Umgang mit unregelmäßigen Einkünften aus dem Ausland: Ein Cashflow-System für Freiberufler

In einem Monat müssen Sie Aufträge ablehnen, weil Sie bereits voll ausgelastet sind. Im nächsten Monat aktualisieren Sie ständig Ihren Posteingang und warten auf eine Zahlung, die bereits zweimal verspätet war. Freiberufler bezeichnen dies als „Feast and Famine“ – den Wechsel zwischen Monaten mit reichlich Arbeit und solchen mit wenig Auftragseingang.

Wenn sich Ihre Kunden im Ausland befinden, wird es noch schwieriger. Das Geld geht in einer Fremdwährung ein, sodass der tatsächlich ausgezahlte Betrag vom Wechselkurs abhängt. Grenzüberschreitende Zahlungen dauern länger und können leichter verzögert werden. Außerdem müssen Sie sich selbst um Steuern, Versicherungen und Rücklagen kümmern – Aufgaben, die bei einem Angestellten vom Arbeitgeber übernommen würden.

Die Lösung besteht nicht darin, mehr zu verdienen. Selbst vielen Freiberuflern mit hohem Einkommen geht in einem ruhigen Monat das Geld aus. Die Lösung ist ein System, das unregelmäßige Einnahmen in einen gleichmäßigen monatlichen Rhythmus umwandelt.

Dieser Leitfaden stellt Ihnen dieses System vor, das speziell für unregelmäßige Einkünfte aus dem Ausland und die damit verbundenen indischen Vorschriften entwickelt wurde.

Warum es schwieriger ist, Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit im Ausland zu verwalten

Ein Angestellter erhält zu einem festen Termin eine vorhersehbare Zahlung. Sie erhalten mehrere Zahlungen, von denen jede einen anderen Betrag, ein anderes Datum und eine andere Wahrscheinlichkeit aufweist, pünktlich einzutreffen.

Freiberufler bezeichnen dies als „Mal viel, mal wenig“, und ausländische Kunden sorgen dabei für drei zusätzliche Herausforderungen.

• Das Geld wird in einer Fremdwährung überwiesen, daher hängt der Betrag, den Sie in Rupien erhalten, vom jeweiligen Tageskurs ab.
• Grenzüberschreitende Zahlungen dauern länger und es kommt häufiger zu Verzögerungen als bei Inlandsüberweisungen.
• Sie kümmern sich selbst um Ihre Einkommensteuer, die Mehrwertsteuer, Versicherungen und Ihre Ausrüstung – alles Dinge, um die sich bei einem Angestellten normalerweise der Arbeitgeber kümmern würde.

Das Ziel besteht also nicht darin, unregelmäßige Einkünfte so zu gestalten, dass sie sich wie ein Gehalt verhalten. Vielmehr geht es darum, ein System aufzubauen, das Ihnen einen beständigen persönlichen Rhythmus ermöglicht, selbst wenn Ihre Kunden unregelmäßig zahlen.

Beginnen Sie mit Ihrem monatlichen Mindestbetrag

Bevor ein Budget überhaupt funktionieren kann, benötigen Sie eine Zahl: den Mindestbetrag, den Sie in einem normalen Monat zum Leben benötigen.

Rechnen Sie Ihre unverzichtbaren Ausgaben zusammen. Miete, Nebenkosten, Lebensmittel, Versicherungsbeiträge, etwaige Kreditraten (EMIs – Equated Monthly Installments, Ihre festen Kreditrückzahlungen) sowie die Abonnements, die Sie wirklich benötigen.

Dies ist Ihre Überlebenssumme. Sie gibt an, wie viel Sie mindestens verdienen müssen, und dient als Grundlage für alle nachfolgenden Kategorien. Legen Sie sich außerdem einen zweiten, etwas höheren Betrag für einen sorgenfreien Monat zur Seite.

Zahlen Sie sich selbst ein festes Monatsgehalt aus

Dies ist die einzige Gewohnheit, die die Schwankungen zwischen Überfluss und Mangel ausgleicht. Anstatt alles auszugeben, was Sie in diesem Monat eingenommen haben, zahlen Sie sich aus Ihrem eigenen Unternehmen ein festes Gehalt aus.

Richten Sie zwei Konten ein: ein Geschäfts- oder Einkommenskonto, auf das alle Zahlungen Ihrer Kunden eingehen, und ein Privatkonto, auf das Sie jeden Monat denselben festen Betrag überweisen.

Legen Sie dieses Gehalt in der Nähe Ihres komfortablen Monatsbetrags fest, nicht in Höhe Ihres besten Monats. Wenn Sie in einem Monat 1 Lakh Rupien und im nächsten 30.000 Rupien verdienen, sorgt ein konstantes Gehalt von 40.000 Rupien dafür, dass Ihr Privatleben unabhängig davon planbar bleibt.

Der Überschuss aus den umsatzstarken Monaten verbleibt auf dem Geschäftskonto und fließt in die unten aufgeführten Konten. Genau dieser Überschuss hilft Ihnen, die umsatzschwachen Monate zu überbrücken.

Das Vier-Eimer-System

Weisen Sie jeder Rupie eine Aufgabe zu, bevor Sie sie ausgeben. Am einfachsten ist es, Ihr eingehendes Geld in vier Kategorien aufzuteilen.

Die Reihenfolge ist entscheidend. Das Nötigste, die Steuern und die Rücklagen stehen an erster Stelle. Als Überschuss gilt nur das, was tatsächlich übrig bleibt, und nicht das, was Sie sich erhoffen.

Legen Sie Ihre Steuerrücklage angemessen fest (ein Bereich, in dem Freiberufler häufig zu wenig zurücklegen)

Die Steuerrücklage ist der Topf, den man zuerst plündert und später bereut. Als Freiberufler zahlen Sie Ihre Steuern selbst, und kein Arbeitgeber zieht sie für Sie ab; daher muss dieses Geld bewusst beiseitegelegt werden.

Hier gehören zwei Dinge hinein.

• Einkommensteuer, die über das Jahr hinweg als Steuervorauszahlung entrichtet wird. Wenn Sie die Pauschalregelung in Anspruch nehmen, können Sie den Betrag bis zum 15. März in einer einzigen Rate zahlen; andernfalls wird er auf die einzelnen Quartale verteilt. Unser Leitfaden zu Steuervorauszahlung für Freiberufler enthält die Daten und die Berechnungen.
• GST, sofern Ihr Umsatz den Schwellenwert überschreitet. Ihre Dienstleistungsexporte sind von der Mehrwertsteuer befreit, doch sobald Sie diesen Schwellenwert überschreiten, müssen Sie sich dennoch registrieren und eine Steuererklärung einreichen und Ihre Exporte im Rahmen einer Verpflichtungserklärung (Letter of Undertaking, LUT) abwickeln. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zu Mehrwertsteuerbefreiung für Freiberufler.

Eine einfache Regel sorgt dafür, dass dieser Posten korrekt geführt wird: Überweisen Sie einen Teil jeder Zahlung sofort nach Eingang in die Steuerrücklage, damit dieser Betrag niemals fälschlicherweise als verfügbares Einkommen angesehen wird. Wenn Sie § 44 ADA, werden lediglich 50 % Ihrer Einnahmen besteuert, was die Bemessung der Rücklage erleichtert. Und behalten Sie Ihre FIRC oder FIRA für jede Auslandszahlung, da dies der Nachweis für Ihre Steuer- und Umsatzsteuererklärungen ist.

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Währungsumrechnungen

Bei Einkünften aus dem Ausland ist der Zeitpunkt der Umrechnung fast genauso wichtig wie der Zeitpunkt der Auszahlung. Der Wechselkurs schwankt, und eine ungünstige Umrechnung schmälert unbemerkt Ihren Verdienst.

Zwei Vorgehensweisen sind dabei hilfreich. Erstens: Wandeln Sie nicht jede Zahlung sofort nach Eingang automatisch um. Behalten Sie die Fremdwährung nach Möglichkeit bei und wandeln Sie sie erst um, wenn der Kurs günstig ist und Sie die Rupien tatsächlich benötigen. Zweitens sollten Sie die Differenz zwischen dem Ihnen angebotenen Kurs und dem tatsächlichen Mittelkurs im Devisenmarkt im Auge behalten – also dem echten Mittelkurs, den Sie bei Google sehen. Diese versteckte Differenz, die als Aufschlag bezeichnet wird, ist oft der mit Abstand größte Kostenfaktor beim Erhalt von Zahlungen.

Unsere Ratgeber zu Wie Wechselkursaufschläge das Einkommen von Freiberuflern schmälern und USD zu erhalten, ohne 4 bis 6 % zu verlieren Lassen Sie uns das einmal genauer betrachten. Um es klar zu sagen: Hier geht es nicht um Währungsspekulation. Es geht lediglich darum, nicht aus Gewohnheit zum ungünstigsten Zeitpunkt umzutauschen.

Planen Sie anhand von Durchschnittswerten und schaffen Sie sich einen größeren Puffer

Planen Sie nicht auf der Grundlage Ihres besten Monats. Ziehen Sie stattdessen Ihre Einnahmen der letzten 6 bis 12 Monate heran und berechnen Sie daraus einen monatlichen Durchschnitt. Erstellen Sie Ihren Plan auf der Grundlage dieser Zahl, sodass schwächere Monate bereits einkalkuliert sind und starke Monate sich wie ein Bonus anfühlen.

Ihr Notfallpolster – das Finanzpolster, das Sie über schwierige Zeiten hinweghilft – sollte die Kosten für das Nötigste für drei bis sechs Monate abdecken. Freiberufler im Ausland sollten sich eher am oberen Ende dieser Spanne orientieren, da grenzüberschreitende Zahlungen sich um Wochen verzögern können und es schwieriger ist, einen Kunden im Ausland zur Rechenschaft zu ziehen, wenn dieser sich nicht mehr meldet. Unser Leitfaden zu Was ist zu tun, wenn ein ausländischer Kunde nicht zahlt? behandelt diese Situation ausführlich.

Bauen Sie das Polster notfalls langsam auf. Selbst eine kleine, regelmäßige Einzahlung jeden Monat summiert sich zu einer echten finanziellen Reserve – also der Anzahl der Monate, die Sie ohne jegliches neues Einkommen überstehen könnten.

Wie die richtige Zahlungsabwicklung dies vereinfacht

Ein Cashflow-System basiert auf transparenten, vorhersehbaren Einnahmen. Je schwieriger es ist, den Überblick über Ihr Geld zu behalten und es zu kontrollieren, desto schwieriger ist es, das System tatsächlich einzuhalten.

Ein Dienst wie Zahlungen an Freiberufler bei Wisemonk hilft Ihnen in allen drei Bereichen. Sie geben Ihren Kunden lokale Bankverbindungen für die Überweisung an, sodass Zahlungen schneller und zuverlässiger eingehen, was Ihre Einnahmen stabilisiert. Sie erhalten einen transparenten Pauschalkurs, der nahe am Mittelkurs liegt, sodass Wechselkursverluste gering bleiben. Und jede Quittung enthält eine kostenlose FIRA, sodass Ihre Unterlagen für Steuer- und Mehrwertsteuerzwecke ohne zusätzlichen Aufwand bereitstehen.

Je geringer die Hürden zwischen dem Verdienen des Geldes und dessen Verfügbarkeit in einer nutzbaren Form sind, desto einfacher ist es, sich selbst ein Gehalt auszuzahlen, Ihre Finanzziele zu finanzieren und auch in einem ruhigen Monat beruhigt schlafen zu können.