Indische Arbeitsgesetze, die SaaS-Gründer vor der Einstellung von Mitarbeitern kennen sollten

Bevor ein SaaS-Gründer seinen ersten Ingenieur in Indien einstellt, muss er die rechtlichen Rahmenbedingungen verstehen, die jedem indischen Arbeitsverhältnis zugrunde liegen. Wir haben schon zu oft erlebt, dass globale SaaS-Teams ihre in Indien eingestellten Mitarbeiter wie einen in den USA ansässigen Remote-Auftragnehmer behandeln, nur um nach sechs Monaten festzustellen, dass sie rückständige Sozialversicherungsbeiträge schulden, eine staatliche Registrierung versäumt haben oder über einen Vertrag verfügen, der vor einem indischen Gericht keinen Bestand hätte. Wisemonk arbeitet mit ausländischen SaaS-Unternehmen genau an diesem Problem, und die Muster wiederholen sich bei jedem Kunden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Rechtsvorschriften, die bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien tatsächlich von Bedeutung sind, welche Änderungen sich durch die neuen Arbeitsgesetze ergeben haben und welche konkreten Vorkehrungen ein SaaS-Gründer treffen sollte, bevor er ein Stellenangebot unterbreitet.

Warum weichen die Arbeitsgesetze in Indien von den Erwartungen der SaaS-Gründer ab?

Das indische Arbeitsrecht ist vielschichtig, auf Bundesebene geregelt und an bestimmte Schwellenwerte geknüpft. Es gibt zentrale Gesetze, die landesweit gelten, Gesetze der Bundesstaaten, die je nach Region variieren, sowie gesetzliche Schwellenwerte, die mit dem Wachstum Ihres Teams zum Tragen kommen. SaaS-Gründer, die aus den USA oder Großbritannien kommen, wo das „At-Will“-Beschäftigungsmodell gilt, unterschätzen häufig, wie viel Struktur das indische Recht vom ersten Tag an erfordert.

Drei Dinge überraschen Gründer in der Regel am meisten:

• Schriftliche Verträge sind zwingend vorgeschrieben. Ein mündliches Angebot oder eine beiläufige E-Mail reichen nicht aus. Gemäß den neuen Arbeitsgesetzen muss jeder Arbeitnehmer ein schriftliches Einstellungsschreiben erhalten.
• Die Einstufung richtet sich nach dem Verhalten und nicht nach dem Vertrag. Wenn ein Auftragnehmer feste Arbeitszeiten einhält, Anweisungen von Ihnen entgegennimmt und ausschließlich für Ihr Unternehmen tätig ist, wird er nach indischem Recht als Arbeitnehmer behandelt, unabhängig davon, was in der Vereinbarung steht.
• Das Landesrecht ergänzt das Bundesrecht. Jeder Bundesstaat verfügt über ein eigenes Gesetz über Geschäfte und Betriebe, und die meisten haben eigene Vorschriften zur Gewerbesteuer. Die Einstellung von Mitarbeitern in Bangalore, Pune und Delhi bedeutet, dass drei verschiedene Sätze von Anmeldungen bei den jeweiligen Bundesstaaten erforderlich sind.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen beim Aufbau ihres ersten Teams in Indien verbringen diejenigen Gründer, die Compliance als Nebensache betrachten, das folgende Jahr damit, die Folgen zu beseitigen. Diejenigen hingegen, die bereits bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, müssen sich selten wieder Gedanken über Compliance machen.

Was sind die neuen indischen Arbeitsgesetze und wie wirken sie sich auf die Personalbeschaffung im SaaS-Bereich aus?

Die indische Regierung hat alle vier Arbeitsgesetzbücher mit Wirkung zum 21. November 2025 in Kraft gesetzt. Diese fassen 29 ältere Bundesgesetze in einem einzigen, modernisierten Rechtsrahmen zusammen. Jeder SaaS-Gründer, der nach diesem Datum in Indien Mitarbeiter einstellt, unterliegt den neuen Vorschriften, auch wenn einige Regelungen auf Bundesstaatenebene noch nicht endgültig festgelegt sind.

Die vier Codes lauten:

Die wichtigste Änderung, die SaaS-Gründer kennen sollten, ist die neue Definition des Lohns. Gemäß dem Lohnkodex müssen das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage und der Bindungszulage mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen. Übersteigen die Zulagen 50 Prozent der Gesamtvergütung, wird der übersteigende Betrag wieder der Lohnbasis zur Berechnung von PF, ESI, Abfindungen und Boni hinzugerechnet.

Damit wird die Lücke geschlossen, die die meisten indischen Arbeitgeber jahrelang ausgenutzt haben, indem sie das Grundgehalt künstlich niedrig hielten, um die Beiträge zur Pensionskasse (PF) und die Abfindungszahlungen zu minimieren. Für SaaS-Gründer bedeutet dies, dass Ihre Angebotsschreiben und Vergütungsstruktur müssen von Anfang an unter Berücksichtigung des neuen Mindestlohns konzipiert werden.

Inwiefern wirkt sich die 50-Prozent-Lohnregel auf die Gestaltung des CTC aus?

Nach dem alten Modell legten viele Unternehmen das Grundgehalt auf 30 bis 40 Prozent des CTC fest und verteilten den Rest auf die Wohnkostenzulage (HRA), Sonderzulagen und andere Komponenten. Nach der neuen Regelung ist diese Struktur für gesetzliche Berechnungen nicht mehr zulässig. Selbst wenn in Ihrem Angebotsschreiben ein Grundgehalt von 30 Prozent angegeben ist, werden laut Gesetz 50 Prozent des CTC als Lohnbasis für die Betriebsrente (PF) und die Abfindung herangezogen.

Drei praktische Auswirkungen:

• Die Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung steigen. Ein höheres Grundgehalt bedeutet einen höheren Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 12 Prozent.
• Die Höhe der Gratifikationsansprüche steigt. Die Abfindung wird auf der Grundlage des neuen, höheren Lohns berechnet.
• Das Nettoeinkommen der Beschäftigten könnte leicht sinken, selbst wenn der CTC unverändert bleibt.

Weiterlesen: Das neue Arbeitsgesetzbuch in Indien: Ein umfassender Leitfaden

Welche gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen müssen SaaS-Gründer in Indien gewähren?

Das indische Recht schreibt mehrere gesetzliche Leistungen vor, die nicht optional sind – unabhängig davon, wie Ihr Einstellungsschreiben formuliert ist. SaaS-Gründer erfahren oft erst im Nachhinein von diesen Verpflichtungen, was die teuerste Art ist, davon zu erfahren.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Kernleistungen sind:

Darüber hinaus wurden durch die Arbeitsgesetze einige Verpflichtungen eingeführt, die von Unternehmensgründern häufig übersehen werden. Dazu gehören kostenlose jährliche Vorsorgeuntersuchungen für Arbeitnehmer über 40 Jahre. Die obligatorische ESIC-Versicherung wurde auf ganz Indien ausgeweitet, auch für Betriebe außerhalb der ausgewiesenen Gebiete. Und gemäß dem Arbeitsschutzgesetz lösen bereits ein einziger Arbeitnehmer, der an gefährlichen Arbeitsprozessen beteiligt ist, Verpflichtungen zur Compliance mit den Sicherheitsvorschriften aus.

Für die meisten SaaS-Teams, die Ingenieure, Designer oder Marketingfachleute einstellen, umfasst der praktische gesetzliche Verwaltungsaufwand die Pfandfonds (PF), die ESI (lediglich die Anmeldung, da die meisten Mitarbeiter über dem Schwellenwert verdienen), die Rückstellung für Abfindungen, bezahlten Urlaub, Mutterschaftsgeld sowie die TDS-Einbehaltung.

Worin besteht in Indien der rechtliche Unterschied zwischen Auftragnehmern und Arbeitnehmern?

In Indien richtet sich die Einstufung nach dem Inhalt des Arbeitsverhältnisses und nicht nach der Bezeichnung im Vertrag. Wenn jemand zu festen Arbeitszeiten unter Ihrer Anleitung arbeitet, Ihre Arbeitsmittel nutzt und ausschließlich für Sie tätig ist, gilt er nach indischem Recht als Arbeitnehmer. Die Bezeichnung als Auftragnehmer ändert daran nichts, und die Strafen bei einer falschen Einstufung sind streng.

Die wichtigsten Einstufungstests, die von den indischen Behörden angewendet werden:

• Kontrollfrage: Legen Sie deren Arbeitszeiten fest und bestimmen Sie, wie sie ihre Arbeit ausführen?
• Integrationstest: Sind sie in Ihr Team und Ihre Prozesse integriert?
• Exklusivität: Arbeiten sie für andere Kunden oder ausschließlich für Sie?
• Werkzeuge und Ausrüstung: Stellen Sie Laptops, Software und Infrastruktur zur Verfügung?
• Dauer und Kontinuität: Handelt es sich um ein unbefristetes Engagement oder um ein projektbezogenes Engagement?

Unternehmen unterschätzen häufig Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern denn die Kosten treten erst später zutage. Wenn ein falsch eingestufter Auftragnehmer das Unternehmen verlässt und einen Anspruch geltend macht, kann das Unternehmen dazu verurteilt werden, PF, ESI, Trinkgeld und Prämien rückwirkend bis zum ursprünglichen Arbeitsbeginn zurückzuzahlen, zuzüglich Strafen und Zinsen.

Wenn Sie jemanden in Vollzeit einstellen, sollten Sie sie als Mitarbeiter einstellen von Beginn an, entweder über Ihr eigenes Unternehmen oder über einen EOR.

Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte, und warum sollten SaaS-Gründer darauf achten?

Eine „Betriebsstätte“ (Permanent Establishment, PE) ist ein steuerrechtlicher Begriff, der besagt, dass Ihre Aktivitäten in Indien eine ausreichende Präsenz begründen, sodass Ihr US-amerikanisches, britisches oder anderes ausländisches Unternehmen der indischen Körperschaftsteuer unterliegt. Für SaaS-Gründer gilt: PE-Risiko Dies wird in der Regel auf zwei Arten ausgelöst: durch eine feste Betriebsstätte in Indien oder durch Mitarbeiter in Indien, die regelmäßig in Ihrem Namen Verträge unterzeichnen.

Ein SaaS-Gründer mit zwei Entwicklern in Bangalore, der von einem Coworking Space aus arbeitet, sein Produkt entwickelt und keine Kundenverträge abschließt, hat in der Regel kein Problem mit Private-Equity-Investoren. Derselbe Gründer mit Vertriebsmitarbeitern in Mumbai, die Verträge mit indischen Kunden abschließen, hat hingegen ein solches Problem. Die Geschäftstätigkeit ist wichtiger als die Mitarbeiterzahl.

EOR-Strukturen schirmen dieses Risiko gezielt ab, da EOR der rechtliche Arbeitgeber in Indien ist und nicht Ihr ausländisches Unternehmen. Direkte Beziehungen zu Auftragnehmern oder der Betrieb von Niederlassungen können das Risiko einer Betriebsstätte verstärken, insbesondere wenn der Auftragnehmer befugt ist, Ihr Unternehmen zu Verträgen zu verpflichten.

Weiterlesen: Die Risiken einer Betriebsstätte verstehen

Welche arbeitsrechtlichen Schwellenwerte greifen, wenn SaaS-Teams wachsen?

Die arbeitsrechtlichen Verpflichtungen in Indien gelten nicht pauschal. Sie treten erst ab bestimmten Mitarbeiterzahlen in Kraft, und wird der Schwellenwert nicht erreicht, entsteht eine rückwirkende Verpflichtung. Hier ist die Übersicht über die Schwellenwerte, die sich die meisten SaaS-Gründer an die Wand hängen sollten:

Nach unseren Erfahrungen ist die Einstellung des zehnten Mitarbeiters die Schwelle, die Gründer oft unvorbereitet trifft. Die Anwendbarkeit von ESI, POSH und dem Gratuity Act tritt gleichzeitig in Kraft, und sobald der Gratuity Act gilt, bleibt er lebenslang anwendbar – selbst wenn Ihre Mitarbeiterzahl wieder unter 10 sinkt.

Was sollten SaaS-Gründer vorbereiten, bevor sie ein Angebot für den indischen Markt unterbreiten?

Fünf Punkte, in dieser Reihenfolge:

1. Legen Sie Ihre Einstellungsstruktur fest: Auftragnehmer, EOR oder eine eigene indische Gesellschaft. Für die meisten SaaS-Gründer, die ihre ersten ein bis zehn Mitarbeiter in Indien einstellen, ist ein EOR die richtige Lösung.
2. Bitte bestätigen Sie die Formulierung der Klausel zur Übertragung von geistigem Eigentum. Die US-amerikanische „Work-for-Hire“-Doktrin findet hier keine Anwendung. Sie benötigen im Arbeitsvertrag ausdrückliche Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum, die den indischen Rechtsvorschriften entsprechen.
3. Verwenden Sie eine Vorlage für ein Einstellungsschreiben, die den indischen Vorschriften entspricht. Die CTC-Struktur, ein Grundgehalt von mindestens 50 Prozent des CTC, der Anspruch auf Abfindung, eine Kündigungsfrist von 30 bis 90 Tagen sowie Urlaubsregelungen, die den Bestimmungen des jeweiligen Bundesstaates entsprechen.
4. Planen Sie die gesetzlichen Abzüge ein. TDS (Quellensteuer), PF, ESI und die Gewerbesteuer werden alle über die Gehaltsabrechnung abgeführt. Berücksichtigen Sie dies bei der Berechnung Ihres Angebots und nicht erst im Nachhinein.
5. Legen Sie eine POSH-Richtlinie schriftlich fest. Bereits ab dem ersten Mitarbeiter ist diese Richtlinie verbindlich. Der interne Beschwerdeausschuss wird erst ab dem zehnten Mitarbeiter verpflichtend, doch die Richtlinie selbst ist vom ersten Tag an vorgeschrieben.

Unternehmen, die diese Checkliste vor der Unterbreitung eines Stellenangebots durchgehen, haben später selten Compliance-Probleme. Diejenigen, die darauf verzichten, stellen in der Regel erst bei der Einstellung von fünf oder sechs Mitarbeitern fest, dass etwas schiefgelaufen ist. Der EOR-Service von Wisemonk kümmert sich im Rahmen des Onboardings um jeden Punkt auf dieser Liste.

Inwiefern unterstützt Wisemonk SaaS-Gründer dabei, sich im indischen Arbeitsrecht zurechtzufinden?

Wir haben über 300 internationale Unternehmen dabei unterstützt, mehr als 2.000 Mitarbeiter in Indien einzustellen und zu führen. Die Fragen, die uns SaaS-Gründer am häufigsten stellen, sind die in diesem Artikel aufgeführten, und die Antworten darauf sind jedes Mal dieselben: Legen Sie bereits bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters die richtige Struktur fest, über einen EOR einstellen bis Sie einen triftigen Grund für die Gründung einer juristischen Person haben und Compliance als System und nicht als einmalige Maßnahme betrachten.

In der Praxis sieht die Zusammenarbeit mit Wisemonk für einen SaaS-Gründer, der seine erste Mitarbeiterin oder seinen ersten Mitarbeiter in Indien einstellt, wie folgt aus:

• Wir treten in Indien als rechtlicher Arbeitgeber auf und beseitigen damit das Risiko einer Betriebsstätte für Ihr ausländisches Unternehmen.
• Wir erstellen in Indien gültige Einstellungsangebote und Verträge mit der korrekten CTC-Struktur gemäß den neuen Lohnvorschriften.
• Wir kümmern uns in allen indischen Bundesstaaten um die Abwicklung von PF, ESI, die Bildung von Rückstellungen für Abfindungen, TDS, die Gewerbesteuer sowie die Compliance mit den POSH-Vorschriften.
• Wir führen das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres neuen Mitarbeiters innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Annahme des Angebots durch – und nicht erst nach einer Woche oder länger, wie es bei globalen Plattformen üblicherweise der Fall ist.
• Wir stellen Ihnen einen festen Personalreferenten zur Seite, der Ihr Team kennt, sodass Sie nicht jede Anfrage über eine Ticket-Warteschlange abwickeln müssen.

Wenn Sie bereit sind, Ihren ersten oder zehnten Mitarbeiter in Indien einzustellen, und dies tun möchten, ohne ein privates Beteiligungsrisiko einzugehen oder sich selbst um die Compliance in mehreren Bundesstaaten kümmern zu müssen, ist der nächste Schritt ein 20-minütiges Telefonat mit unserem Team für die Personalbeschaffung in Indien.