedeutung ist: Nach dem Prinzip der periodengerechten Rechnungslegung müssen Sie eine Verbindlichkeit in dem Moment erfassen, in dem sie entsteht, und nicht erst, wenn ein Geldfluss stattfindet. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, werden Ihre tatsächlichen Verbindlichkeiten in der Bilanz zu niedrig ausgewiesen.

Wenn Sie Ihre Personalabrechnung grenzüberschreitend ausweiten möchten, lesen Sie unsere Übersicht zu „Globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste: Umfassender Vergleichsleitfaden“.

Nachdem der Unterschied nun klar ist, gilt es als Nächstes, die gesamte Reihe der Kategorien zu erfassen, die in der Spalte „Verbindlichkeiten“ aufgeführt sind.

Welche Hauptarten von Lohn- und Gehaltsverpflichtungen gibt es?

Lohnverbindlichkeiten lassen sich in fünf Kategorien einteilen. Jede Kategorie hat ihre eigene Berechnungsmethode, ihre eigene Frist und ihre eigene Zahlungsadresse. Sie alle in einen Topf zu werfen, ist einer der schnellsten Wege, den Überblick darüber zu verlieren, was Ihr Unternehmen tatsächlich schuldet.

Die fünf Kategorien sind Mitarbeitervergütung, Lohnsteuern, freiwillige Abzüge, bezahlte Freistellungen und aufgelaufene Leistungen sowie Kosten für externe Lohnbuchhaltungsdienste. Für jeden dieser Posten entsteht ein eigener Verbindlichkeitssaldo, den Sie nachverfolgen und fristgerecht begleichen müssen.

Löhne, Gehälter und Prämien der Mitarbeiter

Die den Mitarbeitern geschuldeten Bruttolöhne stellen die erste und offensichtlichste Verbindlichkeit im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung dar. Sie decken den Zeitraum zwischen der Erbringung der Arbeitsleistung und der Auszahlung des Gehalts ab.

• Angestellte: Jahresgehalt geteilt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume, zuzüglich etwaiger Boni oder Leistungsprämien, die während des Zeitraums erworben wurden.
• Stundenlöhner: Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundensatz, zuzüglich Überstunden, Schichtzulagen und etwaiger leistungsabhängiger Prämien.
• Sonstige Vergütungen: Provisionen, Abfindungen, Nachzahlungen und rückwirkende Gehaltsanpassungen werden bis zu ihrer Auszahlung in einem gemeinsamen Posten zusammengefasst.

Selbstständige Auftragnehmer gehören zu einer anderen Kategorie. Da von ihrem Entgelt keine Quellensteuern einbehalten werden, entstehen bei Zahlungen an Auftragnehmer nicht die gleichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung. Falsche Einstufung von Arbeitnehmern als Selbstständige Hier wird diese Unterscheidung kostspielig, worauf wir später noch eingehen werden.

Lohnsteuern (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile)

Lohnsteuern stellen die größte und am stärksten regulierte Kategorie dar. Sie lassen sich in zwei Teile untergliedern: Beträge, die vom Lohn der Arbeitnehmer einbehalten werden (Sie verwahren das Geld der Arbeitnehmer), und Beträge, die der Arbeitgeber direkt schuldet.

• Bundeseinkommensteuer: jedem vorenthalten Gehaltsscheck auf der Grundlage der das W-4-Formular des Mitarbeiters sowie die Steuertabellen der IRS. Nur für Arbeitnehmer.
• FICA-Abgaben (Federal Insurance Contribution Act): 6,2 % Sozialversicherung zuzüglich 1,45 % Medicare, wobei der Arbeitgeber den gleichen Betrag beisteuert. Auf Löhne über 200.000 US-Dollar wird eine zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 % erhoben; dies gilt ausschließlich für Arbeitnehmer.
• FUTA (Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer): 6 % auf die ersten 7.000 Dollar des Lohns, ausschließlich für den Arbeitgeber. Die meisten Arbeitgeber erhalten eine Gutschrift, durch die sich der effektive Steuersatz auf 0,6 % verringert.
• SUTA (Gesetz über die staatliche Arbeitslosensteuer): Arbeitslosensteuer des Bundesstaates, die in den meisten Bundesstaaten vom Arbeitgeber entrichtet wird und deren Sätze je nach Gerichtsbarkeit auf der Grundlage der bisherigen Schadenshistorie festgelegt werden.
• Landes- und kommunale Einkommensteuern: gegebenenfalls einbehalten. In einigen Bundesländern wird keine Einkommensteuer erhoben; in anderen kommen noch kommunale Steuern hinzu.

Freiwillige Abzüge vom Gehalt der Mitarbeiter

Hierbei handelt es sich um Beträge, deren Einbehaltung der Arbeitnehmer von seinem Entgelt wünscht, sowie um gerichtlich angeordnete Einbehaltungen, zu deren Durchführung der Arbeitgeber verpflichtet ist.

• Beiträge zur Kranken-, Zahn- und Augenversicherung: Der Arbeitnehmeranteil wird einbehalten; der Arbeitgeberanteil stellt einen separaten Lohnkostenposten dar.
• Altersvorsorgebeiträge: 401(k)-Einzahlungen, IRA-Beiträge und entsprechende Arbeitgeberzuschüsse begründen jeweils Verbindlichkeiten, bis sie an den Planverwalter überwiesen werden.
• Gewerkschaftsbeiträge: nach Steuern einbehalten und an die Gewerkschaft weitergeleitet.
• Lohnpfändungen: Kindesunterhalt, Steuerpfändungen, Pfändungen von Studentenkrediten und sonstige gerichtlich angeordnete Einbehaltungen. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, diesen Verpflichtungen nachzukommen und die Beträge fristgerecht abzuführen.

Bezahlter Urlaub und angesammelte Ansprüche

In vielen Bundesländern sind zwar aufgelaufene, aber nicht in Anspruch genommener Sonderurlaub gilt als verdientes Arbeitsentgelt, wodurch es in Ihrer Bilanz als Verbindlichkeit ausgewiesen wird, auch wenn der Mitarbeiter den Urlaub noch nicht genommen hat. Der Wert jeder angesammelten Urlaubsstunde entspricht einem Betrag, den Sie schulden.

Auch Abfindungsverpflichtungen, angesammelte Krankentage und aufgeschobene Vergütungen fallen hierunter. Die bilanzielle Behandlung variiert je nach Plan, doch das Prinzip ist dasselbe: Wenn der Mitarbeiter einen Anspruch erworben hat und Sie diesen noch nicht ausgezahlt haben, handelt es sich um eine Verbindlichkeit.

Kosten für externe Lohnbuchhaltungsdienste

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung führt zu Verbindlichkeiten gegenüber den Dienstleistern, die Sie mit der Durchführung dieses Prozesses beauftragt haben.

• Abonnements für Lohnbuchhaltungssoftware: monatliche oder pro Mitarbeiter berechnete Gebühren Ihres Lohnbuchhaltungsanbieters.
• PEO oder EOR-Gebühren: Pauschalgebühren oder Gebühren pro Mitarbeiter von Partner für ausgelagerte Beschäftigungsmodelle.
• Arbeitsunfallversicherung Versicherungsprämien: wird häufig als Prozentsatz der Lohnsumme berechnet und nach dem Umlageverfahren in Rechnung gestellt.

Diese Kosten sind geringer als Löhne oder Steuern, führen jedoch dennoch zu Verbindlichkeiten in der Zeit zwischen ihrem Anfall und ihrer Begleichung.

Um die Kosten von Drittanbietern genau zu beziffern, lesen Sie bitte unsere Aufschlüsselungen zu „Die PEO-Preisgestaltung erklärt“ und „Vergleich kostengünstiger Lohnbuchhaltungsdienste“.

Eine klare Zuordnung der fünf Kategorien ist die Voraussetzung für alle weiteren Schritte: deren Berechnung, Erfassung und fristgerechte Überweisung.

Wie berechnen Sie die Lohnverbindlichkeiten für einen Abrechnungszeitraum?

Die Berechnung der Lohnverbindlichkeiten für einen einzelnen Abrechnungszeitraum lässt sich in vier Schritte unterteilen: Ermittlung der Bruttolohnsumme, Hinzurechnung der arbeitgeberseitigen Abgaben, Hinzurechnung von Sozialleistungen und Dienstleistungskosten sowie Abzug der Arbeitnehmerabzüge. Die Berechnung ist nicht kompliziert. Es kommt darauf an, sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Hier ist die Abfolge:

• Schritt 1: Berechnen Sie den Bruttolohn. Summieren Sie die Gehälter und Stundenlöhne aller Mitarbeiter, einschließlich Überstunden, Prämien und Provisionen.
• Schritt 2: Hinzufügen Arbeitgeber-Lohnsteuer Verpflichtungen. Rechnen Sie den Arbeitgeberanteil von 7,65 % zur FICA-Abgabe, die FUTA-Abgabe (0,6 % auf die ersten 7.000 Dollar) sowie den SUTA-Satz Ihres Bundesstaates hinzu.
• Schritt 3: Fügen Sie die Prämien für Sozialleistungen und die Dienstleistungskosten hinzu. Bitte geben Sie den Arbeitgeberanteil an den Kranken- und Rentenbeiträgen sowie die Gebühren für die Lohnbuchhaltungssoftware für den betreffenden Zeitraum an.
• Schritt 4: Trennen Sie die Lohnabzüge der Mitarbeiter ab. Die Bundeslohnsteuer, die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung (FICA) und freiwillige Abzüge sind im Bruttolohn enthalten, fließen jedoch an unterschiedliche Empfänger. Erfassen Sie diese separat.

Ein Beispiel verdeutlicht die einzelnen Komponenten. Nehmen wir eine Mitarbeiterin, Sarah, die alle zwei Wochen 1.500 Dollar brutto verdient:

Die 1.888,50 US-Dollar sind der Betrag, der pro Lohnabrechnungszeitraum von Sarah in Ihren Büchern verbucht wird – vor Abzug von Sozialleistungen und Softwaregebühren. Multipliziert man diesen Betrag mit der Mitarbeiterzahl, entstehen bei einer zweiwöchentlichen Abrechnung Zehntausende an neuen Verbindlichkeiten, die alle zu unterschiedlichen Terminen fällig werden.

Die Berechnung korrekt durchzuführen, ist der erste Schritt. Die korrekte Erfassung in Ihrem Buchhaltungssystem ist der nächste.

Wie erfassen Sie Lohnverbindlichkeiten in Ihrer Buchhaltung?

Die Erfassung von Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehaltszahlungen erfolgt in zwei Schritten: Verbuchen Sie die Verbindlichkeit am Auszahlungstermin und verbuchen Sie anschließend die Barzahlung, sobald die jeweilige Partei die Zahlung erhalten hat. Die periodengerechte Rechnungslegung erfordert beide Schritte. Wenn Sie den ersten Schritt überspringen, werden Ihre Verbindlichkeiten zu niedrig ausgewiesen; wenn Sie den zweiten Schritt überspringen, sind Ihre Bücher nicht ausgeglichen.

Das Grundsatz der zeitlichen Übereinstimmung ist hierfür ausschlaggebend. In einer Periode verdiente Löhne müssen in derselben Periode als Aufwand verbucht werden, auch wenn der Zahlungsfluss erst in der folgenden Periode erfolgt. Das Konto für Lohnverbindlichkeiten bildet die Brücke zwischen diesen beiden Zeitpunkten.

Die primäre Buchung im Lohn- und Gehaltsjournal

Dieser Buchungssatz wird am Abrechnungstag vorgenommen und erfasst die Bruttolöhne als Aufwand sowie jede Einbehaltung oder Arbeitgeberverpflichtung als separate Verbindlichkeit. Um bei Sarah aus dem vorherigen Abschnitt anzuknüpfen:

Die Summe der Sollbuchungen entspricht der Summe der Habenbuchungen in Höhe von 1.623,75 $. Die vom Arbeitnehmer einbehaltenen Beträge werden auf Passivkonten gutgeschrieben, da das Geld dem IRS und nicht dem Arbeitnehmer zusteht.

Erfassung der Steuerüberweisung

Wenn Sie die Bundessteuern tatsächlich über EFTPS überweisen oder Zahlungen an staatliche Behörden leisten, verringert sich das Verbindlichkeitskonto und der Kassenbestand sinkt um denselben Betrag.

Jede Überweisung folgt dem gleichen Schema. Die Verbindlichkeit verschwindet aus der Bilanz, sobald die Barmittel abfließen. Durch die monatliche Abstimmung dieser Konten können Sie Fehler erkennen, bevor sie sich vergrößern.

Die Buchungen korrekt vorzunehmen, ist die eine Sache. Sicherzustellen, dass jede Zahlung fristgerecht eingeht, bewahrt Sie davor, Strafzahlungen zahlen zu müssen.

Wann sind die Lohnverbindlichkeiten tatsächlich fällig?

Für Lohnverbindlichkeiten gibt es keine einheitliche Frist. Für Bundessteuern gilt ein Zeitplan, für Landessteuern ein anderer; Sozialversicherungsträger halten sich an vertragliche Bestimmungen, und Rentenbeiträge unterliegen den Vorschriften des Arbeitsministeriums. Die Nichteinhaltung einer dieser Fristen führt zu Strafen, und die US-Steuerbehörde (IRS) gewährt kaum Nachsicht.

Ihr Abgabeterminplan für die Bundessteuer wird vom IRS auf der Grundlage Ihres Rückblickzeitraums festgelegt. Neue Arbeitgeber beginnen in der Regel mit einem monatlichen Abgabeterminplan. Wenn das Lohnvolumen steigt, können Sie auf eine halbwöchentliche Abgabe umstellen.

Kalender für die Hinterlegung von Lohnverbindlichkeiten und die Einreichung von Unterlagen

Die Erstellung eines Compliance-Kalenders, der an diese Fristen gekoppelt ist, ist die Maßnahme mit der größten Wirkung, die ein Finanzteam ergreifen kann. Daher ist es wichtig zu verstehen, was geschieht, wenn diese Fristen nicht eingehalten werden.

Was geschieht, wenn Sie Ihre Lohnverbindlichkeiten nicht begleichen?

Ausstehende Lohnverbindlichkeiten gehören zu den wenigen geschäftlichen Verpflichtungen, die die US-Steuerbehörde IRS als persönliche Verbindlichkeiten behandelt. Die Strafen steigen rasch an, die Zinsen werden verzinst, und gemäß einer bestimmten Bestimmung können Eigentümer und Finanzverantwortliche auch nach Schließung des Unternehmens persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuern haftbar gemacht werden.

Aufgrund unserer Erfahrungen mit dem Onboarding von mehr als 300 internationalen Unternehmen und der Verwaltung von jährlichen Lohnsummen in Höhe von über 20 Millionen US-Dollar lässt sich feststellen, dass das Risiko von Strafzahlungen nicht auf böswilligem Handeln beruht. Es beginnt damit, dass Finanzteams den Überblick darüber verloren haben, welche Beträge sich auf ihren Konten für Lohnverbindlichkeiten befanden.

Strafen wegen verspäteter Einzahlung und Einreichung

Die Strafregelung der US-Steuerbehörde (IRS) für verspätete Einzahlungen von Lohnsteuern ist gestaffelt und sieht hohe Strafen vor:

• 2 % Strafgebühr: Einzahlungen mit 1 bis 5 Tagen Verspätung.
• 5 % Strafzuschlag: Zahlungen, die 6 bis 15 Tage verspätet sind.
• 10 % Strafzuschlag: Zahlungen, die mehr als 15 Tage überfällig sind.
• 15 % Strafzuschlag: die mehr als 10 Tage nach Erlass einer Mitteilung durch die IRS noch nicht beglichen sind.

Die Strafen für die verspätete Einreichung des Formulars 941 werden separat berechnet: 5 % der ausstehenden Steuer pro Monat, begrenzt auf 25 %. Hinzu kommen täglich aufgelaufene Zinsen.

Die Rückforderungsstrafe aus dem Treuhandfonds und die persönliche Haftung

Hier unterscheidet sich die Nichteinhaltung der Lohnsteuer von allen anderen steuerlichen Verpflichtungen. Gemäß Abschnitt 6672 des Internal Revenue Code (IRC) kann die US-Steuerbehörde (IRS) Einzelpersonen persönlich für den Treuhandfondsanteil der nicht gezahlten Lohnsteuern haftbar machen (vom Arbeitnehmer einbehaltene Bundesertragssteuer zuzüglich des Arbeitnehmeranteils an der FICA). Die Strafe beträgt 100 % des nicht gezahlten Trust-Fund-Betrags.

Die US-Steuerbehörde (IRS) bezeichnet diese Personen als „verantwortliche Personen“. Die Definition ist weiter gefasst als erwartet: Eigentümer, Führungskräfte, Controller, Buchhalter sowie alle Personen, die befugt sind, zu entscheiden, welche Rechnungen beglichen werden. Die Anforderung an die Vorsätzlichkeit ist gering. Es reicht bereits aus, wenn bekannt war, dass Steuern nicht gezahlt wurden, und stattdessen andere Gläubiger beglichen wurden.

Die Haftung ist gesamtschuldnerisch, was bedeutet, dass die US-Steuerbehörde (IRS) den gesamten Betrag von einer beliebigen verantwortlichen Person einziehen kann. Die Geldbuße kann nicht im Rahmen eines Insolvenzverfahrens erlassen werden. Das Schreiben 1153 ist die Mahnung, die eine 60-tägige Einspruchsfrist vorsieht.

Pfandrechte, Pfändungen und daraus resultierende Folgen

Abgesehen von Strafen führen nicht gezahlte Lohnsteuern zu Beitreibungsmaßnahmen, die den Schaden noch vergrößern:

• Steuerpfandrechte des Bundes gegen Unternehmens- und Privatvermögen.
• Pfändungen von Bankkonten die das Betriebskapital binden.
• Das Vertrauen der Mitarbeiter ist erschüttert wenn Gehaltszahlungen oder Sozialversicherungsbeiträge verspätet eingehen.

Der Aufbau von Systemen zur Vermeidung einer TFRP-Exposition ist weitaus kostengünstiger als deren Abwehr, was insbesondere bei grenzüberschreitenden Einstellungen von Bedeutung ist.

Wie verändern sich die Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wenn Sie Mitarbeiter außerhalb der USA einstellen?

Sobald Sie einen Mitarbeiter außerhalb der USA einstellen, ändern sich die gesamten Verpflichtungen im Bereich der Lohnabrechnung. FICA, FUTA und SUTA entfallen. An ihre Stelle tritt das gesetzliche Beitragssystem des Gastlandes mit eigenen Sätzen, Fristen, Meldeformularen und Durchsetzungsrisiken. Die meisten Finanzabteilungen geraten in Schwierigkeiten, wenn sie dies als eine leicht abgewandelte Version der US-Lohnabrechnung betrachten.

Bei den über 300 Unternehmen und mehr als 2.000 Mitarbeitern, die wir betreuen, sowie bei einer verwalteten jährlichen Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar ist der häufigste blinde Fleck die Behandlung der gesetzlichen Sozialabgaben des Gastlandes als eine Art Offshore-Version der FICA-Abgaben. Das sind sie jedoch nicht. Die Kategorien, die Berechnungsgrundlagen und die Arbeitgeberpflichten unterscheiden sich grundlegend.

Einige Muster, mit denen Sie bei der Personalbeschaffung im Ausland rechnen sollten:

• Unterschiedliche gesetzliche Beiträge. In den meisten Ländern gibt es eine Kombination aus Sozialversicherungsbeiträgen, Krankenversicherungsbeiträgen, Rentenbeiträgen und Abfindungen, wobei für jeden dieser Posten ein eigener Arbeitgeberbeitragssatz und eine eigene Lohnbemessungsgrundlage gelten.
• Unterschiedliche Archivierungsinfrastruktur. Ohne Formular 941 gibt es kein EFTPS. Jedes Land hat seinen eigenen Melderhythmus (oft monatlich), seine eigenen Portale und seine eigenen Formulare.
• Verschiedene unbedingte Pflichten des Arbeitgebers. In einigen Ländern sind gesetzliche Zulagen, obligatorische Urlaubsgeldzahlungen oder das 13. Monatsgehalt zum Jahresende vorgeschrieben und nicht freiwillig.
• Risiko einer Betriebsstätte (PE). Die direkte Bezahlung ausländischer Mitarbeiter durch Ihr US-Unternehmen kann im Gastland zu einer Körperschaftsteuerpflicht führen, sofern Ihre Geschäftstätigkeit die dort geltenden Schwellenwerte überschreitet.

Bei der internationalen Expansion stehen strukturell gesehen zwei Wege zur Auswahl:

Das EOR-Modell sorgt für eine Neugestaltung der Bilanz. Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber im Gastland, was bedeutet, dass die gesetzlichen Arbeitgeberverpflichtungen (Sozialabgaben des Gastlandes, Lohnsteuer, Rückstellungen für Abfindungen) in den Büchern des EOR und nicht in Ihren verbucht werden. Ihre US-Gesellschaft sieht lediglich einen einzigen Rechnungsposten.

Ganz gleich, ob Sie im Inland oder weltweit Personal einstellen – in Finanzteams treten immer wieder dieselben operativen Fehler auf. Im nächsten Abschnitt werden diejenigen behandelt, die Ihnen am ehesten Kosten verursachen.

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung (und wie man sie vermeidet)

Die meisten Probleme im Zusammenhang mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind auf eine kleine Anzahl wiederkehrender Fehlerquellen zurückzuführen. Jede einzelne davon lässt sich vermeiden. Keine davon macht sich bemerkbar, bis die Folgen in einem Bescheid oder bei einer Prüfung zutage treten.

Die häufigsten Fehler sowie die jeweiligen Lösungen, mit denen sie behoben werden können:

• Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern als Selbstständige. Die Einstufung eines 1099-Arbeitnehmers, der die Kriterien des IRS oder des DOL für eine Anstellung erfüllt, führt zu rückwirkenden Verbindlichkeiten: Steuernachzahlungen, Arbeitgeberbeiträge zu FICA und FUTA sowie Strafen. Führen Sie jährlich eine Überprüfung der Einstufung durch.
• Der Einzahlungsplan fehlt. Schon eine Verspätung von einem bis fünf Tagen führt zu einem Strafzuschlag von 2 %, der sich auf bis zu 15 % erhöht. Integrieren Sie die Fristen des Bundes und der Bundesländer mithilfe automatischer Erinnerungen in Ihr Buchhaltungssystem.
• Das Versäumnis, freiwillige Abzüge abzuführen. Krankenkassenbeiträge und 401(k)-Einzahlungen, die über die vom Arbeitsministerium (DOL) festgelegte Frist hinaus ausstehen, führen zu einer treuhänderischen Haftung, die unabhängig von steuerlichen Sanktionen besteht.
• In der Bilanz werden keine Urlaubsansprüche ausgewiesen. In Bundesländern, in denen angesammelte Urlaubsansprüche als Lohn gelten, führt das Weglassen der Rückstellung zu einer Unterbewertung der Verbindlichkeiten und zu unerwarteten Auszahlungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Die Behandlung von Landes- und Kommunalsteuern als Nebensache. Jeder Bundesstaat hat seinen eigenen SUTA-Satz, seine eigene Lohnbemessungsgrundlage und seinen eigenen Einzahlungsplan. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Lohnbuchhaltungssoftware die für den jeweiligen Rechtsraum geltenden Vorschriften korrekt anwendet.
• Versäumnis, die Quellensteuer auf neuen W-4-Formularen anzupassen. Veraltete W-4-Daten führen zu zu geringen oder zu hohen Einbehaltungen, was in beiden Fällen zu Abgleichproblemen führt.
• Die monatliche Abstimmung wird übersprungen. Auf diese Weise werden kleine Abweichungen zu wesentlichen Falschangaben. Führen Sie jeden Monat eine Abstimmung des Kontos für Lohnverbindlichkeiten durch.

Der rote Faden ist die Transparenz. Fehler passieren, weil die Verantwortung aus dem Blickfeld geraten ist; daher sind die Systeme, die Sie zu deren Vermeidung entwickeln, der eigentliche Hebel.

So vereinfachen Sie die Nachverfolgung von Lohnverbindlichkeiten

Die meisten Probleme im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung lassen sich auf dieselbe Ursache zurückführen: zu viele variable Faktoren, zu wenig Transparenz. Um die Abläufe zu vereinfachen, kommt es darauf an, den richtigen Ansatz für Ihre Unternehmensgröße und Ihren Standort zu wählen.

Die Betreuung von mehr als 2.000 Mitarbeitern in verschiedenen Rechtsräumen und die Verwaltung einer jährlichen Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar hat uns eines gelehrt: Der Grund für ein Scheitern ist selten eine einzelne versäumte Frist. Es sind kleine Abgleichsabweichungen, die sich summieren, bis die Abschlusswoche zu einer Krise wird.

Mit einigen wenigen Schritten lässt sich der Vorgang übersichtlich gestalten:

• Führen Sie monatlich einen Abgleich durch. Warten Sie nicht auf die Prüfung. Erkennen Sie monatliche Abweichungen, solange diese noch gering sind.
• Nutzen Sie eine Full-Service-Lohnabrechnungssoftware. Durch automatisierte Einzahlungen werden die kritischsten Fehlerquellen aus dem menschlichen Gedächtnis eliminiert.
• Führen Sie ein spezielles Bankkonto für die Gehaltsabrechnung. Die Trennung der Mittel für Lohn- und Gehaltszahlungen von den Betriebsmitteln schützt die bereits bestehenden Verbindlichkeiten.

Ein Vergleich der wichtigsten Ansätze:

Bei ausschließlich in den USA tätigen Unternehmen übernimmt ein Full-Service-Lohnabrechnungsdienst den Großteil der Arbeit. Bei globalen Teams entlastet ein EOR Ihre Bilanz vollständig von den gesetzlichen Arbeitgeberpflichten.

Erste Schritte mit Wisemonk Payroll

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Darüber hinaus bieten wir umfassende PEO-Dienstleistungen für Unternehmen an, die bereits über eine lokale Niederlassung verfügen und praktische Unterstützung bei Personalaufgaben, der Verwaltung von Sozialleistungen sowie der Compliance benötigen.

So unterstützen wir das Wachstum Ihres Unternehmens:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Eine präzise und pünktliche Lohnabrechnung, die den lokalen Steuervorschriften entspricht, sodass Sie vor Bußgeldern und Fehlern geschützt sind
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