Britisches Unternehmen stellt Mitarbeiter in Indien ein: Ein umfassender Leitfaden

Für ein britisches Unternehmen, das Mitarbeiter in Indien einstellt, lautet die eigentliche Frage nicht mehr, ob es dort Mitarbeiter einstellen soll. Die Frage ist vielmehr, welche Rechtsform Sie vor einer Überprüfung durch die HMRC schützt, Risiko einer Betriebsstätte, sowie die Regelung nach Art der IR35 Fallen bei der Einstufung, in die die meisten Arbeitgeber bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern tappen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die drei Rechtliche Möglichkeiten der Personalbeschaffung, konkrete Aufschlüsselungen der Kosten in GBP, die Funktionsweise des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Großbritannien und Indien sowie die Schwelle von 25 bis 40 Mitarbeitern, ab der ein EOR-Modell nicht mehr sinnvoll ist. Am Ende werden Sie eine fundierte Antwort für Ihren Finanzvorstand parat haben.

Warum stellen britische Unternehmen im Jahr 2026 Mitarbeiter in Indien ein?

Britische Unternehmen stellen in Indien ein, da sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen geändert haben. Nach dem Brexit sind die Personalkosten in London und Manchester gestiegen. Die IR35-Reformen haben den Pool an freiberuflichen Fachkräften eingeschränkt. Indien bietet nun einen größeren Pool an Ingenieuren zu Gesamtkosten, die 60 bis 70 % unter denen britischer Kollegen liegen.

Die Kostenarbitrage steht im Mittelpunkt. Ein Softwareentwickler der mittleren Ebene in Bengaluru erhält ein Grundgehalt von etwa 15.000 bis 25.000 £, während dieses in London bei 55.000 bis 85.000 £ liegt. Ein leitender Entwickler in Hyderabad kostet zwischen 25.000 und 45.000 £, während das entsprechende Gehalt in Großbritannien bei über 90.000 £ liegt.

Für ein SaaS-Start-up in der Serie-A-Finanzierungsrunde, das monatlich 400.000 Pfund verbrennt, schaffen drei erfahrene Ingenieure aus Indien genügend finanziellen Spielraum, um zwei weitere Mitarbeiter in London einzustellen. Das ist echtes Geld, keine theoretischen Einsparungen.

Die Talentbreite ist die zweite Säule. Indien bringt jährlich rund 1,5 Millionen Absolventen ingenieurwissenschaftlicher Studiengänge hervor und verfügt damit weltweit über den größten Nachschub an MINT-Fachkräften. Da Englisch im Geschäftsleben und im Hochschulwesen fest verankert ist, haben britische Unternehmen bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter keine sprachlichen Schwierigkeiten.

Indien bringt jährlich 2,5 Millionen oder mehr Absolventen in MINT-Fächern hervor, wodurch britische Unternehmen Zugang zu einem der weltweit umfangreichsten Talentpools erhalten. (Quelle: Wisemonk-Bericht über IT-Dienstleistungen in Indien 2026)

Auch die zeitliche Übereinstimmung der Zeitzonen ist von Vorteil. In Indien ist es 4,5 bis 5,5 Stunden später als in Großbritannien. Dadurch ergeben sich täglich drei bis vier Stunden, in denen sich die Zeiten für Stand-up-Meetings, Code-Reviews und Pair-Programming überschneiden.

Der dritte Faktor ist struktureller Natur. Drei Faktoren treiben britische Unternehmen gleichzeitig ins Ausland:

• Der Zugang zu Fachkräften aus der EU hat sich nach dem Brexit verschärft
• Durch IR35 hat sich der Kreis der britischen Freiberufler, die bereit sind, befristete Aufträge anzunehmen, verkleinert
• Die Lohninflation in den britischen Technologiezentren hat das Tempo der Finanzierungsrunden übertroffen

In ihrer Gesamtheit führen diese Faktoren dazu, dass Indien für britische Unternehmen, die im Jahr 2026 Ingenieure einstellen, weniger ein Experiment als vielmehr eine Standardwahl darstellt.

Sobald britische Unternehmen zu dem Schluss kommen, dass Indien die Lösung ist, stellt sich als Nächstes die Frage, wie dies rechtlich umgesetzt werden kann.

Auf welche drei Arten kann ein britisches Unternehmen in Indien rechtmäßig Personal einstellen?

Ein britisches Unternehmen hat drei rechtliche Möglichkeiten, Mitarbeiter in Indien einzustellen: die Gründung einer eigenen juristischen Person in Indien, die Inanspruchnahme eines „Employer of Record“ (EOR) oder die Beauftragung von freiberuflichen Auftragnehmern. Jede dieser Optionen ist mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen hinsichtlich Gründungsdauer, Kapitalaufwand, Kontrollmöglichkeiten und Compliance-Aufwand verbunden.

Option 1: Gründung einer indischen Tochtergesellschaft.

Das britische Unternehmen gründet eine „Private Limited Company“ (Pvt Ltd) oder eine hundertprozentige Tochtergesellschaft und wird damit zur Muttergesellschaft einer indischen juristischen Person. Die Gründung dauert 2 bis 6 Monate und kostet 4.500 bis 14.000 £, zuzüglich laufender Meldungen beim ROC, GST-Erklärungen und gesetzlicher Abgaben. Ideal für britische Unternehmen, die mehr als 25 indische Mitarbeiter beschäftigen, GCC-Pläne verfolgen oder indische Kunden direkt in Rechnung stellen möchten.

Option 2: Nutzen Sie einen „Employer of Record“.

Ein indisches Drittunternehmen wird auf indischem Boden zum Employer of Record. Das britische Unternehmen leitet die tägliche Arbeit; der EOR kümmert sich um Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzliche Sozialleistungen und die Compliance mit den Kündigungsvorschriften. Das Onboarding dauert 5 bis 10 Werktage, wobei keine Unternehmensgründung, keine FEMA-Registrierung und kein fortlaufender Aufwand zur Compliance mit indischen Vorschriften auf britischer Seite erforderlich sind.

Lesetipp: „Employer of Record“ vs. Tochtergesellschaft in Indien: Strategie zur Geschäftsausweitung

Option 3: Freiberufler beauftragen.

Schnell und flexibel für die Projektarbeit, birgt jedoch unter beiden Umständen ein erhebliches Risiko hinsichtlich der Einstufung als Arbeitnehmer Indisches Arbeitsrecht sowie die britischen IR35-Vorschriften. Geeignet für kurze, in ihrem Umfang festgelegte Aufträge bei mehreren Kunden, nicht jedoch für Vollzeitstellen, bei denen das britische Unternehmen die Arbeitszeiten, die Arbeitsmittel und die Einbindung in den Arbeitsablauf festlegt.

Welche Option eignet sich für welches britische Unternehmen?

Die Entscheidung hängt in der Regel von den Personalplänen und dem Zeitplan ab. Britische Unternehmen, die ihre ersten 1 bis 25 Mitarbeiter in Indien einstellen, beginnen fast immer mit einem EOR-Modell und prüfen erst dann die Gründung einer eigenen Gesellschaft, sobald sie diese Schwelle überschritten haben.

Wenn Sie bereit sind, zu skalieren, lesen Sie den Leitfaden unter Umwandlung von einer EOR in eine juristische Person oder vergleichen Sie die Kosten direkt mit den EOR-Rechner im Vergleich zum Rechtsform-Rechner.

Damit ist EOR der Weg, den die meisten britischen Unternehmen tatsächlich einschlagen; es lohnt sich daher, genau zu verstehen, wie das Verfahren funktioniert.

Wie funktioniert das „Employer of Record“-Modell für britische Unternehmen?

Ein „Employer of Record“ (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber Ihrer in Indien beschäftigten Mitarbeiter, während Sie deren tägliche Arbeit leiten. Der EOR unterzeichnet die Arbeitsverträge, übernimmt die Lohnabrechnung in INR, führt die Abzüge für PF, ESI und TDS durch und wickelt die gesetzlichen Sozialleistungen ab. Das britische Unternehmen behält die volle operative Kontrolle darüber, was entwickelt wird, von wem und wie die Leistung bewertet wird.

Bei über 300 Unternehmen und mehr als 2.000 Mitarbeitern, bei denen jährlich Lohnsummen von über 20 Mio. US-Dollar über unsere Plattform abgewickelt werden, sieht die Aufteilung in der Praxis wie folgt aus.

Was in den Zuständigkeitsbereich der EOR fällt und was bei dem britischen Unternehmen verbleibt

Am übersichtlichsten lässt sich diese Aufteilung als Unterscheidung zwischen dem rechtlichen Arbeitgeber und dem operativen Arbeitgeber betrachten. Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber in Indien. Das britische Unternehmen ist überall sonst der operative Arbeitgeber.

Weiterlesen: „Employer of Record“ in Großbritannien: Leitfaden zur Personalbeschaffung ohne eigene Rechtsform

Die britische Seite bleibt unkompliziert. Sie erhalten eine einzige monatliche Rechnung in GBP oder USD, verbuchen diese als abzugsfähige Betriebsausgabe, und Ihre indischen Mitarbeiter tauchen zu keinem Zeitpunkt in den britischen Gehaltslisten, im PAYE-System oder in den Unterlagen der HMRC auf.

Was zum EOR-Onboarding Die Zeitleiste sieht wie folgt aus

Das Onboarding dauert in der Regel 5 bis 10 Werktage von der Annahme des Angebots bis zum ersten Arbeitstag. An den Tagen 1 und 2 erfolgt die Vertragsausstellung und Hintergrundüberprüfungen. An den Tagen 3 bis 5 werden die Themen PF, ESI und die Einrichtung des Bankkontos behandelt. An den Tagen 6 bis 10 stehen der Versand der Ausrüstung, der Systemzugang und die Einweisung auf dem Programm.

Für britische Unternehmen, die noch vor dem nächsten Sprint oder der nächsten Vorstandssitzung eine neue Kraft einstellen müssen, ist der Geschwindigkeitsvorteil des EOR-Modells gegenüber der Gründung einer eigenen Gesellschaft (die Monate in Anspruch nimmt) entscheidend.

Diese Geschwindigkeit hat ihren Preis, und die Finanzvorstände in Großbritannien wollen die Zahlen in Pfund Sterling sehen – nicht die Broschüre.

Was kostet es ein britisches Unternehmen tatsächlich, Mitarbeiter in Indien einzustellen?

Die Gesamtkosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Indien über einen EOR belaufen sich auf etwa 1.500 bis 4.500 £ pro Monat, alles inklusive. Dieser Betrag gliedert sich in drei Komponenten: das Bruttogehalt in GBP, die gesetzlichen Arbeitgeberbeiträge in Höhe von 13 bis 15 % darauf sowie die EOR-Gebühr selbst. Die meisten britischen Finanzvorstände unterschätzen die zweite Komponente, wodurch die Budgets unbemerkt aus dem Ruder laufen.

Allgemein betrachtet belaufen sich die jährlichen Kosten für einen IT-Ingenieur der mittleren Ebene in Indien auf etwa 20.000 US-Dollar, verglichen mit 130.000 US-Dollar in den USA – ein Kostenunterschied von etwa dem 6,5-Fachen. (Quelle: Wisemonk-Bericht über IT-Dienstleistungen in Indien 2026)

Wie sehen die typischen Gehaltsspannen in Indien nach Position in GBP aus?

Das Gehalt hängt von der Position, der Berufserfahrung und dem Standort ab. Bengaluru, Hyderabad und Pune liegen an der Spitze der Gehaltsspanne im IT-Bereich; in Tier-2-Städten liegen die Gehälter für gleichwertige Fachkräfte um 20 bis 30 % niedriger. Die nachstehenden Zahlen beziehen sich ausschließlich auf das Grundgehalt vor gesetzlichen Abgaben.

Diese Spannen spiegeln die aktive Belegschaft von Wisemonk bei über 300 Kundenunternehmen in Indien zum Stand von 2026 wider.

Zum Vergleich: In London kostet derselbe leitende Ingenieur ein Grundgehalt von über 90.000 £ vor Sozialversicherungsbeiträgen, Rentenbeiträgen und Ausrüstung.

Möchten Sie einen schnellen Überblick über die Kostenaufschlüsselung? Lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema „Wie viel kostet es, Entwickler in Indien einzustellen?“.

Welche arbeitsgeberseitigen gesetzlichen Kosten fallen zusätzlich zum Gehalt an?

Gesetzliche Sozialabgaben erhöhen die Bruttolohnkosten um vorhersehbare 13 bis 15 %. Der Employees Provident Fund (PF) sieht einen Arbeitgeberbeitrag in Höhe von 12 % des Grundgehalts vor. Die staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer (Employee State Insurance, ESI) beträgt 3,25 % des Bruttogehalts für Arbeitnehmer, die weniger als 21.000 Rupien pro Monat verdienen. Die Rückstellungen für Abfindungen belaufen sich auf etwa 4,81 % des Grundgehalts. Die Gewerbesteuer variiert je nach Bundesstaat und übersteigt selten 25 Pfund pro Monat und Mitarbeiter.

Zuzüglich 18 % Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf die EOR-Rechnung, die britische Unternehmen gemäß den indischen Steuervorschriften nicht zurückfordern können.

Um zu verstehen, woher diese Kosten stammen, sehen Sie sich an, wie So funktionieren die Gehaltsstrukturen in Indien oder geben Sie Ihre Zahlen in die Gehaltsrechner für Indien.

Wie verhalten sich die Gesamtkosten bei EOR und einer eigenständigen Gesellschaft bei unterschiedlicher Mitarbeiterzahl im Vergleich?

Bei 1 bis 5 Mitarbeitern hat EOR eindeutig die Nase vorn. Beispielrechnung für einen leitenden Ingenieur mit einem Grundgehalt von 30.000 £:

• Bruttogehalt: 30.000 £ pro Jahr (2.500 £ pro Monat)
• Gesetzlich vorgeschriebene Beiträge (~14 %): 4.200 £ pro Jahr (350 £ pro Monat)
• EOR-Gebühr in Höhe von 199 US-Dollar pro Monat: ca. 155 Pfund pro Monat (1.860 Pfund pro Jahr)
• Gesamt: ca. 36.060 £ pro Jahr (3.005 £ pro Monat)

Bei 25 bis 40 Mitarbeitern setzt der Kostenumschwung ein. Die EOR-Gebühren steigen linear an, die Fixkosten des Unternehmens hingegen nicht. Ab 40 Mitarbeitern verursacht eine Tochtergesellschaft in Form einer „Pvt Ltd“ in der Regel geringere Kosten pro Mitarbeiter, allerdings entstehen dadurch zusätzliche Aufwendungen für Compliance, die zuvor vom EOR übernommen wurden.

Bei einem britischen Start-up der Serie-A-Finanzierungsrunde, das drei leitende Ingenieure einstellt, belaufen sich die Gesamtkosten pro Jahr auf etwa 108.000 £, gegenüber 320.000 £ für dieselben drei Stellen in London. Dadurch werden 12 bis 15 Monate zusätzliche Finanzlaufzeit gewonnen.

Sehen Sie sich Folgendes an: EOR vs. eigenständige Rechtsform in Indien: Kosten, Zeitplan und wann ein Wechsel sinnvoll ist

Der Kostenaspekt klärt die Frage nach der EOR. Der Aspekt der Compliance sorgt dafür, dass sie offen bleibt.

Welche indischen Arbeits- und Compliance-Gesetze sollten britische Arbeitgeber kennen?

Britische Arbeitgeber, die in Indien Personal einstellen, unterliegen einem mehrstufigen System: vier zentrale Arbeitsgesetze, bundesstaatsspezifische Gesetze über Betriebe und Einrichtungen in 28 Bundesstaaten sowie einheitlich geltende Vorschriften für gesetzliche Sozialabgaben. Die meisten Sanktionen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften resultieren aus versäumten Fristen bei der Pf- oder ESI-Zahlung, falschen TDS-Abzügen oder Fehlern bei Kündigungen – nicht aus einem Missverständnis der übergeordneten Gesetze.

Nachdem wir die Compliance für mehr als 300 Unternehmen und über 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien betreut und eine jährliche Lohnsumme von über 20 Millionen US-Dollar abgewickelt haben, möchten wir Ihnen hier aufzeigen, wo britische Arbeitgeber am häufigsten unvorbereitet sind.

Was ändert sich für britische Arbeitgeber durch die neuen Arbeitsgesetze von 2026?

Indien konsolidiert mehr als 40 die bisherigen Gesetze in vier Gesetzbücher: das Lohngesetz, das Arbeitsbeziehungsgesetz, das Sozialversicherungsgesetz und das Arbeitsschutzgesetz. Die Einführung erfolgt gestaffelt bis zum Jahr 2026. Die größten Veränderungen für britische Arbeitgeber: Die Abfindung gilt nun bereits nach einem Jahr (statt bisher fünf Jahren) für befristete Arbeitsverträge, der Sozialversicherungsschutz erstreckt sich auf Gig- und Auftragnehmer, und die Definition des Begriffs „Lohn“ wird gesetzesübergreifend vereinheitlicht. Das bedeutet: Die Kostenbasis bei befristeten Verträgen steigt, und die Einstufung von Arbeitnehmern lässt sich schwerer rechtfertigen.

Welche gesetzlichen Beiträge und Abzüge sind vorgeschrieben?

Fünf verbindliche Verpflichtungen für Arbeitgeber decken den Großteil des Compliance-Aufwands ab:

• Vorsorgefonds (PF): 12 % Arbeitgeberanteil + 12 % Arbeitnehmeranteil auf das Grundgehalt; verpflichtend für Betriebe mit 20 oder mehr Beschäftigten
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): 3,25 % Arbeitgeberanteil + 0,75 % Arbeitnehmeranteil für Personen mit einem Einkommen unter 21.000 Rupien pro Monat
• Trinkgeld: Pauschalzahlung nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit (ein Jahr bei befristeten Arbeitsverhältnissen gemäß den neuen Vorschriften)
• Quellensteuer (TDS): Monatliche Einkommensteuerabzüge vom Gehalt, jährlich ausgestellte Bescheinigung Form 16
• Berufssteuer: Auf Landesebene unterschiedlich; wird nicht in jedem Bundesland erhoben

Inwiefern erhöhen Vorschriften auf Landesebene die Komplexität?

Jeder Bundesstaat verfügt über ein eigenes Gesetz über Geschäfte und Betriebe („Shops and Establishments Act“), das Arbeitszeiten, Urlaub und Kündigungsfristen regelt. In Karnataka ist eine 48-Stunden-Woche zulässig, in Maharashtra gilt eine Obergrenze von 48 Stunden bei strengeren Überstundenregelungen, und in Delhi sind gesonderte Registrierungen vorgeschrieben. Das Gesetz über gleiche Entlohnung („Equal Remuneration Act“), das POSH-Gesetz gegen sexuelle Belästigung („POSH Act“) und das Gesetz über Arbeitskonflikte („Industrial Disputes Act“) gelten landesweit, doch die lokalen Registrierungsvorschriften und die Beiträge zum Arbeitswohlfahrtsfonds variieren. Bei Betrieben mit mehr als 100 Beschäftigten ist vor einem Personalabbau die Genehmigung der Landesregierung erforderlich.

Lesen Sie auch: Mindestlohn in Indien 2026 in INR und USD: Leitfaden für Arbeitgeber

Das Bild hinsichtlich der Compliance wird erst dann klarer, wenn steuerliche Aspekte im Vereinigten Königreich in den Blickpunkt rücken.

Inwiefern wirkt sich das Steuerabkommen zwischen dem Vereinigten Königreich und Indien (DTAA) auf die grenzüberschreitende Personalbeschaffung aus?

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Vereinigten Königreich und Indien verhindert, dass ein und dasselbe Einkommen in beiden Ländern besteuert wird. Für britische Unternehmen, die Mitarbeiter in Indien beschäftigen, stellt sich in der Praxis nicht die Frage, ob das Problem der Doppelbesteuerung gelöst wird, sondern ob die Beschäftigungsstruktur versehentlich eine Betriebsstätte in Indien begründet und britische Gewinne in das indische Steuersystem einbezieht.

Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte und wann kommt es zum Tragen?

Das Risiko einer Betriebsstätte (PE) stellt das größte steuerliche Risiko für britische Unternehmen dar, die ohne angemessene Struktur Mitarbeiter in Indien beschäftigen. Gemäß dem Doppelbesteuerungsabkommen (DTAA) und dem indischen Einkommensteuergesetz begründet ein ausländisches Unternehmen eine Betriebsstätte in Indien, wenn seine dortigen Aktivitäten den Grad einer wesentlichen geschäftlichen Präsenz erreichen. Tritt dieser Fall ein, werden die dem indischen Markt zuzurechnenden Gewinne des britischen Unternehmens in Indien mit 40 % zuzüglich eines Zuschlags besteuert, und zwar zusätzlich zu der gegebenenfalls fälligen britischen Körperschaftsteuer.

PE wird in der Regel durch eines von drei Mustern ausgelöst:

• Sportunterricht am festen Ort: Ein britisches Unternehmen unterhält in Indien ein Büro, ein Lager oder eine Niederlassung
• Agentur PE: Eine in Indien ansässige Person verhandelt oder schließt regelmäßig Verträge im Namen des britischen Unternehmens ab
• Sportunterricht: Mitarbeiter oder abhängige Beauftragte aus dem Vereinigten Königreich erbringen in Indien über einen Zeitraum von 12 Monaten Dienstleistungen für mehr als 90 Tage

Inwiefern mindert ein EOR das PE-Risiko?

Ist ein EOR der rechtliche Arbeitgeber der indischen Mitarbeiter und üben diese Mitarbeiter Nebentätigkeiten oder unterstützende Funktionen aus (Entwicklung, Backoffice, Kundendienstmitarbeiter), so begründet das britische Unternehmen in der Regel keine Betriebsstätte. Das EOR unterhält das indische Arbeitsverhältnis; das britische Unternehmen verfügt in Indien weder über eine physische Präsenz noch über einen abhängigen Vertreter oder eine Vertragsabschlussbefugnis.

Dies stellt keinen absoluten Schutz dar. Die Prüfung auf eine Betriebsstätte (PE) erfolgt anhand des konkreten Sachverhalts. Die indischen Steuerbehörden betrachten die tatsächlichen Gegebenheiten und nicht bloße Bezeichnungen. Ein „EOR-Mitarbeiter“, der Verträge mit indischen Kunden aushandelt, Vereinbarungen im Namen der britischen Muttergesellschaft unterzeichnet oder ein Vertriebsgebiet leitet, kann dennoch eine Betriebsstätte begründen. Der Schutz gilt, wenn indische Mitarbeiter das britische Unternehmen unterstützen, anstatt es zu vertreten.

Erfahren Sie mehr: Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte in Indien und wie lässt es sich vermeiden?

Was meldet das britische Unternehmen eigentlich an die HMRC?

Die britische Seite bleibt unbelastet. Die EOR-Rechnung (die in der Regel in GBP oder USD ausgestellt wird) wird für britische Körperschaftsteuerzwecke als abzugsfähige Betriebsausgabe verbucht. Die indischen Mitarbeiter stehen nicht auf der britischen Gehaltsliste, benötigen keine britische Sozialversicherungsnummer und unterliegen nicht dem PAYE-System der HMRC.

Auf britischer Seite bestehen weiterhin drei Berichtspflichten:

• Körperschaftsteuererklärung: Als Aufwand geltend gemachte EOR-Gebühren
• Verrechnungspreisdokumentation: Falls die Struktur eine indische Tochtergesellschaft oder eine Vereinbarung mit verbundenen Unternehmen umfasst
• Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung: Ingenieurleistungen aus Indien kommen in der Regel nicht für die britische F&E-Steuervergünstigung in Betracht (die Arbeiten müssen von britischen Mitarbeitern durchgeführt werden).

Wie verhält es sich mit der Quellensteuer auf Zahlungen an Auftragnehmer?

Britische Unternehmen, die indische Freiberufler direkt (ohne EOR) bezahlen, müssen nach indischen Vorschriften in der Regel eine TDS-Quellensteuer in Höhe von 10 % sowie eine GST in Höhe von 18 % auf die Rechnung entrichten; beides können britische Unternehmen nach indischem Steuerrecht nicht zurückfordern.

Nachdem die Steuerstruktur geklärt ist, stellt sich als Nächstes die Frage, welche Mitarbeiter fest angestellt und welche auf Vertragsbasis beschäftigt werden sollen.

Wie sollten britische Unternehmen die Einstufung von Arbeitnehmern in Indien handhaben?

Britische Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, sehen sich mit derselben Einstufungsfalle konfrontiert, die sie bereits aus dem IR35-Gesetz in ihrem Heimatland kennen: die Beauftragung von „Auftragnehmern“, die sich in der Praxis wie Arbeitnehmer verhalten. Indische Behörden legen, ähnlich wie die HMRC, mehr Wert auf den Sachverhalt als auf die Form. Ein Arbeitnehmer, der auf dem Papier als Auftragnehmer behandelt, in der Praxis jedoch wie ein Angestellter geführt wird, löst rückwirkende Verpflichtungen hinsichtlich PF, ESI und Abfindungen sowie das Risiko von Verfahren vor dem Arbeitsgericht aus – hinzu kommen mögliche Verstöße gegen das FEMA auf britischer Seite.

Inwiefern unterscheiden sich die indischen Einstufungsregeln von der britischen IR35-Regelung?

Die Kriterientests weisen bemerkenswerte Ähnlichkeiten auf. Beide Rechtsordnungen berücksichtigen die Aspekte Kontrolle, Integration, Ausschließlichkeit und Substanz. Britische Leser sind mit diesem Rahmen bereits vertraut; lediglich die Bezeichnungen unterscheiden sich.

Sollte das Arbeitsverhältnis nach britischen Vorschriften als „innerhalb von IR35“ eingestuft werden, erfüllt es mit ziemlicher Sicherheit auch nicht die indischen Klassifizierungskriterien.

Welche Folgen hat eine falsche Einstufung in Indien?

Fehleinstufung Die Folgen summieren sich schnell. Die indischen Behörden können rückwirkende PF- und ESI-Beiträge für die gesamte Beschäftigungsdauer einfordern, sowie eine Abfindung, falls das Beschäftigungsverhältnis den Schwellenwert überschritten hat, und die Rückforderung von TDS auf Zahlungen, die als Rechnungen von Auftragnehmern behandelt wurden. Bei Streitigkeiten vor Arbeitsgerichten können Arbeitnehmer Ansprüche wegen unrechtmäßiger Kündigung, nicht gezahlter gesetzlicher Leistungen und Wiedereinstellung geltend machen. Auf britischer Seite können Verstöße gegen das FEMA dazu führen, dass das britische Unternehmen als ohne Registrierung unerlaubt in Indien geschäftlich tätig eingestuft wird.

Wann sollte ein britisches Unternehmen einen Auftragnehmer in einen EOR-Mitarbeiter umwandeln?

Wechseln Sie zu EOR, sobald das Projekt den Anschein einer Festanstellung erweckt. Auslöser: feste Arbeitszeiten, Ausschließlichkeit, Einbindung in Teamrituale (Stand-up-Meetings, OKRs, Leistungsbeurteilungen), vom Arbeitgeber bereitgestellte Ausrüstung, eine fortlaufende Tätigkeit ohne festgelegtes Ende. Freiberufler eignen sich nur für Projekte mit fest definiertem Umfang, die auf konkreten Ergebnissen basieren und mehrere Kunden betreffen.

Um dies im Detail zu verstehen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Wie wandelt man einen Auftragnehmer in einen festangestellten Mitarbeiter um?.

Sobald die Klassifizierung geklärt ist, sind der Schutz geistigen Eigentums und der Datenschutz die nächsten Risiken, die es zu beseitigen gilt.

Wie schützen britische Unternehmen ihr geistiges Eigentum und ihre Daten, wenn sie Mitarbeiter in Indien einstellen?

Britische Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, genießen einen stärkeren Schutz des geistigen Eigentums, als die meisten annehmen. Nach indischem Recht steht das geistige Eigentum, das während des Arbeitsverhältnisses entsteht, standardmäßig dem Arbeitgeber zu; Indien ist Unterzeichnerstaat der TRIPS-, Berner und Pariser Übereinkommen, und indische Gerichte setzen geistige Eigentumsrechte gegenüber inländischen Rechtsverletzern durch. Das Risiko liegt selten im Gesetz selbst, sondern in den Arbeitsverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Datenflüssen, die oft nachlässig ausgearbeitet werden.

Welche Bestimmungen muss ein indischer Arbeitsvertrag enthalten?

Fünf Klauseln sind in jedem indischen Arbeitsvertrag unverhandelbar:

• IP-Zuweisung: Ausdrückliche Übertragung aller Arbeitsergebnisse, des Codes, der Entwürfe und der Erfindungen an das britische Unternehmen oder dessen indischen EOR
• Vertraulichkeit: Gilt über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus auf unbestimmte Zeit für Geschäftsgeheimnisse, befristet (in der Regel 2 bis 3 Jahre) für geschäftliche Informationen
• Vertraulichkeitserklärung: Die Unterzeichnung erfolgt in der Angebotsphase, bevor Code oder Kundendaten weitergegeben werden
• Rückgabe von Eigentum: Geräte, Code-Repositorys, Kundendaten und Zugangsdaten sind innerhalb von 7 Tagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben
• Verzicht auf Urheberpersönlichkeitsrechte: Speziell im Bereich der kreativen Arbeit: Das indische Urheberrecht unterscheidet zwischen Urheberpersönlichkeitsrechten und wirtschaftlichen Rechten.

Wettbewerbsverbotsklauseln sind nach indischem Recht nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses weitgehend nicht durchsetzbar. Abwerbeverbotsklauseln sind besser durchgesetzt, werden jedoch weiterhin eng ausgelegt.

Inwiefern wirken sich die britische DSGVO und das indische DPDP-Gesetz gegenseitig aus?

Britische Unternehmen, die personenbezogene Daten von in Großbritannien ansässigen Personen durch indische Mitarbeiter verarbeiten, müssen die Übermittlungsvorschriften der britischen DSGVO einhalten. Standardvertragsklauseln (SCCs) oder das britische Abkommen über internationale Datenübermittlungen (IDTA) decken in der Regel die EOR-Vereinbarung ab. Das indische Gesetz zum Schutz digitaler personenbezogener Daten von 2023 (Digital Personal Data Protection Act 2023) sieht zusätzliche lokale Verpflichtungen hinsichtlich der Einwilligung und der Zweckbindung vor, auf die im EOR-Vertrag Bezug genommen werden sollte.

Da geistiges Eigentum und Daten abgeschottet sind, stellt sich die strategische Frage, wann der Übergang von EOR zu einer eigenen indischen Tochtergesellschaft des britischen Unternehmens erfolgen soll.

Wann sollte ein britisches Unternehmen von einem EOR-Modell auf eine eigene indische Gesellschaft umsteigen?

Der Kosten-Break-Even-Punkt liegt bei etwa 25 bis 40 Festangestellten. Unterhalb dieser Schwelle sind die EOR-Gebühren günstiger als der Betrieb einer Tochtergesellschaft in Form einer „Pvt Ltd“ mit den damit verbundenen Compliance-Kosten. Oberhalb von 40 Mitarbeitern kehrt sich die Wirtschaftlichkeit pro Mitarbeiter um, und die Gründung einer eigenen Gesellschaft macht sich bereits bezahlt, noch bevor strategische Faktoren in die Berechnung einfließen.

Wir haben bereits mehr als 300 Unternehmen bei dieser Entscheidung begleitet, betreuen heute mehr als 2.000 Mitarbeiter und wickeln eine jährliche Lohnsumme von mehr als 20 Mio. US-Dollar ab. Hier ist also die Schwelle, die unsere Kunden unserer Erfahrung nach tatsächlich überschreiten.

Wo liegt der Kosten-Break-Even-Punkt zwischen EOR und dem Unternehmen?

Bei 1 bis 25 Mitarbeitern punktet EOR in puncto Kosten und Geschwindigkeit. Bei 25 bis 40 Mitarbeitern liegen die Zahlen dicht beieinander. Bei mehr als 40 Mitarbeitern kostet eine Tochtergesellschaft in Form einer „Pvt Ltd“ in der Regel weniger pro Mitarbeiter, wobei die Gründungskosten (einmalig 4.500 bis 14.000 £), die monatlichen Kosten für die Compliance (1.400 bis 2.800 £) sowie die gesetzlichen Abgaben, die Sie in jedem Fall zahlen müssten, zu berücksichtigen sind.

Doch die Kosten sind selten der einzige Auslöser. Strategische Gründe, die britische Unternehmen dazu veranlassen, bereits vor dem Kostenumkehrpunkt eine Gesellschaft zu gründen:

• GCC-Pläne: Aufbau eines globalen Kompetenzzentrums mit über 50 Ingenieuren, Führungskräften und gemeinsamen Dienstleistungen
• Umsatz mit indischen Kunden: Es ist erforderlich, indischen Kunden direkt Rechnungen auszustellen, was ein EOR nicht leisten kann
• IP-Zentralisierung: Die Halterung von Patenten, Marken oder wichtigem geistigem Eigentum bei einer indischen Gesellschaft aus steuerlichen oder rechtlichen Gründen
• Aktienzuteilungen: Die Ausgabe von ESOPs an indische Mitarbeiter über eine indische Gesellschaft (reiner als grenzüberschreitende Zuteilungen)
• Akquisitionen: Die Übernahme eines indischen Unternehmens, für die ein inländischer Käufer erforderlich ist

Wie führt ein britisches Unternehmen die Übertragung von Mitarbeitern von einem EOR auf seine eigene indische Gesellschaft durch?

Die meisten auf Indien spezialisierten EOR-Anbieter unterstützen die Migration. Die Arbeitsverträge werden unter der neuen Gesellschaft neu ausgestellt, die PF-Konten werden im Rahmen der UAN-Portabilität übertragen, die Kontinuität der Abfindungsansprüche bleibt gewahrt und die ESI-Registrierungen werden übertragen. Die Einrichtung dauert 2 bis 6 Wochen; die vollständige Betriebsbereitschaft wird in der Regel nach 2 bis 3 Monaten erreicht.

Viele britische Unternehmen verfolgen während der Übergangsphase ein hybrides Modell: Die neue Gesellschaft stellt die Kernmitarbeiter ein, während für die übrigen Mitarbeiter das EOR-Modell bis zur vollständigen Umstellung fortgeführt wird.

Damit ist der Lebenszyklus abgedeckt. Es bleibt nun die Frage, welcher Partner in Indien diesen Lebenszyklus speziell für ein britisches Unternehmen reibungslos gestaltet.

Inwiefern unterstützt Wisemonk britische Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien?

Wisemonk ist ein EOR aus Indien Entwickelt für globale Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, darunter auch britische Unternehmen, die Indien als die richtige Lösung erkannt haben und nun einen Partner benötigen, der über eine allgemeine globale Plattform hinausgeht. Wir sind kein globaler EOR-Anbieter, bei dem Indien nur eines von 90 Ländern ist.

Indien ist das einzige Land, in dem wir tätig sind. Aus diesem Grund gehen unsere Dienstleistungen in den Bereichen Compliance, Lohnabrechnung und Personalwesen weiter als die der Alternativen – insbesondere dann, wenn Ihr britisches Unternehmen seine ersten 1 bis 25 Mitarbeiter in Indien einstellt und die einfache EOR-Lösung nicht mehr ausreicht.

So sieht dies für einen britischen Gründer, COO oder Personalchef aus, der Mitarbeiter in Indien einstellt:

• Ein einziger persönlicher Kontakt, keine Warteschlange am Ticketschalter: Wir weisen einen engagierter Personalmanager der Ihr Team kennt und die Aufgaben auf der Routing-Ebene übernimmt, die andernfalls dem Gründer obliegen würden.
• Umfassende Compliance der indischen Vorschriften, speziell auf die Meilensteine zugeschnitten: Wir kümmern uns um PF, ESI, Gratifikationen, TDS, Gewerbesteuer, POSH, Geschäfte und Betriebe, den Arbeitswohlfahrtsfonds sowie um die Neue Arbeitsgesetzbücher 2026 in allen indischen Bundesstaaten.
• Eine für Skalierbarkeit konzipierte, mehrere Bundesstaaten umfassende Lohn- und Gehaltsabrechnung: Wir übernehmen die Einreichung der Gewerbesteuererklärungen auf Landesebene sowie die anteilige Berechnung von unbezahlten Freistellungen, endgültige Abrechnungen, sowie prüfungsgerechte Lohnabrechnungsnachweise mit Transparenz hinsichtlich der Wechselkurse auf Transaktionsebene.
• Indienspezifische Arbeitsverträge und die Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum: Wir erstellen Verträge unter Verwendung von indischen –vorgeschriebene Kündigungsfristen, Formulierungen zum geistigen Eigentum, die den Anforderungen des indischen Rechts genügen, sowie Klauseln, die auf die Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten für Geschäfte und Betriebe abgestimmt sind – und keine einfach kopierten Standardvorlagen.
• Transparente Preisgestaltung ohne versteckte Wechselkursaufschläge: Wir stellen unsere Rechnungen übersichtlich aus, wobei die Wechselkurse bei jeder Transaktion ersichtlich sind, sodass Ihre Finanzabteilung die Ausgaben ohne Überraschungen planen kann.
• EOR + interne Personalabteilung, unternehmensintern: Sobald Sie die Marke von 25 Mitarbeitern überschreiten und einen lokalen Personalverantwortlichen mit echter Entscheidungsbefugnis benötigen, unterstützen wir Sie über unseren EOR-Service bei der Einstellung und dem Onboarding einer entsprechenden Person. Derselbe Partner, mehr Kapazitäten, kein Anbieterwechsel.
• Der Weg zu Ihrer eigenen Entität, wenn sich die Rechnung umkehrt: Wir führen die Umstellung Ihres Teams vom EOR-Modell auf Ihre eigene Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Pvt Ltd) durch, sobald die Mitarbeiterzahl zwischen 25 und 40 liegt. Dieselben Mitarbeiter, dieselbe Kontinuität, ohne lästigen Papierkram.

Wenn Sie ein Gründer, COO oder Personalchef aus Großbritannien sind, dessen Team in Indien gerade erst zwischen der ersten Einstellung und 25 Mitarbeitern liegt und Sie allmählich die in diesem Artikel beschriebenen Schwierigkeiten spüren, dann ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie.

Stimmen unserer Kunden

„Der Ablauf war professionell und verlief reibungslos. Wir haben mit Wisemonk zusammengearbeitet, um Entwickler in Indien zu finden, und das hat für uns unglaublich gut funktioniert. Wir sind sehr zufrieden mit den Fähigkeiten der Entwickler, und der Ablauf bei Wisemonk war professionell und verlief reibungslos. Wir können Wisemonk für die Talentsuche wärmstens empfehlen!“ – Gear Fisher, Mitbegründer von Onform, USA

„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und ihre Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“ – Dan Sampson, Leiter der Technikabteilung bei Cobu, USA