Ist EOR in Indien rechtmäßig? Leitfaden zu Rechtmäßigkeit, Risiken und Compliance

Wie sieht die Rechtslage bezüglich EOR in Indien konkret aus?

In Indien gibt es kein spezielles „EOR-Gesetz“. Das Modell funktioniert, da ein EOR lediglich eine vor Ort eingetragene juristische Person ist, die im Auftrag eines ausländischen Unternehmens Arbeitnehmer rechtmäßig beschäftigt.

Das Arbeitsverhältnis zwischen dem EOR und dem Arbeitnehmer unterliegt denselben indischen Arbeitsgesetzen, die für jeden Arbeitgeber gelten.

In der Praxis unterzeichnet der EOR den Arbeitsvertrag, wickelt die Lohnabrechnung ab, zieht die Einkommensteuer (TDS) ein und kümmert sich um gesetzliche Leistungen wie beispielsweise der Mitarbeiter-Vorsorgefonds (EPF) und die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI). Ihr Unternehmen verwaltet die tägliche Arbeit und die Leistung der Mitarbeiter. Der EOR trägt die Verantwortung für die Compliance; Sie behalten die operative Kontrolle.

Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus den bestehenden Rechtsvorschriften und nicht aus einem gesonderten EOR-Rahmenwerk.

Zu den wichtigsten Gesetzen gehören:

• Die vier neuen Arbeitsgesetzbücher (2020), die am 21. November 2025 offiziell bekannt gegeben wurden und 29 ältere Gesetze ersetzen. Diese betreffen die Bereiche Löhne, Sozialversicherung, Arbeitsbeziehungen und Arbeitssicherheit; die vollständigen zentralen Vorschriften werden voraussichtlich bis zum 1. April 2026 vorliegen.
• Das indische Vertragsgesetz von 1872, die die vertraglichen Beziehungen zwischen dem EOR, dem Arbeitnehmer und dem Kundenunternehmen regelt.
• Das Einkommensteuergesetz von 1961, wonach der EOR verpflichtet ist, die Quellensteuer von den Gehältern abzuziehen und eine Steuerabzugsnummer (TAN) zu beantragen.
• Gesetze der einzelnen Bundesstaaten über Geschäfte und Betriebe, die je nach Bundesstaat unterschiedlich sind und die Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen sowie Zulassungsvoraussetzungen festlegen.

Ein wichtiger Hinweis: In Indien gilt ein duales Regulierungssystem. Es gelten gleichzeitig sowohl Arbeitsgesetze auf Bundesebene als auch auf Ebene der Bundesstaaten. Mindestlöhne, Gewerbesteuer und Urlaubsansprüche unterscheiden sich je nach Bundesstaat, was ein wesentlicher Grund dafür ist, dass ausländische Unternehmen einen EOR-Anbieter in Anspruch nehmen, anstatt die Compliance in mehreren Bundesstaaten eigenständig zu bewältigen.

Was sind die wichtigsten rechtlichen Aufgaben eines EOR in Indien?

Ein EOR in Indien übernimmt alle rechtlichen Verpflichtungen, zu deren Erfüllung ein Arbeitgeber gemäß Indisches Arbeitsrecht.

Aufgrund unserer Erfahrungen bei der Unterstützung mehrerer globaler Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien über einen EOR lassen sich folgende Kernfunktionen eines EOR festhalten:

Erstellung von Arbeitsverträgen: Jedes Arbeitsverhältnis in Indien erfordert einen schriftlichen Vertrag. Der EOR entwirft lokal konforme Arbeitsverträge, die die Berufsbezeichnung, die Vergütungsstruktur, die Probezeit (in der Regel 3 bis 6 Monate), Kündigungsfristen, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, die Übertragung von geistigem Eigentum sowie die Kündigungsbedingungen regeln. Diese Verträge müssen mit dem indischen Vertragsgesetz (Indian Contract Act) und dem jeweils geltenden „Shops and Establishments Act“ des jeweiligen Bundesstaates im Einklang stehen.

Abwicklung der Lohnabrechnung und der gesetzlichen Abzüge: Die Gehaltsstrukturen in Indien sind komplex und umfassen zahlreiche Komponenten wie Grundgehalt, Wohnzuschuss (HRA), Teuerungszulage und Reisekostenpauschale, die jeweils unterschiedliche steuerliche Auswirkungen haben. Der EOR übernimmt die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung in INR, führt die TDS-Abzüge gemäß dem Einkommensteuergesetz durch und stellt sicher, dass das Grundgehalt die im neuen Lohnkodex vorgeschriebene Schwelle von 50 % des CTC einhält.

Verwaltung der Sozialversicherungsbeiträge: Die EOR meldet Arbeitnehmer an und führt Beiträge an folgende Stellen ab:

• Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF): 12 % Arbeitgeberbeitrag auf das Grundgehalt, der über die EPFO abgewickelt wird
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Der Arbeitgeber zahlt einen Beitrag in Höhe von 3,25 % für Arbeitnehmer, deren Verdienst unter 21.000 Rupien pro Monat liegt; dieser Beitrag deckt die Krankenversicherung sowie Leistungen bei Mutterschaft und Erwerbsunfähigkeit ab.
• Trinkgeld: Zahlbar nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit (bzw. nach einem Jahr für befristet Beschäftigte gemäß den neuen Vorschriften)

Gewährleistung der Compliance mit den lokalen Arbeitsgesetzen: Da die Vorschriften in Indien je nach Bundesstaat variieren, kümmert sich die EOR um die Compliance in mehreren Bundesstaaten, einschließlich der Registrierung gemäß dem „Shops and Establishments Act“, der Einhaltung des Mindestlohns, der Abgabe von Gewerbesteuererklärungen sowie der bundesstaatsspezifischen Urlaubsregelungen. Bei der Einstellung von Mitarbeitern in Bengaluru gelten andere lokale Vorschriften als bei der Einstellung in Mumbai oder Delhi.

Verwaltung von Sozialleistungen: Über die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen hinaus verwaltet der EOR in der Regel die Krankenversicherung, die Altersvorsorge sowie weitere Sozialleistungen, die entweder gesetzlich vorgeschrieben sind oder auf dem indischen Markt erwartet werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Umgang mit Kündigungen und Compliance beim Ausscheiden aus dem Unternehmen: Die indischen Arbeitsvorschriften bieten umfassenden Schutz vor unrechtmäßigen Kündigungen. Der EOR sorgt für eine vorschriftsmäßige Abwicklung des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis, einschließlich Kündigungsfristen, Berechnung der Abfindungszahlungen, Arbeitszeugnissen und der Aufbewahrung von Unterlagen (für mindestens drei Jahre vorgeschrieben). Gemäß dem Arbeitsbeziehungsgesetz benötigen Unternehmen mit mehr als 300 Beschäftigten für Massenentlassungen eine vorherige behördliche Genehmigung.

Unterstützung bei Einwanderungsangelegenheiten: Für ausländische Staatsangehörige, die in Indien eingestellt werden, kümmert sich der EOR um die Unterlagen für das Arbeitsvisum, die Anmeldung beim Regionalen Ausländeramt (FRRO) bei Aufenthalten von mehr als 180 Tagen sowie die fortlaufende Compliance mit den Einwanderungsbestimmungen.

Auf welche rechtlichen Risiken sollten Unternehmen achten, wenn sie in Indien einen EOR-Anbieter in Anspruch nehmen?

Ein EOR verringert das Risiko erheblich, beseitigt es jedoch nicht vollständig.

Hier sind die wichtigsten rechtlichen Risiken, die Sie im Auge behalten sollten:

1. Betriebsstätte (PE) Belichtung: Dies stellt das größte Steuerrisiko für jedes ausländische Unternehmen dar, das Mitarbeiter in Indien beschäftigt. Gemäß dem Einkommensteuergesetz und den indischen Doppelbesteuerungsabkommen (DTAAs) könnten die indischen Steuerbehörden argumentieren, dass Ihr Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz (eine Betriebsstätte, PE) in Indien unterhält, wenn Ihre in Indien ansässigen Mitarbeiter in Ihrem Namen Verträge abschließen, geschäftliche Entscheidungen treffen oder zentrale Geschäftsfunktionen wahrnehmen. Ein guter EOR-Anbieter mindert dieses Risiko, doch Sie müssen dennoch sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter ausschließlich Nebenaufgaben wahrnehmen und nicht als Entscheidungsträger für das ausländische Unternehmen agieren.
2. Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Sollten Sie Arbeitskräfte als selbstständige Auftragnehmer beschäftigt haben, obwohl das tatsächliche Arbeitsverhältnis den Merkmalen einer Vollzeitbeschäftigung entspricht (feste Arbeitszeiten, ein einziger Auftraggeber, Nutzung von Unternehmensausrüstung, fortlaufende Beaufsichtigung), können die indischen Behörden diese Personen als Arbeitnehmer neu einstufen. Dies hat rückwirkende EPF- und ESI-Beiträge, Einkommensteuerstrafen sowie mögliche Geldbußen zur Folge. Indische Gerichte und Aufsichtsbehörden vertreten in dieser Frage durchweg eine arbeitnehmerfreundliche Haltung. Ein EOR löst dieses Problem, indem er die Arbeitskräfte vom ersten Tag an als Festangestellte einstuft; das Risiko besteht jedoch, wenn Sie über einen EOR beschäftigte Mitarbeiter mit falsch eingestuften Auftragnehmern vermischen.
3. Die Auswahl eines EOR ohne eine ordnungsgemäße Rechtsform in Indien: Nicht alle EOR-Anbieter verfügen über eine eigene lokale Gesellschaft. Einige sind über Drittpartner oder Aggregatoren tätig. Sollte Ihr EOR-Anbieter keine gültigen Registrierungen gemäß dem „Shops and Establishments Act“ in den Bundesstaaten vorweisen können, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind, oder sollten die ordnungsgemäßen Anmeldungen bei der EPFO und der ESIC fehlen, könnten Sie – ohne es zu wissen – Compliance-Lücken ausgesetzt sein. Vergewissern Sie sich stets, dass Ihr EOR über eine in Indien registrierte Gesellschaft mit einer gültigen Unternehmensidentifikationsnummer (CIN) verfügt.
4. Nicht vorschriftsmäßige Arbeitsverträge: Arbeitsverträge müssen bestimmte Anforderungen des indischen Arbeitsrechts erfüllen, darunter Bestimmungen zu Probezeiten, Kündigungsfristen, Kündigungsklauseln, der Übertragung von geistigem Eigentum und Urlaubsansprüchen. Die Verwendung einer Vertragsvorlage aus einem anderen Land oder das Weglassen wichtiger Klauseln kann dazu führen, dass der Vertrag gemäß dem indischen Vertragsgesetz nicht durchsetzbar ist. Sollte Ihr EOR keine Verträge entwerfen, die auf das jeweilige „Shops and Establishments Act“ des jeweiligen Bundesstaates zugeschnitten sind, ist dies ein Warnsignal.
5. Lücken bei den Rechten an geistigem Eigentum: Nach indischem Recht sind freiberufliche Auftragnehmer automatisch Eigentümer des von ihnen geschaffenen geistigen Eigentums, sofern in Verträgen nicht ausdrücklich etwas anderes festgelegt ist. Selbst bei Festangestellten müssen Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum ordnungsgemäß formuliert sein. Viele EOR-Modelle nutzen ein Modell der indirekten Übertragung (der Mitarbeiter überträgt das geistige Eigentum an den EOR, der EOR überträgt es an Sie), das lückenlos gestaltet sein muss. Unzureichende Klauseln zum geistigen Eigentum können zu Eigentumsstreitigkeiten führen, insbesondere bei Softwareunternehmen, die Ingenieure in Indien einstellen.
6. Anhaltende Abweichung von den Compliance-Vorgaben: Die indischen Arbeitsvorschriften ändern sich häufig, sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene. Die vier neuen Arbeitsgesetzbücher werden derzeit noch schrittweise eingeführt; die vollständigen Bundesvorschriften werden voraussichtlich bis April 2026 vorliegen. Sollte Ihr EOR diese Änderungen nicht aktiv verfolgen und die Gehaltsabrechnungsstrukturen, Steuererklärungen sowie Verträge entsprechend anpassen, laufen Sie Gefahr, im Laufe der Zeit gegen die Vorschriften zu verstoßen.

Ein EOR übernimmt die Hauptarbeit, doch als Kundenunternehmen müssen Sie die Rechtslage Ihres Dienstleisters überprüfen, sicherstellen, dass die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter kein Risiko im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte (PE) darstellen, und sich darüber auf dem Laufenden halten, wie Ihr EOR die fortlaufende Compliance mit den indischen Arbeits- und Steuergesetzen gewährleistet.

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