- Cuando un «Employer of Record» (EOR) es el empleador legal, este se encarga de patrocinar el plan de salud, abonar el Impuesto sobre la nómina, presentar las declaraciones correspondientes a la Ley de Asistencia Asequible (ACA) y emitir el formulario W-2. Usted mantiene el control sobre el trabajo y sigue asumiendo su propia responsabilidad si su empresa es, por sí misma, un «gran empleador» a efectos de dicha ley.
- Hay cuatro umbrales de plantilla que determinan prácticamente todas las decisiones relativas a las prestaciones en EE. UU.: la obligación de los empleadores prevista en la ACA a partir de 50 equivalentes a tiempo completo o más; la continuación de la cobertura según la ley COBRA a partir de 20 empleados o más; la baja con protección del puesto de trabajo según la FMLA a partir de 50 empleados o más; y los programas estatales de bajas remuneradas, que se aplican a partir de un empleado.
- Presupuesto en función de las cifras de 2026: una base salarial para la Seguridad Social de 184 500 dólares, un umbral de asequibilidad de la ACA del 9,96 %, un límite de aportación diferida al plan 401(k) de 24 500 dólares y unos límites máximos para las cuentas de ahorro para gastos médicos (HSA) de 4 400 dólares para una persona sola y de 8 750 dólares para una familia. Las prestaciones representan aproximadamente el 30 % del coste total de la remuneración a cargo del empleador en el sector privado.
- Al transferir a un empleado ya contratado a un plan EOR a mitad de año, casi siempre se reinician sus acumuladores de franquicia y de gastos a cargo del asegurado, ya que se trata de un nuevo plan bajo un nuevo patrocinador. Procure que el cambio se produzca el 1 de enero, o bien prevea en su presupuesto el reinicio y comuníquelo al empleado antes de que firme.
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¿Quién asume realmente la responsabilidad cuando se deniega la solicitud de reembolso de gastos médicos de uno de sus empleados? Si un Employer of Record Una vez firmado el contrato, el EOR es quien se encarga de todo. Patrocina el plan colectivo, retiene y abona los impuestos sobre la nómina, presenta las declaraciones de la ACA y envía por correo la notificación de COBRA cuando el empleado deja la empresa. Usted se queda con el trabajo, los objetivos y el equipo. Esa división parece clara en una presentación, pero resulta costosa en la práctica, ya que la legislación estadounidense en materia de prestaciones superpone un mandato federal a los reglamentos de los cincuenta estados, y las sanciones recaen sobre quienquiera que el IRS considere el empleador. A continuación se detalla lo que realmente gestiona un EOR, las cifras para el año 2026 que debe tener en cuenta a la hora de elaborar su presupuesto y las preguntas que conviene plantearse antes de firmar.
¿En qué consiste la gestión de prestaciones del EOR y quién es el responsable legal?
La gestión de prestaciones del EOR es el proceso integral que abarca el diseño, la inscripción, la financiación y la presentación de informes sobre las prestaciones de los trabajadores cuyo empleador legal es el «Employer of Record» (EOR), y no su empresa. La responsabilidad legal recae en el EOR: es el promotor del plan y el empleador designado en todos los trámites. Su empresa es el cliente y dirige el trabajo diario.
Esa distinción determina quién recibe la notificación cuando surge algún problema. A continuación se explica cómo se reparten normalmente las responsabilidades:
- La EOR es propietaria de: la gestión del plan, la inscripción y los requisitos de elegibilidad, el pago de las primas, los ingresos del Impuesto sobre la nómina, los formularios 1094-C y 1095-C de la ACA para sus empleados, las notificaciones COBRA, la cobertura de accidentes de trabajo, la inscripción en el paro estatal y la emisión de los formularios W-2.
- Usted posee: el presupuesto, la filosofía en materia de prestaciones, qué porcentaje de la prima subvenciona, la fórmula de aportación paralela, la gestión del rendimiento y todo lo relacionado con el puesto de trabajo en sí.
- Usted comparte: discriminación, acoso y riesgos para la seguridad. Los tribunales llevan mucho tiempo dispuestos a considerar a una empresa cliente como empleador conjunto en relación con esas reclamaciones, razón por la cual el coempleo Esta relación merece que se lea el contrato detenidamente, no que se le eche un vistazo por encima.
Si ese esquema está bien elaborado, lo demás es cuestión de ejecución. Si está mal, se descubrirá durante una auditoría, y lo primero que determinará el auditor es quién era realmente el empleador (léase: ¿Qué caracteriza a un empleado?). Antes de poder evaluar si un EOR está desempeñando bien su labor, es necesario conocer qué prestaciones la legislación estadounidense obliga realmente a los empleadores a ofrecer.
¿Qué prestaciones para los empleados son obligatorias por ley en EE. UU. en 2026?
No existe ninguna ley federal que obligue expresamente a un empresario a ofrecer un seguro médico. Las leyes federales y estatales sí exigen las Cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare, el seguro de desempleo, la indemnización por accidentes de trabajo y los permisos familiares y médicos no remunerados con protección del puesto de trabajo; además, la Ley de Asistencia Asequible impone sanciones a las grandes empresas que no ofrezcan dicha cobertura. Todo lo demás es una decisión del mercado.
La tabla que figura a continuación distingue entre lo que es obligatorio y lo que simplemente se espera, y muestra quién se encarga de cada aspecto una vez que se plantea un EOR.
| Beneficio | Situación jurídica en 2026 | ¿Quién lo ejecuta en el marco de un EOR? |
|---|---|---|
| Seguridad Social y Medicare (FICA) | Obligatorio para todos los empresarios | EOR retiene, iguala y ingresa |
| Impuesto federal sobre el desempleo (FUTA) | Obligatorio para todos los empresarios | EOR presenta el formulario 940 |
| Seguro de desempleo estatal | Obligatorio en todos los estados | Registros y expedientes de EOR en estado de trabajo |
| Indemnización por accidente laboral | Es obligatorio en todos los estados, excepto en Texas, donde es opcional | EOR es la entidad responsable de la política |
| Seguro médico | No es obligatorio, pero se aplican sanciones a partir de 50 equivalentes a tiempo completo o más | EOR patrocina el plan colectivo |
| Continuación de COBRA | Obligatorio a partir de 20 empleados | La EOR emite notificaciones y recauda primas |
| Permiso en virtud de la FMLA | Obligatorio a partir de 50 empleados | La EOR gestiona los requisitos de derecho a las bajas y las aprueba |
| Permiso familiar y médico remunerado por el Estado | Es obligatorio en un número cada vez mayor de estados, desde el primer empleado | La EOR se inscribe y abona las cotizaciones |
| Plan de jubilación | A nivel federal es opcional, pero varios estados exigen la inscripción en un plan o en una cuenta IRA para conductores. | EOR gestiona el plan 401(k) o el programa estatal |
| Seguro dental, oftalmológico, de vida y de invalidez | Opcional en todas partes | Fuentes de EOR a través de sus pólizas marco |
Tres de esas líneas asumen la mayor parte del riesgo financiero, por lo que conviene abordarlas una por una.
¿Qué exige la obligación de los empleadores prevista en la ACA para el año 2026?
Si el año pasado tuvo una media de 50 o más empleados a tiempo completo, más los equivalentes a tiempo completo, se le considera un gran empresario sujeto a la normativa y debe ofrecer una cobertura mínima esencial al menos al 95 % de los empleados a tiempo completo y a sus personas a cargo. El plan debe proporcionar un valor mínimo, lo que significa que cubre al menos el 60 % de los costes previstos, y debe ser asequible. El IRS establece los criterios completos en su Orientaciones sobre la responsabilidad compartida de los empleadores.
Para los ejercicios del plan que comiencen en 2026, el umbral de asequibilidad es del 9,96 %, el más alto hasta la fecha, establecido por el Procedimiento Fiscal 2025-25 del IRS. Hay dos detalles que suelen generar confusión. La prueba mide la contribución exigida al empleado para el plan individual de menor coste, no para la cobertura familiar. Además, se aplica sobre los ingresos del hogar, a los que ningún empresario tiene acceso, por lo que casi todo el mundo recurre a una de las tres opciones de seguridad: el salario declarado en el formulario W-2, la tasa salarial o el umbral federal de pobreza.
Si no cumple en absoluto con esta obligación, la sanción de 2026 prevista en el artículo 4980H(a) ascenderá a 3.340 dólares por Empleado a tiempo completo durante el año, descontando los primeros 30. Si se ofrece una cobertura que resulte inasequible o que no cumpla el valor mínimo, la sanción prevista en el artículo 4980H(b) ascenderá a 5.010 dólares por cada empleado que se acoja a un plan subvencionado del mercado de seguros. Dichas sanciones no son deducibles, lo que las hace aún más dolorosas.
Contar correctamente el número de personas es el primer paso en este caso, y los trabajadores a tiempo parcial se incluyen en el total de una forma que sorprende a la gente (es decir: Cómo calcular el número de empleados equivalentes a tiempo completo). Una vez que conozca su situación, el Impuesto sobre la nómina correspondiente pasará a ser la siguiente partida del presupuesto.
¿Qué impuestos sobre la nómina financian las prestaciones legales de EE. UU.?
Cuatro impuestos a cargo de la empresa financian el nivel obligatorio y, en conjunto, suponen entre un 8 % y un 12 % aproximadamente sobre el salario bruto de un empleado típico de EE. UU. Un EOR se encarga de calcular, ingresar y presentar todos ellos, y posteriormente le repercute el coste a usted; por eso, su equipo financiero debería seguir realizando un seguimiento de los mismos como nóminas devengadas.
- Seguridad Social: Un 6,2 % a cargo del empresario y un 6,2 % a cargo del trabajador, sobre los salarios hasta el Base salarial para 2026: 184 500 dólares.
- Medicare: Un 1,45 % por cada parte, sin límite salarial. Los empleados que ganen más de 200 000 dólares pagan un 0,9 % adicional en concepto de impuesto de Medicare, y la empresa no aporta la parte correspondiente.
- FUTA: Un 6,0 % sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado, que se reduce a un importe neto de 0,6 % una vez que se aplique íntegramente el crédito estatal del 5,4 %. Los estados que aplican una reducción de créditos pagan más.
- Seguro de desempleo estatal: Las tarifas y las bases salariales varían considerablemente según el estado y la clasificación por experiencia. Se trata de la cifra que más depende de la ubicación de todas las que se tienen en cuenta.
Esas cuatro tareas son ineludibles y de carácter mecánico, y ese es precisamente el tipo de trabajo que merece la pena delegar (véase: mejores prácticas en la gestión de nóminas). Los derechos de permiso son la parte más compleja del marco legal.
¿Qué tipo de permiso exige realmente la legislación estadounidense?
La legislación federal exige un permiso no remunerado, no uno remunerado. En virtud de la FMLA, las empresas con 50 o más empleados durante 20 o más semanas laborables deben conceder al personal que cumpla los requisitos hasta 12 semanas laborables de permiso no remunerado con protección del puesto de trabajo en un periodo de 12 meses, y hasta 26 semanas en el caso del permiso para el cuidado de familiares militares. La cobertura sanitaria colectiva debe mantenerse en las mismas condiciones durante todo ese tiempo, de conformidad con la hoja informativa sobre la FMLA del Ministerio de Trabajo.
Un empleado solo cumple los requisitos tras haber prestado 12 meses de servicio, haber trabajado 1 250 horas durante el año anterior y estar destinado en un centro en el que la empresa cuente con 50 empleados en un radio de 75 millas. Esta última condición supone un obstáculo constante para los equipos distribuidos: una plantilla que trabaja íntegramente a distancia y repartida por 20 estados puede hacer que algunos empleados no cumplan los requisitos, aunque la empresa supere el número mínimo de empleados.
Las bajas remuneradas son competencia de los estados. Más de una docena de estados, además de Washington D. C., cuentan actualmente con sus propios programas de bajas familiares y médicas remuneradas, financiados mediante cotizaciones salariales que varían anualmente, y decenas de ciudades y estados exigen, además, bajas remuneradas por enfermedad. Todavía no existe una baja remunerada por enfermedad a nivel federal, por lo que la obligación depende exclusivamente del lugar en el que resida cada persona (es decir: Cómo funciona la baja laboral para las empresas).
El permiso parental es el ámbito en el que las diferencias entre estados se hacen más evidentes, y los candidatos comparan las ofertas al respecto (véase: Guía sobre el permiso de paternidad en EE. UU.). No obstante, los mínimos legales no son más que el nivel mínimo. La oferta que acaba de convencer al candidato se basa en la parte opcional.
¿No está seguro de qué normativa estadounidense en materia de prestaciones se aplica a su equipo?
Indíquenos cuál es la situación de su personal y qué desea ofrecer. Analizaremos los requisitos obligatorios, las obligaciones a nivel estatal y las tareas de las que un EOR le liberaría.
¿Qué prestaciones opcionales esperan realmente los candidatos estadounidenses?
La cobertura sanitaria, un plan de jubilación con aportación paralela y las vacaciones pagadas son, en la práctica, requisitos imprescindibles para cualquier puesto asalariado en Estados Unidos. Además, suponen un coste elevado: según los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales correspondientes a marzo de 2026, el coste de estas prestaciones asciende a El 30,1 % del coste total de las retribuciones de los trabajadores por cuenta ajena en el sector privado, o 14,01 dólares por hora trabajada frente a los 32,60 dólares de salario. Las prestaciones no son un error de redondeo del salario. Representan casi un tercio del importe total.
Estos son los elementos que conforman un paquete competitivo para 2026, junto con las cifras que los limitan:
- Plan 401(k) con aportación paralela de la empresa: El límite de aportaciones diferidas de los empleados para 2026 es de 24 500 dólares, con una aportación de recuperación de 8 000 dólares al cumplir los 50 años y 11 250 dólares para las personas de entre 60 y 63 años. Lo habitual es que la aportación paralela oscile entre el 3 % y el 6 % del salario.
- Planes que cumplen los requisitos para una cuenta de ahorro para la salud (HSA): Para el año 2026, el límite máximo de la cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA) es de 4.400 dólares para una persona sola y de 8.750 dólares para una familia, más una aportación de recuperación de 1.000 dólares a partir de los 55 años. El plan asociado de franquicia elevada debe tener una franquicia mínima de 1.700 dólares para una persona sola o de 3.400 dólares para una familia. Las aportaciones iniciales de la empresa son una forma económica de hacer que un plan de franquicia elevada resulte más generoso.
- Cuenta de gastos médicos (FSA): Límite máximo de 3.400 dólares para 2026, con un remanente de 680 dólares. Resulta útil para los empleados que deseen disponer de ingresos antes de impuestos sin necesidad de un plan con franquicia elevada.
- Permisos remunerados: No existe un mínimo federal, por lo que el diseño de la póliza depende totalmente de usted, pero las modalidades de acumulación y las normas de pago en caso de cese se rigen por la legislación estatal (véase: Cómo calcular la acumulación de días de vacaciones).
- Participaciones y consolidaciones: Hay una norma que sorprende a casi todos los usuarios de servicios de EOR: según el artículo 422 del Código de Rentas Internas (IRC), una opción sobre acciones incentivada (ISO) debe concederse a un empleado de la sociedad otorgante, de su sociedad matriz o de su filial. Un empleado de un servicio de EOR no cumple este requisito, por lo que, por lo general, las ISO quedan descartadas. Utilice las NSO o las RSU y canalice la retención a través de la nómina del EOR (véase: Cómo funcionan los períodos de devengo).
- La capa blanda: Cobertura dental y oftalmológica, de vida y por incapacidad, así como una programa de asistencia al empleado, una asignación para el teletrabajo y un presupuesto para formación. Aunque por separado sean cantidades modestas, en conjunto marcan la diferencia entre una oferta que se percibe como bien pensada y otra que se considera apenas suficiente.
Valore el paquete completo, no solo el salario, ya que así es como los candidatos evalúan actualmente las ofertas (véase: En qué consiste la remuneración total). Decidir qué ofrecer es la parte fácil. Lo que supone un reto para la mayoría de los programas es llevarlo a cabo cada mes de enero.
¿Cómo gestiona una EOR el periodo de inscripción abierta y los cambios a mitad de año?
Una EOR gestiona las inscripciones según su propio calendario anual, no el suyo, y eso es lo primero que debe comprobar. El ciclo en sí es estándar, y un buen proveedor se encarga de gestionarlo sin que usted tenga que estar persiguiendo a nadie.
En relación con el ciclo de vida del empleado, un ciclo bien gestionado pasa por cinco etapas:
- Inscripción de nuevos empleados: El empleado elige la cobertura dentro del plazo inicial del plan, que suele ser de 30 días a partir de la fecha de inicio. Si no lo hace dentro de ese plazo, deberá esperar al periodo de inscripción abierta o a que se produzca un acontecimiento vital que lo justifique.
- Período anual de inscripción abierta: Un plazo de entre dos y cuatro semanas antes de que se renueve el año del plan, durante el cual todos los afiliados pueden renovar su elección, añadir personas a su cargo o renunciar a la cobertura.
- Circunstancias vitales que dan derecho a la prestación: El matrimonio, el nacimiento, la adopción o la pérdida de otra cobertura dan lugar a un periodo de inscripción especial, que suele durar 30 días, previa presentación de la documentación correspondiente.
- Sincronización de las retenciones de nómina: Las deducciones deben incorporarse a la siguiente nómina con el tratamiento adecuado antes y después de impuestos, y los cálculos varían en función de su ciclo de pago. Es aquí donde los errores se manifiestan en forma de mensajes airados en Slack.
- Cese laboral y COBRA: Las empresas con 20 o más empleados deben ofrecer una cobertura de continuación, por lo general durante 18 meses y hasta 29 o 36 en algunos casos, y pueden cobrar hasta el 102 % del coste del plan. Las vacaciones no disfrutadas se liquidan en el mismo periodo (véase: Cómo calcular las vacaciones acumuladas).
Pida a cualquier proveedor de EOR que le explique esas cinco fases con capturas de pantalla reales antes de firmar, ya que las diferencias entre los distintos proveedores se concentran casi exclusivamente en las fases cuatro y cinco. La inscripción forma parte del proceso más amplio incorporación de empleados flujo, por lo que ambos deben someterse a pruebas conjuntamente.
Sea cual sea la información que gestione el EOR, debe quedar registrada en algún lugar donde su equipo pueda consultarla (véase: Qué debe incluirse en un manual del empleado). Una vez que el proceso queda claro, la siguiente pregunta es cuánto cuesta todo ello.
¿Cuánto cuesta la gestión de prestaciones de EOR en EE. UU.?
El pago se realiza en dos conceptos: la comisión por el servicio del EOR y las prestaciones propiamente dichas. El segundo concepto es mucho más elevado, y es el que la mayoría de las propuestas dejan en la ambigüedad. Insista en que se le detallen ambos conceptos antes de comparar proveedores.
A continuación se explica cómo se carga normalmente cada capa y qué es lo que la mueve.
| Capa de costes | Cómo se cobra | ¿Qué influye en la cifra? |
|---|---|---|
| Tarifa por el servicio de EOR | Importe fijo por empleado y mes, o un porcentaje de la nómina | Número de empleados, duración del contrato y si la contratación está incluida |
| Impuesto sobre la nómina a cargo del empleador | Porcentajes legales sobre los salarios, repercutidos a precio de coste | 6,2 % de Seguridad Social hasta 184 500 dólares, 1,45 % de Medicare sin límite máximo, 0,6 % neto de FUTA, más el seguro de desempleo estatal |
| Primas de seguro médico, dental y oftalmológico | Su parte de la prima mensual por cada empleado afiliado | El nivel del plan, la edad y la provincia del empleado, y qué porcentaje de la prima subvenciona |
| Plan de jubilación | Importe equivalente en dólares más las tasas de gestión por participante | Su fórmula de emparejamiento y el número real de personas que se inscriben |
| Contribuciones estatales por permisos y por incapacidad | Porcentaje de la nómina, fijado por cada estado y revisado anualmente | ¿En qué estados trabajan sus empleados? |
| Variables y puntuales | Por cada caso: Onboarding, gestión de COBRA, bajas y modificaciones de los planes a mitad de año | La rotación de personal y la frecuencia con la que cambia la estructura de su plan |
Utilice esa tabla como lista de comprobación para el presupuesto que reciba. Si una propuesta muestra una única cifra global, pregunte a cuál de las seis filas corresponde, ya que las filas que faltan son las que dan lugar a facturas inesperadas (léase: Cómo funciona la fijación de precios en la externalización de recursos humanos).
Las empresas que barajan una alternativa nacional suelen acabar comparándola con el plan de salud colectivo de una PEO (véase: Cómo elegir una PEO para el seguro médico). Sin embargo, el coste no es el aspecto en el que fallan la mayoría de los programas de prestaciones de EOR.
¿En qué se equivocan los empresarios respecto a las prestaciones del modelo EOR en EE. UU.?
Los fallos más habituales no son los relacionados con el incumplimiento. Se trata de fallos de transición y de definición, y los cuatro que se indican a continuación pueden evitarse con una simple conversación antes de la firma.
El plan de la EOR no es su plan. Trasladar a un empleado actual a un EOR a mitad de año implica un nuevo plan con un nuevo patrocinador, por lo que las franquicias y los límites de gastos a cargo del asegurado suelen reiniciarse a cero. Una persona que ya haya gastado 4.000 dólares en una intervención quirúrgica en marzo vuelve a empezar de cero en julio. Compruebe si hay solapamientos en la red y la continuidad de los especialistas antes de trasladar a cualquier persona, y, siempre que sea posible, programe el cambio para que coincida con la renovación del 1 de enero.
La asequibilidad se evalúa en función de la cobertura individual. El umbral del 9,96 % para 2026 se aplica a lo que el empleado paga por el plan individual más económico que cumple con el valor mínimo. Los costes de la cobertura familiar no se tienen en cuenta en absoluto a la hora de evaluar el cumplimiento de la obligación del empleador, por lo que los planes que a las familias les parecen caros pueden seguir cumpliendo con la normativa.
El uso de un EOR no borra automáticamente su propio estado ALE. Si su empresa y sus entidades vinculadas tienen una media de 50 o más equivalentes a tiempo completo, la obligación sigue aplicándose a su caso, y es fácil incurrir en esta situación si además contrata personal directamente (véase: Guía paso a paso para la contratación de empleados). Solicite por escrito que se le indique qué parte presenta los formularios 1094-C y 1095-C correspondientes a estos empleados, y conserve una copia de dichos documentos.
Un plan nacional rara vez da la sensación de ser nacional. Las redes de los operadores son regionales. Un plan que resulta excelente en Austin puede presentar carencias en las zonas rurales de Montana, y el empleado lo percibe como una prestación deficiente, no como una simple nota al pie sobre la red. Solicite una comprobación de la idoneidad de la red por código postal antes de contratar a alguien.
Según nuestra experiencia en la gestión de la inscripción en planes de prestaciones para empresas internacionales, las cuestiones que ralentizan el Onboarding rara vez tienen que ver con el diseño del plan. Se refieren a los plazos de elegibilidad de los familiares a cargo, las fechas de entrada en vigor y qué ocurre con una solicitud de reembolso ya en trámite cuando cambia la Empresa de Record. Si se responden estas tres cuestiones durante la conversación sobre la oferta, el Onboarding deja de ser un motivo de fricción.
Hay un problema subyacente a todo esto. La mayoría de los empleados no son capaces de valorar el valor de sus prestaciones, por lo que un paquete que le cuesta a la empresa cerca de un tercio de la nómina puede seguir pareciendo escaso en una carta de oferta.
La solución práctica consiste en un informe de retribución total que muestre a cada empleado el valor anual en dólares de su cobertura, la aportación de la empresa, las vacaciones y cualquier otra cantidad abonada además del salario base (véase: ¿Qué se considera remuneración complementaria?). Cualquier empresa de EOR que merezca la pena puede facilitar uno si se le solicita.
Las prestaciones no salvarán un puesto de trabajo deficiente, pero una gestión deficiente de las prestaciones hará que se pierda sin duda alguna a un buen candidato. Conocer los posibles fallos facilita enormemente el análisis de un proveedor.
¿Cómo se evalúa a un proveedor externo (EOR) en lo que respecta a la gestión de prestaciones?
Evalúe a un EOR basándose en las pruebas, no en una presentación sobre prestaciones. Solicite documentos y planes concretos, y preste atención a qué preguntas reciben una respuesta directa y cuáles dan lugar a un correo electrónico de seguimiento. Las mismas ocho preguntas funcionan igual de bien en un organización profesional de empleadores.
Estas ocho preguntas marcan la diferencia entre una verdadera empresa de gestión de prestaciones y un simple distribuidor:
- ¿Qué aseguradoras y qué planes concretos, con el resumen de prestaciones y cobertura de cada uno?
- ¿Cuándo es el año del plan y cómo se ajusta a nuestro ejercicio fiscal y a nuestro plan de contratación?
- ¿Quién presenta los formularios 1094-C y 1095-C? ¿Podríamos ver un ejemplo censurado del año pasado?
- ¿Cómo se aplica la «cláusula de salvaguardia» relativa a la asequibilidad y cuál se utiliza por defecto?
- ¿Podemos subvencionar un porcentaje diferente de la prima en función de los distintos puestos, y cómo se factura eso?
- ¿En qué consiste el plan 401(k), quién es el administrador del plan y si este incluye un calendario de adquisición de derechos sobre la aportación paralela?
- ¿Quién responde a las preguntas de los empleados sobre la cobertura, a través de qué canal y en un plazo de cuántas horas?
- Si nos marchamos, ¿qué ocurre con la cobertura, con los saldos de vacaciones acumuladas y con los saldos del plan 401(k)?
Evalúe a todos los proveedores preseleccionados según los mismos ocho criterios y las diferencias dejarán de tener que ver con la marca. Si todavía está decidiendo entre modelos de contratación en lugar de entre proveedores, la comparación que conviene realizar en primer lugar es la de EOR frente a PEO (véase: ¿Realmente necesita una empresa de gestión de personal (PEO)?).
Ambos modelos presentan ventajas e inconvenientes reales, y el «bloqueo de beneficios» es uno de los más marcados (véase: las desventajas de una PEO). Sea cual sea la opción que elija, la eficacia del programa de prestaciones depende en gran medida del equipo que lo gestione.
Todas las cifras anteriores están actualizadas a julio de 2026 y proceden del IRS, la Administración de la Seguridad Social, el Departamento de Trabajo y la Oficina de Estadísticas Laborales. Los límites de las prestaciones en EE. UU. se reindexan anualmente y se aplican a nivel federal, estatal y municipal, por lo que le recomendamos que confirme las cifras del año en curso antes de elaborar su presupuesto en función de ellas.
¿Cómo puede ayudarle Wisemonk a gestionar la administración de prestaciones?
Wisemonk es un Employer of Record con sede en la India. Ayudamos a las empresas a contratar, pagar y gestionar a sus empleados, y nos encargamos nosotros mismos cada mes de los trámites de alta, la nómina y las declaraciones obligatorias, en lugar de revender la plataforma de terceros. Las gestiones de Compliance que conlleva cada ciclo de nómina se llevan a cabo correctamente, a cargo del mismo equipo con el que usted se comunica.
Dicho proyecto da servicio a más de 300 clientes de todo el mundo, con más de 2.000 empleados y una masa salarial anual superior a los 20 millones de dólares, en un Puntuación de 4,8/5 en G2. EOR a partir de 99 dólares por empleado al mes, desglosados en lugar de agrupados en una sola cifra.
Así es como funciona, en la práctica, trabajar con nosotros:
- Nos encargamos de inscribir a su personal directamente: Nuestro equipo habla con cada empleado sobre las opciones de los planes, los familiares a cargo y las fechas de entrada en vigor, de modo que las consultas sobre la cobertura nunca se acumulen en la agenda de su responsable de RR. HH.
- Las prestaciones y la nómina se gestionan en un único sistema: Los ingresos por elecciones se incorporan a la siguiente nómina con el tratamiento fiscal adecuado antes de impuestos, que es donde la mayoría de gestión global de nóminas de dónde proceden realmente los errores.
- Disponemos de los siguientes documentos: Las inscripciones obligatorias, las cotizaciones y las declaraciones son responsabilidad nuestra, en nuestra calidad de empleador legal, y le informamos de los cambios normativos que afectan a sus costes antes de que se reflejen en la factura (véase: Compliance y gestión jurídica).
- Los contratistas también están cubiertos: Si parte de su equipo trabaja por contrato en lugar de como empleados, podemos gestionar esa parte como Contractor of Record, de modo que la clasificación y los pagos se mantengan en regla.
- Una persona concreta y un proyecto de ley que puede consultar: El mismo gestor de cuentas se encarga de la inscripción, de resolver cualquier duda sobre reclamaciones y de la conversación sobre la conversión cuando un colaborador autónomo pasa a ser empleado (es decir: contratación a través de una EOR en lugar de recurrir a trabajadores autónomos). Los gastos de gestión, los costes legales y las primas se facturan en líneas separadas, por lo que podrá ver exactamente qué ha variado de un mes a otro (véase: Por qué la gestión automatizada de nóminas es mejor que la gestión manual).
Hemos consolidado una sólida línea de negocio de EOR en la India. Nos encargamos directamente de los contratos de trabajo, la gestión de nóminas, el Fondo de Previsión (PF), el Seguro de Empleo (ESI), las indemnizaciones por antigüedad y el Compliance a nivel estatal, y tenemos previsto expandirnos a nuevos mercados, entre ellos Estados Unidos y el Reino Unido.
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Indíquenos el número de empleados y el paquete que desea ofrecer, y le presentaremos un diseño del plan, un desglose de costes y un calendario realista para el Onboarding.
Lo que dicen nuestros clientes
Empresas de EE. UU., el Reino Unido y Europa confían en nosotros para formar sus equipos de forma rápida y conforme a la normativa. Esto es lo que opinan nuestros clientes:
«Estoy muy contento de haber descubierto Wisemonk. Ha sido un auténtico placer trabajar con ellos, y su atención al detalle es impresionante. Nos ayudaron a comprender su modelo de precios, a encontrar a los candidatos más cualificados, a entrevistarlos y, posteriormente, a realizar el proceso de Onboarding. Les proporcioné los criterios relativos al tipo de personas que buscábamos y cumplieron con creces. Las personas que lograron encontrar se encuentran entre los mejores ingenieros con los que he trabajado jamás. Recomiendo Wisemonk a cualquiera que necesite ayuda en materia de selección de personal».
- Dan Sampson, director de ingeniería de Cobu
Preguntas frecuentes
¿Está legalmente permitido que una EOR actúe como promotora del plan para mis empleados de EE. UU.?
Sí. Un «Employer of Record» es el empleador legal de dichos trabajadores, por lo que se encarga de patrocinar el plan de salud colectivo, presentar las declaraciones informativas de la ACA, ingresar los impuestos sobre la nómina y emitir el formulario W-2. Su empresa sigue siendo el cliente que dirige el trabajo. Lo único que esto no hace es eximirle de sus propias obligaciones si su empresa es, por separado, un «gran empleador» sujeto a la normativa; por lo tanto, confirme en el contrato qué parte presenta los formularios 1094-C y 1095-C para el personal empleado por el EOR.
¿Se restablecerá la franquicia de mi empleado si lo traspaso a un EOR a mitad de año?
En casi todos los casos, sí. Pasarse a un EOR implica darse de alta en un plan diferente con otro patrocinador, por lo que los límites acumulativos del deducible y de los gastos a cargo del asegurado vuelven a empezar desde cero, a menos que la aseguradora acepte abonar los gastos anteriores, lo cual es poco habitual. Si es posible, programe la transición para que coincida con una renovación el 1 de enero; si no puede hacerlo, informe al empleado antes de que firme el contrato y considere la posibilidad de cubrir el periodo de transición. Compruebe también que sus médicos actuales estén incluidos en la nueva red.
¿Pueden los empleados de EOR recibir opciones sobre acciones?
Pueden recibir opciones sobre acciones no cualificadas y unidades de acciones restringidas, pero, por lo general, no opciones sobre acciones incentivadas. Según el artículo 422 del Código de Rentas Internas (IRC), una opción sobre acciones incentivada (ISO) debe concederse a un empleado de la sociedad otorgante, de su sociedad matriz o de su filial, y un empleado de una EOR, en cambio, es contratado por la propia EOR. La mayoría de las empresas resuelven esta situación mediante opciones sobre acciones no cualificadas (NSO) o unidades de acciones restringidas (RSU) y canalizan la retención de impuestos a través de la nómina del EOR, algo de lo que este debe estar informado con antelación.
¿Cuál es el umbral de asequibilidad de la ACA para 2026 y cómo se calcula?
Se sitúa en el 9,96 % para los ejercicios del plan que comiencen en 2026, según lo establecido en el Procedimiento Fiscal 2025-25 del IRS, y es el umbral más alto jamás registrado. La prueba solo tiene en cuenta lo que el empleado pagaría por el plan individual de menor coste que cumpla el valor mínimo, y no el coste de la cobertura familiar. Dado que las empresas no pueden conocer los ingresos familiares, casi todas aplican uno de los tres criterios de seguridad: los salarios declarados en el formulario W-2, la tasa salarial o el umbral federal de pobreza.
¿Se encarga una EOR de gestionar el COBRA cuando alguien deja la empresa?
Sí, ya que el EOR es el promotor del plan. La ley COBRA se aplica a los planes de salud colectivos de empresas con 20 o más empleados, y exige la continuidad de la cobertura durante, por lo general, 18 meses, que se amplía a 29 meses en caso de incapacidad que cumpla los requisitos o a 36 meses en determinadas situaciones. El plan puede cobrar hasta el 102 % del coste total, o hasta el 150 % durante una prórroga por incapacidad de 11 meses. Pregunte a su proveedor quién envía la notificación de elección y en qué plazo.
¿En qué medida influyen las prestaciones sociales en el coste de la contratación de un empleado en EE. UU.?
Según los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales correspondientes a marzo de 2026, las prestaciones representan el 30,1 % del coste total de la remuneración a cargo del empleador en el sector privado, lo que supone 14,01 dólares por hora trabajada frente a los 32,60 dólares de salario. Solo los impuestos sobre la nómina a cargo del empleador suponen entre el 8 % y el 12 % aproximadamente del salario bruto: un 6,2 % de la Seguridad Social hasta 184 500 dólares, un 1,45 % de Medicare sin límite máximo, un 0,6 % neto del FUTA, además de las cotizaciones estatales por desempleo. A ello hay que sumar las primas de seguro médico, la aportación paralela al plan de jubilación y las cotizaciones estatales por permisos laborales.
¿Debería recurrir a un EOR o a un PEO para la gestión de las prestaciones en EE. UU.?
Recurra a una PEO si ya dispone de una entidad en EE. UU. y desea incorporarse a un plan de salud colectivo más amplio, sin dejar de ser el empleador legal en el marco de un acuerdo de coempleo. Recurra a un EOR si no dispone de una entidad en el mercado o si desea que un único proveedor sea el empleador legal y se encargue directamente de todas las gestiones administrativas. El criterio práctico es la situación de la entidad: si no existe entidad, se opta por un EOR, mientras que si ya existe una entidad, merece la pena comparar los precios de una PEO con los de un EOR. También conviene saber en qué se diferencian ambos de cesión de personal, que es un modelo distinto que a menudo se confunde con una PEO.
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