- Las obligaciones salariales son los importes que su empresa adeuda por la gestión de las nóminas pero que aún no ha abonado, incluidos los salarios pendientes de pago, los impuestos federales y estatales retenidos, las cotizaciones patronales al FICA y al FUTA, las deducciones por prestaciones y las vacaciones acumuladas que figuran en el balance.
- Los pasivos figuran en el balance, mientras que los gastos aparecen en la cuenta de resultados. El mismo importe de nómina puede considerarse ambas cosas: un pasivo en el momento en que se procesa la nómina y un gasto una vez que el efectivo sale efectivamente de su cuenta y se abona a la entidad correspondiente.
- Los ingresos del Impuesto sobre la nómina federal deben realizarse según calendarios estrictos, ya sean quincenales o mensuales, y las sanciones oscilan entre el 2 % y el 15 %. En virtud del artículo 6672 del Código de Rentas Internas (IRC), los propietarios y los responsables financieros pueden ser considerados personalmente responsables del 100 % de los impuestos de los fondos fiduciarios impagados.
- La contratación fuera de EE. UU. sustituye por completo los regímenes de cotización de FICA, FUTA y SUTA por el régimen de cotización legal del país de acogida. Un «Employer of Record» asume esas obligaciones patronales en su contabilidad, de modo que su entidad estadounidense solo tiene que hacer frente a una única partida en la factura.
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Cada vez que procesa la nómina, su empresa genera obligaciones que aún no ha abonado. Los salarios adeudados a los empleados por las horas ya trabajadas. El impuesto federal sobre la renta y las cotizaciones a la FICA retenidas de las nóminas de los empleados, que deben ingresarse en el IRS. Las primas de las prestaciones que permanecen en su cuenta hasta que llegan a la aseguradora. Se trata de pasivos de nómina, y figuran en su balance hasta que el efectivo se transfiere efectivamente.
El verdadero riesgo reside en una gestión inadecuada de estos aspectos. El incumplimiento de los plazos de ingreso conlleva sanciones que oscilan entre el 2 % y el 15 %. La clasificación errónea de los trabajadores genera un riesgo fiscal retroactivo. Además, según una norma específica del IRS, los propietarios y los responsables financieros pueden ser considerados personalmente responsables de las retenciones de impuestos de los empleados no abonadas, incluso después de que la empresa haya dejado de existir.
En esta guía se explica qué son las obligaciones en materia de nóminas, cuáles son sus principales tipos, cómo calcularlas y contabilizarlas, cuándo vencen, qué cambios se producen al contratar personal en el extranjero y los errores más frecuentes que suelen dar lugar a sanciones.
¿Qué son las obligaciones en materia de nóminas?
Las obligaciones salariales son los importes que su empresa adeuda pero que aún no ha abonado como consecuencia de gestión de nóminas. Figuran en su balance como obligaciones hasta que el efectivo salga efectivamente de su cuenta, ya sea para pagar a los empleados, a las agencias tributarias del Estado o a terceros proveedores de prestaciones.
Cada ciclo de nóminas las genera. En el momento en que calcula los salarios brutos, retiene el impuesto federal sobre la renta y las cotizaciones a la FICA de las nóminas de los empleados, o acumula días de permiso retribuido, ha creado un pasivo que debe liquidarse en un plazo determinado. Las empresas saneadas mantienen en todo momento pasivos relacionados con las nóminas. El riesgo no radica en tenerlos, sino en perder su control.
Hay tres categorías que abarcan la mayor parte de lo que verá:
- Cantidades adeudadas a los empleados. Salarios impagados, días de vacaciones acumulados, las primas y las comisiones que aún no se hayan abonado.
- Deudas con organismos públicos. Retenciones del impuesto federal sobre la renta, FICA (cuota del empleado y del empresario), FUTA, impuesto estatal sobre el desempleo e impuestos estatales y locales.
- Deudas con terceros. Las primas del seguro médico, las aportaciones a planes de jubilación, las cuotas sindicales, los embargos salariales y las tarifas del software de gestión de nóminas.
Cada partida tiene su propio plazo, su propio formulario de información y sus propias consecuencias en caso de retraso. Aclarar bien las categorías es el primer paso para mantener los saldos conciliados.
Una vez que tenga claras las categorías, la siguiente cuestión es qué diferencia a un pasivo de un gasto, ya que ambos conceptos se confunden con tanta frecuencia que pueden desequilibrar balances completos.
Obligaciones salariales frente a gastos salariales: ¿en qué consisten las diferencias?
Un pasivo salarial es lo que su empresa aún debe. Un gasto salarial es lo que su empresa ya ha pagado. El mismo importe puede corresponder a ambas partidas dentro de un mismo proceso de nómina, simplemente en momentos distintos.
A continuación se explica cómo se aplica esta distinción:
- Pasivo figuran en el balance general dentro del pasivo corriente. Representan obligaciones que aún no se han liquidado en efectivo.
- Gastos Se contabilizan en la cuenta de resultados. Reducen el resultado neto del ejercicio en el que se producen.
- El transformación Esto ocurre cuando se produce un movimiento de efectivo. Un impuesto retenido figura como pasivo desde el momento en que se procesa la nómina hasta que se liquida el ingreso en la cuenta del IRS; en ese momento, el pasivo se elimina y el efectivo se reduce en la misma cantidad.
Un ejemplo sencillo lo aclara. Supongamos que su período de nómina finaliza el miércoles y que el día de pago es el viernes. Los salarios que sus empleados han devengado el jueves y el viernes constituyen un pasivo de nómina en su contabilidad hasta que se haya cobrado el cheque del viernes. Una vez que se ha abonado el importe, dichos salarios pasan a ser un gasto de nómina correspondiente a ese período.
Resumen comparativo entre pasivos y gastos
| Obligación en materia de nóminas | Gastos de personal | |
|---|---|---|
| En qué consiste | Importe adeudado, aún pendiente de pago | Gastos ya incurridos |
| Dónde vive | Balance (pasivo a corto plazo) | Cuenta de resultados |
| Cuando aparezca | En el momento en que se procesa la nómina | Cuando se realiza un pago en efectivo |
| Ejemplos | Salarios pendientes de pago, cotizaciones a la FICA pendientes de pago, prestaciones pendientes de pago | Gastos salariales, gastos por cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador, gastos por prestaciones sociales |
La razón por la que esta distinción es importante desde el punto de vista operativo es la siguiente: la contabilidad de devengo exige que se contabilice el pasivo en el momento en que se devenga, y no cuando se produce el movimiento de efectivo. Si se omite ese paso, su balance subestima lo que realmente debe.
Si está ampliando su plantilla a nivel internacional, consulte nuestro análisis sobre «Servicios de gestión de nóminas a nivel mundial: guía comparativa completa».
Una vez aclarada la diferencia, lo siguiente que hay que identificar es el conjunto completo de categorías que aparecen en la columna de pasivo.
¿Cuáles son los principales tipos de obligaciones en materia de nóminas?
Las obligaciones en materia de nóminas se clasifican en cinco categorías. Cada una de ellas tiene su propio método de cálculo, su propio plazo y su propio destino de pago. Agruparlas todas es una de las formas más rápidas de perder la visión clara de lo que su empresa debe realmente.
Las cinco categorías son: remuneración de los empleados, Impuesto sobre la nómina, las retenciones voluntarias, las vacaciones pagadas y las prestaciones acumuladas, así como los costes de los servicios de gestión de nóminas de terceros. Cada uno de ellos genera un saldo de deuda independiente que debe controlar y abonar puntualmente.
Sueldos, salarios y primas de los empleados
Los salarios brutos adeudados a los empleados constituyen el primer y más evidente compromiso en materia de nóminas. Abarcan el periodo comprendido entre el momento en que se realiza el trabajo y el momento en que se abona el salario.
- Trabajadores asalariados: el salario anual dividido entre el número de períodos de pago, más cualquier bonificación o remuneración por incentivos percibida durante dicho período.
- Trabajadores por horas: el total de horas trabajadas multiplicado por la tarifa salarial acordada, más las horas extras, los complementos por turnos y cualquier prima vinculada al rendimiento.
- Otras prestaciones: Las comisiones, las indemnizaciones por despido, los atrasos salariales y los ajustes salariales con carácter retroactivo se agrupan en una misma partida hasta que se abonan.
Trabajadores autónomos constituyen una categoría distinta. No se retienen impuestos de su remuneración, por lo que los pagos a los contratistas no generan las mismas obligaciones en materia de nóminas. Clasificación errónea de los empleados como autónomos Es ahí donde esa distinción resulta costosa, un tema que trataremos más adelante.
Impuesto sobre la nómina (del empleado y del empresario)
El Impuesto sobre la nómina constituye la categoría más importante y la más estrictamente regulada. Se divide en dos partes: las cantidades retenidas de los salarios de los empleados (usted retiene el dinero del empleado) y las cantidades que el empresario debe abonar directamente.
- Impuesto federal sobre la renta: retenido de cada uno nómina basado en el el formulario W-4 del empleado y las tablas fiscales del IRS. Solo para empleados.
- Impuestos FICA (Ley Federal de Contribuciones a la Seguridad Social): Un 6,2 % en concepto de Seguridad Social, más un 1,45 % en concepto de Medicare, que la empresa iguala dólar por dólar. Se aplica un impuesto adicional de Medicare del 0,9 % a los salarios superiores a 200 000 dólares, solo para el empleado.
- FUTA (Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo): 6 % sobre los primeros 7.000 dólares de salario, a cargo exclusivamente del empresario. La mayoría de los empresarios se benefician de una deducción que reduce el tipo efectivo al 0,6 %.
- SUTA (Ley Estatal del Impuesto sobre el Desempleo): impuesto estatal sobre el desempleo, que en la mayoría de los estados corre a cargo del empresario, con tipos calculados en función del historial que varían según la jurisdicción.
- Impuestos sobre la renta estatales y locales: retenido cuando proceda. Algunos estados no aplican el impuesto sobre la renta; otros añaden impuestos municipales adicionales.
Deducciones voluntarias de los empleados
Se trata de las cantidades que el empleado decide que se le retengan de su salario, además de las retenciones ordenadas por un tribunal que el empresario está obligado a cumplir.
- Primas de los seguros médicos, dentales y oftalmológicos: La parte correspondiente al empleado se retiene; la parte correspondiente al empresario constituye un gasto salarial independiente.
- Aportaciones para la jubilación: Los aplazamientos del plan 401(k), las aportaciones a cuentas IRA y las aportaciones complementarias de la empresa generan pasivos hasta que se abonan al administrador del plan.
- Cuotas sindicales: se retiene tras la deducción de impuestos y se transfiere al sindicato.
- Embargos salariales: pensiones alimenticias, embargos fiscales, retenciones por préstamos estudiantiles y otras retenciones ordenadas por un tribunal. El empleador está obligado por ley a cumplir con estas disposiciones y a efectuar los pagos en los plazos establecidos.
Permisos remunerados y prestaciones acumuladas
En muchos estados, las vacaciones acumuladas pero días de permiso no disfrutados Se considera salario devengado, lo que lo convierte en un pasivo en su balance, incluso si el empleado aún no ha disfrutado de esos días libres. El valor de cada hora de permiso acumulado es dinero que usted debe.
Las obligaciones por indemnizaciones por despido, las bajas por enfermedad acumuladas y la remuneración diferida también se incluyen en esta categoría. El tratamiento contable varía en función del plan, pero el principio es el mismo: si el empleado se lo ha ganado y usted aún no se lo ha abonado, se trata de un pasivo.
Costes de los servicios de gestión de nóminas de terceros
La gestión de nóminas genera obligaciones con los proveedores a los que ha contratado para llevar a cabo dicho proceso.
- Suscripciones a programas de gestión de nóminas: las cuotas mensuales o por empleado que le cobre su proveedor de servicios de nóminas.
- PEO o Tarifas de EOR: cuotas fijas o por empleado de socios de empleo externalizado.
- Indemnización por accidente laboral primas de seguro: que suele calcularse como un porcentaje de la nómina y facturarse según un sistema de pago por uso.
Estos costes son inferiores a los salarios o a los impuestos, pero, aun así, generan obligaciones entre el momento en que se incurren y el momento en que se abonan.
Para calcular con precisión los costes de terceros, consulte nuestros desgloses en «Explicación de los precios de PEO» y «Comparativa de servicios de gestión de nóminas asequibles».
Establecer claramente las cinco categorías es el requisito previo para todo lo que viene a continuación: calcularlas, registrarlas y abonarlas según el calendario correspondiente.
¿Cómo se calculan las obligaciones salariales correspondientes a un período de nómina?
El cálculo de las obligaciones salariales correspondientes a un único período de pago se reduce a cuatro pasos: calcular el total de los salarios brutos, aplicar los impuestos a cargo del empleador, sumar las prestaciones y los costes de servicios, y separar las retenciones de los empleados. El cálculo no es complicado. Lo importante es asegurarse de que no se pase nada por alto.
Esta es la secuencia:
- Paso 1: Calcule el salario bruto. Sume los sueldos y las remuneraciones por horas de todos los empleados, incluidas las horas extras, las primas y las comisiones.
- Paso 2: Añadir Impuesto sobre la nómina a cargo del empleador obligaciones. Añada la aportación del empleador correspondiente al 7,65 % del FICA, el FUTA (0,6 % aplicable a los primeros 7.000 dólares) y el tipo del SUTA de su estado.
- Paso 3: Sume las primas de las prestaciones y los costes de los servicios. Incluya la parte que corresponde a la empresa de las cotizaciones a la seguridad social y a los planes de pensiones, además de las tarifas del software de nóminas correspondientes al periodo.
- Paso 4: Separe las retenciones de los empleados. El impuesto federal sobre la renta, las cotizaciones a la Seguridad Social (FICA) de los empleados y las deducciones voluntarias forman parte del salario bruto, pero se destinan a distintos destinatarios. Llévelas por separado.
Un ejemplo práctico permite visualizar los distintos elementos que intervienen. Tomemos como ejemplo a una empleada, Sarah, que gana 1.500 dólares brutos cada dos semanas:
| Partida presupuestaria | Importe |
|---|---|
| Salarios brutos | 1.500,00 $ |
| Retención del impuesto federal sobre la renta | 150,00 $ |
| Contribución FICA del empleado (7,65 %) | 114,75 dólares |
| Salario neto de Sarah | 1 235,25 dólares |
| Aportación equivalente del empleador al FICA (7,65 %) | 114,75 dólares |
| FUTA a cargo del empleador (tipo efectivo del 0,6 %) | 9,00 $ |
| Pasivo total generado | 1.888,50 dólares |
Los 1.888,50 dólares es la cantidad que el periodo de nómina de Sarah supone para su contabilidad, antes de las prestaciones y las cuotas de software. Si multiplica esta cifra por el número de empleados, un proceso quincenal genera decenas de miles en nuevas obligaciones, todas ellas con vencimientos diferentes.
Realizar el cálculo correctamente es un paso. Registrarlo adecuadamente en su sistema contable es el siguiente.
¿Cómo contabiliza las obligaciones salariales en su contabilidad?
El registro de las obligaciones salariales sigue un procedimiento de dos pasos: contabilizar la obligación en la fecha de pago de las nóminas y, a continuación, contabilizar el pago en efectivo cuando cada parte reciba su remesa. La contabilidad de devengo exige ambos pasos. Si se omite el primer paso, se subestiman sus pasivos; si se omite el segundo, sus libros quedan desequilibrados.
El principio de correlación es lo que rige este proceso. Los salarios devengados en un periodo deben contabilizarse como gasto en ese mismo periodo, aunque el efectivo no se mueva hasta el siguiente. La cuenta de pasivo por nóminas constituye el nexo entre ambos momentos.
El asiento contable principal de nóminas
Esta anotación, que se realiza en la fecha de pago de nóminas, contabiliza los salarios brutos como un gasto y cada retención u obligación del empleador como un pasivo independiente. Siguiendo con el ejemplo de Sarah de la sección anterior:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos en sueldos y salarios | 1.500,00 $ | |
| Gastos por el Impuesto sobre la nómina a cargo del empleador | 123,75 dólares | |
| Impuesto federal sobre la renta a pagar | 150,00 $ | |
| Impuesto FICA a pagar (trabajador + empresa) | 229,50 $ | |
| Salarios netos a pagar | 1 235,25 dólares | |
| Importe del FUTA a pagar por el empleador | 9,00 $ |
El total de los cargos es igual al total de los abonos, que asciende a 1.623,75 dólares. Las retenciones de los empleados se abonan en cuentas de pasivo, ya que ese dinero se debe al IRS, y no al empleado.
Registro del pago de impuestos
Cuando se ingresan efectivamente los impuestos federales a través del EFTPS o se efectúan pagos a organismos estatales, la cuenta de pasivo se reduce y el efectivo disminuye en la misma cuantía.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Impuesto federal sobre la renta a pagar | 150,00 $ | |
| Impuesto FICA a pagar | 229,50 $ | |
| Efectivo | 379,50 dólares |
Cada transferencia sigue el mismo patrón. El pasivo desaparece del balance a medida que se retira el efectivo. La conciliación mensual de estas cuentas es la forma de detectar los errores antes de que se agraven.
Una cosa es contabilizar correctamente los asientos. Asegurarse de que cada pago se realice dentro del plazo establecido es lo que le evita incurrir en sanciones.
¿Cuándo vencen realmente las obligaciones relacionadas con las nóminas?
Las obligaciones en materia de nóminas no tienen un plazo único. Los impuestos federales siguen un calendario, los estatales otro; los proveedores de prestaciones se rigen por las condiciones de sus contratos, y las aportaciones a planes de jubilación se ajustan a la normativa del Departamento de Trabajo. El incumplimiento de cualquiera de ellos conlleva sanciones, y el IRS no concede mucho margen de tolerancia.
El IRS le asigna su calendario de pagos a cuenta federales en función de su período de referencia. Los nuevos empleadores suelen comenzar con un calendario mensual. A medida que aumente la nómina, es posible que pase a un calendario bisemanal.
Calendario de depósitos y presentaciones de las obligaciones en materia de nóminas
| Tipo de responsabilidad | Frecuencia | Fecha límite |
|---|---|---|
| Impuesto federal sobre la renta + FICA (mensual) | Mensual | El día 15 del mes siguiente |
| Impuesto federal sobre la renta + FICA (pago quincenal, con día de pago los miércoles, jueves y viernes) | Dos veces por semana | El miércoles siguiente |
| Impuesto federal sobre la renta + FICA (pago quincenal, con días de pago los sábados, domingos, lunes y martes) | Dos veces por semana | El próximo viernes |
| Impuesto federal sobre la renta + FICA (norma del día siguiente) | El mismo día | El siguiente día laborable si la responsabilidad alcanza los 100 000 dólares |
| Declaración trimestral del formulario 941 | Trimestral | 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero |
| Ingreso a la FUTA | Cada trimestre, si supera los 500 dólares | Último día del mes siguiente al trimestre |
| Declaración anual del FUTA (Formulario 940) | Anualmente | 31 de enero |
| Seguro de desempleo estatal (SUTA) | Trimestral (varía) | Específico de cada estado |
| Impuesto sobre la renta estatal | Mensual o trimestral | Específico de cada estado |
| Formulario W-2 para los empleados y la Seguridad Social (SSA) | Anualmente | 31 de enero |
| Primas de prestaciones | Según el contrato con la empresa de transporte | Normalmente, cada mes |
| Aportaciones diferidas de los empleados al plan 401(k) | Lo antes posible | En un plazo de 7 días hábiles (normativa del Departamento de Trabajo, planes de pequeña envergadura) |
Elaborar un calendario de Compliance vinculado a estos plazos es la medida más eficaz que puede adoptar un equipo financiero. Por ello, resulta importante comprender qué ocurre cuando se incumplen dichos plazos.
¿Qué ocurre si no abona sus obligaciones en materia de nóminas?
Las deudas salariales pendientes de pago son una de las pocas obligaciones empresariales que el IRS considera de carácter personal. Las sanciones se acumulan rápidamente, los intereses se capitalizan y, en virtud de una disposición específica, los propietarios y los responsables financieros pueden ser considerados responsables a título individual de las retenciones salariales pendientes de pago, incluso después del cierre de la empresa.
Tras haber realizado el Onboarding de más de 300 empresas internacionales y gestionar una nómina anual de más de 20 millones de dólares, la tendencia que observamos es que el riesgo de sanciones no se debe inicialmente a una intención maliciosa. Se origina en los equipos financieros que han perdido la visibilidad sobre los saldos de sus cuentas de pasivos salariales.
Sanciones por retraso en el pago y la presentación
La tabla de sanciones del IRS por retrasos en el pago del Impuesto sobre la nómina está estructurada por tramos y es muy elevada:
- Penalización del 2 %: los ingresos se retrasan entre 1 y 5 días.
- Penalización del 5 %: ingresos con un retraso de entre 6 y 15 días.
- Penalización del 10 %: los pagos que se retrasen más de 15 días.
- Penalización del 15 %: que no se haya abonado en un plazo superior a 10 días tras la emisión de una notificación por parte del IRS.
Las sanciones por presentación tardía del formulario 941 son independientes: el 5 % del impuesto pendiente de pago por mes, con un límite máximo del 25 %. Además, los intereses se capitalizan diariamente.
La sanción por recuperación del fondo fiduciario y la responsabilidad personal
Es aquí donde el incumplimiento en materia de impuestos sobre la nómina se distingue de cualquier otra obligación tributaria. En virtud del artículo 6672 del Código de Rentas Internas (IRC), el IRS puede considerar a las personas físicas personalmente responsables de la parte correspondiente al fondo fiduciario de los impuestos sobre la nómina impagados (el impuesto federal sobre la renta retenido a los empleados más la parte correspondiente al empleado del FICA). La sanción asciende al 100 % del importe del fondo fiduciario impagado.
El IRS se refiere a estas personas como «personas responsables». La definición es más amplia de lo esperado: propietarios, directivos, responsables financieros, contables y cualquier persona con autoridad para decidir qué facturas se pagan. El umbral de «intencionalidad» es bajo. Basta con saber que no se habían pagado los impuestos y haber pagado en su lugar a otros acreedores.
La responsabilidad es solidaria, lo que significa que el IRS puede cobrar el importe íntegro a cualquiera de las personas responsables. La sanción no puede ser objeto de exoneración en caso de quiebra. La Carta 1153 es la notificación de advertencia, con un plazo de 60 días para presentar un recurso.
Embargos, retenciones y consecuencias derivadas
Más allá de las sanciones, el impago del Impuesto sobre la nómina da lugar a medidas de recaudación que agravan los perjuicios:
- Embargos fiscales federales sobre los activos empresariales y personales.
- Embargos de cuentas bancarias que inmovilizan el capital circulante.
- La confianza de los empleados se ha visto mermada cuando los pagos de los sueldos o las cotizaciones a los planes de prestaciones se retrasan.
Crear sistemas para prevenir la exposición al TFRP resulta mucho más económico que defenderse de él, lo cual cobra especial relevancia cuando la contratación traspasa las fronteras.
¿Cómo varían las obligaciones en materia de nóminas cuando se contrata personal fuera de EE. UU.?
En el momento en que contrata a un empleado fuera de EE. UU., cambia por completo el conjunto de obligaciones en materia de nóminas. Desaparecen las cotizaciones FICA, FUTA y SUTA. En su lugar, entra en vigor el régimen de cotizaciones obligatorio del país de acogida, con sus propios tipos, plazos, formularios de declaración y riesgos de incumplimiento. Tratarlo como si fuera una versión ligeramente diferente de la nómina estadounidense es precisamente donde la mayoría de los equipos financieros se meten en problemas.
Entre las más de 300 empresas y los más de 2.000 empleados a los que prestamos apoyo, con una nómina anual gestionada de más de 20 millones de dólares, el punto ciego más habitual es considerar las cotizaciones obligatorias del país de acogida como una versión «offshore» del FICA. No lo son. Las categorías, las bases de cálculo y las obligaciones del empleador son estructuralmente diferentes.
Algunas pautas que hay que tener en cuenta a la hora de contratar personal en el extranjero:
- Diferentes cotizaciones obligatorias. La mayoría de los países aplican una combinación de cotizaciones a la Seguridad Social, a la asistencia sanitaria, a las pensiones y a la Indemnización por despido, cada una de ellas con su propio tipo de cotización a cargo del empleador y su propia base salarial.
- Una infraestructura de archivo diferente. Sin el formulario 941, no hay EFTPS. Cada país tiene su propia periodicidad de presentación de informes (a menudo mensual), sus propios portales y sus propios formularios.
- Las distintas obligaciones absolutas del empresario. En algunos países se exigen primas legales, indemnizaciones por vacaciones obligatorias o el pago de la paga extra de fin de año, que no son opcionales.
- Riesgo de establecimiento permanente (EP). El pago directo a empleados extranjeros desde su entidad estadounidense puede dar lugar a obligaciones fiscales en materia de impuesto de sociedades en el país de acogida si su actividad supera los umbrales locales.
La elección estructural a la hora de expandirse a nivel internacional se reduce a dos vías:
| Enfoque | La responsabilidad recae en | Tiempo de instalación | Ideal para |
|---|---|---|---|
| Registrar una entidad extranjera | Su entidad local en cada país | De 3 a 12 meses | Presencia en el país durante varios años y con una plantilla numerosa |
| Recurra a un «Employer of Record» | La entidad local de la EOR | Días | Pruebas de mercado, equipos distribuidos, contrataciones rápidas |
El modelo EOR es el que reestructura el balance. El EOR es el empleador legal en el país de acogida, lo que significa que las obligaciones legales del empleador (cotizaciones sociales del país de acogida, Impuesto sobre la nómina, provisiones por Indemnización por despido) figuran en los libros del EOR, y no en los suyos. Su entidad estadounidense solo ve una única partida en la factura.
Tanto si contrata a nivel nacional como internacional, los equipos financieros suelen cometer los mismos errores operativos. En la siguiente sección se abordan aquellos que tienen más probabilidades de suponerle un coste.
Errores habituales en materia de obligaciones salariales (y cómo evitarlos)
La mayoría de los problemas relacionados con las obligaciones en materia de nóminas se deben a un pequeño conjunto de fallos recurrentes. Todos ellos se pueden evitar. Ninguno de ellos se detecta hasta que las consecuencias se manifiestan en una notificación o en una auditoría.
Los más habituales, junto con la solución que permite evitarlos:
- Clasificar erróneamente a los empleados como autónomos. Tratar a un trabajador con formulario 1099 que cumpla los criterios de empleado establecidos por el IRS o el DOL genera obligaciones retroactivas: impuestos atrasados, cotizaciones patronales al FICA y al FUTA, y sanciones. Realice una revisión de la clasificación anualmente.
- No se ha respetado el calendario de pagos. Incluso un retraso de entre uno y cinco días conlleva una penalización del 2 %, que puede llegar hasta el 15 %. Incorpore los plazos federales y estatales a su sistema de contabilidad mediante recordatorios automáticos.
- Olvidarse de abonar las retenciones voluntarias. Las primas de seguro médico y las aportaciones diferidas al plan 401(k) que no se hayan abonado antes de la fecha límite establecida por el Departamento de Trabajo (DOL) suponen un riesgo fiduciario independiente de las sanciones fiscales.
- No se contabilizan las vacaciones no disfrutadas en el balance. En aquellos estados en los que las vacaciones acumuladas se consideran salario devengado, no contabilizar dicha acumulación da lugar a una subestimación de los pasivos y genera pagos inesperados en el momento de la rescisión del contrato.
- Considerar los impuestos estatales y locales como algo secundario. Cada estado tiene su propio tipo impositivo del SUTA, su propia base salarial y su propio calendario de pagos. Asegúrese de que su software de nóminas aplique las normas correctas según cada jurisdicción.
- No actualizar las retenciones en los nuevos formularios W-4. Los datos obsoletos del formulario W-4 provocan una retención insuficiente o excesiva, lo que en ambos casos genera problemas de conciliación.
- Omisión de la conciliación mensual. Así es como las pequeñas desviaciones se convierten en errores significativos. Realice la conciliación de la cuenta de pasivos por nóminas cada mes.
El denominador común es la visibilidad. Los errores se producen porque el riesgo ha pasado desapercibido, lo que convierte a los sistemas que se crean para prevenirlos en la verdadera clave.
Cómo simplificar el seguimiento de las obligaciones en materia de nóminas
La mayoría de los problemas relacionados con las obligaciones en materia de nóminas tienen su origen en la misma causa fundamental: demasiados factores variables y muy poca visibilidad. Para simplificar el proceso, es fundamental elegir el enfoque adecuado en función del tamaño de su empresa y su ubicación geográfica.
El hecho de dar soporte a más de 2.000 empleados en diversas jurisdicciones y gestionar una nómina anual de más de 20 millones de dólares nos ha enseñado una cosa: el problema rara vez se reduce a un único plazo incumplido. Son las pequeñas discrepancias en las conciliaciones las que se acumulan hasta que la semana de cierre se convierte en una crisis.
Unos cuantos pasos permiten que la operación se desarrolle sin problemas:
- Realice la conciliación mensualmente. No espere a que se realice la auditoría. Detecte mensualmente las desviaciones mientras aún sean pequeñas.
- Utilice un programa informático de gestión de nóminas con todas las funciones. Los depósitos automatizados eliminan de la memoria humana los puntos de fallo de mayor riesgo.
- Disponga de una cuenta bancaria específica para el pago de nóminas. Separar el efectivo destinado a las nóminas del efectivo operativo permite proteger lo que ya se debe.
Comparación de los principales enfoques:
| Enfoque | Ideal para | Carga que supone el seguimiento |
|---|---|---|
| Hojas de cálculo | Menos de 5 empleados | Alto |
| Software básico de gestión de nóminas | Menos de 50 empleados | Medio |
| Servicio integral de gestión de nóminas | Varios estados, todos los tamaños | Bajo |
| PEO | Coempleo en EE. UU. | Bajo |
| EOR | Contrataciones a nivel mundial | Mínimo |
En el caso de las operaciones que se limitan a EE. UU., el servicio integral de gestión de nóminas se encarga de la mayor parte de la carga de trabajo. En el caso de los equipos internacionales, un EOR elimina por completo de su balance las responsabilidades legales propias del empleador.
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«Wisemonk destaca por su increíble facilidad de uso y de implementación. Poner en marcha y gestionar nuestro equipo global ha resultado extraordinariamente sencillo, lo que nos ha ahorrado una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo. Su servicio de atención al cliente es realmente de primer nivel: siempre rápido, competente y genuinamente servicial, lo que supone una red de seguridad fundamental para nuestras operaciones internacionales. Utilizamos Wisemonk con frecuencia debido a su amplia gama de funciones. Gestiona de forma experta todo, desde la nómina global y Compliance hasta las prestaciones y el equipamiento, todo ello perfectamente integrado. La facilidad de integración con nuestros sistemas existentes ha supuesto una gran ventaja, ya que garantiza un flujo de datos fluido y unas operaciones eficientes en todos los ámbitos.» - Deepika M., responsable adjunta de gestión del talento, pequeña empresa, Valorado con 5/5 estrellas en G2
Preguntas frecuentes
¿Las obligaciones salariales se consideran pasivos corrientes o a largo plazo?
Las obligaciones salariales son casi siempre pasivos corrientes, lo que significa que deben liquidarse en un plazo de doce meses y, por lo general, a los pocos días o semanas de haberse contraído. La única excepción habitual es la remuneración diferida a largo plazo, que puede prolongarse más allá de un año y se clasifica por separado en el balance.
¿Se considera el gasto en salarios un pasivo?
No. Los gastos salariales son una partida de la cuenta de resultados que reduce el resultado neto del ejercicio. Los salarios devengados pero aún no abonados constituyen una partida independiente del balance denominada «salarios a pagar», que representa el pasivo real. Reflejan la misma operación en dos momentos distintos.
¿Cómo se contabilizan las obligaciones salariales en QuickBooks?
QuickBooks Payroll crea automáticamente los asientos contables cuando se procesa la nómina, cargando el gasto de salarios y abonando las cuentas de pasivo correspondientes. Los usuarios que realizan el proceso manualmente registran los salarios brutos y los impuestos a cargo del empleador como cargos, y a continuación abonan cada cuenta de pasivo por separado, como los impuestos federales a pagar, el FICA a pagar y los salarios netos a pagar.
¿Cuál es la diferencia entre el Impuesto sobre la nómina y los impuestos sobre los fondos fiduciarios?
Los impuestos de los fondos fiduciarios constituyen un subconjunto de las obligaciones fiscales relacionadas con el Impuesto sobre la nómina. En concreto, se trata de la parte retenida al empleado: el impuesto federal sobre la renta más la parte que corresponde al empleado del FICA. El IRS los trata de forma diferente porque ese dinero nunca fue de la empresa para gastarlo; siempre ha sido una obligación fiscal del empleado.
¿Puede considerarse a un propietario responsable a título personal por el impago del Impuesto sobre la nómina?
Sí. En virtud del artículo 6672 del Código de Rentas Internas (IRC), el IRS puede imponer una sanción por recuperación de fondos fiduciarios a cualquier persona responsable que, de forma deliberada, no haya ingresado las retenciones de los empleados. Esto incluye a propietarios, directivos, responsables de control y contables. La sanción equivale al 100 % del importe de los fondos fiduciarios no abonados y no puede ser objeto de exoneración en caso de quiebra.
¿Se aplican las obligaciones en materia de nóminas a los trabajadores autónomos?
En general, no. No se retiene el impuesto sobre la renta ni las cotizaciones a la FICA de los pagos a contratistas mediante el formulario 1099, por lo que estos no generan las mismas obligaciones fiscales. La excepción es la clasificación errónea: si el IRS o el DOL reclasifican a un contratista como empleado, usted pasa a ser responsable de las retenciones atrasadas, los impuestos a cargo del empleador y las sanciones.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros relativos a las obligaciones en materia de nóminas?
El IRS exige conservar los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años a partir de la fecha de vencimiento o de pago del impuesto. La FLSA exige conservar los registros de nóminas durante tres años y los registros de cálculo de salarios durante dos. Algunos estados, entre ellos California y Nueva York, exigen conservarlos hasta seis años. Siga la norma de mayor duración aplicable.
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