Wie Personalvermittlungsagenturen die Gehaltsabrechnung für in Indien vermittelte Mitarbeiter abwickeln können

Sobald Sie eine Handvoll Mitarbeiter in Indien beschäftigen, sieht sich Ihr Finanzteam plötzlich mit einer Flut von Meldepflichten konfrontiert – PF, ESI, TDS und vieles mehr –, die alle innerhalb desselben kurzen Zeitraums fällig sind. Versäumen Sie auch nur eine davon, summieren sich die Strafen schnell.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien hat sich von einer eher unscheinbaren Backoffice-Aufgabe zu einer Aufgabe entwickelt, die in Echtzeit Compliance erfordert. Für eine Personalvermittlungsagentur bedeutet ein Fehler nicht nur den Verlust von Provisionen, sondern kann auch das Vertrauen der Kunden kosten. Dieser Leitfaden erläutert die Lohn- und Gehaltsabrechnung für vermittelte Mitarbeiter in leicht verständlicher Sprache: Was Sie einreichen müssen, welche Kosten damit verbunden sind, wie Sie den Prozess ohne ein lokales Team abwickeln und wie Sie stets für eine Prüfung gerüstet sind. Mit steigendem Vermittlungsvolumen lagern viele Agenturen diesen gesamten Bereich an einen Indischer Lieferpartner für Personalvermittlungsagenturen.

Warum ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Personalvermittlungsagenturen in Indien im Jahr 2026 komplizierter?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Personalvermittlungsagenturen in Indien ist im Jahr 2026 komplizierter, da nun vier Gesetze operativ durchgesetzt werden (Lohnverordnung 2019, Arbeitsbeziehungsgesetz 2020, Sozialversicherungsgesetz 2020, Arbeitsschutzgesetz 2020) in der Praxis durchgesetzt werden, die Durchsetzung des DPDP-Gesetzes von 2023 im Jahr 2025 ausgereift ist und die Prüfungen durch die EPFO von stichprobenartigen zu systematischen Kontrollen umgestellt wurden, wobei Agenturen mit mehreren Vermittlungsstellen jährlich besucht werden.

• Gesetzlich vorgeschriebene Einzahlungsfristen: PF und ESI bis zum 15. jedes Monats. TDS bis zum 7. des Folgemonats. Vierteljährliches TDS-Formular 24Q. Halbjährliche ESI-Meldung. Jährliches Formular 16.
• Bestimmung zur 50-Prozent-Regel bei den Löhnen: Das Grundgehalt zuzüglich der DA muss ab dem 1. April 2026 mindestens 50 Prozent des Gesamt-CTC betragen. Vergütungsstrukturen, die nicht angepasst wurden, führen zu einer Unterzahlung bei der PF.
• DPDP-Gesetz: Gehaltsdaten, PAN-Nummer und Bankdaten gelten allesamt als personenbezogene Daten. Personalvermittlungsagenturen, die diese Daten im Rahmen von groß angelegten Vermittlungen verarbeiten, benötigen eine DPDPA-konforme Infrastruktur für die Gehaltsabrechnung.
• Prüfungshäufigkeit: Die EPFO führt jährlich Prüfungen bei Personalvermittlungsagenturen mit mehr als 25 Vermittlungen durch. Die Prüfungen durch die Arbeitsbehörden der Bundesländer finden in einem Zyklus von 12 bis 18 Monaten statt.
• Haftungsfreistellung durch den Endkunden: 80 Prozent der Leistungsbeschreibungen (SOWs) für Endkunden aus dem Jahr 2026 enthalten Klauseln zur Haftungsfreistellung hinsichtlich der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften, verbunden mit Prüfungsrechten für den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess der Agentur.

Der Aufwand für die Compliance ist real. Die gute Nachricht ist, dass alle fünf oben genannten Faktoren von einem EOR- oder Managed-Payroll-Partner übernommen werden. Das ist der Kompromiss, den die meisten Personalvermittlungsagenturen eingehen.

Was umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Personalvermittlungsagenturen in Indien eigentlich?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Personalvermittlungsagenturen in Indien umfasst die Berechnung des Brutto- und Nettogehalts, die Abwicklung gesetzlicher Abgaben, die Mitarbeiterdokumentation sowie den vollständigen Jahresabschluss. Für jede Vermittlung führt die Agentur oder ihr Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einen monatlichen Zyklus durch, der die Gehaltsauszahlung, Einzahlungen in PF/ESI/TDS/PT, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Einreichung gesetzlich vorgeschriebener Meldungen sowie die digitale Aufbewahrung von Unterlagen gemäß den DPDP-Standards umfasst.

Der gesamte monatliche Zyklus umfasst sechs Komponenten:

• Gehaltsauszahlung: Das Bruttogehalt wird gemäß den Bedingungen des Angebotsschreibens berechnet, wobei Abzüge für die PF (12 Prozent vom Arbeitnehmeranteil), die ESI (0,75 Prozent), die TDS sowie die Berufssteuer erfolgen. Das Nettogehalt wird am vereinbarten Zahltag ausgezahlt.
• Gesetzlich vorgeschriebene Einzahlungen: PF (insgesamt 24 Prozent) bis zum 15. des Folgemonats. ESI (insgesamt 4 Prozent) bis zum 15. des Folgemonats. TDS bis zum 7. des Folgemonats.
• Lohnabrechnung und Formular 16: Monatliche Lohnabrechnung mit gesetzlich vorgeschriebener Aufschlüsselung. Jährliches Formular 16 bis zum 15. Juni.
• Einreichung von Meldungen: Monatliche PF-ECR-Meldung. Monatliche ESI-Meldung. Vierteljährliches TDS-Formular 24Q. Halbjährliche ESI-Meldung. Jährliches PF-Formular 5/10/12A.
• DPDP-konforme Aufzeichnungen: Einholung der Einwilligung, Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen, Datenspeicherort für alle personenbezogenen Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Abwicklung des Ausscheidens: Vollständige und endgültige Abrechnung, Zahlung der Abfindung, Übertragung der Pensionsfondsguthaben innerhalb von 30 Tagen nach dem Ausscheiden, Bestätigung des Ausscheidens bei der ESI.

Sechs Komponenten. Zwölf monatliche Fristen. Drei vierteljährliche Fristen. Zwei jährliche Fristen pro Einsatz. So sieht die Rechnung aus.

Wie hoch sind die Kosten für die Abrechnung von Personal in der Personalbeschaffung in Indien im Jahr 2026?

Die Abwicklung der Gehaltsabrechnung für Personalbeschaffungszwecke in Indien im Jahr 2026 kostet entweder 99 US-Dollar pro Vermittlung und Monat über einen „Employer of Record“ (Standard bei Wisemonk), 49 US-Dollar pro Vermittlung und Monat über einen „Managed Payroll“-Partner, sofern Sie über eine eigene Gesellschaft in Indien verfügen, oder 5.000 bis 15.000 US-Dollar pro Monat, wenn Sie ein internes Lohnabrechnungsteam aufbauen. Die richtige Vorgehensweise hängt von der Anzahl Ihrer Vermittlungen ab und davon, ob Sie bereits über eine Gesellschaft in Indien verfügen.

Zwei Kostenpositionen, die den Finanzabteilungen von Personalvermittlungsagenturen auf den ersten Blick entgehen. Die staatliche Berufssteuer variiert je nach Bundesstaat zwischen 0 und 2.500 INR pro Mitarbeiter und Jahr. Die Rückstellung für die Jahresendprämie beträgt ab dem ersten Jahr 4,83 Prozent des Grundgehalts zuzüglich DA und wird bei Ausscheiden nach mehr als fünf Dienstjahren ausgezahlt. Beide Posten sind Teil der Gesamtkosten.

Berechnen Sie die Gesamtkosten in Echtzeit für Ihren individuellen Platzierungsmix in unserem Rechner für Personalkosten.

Auf welche vier Arten wickeln Personalvermittlungsagenturen die Gehaltsabrechnung für vermittelte Mitarbeiter ab?

Personalvermittlungsagenturen wickeln die Lohnabrechnung für vermittelte Mitarbeiter in Indien nach einem von vier Modellen ab: „Employer of Record“ (EOR), „Managed Payroll“-Partner, internes Team mit eigener Gesellschaft oder „Contractor of Record“. EOR ist ab 2026 die Standardlösung für ausländische und inländische Agenturen mit weniger als 25 Vermittlungen. „Managed Payroll“ eignet sich für Agenturen mit einer indischen Gesellschaft, die jedoch nur über begrenztes Personal für Compliance-Aufgaben verfügen.

1. Employer of Record (EOR)

• Kosten: 99 US-Dollar pro Platzierung und Monat, alles inklusive.
• Umfasst: Rechtmäßige Beschäftigung, Lohnabrechnung, Einzahlungen in die PF/ESI/TDS, Abfindungen, gesetzlich vorgeschriebene Meldungen, Compliance mit den DPDP-Vorschriften.
• Am besten geeignet für: Ausländische Personalvermittlungsagenturen, inländische Agenturen mit weniger als 25 Vermittlungen sowie alle Agenturen ohne eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung für Indien.

2. Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Kosten: 49 US-Dollar pro Platzierung und Monat.
• Umfasst: Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzlich vorgeschriebene Einzahlungen, Meldungen, Unterstützung bei der Wirtschaftsprüfung. Nicht enthalten ist die rechtliche Anstellung (diese behalten Sie im Rahmen Ihrer eigenen Gesellschaft).
• Am besten geeignet für: Agenturen mit einer Niederlassung in Indien, die eine vorschriftsmäßige Abwicklung ohne eigenes internes Team anstreben.

3. Internes Lohnbuchhaltungsteam mit eigener Organisationseinheit

• Kosten: 5.000 bis 15.000 US-Dollar pro Monat für ein Team aus 2 bis 3 Personen, zuzüglich 30.000 bis 60.000 US-Dollar für die Gründung der Gesellschaft sowie 60.000 bis 120.000 US-Dollar an jährlichen Gemeinkosten der Gesellschaft.
• Umfasst: Vollständige Kontrolle über die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Compliance und die Abläufe. Die gesamte Verantwortung liegt bei Ihrem internen Team.
• Am besten geeignet für: Inländische Agenturen mit mehr als 50 Vermittlungen, deren Volumen die Fixkosten rechtfertigt.

4. Contractor of Record (COR)

• Kosten: 6 % pro Zahlung an einen Auftragnehmer.
• Umfasst: Vertrag für freiberufliche Mitarbeiter, monatliche Rechnungsstellung, TDS, grundlegende Unterlagen. Keine gesetzlich vorgeschriebenen Einzahlungen (freiberufliche Mitarbeiter gelten nicht als Arbeitnehmer).
• Am besten geeignet für: Kurzfristige Einsätze von weniger als 6 Monaten. Danach besteht das Risiko einer Neueinstufung.

Wie sieht die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Personalvermittlungsagenturen in Indien aus?

Das „Recruitment Agency Payroll Stack“ ist ein aus fünf Komponenten bestehendes Framework, das wir gemeinsam mit Personalvermittlungsagenturen einsetzen, um im Jahr 2026 eine vorschriftsmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien in großem Maßstab durchzuführen. Jede Komponente erfüllt die Anforderungen einer Aufsichtsbehörde. Wird eine Komponente ausgelassen, zieht sich die nächste Prüfung zu einer 60- bis 90-tägigen Krisensituation hin.

Bestandteil 1: Vergütungsstruktur gemäß dem Lohnkodex

Grundgehalt + DA machen mindestens 50 Prozent des gesamten CTC aus. HRA, Sonderzahlungen und Zulagen sind auf die verbleibenden 50 Prozent begrenzt. Die PF wird auf der Grundlage von Grundgehalt + DA berechnet; eine zu niedrige Ansetzung des Grundgehalts führt daher zu einer rückwirkenden Unterzahlung der PF. Dies ist die im Jahr 2026 am häufigsten verletzte Vergütungsregel.

Komponente 2: System zur gesetzlichen Hinterlegung

Monatliche PF-Zahlungsaufforderung bis zum 15. ESI-Zahlungsaufforderung bis zum 15. TDS bis zum 7. des Folgemonats. Vierteljährliches Formular 24Q. Halbjährliche ESI-Erklärung. Jährliche Formulare 5/10/12A und Formular 16. Die Einzahlungsfristen sind unveränderlich. Bei verspäteter Einzahlung fallen jährliche Zinsen in Höhe von 12 Prozent auf die PF-Beiträge, 12 bis 18 Prozent auf die TDS-Abzüge sowie eine Strafgebühr in Höhe des ausstehenden Betrags an.

Komponente 3: Lohn- und Gehaltsunterlagen

Bewahren Sie für jede Vermittlung das Angebotsschreiben, den unterzeichneten Vertrag, die Abtretungsurkunde, die Gehaltsabrechnungen, die PF-UAN, die ESI-IP-Nummer, die PAN, die TDS-Erklärungen (Formular 12BB) sowie alle monatlichen Zahlungsbelege auf. Dies dient als Absicherung im Falle einer Prüfung.

Komponente 4: DPDP-konformer Umgang mit Daten

Gehaltsdaten, PAN, Aadhaar (sofern verwendet) und Bankdaten gelten gemäß dem DPDP-Gesetz von 2023 als personenbezogene Daten. Führen Sie Aufzeichnungen über Einwilligungen, richten Sie ein Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen mit einer SLA von 72 Stunden ein und halten Sie die Bestimmungen zur Datenlokalisierung ein. Es gelten Vorschriften für den grenzüberschreitenden Datentransfer, wenn Ihr Lohnabrechnungspartner seinen Sitz außerhalb Indiens hat.

Komponente 5: Ausscheiden und Offboarding

F&F-Abrechnung, Abfindungszahlung bei einer Betriebszugehörigkeit von mindestens 5 Jahren, Übertragung der Pensionskasse innerhalb von 30 Tagen, ESI-Austrittsbestätigung, Vertraulichkeitserklärung beim Ausscheiden. Mit jedem dieser Schritte wird der Vermittlungsvorgang rechtlich abgeschlossen. Fehlende Schritte führen zu offenen Compliance-Punkten, die von Prüfungsteams stets festgestellt werden.

Profi-Tipp: Automatisieren Sie Komponente 3 von Anfang an. Die manuelle Dokumentation ist die mit Abstand größte Ursache für Probleme bei Prüfungen. Ein digitaler Lohnabrechnungspartner wie Wisemonk übernimmt dies standardmäßig.

Wie lassen sich die Modelle „EOR“, „Lohnabwicklungsdienstleister“, „Direktzahlung“ und „eigene Gesellschaft“ im Kontext von Personalvermittlungsagenturen miteinander vergleichen?

Hier finden Sie eine Gegenüberstellung für das Jahr 2026, die Personalvermittlungsagenturen bei der Wahl zwischen den vier Lohnabrechnungsmodellen als Orientierungshilfe dienen soll. Das richtige Modell hängt von der Anzahl der Vermittlungen ab, davon, ob Sie bereits über eine Niederlassung in Indien verfügen, von der Kapazität Ihres Compliance-Teams sowie von Ihren Margenzielen.

Die Schlussfolgerung, zu der die meisten Finanzvorstände von Personalvermittlungsagenturen gelangen: EOR für ausländische Agenturen und inländische Agenturen mit weniger als 25 Vermittlungen. Managed Payroll, sobald Sie über eine eigene Gesellschaft verfügen. Ein internes Team erst ab 50 Vermittlungen, wenn sich die Fixkosten lohnen.

Inwiefern unterstützt Wisemonk Personalvermittlungsagenturen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Entsendungen nach Indien?

Wisemonk bietet Personalvermittlungsagenturen eine durchgängige Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien über zwei Produkte an: EOR für 99 US-Dollar pro Vermittlung und Monat (keine eigene Gesellschaft erforderlich) und Managed Payroll für 49 US-Dollar pro Vermittlung und Monat (Ihre Gesellschaft, unsere Compliance). Basierend auf unserer Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit über 300 globalen Unternehmen wickeln wir monatlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Indien im Wert von über 20 Mio. US-Dollar ab – ohne eine einzige gesetzlich vorgeschriebene Verzögerung.

Folgende Leistungen erbringen wir im Rahmen einer monatlichen Rechnung:

• Die monatliche Gehaltsabrechnung erfolgt am 1. des Monats, wobei TDS, PF, ESI, die Berufssteuer und die Abfindung fristgerecht abgeführt werden.
• Gesetzlich vorgeschriebene Meldungen: monatliche PF-ECR-Meldung, ESI-Meldung, vierteljährliches TDS-Formular 24Q, jährliches PF-Formular 5/10/12A, jährliches Formular 16.
• Datenverarbeitung im Einklang mit dem DPDP-Gesetz von 2023 und der DSGVO für Gehaltsdaten.
• Compliance-Unterlagen pro Vermittlung: Einstellungsschreiben, Vertrag, Abtretungsurkunde, Gehaltsabrechnungen, alle Zahlungsbelege, alle Steuererklärungen.
• Unterstützung bei Prüfungen: Wir nehmen gemeinsam mit Ihnen an Prüfungen der EPFO und des Arbeitsministeriums teil und stellen die erforderlichen Unterlagen bereit.
• Abwicklung des Ausscheidens: F&F, Trinkgeld, Auszahlung der Betriebsrente, Abmeldung bei der ESI – alles innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Ein engagierter Kundenbetreuer, der den Abrechnungsrhythmus gemeinsam mit Ihrem Finanz- und Personalvermittlungsteam koordiniert.

Wisemonk-Preise für Personalvermittlungsagenturen im Jahr 2026

Employer of Record: 99 US-Dollar pro Vermittlung und Monat über die EOR-Programm. Keine Einrichtungsgebühr. Kein Aufschlag pro Gehaltsabrechnung.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: 49 US-Dollar pro Vermittlung und Monat über die Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung für Agenturen mit einer bestehenden Niederlassung in Indien.

• Contractor of Record: 6 % pro Zahlung an den Auftragnehmer.

Warum Personalvermittlungsagenturen Wisemonk für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wählen

• G2-Bewertung: 4,8 / 5 in allen weltweiten EOR-Bewertungskategorien.
• Über 300 internationale Unternehmen wurden betreut, wobei der Schwerpunkt auf Personalvermittlungsagenturen aus den USA, Großbritannien und Australien liegt.
• Über 2.000 Mitarbeiter wurden über unsere Plattform für das Onboarding eingearbeitet.
• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Indien im Wert von über 20 Millionen Dollar wurden ohne eine einzige gesetzlich vorgeschriebene Verzögerung abgewickelt.
• Zertifiziert nach SOC 2 Typ II und ISO 27001:2022.

Nach unseren Erfahrungen beim Onboarding von mehr als 2.000 Mitarbeitern in Indien konnten Personalvermittlungsagenturen, die die Wisemonk-Lohnabrechnung mit einer vierteljährlichen Compliance-Prüfung kombinieren, nach 12 Monaten keine Strafen mehr verzeichnen. Genau diese Compliance-Situation wünschen Sie sich, wenn die rechtliche Überprüfung durch den Endkunden ansteht.

Wie vermeiden Sie die kostspieligsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien?

Fünf Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung verursachen im Jahr 2026 bei Personalvermittlungsagenturen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien durchführen, die höchsten Strafzahlungen und den größten Zeitaufwand für das Management. Wenn Sie alle fünf Fehler vermeiden, ist die Agentur über einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten vor Strafzahlungen geschützt. Bei nur einem einzigen Fehler kann bereits eine einzige Prüfungsmitteilung ein Viertel der Vermittlungsmarge zunichte machen.

1. Wird „Basic + DA“ auf unter 50 Prozent des gesamten CTC festgelegt, führt die Berechnung der PF-Einzahlung auf der Grundlage des niedrigeren „Basic“-Betrags zu einer rückwirkenden Unterzahlung in Höhe von 100 bis 300 Prozent des ausstehenden Betrags zuzüglich Zinsen in Höhe von 12 Prozent pro Jahr.
2. Versäumnis der Einzahlungsfrist für PF oder TDS. Eine verspätete Einzahlung führt zur sofortigen Berechnung von Zinsen und Strafgebühren. Die EPFO-Liste der säumigen Zahler ist öffentlich zugänglich und wird von den Endkunden bei der Verlängerung der Leistungsbeschreibungen (SOW) überprüft.
3. Langfristige Einsätze, die länger als sechs Monate dauern, werden als freiberufliche Tätigkeiten behandelt. Die Steuerbehörden stufen das Beschäftigungsverhältnis rückwirkend als Arbeitsverhältnis um, wodurch rückwirkende Verpflichtungen hinsichtlich der Rentenversicherung (PF), der Sozialversicherung (ESI) und der Quellensteuer (TDS) sowie Zinsen entstehen.
4. Die Nichtführung der Compliance-Unterlagen pro Vermittlung. Die jährlichen EPFO- und Arbeitsaufsichtsprüfungen erfordern eine Dokumentation pro Vermittlung. Fehlende Unterlagen führen zu Geldbußen und erneuten Besuchen der Inspektoren.
5. Die DPDPA-konforme Datenverarbeitung wird umgangen. Gehaltsdaten, PAN-Nummern und Bankdaten gelten als personenbezogene Daten. Bei Nichteinhaltung drohen gemäß dem DPDPA-Gesetz von 2023 Strafen in Höhe von bis zu 250 Crore INR (~30 Millionen US-Dollar).

Alle fünf Fehler lassen sich vermeiden, wenn der EOR- oder Managed-Payroll-Partner das Backoffice übernimmt und die Personalvermittlungsagentur vierteljährlich eine Compliance-Prüfung durchführt. Dies ist der Arbeitsrhythmus, den wir jedem Kunden aus der Personalvermittlungsbranche empfehlen.

Welche Unterlagen sollte eine Personalvermittlungsagentur für jede Gehaltsabrechnung in Indien aufbewahren?

Eine Personalvermittlungsagentur sollte für jede Vermittlung eine digitale Akte führen, die 11 Dokumente pro monatlichem Abrechnungslauf sowie die Unterlagen für das Onboarding und zum Ausscheiden enthält. Diese Akte dient als Schutz vor Prüfungen. Ohne sie wird jede jährliche EPFO- und Arbeitsaufsichtsprüfung zu einer 60- bis 90-tägigen Notfallsituation. Mit ihr sind die Prüfungen innerhalb von 1 bis 3 Wochen abgeschlossen.

Die 11 monatlichen Dokumente pro Vermittlung, die wir bei Wisemonk führen:

1. Monatliche Gehaltsabrechnung mit gesetzlich vorgeschriebener Aufschlüsselung (Grundgehalt, DA, HRA, Zulagen, Abzüge).
2. PF-Zahlungsbeleg und ECR-Bestätigung für diesen Monat.
3. Bestätigung des ESI-Zahlungsbelegs für diesen Monat.
4. Bestätigung des TDS-Zahlungsbelegs für diesen Monat.
5. Steuerbescheid für Freiberufler (sofern zutreffend).
6. Buchung der Rückstellung für Trinkgelder.
7. Anwesenheits- und Abwesenheitsliste.
8. Auszahlungsbeleg der Bank (UTR-Nummer).
9. Vom Arbeitnehmer unterzeichnete Bestätigung über den gesetzlichen Abzug.
10. Einwilligungsnachweis gemäß DPDP zur Verarbeitung von Gehaltsdaten.
11. Jeglicher Anspruch auf einen Gehaltsvorschuss oder eine Kostenerstattung.

Hinzu kommen die Unterlagen zum Onboarding (Einstellungsschreiben, Arbeitsvertrag, Abtretungsurkunde, PAN, TDS-Erklärung, PF-UAN, ESI-IP) sowie die Unterlagen zum Ausscheiden (F&F, Abfindung, PF-Übertragung, Vertraulichkeitsvereinbarung beim Ausscheiden). Dies ist die prüfungsfähige Akte pro Vermittlung. Wenn Sie all dies ordnungsgemäß verwalten, werden Prüfungen zu einer reinen Formalität.

Schlussfolgerung

Die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für vermittelte Mitarbeiter in Indien im Jahr 2026 ist ein aus fünf Komponenten bestehender Prozess mit elf Dokumenten pro Vermittlung, der von einem EOR- oder Managed-Payroll-Partner gestützt wird, der die Backoffice-Aufgaben übernimmt. Die Arbeitsgesetze, das DPDP-Gesetz und die EPFO-Prüfungsvorschriften sind mittlerweile so streng geworden, dass jede Personalvermittlungsagentur, die Fachkräfte in Indien vermittelt, bereits vor der ersten Einstellung über ein einsatzbereites Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verfügen muss.

Agenturen, die ihre Lohnabrechnung über einen Partner abwickeln, bestehen Prüfungen, erfüllen die Haftungsfreistellungsklauseln ihrer Endkunden und sichern ihre Gewinnmarge. Agenturen, die versuchen, die Lohnabrechnung selbst durchzuführen, müssen in der Regel in den ersten 12 Monaten in mindestens einem gesetzlich vorgeschriebenen Bereich Strafen in Höhe von 100 bis 300 Prozent in Kauf nehmen. Der entscheidende Unterschied liegt im Partner.

Wenden Sie sich an unsere Experten für Personalbeschaffung in Indien, sobald Sie bereit sind, Ihre Personalvermittlungen mit einer einwandfreien Gehaltsabrechnung zu gestalten. Basierend auf unserer Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit über 300 globalen Unternehmen können wir sagen: Die Agentur, die die Gehaltsabrechnung bereits bei der ersten Vermittlung korrekt abwickelt, verfügt auch bei der 50. Vermittlung über die nötige Disziplin.

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