Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien ohne eigene Rechtsform: Ein Leitfaden für US-Start-ups

Da Sie sich bereits für die Variante ohne eigene Rechtspersönlichkeit entschieden haben, überspringt dieser Leitfaden die Diskussion zur Einrichtung und befasst sich stattdessen mit dem Teil, der sich tatsächlich wiederholt: nämlich wie die monatliche Gehaltsabrechnung zwischen Ihrem „Employer of Record“ und Ihrem Team in Indien Zyklus für Zyklus abläuft.

Kann ein US-Start-up die Gehaltsabrechnung für Indien ohne eine eigene Niederlassung durchführen?

Ja. Ein US-amerikanisches Start-up kann die Gehaltsabrechnung in Indien ohne eine lokale Niederlassung durchführen, indem es einen Employer of Record, der zum alleinigen rechtlichen Arbeitgeber Ihres Teams in Indien wird. Der EOR ist für die Compliance zuständig und wickelt die Lohnabrechnung in Ihrem Namen ab. Es handelt sich hierbei um einen einzigen rechtlichen Arbeitgeber, nicht um eine gemeinsame Beschäftigung.

Diese Route ist in Indien gesetzlich anerkannt, und dies ist die übliche Vorgehensweise, mit der ausländische Unternehmen ihre in Indien ansässigen Mitarbeiter bezahlen, bevor diese bereit sind, eine eigene Gesellschaft zu gründen. Der EOR beschäftigt Ihre Mitarbeiter unter seiner eigenen Registrierung, während Sie die tägliche Leitung ihrer Arbeit behalten.

Da Sie bei diesem Modell niemals Verträge unterzeichnen, Rechnungen an Kunden ausstellen oder ein Bankkonto in Indien unterhalten, vermeiden Sie zudem die Gründung einer Betriebsstätte was dazu führen könnte, dass Ihr US-Unternehmen der indischen Körperschaftsteuer unterliegt. Dieser Leitfaden geht davon aus, dass Sie diese Entscheidung bereits getroffen haben, und konzentriert sich darauf, wie die Geschäftsbeziehung im monatlichen Ablauf gestaltet ist.

Wie funktioniert die monatliche Lohnabrechnung in Indien über einen EOR?

Jeden Monat überweisen Sie die Mittel für die Gehaltsabrechnung, und Ihr EOR kümmert sich um den Rest. Bei Wisemonk Wir berechnen für jeden Mitarbeiter die Brutto-Netto-Abrechnung, ziehen die gesetzlichen Beiträge und Steuern ab, führen diese an die zuständigen Behörden ab, reichen die Steuererklärungen ein und zahlen jedem Mitarbeiter den Betrag in INR aus – und das alles gemäß den in Indien geltenden Fristen.

Der Ablauf ist vorhersehbar. Sie übermitteln Daten und Mittel, der EOR wickelt den Vorgang ab, und die Bestätigungen werden an Sie zurückgesendet. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Aspekte fügen sich in ein umfassenderes Gesamtbild ein, das Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien die EOR in Ihrem Namen besitzt.

Das Einzige, was Ihnen bleibt, ist die Genehmigung. Sie entscheiden, wer bezahlt wird, wie viel und wann der Zyklus abgeschlossen wird; die Abwicklung der Einzahlungen und der Meldungen obliegt dem EOR.

Wie hoch ist der monatliche Betrag, den die EOR abwickelt, im Vergleich zu dem von Ihnen genehmigten Betrag?

Sie genehmigen die Eingaben; Ihr EOR wickelt alle nachfolgenden Schritte ab. Sie geben neue Mitarbeiter, Gehaltsänderungen, variable Vergütungen und den Gesamtbetrag der Finanzierung für den Abrechnungszyklus frei. Anschließend übernimmt der EOR die Berechnung, den Abzug, die Einzahlung, die Einreichung und die Auszahlung, und Sie müssen sich selbst nie mit einem Behördenportal befassen.

Die folgende Aufschlüsselung zeigt, wie ein Monat im Gleichgewichtszustand aussieht, sobald Ihr Team den Betrieb aufgenommen hat. Ihre Eingaben beginnen in der Regel bei den vereinbarten Gehaltsstruktur in Indien, wobei lediglich die Änderungen für diesen Monat darüber gelegt wurden:

Wie sieht der monatliche Kalender für die Lohnabrechnung und die Compliance in Indien aus?

In Indien gelten feste, gesetzlich festgelegte Fristen. Die Quellensteuer auf Gehälter (TDS) muss bis zum 7. des Folgemonats abgeführt werden, die Beiträge zur EPF bis zum 15. und die Beiträge zur ESI innerhalb von 15 Tagen nach Monatsende. Die Fristen für die Gewerbesteuer variieren je nach Bundesstaat. Ihr EOR behält den Überblick über alle diese Fristen, sodass Sie sich darum nicht kümmern müssen.

Die nachstehende Tabelle gibt die Kadenz wieder, mit der Sie in jedem Zyklus rechnen sollten; Stand: August 2026. Es handelt sich hierbei um eine Zusammenfassung und nicht um das vollständige Bild; die monatlichen Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserer Vollständiger Lohn- und Gehaltskalender für Indien.

Was wird bei jeder Gehaltsabrechnung in Indien abgezogen?

Bei einer typischen Gehaltsabrechnung in Indien fallen vier Posten an: der Vorsorgefonds (EPF), die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI), die Berufssteuer und die vom Gehalt einbehaltene Einkommensteuer (TDS). Die ersten beiden werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, die Berufssteuer ist eine geringe staatliche Abgabe, und die TDS ist die vom Gehalt einbehaltene Einkommensteuer.

Hier finden Sie jeweils die Einzeiler-Version, Stand August 2026:

• EPF (Vorsorgefonds): 12 % vom Arbeitnehmer und 12 % vom Arbeitgeber, bei einer Lohnobergrenze von 15.000 Rupien pro Monat (etwa 158 US-Dollar). Siehe unseren Glossareintrag zu Was ist der Vorsorgefonds (EPF)?.
• ESI (Staatliche Arbeitnehmerversicherung): 3,25 % vom Arbeitgeber und 0,75 % vom Arbeitnehmer, sofern das Entgelt bei höchstens 21.000 Rupien pro Monat (etwa 220 US-Dollar) liegt. Weiterlesen Was ist die staatliche Arbeitnehmerversicherung?.
• Berufssteuer: eine staatliche Abgabe, deren Höhe durch die Verfassung auf 2.500 Rupien pro Jahr (etwa 26 US-Dollar) begrenzt ist. Lesen Sie weiter Was ist die Gewerbesteuer?.
• Lohnsteuerabzug (TDS): Einkommensteuer, die gemäß § 392 des Einkommensteuergesetzes von 2025 einbehalten wurde, das am 1. April 2026 in Kraft trat. Lesen Sie weiter Was ist die Quellensteuer (TDS)?.

Dies ist bewusst nur die Überschrift. Informationen zur Aufteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, zu den Schwellenwerten und zu Grenzfällen finden Sie in unserem Leitfaden zum Vollständige Abzugsregelungen für US-Start-ups geht tief.

Was erhalten Sie in jedem Abrechnungszeitraum von Ihrem EOR?

In jedem Abrechnungszyklus erhalten Sie drei Dokumente: individuelle Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter, eine Bestätigung darüber, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Einzahlungen und Meldungen für den jeweiligen Monat erfolgt sind, sowie einen monatlichen Kosten- oder Compliance-Bericht. Zusammen bieten diese Ihnen einen lückenlosen Prüfpfad, ohne dass Sie sich bei einem indischen Portal anmelden müssen.

Konkret umfasst eine ordnungsgemäße monatliche Übergabe Folgendes:

• Lohnabrechnungen der Mitarbeiter: eine detaillierte Abrechnung für jede Person, aus der das Bruttogehalt, die Abzüge und das Nettogehalt in INR hervorgehen.
• Bestätigung der Einreichung: Nachweis, dass die Beiträge zur EPF, zur ESI, die Gewerbesteuer sowie die Lohnsteuerabzüge (TDS) eingezahlt und die Steuererklärungen fristgerecht eingereicht wurden.
• Kosten- oder Compliance-Bericht: Eine Übersicht pro Mitarbeiter sowie eine Gesamtübersicht darüber, wie hoch die Kosten pro Zyklus in USD und INR sind.

Dieser Bericht sorgt zudem für Vorhersehbarkeit bei der Budgetierung, da er sich auf dieselben Posten bezieht wie der Kosten einer EOR in Indien den Sie zu Beginn festgelegt haben.

Wie werden Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen und Austritte während des Zyklus gehandhabt?

Änderungen während des Abrechnungszyklus sind gängige Praxis. Wir führen das Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb von 24 bis 48 Stunden durch, setzen eine Gehaltserhöhung oder eine Änderung der variablen Vergütung im nächsten Abrechnungslauf um und wickeln ein Ausscheiden mit vollständiger und endgültiger Abrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag ab, wie es das Lohngesetz vorschreibt.

Das Hinzufügen einer Person ist die schnellste der drei Möglichkeiten. Sobald Sie das Angebot und die Vergütung genehmigt haben, kümmert sich der EOR um die Anmeldungen und den Papierkram; in unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter in Indien einstellen erläutert, was zum Onboarding gehört.

Austritte sind zeitlich am strengsten geregelt. Gemäß § 17 Abs. 2 des Lohngesetzes müssen die Ansprüche eines Arbeitnehmers innerhalb von zwei Arbeitstagen nach seinem letzten Arbeitstag beglichen werden; aus diesem Grund benötigt der Arbeitgeber die Genehmigung des Austritts und des endgültigen Betrags unverzüglich; siehe dazu unseren Leitfaden zu vollständige und endgültige Abwicklung in Indien.

Wer haftet, wenn bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein Fehler auftritt?

Der EOR ist bei den indischen Behörden als Employer of Record registriert und unterliegt daher den gesetzlichen Melde- und Abführungspflichten. Bei verspäteten Abführungen oder fehlerhaften Meldungen ist der EOR gegenüber der Aufsichtsbehörde rechenschaftspflichtig. Wie dies behoben wird, ist in Ihrem Vertrag mit dem EOR geregelt.

Dies ist der praktische Vorteil des Modells des einzigen rechtlichen Arbeitgebers. Da der EOR die Registrierungen für EPF, ESI und Steuern innehat, besteht das gesetzliche Verhältnis zwischen dem EOR und den Behörden, nicht zwischen Ihrem US-Unternehmen und einem indischen Portal.

Sie sind weiterhin zur Erfüllung Ihres Teils der Vereinbarung verpflichtet, nämlich die rechtzeitige Finanzierung des Durchlaufs und die Genehmigung der Eingaben; das Compliance-Risiko liegt jedoch beim EOR. Unser Leitfaden zu Wer haftet, wenn ein Lohnbuchhaltungsdienstleister einen Fehler begeht? zeigt, wo die Linien verlaufen.

Wie kann ein US-Start-up die Gehaltsabrechnung in Indien ohne eigene Niederlassung einrichten?

Die ersten Schritte sind schnell erledigt. Sie wählen Ihre Mitarbeiter in Indien und deren Vergütung aus, unterzeichnen den EOR-Vertrag und leisten die Einzahlung für den ersten Abrechnungszyklus. Der EOR registriert das Arbeitsverhältnis, führt das Onboarding der einzelnen Mitarbeiter durch und übernimmt die Gehaltsabrechnung ab dem ersten Monat. Sie müssen weder eine Gesellschaft gründen noch ein Bankkonto eröffnen oder eine Steueranmeldung vornehmen.

Falls Sie noch immer eher die Einrichtung selbst als die monatlichen Kosten abwägen, finden Sie in unserem Leitfaden zu Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein Start-up in Indien befasst sich mit der Erstkonfiguration.

Speziell hinsichtlich der Entitätsfrage vergleichen wir beide Wege in EOR im Vergleich zu juristischen Personen in Indien, sodass Sie erkennen können, ab wann eine Gründung sinnvoller ist als der Verbleib bei einem EOR.

Warum Wisemonk für die Lohnabrechnung in Indien ohne eigene Niederlassung?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, Fachkräfte in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne dass sie eine lokale Niederlassung gründen müssen.

Wir übernehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als 300 internationale Kunden und verwalten über 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien, wobei wir ein jährliches Lohnvolumen von über 20 Mio. US-Dollar abwickeln; auf G2 haben wir eine Bewertung von 4,8/5. Die Preise beginnen bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, und das Onboarding eines neuen Mitarbeiters dauert 24 bis 48 Stunden.

Unser monatlicher Service umfasst Folgendes:

• Einziger rechtlicher Arbeitgeber: Wir werden zum offiziellen Employer of Record für Ihr Team in Indien, sodass weder eine eigene juristische Person noch eine gemeinsame Arbeitgeberschaft besteht.
• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende: Wir berechnen, ziehen ab, überweisen und melden die Beiträge zur EPF, zur ESI, die Gewerbesteuer sowie die Lohnsteuerabzüge (TDS) in jedem Abrechnungszeitraum gemäß den in Indien gesetzlich festgelegten Terminen.
• Schnelles Onboarding: Wir nehmen einen neuen Mitarbeiter innerhalb von 24 bis 48 Stunden in die Gehaltsabrechnung auf.
• Zahlungen an Auftragnehmer über AOR: Wenn Sie Auftragnehmer anstelle von Mitarbeitern beschäftigen, sorgt unser „Agent of Record“-Service dafür, dass diese vorschriftsmäßig bezahlt werden.
• Transparente Berichterstattung: Bei jedem Durchlauf erhalten Sie Gehaltsabrechnungen, Einreichungsbestätigungen sowie einen monatlichen Kostenbericht in USD und INR.

Wir bieten EOR-Dienstleistungen in Indien an und expandieren derzeit rasch auf den Märkten in den USA und Großbritannien.