US-Mitarbeiter, die nach Indien versetzt werden: Leitfaden zur Einrichtung der Lohnabrechnung und Steuerangelegenheiten

Die Versetzung eines US-Mitarbeiters nach Indien bedeutet, dass dessen Gehaltsabrechnung und steuerliche Rahmenbedingungen innerhalb von 30 bis 60 Tagen von Grund auf neu eingerichtet werden müssen. Sobald der Mitarbeiter im Laufe des Geschäftsjahres 182 Tage in Indien verbracht hat, gilt sein Gehalt als in Indien erzielt; US-Lohnabrechnungsdienstleister dürfen seine Gehaltsabrechnung rechtlich nicht mehr vornehmen, und die US-Muttergesellschaft läuft Gefahr, den Status einer „Betriebsstätte“ auszulösen.

Für die meisten Unternehmen ist es am einfachsten, das Arbeitsverhältnis in den USA zu beenden und den Mitarbeiter über ein Onboarding in die Organisation einzugliedern In Indien ansässiger „Employer of Record“ (EOR). Dieser Leitfaden ist ein umfassendes Handbuch: Aufenthaltsbestimmungen, Optionen zur Lohnabrechnung, US-amerikanische und indische Steuerformulare, die Funktionsweise von Doppelbesteuerungsabkommen, die Totalisierungslücke sowie ein Zeitplan mit 90-, 60- und 30-Tage-Fristen.

Inwiefern unterscheidet sich die Entsendung eines US-Mitarbeiters nach Indien von der Einstellung eines lokalen Mitarbeiters?

Die Versetzung eines US-Mitarbeiters nach Indien stellt ein Übergangsproblem dar, kein Einstellungsproblem. Der Mitarbeiter ist bereits in der US-Lohnabrechnung erfasst und verfügt über unverfallbare Leistungen, Aktienzuteilungen, ein 401(k)-Guthaben sowie eine feste Vergütungsstruktur. Eine lokale Einstellung in Indien bedeutet einen Neuanfang. Eine Versetzung bedeutet hingegen, ein bestehendes Arbeitsverhältnis über zwei Steuerhoheitsgebiete, zwei Sozialversicherungssysteme und zwei verschiedene gesetzliche Beitragssätze hinweg neu zu regeln – oft innerhalb eines Zeitraums von 30 bis 60 Tagen.

Dieser Wandel beschleunigt sich, da Indien mittlerweile 45 % des weltweiten GCC-Fachkräftepotenzials beherbergt, wodurch grenzüberschreitende Mitarbeiterentsendungen und die Umstrukturierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien für US-Unternehmen, die ihre Teams in den Bereichen Technik, Produktentwicklung und Betrieb ausbauen, immer häufiger zur Normalität werden (Quelle: Wisemonk-Bericht über IT-Dienstleistungen in Indien 2026)

Es gibt vier Umzugszenarien, die am häufigsten vorkommen, und jedes davon löst einen anderen Einrichtungsablauf aus:

• US-Bürger im Auslandseinsatz. Bleibt lebenslang in den USA steuerlich ansässig hinsichtlich des weltweiten Einkommens. Häufig kommen Ansprüche aus Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) und die „Shadow Payroll“-Regelung zur Anwendung.
• Rückkehr eines Mitarbeiters indischer Herkunft (NRI kehrt in die Heimat zurück). Erfüllt häufig die Voraussetzungen für den RNOR-Status, der eine zweijährige Steuerbefreiung für im Ausland erzielte Einkünfte gewährt.
• Inhaber einer Green Card, der dauerhaft umzieht. Bis zur formellen Rückgabe der Green Card gilt dieselbe weltweite Einkommensbesteuerung wie für US-Bürger.
• Umzug im Rahmen eines „Remote-First“-Lebensstils. Ein Mitarbeiter möchte lediglich den Arbeitsplatz wechseln. Dies ist in der Regel der Fall mit dem geringsten Verwaltungsaufwand, führt jedoch nach Ablauf von 182 Tagen dennoch zu einer vollständigen Neuanlage der Gehaltsabrechnung.

Das Vorgehensprotokoll für einen aus dem Ausland zurückkehrenden indischen Ingenieur mit NRO-Konten und einer bestehenden PAN unterscheidet sich grundlegend von dem für einen US-Bürger, der einen zweijährigen Auslandseinsatz absolviert. Die genaue Bestimmung des Szenarios ist die erste Entscheidung, die getroffen werden muss, bevor mit der Einrichtung der Gehaltsabrechnung begonnen wird.

Wonach richtet es sich, ob der Arbeitnehmer in Indien, in den USA oder in beiden Ländern steuerpflichtig ist?

Der steuerliche Wohnsitz ist der ausschlaggebende Faktor. Sobald ein umziehender Arbeitnehmer im Geschäftsjahr (1. April bis 31. März) 182 Tage physisch in Indien anwesend ist, gilt er als in Indien steuerlich ansässig, und Indien erhält das Recht, sein Gehalt zu besteuern. US-Bürger und Inhaber einer Green Card verlieren – jeweils für sich genommen – niemals ihren Status als US-Steuerpflichtige für ihr weltweites Einkommen, es sei denn, sie geben ihre Staatsangehörigkeit offiziell auf oder geben die Green Card zurück. Daher müssen die meisten entsandten Mitarbeiter letztendlich in beiden Ländern eine Steuererklärung einreichen. Das Doppelbesteuerungsabkommen (DTAA) legt fest, welches Land welchen Steuerbetrag erhält.

In Indien gilt ein sekundärer Wohnsitz-Test, der mehr Personen erfasst als die in den Schlagzeilen oft erwähnte 182-Tage-Regelung: 60 Tage Aufenthalt in Indien während des Geschäftsjahres in Verbindung mit insgesamt 365 Tagen in den vorangegangenen vier Jahren führen ebenfalls dazu, dass der Arbeitnehmer als in Indien ansässig gilt. Für die meisten zurückkehrenden Ingenieure und US-Bürger, die einen mehrjährigen Auslandseinsatz absolvieren, ist das sekundäre Kriterium in der Regel bereits erfüllt, lange bevor die in den Schlagzeilen genannte Regelung zum Tragen kommt.

Sobald ein Arbeitnehmer als in Indien ansässig gilt, unterteilt Indien ihn weiter in drei Kategorien:

Die Entscheidungskriterien des DTAA (ständiger Wohnsitz, Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlicher Aufenthalt, Staatsangehörigkeit) kommen erst dann zum Tragen, wenn beide Länder nach ihren innerstaatlichen Vorschriften denselben Einkommensbestand beanspruchen. Bei Arbeitnehmern, die physisch von Indien aus tätig sind, gewinnt Indien fast immer den Anspruch auf die Einkommensquelle.

Sehen Sie sich Folgendes an: Steuer-Compliance in Indien: Umfassender Leitfaden 2026

Inwiefern hilft der RNOR-Status Mitarbeitern indischer Herkunft bei ihrer Rückkehr?

RNOR ist das am wenigsten genutzte Instrument in der grenzüberschreitenden Steuerplanung. Ein zurückkehrender NRI hat in der Regel für zwei Geschäftsjahre nach seiner Rückkehr Anspruch auf den RNOR-Status, und während dieses Zeitraums besteuert Indien keine Einkünfte aus ausländischen Quellen (Zinsen aus US-Wertpapiergeschäften, US-Dividenden, US-Mieteinnahmen). Lediglich indische Gehaltsbezüge und Einkünfte aus indischen Quellen sind steuerpflichtig. Für einen Arbeitnehmer indischer Herkunft mit einem nennenswerten US-Anlageportfolio ist das RNOR-Zeitfenster finanziell von großem Wert. Der Arbeitnehmer sollte den RNOR-Status bei der Einreichung der Steuererklärung (ITR-2) ausdrücklich geltend machen, da die indischen Behörden standardmäßig häufig die Einstufung als ROR vornehmen.

Welche Möglichkeiten zur Einrichtung der Gehaltsabrechnung hat ein US-amerikanisches Unternehmen für einen Mitarbeiter, der an einen anderen Standort versetzt wird?

Es gibt vier konkrete Optionen, und die richtige Wahl hängt fast ausschließlich von der Mitarbeiterzahl und der Dauer des Umzugs ab. Für einen einzelnen Mitarbeiter, der dauerhaft umzieht, ist ein „Employer of Record“ (EOR) in Bezug auf Kosten, Geschwindigkeit und Risiko die beste Wahl. Bei 15 bis 20 oder mehr in Indien ansässigen Mitarbeitern mit einem mehrjährigen Zeithorizont beginnt sich die Gründung einer eigenen Gesellschaft auszuzahlen. Die beiden anderen Optionen (den Mitarbeiter weiterhin auf der US-Lohnliste zu führen oder ihn in einen indischen Auftragnehmer umzuwandeln) erscheinen auf den ersten Blick einfach, bergen jedoch unverhältnismäßig hohe Compliance- und Betriebsstättenrisiken.

Hier ist der Vergleich, den die meisten Leiter der Finanzabteilung ihrem Finanzvorstand vorlegen müssen:

Einige praktische Hinweise zu den einzelnen Optionen:

• Weiterhin auf der US-Lohnliste bleiben. Dies ist nicht mehr zulässig, sobald der Mitarbeiter in Indien steuerlich ansässig ist. US-amerikanische Lohnabrechnungssysteme können weder die indische Quellensteuer (TDS) einbehalten, noch Beiträge zum Employees’ Provident Fund leisten oder Beiträge zur staatlichen Sozialversicherung für Arbeitnehmer abführen. Einige Unternehmen führen zum Zwecke des Steuerausgleichs eine Schattenlohnabrechnung durch, doch das eigentliche Beschäftigungsverhältnis muss auf eine indische Struktur übertragen werden.
• Indischer Auftragnehmer. Dies ist für einen befristeten Einsatz von 3 bis 6 Monaten geeignet. Darüber hinaus erfüllt das Arbeitsverhältnis in der Regel nicht die Kriterien für eine falsche Einstufung nach indischem Arbeitsrecht: feste Arbeitszeiten, ein einziger Auftraggeber, Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Leistungsbeurteilungen. Dem Arbeitnehmer entgehen zudem gesetzliche Leistungen wie der Provident Fund und die Abfindung, was häufig die Mitarbeiterbindung beeinträchtigt.
• EOR. Die EOR wird zum rechtmäßigen indischen Arbeitgeber, übernimmt alle gesetzlichen Abgaben, wickelt die indische Lohnabrechnung in INR ab und schützt die US-Muttergesellschaft vor Risiken im Zusammenhang mit der Betriebsstätte. Das US-Unternehmen leitet die tägliche Arbeit.
• Indische Tochtergesellschaft. Volle Kontrolle, eigene Mitarbeiter – doch die Registrierung, die Einreichung von Unterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen und die laufende Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften verursachen einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Dies ist gerechtfertigt, wenn durch den festen Personalbestand in Indien die Fixkosten in einem angemessenen Rahmen bleiben.

Für einen einzelnen Mitarbeiter, der an einen anderen Standort wechselt, ist die EOR-Lösung fast immer die richtige Wahl. Erst bei größeren Umfängen wird die Kalkulation interessant.

Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte und inwiefern löst ein Standortwechsel dieses Risiko aus?

Risiko einer Betriebsstätte (PE) Dies ist der wichtigste Grund dafür, dass ein US-Unternehmen einen versetzten Mitarbeiter nicht einfach weiterhin auf der US-Lohnliste führen kann. Eine feste Geschäftseinrichtung (PE) liegt vor, wenn ein ausländisches Unternehmen in Indien über eine „feste Geschäftseinrichtung“ oder einen „abhängigen Vertreter“ verfügt, über den es seine Geschäftstätigkeit ausübt.

Ein versetzter US-Mitarbeiter, der von Indien aus wesentliche umsatzgenerierende Tätigkeiten ausübt, Verträge unterzeichnet, Kundenbeziehungen pflegt oder wichtige Entscheidungen trifft, kann eine Betriebsstätte für die gesamte US-Muttergesellschaft begründen. Die steuerliche Folge davon ist, dass Indien Steuern auf den Anteil der weltweiten Gewinne des US-Unternehmens erheben kann, der auf die indischen Geschäftsaktivitäten entfällt, und zwar zu Körperschaftsteuersätzen von etwa 35 bis 40 Prozent.

Bei über 300 globalen Unternehmen und mehr als 2.000 Mitarbeitern, die wir beim Onboarding in Indien eingestellt haben, und einer jährlichen Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar, die über unsere Bücher läuft, haben wir hinsichtlich des PE-Risikos folgende Erfahrung gemacht: Es wird so gut wie nie frühzeitig erkannt, sondern fast immer erst während einer Finanzierungsrunde der Serie B oder später, wenn die Due-Diligence-Prüfung den Stein ins Rollen bringt.

Die Aktivitäten, die das PE-Risiko am schnellsten erhöhen, sind diejenigen, die der normalen Arbeit eines Start-ups am ähnlichsten sind:

• Verkauf und Vertragsabschluss. Ein versetzter AE- oder Solutions-Ingenieur, der von Bangalore aus US-Kunden betreut, ist ein typisches Beispiel für einen „Dependent-Agent PE“.
• Wichtige Managemententscheidungen. Ein Gründer, ein VP Engineering oder ein Abteilungsleiter, der den Geschäftsbereich von Indien aus leitet, begründet eine PE am Ort der Geschäftsführung.
• Kundenorientierte Lieferung. Ein Customer-Success-Leiter, der von Indien aus das US-Geschäft betreut, kann je nach Vertragsbefugnis ebenfalls eine PE auslösen.

Entwicklungsarbeiten für ein internes Produkt, bei denen kein Kontakt zu externen Kunden besteht, befinden sich am unteren Ende des PE-Risikospektrums. Dennoch bergen sie ein Risiko, wenn der Mitarbeiter architektonische oder produktbezogene Entscheidungen trifft, die den Umsatz beeinflussen.

Ein EOR schirmt all dies ab. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber in Indien, das US-Unternehmen ist vertraglich ein Kunde des EOR, und sowohl der „Dependent-Agent“-Test als auch der „Fixed-Place“-Test werden bewusst nicht erfüllt. Das Risiko einer Betriebsstätte sinkt von erheblich auf vernachlässigbar.

Welche US-Steuerformulare muss der versetzte Mitarbeiter einreichen?

Ein umziehender US-Bürger oder Inhaber einer Green Card muss sein Leben lang weiterhin eine US-Steuererklärung einreichen, doch die zu verwendenden Formulare ändern sich in dem Moment, in dem er in Indien steuerlich ansässig wird. Die wichtigsten Formulare sind das Formular 1040 (jährliche Steuererklärung über das weltweite Einkommen), das Formular 8233 (Beendigung der US-Quellensteuer, sobald der Arbeitnehmer in Indien als Abkommensansässiger gilt), Formular 8938 und FinCEN 114 (FBAR für ausländische Konten), Formular 8833 (Offenlegung des Status als Abkommensansässiger) sowie Formular 1116 oder 2555 (Ausländische Steuergutschrift bzw. Ausschluss von im Ausland erzielten Einkünften).

Hier finden Sie die Übersicht über die Formulare nach Phasen:

• Vor dem Umzug. Aktualisierung Formular W-4 und besorgen Sie sich die Unterlagen gemäß Formular 8233, damit die US-Lohnsteuern ab dem ersten Tag Ihres Aufenthalts in Indien eingestellt werden können.
• Jahr des Umzugs. Möglicherweise ist eine Steuererklärung mit doppeltem Status auf dem Formular 1040 in Verbindung mit dem Formular 1040-NR erforderlich. Das Formular 8233 ist an den US-Arbeitgeber zu richten, um die Quellensteuer einzustellen, sobald der Wohnsitz gemäß dem Steuerabkommen geltend gemacht wird.
• Laufende Jahre. Formular 1040 jedes Jahr im April für weltweite Einkünfte. Formular 1116 für die Anrechnung ausländischer Steuern oder Formular 2555 für den Steuerfreibetrag für im Ausland erzielte Einkünfte. Formular 8833 zur Angabe der Situation hinsichtlich der Steuerabkommen.
• Meldung ausländischer Konten. Formular 8938, wenn ausländische Finanzvermögen zum Jahresende 200.000 US-Dollar übersteigen (Alleinstehende mit Wohnsitz im Ausland). FBAR, wenn der Wert eines ausländischen Kontos zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr 10.000 US-Dollar erreicht.

Eine Nuance, auf die hingewiesen werden sollte: Das Formular 8938 erfüllt nicht die FBAR-Anforderungen, und die FBAR-Meldung erfüllt nicht die Anforderungen des Formulars 8938. Es handelt sich um getrennte Meldungen mit unterschiedlichen Schwellenwerten und unterschiedlichen Strafen.

Im Normalbetrieb kommen die meisten Mitarbeiter jährlich nur mit vier davon in Berührung. Die Komplexität liegt im Umzugsjahr selbst.

Siehe: W9 vs. W2: Welches IRS-Formular sollten Sie verwenden? (Leitfaden 2026)

Welche indischen Steuerformulare und Registrierungen benötigt der Arbeitnehmer?

Die indische Seite ist kürzer als die US-amerikanische, doch jeder Schritt ist mit einer Vorbedingung verbunden: Nichts anderes kann beginnen, solange diese nicht erfüllt sind. Der versetzte Mitarbeiter benötigt eine Permanent Account Number (PAN), bevor Gehaltszahlungen abgewickelt werden können, das Formular ITR-2 als Jahressteuererklärung, den Anhang FA zur Offenlegung ausländischer Vermögenswerte, sobald er als ROR gilt, sowie das Formular 67, um eine Gutschrift für bereits in den USA gezahlte Steuern zu beantragen. Außerdem ist vierteljährlich eine Steuervorauszahlung fällig, wenn die geschuldete indische Einkommensteuer 10.000 Rupien übersteigt.

Hier finden Sie die Karte mit den Eintragungen und Anmeldungen:

• PAN. Erforderlich für die Gehaltszahlung, ein lokales Bankkonto, etwaige Rückerstattungen oder zur Zahlung von Steuern. Zurückkehrende Mitarbeiter indischer Herkunft verfügen in der Regel bereits über ein solches Konto; ausländische Staatsangehörige beantragen es über das Formular 49AA.
• Verknüpfung von Aadhaar und PAN. Für die Abgabe der Einkommensteuererklärung in Indien vorgeschrieben.
• ITR-2. Jahressteuererklärung für Arbeitnehmer mit ausländischen Vermögenswerten oder Kapitalerträgen. Einreichungsfrist: 31. Juli.
• Anhang FA. Gibt Auslandsdepots, Wertpapierbestände bei Broker, RSUs und ESPP-Aktien an. Für ROR verpflichtend, nicht für RNOR.
• Formular 67. Der Antrag wurde vor Einreichung der Einkommensteuererklärung gestellt, um eine Anrechnung der in den USA gezahlten Steuern zu beantragen. Wenn Sie dies versäumen, verfällt der Anspruch auf die Anrechnung.
• Vorauszahlung der Steuer. Vierteljährliche Zahlungen sind erforderlich, wenn die geschuldeten indischen Steuern 10.000 Rupien übersteigen. Bei Nichtzahlung fallen Zinsen gemäß den §§ 234B und 234C an.

Möchten Sie einen tieferen Einblick in die indische Lohn- und Gehaltsabrechnung erhalten? Lesen Sie dazu unsere Leitfäden zu Lohnsteuer in Indien und Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien.

Bei Mitarbeitern, die über einen EOR-Lohnabrechner abgerechnet werden, kümmert sich der EOR um die PAN, das lokale Bankkonto, die TDS-Abzüge sowie die Registrierung bei der Employees’ Provident Fund Organisation. Der Mitarbeiter ist selbst für das ITR-2-Formular, den Anhang FA, das Formular 67 und die Steuervorauszahlung verantwortlich.

Wie verhindert das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Indien in der Praxis die Doppelbesteuerung?

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Indien hindert den versetzten Arbeitnehmer nicht daran, in beiden Ländern eine Steuererklärung abzugeben. Es verhindert lediglich, dass derselbe Dollar an Einkommen doppelt besteuert wird. Das Abkommen legt die Quellenregeln fest (welches Land hat den vorrangigen Anspruch auf die jeweilige Einkommensart) und bietet dem Steuerpflichtigen einen Mechanismus zur Anrechnung ausländischer Steuern, um die im Ausland gezahlten Beträge zu verrechnen.

Bei Einkünften aus einer tatsächlich in Indien ausgeübten Tätigkeit gilt Indien als Quellenland und hat den vorrangigen Anspruch auf die Besteuerung. Die USA besteuern diese Einkünfte für ihre Staatsbürger und Inhaber einer Green Card ebenfalls, gestatten jedoch die Anrechnung der in Indien gezahlten Steuern auf die US-Steuerlast mittels des Formulars 1116.

Die praktische Anspruchskette verläuft in zwei Richtungen:

• Beenden Sie die Vorab-Einbehaltung in den USA. Der Arbeitnehmer reicht das Formular 8233 bei seinem US-Arbeitgeber ein, der die Zahlungen daraufhin auf dem Formular 1042-S anstelle des Formulars W-2 meldet. Dadurch wird von vornherein vermieden, dass auf das aus Indien stammende Gehalt US-Lohnsteuern einbehalten werden.
• Beantragen Sie eine Gutschrift in Indien für alle in den USA einbehaltenen Steuern. Wurden US-Steuern bereits vor Einreichung des Formulars 8233 einbehalten, reicht der Arbeitnehmer das Formular 67 zusammen mit seiner indischen Steuererklärung ein, um die Steuergutschrift geltend zu machen und die einbehaltenen Beträge zurückzufordern.

Der Vertrag enthält zudem Bestimmungen zur Entscheidung bei Gleichstand (ständiger Wohnsitz, Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlicher Aufenthalt, Staatsangehörigkeit) für Fälle, in denen beide Länder den Arbeitnehmer als steuerlich ansässig beanspruchen. Für die meisten in Indien physisch ansässigen Arbeitnehmer fällt die Entscheidung zugunsten Indiens aus.

Wenn Sie sich eingehender mit diesem Thema befassen möchten, lesen Sie die vollständigen Anleitungen unter Gesetzliche Vorschriften für die Einstellung von Mitarbeitern in Indien, Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien, und Personalpolitik in Indien.

Das DTAA verhindert eine Doppelbesteuerung. Es verhindert jedoch nicht die doppelte Steuererklärung.

Warum ist das Fehlen eines Abkommens zur Anrechnung von Rentenansprüchen zwischen den USA und Indien von Bedeutung?

Zwischen den USA und Indien besteht kein in Kraft befindliches Totalisierungsabkommen. Dieser eine fehlende Vertrag stellt bei den meisten Entsendungen die größten versteckten Kosten dar, und fast kein führender Ratgeber geht ernsthaft darauf ein. Ein Totalisierungsabkommen koordiniert die Sozialversicherungsbeiträge zwischen zwei Ländern, sodass Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht für dasselbe Gehalt in beide Systeme einzahlen müssen. Ohne ein solches Abkommen kann ein in den Ausland versetzter US-Arbeitnehmer sowohl US-FICA-Beiträge (7,65 Prozent Arbeitnehmeranteil plus 7,65 Prozent Arbeitgeberanteil) als auch Beiträge zum indischen Employees’ Provident Fund (jeweils 12 Prozent) auf dasselbe Gehalt schulden.

Nachdem wir die jährlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für über 300 Unternehmen und mehr als 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien in Höhe von über 20 Mio. US-Dollar verwaltet haben, konnten wir beobachten, dass genau dieser Posten die Finanzabteilungen immer wieder unvorbereitet trifft.

Die Kosten hängen von der Lohn- und Gehaltsstruktur ab:

• Wird weiterhin auf der US-Lohnliste geführt. In den USA wird FICA einbehalten, und die EPF-Beiträge werden fällig, sobald die Steueransässigkeit gemäß dem Abkommen gilt. Im schlimmsten Fall laufen beide parallel.
• Bei EOR beschäftigt. Das Beschäftigungsverhältnis in den USA endet, die FICA-Beiträge entfallen, und es gilt ausschließlich der indische Vorsorgefonds. Eine äußerst übersichtliche Struktur.
• Indischer Auftragnehmer. Es fällt keine EPF an, jedoch gilt für US-Bürger in der Regel die US-Steuer für Selbstständige (~15,3 Prozent).

Ein Beispiel anhand eines Gehalts von 120.000 US-Dollar: Wenn Sie während Ihres Aufenthalts in Indien weiterhin auf der US-Gehaltsliste stehen, fallen etwa 9.180 US-Dollar an FICA-Abgaben sowie 14.400 US-Dollar an EPF-Beiträgen an – eine doppelte Arbeitgeberbelastung von fast 23.500 US-Dollar pro Jahr. Der EOR-Weg eliminiert die FICA-Abgaben und lässt nur die EPF-Seite übrig. Dieser Posten wird in Umzugsrechnern selten berücksichtigt.

Wie funktionieren die FBAR- und FATCA-Meldepflichten für einen US-amerikanischen Arbeitnehmer in Indien?

FBAR und FATCA sind die beiden Meldepflichten für ausländische Konten, denen ein umziehender US-Arbeitnehmer jährlich nachkommen muss, und sie sind völlig voneinander getrennt. Die FBAR-Meldepflicht (FinCEN-Formular 114) wird ausgelöst, wenn der Gesamtguthabenbetrag aller ausländischen Finanzkonten zu irgendeinem Zeitpunkt im Kalenderjahr 10.000 US-Dollar übersteigt. FATCA (Formular 8938) greift erst bei deutlich höheren Schwellenwerten: 200.000 US-Dollar zum Jahresende oder 300.000 US-Dollar zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Jahres für unverheiratete Steuerpflichtige mit Wohnsitz im Ausland. Indische Gehaltskonten, NRE-/NRO-Bankkonten, Investmentfonds und Wertpapierbestände werden bei beiden Meldepflichten berücksichtigt.

Die Aspekte, bei denen die meisten Steuerpflichtigen Fehler machen:

• Das eine befriedigt das andere nicht. Die Einreichung des FBAR-Formulars gilt nicht als Erfüllung der Anforderungen des Formulars 8938 und umgekehrt. Sie sind an unterschiedliche Behörden (FinCEN und IRS) gerichtet, für die jeweils unterschiedliche Sanktionsregelungen gelten.
• Indische Investmentfonds sind PFICs. Indische Aktien- und Rentenfonds gelten nach US-amerikanischen Steuervorschriften in der Regel als „Passive Foreign Investment Companies“, was die Einreichung des Formulars 8621 sowie eine Strafbesteuerung nach sich zieht. Für die meisten im Ausland tätigen Mitarbeiter ist es ratsam, indische Investmentfonds gänzlich zu meiden und stattdessen entsprechende Fonds mit Sitz in den USA zu halten.
• Optimierte Verfahren zur Compliance mit den Meldepflichten. Sollte in vergangenen Jahren die Einreichung des FBAR- oder 8938-Formulars versäumt worden sein und handelte es sich dabei um eine nicht vorsätzliche Unterlassung, ermöglicht das „Streamlined“-Programm der IRS dem Arbeitnehmer, die Compliance ohne strafrechtliche Sanktionen zu erfüllen.

Indische Banken melden Konten von US-Personen nun im Rahmen der FATCA-Abkommen zwischen den Regierungen direkt an den IRS. Das Verbergen von Konten ist nicht mehr möglich. Der richtige Weg besteht darin, jedes Jahr korrekte Angaben zu machen und beide Regelungen als Teil der üblichen jährlichen Verwaltungsaufgaben zu betrachten.

Wie sieht der richtige Zeitplan für die Einrichtung der Lohnabrechnung und der Steuerangelegenheiten im Vorfeld eines Umzugs aus?

Für einen reibungslosen Umzug ist ein Zeitrahmen von 90 Tagen erforderlich. Verkürzte Zeitpläne sind zwar möglich, verursachen jedoch höhere Kosten, bergen ein größeres Fehlerrisiko und führen fast immer dazu, dass ein oder zwei Einreichungen verspätet erfolgen. Das nachstehende Ablaufschema wenden wir bei Kunden mit einer Vorlaufzeit von drei Monaten an; bei den Varianten mit 60 bzw. 30 Tagen werden Schritte in der Reihenfolge ihrer Priorität weggelassen.

Hier ist der Tagesplan, rückwärts gezählt ab dem Umzugstermin:

• 90 Tage zuvor. Bestätigen Sie das Umzugszenario (US-Staatsbürger, zurückkehrender NRI, Inhaber einer Green Card, Umzug aus Lebensstilgründen). Legen Sie die Gehaltsabrechnungsstruktur fest (EOR vs. eigene Gesellschaft vs. Auftragnehmer). Berechnen Sie die Gesamtkosten für beide Modelle, einschließlich der Differenz zwischen FICA- und EPF-Beiträgen. Überprüfen Sie die Berechnung des Geschäftsjahres im Hinblick auf die 182-Tage-Regelung, damit der Wechsel des Wohnsitzes zeitlich gezielt erfolgt.
• 60 Tage zuvor. Leiten Sie das EOR-Onboarding oder die Registrierung der juristischen Person ein. Erstellen Sie den Arbeitsvertrag unter Einhaltung der indischen Rechtsvorschriften. Planen Sie die Behandlung von Aktienanteilen und RSUs im Hinblick auf Ausübungszeitpunkte nach dem Umzug. Klären Sie die Anforderungen des Foreigners Regional Registration Office (FRRO) für den Umzug von Personen ohne indische Staatsangehörigkeit.
• 30 Tage zuvor. Beantragen Sie eine PAN-Nummer. Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto für die Einzahlung des Gehalts in INR. Bereiten Sie das Formular 8233 für die Aufhebung der US-Quellensteuer vor. Informieren Sie den Mitarbeiter über die Steuervorauszahlung, das Formular 67 für die FTC und den Anhang FA. Legen Sie die Übergangsregelung für die Krankenversicherung zwischen dem US-Gruppenversicherungsplan und den indischen Sozialleistungen fest.
• Tag 1 in Indien. Die ersten Gehaltsabrechnungen in Indien werden durchgeführt. Die Abzüge für die Vorsorgekasse der Arbeitnehmer (Employees’ Provident Fund) und die staatliche Arbeitnehmerversicherung (Employee State Insurance) beginnen. Das Arbeitsverhältnis in den USA endet offiziell.
• Die ersten 90 Tage nach dem Umzug. Reichen Sie die noch ausstehenden Offenlegungsunterlagen in den USA ein. Halter eines Visums für einen längeren Aufenthalt müssen sich innerhalb von 14 Tagen bei der FRRO registrieren lassen. Vergewissern Sie sich, dass die Compliance der FEMA zur Rückführung von Gehältern eingehalten wird.

Enge Zeitpläne erfordern Kompromisse. Das Überspringen des 90-tägigen Schritts zur Kostenmodellierung ist der häufigste Fehler: Die Lücke zwischen FICA und EPF tritt nach den ersten Gehaltsabrechnungen zutage, und das Budget muss mitten im Quartal angepasst werden.

Wie ist bei einem Standortwechsel mit Aktien, RSUs und Bonuszahlungen umzugehen?

Beteiligungen stellen den häufigsten blinden Fleck bei der Umzugsplanung dar, und die Regelungen werden schnell kompliziert. Der allgemeine Grundsatz lautet: Einkünfte aus der Unverfallbarkeit werden auf der Grundlage der Arbeitstage in den jeweiligen Ländern während des Unverfallbarkeitszeitraums zwischen den Quellen „USA“ und „Indien“ aufgeteilt. Eine RSU-Zuteilung, die über vier Jahre (zwei in den USA, zwei in Indien) unverfallbar wurde, wird zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit zu etwa der Hälfte den USA und zur Hälfte Indien zugeordnet. Beide Länder können ihren Anteil besteuern, und das Formular 67 in Indien sowie das Formular 1116 in den USA verhindern, dass derselbe Dollarbetrag doppelt besteuert wird.

Einige praktische Hinweise:

• Die Unverfallbarkeit der RSUs erfolgt nach dem Umzug. Die Zuteilung erfolgt während der Sperrfrist auf Basis der Aufteilung nach Arbeitstagen. Der indische Anteil wird gemäß indischem Recht bei der Unverfallbarkeit als geldwertes Einkommen besteuert.
• ESPP-Rabatte. Der Rabattanteil wird in Indien je nach Planausgestaltung zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit oder des Erwerbs als geldwerter Vorteil behandelt.
• Veräußerungsgewinne aus US-Wertpapieren. Sobald der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz in Indien hat (ROR), sind Kapitalgewinne aus dem Verkauf von US-Aktien gemäß den indischen Ansässigkeitsvorschriften in Indien steuerpflichtig, wobei bereits entrichtete US-Steuern angerechnet werden.

Für Mitarbeiter mit einem nennenswerten Aktienbesitz lohnt sich eine abgestimmte Steuerberatung (durch einen US-CPA und einen indischen CA) trotz der damit verbundenen Kosten. Die damit verbundenen Beträge rechtfertigen in der Regel diese Ausgaben.

Inwiefern vereinfacht Wisemonk die Einrichtung der Lohnabrechnung und der Steuerangelegenheiten?

Wisemonk ist ein EOR aus Indien Entwickelt für globale Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen und nach Indien versetzen, darunter auch US-amerikanische Unternehmen, deren bestehende Mitarbeiter gerade in ihre Heimat zurückgekehrt sind und für die innerhalb von 30 bis 60 Tagen eine neue Gehaltsabrechnung eingerichtet werden muss. Wir sind kein globaler EOR-Anbieter, bei dem Indien nur eines von 90 Ländern ist.

Wir haben diesen Übergang bereits für mehr als 300 internationale Unternehmen, über 2.000 Mitarbeiter und ein Lohn- und Gehaltsvolumen von mehr als 20 Mio. US-Dollar begleitet; daher handelt es sich bei dem nachstehenden Leitfaden um die Vorgehensweise, die wir selbst anwenden – und nicht um eine theoretische Empfehlung.

So sieht dies für einen US-amerikanischen Gründer, Finanzvorstand oder Personalvorstand aus, der einen Mitarbeiter versetzt:

• Eine durchgängige Umstellung, nicht nur im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Beantragung der PAN-Nummer, Einrichtung eines lokalen Bankkontos, Ausarbeitung von Arbeitsverträgen nach indischem Recht, Anmeldungen bei EPFO und ESIC sowie die Anpassung der TDS-Abzüge ab dem ersten Tag.
• Das PE-Risiko ist konstruktionsbedingt durch eine Firewall abgeschirmt. Wisemonk wird zum rechtmäßigen indischen Arbeitgeber und erfüllt damit die Kriterien hinsichtlich der Abhängigkeit des Vertreters und des festen Geschäftssitzes für die US-Muttergesellschaft.
• Koordination im Rahmen des DTAA auf beiden Seiten. Wir koordinieren die Bearbeitung des Formulars 8233 mit Ihrem US-Lohnbuchhaltungsteam und unterstützen Sie bei der Einreichung des Formulars 67 im Rahmen der indischen Steuererklärung.
• Die Kontinuität des Eigenkapitals bleibt gewahrt. Die Zuteilungen von US-RSUs, ESPP und Optionen werden weiterhin über die US-Muttergesellschaft unverfallbar. Wir kümmern uns um die steuerliche Behandlung dieser Vergünstigungen in Indien.
• Transparente, auf US-Dollar lautende Gehälter. Die Gehälter können weiterhin in US-Dollar ausgewiesen werden, wobei bei jeder Gehaltsabrechnung eine wechselkurstransparente Umrechnung in indische Rupien erfolgt, sodass sich das Nettoeinkommen des Mitarbeiters nicht unbemerkt aufgrund von Wechselkursschwankungen verändert.

Wenn Sie einen US-Mitarbeiter haben, der nach Indien versetzt wird, und der Zeitplan eng ist, ist diese Lösung genau das Richtige für Sie.

Stimmen unserer Kunden

„Der Ablauf war professionell und verlief reibungslos. Wir haben mit Wisemonk zusammengearbeitet, um Entwickler in Indien zu finden, und das hat für uns unglaublich gut funktioniert. Wir sind sehr zufrieden mit den Fähigkeiten der Entwickler, und der Ablauf bei Wisemonk war professionell und verlief reibungslos. Wir können Wisemonk für die Talentsuche wärmstens empfehlen!“ – Gear Fisher, Mitbegründer von Onform, USA

„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und ihre Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“ – Dan Sampson, Leiter der Technikabteilung bei Cobu, USA