Kann mein EOR-Mitarbeiter in Indien RSUs von meiner US-amerikanischen C-Corp erhalten?

Ja, Ihr in Indien ansässes EOR Ein Mitarbeiter kann durchaus RSUs von Ihrer US-amerikanischen C-Corp erhalten. Die Frage ist nicht wirklich, ob dies zulässig ist, sondern wie die Zuteilung gestaltet wird, wie sich die steuerlichen Auswirkungen gestalten und wer für die Quellensteuerabführung zuständig ist.

Dies ist von Bedeutung, da die meisten US-Unternehmen in der Früh- und Wachstumsphase Eigenkapital als zentralen Bestandteil ihres Angebots nutzen. Wenn der Bewerber in Bengaluru nicht dasselbe RSU-Paket erhalten kann wie ein Bewerber in Brooklyn, verlieren Sie ihn an einen Wettbewerber, der dies erkannt hat. Die gute Nachricht ist, dass die Vorgehensweise mittlerweile gut etabliert ist. Die Schwierigkeiten liegen in der Umsetzung, nicht in der Rechtmäßigkeit.

Ist es rechtlich möglich, dass ein in Indien ansässiger EOR-Mitarbeiter RSUs von einer US-amerikanischen C-Corp erhält?

Ja, und die Struktur ist übersichtlicher, als die meisten Menschen annehmen. Die RSU-Zuteilung stellt einen Vertrag zwischen Ihrer US-amerikanischen C-Corp und der betreffenden Person dar, der außerhalb des Arbeitsverhältnisses dieser Person mit dem EOR besteht.

Es bestehen drei Verträge parallel zueinander:

• Der Rahmenvertrag über Dienstleistungen zwischen Ihrer US-amerikanischen C-Corp und dem EOR
• Der Arbeitsvertrag zwischen der indischen Niederlassung des EOR und dem Arbeitnehmer, der dem indischen Arbeitsrecht unterliegt
• Die RSU-Zuteilungsvereinbarung (bzw. die Mitteilung über die Zuteilung von Aktienanteilen und das Zuteilungsschreiben) zwischen Ihrer US-amerikanischen C-Corp und der betreffenden Person, die dem US-Recht und dem Aktienoptionsplan des Unternehmens unterliegt

Die betreffende Person wird nach indischem Recht für Abrechnungs- und gesetzliche Zwecke als Arbeitnehmer behandelt und im Rahmen Ihres US-Aktienplans als Dienstleister oder nicht-US-Teilnehmer. Diese beiden Einstufungen stehen nicht im Widerspruch zueinander. Sie unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Regelungen.

Aus unserer Erfahrung bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen haben dies in Indien eingerichtet, die Probleme, die wir beobachten, ergeben sich fast nie aus der rechtlichen Durchführbarkeit der Zuteilung. Sie liegen vielmehr in den operativen Abläufen: Wer teilt wem mit, dass die Unverfallbarkeit eingetreten ist, und wie werden die steuerlichen Auswirkungen abgewickelt? Lohnabrechnung in Indien.

Wie sollte die Zuteilung von RSUs für einen EOR-Mitarbeiter in Indien gestaltet werden?

Die Zuteilung sollte direkt von der US-Muttergesellschaft im Rahmen eines nicht in den USA geltenden Teilplans oder eines länderspezifischen Anhangs zu Ihrem bestehenden Aktienplan erfolgen. Der EOR ist keine Vertragspartei der Aktienzuteilung. Er unterzeichnet die Zuteilungsvereinbarung nicht und hält keine Aktien.

Wichtige praktische Aspekte, die Sie bei der Strukturierung beachten sollten:

• Nutzen Sie Ihren bestehenden Aktienplan mit einem Anhang oder Unterplan für Indien, der die lokalen Besonderheiten berücksichtigt (steuerrechtliche Formulierungen, Verweise auf das FEMA-Gesetz, kein Ausübungspreis für RSUs, Abrechnung in Aktien und Behandlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses).
• Stufen Sie den Empfänger im Rahmen Ihres Aktienplans als Dienstleister, Berater oder nicht in den USA ansässigen Teilnehmer ein, auch wenn er bei dem EOR beschäftigt ist. Hierbei handelt es sich um eine rechtliche Einstufung nach US-Recht, die ausschließlich für die Teilnahmeberechtigung am Plan maßgeblich ist. Sie hat keinen Einfluss auf seinen Beschäftigungsstatus in Indien.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Planunterlagen die Zuteilung von Aktien an Dienstleister und Empfänger außerhalb der USA zulassen. Viele ältere Aktienpläne sehen die Zuteilung ausschließlich an Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder des Unternehmens oder seiner Tochtergesellschaften vor. Sollte der EOR keine Tochtergesellschaft sein, müssen Sie den Plan möglicherweise ändern oder eine gesonderte Bestimmung vorsehen.
• Beachten Sie die US-amerikanischen Wertpapiergesetze. Für die meisten Empfänger in Indien bietet die Regulation S einen „Safe Harbor“ für das Angebot und den Verkauf von Wertpapieren außerhalb der Vereinigten Staaten.
• Lassen Sie den Anhang sowohl von Ihrem US-Rechtsberater als auch von Ihrem indischen Rechtsberater prüfen. Die Formulierungen zu den indischen Steuerbestimmungen und zur FEMA gehören in den lokalen Anhang, nicht in den Masterplan.

Ein Muster, das uns immer wieder auffällt, ist, dass Unternehmen unterschätzen, wie oft ihr bestehender Aktienplan einer geringfügigen Anpassung bedarf, um Empfänger außerhalb der USA und außerhalb von Tochtergesellschaften einzubeziehen. In der Regel handelt es sich dabei um eine einmalige Anpassung, die jedoch vor der ersten Zuteilung erfolgen muss.

Wie werden RSUs für einen in Indien ansässigen EOR-Mitarbeiter besteuert?

RSUs werden in Indien an zwei Zeitpunkten besteuert: einmal bei der Unverfallbarkeit als Gehaltszusatzleistung und ein weiteres Mal zum Zeitpunkt des Verkaufs als Kapitalertrag. Zum Zeitpunkt der Zuteilung fällt keine indische Steuer an, da RSUs keinen Ausübungspreis haben und der Mitarbeiter bis zur Unverfallbarkeit keine Leistungen erhält.

Steuer bei Ausübung der Optionen

Wenn Aktien unverfallbar werden, wird der Marktwert der unverfallbar gewordenen Aktien zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit gemäß § 17 Abs. 2 Ziff. vi des Einkommensteuergesetzes als geldwerter Vorteil behandelt. Dieser wird dem Gehaltseinkommen des Arbeitnehmers für den jeweiligen Monat hinzugerechnet und nach den gestaffelten Steuersätzen besteuert, die für Besserverdienende bis zu 30 Prozent zuzüglich Zuschlag und Abgabe betragen können.

Der Marktwert für steuerliche Zwecke entspricht dem Schlusskurs der Aktie an der anerkannten Börse, an der die Aktie notiert ist. Bei privaten US-Unternehmen wird der Marktwert nach festgelegten Regeln ermittelt, wobei in der Regel die 409A-Bewertung oder eine Bescheinigung einer Investmentbank als Nachweis herangezogen wird.

Steuer beim Verkauf

Verkauft der Mitarbeiter die unverfallbar gewordenen Aktien später, fällt Kapitalertragsteuer auf die Differenz zwischen dem Verkaufspreis und dem zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit zugrunde gelegten Marktwert (der als Anschaffungskosten gilt) an.

Die Zinssätze hängen von der Haltedauer ab:

Offenlegung ausländischer Vermögenswerte

In Indien steuerlich ansässige Personen müssen ausländische Aktien sowie etwaige ausländische Bankkonten (wie beispielsweise ein Charles-Schwab- oder E-Trade-Konto, auf dem die Aktien gehalten werden) im Anhang FA ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung angeben. Dies ist eine persönliche Compliance-Verpflichtung des Arbeitnehmers, doch ein guter EOR wird den Arbeitnehmer bereits beim Onboarding und erneut zur Steuerzeit darauf hinweisen.

Wer ist für die TDS-Quellensteuer bei der Unverfallbarkeit von RSUs zuständig?

In einem normalen indischen Arbeitsverhältnis behält der Arbeitgeber die TDS auf den Wert der unverfallbar gewordenen RSUs ein und führt sie monatlich ab. Die Herausforderung bei einem EOR-Modell besteht darin, dass der rechtliche Arbeitgeber (der EOR) nicht das Unternehmen ist, das die Beteiligung gewährt (die US-Muttergesellschaft).

Die saubere Lösung besteht darin, dass die US-Muttergesellschaft dem EOR jedes Unverfallbarkeitsereignis unter Angabe folgender Informationen mitteilt:

• Der Name des Mitarbeiters
• Die Anzahl der freigegebenen Aktien
• Der Marktwert pro Aktie zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit
• Der Gesamtwert der Sachbezüge in USD und INR

Der EOR addiert diesen Wert der Sachleistung anschließend in der Lohnabrechnung zum Monatsgehalt des Mitarbeiters hinzu, berechnet die zusätzliche Quellensteuer (TDS) und führt diese an die indischen Steuerbehörden ab. Das Netto-Gehalt des Mitarbeiters für diesen Monat wird um den Betrag der zusätzlichen Steuer gekürzt, oder der Arbeitgeber kann sich dafür entscheiden, die Sachleistung auf Bruttobasis zu verrechnen. Das am Jahresende ausgestellte Formular 16 enthält den Wert der Sachleistung sowie die einbehaltene TDS.

Zwei gängige Alternativen, die wir beobachten, die beide Vor- und Nachteile mit sich bringen:

• Verkauf zur Deckung: Der für den Aktienplan zuständige Broker verkauft automatisch einen Teil der unverfallbaren Aktien, um die geschätzte Steuer zu decken, und der Mitarbeiter erhält die Nettoaktien. Die indische Steuerpflicht muss zwar weiterhin in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden, doch die zur Begleichung der Steuer erforderlichen Barmittel werden durch den Aktienverkauf selbst erwirtschaftet.
• Der Arbeitnehmer zahlt über die Steuervorauszahlung: Der Mitarbeiter regelt die Besteuerung der Sachbezüge selbst durch vierteljährliche Steuervorauszahlungen. Dies ist riskant und stellt fast ausschließlich bei sehr geringen Zuwendungen die richtige Lösung dar, da dadurch ein hoher Compliance-Aufwand auf den Mitarbeiter verlagert wird und das Unternehmen einem Risiko ausgesetzt ist, falls der Mitarbeiter Fehler macht.

Unternehmen unterschätzen häufig, wie viel Reibung dadurch entsteht, wenn dies nicht von vornherein geregelt wird. Die erste Vesting-Klippe tritt in der Regel 12 Monate nach der ersten Zuteilung ein, und genau dann müssen die Finanzabteilung, die Personalabteilung und der EOR an einem Strang ziehen.

Welche FEMA-Vorschriften gelten, wenn eine in Indien ansässige Person ausländische Aktien erhält?

In Indien ansässige Personen dürfen Aktien eines ausländischen Unternehmens, die sich aus ihrem Arbeitsverhältnis ergeben, einschließlich RSUs und ESOPs einer ausländischen Muttergesellschaft, erwerben und halten. Die derzeitige Rechtsgrundlage bilden die „Foreign Exchange Management (Overseas Investment) Rules and Regulations, 2022“, die die frühere FEMA-120-Regelung abgelöst haben.

Wichtige Punkte gemäß den geltenden Vorschriften:

• Der Erhalt von RSUs oder ESOPs von einem ausländischen Unternehmen durch einen in Indien ansässigen Arbeitnehmer ist zulässig. Eine vorherige Genehmigung durch die RBI ist nicht erforderlich.
• Der in Indien ansässige Anleger kann die ausländischen Aktien beliebig lange halten und ist nicht verpflichtet, diese innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu verkaufen.
• Werden die Aktien schließlich verkauft, sollten die Verkaufserlöse in der Regel innerhalb von 180 Tagen nach Erhalt nach Indien zurückgeführt werden, sofern sie nicht über einen zulässigen Weg reinvestiert werden.
• In bestimmten Fällen muss der Mitarbeiter möglicherweise das Formular OPI (Overseas Portfolio Investment) einreichen. Ein kompetenter Steuerberater wird dies anhand der konkreten Förderungsdaten prüfen.

Die EOR-Struktur hat keinen Einfluss auf die Position der FEMA. Die Anteile stammen von der ausländischen Muttergesellschaft, und der aufsichtsrechtliche Weg ist derselbe, als würde der Mitarbeiter für eine direkte indische Tochtergesellschaft dieses ausländischen Unternehmens tätig sein.

Was sollte ein RSU-Angebotsschreiben an einen EOR-Mitarbeiter in Indien enthalten?

Im Angebotsschreiben sollte die Barvergütung klar ausgewiesen werden (wird von der EOR abgewickelt) aus der Zuteilung von Aktien (die von der US-Muttergesellschaft abgewickelt wird). Die Vermischung dieser beiden Aspekte in einem Dokument führt zu den meisten Unklarheiten.

Ein klarer Ansatz:

• Der EOR stellt das Einstellungsangebot und den Arbeitsvertrag aus, in denen das Gesamtvergütungspaket (CTC), die gesetzlichen Leistungen, Urlaubsansprüche, die Kündigungsfrist sowie die für Indien spezifischen Bedingungen geregelt sind.
• Die US-Muttergesellschaft stellt eine separate Zuteilungsmitteilung oder Zuteilungsvereinbarung aus, in der die Einzelheiten der RSUs geregelt sind: Anzahl der Einheiten, Ausübungszeitplan, „Cliff“-Klausel, Abrechnungsbedingungen, Bestimmungen bei einem Kontrollwechsel sowie die Regelung im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• In der Fördervereinbarung der US-Muttergesellschaft wird auf den übergeordneten Eigenkapitalplan sowie auf den Indien-Teilplan bzw. den Anhang verwiesen.
• Beide Dokumente werden dem Bewerber in der Angebotsphase vorgelegt und vor dem Arbeitsbeginn unterzeichnet.

Zur Erleichterung für den Kandidaten kann das Angebot des EOR eine kurze Zusammenfassung des Aktienpakets enthalten, aus der klar hervorgeht, dass die Zuteilung durch die US-Muttergesellschaft im Rahmen ihres Aktienplans erfolgt und dass der EOR nicht Partei der Aktienvereinbarung ist.

Welche Fehler begehen US-Unternehmen bei der Zuteilung von RSUs an EOR-Mitarbeiter in Indien?

Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung bei der Unterstützung internationaler Teams bei der Personalbeschaffung über EORs stellen wir fest, dass immer wieder dieselben fünf Fehler auftreten.

• Die EOR nicht über Ereignisse im Zusammenhang mit der Unverfallbarkeit zu informieren. Der EOR kann TDS nur von den ihm bekannten Sachbezügen einbehalten. Eine stillschweigende Unverfallbarkeit führt zu versäumten TDS-Abzügen, was sich bei der Jahresabschlussabstimmung anhand des Formulars 16 oder – schlimmer noch – bei einem Steuerbescheid Jahre später als Problem bemerkbar macht.
• Die Auszahlung der RSU als Barzahlung über die Gehaltsabrechnung zu behandeln. Einige Unternehmen versuchen, den Eigenkapitalwert als Bonus über die Gehaltsabrechnung des EOR abzuwickeln, was zu Unklarheiten führt. RSUs werden in Aktien und nicht in bar ausgezahlt. Die Aufgabe des EOR besteht darin, die Vergünstigung für steuerliche Zwecke zu erfassen, nicht darin, Bargeld auszuzahlen.
• Der Anhang zum Aktienplan, der sich auf Indien bezieht, wird übersprungen. Ohne einen länderspezifischen Anhang können die standardmäßigen US-Förderbedingungen im Widerspruch zu den indischen Steuerbestimmungen, den FEMA-Meldepflichten und den Kündigungsbestimmungen stehen. Die Behebung dieses Problems ist in der Regel schnell möglich, sofern sie vor der ersten Förderung erfolgt, eine nachträgliche Anpassung ist jedoch kostspielig.
• Das Versäumnis, den Anhang FA in der Steuererklärung des Arbeitnehmers anzugeben. Die Offenlegung ausländischer Vermögenswerte ist zwar eine persönliche Verpflichtung, stellt in Indien jedoch einen wichtigen Compliance-Aspekt dar. Mitarbeiter, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, müssen gemäß dem „Black Money Act“ mit Strafen wegen unterlassener Offenlegung rechnen. Eine kurze Erinnerung seitens des EOR während der Steuerperiode beugt den meisten Problemen vor.
• Falsche Einstufung des Begünstigten im Rahmen des US-Aktienplans. Sollte Ihr Plan die Gewährung von Aktienoptionen ausschließlich an Mitarbeiter des Unternehmens oder seiner Tochtergesellschaften zulassen und der EOR weder zu den einen noch zu den anderen gehören, könnte Ihre Zuteilung technisch gesehen außerhalb des Plans liegen. Dies ist ein rechtliches Problem, das Ihr US-Rechtsberater vor der Einstellung des ersten Mitarbeiters in Indien aufdecken sollte.

Inwiefern unterstützt Wisemonk die Gewährung von Aktienoptionen für EOR-Mitarbeiter?

Wisemonk Verwalten Sie Ihren Aktienplan nicht selbst, und kein EOR sollte so tun, als könne er dies tun. Der Plan, die Kapitaltabelle, die Aktienausgabe und die Beziehung zum Makler liegen in der Verantwortung Ihrer US-Muttergesellschaft und Ihres auf Aktienrecht spezialisierten Rechtsberaters. Diese Trennung ist beabsichtigt und rechtlich einwandfrei.

Die Rolle von Wisemonk:

• Abstimmung mit Ihrem Aktienverwalter, um Benachrichtigungen über die Unverfallbarkeit zu erhalten und den Wert der Sachbezüge in der indischen Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen
• Berechnung und Abführung der TDS auf den Wert der Sachbezüge über unsere hauseigene Lohnabrechnungsinfrastruktur
• Ausstellung korrekter Gehaltsabrechnungen und des Formulars 16, in denen sowohl die Barvergütung als auch die aktienbezogenen Vergünstigungen ausgewiesen sind
• Unterrichtung des Mitarbeiters beim Onboarding über die steuerliche Behandlung in Indien, die Offenlegungspflicht für ausländische Vermögenswerte und die zu erwartenden Entwicklungen bei der Unverfallbarkeit
• Unterstützung von Mitarbeitern, die später in Ihre eigene indische Tochtergesellschaft wechseln, unter Wahrung der Kontinuität der Steuerunterlagen und einer reibungslosen Übergabe der Gehaltsabrechnung

Unsere flexible, globale Gehaltsabrechnungsinfrastruktur ist darauf ausgelegt, diese Art von grenzüberschreitender Komplexität durchgängig zu bewältigen – einschließlich der Devisentransparenz, die von entscheidender Bedeutung ist, wenn der Wert der Sachbezüge in US-Dollar ausgewiesen, aber in indischen Rupien besteuert wird. Das Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeiter in Indien dieselben Aktienvergütungen erhalten wie Ihre Mitarbeiter in Kalifornien, wobei die steuerlichen und Compliance-Aspekte unauffällig im Hintergrund abgewickelt werden.