So bezahlen Sie Ihr Offshore-Team: Ein Leitfaden für US-Arbeitgeber für das Jahr 2026

Die meisten US-Unternehmen finden relativ schnell heraus, wie sie Geld an ihr Team im Ausland überweisen können. Eine Überweisung, ein Wise-Konto, Deel für freiberufliche Mitarbeiter. Die Zahlung geht ein, die Arbeit geht weiter, alle machen weiter wie bisher.

Das Problem liegt nicht in den technischen Abläufen des Geldtransfers. Es geht um alles, was dahintersteckt: ob der Arbeitnehmer korrekt eingestuft ist, welches Landesarbeitsrecht gilt und wie sich Ihre steuerlichen Verpflichtungen gegenüber der IRS darstellen.

Wenn Sie hier Fehler machen, summieren sich die Kosten für „billig und schnell“ rasch. Bußgelder wegen falscher Einstufung, Steuernachzahlungen, erzwungene Sozialleistungszahlungen und blockierte Kapitalbeschaffungen haben bereits Unternehmen getroffen, die glaubten, ihre Offshore-Lohnabrechnung sei geregelt.

Dieser Leitfaden behandelt die vier rechtlichen Modelle für die Bezahlung von im Ausland tätigen Mitarbeitern, einen Vergleich der tatsächlichen Kosten der verschiedenen Zahlungsmethoden, die Anforderungen an IRS-Formulare sowie die Compliance-Risiken, die die meisten Unternehmen erst erkennen, wenn es bereits zu spät ist. Ganz gleich, ob Sie internationale Auftragnehmer bezahlen oder sie in ein festes Arbeitsverhältnis überführen möchten – die richtige Struktur ist ebenso wichtig wie die Zahlungsmethode.

Die Art und Weise, wie Sie Ihr internationales Team vergüten, ergibt sich aus der Beschäftigungsstruktur – und nicht umgekehrt.

Warum ist die Bezahlung eines Offshore-Teams schwieriger als die Gehaltsabrechnung im Inland?

Die Lohnabrechnung im Inland ist ein gelöstes Problem. Sie ein W-2-Formular ausfüllen, Quellensteuern einbehalten, beim IRS einreichen – erledigt. Die Bezahlung von Mitarbeitern außerhalb der USA bringt eine Reihe anderer Probleme mit sich, von denen keines offensichtlich ist, bis etwas schiefgeht.

Wenn Sie Auftragnehmer im Ausland bezahlen, bewegen Sie sich gleichzeitig in zwei Rechtssystemen. Die USA haben ihre eigenen Vorschriften hinsichtlich der Einkommensklassifizierung, der Quellensteuer und der Steuerformulare. Das Land des Arbeitnehmers hat seine eigenen Arbeitsgesetze, vorgeschriebene Sozialleistungen und Definitionen dafür, was jemanden zu einem Arbeitnehmer im Gegensatz zu einem Auftragnehmer macht. Diese Systeme sind nicht aufeinander abgestimmt. Das müssen Sie selbst tun.

Drei Faktoren machen die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Ausland deutlich schwieriger als im Inland:

• Steuerliche Verpflichtungen in zwei Ländern: Je nachdem, wo die Arbeit verrichtet wird, wie der Arbeitnehmer eingestuft wird und ob ein Steuerabkommen gilt, können in beiden Rechtsordnungen Verpflichtungen bestehen.
• Reibungsverluste im Währungs- und Bankwesen: Überweisungsgebühren, Wechselkursaufschläge und Abzüge durch zwischengeschaltete Banken schmälern still und leise den Betrag, den der Arbeitnehmer tatsächlich jeden Monat erhält.
• Klassifizierungsrisiko ohne Sicherheitsnetz: In vielen Offshore-Märkten führt eine falsche Einstufung zu rückwirkenden Sozialleistungen für Arbeitnehmer, Nachzahlungsansprüchen und der erzwungenen Umstellung auf ein Vollbeschäftigungsverhältnis gemäß den lokalen Rechtsvorschriften.

Sie sind sich nicht sicher, welche Steuerformulare für Ihre im Ausland tätigen Mitarbeiter gelten? Erfahren Sie, inwiefern sich die Anforderungen für die Formulare W-9 und W-2 für Ihr Team unterscheiden.

Das Ziel besteht nicht darin, die Komplexität zu verstehen. Vielmehr geht es darum, die richtigen strukturellen Entscheidungen zu treffen, bevor Sie jemanden bezahlen.

Bevor Sie sich für eine Zahlungsmethode oder -plattform entscheiden, müssen Sie genau wissen, um welche Art von Mitarbeiter es sich handelt.

Wie klassifiziert man Offshore-Mitarbeiter, bevor man sie bezahlt?

Die Einstufung ist die Entscheidung, von der alles andere abhängt. Die Zahlungsweise, die Steuerformulare, die Compliance-Verpflichtungen und Ihr rechtliches Risiko hängen alle davon ab, ob Ihr Offshore-Mitarbeiter ist ein Auftragnehmer oder Mitarbeiter.

Wir haben mehr als 300 Unternehmen als Kunden gewonnen, über 2.000 Mitarbeiter betreut und eine jährliche Lohnsumme von über 20 Millionen US-Dollar verwaltet. Der häufigste Fehler, den wir beobachten, ist, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter als Freiberufler bezahlen, obwohl das tatsächliche Arbeitsverhältnis in keiner Weise einem solchen entspricht.

Die US-Steuerbehörde (IRS) wendet zur Einstufung einen Drei-Faktoren-Test an: Verhaltenskontrolle (haben Sie Einfluss darauf, wie die Arbeit ausgeführt wird?), finanzielle Kontrolle (haben Sie Einfluss auf die wirtschaftlichen Aspekte der Arbeit?) und die Art der Beziehung (liegt ein schriftlicher Vertrag vor, werden Sozialleistungen gewährt, ist die Vereinbarung dauerhaft?). Wenn die Antworten auf Kontrolle und Dauerhaftigkeit hindeuten, handelt es sich bei dem Arbeitnehmer wahrscheinlich um einen Angestellten, unabhängig davon, was im Vertrag steht.

Das Heimatland des Arbeitnehmers wendet darüber hinaus eigene Kriterien an. In Deutschland gelten langfristige Aufträge für einen einzigen Auftraggeber als fiktives Arbeitsverhältnis. Die brasilianische „PJ“-Struktur für Auftragnehmer wird regelmäßig angefochten. In vielen Ländern Südostasiens und Lateinamerikas gelten gesetzliche Sozialleistungsvorschriften, die für Auftragnehmer gelten, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg ausschließlich für ein Unternehmen tätig sind.

Was geschieht, wenn Sie eine falsche Einstufung vornehmen?

Die Kosten beschränken sich nicht nur auf eine Geldstrafe. Eine grenzüberschreitende Fehlklassifizierung kann zu Nachzahlungen in zwei Ländern, rückwirkenden gesetzlichen Sozialleistungen, einer erzwungenen Neuklassifizierung sowie einer persönlichen Haftung der beteiligten Gründer führen. Ein unterzeichneter Vertrag als Auftragnehmer hat gemäß den Arbeitsgesetzen der meisten Länder keinen Vorrang vor dem tatsächlichen Arbeitsverhältnis.

Um einen tieferen Einblick in das zu erhalten, was Vergütung internationaler Mitarbeiter Was die Vorschriften tatsächlich erfordern, hier beginnen die Unterschiede.

Die Einstufung ist keine reine rechtliche Formalität. Sie bildet die Grundlage für Ihre gesamte internationale Gehaltsabrechnungsstruktur.

Sobald Sie wissen, um welche Art von Mitarbeiter es sich handelt, können Sie das passende Vergütungsmodell auswählen.

Welche vier Modelle gibt es für die Bezahlung eines Offshore-Teams?

Die meisten Probleme bei der Offshore-Lohnabrechnung haben hier ihren Ursprung: Unternehmen wählen eine Zahlungsplattform aus, bevor sie sich für ein Rechtsmodell entschieden haben, nach dem sie tätig sind. Die Wahl der Plattform sollte die letzte Entscheidung sein, nicht die erste. Das Rechtsmodell bestimmt alles, was danach folgt.

Es gibt vier Möglichkeiten, die Vergütung von Offshore-Mitarbeitern zu gestalten. Jede davon ist mit einem unterschiedlichen Compliance-Aufwand, Kostenprofil und operativen Aufwand verbunden.

Modell 1: Bezahlen Sie sie direkt als freiberufliche Auftragnehmer

Sie schließen den Vertrag direkt mit dem Arbeitnehmer ab, ein W-8BEN-Formular einholen oder W-8BEN-E, und die Zahlung erfolgt per Überweisung, über Wise oder eine Plattform für Freiberufler wie Deel. Der Auftragnehmer kümmert sich vor Ort selbst um seine Steuern.

Am besten geeignet für: kurzfristige oder projektbezogene Tätigkeiten, Mitarbeiter mit mehreren Auftraggebern, Länder mit geringem Risiko sowie Einsätze mit einer Laufzeit von weniger als 12 Monaten.

Beachten Sie Folgendes: Exklusivität, lange Laufzeit und eine enge Einbindung in das Team – all dies untergräbt im Laufe der Zeit den Status als Auftragnehmer.

Folgendes ist für vorschriftsmäßige Zahlungen an Auftragnehmer gemäß Formular 1099 tatsächlich erforderlich bevor Sie die erste Rechnung versenden.

Modell 2: Bezahlung über eine Personalvermittlungs- oder Outsourcing-Agentur

Die Agentur stellt den Mitarbeiter ein und stellt Ihnen einen Pauschalpreis in Rechnung. Sie erhalten die Personalvermittlung und die Lohnabrechnung aus einer Hand, ohne dass ein direktes Arbeitsverhältnis besteht.

Am besten geeignet für: Fälle, in denen Sie Ergebnisse erzielen möchten, ohne sich um die Personalverwaltung kümmern zu müssen, oder wenn die Schnelligkeit beim Zugang zu Fachkräften wichtiger ist als die Kosteneffizienz.

Bitte beachten Sie: Die Aufschläge der Vermittlungsagenturen liegen in der Regel 30 bis 60 % über dem Grundgehalt, und Sie haben nur begrenzten Einblick in das, was der Arbeitnehmer tatsächlich verdient oder erhält.

Erfahren Sie, wie sich eine Personalvermittlungsagentur im Vergleich zu einem „Employer of Record“ darstellt bevor Sie sich für eines der beiden Modelle entscheiden.

Modell 3: Einstellung über einen „Employer of Record“

Ein EOR stellt den Arbeitnehmer in dessen Land in Ihrem Auftrag rechtmäßig ein. Der EOR kümmert sich um den Arbeitsvertrag, lokale Lohnabrechnung, gesetzliche Sozialleistungen, Steuererklärungen und Kündigungen. Sie geben die Arbeitsanweisungen und zahlen eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter.

Am besten geeignet für: Festangestellte ausländische Mitarbeiter, Unternehmen ohne lokale Rechtsform sowie alle Situationen, in denen die Sicherheit hinsichtlich der Compliance wichtiger ist als eine Ersparnis von 200 US-Dollar pro Monat.

Erfahren Sie genau, was der Begriff „Employer of Record“ umfasst und wann dies die richtige Struktur für Ihr Team ist.

Modell 4: Gründung einer eigenen ausländischen juristischen Person

Sie gründen eine Gesellschaft im Land des Arbeitnehmers, stellen ihn direkt ein und die lokale Lohnabrechnung durchführen. Vollständige Kontrolle, vollständige Compliance und vollständige Kosten.

Am besten geeignet für: 20 oder mehr Mitarbeiter in einem einzigen Land mit langfristiger Verpflichtung. Die Einrichtungskosten belaufen sich in der Regel auf 30.000 bis über 100.000 US-Dollar, zuzüglich der laufenden Verwaltungskosten für die Gesellschaft.

Vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten und die Kompromisse hinsichtlich der Compliance zwischen einem EOR und die Gründung einer eigenen ausländischen Gesellschaft.

Das richtige Modell ist nicht unbedingt das günstigste. Es ist dasjenige, das zu Ihrer Mitarbeiterkategorie, Ihrer Teamgröße und Ihrer Risikobereitschaft passt.

Nachdem das Modell festgelegt wurde, stellt sich als Nächstes die Frage, welche Zahlungsmethode darin zum Einsatz kommen soll.

Welche Zahlungsmethoden eignen sich im Jahr 2026 für Offshore-Teams?

Sobald Sie sich für ein Modell entschieden haben, ist die Wahl der Zahlungsmethode eine operative und keine strategische Entscheidung. Die richtige Wahl hängt vom Transaktionsvolumen, der Häufigkeit der Transaktionen, dem Land des Mitarbeiters sowie davon ab, wie viel Gebühren und Wechselkursverluste Sie monatlich bereit sind zu tragen.

Internationale Überweisungen (SWIFT)

Die Standardlösung für Unternehmen, die sich darüber noch keine Gedanken gemacht haben. Banküberweisungen funktionieren überall, sind jedoch die teuerste Option für die regelmäßige Gehaltsabrechnung.

• Geschwindigkeit: 2 bis 5 Werktage
• Transfergebühren: 25 bis 50 US-Dollar pro Transaktion (ausgehende Zahlungen)
• Devisen-Aufschlag: 2 bis 4 % über dem durchschnittlichen Marktzinssatz
• Vermittlungsgebühren: Während des Transports werden 10 bis 30 Dollar abgezogen, oft ohne Vorwarnung
• Am besten geeignet für: große, selten anfallende Zahlungen, bei denen Einfachheit wichtiger ist als die Kosten

Plattformen für digitale Überweisungen: Wise, Payoneer, PayPal

Kostengünstiger als Überweisungen bei wiederkehrenden Zahlungen an Auftragnehmer unter 10.000 US-Dollar pro Monat.

• Wise: Wechselkurse im mittleren Bereich, Pauschalgebühr von 0,5 bis 1 %, Abwicklung innerhalb eines Werktags. Insgesamt die beste Wahl hinsichtlich der Kosten.
• Payoneer: Starke Akzeptanz auf Empfängerseite in ganz Asien und Osteuropa, Gebühr von etwa 2 %. Eine gute Alternative dort, wo Wise nur begrenzt vertreten ist.
• PayPal: Weit verbreitet, jedoch mit Gesamtgebühren von 4 bis 5 % recht kostspielig. Bitte nur dann nutzen, wenn der Arbeitnehmer keine andere Möglichkeit hat.

Globale Lohnabrechnungs- und EOR-Plattformen

Plattformen wie Deel und Rippling bündeln Zahlungen an Auftragnehmer mit Compliance-Unterlagen, Verträgen und Unterstützung für mehrere Währungen. Die Kosten für Auftragnehmermodule liegen in der Regel zwischen 29 und 49 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat. Die Preise für EOR-Mitarbeiter betragen auf den meisten globalen Plattformen zwischen 500 und 700 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat.

Ideal für Teams unterschiedlicher Größe, gemischte Strukturen aus Auftragnehmern und festangestellten Mitarbeitern sowie für alle Projekte, bei denen eine lückenlose Dokumentation erforderlich ist.

Zahlungen mit Kryptowährungen und Stablecoins

Dies ist nur in einer begrenzten Anzahl von Fällen relevant: Arbeitnehmer in Ländern mit eingeschränktem Zugang zum Bankwesen oder starker Währungsinstabilität. Die rechtliche Einstufung und die steuerliche Meldung sind in den meisten Rechtsordnungen noch ungeklärt. Bitte gehen Sie nicht als Erstes darauf ein.

Die kostengünstigste Methode pro Transaktion führt nicht immer zu den niedrigsten Gesamtkosten, wenn man den Verwaltungsaufwand, Wechselkursverluste und Compliance-Lücken mit einbezieht.

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Die Möglichkeiten zu kennen, ist eine Sache. Zu wissen, welche Kombination zu Ihrem jeweiligen Team passt, ist das, was tatsächlich Geld spart und Risiken mindert.

Wie wählen Sie das richtige Modell und die richtige Zahlungsmethode für Ihr Team aus?

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine Plattform, weil sie von einem Kollegen empfohlen wurde oder sie in einem Artikel mit einer Liste darauf gestoßen sind. Das ist der falsche Ausgangspunkt. Das richtige Modell für Ihr Team hängt von vier Faktoren ab: der Art der Mitarbeiter, der Teamgröße, den beteiligten Ländern und der Dauer des Einsatzes.

Verwenden Sie Folgendes als Entscheidungslogik:

• 1 bis 2 befristete Mitarbeiter, ein Land: Direkte Geschäftsbeziehung mit dem Auftragnehmer, Bezahlung über Wise oder Payoneer. Geringer Verwaltungsaufwand, niedrige Kosten, überschaubare Compliance-Anforderungen.
• 3 bis 10 Auftragnehmer in verschiedenen Ländern: Eine Plattform für das Management von Auftragnehmern wie Deel oder Rippling. Sie bündelt Verträge, Steuerformulare und internationale Zahlungen an Auftragnehmer in einem einzigen Arbeitsablauf.
• Festangestellte im Ausland, keine lokale Niederlassung: Employer of Record. Dies ist unabdingbar, wenn der Mitarbeiter exklusiv, fest eingebunden und langfristig beschäftigt ist. Das Compliance-Risiko, das mit der Abwicklung als Auftragnehmerverhältnis verbunden ist, wiegt die Einsparungen bei den Gebühren nicht auf.
  Weiterlesen: Die besten EOR-Anbieter für Start-ups im Jahr 2026: Anbieter und Preise im Vergleich
• 20 oder mehr Mitarbeiter in einem Land, mehrjährige Verpflichtung: Eigene juristische Person mit einem lokalen Lohnabrechnungsdienstleister. Höhere Einrichtungskosten, bei großem Umfang jedoch die niedrigsten Kosten pro Mitarbeiter.

Leiten Sie ein Team aus verschiedenen Ländern? Der sauberste Ansatz besteht darin, eine einzige Plattform zu nutzen, die alle Ihre Länder für Auftragnehmer abdeckt, sowie einen auf das jeweilige Land spezialisierten EOR-Anbieter für Festangestellte. Vermeiden Sie es, drei separate Tools ohne einheitliche Übersicht miteinander zu kombinieren. Der Verwaltungsaufwand und das Risiko von Abgleichproblemen nehmen schnell zu.

Die Gesamtkosten eines Zahlungsmodells beschränken sich nicht nur auf die Plattformgebühr. Berücksichtigen Sie auch Überweisungsgebühren, Wechselkursaufschläge, den Verwaltungsaufwand Ihres Teams sowie die Kosten, die bei Nichteinhaltung von Compliance entstehen. Vor diesem Hintergrund ist EOR selten die teuerste Option.

Nachdem das Modell und die Methode feststehen, stellt sich als Nächstes die Frage, wie hoch die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter und Monat sind.

Was kostet es eigentlich, einen Offshore-Mitarbeiter pro Monat zu beschäftigen?

Die meisten „Gebührenvergleiche“ beschränken sich auf die Überweisungsgebühr. Diese macht jedoch nur einen geringen Teil der Gesamtkosten aus. Die tatsächlichen Kosten umfassen den Wechselkursaufschlag, Plattformgebühren, den Verwaltungsaufwand sowie die potenziellen Kosten, die bei einer falschen Klassifizierung entstehen können.

Da wir eine jährliche Lohnsumme von über 20 Millionen US-Dollar für mehr als 2.000 Mitarbeiter und über 300 Unternehmen weltweit verwaltet haben, sind die häufigsten Kostenüberraschungen nicht die Plattformgebühren. Es sind vielmehr die Wechselkursverluste und die Rückstellungen für Fehlklassifizierungen, die niemand im Budget eingeplant hat.

So sieht die vollständige Kostenaufstellung für ein US-Unternehmen aus, das einem Offshore-Entwickler über einen Zeitraum von 12 Monaten monatlich 5.000 US-Dollar zahlt:

Beinhaltet die geschätzten lokalen gesetzlichen Arbeitgeberkosten. Diese variieren je nach Land.

Sehen Sie sich die vollständige Aufschlüsselung der EOR-Preise an bevor Sie entscheiden, welches Modell zum Budget Ihres Teams passt.

Die „Wire“-Option wirkt auf den ersten Blick günstig, verursacht jedoch jährlich die höchsten Kosten. Die „EOR“-Option erscheint auf monatlicher Basis teuer, ist jedoch die einzige Option, die eine rechtmäßige Beschäftigung, gesetzliche Sozialleistungen, Steuererklärungen und Compliance umfasst.

Zwei Kostenposten, die in keiner Tabelle aufgeführt sind, aber in Ihrem Modell berücksichtigt werden sollten: Der Gründer oder der Betriebsleiter wendet monatlich 3 bis 5 Stunden auf Abwicklung manueller internationaler Zahlungen, sowie die Eventualverbindlichkeit im Falle einer falschen Einstufung, die sich auf fünf- bis sechsstellige Beträge belaufen kann, wenn Nachzahlungen, Sozialleistungen und Anwaltskosten mit einbezogen werden.

Die kostengünstigste Lösung für die Offshore-Lohnabrechnung ist diejenige, die keine Verbindlichkeiten verursacht, für die Sie im Rahmen einer Kapitalbeschaffung oder einer Übernahme aufkommen müssen.

Als Nächstes: die IRS-Formulare und Steuervorschriften, die gelten, wenn Sie Arbeitnehmer außerhalb der USA bezahlen.

Welche US-Steuerformulare und IRS-Vorschriften gelten?

Die Vorschriften der US-Steuerbehörde (IRS) zur Bezahlung von im Ausland tätigen Mitarbeitern sind einfacher, als die meisten Gründer erwarten, doch die Folgen einer falschen Handhabung sind es nicht. Die zentrale Frage lautet, ob das Einkommen aus US-amerikanischen oder ausländischen Quellen stammt und ob der Mitarbeiter eine US-Person oder eine Nicht-US-Person ist.

Formulare W-8BEN und W-8BEN-E: Was sie sind und wann sie einzuholen sind

Für die meisten Zahlungen an ausländische Auftragnehmer benötigen Sie das Formular W-8BEN (für einzelne ausländische Auftragnehmer) oder das Formular W-8BEN-E (für ausländische Unternehmen). Bitte holen Sie dieses Formular vor der ersten Zahlung ein, bewahren Sie es in Ihren Unterlagen auf und senden Sie es nicht an die IRS. Es ist drei Jahre lang gültig.

Mit diesem Formular wird bestätigt, dass der Arbeitnehmer keine US-Person ist und dass die Arbeit außerhalb der USA verrichtet wird, was in der Regel bedeutet, dass für Sie keine US-Quellensteuerpflicht besteht.

Wann ist ein Formular 1099-NEC auszustellen? vs 1042-S

Für echte ausländische Auftragnehmer, die ihre Tätigkeiten vollständig außerhalb der USA ausüben, stellen Sie in der Regel kein Formular 1099-NEC aus. Dieses Formular ist für US-Personen bestimmt. Das Formular 1042-S gilt für bestimmte Zahlungen aus US-Quellen an ausländische Personen, was bei üblichen Offshore-Dienstleistungsverträgen selten vorkommt.

Ausnahme: Sollte Ihr im Ausland tätiger Auftragnehmer US-Staatsbürger sein, benötigt er dennoch ein Formular 1099-NEC.

In welchen Fällen müssen Sie US-Quellensteuern einbehalten?

Sofern kein gültiges W-8BEN-Formular vorliegt, gilt bei Zahlungen standardmäßig eine Quellensteuer in Höhe von 30 % gemäß den Vorschriften der US-Steuerbehörde (IRS). Einige Steuerabkommen reduzieren oder heben diesen Satz auf, doch muss der Auftragnehmer den Anspruch auf die Vorteile des Abkommens aktiv auf seinem W-8BEN geltend machen. Hybride Vereinbarungen, bei denen ein Teil der Arbeit innerhalb der USA erbracht wird, erhöhen die Komplexität und können eine teilweise Behandlung als Einkünfte aus US-Quellen auslösen.

Lassen Sie das Formular W-8BEN vor der ersten Zahlung einholen. Alles Weitere ergibt sich daraus.

Die lokalen Steuerpflichten im Land des Arbeitnehmers stellen eine eigene Ebene dar, und genau hier liegt der Großteil der operativen Komplexität.

Inwiefern wirken sich lokale arbeitsrechtliche Bestimmungen und die Währung auf Auslandsüberweisungen aus?

Das Überweisen von Geld ist der einfache Teil. Was der Arbeitnehmer zu erhalten erwartet – in welcher Währung, nach welchem Zeitplan und unter Berücksichtigung welcher gesetzlichen Abzüge –, entscheidet darüber, ob die Offshore-Lohnabrechnung Vertrauen schafft oder zerstört.

Das lokale Arbeitsrecht gilt für Ihre im Ausland tätigen Mitarbeiter, unabhängig davon, ob Sie es gelesen haben oder nicht. Einige Verpflichtungen, die aus US-amerikanischer Sicht optional erscheinen, sind im Land des Mitarbeiters gesetzlich vorgeschrieben:

• Obligatorische Vergütungsbestandteile: 13. Monatsgehalt ist auf den Philippinen gesetzlich vorgeschrieben. In einigen Märkten werden nach Erreichen einer bestimmten Betriebszugehörigkeitsschwelle Gratifikationen angesammelt. In einigen Ländern sind gesetzliche Bonuszahlungen unabhängig von der Leistung gesetzlich vorgeschrieben.
• Kündigungsbedingungen: In den meisten Ländern außerhalb der USA ist eine Kündigung ohne Angabe von Gründen nicht zulässig, auch nicht bei Auftragnehmern. Die Kündigungsfristen, die Berechnung der Abfindungen und die Anforderungen an die Unterlagen zum Ausscheiden variieren je nach Land erheblich.
• Datenschutz: Die DSGVO gilt für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in der EU. Andere Märkte verfügen über eigene entsprechende Vorschriften. Die Verarbeitung von Gehaltsdaten muss den lokalen Vorschriften entsprechen und nicht nur den US-amerikanischen Standards.

Was die Währung betrifft, so ziehen es die meisten internationalen Mitarbeiter vor, in ihrer Landeswährung bezahlt zu werden, um zu vermeiden, dass sie den Wechselkursverlust selbst tragen müssen. Der praktische Ansatz besteht darin, die Vergütung in US-Dollar-Äquivalenten festzulegen und die Auszahlung in Landeswährung zum am Monatsende geltenden Wechselkurs vorzunehmen. Dies sorgt für eine vorhersehbare Budgetplanung und verringert Unannehmlichkeiten für den Mitarbeiter.

Was den Zahlungsrhythmus betrifft, so ist die monatliche Zahlung weltweit die Standardeinstellung, gilt jedoch nicht überall. Auf den Philippinen ist die halbmonatliche Zahlung üblich. Alle zwei Wochen ist in ganz Lateinamerika üblich. Eine Zahlung im falschen Rhythmus deutet auf operative Unreife hin und wirkt sich schneller auf die Kundenbindung aus, als die meisten Unternehmen erwarten.

Verspätete oder fehlerhafte Zahlungen sind der schnellste Weg, einen Offshore-Mitarbeiter an einen Wettbewerber zu verlieren, der über die nötige Infrastruktur verfügt, um alles korrekt abzuwickeln.

Langfristige Beziehungen zu Auftragnehmern bringen eine Reihe von Risiken mit sich, die über die Zahlungsintervalle und die lokalen Rechtsvorschriften hinausgehen.

Wie lassen sich Fehlklassifizierungen bei PE-Risiken vermeiden?

Die meisten US-Unternehmen, die langfristige Beziehungen zu Offshore-Auftragnehmern unterhalten, tragen eine Verbindlichkeit, die sie nicht in ihre Kalkulation einbezogen haben. Das Klassifizierungsrisiko ist offensichtlich. Risiko einer Betriebsstätte ist es nicht, und genau das taucht meist im ungünstigsten Moment auf.

Da wir jährlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen US-Dollar für mehr als 300 Unternehmen weltweit und über 2.000 Mitarbeiter abwickeln, betreffen die Fälle, die am häufigsten eskalieren, Auftragnehmer, die seit zwei oder mehr Jahren ausschließlich für ein Unternehmen tätig sind, ohne dass dazwischen eine strukturelle Überprüfung stattgefunden hat.

Eine Betriebsstätte (PE) ist ein Begriff aus dem Steuerabkommensrecht. Wenn ein Auftragnehmer befugt ist, Ihr Unternehmen geschäftlich zu vertreten, über eine feste Niederlassung in seinem Land verfügt oder in einer Weise tätig ist, die einer Zweigniederlassung Ihres Unternehmens gleicht, kann die Steuerbehörde dieses Landes feststellen, dass Sie dort steuerlich präsent sind. Dies bedeutet, dass Sie zur Abgabe einer Körperschaftsteuererklärung in einem Land verpflichtet sind, in dem Sie weder über eine eigene Gesellschaft noch über einen lokalen Steuerberater noch über eine Infrastruktur zur Compliance verfügen.

Die Warnsignale, die zu einer PE-Exposition führen:

• Exklusivität: Der Auftragnehmer arbeitet über einen längeren Zeitraum hinweg ausschließlich für Sie in Vollzeit.
• Zeichnungsberechtigung: Sie unterzeichnen Vereinbarungen oder Verträge in Ihrem Namen.
• Fester Standort: Sie arbeiten von einem eigens dafür vorgesehenen Büro aus, das Ihrem Unternehmen zugeordnet ist.
• Dauer: Das Projekt läuft bereits seit mehr als 18 Monaten, ohne dass sich der Umfang geändert hat.

Das Risiko im Zusammenhang mit der Einstufung als fiktiver Arbeitgeber ist ein eigenständiges, aber damit verbundenes Thema. Länder wie Deutschland, Spanien und Brasilien können einen langjährigen Auftragnehmer nach lokalem Recht rückwirkend als Arbeitnehmer einstufen, was zu Nachzahlungen, gesetzlichen Leistungen und Strafen führt, die ab Beginn des Arbeitsverhältnisses fällig sind.

Die praktische Schwelle für die Umstellung liegt bei 12 bis 18 Monaten ausschließlicher, integrierter Tätigkeit. Ab diesem Zeitpunkt stellt ein „Employer of Record“ keine Gemeinkosten mehr dar. Es handelt sich vielmehr um eine klarere rechtliche Struktur.

Wenn die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer diese Schwelle bereits überschritten hat, stellt sich nicht die Frage, ob eine Umstellung erfolgen soll, sondern wie schnell dies geschehen soll.

Inwiefern vereinfacht ein EOR-Anbieter wie Wisemonk die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Ausland?

Wisemonk ist ein Employer of Record in Indien, das speziell für US-Unternehmen entwickelt wurde, die langfristig Offshore-Teams einsetzen und Compliance-Rechtssicherheit benötigen, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen.

Von EOR und Auftragnehmermanagement bis Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steueroptimierung, Beschaffung von Ausrüstung, Personalbeschaffung, und spezialisierte Personalabläufe, Wisemonk übernimmt die gesamte Personalverwaltung, sodass Ihr Team reibungslos arbeiten kann, ohne dass Ihnen Verwaltungsaufwand entsteht.

Wenn die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer diese Schwelle bereits überschritten hat, stellt sich nicht die Frage, ob eine Umstellung erfolgen soll, sondern wie schnell dies geschehen soll.

Was unsere Kunden sagen

Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:

„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“ - Dan Sampson, Leiter der Technik bei Cobu