Wer haftet, wenn Ihr Outsourcing-Anbieter in Indien ausfällt?

Outsourcing in Indien Auf dem Papier sieht alles einwandfrei aus, bis etwas schiefgeht. Wenn ein Anbieter die Gehälter seiner Mitarbeiter nicht mehr zahlt, die Umsatzsteuer verspätet abführt, Daten unsachgemäß behandelt oder stillschweigend den Betrieb einstellt, lässt sich die Frage, wer das rechtliche Risiko trägt, nicht ohne Weiteres beantworten.

In vielen Fällen trägt der ausländische Kunde letztendlich ein höheres Risiko, als er erwartet hatte. Das indische Arbeitsrecht, das Steuerrecht und die neuen Datenschutzbestimmungen enthalten allesamt Regelungen, die den Hauptarbeitgeber oder den Datenverwalter wieder in die Verantwortung ziehen, wenn ein Dienstleister seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.

In diesem Leitfaden wird erläutert, wo die tatsächlichen Haftungsrisiken liegen, was die Gesetze konkret vorsehen und welche Schutzmaßnahmen greifen, wenn eine Lieferantenbeziehung aus dem Ruder läuft.

Wie sieht ein Anbieterausfall in Indien konkret aus?

Der Ausfall eines Lieferanten ist selten ein einzelnes dramatisches Ereignis. Er entwickelt sich schleichend im Zusammenhang mit gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungen, Steuererklärungen und Verträgen, die niemand überprüft, bis etwas schiefgeht.

Die Muster, die wir am häufigsten beobachten:

• Verzögerungen bei der Lohnzahlung oder der Endabrechnung für die Mitarbeiter des Anbieters, die für Ihren Auftrag tätig sind.
• Beiträge zum Vorsorgefonds (PF), zur staatlichen Arbeitnehmerversicherung (ESI) sowie Abfindungszahlungen, die nicht bei den zuständigen Behörden eingezahlt wurden.
• Nicht eingereichte Umsatzsteuererklärungen oder nicht abgeführte Quellensteuer, was wiederum Ihre Vorsteuergutschrift blockiert.
• In den Verträgen des Anbieters mit seinen eigenen Mitarbeitern und Freiberuflern fehlen Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum.
• Ein plötzlicher Ausstieg, eine Umstrukturierung oder eine Insolvenz, die Sie dazu zwingen, um den Fortbestand Ihres Unternehmens zu kämpfen.
• Datenvorfälle, an denen Mitarbeiter von Lieferanten beteiligt waren, die Zugriff auf Kunden- oder Produktdaten hatten.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen bei der Abwicklung von Anbieterausstiegen in Indien ist das erste Anzeichen für Probleme fast immer eine Verzögerung bei der Gehaltszahlung oder eine versäumte gesetzlich vorgeschriebene Meldung – und nicht eine formelle Mitteilung seitens des Anbieters.

Wer gilt nach indischem Recht als Hauptarbeitgeber?

Als Hauptarbeitgeber gilt das Unternehmen, das einen Auftragnehmer mit der Bereitstellung von Arbeitskräften für in seinem Auftrag ausgeführte Arbeiten beauftragt. Dieses Konzept steht seit langem im Mittelpunkt von Haftungsstreitigkeiten in Indien.

Gemäß dem Gesetz über Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Arbeitsbedingungen von 2020, das nun das ältere Gesetz über Leiharbeit (Regulierung und Abschaffung) von 1970 ersetzt, wurde die Haftung des Hauptarbeitgebers beibehalten. Derselbe Haftungsrahmen gilt auch im Rahmen der neuen Arbeitsgesetze, die im Jahr 2025 in Kraft getreten sind.

Für ausländische Unternehmen ist dies in mehrfacher Hinsicht von Bedeutung:

• Es ist nicht immer erforderlich, dass ein indisches Unternehmen als Hauptarbeitgeber in einem Rechtsstreit angesehen wird. Die Aufsichtsbehörden können prüfen, für wen die Arbeit tatsächlich ausgeführt wurde.
• Wenn die Arbeiten in Ihrem Auftrag erfolgen und Sie die Kontrolle über die Ergebnisse haben, können die Aufsichtsbehörden den Anbieter als bloßen Vermittler betrachten und den Blick auf Sie richten.
• Das Risiko ist am höchsten bei der Auslagerung von IT-Dienstleistungen, im Bereich Business Process Outsourcing (BPO), bei der Personalvermittlung sowie bei Vereinbarungen mit festen Teams, bei denen die Mitarbeiter als erweiterter Teil Ihres Teams fungieren.

Unternehmen unterschätzen häufig, wie weitreichend der Begriff des Hauptarbeitgebers in konkreten Streitfällen ausgelegt wird, insbesondere wenn aus Lohnabrechnungen und Prüfungsunterlagen hervorgeht, dass der ausländische Auftraggeber der letztendliche Nutznießer der geleisteten Arbeit ist.

Haften Sie für ausstehende Löhne und gesetzliche Abgaben, falls Ihr Lieferant in Zahlungsverzug gerät?

In vielen Fällen ja. Das indische Recht enthält ausdrückliche Bestimmungen, wonach die sekundäre Haftung auf den Hauptarbeitgeber übergeht, wenn der Auftragnehmer seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt.

Ein praktischer Überblick über die wichtigsten Gesetze:

• Vorsorgefonds (EPF-Gesetz von 1952): Der Hauptarbeitgeber kann verpflichtet werden, die PF-Beiträge für Leiharbeitnehmer einzuzahlen, falls der Auftragnehmer dies versäumt; dabei hat er das Recht, die Kosten anschließend vom Auftragnehmer zurückzufordern.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI-Gesetz von 1948): Gemäß § 40 ist die ESI Corporation berechtigt, ausstehende Beiträge vom Hauptarbeitgeber einzufordern, wenn der unmittelbare Arbeitgeber seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt.
• Löhne (Lohnverordnung, 2019): Zahlt der Auftragnehmer die Löhne nicht, ist der Hauptauftraggeber zur Zahlung verpflichtet, wobei ihm wiederum ein Regressanspruch zusteht.
• Trinkgeld (Gesetz über die Zahlung von Trinkgeldern von 1972 / Sozialversicherungsgesetzbuch von 2020): Die Haupthaftung liegt beim Auftragnehmer, doch das Haftungsrisiko des Hauptauftraggebers erhöht sich, wenn der Auftragnehmer zahlungsunfähig oder unauffindbar ist.

Die praktischen Auswirkungen für ausländische Unternehmen sind unangenehm. Selbst wenn Ihre Rechnung gegenüber dem Lieferanten vollständig beglichen wurde, können die indischen Aufsichtsbehörden Sie dennoch wegen ausstehender Arbeitnehmeransprüche in Anspruch nehmen, falls der Lieferant die Gelder in die eigene Tasche gesteckt hat, anstatt sie an die Behörden abzuführen.

Was geschieht mit der GST und der TDS, wenn Ihr Lieferant keine Steuererklärung einreicht?

Die Nichteinhaltung der Compliance im Bereich der indirekten und direkten Steuern wirkt sich direkter auf Ihre Finanzen aus, als die meisten Unternehmen erwarten.

Was die GST betrifft:

• Sollte Ihr indischer Lieferant seine GSTR-1- und GSTR-3B-Erklärungen nicht einreichen oder die Ausgangs-GST nicht entrichten, kann die Vorsteuergutschrift, die Sie auf dessen Rechnungen geltend gemacht haben, im Rahmen des Abgleichverfahrens rückgängig gemacht werden.
• Ihr Finanzteam bemerkt dies in der Regel erst, wenn die monatlichen Abstimmungen nicht mehr stimmen – oft erst zwei oder drei Quartale, nachdem das Problem bereits aufgetreten ist.
• Für indische Tochtergesellschaften ausländischer Unternehmen können entgangene Gutschriften und Zinsen schnell zu beträchtlichen Summen anwachsen.

Was TDS betrifft:

• Wenn Sie über eine indische Tochtergesellschaft oder mit einer indischen PAN-Nummer zahlen, sind Sie verpflichtet, bei Zahlungen an Lieferanten TDS einzubehalten und abzuführen.
• Sollte der Auftragnehmer seinerseits versäumen, bei Zahlungen an seine eigenen Mitarbeiter oder Unterauftragnehmer die Quellensteuer (TDS) einzubehalten und abzuführen, können diese Parteien auf rechtlichem Wege gegen Sie vorgehen und Sie damit indirekt in die Angelegenheit hineinziehen.

Ein Muster, das uns immer wieder aufgefallen ist: Wenn ein Anbieter in finanzielle Schwierigkeiten gerät, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen in der Regel das Erste, was zu kurz kommt. Versäumnisse bei der Umsatzsteuer (GST) und der Quellensteuer (TDS) sind ein Frühwarnzeichen und kein Einzelfall.

Wem gehören die geistigen Eigentumsrechte, wenn die Verträge Ihres Lieferanten lückenhaft sind?

Sie sind nur Inhaber der geistigen Eigentumsrechte, die Ihnen im Rahmen einer Kette rechtsgültig übertragen wurden, die dem indischen Vertrags- und Urheberrecht standhält.

Das Risiko stellt sich wie folgt dar:

• In Ihrem Vertrag mit dem Verkäufer ist festgelegt, dass das geistige Eigentum mit Lieferung und Bezahlung auf Sie übergeht.
• Die Verträge des Anbieters mit seinen Entwicklern, Designern oder kurzfristig beschäftigten Auftragnehmern enthalten jedoch keine eindeutigen Bestimmungen bezüglich Werkverträgen oder der Übertragung von geistigem Eigentum.
• Sollte etwas schiefgehen, behält der ursprüngliche Urheber möglicherweise weiterhin einen Restanspruch auf den Code, das Design oder den Inhalt.

Gemäß dem indischen Urheberrechtsgesetz von 1957 liegen die Urheberrechte grundsätzlich beim Urheber, sofern keine gültige schriftliche Übertragung vorliegt. In § 19 ist festgelegt, welche Voraussetzungen eine Übertragung rechtswirksam machen: Sie muss schriftlich erfolgen, unterzeichnet sein, das Werk benennen sowie die Rechte, die Laufzeit und den Geltungsbereich genau angeben.

In vielen Fällen erkennen globale Arbeitgeber diese Lücke erst im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung bei einer Kapitalbeschaffung oder einer Übernahme, wenn die Rechtsberater der Investoren Einsicht in die vollständige Kette der IP-Abtretungen verlangen und der Verkäufer diese nicht vorlegen kann. Die saubere Lösung liegt im Vorfeld, nicht im Nachhinein.

Kann ein in Schwierigkeiten geratener Lieferant in Indien das Risiko einer Betriebsstätte auslösen?

Ja, und dies ist eines der kostspieligsten Risiken, die mit langjährigen Lieferantenbeziehungen verbunden sind.

Betriebsstätte (PE) ist ein steuerrechtlicher Begriff im Rahmen der Doppelbesteuerungsabkommen Indiens mit den USA, dem Vereinigten Königreich und den meisten anderen großen Volkswirtschaften. Sollte festgestellt werden, dass Ihr Unternehmen über eine feste Geschäftseinrichtung oder einen abhängigen Vertreter in Indien verfügt, werden die dieser Tätigkeit zuzurechnenden Gewinne in Indien steuerpflichtig.

Eine Lieferantenbeziehung kann in den Bereich des Private Equity abgleiten, wenn:

• Der Anbieter arbeitet ausschließlich oder fast ausschließlich für Sie.
• Die Mitarbeiter fungieren als direkte Erweiterung Ihres Teams, wobei Sie die Arbeitsprioritäten festlegen und die Leistung überprüfen.
• Genehmigungen, Freigaben und Verträge werden über Ihre Geschäftsleitung abgewickelt, nicht über die des Anbieters.
• Der Anbieter nutzt Ihre Marke, Ihre E-Mail-Domain oder Ihre Tools, um mit Kunden oder Partnern zu interagieren.

Solange der Anbieter solvent ist, bleibt diese Entwicklung oft unbemerkt. Wenn der Anbieter in Schwierigkeiten gerät, werden Verträge, E-Mails und Betriebsunterlagen geprüft, und die Steuerbehörden können anhand dieser Spuren argumentieren, dass Sie die ganze Zeit über eine abhängige Betriebsstätte (PE) unterhielten. Die Feststellung einer Betriebsstätte (PE) hat Nachzahlungen, Zinsen, Strafen und die fortbestehende Verpflichtung zur Abgabe von Körperschaftsteuererklärungen in Indien zur Folge.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich, wenn ein Anbieter Daten unsachgemäß behandelt?

Gemäß dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten im digitalen Bereich von 2023 bleibt Ihr Unternehmen auch dann der Datenverantwortliche, wenn ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.

Der Aufbau ist unkompliziert:

• Die Datentreuhänder ist die Stelle, die über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
• Die Datenverarbeiter ist der Anbieter, der Daten im Auftrag des Treuhänders verarbeitet.
• Das DPDP-Gesetz sieht vor, dass der für die Datenverarbeitung Verantwortliche gegenüber der indischen Datenschutzbehörde und den betroffenen Personen zur Rechenschaft gezogen wird, selbst wenn die Datenschutzverletzung beim Auftragsverarbeiter stattgefunden hat.

Das Gesetz sieht erhebliche Strafen vor, wobei die Höchststrafe in bestimmten Kategorien bei 2,5 Milliarden Rupien pro Vorfall liegt.

Was dies für ausländische Unternehmen bedeutet:

• Ein Sicherheitsverstoß bei einem Lieferanten schützt Sie nicht vor aufsichtsrechtlichen Risiken oder Kundenansprüchen.
• Von Ihnen wird erwartet, dass Sie mit Ihren Lieferanten eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung, Sicherheitsstandards sowie Prüfungsrechte vereinbaren.
• Sollte der Anbieter versagen, können Sie nicht einfach mit dem Finger auf ihn zeigen und sich aus der Affäre ziehen. Sie werden sich wahrscheinlich zunächst der Aufsichtsbehörde stellen müssen.

Welche vertraglichen Schutzmaßnahmen greifen tatsächlich, wenn ein Anbieter ausfällt?

Die meisten ausländischen Unternehmen stellen fest, dass ihre Lieferantenverträge für eine normale Geschäftsbeziehung und nicht für eine in die Krise geratene Geschäftsbeziehung ausgearbeitet wurden. Die Klauseln, auf die es tatsächlich ankommt, wenn es zu Problemen kommt:

• Einstiegsrechte: Das Recht, vorübergehend die Rolle des Anbieters oder dessen kritische Ressourcen zu übernehmen, um die Kontinuität zu gewährleisten.
• Haftungsfreistellung bei Nichteinhaltung der Compliance: Abdeckung der Verpflichtungen des Hauptarbeitgebers, der GST, der TDS sowie der Verpflichtungen gemäß dem Arbeitsgesetz, die sich aus einem Zahlungsausfall des Lieferanten ergeben.
• Garantien der IP-Kette: Der Anbieter gewährleistet, dass die geistigen Eigentumsrechte von seinen eigenen Mitarbeitern rechtsgültig auf ihn übertragen wurden, wobei er das Recht auf Überprüfung durch ein Audit einräumt.
• Vereinbarung über die Datenverarbeitung: Klare Bestimmungen zu Umfang der Datenverarbeitung, Sicherheitsstandards, Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen und der Zulassung von Unterauftragsverarbeitern.
• Prüfungsrechte: Auf Anfrage direkter Zugriff auf gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen, Lohnlisten sowie PF-/ESI-Zahlungsbelege.
• Kündigung aus wichtigem Grund: Festgelegte Auslöser wie Insolvenz, wiederholte Verstöße gegen Compliance-Vorschriften oder Datenvorfälle.
• Unterstützung bei der Umstellung: Ein strukturierter Ausstiegsplan, der die Dokumentation, die Übergabe des Codes und die Kontinuität der Mitarbeiter umfasst.

Nach unseren Erfahrungen hängt der Unterschied zwischen einem reibungslosen Ausstieg eines Lieferanten und einem sechsmonatigen operativen Chaos fast immer von der Qualität dieser Klauseln ab – sowie davon, wie konsequent diese während der Zeit, als die Geschäftsbeziehung noch gut funktionierte, überwacht wurden.

Inwiefern verändert ein „Employer of Record“ die Haftungslage?

Ein Employer of Record (EOR) verlagert den Bereich der Personalverwaltung auf einen regulierten, in Indien ansässigen Partner wie Wisemonk, dessen gesamtes Geschäftsmodell darauf ausgerichtet ist, Compliance sicherzustellen. Die Art dieser Beziehung unterscheidet sich grundlegend von einer herkömmlichen Lieferantenvereinbarung.

Bei einem EOR schließen Sie Ihren Vertrag mit einem indischen Unternehmen ab, das fachlich für die Gehaltsabrechnung, die Steuerabführung und die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen für jeden namentlich genannten Mitarbeiter verantwortlich ist. Sie haben Einblick in die Gehaltsabrechnungen, die PF- und ESI-Zahlungsbelege sowie die TDS-Meldungen auf Mitarbeiterebene. Sollte etwas nicht stimmen, erfahren Sie dies innerhalb weniger Tage und nicht erst nach einem Quartal.

Genau diese Transparenz verändert die Haftungslage. Sie verlassen sich nicht mehr auf die Zusicherung eines Anbieters, dass die Backoffice-Abläufe in Ordnung sind.

Wie Wisemonk ausländischen Unternehmen dabei hilft, das Risiko der Lieferantenhaftung in Indien zu verringern

Wenn ein Outsourcing-Anbieter in Indien scheitert, lässt sich die sauberste Lösung in der Regel wie folgt zusammenfassen: wie die Beziehung von Anfang an gestaltet war. Unternehmen, die sich auf einen einzigen Outsourcing-Vertrag verlassen haben, sehen sich häufig mit fehlenden Einreichungen, unzureichendem Schutz geistigen Eigentums und Aufsichtsbehörden konfrontiert, die sie unabhängig von ihrem Sitz als Hauptarbeitgeber betrachten.

Wisemonk stammt aus Indien Plattform für die Employer of Record-Rolle Speziell entwickelt, um diese Art von Risiken auszuschließen. Wir beschäftigen Ihr Team in Indien auf rechtlich einwandfreier Basis im Rahmen von Verträgen, die eine klare Übertragung von geistigem Eigentum, Vertraulichkeitsklauseln sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beinhalten. Die Abwicklung von PF, ESI, Abfindungen, TDS und Meldungen gemäß dem Arbeitsgesetz erfolgt durchgängig über unsere eigene Infrastruktur, wobei auf Mitarbeiterebene vollständige Transparenz gewährleistet ist. Die Lohnabrechnung erfolgt intern mit korrekter Währungsumrechnung, und Zahlungen an Auftragnehmer werden unter Einhaltung der GST-, TDS- und FEMA-Compliance abgewickelt.

Für Unternehmen, die sich von einem gescheiterten oder kurz vor dem Scheitern stehenden Dienstleister trennen, unterstützen wir zudem das schnelle Onboarding der derzeit beschäftigten Mitarbeiter in unser EOR-Modell, damit Sie die Kontinuität wahren können, ohne die Compliance-Probleme des Dienstleisters zu übernehmen. Wenn Sie bereit sind, Gründen Sie Ihr eigenes Unternehmen in Indien, wir begleiten auch diesen Übergang, damit Sie nicht an ein bestimmtes Modell gebunden sind.

Sie leiten die Arbeit. Wisemonk übernimmt dabei die damit verbundenen Beschäftigungsaspekte.