Lohnpfändung verstehen: Ein Leitfaden für US-Arbeitgeber zu Verfahren und Schutzmaßnahmen

Was tun Sie, wenn ein Gericht Ihnen auferlegt, Geld vom Gehalt eines Mitarbeiters abzuziehen, bevor dieser es überhaupt in die Hände bekommt?

Genau das bewirkt eine Lohnpfändung, und als Arbeitgeber sind Sie rechtlich dazu verpflichtet, diese zu berechnen, einzubehalten und abzuführen. Bei einer fehlerhaften Abwicklung fallen die Strafen Ihrem Unternehmen zur Last, nicht dem Arbeitnehmer.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die Lohnpfändung in den Vereinigten Staaten funktioniert, wie viel Sie rechtmäßig einbehalten dürfen, welche Schutzrechte Ihren Mitarbeitern zustehen und wie Sie bei jedem Schritt die gesetzlichen Vorschriften einhalten können.

Was ist eine Lohnpfändung, und warum sollte dies für Arbeitgeber von Bedeutung sein?

Die Lohnpfändung ist ein rechtliches Verfahren, bei dem ein Arbeitgeber aufgrund eines Gerichtsbeschlusses oder einer behördlichen Anordnung verpflichtet ist, einen festgelegten Anteil des Arbeitsentgelts eines Arbeitnehmers einzubehalten und diesen direkt an einen Gläubiger abzuführen, bis die Schuld beglichen ist.

Zu den üblichen Auslösern zählen nicht gezahlte Bundes- oder Landes-Steuern, notleidende Studiendarlehen, Unterhaltszahlungen für Kinder sowie gerichtliche Urteile wegen Verbraucherschulden wie Kreditkarten- oder Arztrechnungen.

In dieser Konstellation wird der Arbeitgeber als „Drittschuldner“ bezeichnet, und diese Bezeichnung hat echte rechtliche Bedeutung: Sie werden zum Inkassobeauftragten und führen den Beschluss gemeinsam mit den anderen aus. Lohnabzüge das Sie bereits verwalten. Da der Auftrag in Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Posteingang landet und nicht in dem Ihres Mitarbeiters, sollten Sie sich zunächst mit der Abfolge der dadurch ausgelösten Vorgänge vertraut machen.

Wie läuft das Verfahren zur Lohnpfändung für Arbeitgeber ab?

Sobald ein Pfändungsbeschluss eingeht, löst dies eine festgelegte Abfolge von Pflichten des Arbeitgebers aus, ähnlich wie jeder andere Schritt in Wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt. In der Regel ist ein gerichtlicher Beschluss erforderlich, wobei es eine wesentliche Ausnahme gibt: Die IRS kann Löhne auch ohne einen solchen Beschluss pfänden. Der typische Ablauf für Arbeitgeber sieht wie folgt aus:

1. Entgegennahme und Prüfung der Bestellung: Bitte überprüfen Sie den Namen des Mitarbeiters, die Art und Höhe der Forderung, die Anweisungen zur Einbehaltung sowie die Frist für die Antwort.
2. Teilen Sie dem Mitarbeiter dies schriftlich mit: Dies ist zwar nicht immer gesetzlich vorgeschrieben, doch die Aushändigung einer Kopie des Bescheids sowie einer Erläuterung der Abzüge an den Mitarbeiter beugt Streitigkeiten vor.
3. Berechnen Sie die Quellensteuer: Wenden Sie die geltenden Bundes- und Landesgrenzen auf das verfügbare Einkommen des Arbeitnehmers an, nicht auf das Bruttoeinkommen.
4. Von jedem Gehaltsscheck einbehalten: Ziehen Sie den vorgeschriebenen Betrag in jeder Zahlungsperiode gemäß dem in der Verfügung festgelegten Zeitplan ab.
5. Überweisen Sie die Gelder fristgerecht: Bitte überweisen Sie den einbehaltenen Betrag innerhalb der angegebenen Frist per Scheck oder elektronischer Überweisung an den genannten Gläubiger oder die genannte Stelle.
6. So schließen Sie das Fenster: Setzen Sie die Einbehaltung fort, bis die Schuld beglichen ist, die Anordnung ausläuft oder Sie eine schriftliche Aufforderung zur Einstellung erhalten.

Führen Sie datierte Aufzeichnungen über jede Berechnung, jede Zahlung und jede Mitteilung, da diese bei einer Prüfung als Ihre Verteidigung dienen und eine disziplinierte Vorgehensweise gewährleisten. Lohn- und Gehaltsabrechnung macht dies zur Routine. Der Begriff „Lohnpfändung“ umfasst jedoch mehr als nur Gehaltszahlungen.

Welche verschiedenen Arten von Lohnpfändungen gibt es?

Nicht jede Pfändung erfolgt über die Gehaltsabrechnung: Die Lohnpfändung wird von Ihnen direkt abgewickelt, während Pfändungen von Bankguthaben, Steuerrückerstattungen, Vermögenswerten und Studentenkrediten den Mitarbeiter anderweitig betreffen und Sie nur indirekt erreichen.

Da sich die Obergrenzen auf das verfügbare Einkommen auswirken, ist es wichtig, das Nettogehalt ist von Bedeutung. Die wichtigsten Formen der Pfändung sind:

• Lohnpfändung: Die für Arbeitgeber häufigste Form: eine gerichtliche oder behördliche Anordnung, einen Teil des Einkommens einzubehalten und an einen Gläubiger zu überweisen, wobei Obergrenzen auf Bundes- und Landesebene gelten.
• Pfändung eines Bankkontos (Bankpfändung): Ein Gläubiger sperrt Gelder und pfändet diese direkt vom Bankkonto des Mitarbeiters; Ihre Lohnbuchhaltung ist davon nicht betroffen, auch wenn der Mitarbeiter die finanziellen Auswirkungen möglicherweise zu spüren bekommt.
• Pfändung der Steuerrückerstattung: Die US-Steuerbehörde (IRS) oder eine staatliche Behörde behält eine Steuerrückerstattung ein, um ausstehende Steuern oder staatliche Forderungen zu begleichen; es sind keine Maßnahmen seitens der Lohnbuchhaltung erforderlich.
• Pfändung von Vermögen oder Vermögenswerten: Ein Gläubiger pfändet nach Erlass eines Gerichtsbeschlusses Sachwerte wie beispielsweise ein Fahrzeug; Ihr Gehalt bleibt davon unberührt.
• Pfändung von Studentenkrediten: Bei einem notleidenden staatlichen Studentenkredit kann die Regierung ohne gerichtliche Anordnung eine Lohnpfändung anordnen, und Sie führen den Abzug wie bei einer Lohnpfändung durch.

Nur zwei davon – die Lohnpfändung und die Pfändung von Studentenkrediten – wirken sich direkt auf Ihre Gehaltsabrechnung aus. In der folgenden Tabelle werden diese verglichen, und ein Blick auf die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters Lohnabrechnung zeigt genau, wo die einzelnen Abzüge anfallen.

Wer ist rechtlich befugt, das Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers zu pfänden?

Es gibt zwar mehrere Parteien, die rechtmäßig eine Pfändung einleiten können, doch diese lassen sich auf eine kurze Liste beschränken: Gläubiger mit einem gerichtlichen Urteil, Behörden, Gerichte und Kreditgeber. Wenn Sie wissen, wer die Anordnung erlassen hat, erfahren Sie, welche Vorschriften und Beschränkungen gelten und welche Abrechnungszeitraum Die Einbehaltung beginnt am. Zu den Stellen, die Lohnpfändungen vornehmen können, gehören:

• Urteilsgläubiger: Kreditkartenunternehmen, medizinische Dienstleister oder jedes andere Unternehmen, das ein gerichtliches Urteil wegen einer unbezahlten Forderung erwirkt.
• Behörden: Steuerbehörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, wie beispielsweise die IRS, sowie Behörden, die den Unterhalt für Kinder durchsetzen.
• Kreditnehmer von Studienkrediten: Die Bundesregierung oder deren Dienstleister bei notleidenden Bundeskrediten; private Kreditgeber benötigen zunächst ein Gerichtsurteil.
• Gerichte: Zur Einziehung von nicht beglichenen Bußgeldern, Gerichtskosten oder in Gerichtsverfahren angeordneten Schadensersatzzahlungen.
• Eigentümergemeinschaften: In einigen Bundesländern können sie bei ausstehenden Beiträgen oder Umlagen ein Urteil erwirken.

Unabhängig davon, wer der Antragsteller ist, legt das Bundesgesetz fest, auf welchen Anteil des Gehalts er Zugriff hat, und diese Obergrenze bereitet den Arbeitgebern mehr Schwierigkeiten als jeder andere Teil des Verfahrens – ganz ähnlich wie die Vorschriften, die hinter Ihrer Arbeitgeber-Lohnsteuer. Wie viel vom Gehalt darf man also tatsächlich offenlegen?

Wie viel vom Gehalt eines Arbeitnehmers darf gepfändet werden?

Gemäß Titel III des Verbraucherkreditschutzgesetzes ist eine gewöhnliche Lohnpfändung auf den geringeren der folgenden Beträge begrenzt: 25 % des verfügbaren Einkommens des Arbeitnehmers oder den Betrag, um den das wöchentliche verfügbare Einkommen das 30-Fache des bundesweiten Mindestlohns von 7,25 US-Dollar übersteigt, was sich laut dem Informationsblatt Nr. 30 des Arbeitsministeriums.

Das verfügbare Einkommen ist der Betrag, der nach den gesetzlich vorgeschriebenen Abzügen wie Steuern und Sozialversicherung verbleibt; es handelt sich dabei nicht um das Bruttogehalt und ist nicht mit freiwilligen Abzügen gleichzusetzen. Abzüge nach Steuern. Die genaue Obergrenze hängt jedoch von der Art der Verbindlichkeit ab.

Wie hoch ist die Obergrenze für Verbraucherschulden?

Bei gewöhnlichen Verbraucherschulden wie Kreditkartenrechnungen oder Arztrechnungen behalten Sie den geringeren der folgenden Beträge ein: 25 % des verfügbaren Einkommens oder den Betrag, der über 217,50 Dollar pro Woche hinausgeht.

Nehmen wir einen Arbeitnehmer mit einem wöchentlichen verfügbaren Einkommen von 600 Dollar: 25 % davon betragen 150 Dollar, während der Betrag, der über dem 30-fachen des Mindestlohns liegt, 600 Dollar abzüglich 217,50 Dollar, also 382,50 Dollar, beträgt.

Sie ziehen den Betrag von der geringeren Summe ab, sodass in dieser Woche 150 Dollar übrig bleiben. Die korrekte Berechnung des Grundlohns erfordert dieselbe Disziplin wie bei der Sauberkeit Lohnbestandteile. Unterhaltsverpflichtungen dürfen jedoch deutlich höher ausfallen.

Ein wichtiger Aspekt, den Sie beachten sollten: Boni und Provisionen werden zum verfügbaren Einkommen hinzugerechnet; prüfen Sie daher, wie Zulage wird behandelt, bevor Sie die Berechnungen durchführen.

Welche Obergrenzen gelten für Unterhaltszahlungen für Kinder und Ehegatten?

Unterhaltszahlungen für Kinder und Ehepartner können bis zu 50 % des verfügbaren Einkommens betragen, wenn der Arbeitnehmer einen weiteren Ehepartner oder ein weiteres Kind unterhält, bzw. bis zu 60 %, wenn dies nicht der Fall ist; bei Zahlungsrückständen von mehr als 12 Wochen sind zusätzlich 5 % zulässig.

Auch diese Anordnungen haben Vorrang: der Bund Amt für Unterhaltsangelegenheiten verpflichtet Arbeitgeber, einer Unterhaltspfändung Vorrang vor den meisten anderen Pfändungen desselben Arbeitsentgelts einzuräumen. Steuern und Studienkredite werden wiederum gesondert behandelt.

Worin unterscheiden sich Steuerpfändungen und Studiendarlehen?

Bundessteuerpfändungen und Pfändungen von Studentenkrediten fallen nicht unter die prozentualen Obergrenzen des CCPA. Eine Lohnpfändung durch die IRS erfolgt nicht als pauschaler Prozentsatz; der freigestellte Betrag wird gemäß der IRS-Veröffentlichung 1494 auf der Grundlage des Steuerstatus und der Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen festgelegt, da die Leitfaden des IRS zur Lohnpfändung erklärt, sodass fast alles, was über diesen Freibetrag hinausgeht, in Anspruch genommen werden kann.

Notleidende staatliche Studiendarlehen und andere nicht steuerliche Verbindlichkeiten gegenüber dem Staat können im Rahmen einer behördlichen Lohnpfändung in Höhe von bis zu 15 % des verfügbaren Einkommens gepfändet werden, was Staatliche Studienbeihilfe kann eine Anordnung erlassen, ohne vor Gericht zu gehen. Da die Grenzen nun klar sind, stellt sich als Nächstes die Frage, ob Sie sich überhaupt gegen eine solche Anordnung wehren können.

Kann ein Arbeitgeber einen Pfändungsbeschluss ablehnen oder ignorieren?

Nein. Sobald Sie einen gültigen Pfändungsbeschluss erhalten haben, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diesem nachzukommen, auch wenn der Arbeitnehmer Einwände erhebt, und Sie müssen die Einbehaltung so lange fortsetzen, bis die Schuld beglichen ist, der Beschluss erlischt oder Sie eine schriftliche Aufforderung zur Einstellung erhalten.

Wenn Sie dies ignorieren oder aufschieben, kann Ihr Unternehmen zusätzlich zu den Geldbußen für den Betrag haftbar gemacht werden, den Sie nicht einbehalten haben; aus diesem Grund gehört dies ganz klar zu Ihren Lohnverbindlichkeiten Radar. Die Einhaltung dieser Vorschriften führt jedoch nicht dazu, dass dem Mitarbeiter seine Rechte entzogen werden.

Welche rechtlichen Schutzmaßnahmen stehen Arbeitnehmern während einer Pfändung zu?

Titel III des CCPA schützt Arbeitnehmer auf zwei konkrete Weisen: Er legt fest, wie viel von ihrem Wochenverdienst gepfändet werden darf, und er verbietet es Ihnen, sie zu entlassen, weil ihr Lohn wegen einer einzigen Schuld gepfändet wurde.

Ein vorsätzlicher Verstoß gegen diese Entsorgungsverbotsvorschrift wird gemäß 15 U.S.C. 1674 mit einer Geldstrafe von bis zu 1.000 US-Dollar geahndet, daher Kündigung eines Mitarbeiters Wer von einer Pfändung betroffen ist, benötigt Unterstützung.

Der Schutz ist jedoch begrenzt: Er gilt nur für die erste Forderung, sodass eine zweite, separate Pfändung nicht darunter fällt und Arbeitnehmer weiterhin gegen einen Pfändungsbeschluss Einspruch erheben oder eine Ermäßigung aufgrund finanzieller Notlage beantragen können. Die Schutzbestimmungen werden noch komplexer, sobald der Arbeitnehmer gar kein W-2-Angestellter ist.

Wie sollten Arbeitgeber bei Pfändungen zugunsten von 1099-Auftragnehmern vorgehen?

Das allgemeine Gesetz zur Lohnpfändung gilt nicht für eine 1099-Auftragnehmer da es sich nicht um Arbeitnehmer handelt; es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: Eine Pfändungsanordnung zur Einziehung von Unterhaltszahlungen kann sich auf das Entgelt von Auftragnehmern erstrecken, und in einigen Bundesstaaten wird die Pfändung bei Verbraucherschulden ebenfalls auf Auftragnehmer ausgedehnt.

Da die Vorschriften vom Status abhängen, achten Sie bitte darauf, dass die Grenze zwischen einem Arbeitnehmer und einem selbstständiger Auftragnehmer muss korrekt festgelegt werden, bevor ein Auftrag eingeht, da eine falsche Einstufung dazu führen kann, dass ein Arbeitnehmer wieder den Vorschriften zur Lohnpfändung unterliegt.

Da Auftragnehmer Einkünfte gemäß Formular 1099 und keinen Gehaltsscheck erhalten, sollten Sie jeden Auftrag als rechtliche Frage betrachten und die Vorschriften des jeweiligen Bundeslandes überprüfen, bevor Sie einen Einbehalt vornehmen; integrieren Sie die entsprechende Vorgehensweise anschließend in Ihre Bezahlung von 1099-Auftragnehmern damit nichts übersehen wird.

Außerdem hilft es dabei, das Gesamtbild von Steuern für Selbstständige, da sich die Abführungspflichten deutlich von denen eines W-2-Arbeitnehmers unterscheiden. Unabhängig davon, ob sich die Anordnung auf einen Arbeitnehmer oder einen Auftragnehmer bezieht, ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, die von Anfang an korrekt eingerichtet ist, der sicherste Weg.

Wie hoch sind die Kosten, wenn bei einer Pfändung Fehler gemacht werden?

Fehler kommen teuer zu stehen, und das sagen Lohnbuchhalter ganz offen, insbesondere wenn ein Pfändungsbeschluss im Widerspruch zu den Bestimmungen in Ihrem Arbeitsverträge. Wie ein Autor für Compliance-Themen im Personalwesen auf LinkedIn formuliert:

„Die Nichtbefolgung von Pfändungsbeschlüssen kann je nach den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Bundesstaates zu Geldstrafen in Höhe von 1.000 bis 10.000 US-Dollar pro Verstoß führen.“ - Caitlin Kapolas
Lesen Sie den Beitrag auf LinkedIn →

Die Strafen auf Bundesebene sind konkret festgelegt: Die vorsätzliche Entlassung eines Arbeitnehmers aufgrund einer einzigen Lohnpfändung kann mit einer Geldstrafe von bis zu 1.000 US-Dollar geahndet werden, während bei unterlassener Einbehaltung der Arbeitgeber in der Regel den Betrag schuldet, den er hätte abführen müssen, und die Bundesstaaten verhängen darüber hinaus noch eigene Strafen. Dieses Risiko ist der Grund, warum viele Arbeitgeber auf eine automatisiertes Lohnabrechnungssystem oder einen betreuten Partner, um sicherzustellen, dass jede Bestellung korrekt und pünktlich ausgeführt wird.

Wie kann Wisemonk Ihnen dabei helfen, die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf die Lohnabrechnung und Pfändungen einzuhalten?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“, der globale Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern, der Gehaltsabrechnung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt. Wir wenden dieselbe Disziplin bei der Gehaltsabrechnung auch auf die komplexen Aspekte des Arbeitsrechts in den USA an, wie beispielsweise Pfändungsbeschlüsse und Quellensteuerabzüge. So unterstützen wir Sie:

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Was sagen Arbeitgeber über die vorschriftsmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Wisemonk?

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„Ich bin beeindruckt von den hochqualifizierten Fachkräften, die sie für das Projekt gewinnen können.“ – Dan Sampson, Vizepräsident für Technik bei Cobu

Gerade bei Aufgaben, bei denen der Spielraum für Fehler am geringsten ist, kommt es am meisten auf Zuverlässigkeit an, und die Einbehaltung von Lohnpfändungen steht ganz oben auf dieser Liste.