- Die Personaloptimierung (Workforce Optimization, WFO) ist eine Unternehmensstrategie, die Personalbesetzung, Qualifikationen, Dienstpläne und Prozesse auf den tatsächlichen Geschäftsbedarf abstimmt. Sie steigert die Produktivität, senkt die Personalkosten und verbessert das Kundenerlebnis über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg – von der Einstellung bis zum Ausscheiden.
- Die acht Komponenten der Personaloptimierung sind Personalplanung, Talentakquise, Kompetenzmanagement, Leistungsmanagement, Aus- und Weiterbildung, Einsatzplanung und -steuerung, Mitarbeiterengagement sowie Prozessoptimierung, die gemeinsam als ein System genutzt werden.
- Unternehmen, die WFO einsetzen, verzeichnen durchweg eine höhere Produktivität, eine geringere Fluktuation und eine höhere Kundenzufriedenheit. Gallup führt eine hohe Mitarbeiterbindung branchenübergreifend mit einer um 23 % höheren Rentabilität, einer um 18 % geringeren Fluktuation und einer messbaren Steigerung der Kundenbindung in Verbindung.
- Moderne WFO-Software vereint Personalmanagement, Qualitätsmanagement, Leistungsanalyse und KI-gestützte Prognosen. Sie findet weltweit in Kontaktzentren, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, im Bankwesen, im Gastgewerbe, im SaaS-Bereich sowie im Außendienst Anwendung.
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Die meisten Belegschaften erbringen keine unzureichenden Leistungen. Sie sind lediglich nicht richtig aufeinander abgestimmt. Die Arbeitspläne entsprechen nicht dem Bedarf. Die Qualifikationen passen nicht zu den Aufgaben. Den Führungskräften fehlen die Daten, um beides schnell genug zu beheben.
Die Personaloptimierung schließt diese Lücken. In diesem Leitfaden erläutern wir, was WFO ist, wie es sich vom Workforce Management unterscheidet, welche Komponenten und Strategien es umfasst, welche Software zum Einsatz kommt und wie sich die Auswirkungen messen lassen.
Was versteht man unter Personaloptimierung?
Die Personaloptimierung ist eine Unternehmensstrategie, die die Produktivität, Leistung und das Engagement der Mitarbeiter maximiert, indem Personalbestand, Kompetenzen, Prozesse und Technologie über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg auf den Geschäftsbedarf abgestimmt werden.
WFO entstand ursprünglich in Kontaktzentren, wo Führungskräfte eine Möglichkeit benötigten, das Anrufaufkommen, die Kapazitäten der Mitarbeiter und die Servicequalität in Echtzeit aufeinander abzustimmen. Das Konzept hat sich seitdem auf die Bereiche Personalwesen, Betriebsabläufe, IT und Kundenerfahrung in allen Branchen ausgeweitet.
Die Kernziele der Personaloptimierung sind:
- Maximieren Sie die Produktivität, indem Sie die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit den richtigen Aufgaben betrauen.
- Verbessern Sie das Kundenerlebnis durch besser geschulte und besser besetzte Teams.
- Senken Sie die Personalkosten, indem Sie Über- und Unterbesetzung sowie Schwund vermeiden.
- Steigern Sie das Engagement und die Mitarbeiterbindung, indem Sie Ihren Mitarbeitern Klarheit, Ausgewogenheit und Entwicklungsmöglichkeiten bieten.
- Richten Sie die Aktivitäten der Belegschaft auf die strategischen Geschäftsziele aus.
Um einen tieferen Einblick in die Planungsfunktion zu erhalten, die dem WFO zugrunde liegt, lesen Sie bitte unseren Leitfaden zum Thema Personalplanungsprozess.
Inwiefern unterscheidet sich die Personaloptimierung vom Personalmanagement?
Das Personalmanagement (WFM) ist ein Bestandteil der Personaloptimierung (WFO) und konzentriert sich in erster Linie auf die Umsetzung des Dienstplans, während WFO die übergeordnete Strategie darstellt, die das gesamte umliegende System verbessert.
Aufgrund unserer Erfahrung bei der Unterstützung von mehr als 300 globalen Unternehmen beim Aufbau und der Führung von Teams beobachten wir immer wieder dieselbe Verwirrung. WFM beantwortet die Frage: „Wie viele Mitarbeiter benötigen wir, und wann arbeiten sie?“ WFO beantwortet die Frage: „Wie können wir die gesamte Belegschaft optimieren – einschließlich der Bereiche Einstellung, Schulung, Dienstplanerstellung, Leistungsmessung und Mitarbeiterbindung?“
| Dimension | Personalplanung (WFM) | Personaloptimierung (WFO) |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Terminplanung und Zeitmanagement | Gesamter Mitarbeiterlebenszyklus |
| Schwerpunkt | Umsetzung des Plans | Verbesserung des Plans |
| Ergebnis | Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit | Höhere Produktivität, geringere Kosten, besseres Kundenerlebnis |
| Werkzeuge | Software für Prognosen und Terminplanung | WFM sowie QM, PM, Analytik, Mitarbeiterengagement |
| Inhaber | Leiter des operativen Bereichs oder des Kontaktzentrums | Personalwesen, Betrieb, IT und Kundenerlebnis vereint |
Weitere Informationen zum Aufbau der Strategieebene oberhalb der Terminplanung finden Sie in unserer detaillierten Darstellung der Rahmenkonzept für die strategische Personalplanung.
Was versteht man unter dem Management der Mitarbeiterbindung und welche Rolle spielt es?
Das Workforce Engagement Management (WEM) ist die Ebene der Mitarbeitererfahrung innerhalb der Personaloptimierung und umfasst Anerkennung, Gamifizierung, qualitativ hochwertiges Feedback, Coaching sowie Self-Service-Tools, die die Einstellung der Mitarbeiter zu ihrer Arbeit sowie deren Leistungsfähigkeit verbessern.
WFO ist die übergeordnete Strategie. WFM sorgt für den reibungslosen Ablauf des Zeitplans. WEM sorgt für den reibungslosen Einsatz der Mitarbeiter. Zusammen bilden sie den modernen WFO-Stack.
Eine einfache Eselsbrücke: Bei WFM geht es um Arbeitsstunden und Personalbestand, bei WEM um Motivation und Wachstum, und WFO ist die Strategie, die beide Aspekte mit den Geschäftsergebnissen verknüpft.
Taktische Anregungen zum Thema Kundenbindung finden Sie in unserem Leitfaden unter Ideen zur Mitarbeiteranerkennung zur Steigerung der Arbeitsmoral.
Was sind die acht Schlüsselkomponenten der Personaloptimierung?
Die acht Komponenten sind Personalplanung, Talentakquise, Kompetenzmanagement, Leistungsmanagement, Aus- und Weiterbildung, Einsatzplanung und Personalverteilung, Mitarbeiterengagement sowie Prozessoptimierung.
Jede Komponente erfüllt eine ganz bestimmte Funktion, und sie funktionieren nur, wenn sie gemeinsam eingesetzt werden.
1. Personalplanung
Im Rahmen der Personalplanung werden die vom Unternehmen benötigten Positionen, Kompetenzen und Personalstärke prognostiziert und die Personalbeschaffung, die interne Mobilität sowie die Budgets entsprechend aufeinander abgestimmt, um diesen Bedarf zu decken.
Hier können Sie saisonale Spitzenzeiten vorhersehen, die Einführung neuer Produkte simulieren oder die digitale Transformation planen.
2. Talentakquise und Personalbeschaffung
Die Talentakquise ist der Motor, der die Lücke zwischen dem geplanten Personalbestand und der tatsächlich vorhandenen Belegschaft schließt – durch externe Einstellungen, interne Mobilität und den Einsatz von Zeitarbeitskräften.
Einen umfassenden Überblick finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema Rekrutierung über den gesamten Zyklus hinweg und die Die besten Tools für die Fernrekrutierung. Um häufige Fallstricke zu vermeiden, lesen Sie bitte unsere Übersicht über Häufige Fehler bei der Personalauswahl.
3. Kompetenzmanagement und Erkennbarkeit von Talenten
Unter Kompetenzmanagement versteht man die Praxis, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erfassen, Lücken zu identifizieren und Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Kompetenzen und nicht ihrer Berufsbezeichnung den entsprechenden Aufgaben zuzuordnen.
Ein effektives Kompetenzmanagement deckt verborgene Talente innerhalb des Unternehmens auf, sodass Sie Mitarbeiter umsetzen können, anstatt neue Mitarbeiter einzustellen. Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zum Thema Software zur Personalbeschaffung um zu verstehen, wie moderne Plattformen dies unterstützen.
4. Leistungsmanagement
Im Rahmen des Leistungsmanagements werden klare Ziele festgelegt, die Leistung anhand von KPIs verfolgt, regelmäßiges Feedback gegeben und Anerkennung oder Entwicklungspläne an die Ergebnisse geknüpft.
Direktes, regelmäßiges Feedback ist durchweg besser als jährliche Beurteilungen. Um dies gut zu gestalten, lesen Sie unseren Leitfaden zu Zielorientierte Führung (MBO) sowie unsere Übersicht über Leistungsmanagement im Rahmen eines EOR-Modells.
5. Aus- und Weiterbildung
Durch Schulungen und Weiterbildungen – darunter Onboarding-Programme, rollenspezifische Qualifizierungsmaßnahmen, Führungskräfteprogramme und kontinuierliches Lernen – werden die Kompetenzen der Mitarbeiter angesichts sich wandelnder Arbeitsanforderungen auf dem neuesten Stand gehalten.
Das Weltwirtschaftsforum Bericht zur Zukunft der Arbeitsplätze Schätzungen zufolge wird bis zum Jahr 2027 fast die Hälfte der weltweiten Erwerbsbevölkerung eine Umschulung benötigen, weshalb dieser Aspekt unverzichtbar ist. Beginnen Sie mit einem fundierten Onboarding, das in unserem Leitfaden zum Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter.
6. Planung und Bereitstellung
Durch Planung und Einsatzplanung wird das Personalangebot an den Echtzeitbedarf angepasst, die Arbeitsbelastung auf die Teams verteilt und sowohl Personalüberhang als auch Burnout reduziert.
Moderne Dienstplanerstellung nutzt KI, um den Bedarf zu prognostizieren und die Schichten dynamisch anzupassen. Für dezentrale Teams lesen Sie bitte unseren Beitrag zum Thema Lösungen für die Arbeit im Homeoffice.
7. Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung
Durch Mitarbeiterbindung und -erhaltung wird die Personaloptimierung von einer reinen Kostensenkungsmaßnahme zu einem Wachstumshebel, indem vermeidbare Fluktuation reduziert und das freiwillige Engagement gesteigert wird.
Gallups Bericht „State of the Global Workplace“ Zeigt, dass hoch engagierte Teams mit einer um 23 % höheren Rentabilität und einer um 18 % geringeren Fluktuation einhergehen. Um Ihren Hebel für das Mitarbeiterengagement weiterhin wirksam einzusetzen, sehen Sie sich unsere Aufschlüsselung der Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus.
8. Prozessverbesserung
Durch Prozessoptimierung werden Reibungsverluste und Verschwendung aus Arbeitsabläufen beseitigt – unter Einsatz von Methoden wie Lean und Six Sigma sowie durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
Erfassen Sie die Arbeitsabläufe, die den größten Zeitaufwand verursachen, ermitteln Sie die größten Engpässe und automatisieren oder gestalten Sie diese als Erstes neu. Unsere Liste der Produktivitätswerkzeuge für Remote-Teams ist ein guter Ausgangspunkt.
Welche Vorteile bietet die Personaloptimierung?
Zu den wichtigsten Vorteilen der Personaloptimierung zählen eine höhere Produktivität, geringere Personalkosten, ein besseres Kundenerlebnis, ein stärkeres Engagement der Mitarbeiter sowie eine verbesserte Anpassungsfähigkeit bei Veränderungen.
Aus unserer Erfahrung bei der Unterstützung globaler Unternehmen beim grenzüberschreitenden Ausbau ihrer Teams lässt sich feststellen, dass sich jeder dieser Vorteile bereits innerhalb des ersten Jahres messbar bemerkbar macht.
Höhere Produktivität und Leistung
Die Abstimmung von Qualifikationen, Arbeitsplänen und Aufgaben auf den Bedarf führt zu einer höheren Leistung pro Arbeitsstunde. Unternehmen, die eine datengestützte Personalplanung einsetzen, übertreffen ihre Mitbewerber durchweg beim Umsatz pro Mitarbeiter.
Geringere Arbeitskosten
Durch die Beseitigung von Personalüberhang, Personalabgang und ungeplanten Überstunden lassen sich unnötige Personalkosten einsparen. Schon eine Verbesserung der Einhaltung der Dienstpläne um 5 % kann bei einem Betrieb mit 1.000 Mitarbeitern erhebliche finanzielle Mittel freisetzen.
Ein besseres Kundenerlebnis
Engagierte, gut geschulte und personell gut ausgestattete Teams sorgen für eine schnellere Problemlösung, weniger Fehler und einen höheren NPS. Gallup stellt einen Zusammenhang zwischen engagierten Mitarbeitern und einer Steigerung der Kundenbindung um 10 % her.
Stärkeres Engagement und bessere Mitarbeiterbindung
Klare Rollen, überschaubare Arbeitsbelastungen und erkennbare Entwicklungsperspektiven verringern die Fluktuation. Praktische Strategien zur Mitarbeiterbindung finden Sie in unserem Leitfaden unter Entwicklung einer Personalstrategie.
Mehr Flexibilität im Wandel
Dank Szenarioplanung und Echtzeit-Transparenz über die Personalbelegschaft lassen sich Einstellungsstopps, neue Produkteinführungen oder grenzüberschreitende Expansionen schneller bewältigen.
Was die Planung betrifft, lesen Sie bitte unsere Übersicht über globale Expansionsstrategie.
Was sind die besten Strategien zur Personaloptimierung?
Zu den effektivsten WFO-Strategien zählen die nachfrageorientierte Einsatzplanung, KI-gestützte Prognosen, die Analyse von Qualifikationslücken und entsprechende Schulungen, die Automatisierung von Arbeitsabläufen, regelmäßiges Feedback und Mitarbeiterbindung sowie eine kundenorientierte Teamgestaltung.
1. Bedarfsorientierte Planung
Erstellen Sie Dienstpläne auf der Grundlage des prognostizierten Kundenaufkommens und nicht anhand fester Schichtmodelle. Ein US-Einzelhändler, der Transaktionsdaten und Besucherzahlen zur Personalplanung nutzt, benötigt dienstagsvormittags weniger Mitarbeiter als freitagabends, und die Lohnkosten sinken entsprechend.
2. KI-gestützte Prognosen
Nutzen Sie historische Leistungsdaten sowie externe Signale, um das Arbeitsaufkommen vorherzusagen. Kontaktzentren waren die ersten, die dies in großem Maßstab umsetzten. Heute dient derselbe Ansatz als Grundlage für die Personalplanung in den Bereichen Logistik, Gesundheitswesen, Bankwesen und SaaS-Support.
3. Analyse von Qualifikationslücken und Fortbildung
Prüfen Sie die derzeitigen Fähigkeiten im Hinblick auf den zukünftigen Bedarf und erstellen Sie anschließend gezielte Schulungspläne. Das US-amerikanische Bureau of Labor Statistics’ Handbuch zur beruflichen Perspektivenanalyse prognostiziert bis zum Jahr 2033 ein starkes Wachstum bei technischen und analytischen Tätigkeiten, was bedeutet, dass die meisten Unternehmen derzeit mit einem Fachkräftemangel zu kämpfen haben.
4. Automatisierung von Arbeitsabläufen
Automatisieren Sie zunächst die Aufgaben mit dem höchsten Arbeitsaufkommen und dem geringsten Ermessensspielraum. Häufige Ansatzpunkte sind die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Schichttausch, die Genehmigung von Freistellungen und die Formalitäten beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
5. Regelmäßiges Feedback und Einbindung
Ersetzen Sie die jährlichen Beurteilungsgespräche durch wöchentliche oder monatliche Rücksprachen, verbunden mit einer Anerkennung.
6. Kundenorientierte Teamgestaltung
Ordnen Sie die Rollen anhand der Customer Journey und nicht anhand der internen Hierarchie an. Genau hier knüpft WFO direkt an die Kundenerfahrung (CX) an.
Informationen zu dezentralen Teams mit Kundenkontakt finden Sie in unserem Beitrag unter Bewährte Verfahren für das Management von Remote-Teams.
Welche Phasen gibt es bei der Reifegradentwicklung im Bereich der Personaloptimierung?
Der Reifegrad der Personaloptimierung bezieht sich darauf, wie ausgereift das Personalmanagement eines Unternehmens ist – von Ad-hoc-Berichten bis hin zu vollständig integrierten, vorausschauenden Systemen.
Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung von mehr als 300 internationalen Unternehmen beim Onboarding von mehr als 2.000 Mitarbeitern in verschiedenen Ländern lassen sich die meisten Belegschaften eindeutig einer von vier Reifegraden zuordnen.
| Bühne | Analytik | Planung | Prozess | Automatisierung | Mitarbeitererfahrung |
|---|---|---|---|---|---|
| Ad-hoc | Grundlegende Berichte | Reaktiv | Handbuch | Niedrig | Inkonsistent |
| Grundlegend | Beschreibend | Operative Prognosen | Standardisiert | Automatisierung von Aufgaben | Fesselnd |
| Fortgeschritten | Prädiktiv | Strategische Ausrichtung | Schlank und agil | Prozessautomatisierung | Befähigung |
| Strategisch | Vorschreibend | Integriert | Kontinuierliche Verbesserung | Kognitive Automatisierung | Individuell angepasst |
Die meisten Unternehmen befinden sich zwischen der Grundstufe und der fortgeschrittenen Stufe. Um voranzukommen, sollten Sie sich auf drei Veränderungen konzentrieren: Führen Sie isolierte Personaldaten in einer zentralen Datenquelle zusammen, ersetzen Sie die statische Jahresplanung durch fortlaufende vierteljährliche Prognosen und investieren Sie in Kompetenzdaten, damit Personalentscheidungen auf der Grundlage der Fähigkeiten und nicht der Berufsbezeichnung getroffen werden.
Was ist eine Software zur Personaloptimierung und welche Funktionen bietet sie?
Software zur Personaloptimierung ist eine Kategorie von Tools, die Personalmanagement, Qualitätsmanagement, Leistungsanalyse und Funktionen zur Mitarbeiterbindung auf einer einzigen Plattform vereint, sodass Führungskräfte aus den Bereichen Personalwesen und Betrieb die Personalbesetzung, die Leistungsbewertung und Verbesserungsmaßnahmen auf der Grundlage einer einzigen verlässlichen Informationsquelle steuern können.
Ein vollständiger WFO-Stack umfasst in der Regel sechs Funktionsbereiche:
- Personalmanagement. Prognosen, Terminplanung, Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung sowie Intraday-Management.
- Qualitätsmanagement. Anrufaufzeichnung, Auswertung und Überprüfung der Kundeninteraktionen für Serviceteams.
- Leistungsmanagement. KPI-Überwachung, Zielsetzung, Beurteilungsgespräche mit Vorgesetzten und Anerkennung.
- Mitarbeiterengagement. Umfragen, Gamifizierung, Anerkennung durch Kollegen und Selbstbedienungsportale.
- Analysen und Berichterstattung. Echtzeit-Dashboards, prädiktive Analysen und Personalanalysen.
- KI und Automatisierung. Bedarfsprognose, Mitarbeiterunterstützung, intelligente Anrufverteilung und automatisierte Einsatzplanung.
Der Markt umfasst Plattformen mit Schwerpunkt auf Contact Centern, Plattformen mit Schwerpunkt auf dem Personalwesen sowie umfassendere Plattformen für die Mitarbeitererfahrung. Um bestimmte Tools miteinander zu vergleichen, sehen Sie sich bitte unsere Liste der Die besten Empfehlungen für Software zum Management von Remote-Mitarbeitern sowie unsere Zusammenfassung der die beste Personalmanagement-Software.
Klären Sie vor dem Kauf, welche Art von Software Sie tatsächlich benötigen. Unsere Aufschlüsselung von HRIS im Vergleich zu HRMS erläutert den Unterschied zwischen den gängigsten Arten von HR-Systemen.
Wie messen Sie den Erfolg der Personaloptimierung?
Messen Sie die Personaloptimierung anhand einer ausgewogenen Kombination aus betrieblichen, finanziellen, personalbezogenen und kundenbezogenen Kennzahlen – und nicht nur anhand einer einzigen Zahl.
Aus unserer Erfahrung bei der Unterstützung globaler Teams bei der regionenübergreifenden Leistungsüberwachung lassen sich die wichtigsten Kennzahlen in vier Kategorien einteilen:
- Betrieb: Einhaltung des Zeitplans, Schwund, Auslastung, Prognosegenauigkeit, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Lösung beim ersten Kontakt.
- Finanzielles: Stundenlohnkosten, Überstunden als Prozentsatz der Gesamtlohnsumme, Kosten pro Kontakt, Umsatz pro Vollzeitäquivalent, Kosten pro Neueinstellung.
- Personen: Mitarbeiterengagement (eNPS), freiwillige Fluktuation, interne Mobilitätsquote, Zeit bis zur Produktivität bei neuen Mitarbeitern.
- Kunde: CSAT, NPS, Customer Effort Score, Beschwerdequote.
Wählen Sie drei bis fünf Kennzahlen pro Kategorie aus. Überprüfen Sie diese monatlich. Verknüpfen Sie mindestens eine finanzielle Kennzahl mit einer personalbezogenen Kennzahl, damit Kosteneinsparungen nicht unbemerkt das Engagement untergraben. Stellen Sie beispielsweise die Überstunden dem eNPS gegenüber, um Teams zu identifizieren, die übermäßig belastet werden.
Einen tieferen Einblick in die Kennzahlen auf der Kostenseite erhalten Sie in unserem Leitfaden zum Thema Kosten pro Einstellung und die Wisemonk-Rechner für Personalkosten.
Welche Branchen profitieren am meisten von der Personaloptimierung?
Die Personaloptimierung erzielt den höchsten ROI in Branchen, die durch hohe Arbeitskosten, Schwankungen in der Nachfrage und direkten Kundenkontakt gekennzeichnet sind.
Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung von Unternehmen bei der Personalbeschaffung für Contact-Center-, Einzelhandels-, SaaS- und Außendienstteams weisen die Branchen mit der größten Wirkung drei gemeinsame Merkmale auf: hohe Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz, eine stündlich oder täglich schwankende Nachfrage sowie den direkten Kundenkontakt an vorderster Front.
- Kontaktzentren und Kundenservice: Der ursprüngliche Standort von WFO. Prognosen, Einsatzplanung, Qualitätsüberwachung und die Betreuung der Mitarbeiter wirken sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit (CSAT) und die Kosten pro Kontakt aus.
- Einzelhandel: Aufgrund der Besucherfrequenz und der Transaktionsmuster ist eine nachfrageorientierte Personalplanung unerlässlich. Ein gut durchdachtes WFO-Konzept senkt die Personalkosten, ohne die Konversionsrate zu beeinträchtigen.
- Gesundheitswesen: Eine auf dem Versorgungsbedarf basierende Personalplanung, das Management von Schichttausch sowie die Steuerung von Überstunden tragen dazu bei, das Burnout bei medizinischem Fachpersonal zu verringern. Deloitte’s Ausblick auf das globale Gesundheitswesen bezeichnet den Arbeitskräftemangel als das hartnäckigste Problem der Branche.
- Bank- und Finanzdienstleistungen: Umgebungen mit hohen Compliance-Anforderungen erfordern eine präzise Planung, auditfähige Leistungsdaten sowie einen kompetenzbasierten Personaleinsatz für Beratungsfunktionen.
- Gastfreundschaft: Saisonalität, stundenweise Beschäftigte und trinkgeldabhängige Vergütungsstrukturen machen die Personalplanung, Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation zu den Bereichen der Arbeitskräfteplanung (WFO), in denen die größte Hebelwirkung erzielt werden kann.
- SaaS und Technologie: Die Teams für Kundenerfolg, technischen Support und Entwicklung nutzen WFO zur Verwaltung des Ticketvolumens, der Bereitschaftsdienstpläne und der kompetenzbasierten Weiterleitung.
- Außendienst: Routenoptimierung, die optimale Zuordnung von Technikern und die Verfügbarkeit von Ersatzteilen machen WFO zu einem direkten Umsatztreiber.
Unternehmen, die kundenorientierte oder technische Teams in mehreren Ländern betreiben, finden weitere Informationen in unserem Leitfaden zum Thema Offshore-Teamleitung sowie unsere Aufschlüsselung von Wie eine dezentralisierte Belegschaft tatsächlich aussieht.
Wie kann Wisemonk Ihnen dabei helfen, Ihre globale Belegschaft zu optimieren?
Wisemonk ist ein führendes Employer of Record (EOR) in Indien. Wir erweitern unser Dienstleistungsangebot auf die USA und Großbritannien und unterstützen globale Unternehmen dabei, Fachkräfte grenzüberschreitend einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne dass sie dafür eigene Niederlassungen gründen oder Personalabteilungen von Grund auf aufbauen müssen.
Da wir mehr als 300 internationale Unternehmen dabei unterstützt haben, beim Onboarding über 2.000 Mitarbeiter einzustellen und eine Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar zu verwalten, haben wir aus erster Hand erfahren, welche Entscheidungen zur Personaloptimierung tatsächlich etwas bewirken.
Wir unterstützen alle Aspekte der Personaloptimierung über Landesgrenzen hinweg:
- Talentakquise und Personalbeschaffung. Finden, prüfen und stellen Sie sorgfältig ausgewählte Fachkräfte über unser Personalvermittlungsdienst und Modell mit fest zugewiesenen Personalvermittlern.
- Onboarding neuer Mitarbeiter. Vorschriftsmäßige Verträge, Versand der Ausrüstung und ein strukturiertes Onboarding vom ersten Tag an.
- Lohnabrechnung und Compliance. Umfassende Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der gesetzlichen Sozialabgaben sowie der länderspezifischen Compliance-Anforderungen durch unser Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst.
- Leistungsförderung. Tools und Prozessunterstützung, damit Führungskräfte Beurteilungsgespräche durchführen, Ziele festlegen und Ergebnisse nachverfolgen können.
- Kostenplanung. Nutzen Sie unser Rechner für Personalkosten und EOR-vs.-Entity-Rechner um die Gesamtkosten einer Anmietung zu ermitteln.
Wisemonk wird auf G2 hinsichtlich Servicequalität und Benutzerfreundlichkeit mit 4,8 von 5 bewertet.
Was unsere Kunden sagen
Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:
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Sind Sie bereit, Ihre globale Belegschaft im Hinblick auf langfristige Leistungsfähigkeit zu optimieren?
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre globale Belegschaft durchgängig zu skalieren, zu verwalten und zu optimieren.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Personaloptimierung und Personalplanung?
Die Personalplanung ist eine vorausschauende Analyse, die festlegt, welche Positionen, Kompetenzen und wie viele Mitarbeiter das Unternehmen benötigt. Die Personaloptimierung ist die übergeordnete Strategie, die diesen Plan aufgreift und durch Einsatzplanung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterbindung, Schulungen und Prozessverbesserungen umsetzt.
Wie viel kostet eine Software zur Personaloptimierung?
Die Preise variieren stark. WFM-Plattformen für Kontaktzentren beginnen oft bei 50 bis 150 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, während WFO-Suiten für Großunternehmen jährlich sechsstellige Beträge erreichen können. Die Auswahl sollte sich nach der Eignung der Funktionen und dem Integrationsumfang richten, nicht nach dem Listenpreis.
Wie lange dauert es, bis sich die Ergebnisse der Personaloptimierung zeigen?
Operative Verbesserungen wie eine optimierte Terminplanung und die Reduzierung von Schwund zeigen sich in der Regel innerhalb von 60 bis 90 Tagen. Verbesserungen hinsichtlich Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung lassen erst nach 6 bis 12 Monaten erkennen. Bis zur vollständigen Reife vergehen oft 18 bis 24 Monate.
Gilt die Personaloptimierung ausschließlich für Kontaktzentren?
Nein. WFO wurde ursprünglich in Kontaktzentren eingeführt, findet mittlerweile jedoch in den Bereichen Einzelhandel, Gesundheitswesen, Bankwesen, Gastgewerbe, SaaS, Außendienst sowie in allen Betrieben Anwendung, die durch einen hohen Personalaufwand und schwankende Nachfrage gekennzeichnet sind.
Wie hoch ist der ROI der Personaloptimierung?
Der ROI hängt vom Ausgangspunkt ab, doch zu den typischerweise gemeldeten Vorteilen zählen eine Produktivitätssteigerung von 10 bis 25 %, eine Senkung der terminbezogenen Personalkosten um 15 bis 30 % sowie zweistellige Verbesserungen bei der Kundenzufriedenheit (CSAT) und dem Engagement.
Inwiefern lässt sich die Personaloptimierung auf verteilte und remote arbeitende Teams anwenden?
Es gelten dieselben Grundsätze, wobei der Schwerpunkt zusätzlich auf asynchroner Kommunikation, zeitzonenabhängiger Planung, ausgangsbasierten Leistungskennzahlen und Tools zur Transparenz liegt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu Lösungen für die Arbeit im Homeoffice.
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