So vollziehen Sie den Übergang vom EOR-Modell zu einer eigenständigen Rechtspersönlichkeit (Leitfaden 2026)

Was sind die wichtigsten Schritte für den Übergang von einem EOR zu einer juristischen Person?

Falls Sie in Indien über eine Employer of Record (EOR) Und wenn Ihr Team mittlerweile mehr als 5 bis 10 Mitarbeiter umfasst, erreichen Sie wahrscheinlich den Punkt, an dem die Gründung einer eigenen lokalen juristischen Person sowohl aus finanzieller als auch aus strategischer Sicht sinnvoller ist.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung globaler Unternehmen bei der Bewältigung dieses Wandels lassen sich die teuersten Fehler von den Unternehmen vermeiden, die vorausschauend planen.

So sieht der Ablauf konkret aus:

1. Prüfen Sie, ob der richtige Zeitpunkt gekommen ist

EOR-Anbieter Es fallen pro Mitarbeiter Gebühren an, die schnell steigen. Sobald Sie in Indien die Marke von etwa 5 bis 10 Mitarbeitern überschreiten, ist die Gründung einer eigenen Gesellschaft oft kostengünstiger als die weitere Nutzung einer EOR-Lösung.

Abgesehen von möglichen Kosteneinsparungen sollten Sie auf folgende Auslöser achten:

• Risiko einer Betriebsstätte (PE): Sollten Ihre EOR-Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum umsatzgenerierende Tätigkeiten ausüben, könnten die lokalen Steuerbehörden Ihre Geschäftstätigkeit als Betriebsstätte einstufen, was zu Körperschaftsteuerpflichten führen würde, mit denen Sie nicht gerechnet haben.
• Lokale Einschränkungen: In einigen Rechtsordnungen ist die Dauer der Beschäftigung im Rahmen einer EOR-Vereinbarung begrenzt.
• Einschränkungen bei der Skalierung: Um Arbeitsvisa für Mitarbeiter zu beantragen, Niederlassungen zu eröffnen oder Waren zu importieren, ist in der Regel eine eigene Präsenz vor Ort erforderlich.

2. Überprüfen Sie Ihren EOR-Vertrag

Bevor Sie mit dem Gründungsprozess beginnen, sollten Sie Ihren bestehenden EOR-Vertrag genau prüfen. Achten Sie dabei auf Kündigungsfristen, Kündigungsgebühren, Verpflichtungen zur Übertragung von Mitarbeiterdaten sowie auf etwaige ausstehende Zahlungen wie nicht in Anspruch genommene Urlaubsansprüche oder noch ausstehende Gehaltsabrechnungen. Sie möchten einen sauberen Schnitt ohne Überraschungen.

3. Gründung Ihrer neuen Gesellschaft in Indien

Für die meisten ausländischen Unternehmen ist die bevorzugte Rechtsform eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gemäß dem Companies Act von 2013. Der Vorgang erfolgt größtenteils digital über das MCA-Portal und umfasst die Beantragung digitaler Signaturzertifikate für die Geschäftsführer, die Reservierung eines Firmennamens sowie die Einreichung des SPICe+-Formulars, das die Gründung mit der Registrierung für PAN, TAN, EPFO, ESIC und GST in einem einzigen Antrag bündelt.

Die Gründung selbst dauert in der Regel 7 bis 10 Werktage; Sie sollten jedoch insgesamt 2 bis 3 Monate einplanen, wenn Sie die nach der Gründung anfallenden Schritte wie die Eröffnung eines lokalen Bankkontos, die Einreichung der INC-20A-Erklärung und die Registrierung bei den lokalen Behörden für indirekte Steuern mit einbeziehen. Sie benötigen mindestens zwei Vorstandsmitglieder (von denen eines seinen Wohnsitz in Indien haben muss), wobei ausländische Staatsangehörige in den meisten Branchen 100 % der Anteile halten dürfen.

Weiterlesen: Wie gründet man ein Unternehmen in Indien?

4. Aufbau der Infrastruktur für Lohnabrechnung und Personalwesen

Sobald Ihre neue Gesellschaft ihre Geschäftstätigkeit aufgenommen hat, übernehmen Sie alle Aufgaben, die zuvor vom EOR-Anbieter wahrgenommen wurden. Dazu gehören die Einrichtung von Lohnabrechnungssystemen (oder die Auslagerung an einen lokalen Anbieter), die Anmeldung bei der EPFO, der ESIC und den für die Gewerbesteuer zuständigen Behörden, die Ausarbeitung lokaler Personalrichtlinien sowie die Sicherstellung, dass Ihre Steuererklärungen und die Compliance ordnungsgemäß abgewickelt werden. Wir haben erlebt, dass Unternehmen diesen Schritt unterschätzen, und Fehler bei der Lohnabrechnung in den ersten Monaten kommen häufiger vor, als Sie vielleicht denken.

5. Begleiten Sie Ihre Mitarbeiter bei der Umstellung

Rechtlich gesehen beenden Sie ein Arbeitsverhältnis (mit dem EOR als rechtlichem Arbeitgeber) und begründen ein neues unter Ihrer Gesellschaft. Auch wenn sich für die Mitarbeiter im Arbeitsalltag nichts ändert, müssen Sie dabei sorgfältig vorgehen:

• Entwürfe für neue Arbeitsverträge die den lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen entsprechen und gesetzliche Leistungen, Altersvorsorgepläne sowie Kündigungsfristen abdecken.
• Überprüfung der bestehenden Gehälter und Sozialleistungen um das bisherige Niveau zu sichern oder zu verbessern. Jede Herabstufung birgt das Risiko von Personalabgängen.
• Alle Abgrenzungen abrechnen im Rahmen der EOR, einschließlich nicht in Anspruch genommener Urlaubstage und Prämien.
• Überweisungen aus der Vorsorgekasse koordinieren mit den Sozialversicherungsbehörden.
• Sprechen Sie frühzeitig darüber mit Ihrem Team. Eine transparente Kommunikation darüber, was sich ändert (und was nicht), trägt entscheidend zur Mitarbeiterbindung bei.

6. Die Zeitachsen aneinander ausrichten

Die häufigste Falle, die wir beobachten, ist das Timing. Sie möchten keine Überschneidung, in der Sie sowohl den EOR bezahlen als auch Ihr Unternehmen weiterführen, können sich aber auch keine Lücke in der Beschäftigungsabsicherung leisten. Beginnen Sie mindestens 3 bis 6 Monate vor Ihrem angestrebten Starttermin mit der Planung, damit beide Übergänge reibungslos ineinandergreifen.

7. Sicherstellung der fortlaufenden Compliance

Sobald die Umstellung abgeschlossen ist, sind Sie der rechtmäßige Arbeitgeber. Das bedeutet, dass Sie die Lohnabrechnung verwalten, Steuererklärungen einreichen, die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherstellen und alle administrativen Aufgaben übernehmen müssen, die bisher von Ihrem EOR-Anbieter übernommen wurden. Falls Sie nicht über internes Fachwissen vor Ort verfügen, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für Compliance- oder Lohnabrechnungsdienstleistungen auf jeden Fall.

Was sind die wichtigsten Aspekte, die es bei einem Wechsel zu beachten gilt?

Der Übergang von einer EOR zu einer eigenständigen juristischen Person ist nicht nur eine administrative Aufgabe. Es handelt sich um eine strategische Wachstumsentscheidung, die Aspekte wie Compliance, Mitarbeitererfahrung, Kosten und Risiken betrifft.

Aufgrund unserer Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit wachsenden Unternehmen in Indien, die diesen Wechsel vollziehen, sind hier die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte:

1. Compliance: Die Versetzung von Mitarbeitern von einem EOR in Ihr eigenes Unternehmen bedeutet, dass ein Arbeitsverhältnis beendet und ein neues begründet wird. In Indien müssen Sie sicherstellen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen (EPF, ESI, Abfindung) lückenlos übertragen werden und dass die neuen Arbeitsverträge den lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Fehler bei der Umsetzung können zu Streitigkeiten oder Strafen seitens der lokalen Behörden führen.
2. Risiko einer Betriebsstätte: Eine EOR beseitigt das PE-Risiko nicht. Wenn Ihr Team bereits seit längerer Zeit umsatzgenerierende Tätigkeiten in Indien ausübt, könnten die lokalen Steuerbehörden bereits davon ausgehen, dass Sie dort eine steuerpflichtige Präsenz haben. Der Übergang zu einer eigenen Gesellschaft beseitigt dieses Risiko tatsächlich, anstatt es erst zu schaffen.
3. Kosten: Die EOR-Gebühren liegen in der Regel zwischen 200 und 600 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Sobald Sie die Marke von 5 bis 10 Mitarbeitern überschreiten, ist die Gründung einer eigenen Gesellschaft in Indien (deren Gründung etwa 3.000 bis 8.000 US-Dollar kostet, zuzüglich 15.000 bis 30.000 US-Dollar pro Jahr für laufende Compliance- und Verwaltungskosten) oft kostengünstiger. Rechnen Sie die Kosten für Ihre konkrete Mitarbeiterzahl durch, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
4. Zeitplan: Die Gründung eines Unternehmens in Indien dauert 2 bis 4 Wochen, jedoch 2 bis 3 Monate, wenn Sie die Einrichtung von Bankkonten, die Anmeldung für die Lohnabrechnung und die Steuererklärungen mit einbeziehen. Planen Sie mindestens 3 bis 6 Monate im Voraus, damit keine Lücke oder Überschneidung zwischen dem EOR und Ihrem neuen Unternehmen entsteht.
5. Mitarbeiterbindung: Ihr Team wird diese Umstellung bemerken. Stellen Sie sicher, dass die Gehälter, Sozialleistungen und Beschäftigungsbedingungen bei der neuen Gesellschaft denen entsprechen, die Ihre Mitarbeiter beim EOR hatten, oder diese sogar übertreffen. Jede wahrgenommene Verschlechterung birgt das Risiko von Personalabgängen.
6. Fachkenntnisse: Beauftragen Sie lokale Rechts- und Steuerberater mit der Abwicklung des Übergangsprozesses. Viele EOR-Anbieter bieten keine Dienstleistungen zur Unternehmensgründung an, sodass Sie wahrscheinlich einen separaten Partner mit lokaler Expertise benötigen, der die Gründung der Gesellschaft, die Lohnabrechnungssysteme und die laufende Compliance übernimmt.
7. Kontinuität bei Daten und Gehaltsabrechnung: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterdaten, Compliance-Unterlagen und Lohnunterlagen ordnungsgemäß vom EOR übertragen werden. Stimmen Sie Ihren ersten Abrechnungszyklus unter der neuen Gesellschaft mit dem letzten unter dem EOR ab, um Fehler bei der Lohnabrechnung oder Lücken bei der Bezahlung der Mitarbeiter zu vermeiden.

Erste Schritte mit Wisemonk EOR

Sie sind noch nicht bereit, eine eigene Gesellschaft in Indien zu gründen? Das ist völlig in Ordnung. Tatsächlich beginnen die meisten wachsenden Unternehmen mit einem EOR und gehen erst dann zu einer eigenen juristischen Person über, wenn die Teamgröße und der Geschäftsbetrieb dies rechtfertigen.

Genau dort Wisemonk passt dazu.

Wir unterstützen mehr als 300 internationale Unternehmen Mitarbeiter in Indien einstellen, bezahlen und verwalten, wobei wir uns um alles kümmern, von rechtskonformen Arbeitsverträgen bis hin zu Lohn- und Gehaltsabrechnung in Bezug auf gesetzliche Leistungen, Steuererklärungen und lokale Personalrichtlinien.

Und wenn Sie bereit sind, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, bleiben wir weiterhin an Ihrer Seite. Wir unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung eines reibungslosen Übergangs, sodass weder Ihr Team noch Ihr Geschäftsbetrieb beeinträchtigt werden.

Folgendes erhalten Sie mit Wisemonk EOR:

• Schnelles Onboarding: Beginnen Sie bereits innerhalb weniger Tage – und nicht erst nach Monaten – mit der Personalbeschaffung in Indien.
• Vollständige Compliance: Wir kümmern uns um EPF, ESI, die Gewerbesteuer, TDS und alle lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften, sodass Sie sich keine Sorgen um Fehler bei der Lohnabrechnung oder Strafen seitens der lokalen Behörden machen müssen.
• Transparente Preisgestaltung: Ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, Keine versteckten Gebühren und keine unerwarteten Kündigungsgebühren. Sie wissen genau, was Sie bezahlen.
• Unterstützung für Entitätsübergänge: Wenn Sie über das EOR-Modell hinauswachsen, unterstützen wir Sie dabei, Mitarbeiter nahtlos und ohne Compliance-Lücken in Ihre eigene juristische Person zu überführen.
• Indien-spezifisches Fachwissen: Wir sind keine globale Plattform, die versucht, 150 Länder abzudecken. Wir konzentrieren uns ausschließlich auf Indien, und diese lokale Expertise macht den entscheidenden Unterschied, wenn es darum geht, die Dinge richtig zu machen.

Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten Entwickler in Indien einstellen oder planen, ein 50-köpfiges Team aufzubauen – Wisemonk bietet Ihnen die Flexibilität, schnell durchzustarten und nach Ihren eigenen Vorstellungen zu wachsen.

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