Compliance mit den PF-, ESI- und Gratifikationsvorschriften für US-Start-ups in Indien

Welche gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss ein US-amerikanisches Start-up in Indien erfüllen?

Ein US-amerikanisches Start-up, das Mitarbeiter in Indien beschäftigt, muss bei jedem Abrechnungszyklus fünf gesetzlich vorgeschriebene Abzüge vornehmen: EPF (Rentenfonds), ESI (staatliche Krankenversicherung), Abfindungszahlung, TDS (Einkommensteuerabzug) vom Gehalt sowie die Berufssteuer. Auf dieser Seite wird anhand von Beispielen erläutert, wie die einzelnen Abzüge berechnet und abgeführt werden.

Wir haben diese Seite als Begleitmaterial zu den detaillierten Spielmechaniken unseres Umfassender Leitfaden zur Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien, in dem die Gesamtsituation, die Tariftabelle und die häufigsten Fehler erläutert werden. Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen und den Fristenkalender einsehen möchten, beginnen Sie dort; wenn Sie die konkreten Berechnungen hinter den einzelnen Beiträgen einsehen möchten, bleiben Sie hier.

Bei den über 300 Unternehmen, die wir betreuen, lauten die Fragen, die uns gestellt werden, so gut wie nie „Wie lauten die Regeln?“, sondern fast immer „Wie hoch ist die Zahl?“. Daher bei Wisemonk, gehen wir jede Verpflichtung anhand eines konkreten Betrags durch, der in indischen Rupien angegeben ist, wobei der Gegenwert in US-Dollar in Klammern steht – basierend auf einem ungefähren Wechselkurs von 95 Rupien zu 1 US-Dollar (Stand: August 2026).

Zwei dieser fünf Beiträge sind beitragspflichtig und werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt (EPF und ESI). Die Gratifikation wird ausschließlich vom Arbeitgeber finanziert. Die Quellensteuer (TDS) wird vom eigenen Entgelt des Arbeitnehmers einbehalten. Die Gewerbesteuer ist eine geringe staatliche Abgabe. Falls Sie sich noch in der Gründungsphase befinden, finden Sie in unserem Leitfaden zu So richten Sie die Lohnabrechnung für ein Start-up in Indien ein umfasst die Registrierungen, die vor all dem erfolgen.

Wie funktioniert der EPF (Vorsorgefonds) für die in Indien beschäftigten Mitarbeiter eines US-Start-ups?

Der EPF ist Indiens obligatorische Altersvorsorge, vergleichbar mit einem US-amerikanischen 401(k)-Plan. Der Arbeitnehmer zahlt 12 % und der Arbeitgeber 12 % des PF-Lohns ein, wobei die Obergrenze bei einem Monatslohn von 15.000 Rupien (etwa 158 US-Dollar) liegt. Die 12 % des Arbeitgebers werden dann zwischen dem Rentensystem und dem Fonds selbst aufgeteilt – und genau hier verstehen die meisten Menschen die Funktionsweise falsch.

Die Arbeitnehmer-Vorsorgefonds wird von der EPFO verwaltet, und die Aufteilung des Arbeitgeberanteils ist von Bedeutung, da die beiden Hälften auf unterschiedliche Konten fließen. Nachfolgend finden Sie die schrittweise Berechnung bei Erreichen der Lohnobergrenze:

• Arbeitnehmerbeitrag: 12 % von 15.000 Rupien entsprechen 1.800 Rupien (etwa 19 US-Dollar), die vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen werden.
• Arbeitgeberbeitrag: zusätzlich 12 %, also weitere 1.800 Rupien, die als Betriebsausgabe zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden.
• Der Arbeitgeberanteil: Von diesen 1.800 Rupien fließen 1.250 Rupien in das Rentenprogramm für Arbeitnehmer (EPS) und 550 Rupien auf das EPF-Konto.

Insgesamt fließen monatlich 3.600 Rupien bei Erreichen der Lohnobergrenze in die Vorsorgekasse und die Altersversorgung des Mitarbeiters ein. Beiträge auf Löhne über 15.000 Rupien sind freiwillig und hängen von Ihrer Police ab; diese Entscheidung treffen wir beim Onboarding und nicht erst im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses.

Der Arbeitgeber überweist den Gesamtbeitrag bis zum 15. des Folgemonats; die frühere Nachfrist von fünf Tagen wurde im Februar 2016 abgeschafft, sodass der 15. eine feste Frist ist. Unser Leitfaden zu den Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien gibt einen Überblick darüber, wie sich diese Zahl im Vergleich zu allen anderen monatlichen Meldungen darstellt.

Da die EPF auf der Grundlage des Grundgehalts zuzüglich der Teuerungszulage berechnet wird, bestimmt Ihre Gehaltsstruktur diesen Betrag unmittelbar. Eine vorschriftsmäßige Struktur sorgt dafür, dass das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage mindestens 50 % der Gesamtvergütung beträgt – dies entspricht der gesetzlichen Mindestvergütung –, und um dies zu erreichen, Gehaltsstruktur in Indien Genau das sorgt dafür, dass die Personalvorsorge und die Zuwendungen auch noch Jahre später korrekt ausgewiesen werden.

Wie funktioniert ESI und wer ist versichert?

ESI ist Indiens staatliche Kranken- und Invaliditätsversicherung. Der Arbeitgeber zahlt 3,25 % und der Arbeitnehmer 0,75 % des monatlichen Bruttolohns, allerdings nur für Arbeitnehmer, die monatlich 21.000 Rupien (etwa 220 US-Dollar) oder weniger verdienen. Die Versicherungspflicht tritt in Kraft, sobald Sie 10 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, wobei einige Bundesstaaten diese Schwelle für nicht-industrielle Betriebe auf 20 festlegen.

Ein Staatliche Arbeitnehmerversicherung Der Beitrag wird auf der Grundlage des Bruttolohns berechnet, nicht auf der Grundlage des begrenzten PF-Lohns, was bei vielen zu Verwirrung führt. Hier finden Sie ein Beispiel für einen monatlichen Bruttolohn von 20.000 Rupien (etwa 211 US-Dollar):

• Arbeitnehmerbeitrag: 0,75 % von 20.000 Rupien entsprechen 150 Rupien (etwa 2 US-Dollar), die vom Gehalt abgezogen werden.
• Arbeitgeberbeitrag: 3,25 % von 20.000 Rupien entsprechen 650 Rupien (etwa 7 US-Dollar), die vom Unternehmen gezahlt werden.
• Gesamtbetrag für diesen Monat: 800 Rupien (etwa 8 US-Dollar) fließen in das ESIC-System ein.

Ein Arbeitnehmer, der mehr als 21.000 Rupien pro Monat verdient, fällt vollständig aus dem ESI-System heraus, sodass eine Gehaltserhöhung zur Jahresmitte dazu führen kann, dass jemand zu Beginn des nächsten Beitragszeitraums aus dem System ausscheidet. Dies ist ein Grund, warum wir das Bruttogehalt in jedem Zyklus im Vergleich zum Schwellenwert überprüfen und nicht nur einmal bei der Einstellung.

Der Arbeitgeber zahlt die ESI-Beiträge innerhalb von 15 Tagen nach Monatsende ein. Das System wird von der ESIC verwaltet und gewährt den versicherten Arbeitnehmern medizinische Versorgung, Krankengeld sowie eine Erwerbsunfähigkeitsversicherung, weshalb es speziell für geringverdienende Arbeitnehmer gilt.

Wie wird das Trinkgeld berechnet und wann ist es zu zahlen?

Die Dienstaltersprämie ist eine einmalige Belohnung für langjährige Betriebszugehörigkeit, die ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt wird. Sie entspricht dem zuletzt bezogenen Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage, geteilt durch 26, multipliziert mit 15 und multipliziert mit der Anzahl der vollendeten Dienstjahre. Sie ist nach fünf Dienstjahren fällig; diese Fünfjahresfrist entfällt im Falle des Todes, einer Erwerbsunfähigkeit oder des Ablaufs eines befristeten Arbeitsverhältnisses.

A Trinkgeld Bei der Berechnung wird 26 als Divisor verwendet, da ein Monat als 26 Arbeitstage betrachtet wird, und 15, da der Anspruch 15 Tageslöhne pro vollendetem Jahr beträgt. Nachfolgend finden Sie die Berechnung für einen Arbeitnehmer, dessen zuletzt bezogenes Grundgehalt zuzüglich DA 52.000 Rupien (etwa 547 US-Dollar) betrug und der sechs vollendete Dienstjahre vorweisen kann:

• Die Formel: (52.000 / 26) × 15 × 6.
• Schritt eins: 52.000 Rupien geteilt durch 26 ergeben 2.000 Rupien pro Tag.
• Das Ergebnis: 2.000 Rupien × 15 × 6 ergeben 1.80.000 Rupien (etwa 1.895 US-Dollar), zahlbar bei Austritt.

Mit unserem Tool können Sie jedes beliebige Szenario überprüfen. Trinkgeldrechner anstatt den Divisor von Hand zu berechnen. Der Wert von 4,81 %, den Sie vielleicht schon einmal gelesen haben, ist kein gesetzlich festgelegter Satz; es handelt sich um eine monatliche Berechnung der Rückstellung (15 geteilt durch 26 geteilt durch 12), die Unternehmen verwenden, um die Verbindlichkeit auf das Grundgehalt jeden Monat zu verbuchen.

Das alte Gesetz über die Zahlung von Abfindungen wurde in das Sozialversicherungsgesetzbuch integriert und durch dieses ersetzt; die Obergrenze von 20 Lakh Rupien (etwa 21.000 US-Dollar) ist ein von der Zentralregierung im Rahmen dieses Gesetzbuchs festgelegter Höchstbetrag und kein im Gesetzestext selbst festgeschriebener Wert. Die Abfindung wird als Teil der vollständige und endgültige Abwicklung in Indien Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stellen wir die entsprechenden Mittel bereits vom ersten Tag an bereit, um einen Finanzierungsschock nach fünf Jahren zu vermeiden.

Wie funktioniert die Quellensteuer auf Löhne gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025?

Die Lohnsteuer (TDS) ist die monatliche Einkommensteuer, die der Arbeitgeber gemäß § 392 des Einkommensteuergesetzes von 2025 (ehemals § 192, Stand: August 2026) von jedem Gehaltsscheck einbehält. Sie schätzen die jährliche Steuer des Arbeitnehmers gemäß der von ihm gewählten Steuerregelung, teilen diesen Betrag durch 12 und führen ihn bis zum 7. des Folgemonats ab; der Abzug für März ist bis zum 30. April fällig.

A An der Quelle einbehaltene Steuer Der Lohnabzug erfolgt nicht pauschal als Prozentsatz; die Höhe hängt vollständig vom voraussichtlichen Jahreseinkommen des Arbeitnehmers und der für ihn geltenden Steuerregelung ab, sodass kein einheitlicher Satz angegeben werden kann. Feststehen sind lediglich der Mechanismus und die erforderlichen Formalitäten.

Im Zusammenhang mit der Lohnsteuerabzugspflicht (TDS) werden zwei Formulare verwendet: Die vierteljährliche Steuererklärung ist das Formular 138 (ehemals Formular 24Q) und die jährliche Bescheinigung, die der Arbeitnehmer erhält, ist das Formular 130 (ehemals Formular 16). Informationen zu den zugrunde liegenden Steuersätzen und Einzelheiten zur Regelung finden Sie in unserem speziellen Leitfaden zu Lohnsteuer in Indien; die Berechnung der Pauschalbeträge behandeln wir dort, damit sich diese Seite auf die Mechanismen der Quellensteuer konzentriert.

Wie sieht es mit der Gewerbesteuer und anderen staatlichen Abgaben aus?

Die Berufssteuer ist eine geringe, auf Landesebene erhobene Abgabe auf Arbeitseinkommen, die vom Arbeitgeber einbehalten und an die Landesregierung abgeführt wird. Da es sich nicht um eine zentrale Abgabe handelt, variieren der Steuersatz und die Fälligkeitstermine je nach Bundesland, und in einigen Bundesländern wird überhaupt keine Berufssteuer erhoben. Der verfassungsrechtlich festgelegte Höchstbetrag beträgt 2.500 Rupien (etwa 26 US-Dollar) pro Jahr.

Weil Berufssteuer Da die Regelung von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich ist, muss ein Arbeitnehmer in einem Bundesstaat diese Abgabe ab August 2026 entrichten, während ein Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat davon befreit ist. Die Beträge sind zwar gering, doch die Registrierung sowie die monatliche oder jährliche Abgabe sind dennoch verpflichtend, und die Fälligkeitstermine richten sich nach den jeweiligen Fristen der einzelnen Bundesstaaten und nicht nach einem bundesweiten Zeitplan.

Wie sehen die Sätze und Fristen für PF, ESI, Abfindungen und TDS im Überblick aus?

Hier finden Sie alle gesetzlichen Verpflichtungen zur Lohnabrechnung für die in Indien beschäftigten Mitarbeiter eines US-Start-ups auf einen Blick: den Beitragssatz, die Lohnobergrenze bzw. den Schwellenwert, den Zahlungspflichtigen sowie die Einzahlungsfrist. Nutzen Sie diese Übersicht als Kurzreferenz und lesen Sie anschließend die obigen Abschnitte, um die Berechnungsgrundlagen für die einzelnen Zahlen nachzuvollziehen.

Welche Sanktionen drohen bei Fehlern bei der Abrechnung von PF, ESI, Abfindungen oder TDS?

Fehler in diesen Bereichen sind kostspielig und können in einem Fall sogar strafbar sein. Verspätete EPF-Einzahlungen ziehen Schadensersatz in Höhe von 1 % pro Monat zuzüglich 12 % Jahreszinsen nach sich. Die Einbehaltung von PF-Beiträgen vom Lohn, die jedoch nie eingezahlt werden, stellt eine Straftat dar. Verspätete TDS-Abgaben werden mit monatlichen Zinsen in Höhe von 1,5 % belegt, und Verstöße gegen die Compliance führen zu Geldbußen gemäß dem Sozialversicherungsgesetz.

Speziell in Bezug auf den EPF betragen die Verzugszinsen gemäß dem im Juni 2024 veröffentlichten Amtsblatt einheitlich 1 % pro Monat (12 % pro Jahr); dieses hat die ältere gestaffelte Skala von 5 % bis 25 % ersetzt, auf die sich viele Artikel nach wie vor beziehen. Zusätzlich zu den Schadensersatzzahlungen fallen gemäß Abschnitt 7Q Zinsen in Höhe von 12 % pro Jahr auf den verspätet eingezahlten Betrag an.

Ein schwerwiegender Verstoß ist die Nichtabführung der PF-Beiträge, die Sie vom Gehalt eines Arbeitnehmers einbehalten, aber nicht einzahlen. Dies stellt gemäß § 14(1A) des EPF-Gesetzes eine Straftat dar, die mit einer Freiheitsstrafe von 1 bis 3 Jahren und einer Geldstrafe von 10.000 Rupien (etwa 105 US-Dollar) geahndet wird. Dies ist das Risiko, das bei der Due-Diligence-Prüfung der Serie A zutage tritt, und genau deshalb befasst sich unser Leitfaden zum Thema Strafen wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern in Indien behandelt abgezogene, aber noch nicht eingezahlte PF-Beiträge als Verbindlichkeit auf Gründerebene und nicht als buchhalterischen Eintrag.

Gemäß dem Sozialversicherungsgesetz wird ein erstmaliger Verstoß mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Rupien (etwa 526 US-Dollar) geahndet; bei einem wiederholten Verstoß steigt diese auf bis zu 3 Lakh Rupien (etwa 3.158 US-Dollar). Verspätete TDS-Einzahlungen sind zwar unkomplizierter, aber dennoch kostspielig: Pro Monat oder Teil eines Monats Verspätung fallen Zinsen in Höhe von 1,5 % an.

Wie kann ein US-Start-up all dies ohne eine Niederlassung in Indien bewältigen?

Sie benötigen hierfür keine indische Gesellschaft. Ein „Employer of Record“ (EOR) wird zum alleinigen rechtlichen Arbeitgeber Ihres Teams in Indien und übernimmt alle oben genannten Berechnungen und Meldungen unter seinen eigenen Registrierungen. Hierbei handelt es sich nicht um eine gemeinsame Beschäftigung; ein einziger rechtlicher Arbeitgeber trägt die gesamte gesetzliche Verantwortung.

Ein Employer of Record in Indien verfügt bereits über die EPFO-, ESIC- und Steuerregistrierungen, sodass Ihr Team im Rahmen des Onboardings in ein bestehendes, vorschriftsmäßiges Lohnabrechnungssystem integriert wird und Sie nicht von Grund auf neu aufbauen müssen. Pro Arbeitnehmer gibt es einen einzigen rechtlichen Arbeitgeber, und dieser ist der EOR.

Falls Sie sich fragen, ob diese Regelung überhaupt zulässig ist, finden Sie in unserem Leitfaden zu Ob ein EOR in Indien rechtmäßig ist erläutert die rechtlichen Grundlagen. Es handelt sich um ein bewährtes Modell, das es überflüssig macht, eine Tochtergesellschaft zu gründen, nur um eine Handvoll Mitarbeiter zu beschäftigen.

Wenn Sie ein eigenes Unternehmen führen, tragen Sie alle fünf Verpflichtungen sowie die Pflicht zur Einreichung von Unternehmensunterlagen, was dazu führen kann, dass Risiko einer Betriebsstätte in Indien wodurch Ihre Muttergesellschaft der indischen Körperschaftsteuer unterliegt.

Wir vergleichen beide Routen direkt in unserem EOR im Vergleich zu juristischen Personen in Indien Leitfaden, mit dem die meisten Gründer beginnen, bevor sie sich endgültig entscheiden.

Einen Überblick darüber, wie der Betrieb dieser monatlichen Ausgabe im Normalbetrieb konkret aussieht, finden Sie unter Wie US-Start-ups die Gehaltsabrechnung in Indien ohne eigene Niederlassung handhaben, das dasselbe Team über ein ganzes Jahr hinweg begleitet.

Wie kann Wisemonk die Compliance zu PF, ESI und Trinkgeldern für Sie sicherstellen?

Wir übernehmen für Sie die gesamte Abwicklung der gesetzlichen Verpflichtungen. Als in Indien ansässiger „Employer of Record“ fungiert Wisemonk als alleiniger rechtlicher Arbeitgeber für Ihre in Indien eingestellten Mitarbeiter und berechnet, zieht ab und meldet in jedem Abrechnungszeitraum die Beiträge für EPF und ESI sowie die Abfindungszahlungen und die Lohnsteuer (TDS) – so können Sie Mitarbeiter in Indien einstellen, ohne eine eigene Gesellschaft gründen zu müssen und ohne das Compliance-Risiko zu tragen.

Warum Wisemonk für die Compliance zu PF, ESI und Trinkgeldern?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, Fachkräfte in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne dass eine lokale Niederlassung gegründet werden muss. Wir betreuen über 300 globale Kunden und verwalten mehr als 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien. Dabei wickeln wir eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar ab und verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2. Die Preise beginnen bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, und das Onboarding dauert 24 bis 48 Stunden.

Folgende Aufgaben nehmen wir Ihnen ab:

• Einziger rechtlicher Arbeitgeber: Wir fungieren als alleiniger Employer of Record für jede in Indien eingestellte Kraft, sodass keine gemeinsame Beschäftigung vorliegt und Sie keine eigene juristische Person gründen müssen.
• PF, ESI, Abfindungen und TDS, die in jedem Abrechnungszeitraum gemeldet werden: Wir berechnen alle Beiträge und Abzüge und reichen diese fristgerecht bei der EPFO, der ESIC und der Einkommensteuerbehörde ein.
• Vorschriftsmäßige Gehaltsstruktur: Wir gestalten jedes Angebot so, dass das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage die gesetzlich vorgeschriebene Lohnuntergrenze von 50 % erreicht, wobei wir darauf achten, dass die Beiträge zur Pensionskasse (PF) und die Abfindung korrekt berechnet werden.
• Trinkgeld wird vom ersten Tag an bereitgestellt: Da wir die Abfindungsansprüche bereits ab dem ersten Monat ansammeln, ist die Verbindlichkeit bereits weit vor Ablauf der Fünfjahresfrist gedeckt.
• AOR für Auftragnehmer: Sollten Sie stattdessen freiberufliche Dienstleister beauftragen, wickeln wir als Ihr Agent of Record die Zahlungen an diese Dienstleister vorschriftsmäßig ab.

Jeder Auftrag wird von unserem hauseigenen Team in Indien bearbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Wir bieten EOR-Dienstleistungen in Indien an und expandieren derzeit rasch in die Märkte der USA und Großbritanniens.