So gründen Sie eine juristische Person: Schritte, Kosten und Optionen

Die Gründung einer juristischen Person bedeutet, ein Unternehmen zu gründen, das rechtlich von Ihrer Person getrennt ist. Es kann Verträge abschließen, Mitarbeiter einstellen, Steuern zahlen und eigene Schulden tragen. Wenn dies richtig gehandhabt wird, ist Ihr Privatvermögen durch eine Schutzmauer abgeschirmt. Bei falscher Vorgehensweise weist diese Schutzmauer Lücken auf.

Dieser Leitfaden behandelt den gesamten Entscheidungsprozess und nicht nur die Formalitäten: die wichtigsten Unternehmensformen und deren jeweilige Anwendungsfälle, die genauen Gründungsschritte, die tatsächlichen Kosten und den Zeitaufwand sowie die Frage, wann ein „Employer of Record“ die Gründung eines eigenen Unternehmens übertrifft.

Das Buch richtet sich an Gründer, Geschäftsführer sowie Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen und Personalwesen, die darüber entscheiden, wie sie ein Unternehmen aufbauen sollen – sei es im Heimatmarkt oder in einem neuen Markt.

Was ist eine juristische Person, und warum ist dies von Bedeutung?

Eine juristische Person ist ein Unternehmen, das vom Gesetz als von seinen Eigentümern getrennt anerkannt wird. Genau in dieser rechtlichen Unterscheidung liegt der springende Punkt. Die juristische Person kann in eigenem Namen – und nicht in Ihrem Namen – Verträge abschließen, Vermögenswerte besitzen, Mitarbeiter einstellen, Steuern zahlen und Verbindlichkeiten eingehen.

Bevor Sie eine solche Gesellschaft gründen, gelten Sie und Ihr Unternehmen in den Augen des Gesetzes als ein und dasselbe. Ein Einzelunternehmer haftet persönlich für alle geschäftlichen Verbindlichkeiten. Wird das Unternehmen verklagt oder ist es zahlungsunfähig, sind Ihr Privatvermögen, wie beispielsweise Ihr Eigenheim und Ihre Ersparnisse, gefährdet.

Sobald Sie eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft gründen, ändert sich dies. Das Unternehmen wird zu einer eigenständigen Rechtspersönlichkeit, die ihre eigenen Verbindlichkeiten trägt. Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen werden voneinander getrennt, und Gläubiger können in der Regel nicht auf Ihr Privatvermögen zurückgreifen, um geschäftliche Schulden zu begleichen. Dieser Schutz wird als beschränkte Haftung bezeichnet und ist der Hauptgrund, warum die meisten Unternehmen eine formelle Rechtsform annehmen.

Welche Struktur diesen Schutz gewährleistet und zu welchen Kosten, ist die nächste Entscheidung.

Welche Hauptarten von Rechtsträgern gibt es?

Vier Unternehmensformen decken nahezu jedes Geschäftsfeld ab. Die richtige Wahl berücksichtigt, in welchem Umfang Sie Haftungsschutz benötigen, wie Sie steuerlich behandelt werden möchten und ob Sie planen, Kapital zu beschaffen. Hier erfahren Sie, wann die jeweilige Form geeignet ist.

Einzelunternehmen und Personengesellschaft

Die einfachsten Strukturen – und zugleich die risikoreichsten. Bei einem Einzelunternehmen gibt es nur einen Eigentümer ohne rechtliche Trennung: Die Geschäftseinkünfte fließen in Ihre persönliche Steuererklärung ein, und Sie haften persönlich für alle Verbindlichkeiten. Bei einer Personengesellschaft wird diese Haftung gemäß den Gesellschaftervereinbarungen auf zwei oder mehr Gesellschafter aufgeteilt; es kann sich dabei um eine offene oder eine Kommanditgesellschaft handeln. Keine der beiden Formen bietet Ihnen einen echten Haftungsschutz.

LLC

Die gängige Standardform. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) verbindet den Haftungsschutz einer Kapitalgesellschaft mit der Flexibilität einer Personengesellschaft. Die Gesellschafter profitieren von einem Schutz ihres Privatvermögens vor Unternehmensschulden, einer flexiblen Führungsstruktur sowie einer Durchlaufbesteuerung, die eine Doppelbesteuerung verhindert. Ein-Personen-LLCs werden wie Einzelunternehmen besteuert, LLCs mit mehreren Gesellschaftern wie Personengesellschaften. Die Gründung und der Unterhalt sind kostspieliger als bei einem Einzelunternehmen.

C-Kapitalgesellschaft

Geeignet für die Kapitalbeschaffung. Eine C-Corporation ist eine vollständig eigenständige juristische Person, die eigene Steuererklärungen einreicht und einen umfassenden Haftungsschutz bietet. Sie kann Aktien an Investoren ausgeben, weshalb sich die meisten durch Risikokapital finanzierten Start-ups für diese Rechtsform entscheiden. Der Nachteil ist die Doppelbesteuerung: Das Unternehmen zahlt Steuern auf Gewinne, und anschließend zahlen die Aktionäre erneut Steuern auf Dividenden.

S-Corporation

Es handelt sich nicht um eine eigenständige Rechtsform, sondern um einen steuerlichen Status. Durch die Wahl der S-Corp-Status (IRS-Formular 2553) können eine berechtigte LLC oder Kapitalgesellschaft Gewinne direkt in die persönlichen Steuererklärungen der Eigentümer einbeziehen und so eine Doppelbesteuerung vermeiden. Die Voraussetzungen sind begrenzt: ausschließlich US-amerikanische Eigentümer, eine begrenzte Anzahl von Anteilseignern und eine einzige Aktienklasse.

Für die meisten kleinen Unternehmen stellt die LLC einen praktischen Mittelweg dar: echter Schutz ohne die Formalitäten einer Kapitalgesellschaft. Doch der Ort, an dem Sie die Anmeldung einreichen, ist fast ebenso wichtig wie der Inhalt der Anmeldung.

Wie gründet man Schritt für Schritt eine juristische Person?

Sobald Sie sich für eine Rechtsform entschieden haben, erfolgt die Gründung des Unternehmens durch eine Reihe von Anträgen. Der Großteil davon ist administrativer Natur, doch die Reihenfolge ist entscheidend, da einige Schritte die nächsten erst ermöglichen.

1. Wählen Sie Ihre Einrichtung und Ihr Bundesland aus: Legen Sie die Rechtsform fest und entscheiden Sie, in welchem Bundesstaat Sie Ihr Unternehmen gründen möchten. Für die meisten Unternehmen ist dies Ihr Heimatbundesstaat.
2. Überprüfen und reservieren Sie Ihren Firmennamen: Vergewissern Sie sich, dass der Name beim Secretary of State verfügbar ist, und führen Sie anschließend eine Recherche beim USPTO durch, um Markenrechtskonflikte zu vermeiden. In vielen Bundesstaaten können Sie den Namen gegen eine geringe Gebühr reservieren, während Sie Ihre Vorbereitungen treffen.
3. Bestellen Sie einen registrierten Bevollmächtigten: Jede LLC und jede Kapitalgesellschaft benötigt einen solchen Vertreter, um rechtliche Dokumente an einer Adresse in den USA entgegenzunehmen. Sie können diese Funktion selbst übernehmen oder einen Dienstleister für die Vertretung in Anspruch nehmen.
4. Reichen Sie Ihre Gründungsunterlagen ein: Reichen Sie die Gründungsurkunde für eine LLC oder die Satzung für eine Aktiengesellschaft mit Ihren Unternehmensdaten ein. Durch diese Einreichung wird die Gesellschaft rechtlich gegründet, und der Staat stellt Ihnen eine Gründungsurkunde aus.
5. Erstellen Sie einen Gesellschaftsvertrag oder eine Satzung: Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) verwenden einen Gesellschaftsvertrag, Aktiengesellschaften eine Satzung. Diese sind nicht immer vorgeschrieben, regeln jedoch die Eigentumsverhältnisse und die Geschäftsführung.
6. Beantragen Sie eine EIN: Beantragen Sie beim IRS eine kostenlose Arbeitgeberidentifikationsnummer. Sie benötigen diese, um Steuern zu zahlen, Mitarbeiter einzustellen und ein Bankkonto zu eröffnen; Online-Anträge werden in der Regel noch am selben Tag genehmigt.
7. Eröffnung eines Geschäftskontos: Trennen Sie Ihre geschäftlichen Finanzen von Ihren privaten Finanzen und wickeln Sie alle geschäftlichen Transaktionen über Ihr Unternehmen ab. Eine Vermischung beider Bereiche schwächt Ihren Haftungsschutz.
8. Lizenzen und Genehmigungen einholen: Beantragen Sie die erforderlichen Lizenzen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, um Ihren Betrieb rechtmäßig ausüben zu können.

Wenn Sie einen Schritt überspringen oder überstürzen – insbesondere den zur Einrichtung des Bankkontos –, riskieren Sie, genau den Haftungsschutz zu untergraben, für den Sie die Gesellschaft gegründet haben. Wo Sie in Schritt eins den Antrag stellen, ist von größerer Bedeutung, als die meisten Menschen erwarten – und genau das ist die nächste Frage, die es zu klären gilt.

In welchem Bundesstaat sollten Sie Ihre Gesellschaft gründen?

Für die meisten Unternehmen gilt: Gründen Sie Ihre Gesellschaft in dem Bundesstaat, in dem Sie tatsächlich tätig sind. Die Ihnen bekannte „Standardlösung“ in Delaware gilt für einen engeren Kreis als allgemein angenommen wird.

• Ihr Heimatbundesstaat: Am einfachsten und kostengünstigsten ist es, wenn Sie an einem einzigen Standort tätig sind. Eine Anmeldung, ein registrierter Vertreter, ein Satz lokaler Vorschriften und lokale Steuern.
• Delaware: Wird von durch Risikokapital finanzierten Start-ups aufgrund seiner etablierten gesellschaftsrechtlichen Expertise und der Vertrautheit der Investoren geschätzt. Für ein lokales Unternehmen in der Regel überdimensioniert.
• Wyoming oder Nevada: Es wird mit niedrigen Gebühren und dem Wegfall der staatlichen Einkommensteuer beworben, doch die Einsparungen bleiben selten bestehen, sobald Sie die Kosten für eine Geschäftstätigkeit an einem anderen Standort berücksichtigen.

Hier liegt jedoch der Haken. Die Gründung in einem anderen Bundesstaat befreit Sie nicht von den Verpflichtungen gegenüber Ihrem Heimatstaat. Wenn Sie Ihr Unternehmen in Delaware gründen, es aber von Kalifornien aus betreiben, müssen Sie sich dennoch in Kalifornien im Rahmen der „Foreign Qualification“ registrieren lassen und in beiden Bundesstaaten Gebühren für die Anmeldung sowie für den Jahresbericht entrichten. Letztendlich müssen Sie sich um zwei Rechtsordnungen statt nur um eine kümmern.

Die USA bestehen aus 51 einzelnen Rechtsgebieten, und wenn Sie in einem Bundesstaat geschäftlich tätig sind, müssen Sie sich dort registrieren lassen, unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen gegründet wurde. Wählen Sie den Bundesstaat, in dem Sie tatsächlich geschäftlich tätig sind, es sei denn, Sie haben einen konkreten Grund, dies nicht zu tun.

Egal, wofür Sie sich entscheiden – die größte Überraschung ist in der Regel die Rechnung, sowohl zu Beginn als auch in jedem folgenden Jahr.

Wie viel kostet die Gründung und Führung eines Unternehmens?

Die Gründung eines Unternehmens in den USA ist kostengünstiger, als die meisten Menschen befürchten. Die tatsächlichen Kosten entstehen nicht bei der Gründung, sondern durch die wiederkehrenden Gebühren, die Sie danach jedes Jahr entrichten müssen.

Da wir bereits eine jährliche Lohnsumme von mehr als 20 Millionen US-Dollar für über 2.000 Mitarbeiter und mehr als 300 Unternehmen verwaltet haben, lässt sich ein einheitliches Muster erkennen: Die Anmeldegebühr ist der kostengünstige Teil, während die wiederkehrenden Kosten oft unterschätzt werden.

Wenn Sie dies selbst erledigen, geben die meisten Gründer im ersten Jahr zwischen 200 und 1.000 US-Dollar aus, je nach Bundesstaat und Art der Anmeldung. Die Beauftragung eines Anwalts kostet zwischen 1.000 und 1.500 US-Dollar. Nach dem ersten Jahr zahlen Sie nur noch die wiederkehrenden Kosten sowie etwaige von Ihrem Bundesstaat erhobene Franchisesteuer. Rechnen Sie zusätzlich 500 bis 2.000 Dollar pro Jahr für die Buchhaltung oder einen Wirtschaftsprüfer ein, sobald erste geschäftliche Transaktionen anfallen.

Im Ausland sieht die Rechnung ganz anders aus. Nach unseren Erfahrungen belaufen sich die Kosten für die Gründung einer ausländischen Tochtergesellschaft in den meisten Märkten auf durchschnittlich 15.000 bis 20.000 US-Dollar, wobei die jährlichen Unterhaltskosten bei größeren Betrieben in den sechsstelligen Bereich steigen können. In Märkten mit höheren Kosten kann allein die Gründung bereits 60.000 bis 120.000 US-Dollar betragen. Schlimmer noch: Eine Gesellschaft, die vor der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters untätig bleibt, kann 10.000 bis 30.000 US-Dollar an ungenutzten Gemeinkosten verschlingen.

Genau diese Lücke ist der Grund, warum die Frage zu „Entity“ versus „EOR“ existiert.

Die Kosten machen nur die Hälfte der Hemmnisse aus. Die andere Hälfte ist die Zeit.

Wie lange dauert die Gründung einer juristischen Person?

In den USA können Sie ein Unternehmen innerhalb weniger Tage bis zu einigen Wochen gründen. Die Formalitäten sind schnell erledigt. Der Engpass liegt bei der Bank.

• Einreichung der Gründungsunterlagen: Einige Tage bis zu zwei Wochen, je nach Bundesland und je nachdem, ob Sie für eine beschleunigte Bearbeitung bezahlen.
• EIN: Über die IRS dauert es zwischen demselben Tag und einigen Tagen; bei Online-Beantragung erfolgt die Bearbeitung in der Regel sofort.
• Geschäftskonto: Die eigentliche Wartezeit. Oftmals eine bis mehrere Wochen, bei Nichtansässigen aufgrund von Identitäts- und Compliance-Prüfungen sogar noch länger.

Im Inland sollten Sie also mit einem Zeitraum von einigen Wochen von Anfang bis Ende rechnen, wobei die Fristen hauptsächlich durch die Banken und nicht durch den Staat vorgegeben werden.

Im Ausland sieht der Zeitrahmen ganz anders aus. Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung von Unternehmen bei ihrer Expansion dauert die Gründung einer ausländischen Gesellschaft in der Regel drei bis sechs Monate, wenn man die lokale Registrierung, die Einrichtung von Bankkonten, die steuerliche Einordnung und die Gehaltsabrechnung mit einbezieht; in Märkten mit stark bürokratischen Abläufen kann sich dieser Zeitraum jedoch noch verlängern.

Wenn Sie im nächsten Monat Personal benötigen, reicht die Gründung einer Gesellschaft allein nicht aus, um dieses Ziel im Ausland zu erreichen. Und eine Gründung in den USA von außerhalb des Landes verschiebt die Hürden erneut.

Wie gründet man ein Unternehmen als nicht ansässiges oder ausländisches Unternehmen?

Sie müssen weder US-Staatsbürger sein noch über ein Visum verfügen, um eine US-Gesellschaft zu besitzen. Ausländische Gründer und Unternehmen aus dem Ausland gründen regelmäßig US-LLCs und Aktiengesellschaften. Die Schritte entsprechen dem Verfahren für inländische Gesellschaften, allerdings gibt es einige zusätzliche Hürden.

• Wählen Sie eine Struktur aus: Die meisten Gebietsfremden entscheiden sich für eine LLC oder eine C-Corporation. Ein ausländisches Unternehmen kann eine eigene Tochtergesellschaft gründen oder die Muttergesellschaft als Zweigniederlassung registrieren lassen.
• Bestellen Sie einen registrierten Bevollmächtigten: Dies ist erforderlich, da Sie eine Adresse in den USA benötigen, um rechtliche Dokumente entgegenzunehmen. Ein „Registered Agent“-Dienst übernimmt dies für Sie.
• Beantragen Sie eine EIN: Das Antragsverfahren ist identisch. Ohne Sozialversicherungsnummer dauert die Beantragung der EIN länger, da Sie den Antrag per Fax oder Post statt online stellen müssen.
• Ein Bankkonto eröffnen: Der schwierigste Schritt. Die Compliance-Prüfungen sind für Nichtansässige strenger, und einige Banken verlangen nach wie vor einen persönlichen Besuch.

Beispielsweise kann ein Gründer in London, der eine Delaware-C-Corporation gründet, innerhalb weniger Wochen einen Antrag auf eine EIN stellen und diese erhalten und anschließend einen Monat oder länger damit verbringen, ein US-Bankkonto einzurichten.

Für all dies ist kein Wohnsitz in den USA erforderlich, doch die banktechnischen Hürden sind durchaus real. Für Unternehmen, deren Ziel es ist, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, anstatt ein Geschäft in den USA zu betreiben, gibt es einen schnelleren Weg, den es in Betracht zu ziehen lohnt.

Wann sollten Sie ein EOR nutzen, anstatt eine eigene Gesellschaft zu gründen?

Ein EOR-Anbieter stellt Ihre Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Namen ein, sodass Sie die Gründung einer Gesellschaft vollständig umgehen und innerhalb von Tagen statt Monaten loslegen können.

Bei über 300 internationalen Unternehmen und einem jährlichen Lohn- und Gehaltsvolumen von über 20 Millionen US-Dollar haben wir diese Entscheidung bereits hunderte Male beobachtet. Es kommt fast immer auf zwei Faktoren an: Wie viele Mitarbeiter sind betroffen, und wie lange dauert der Prozess?

Wir gehen von folgender Regel aus: Bei weniger als etwa vier bis acht Mitarbeitern in einem Land ist ein EOR-Modell kostengünstiger und schneller. Ab dieser Zahl ist Ihre eigene Gesellschaft auf lange Sicht kostengünstiger.

Für die meisten Unternehmen lautet die Antwort also nicht „entweder-oder“. Beginnen Sie mit einem EOR, um sofort Mitarbeiter einzustellen und den Markt zu testen, und gründen Sie dann eine eigene Gesellschaft, sobald die Mitarbeiterzahl und der Zeithorizont dies rechtfertigen. Gute EOR-Anbieter Wir unterstützen Sie bei genau diesem Übergang und leiten die Übernahme Ihres Teams in Ihre neue Einheit ein, sobald Sie dazu bereit sind.

Ein Unternehmen erwirbt Kontrolle und langfristige Effizienz. Ein EOR-Anbieter bietet Schnelligkeit und die Gewissheit der Compliance, ohne dass Kapital aufs Spiel gesetzt wird. Passen Sie das Instrument an Ihre jeweilige Unternehmensphase an, nicht an eine Standardlösung.

Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, enden die Verpflichtungen nicht bereits mit der Einrichtung.

Welche laufenden Compliance-Maßnahmen sind nach der Einrichtung erforderlich?

Die Gründung der Gesellschaft ist der Anfang, nicht das Ende. Um den ordnungsgemäßen Status der Gesellschaft aufrechtzuerhalten, müssen Sie jedes Jahr bestimmte Verpflichtungen erfüllen; deren Nichtbeachtung kann Strafen oder die behördliche Auflösung nach sich ziehen.

• Jahresberichte: In den meisten Bundesländern ist zur Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens die Einreichung eines jährlichen oder zweijährlichen Berichts gegen eine Einreichungsgebühr erforderlich.
• Landesabgaben und Konzessionsgebühren: Franchise- oder Unternehmenssteuer in den Bundesstaaten, in denen diese erhoben wird, zusätzlich zur Einkommensteuer.
• Kosten für den registrierten Vertreter: Halten Sie einen aktuellen registrierten Vertreter in Ihren Unterlagen fest oder verlängern Sie den Dienst jedes Jahr.
• Compliance in den Bereichen Lohnabrechnung und Arbeitsrecht: Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, gelten auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene Lohnsteuern, Quellensteuer und arbeitsrechtliche Vorschriften.
• Aufbewahrung von Unterlagen: Aktiengesellschaften müssen Versammlungen abhalten und Protokolle führen. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) unterliegen weniger strengen Auflagen, müssen jedoch dennoch ordnungsgemäße Buchführung und eine getrennte Finanzverwaltung gewährleisten.
• Lizenzen und Genehmigungen: Verlängern Sie alle Gewerbescheine, die Ihre Stadt, Ihr Landkreis oder Ihre Branche vorschreibt.

Wenn Sie diese Punkte im Auge behalten, bleibt Ihr Unternehmen in gutem Ansehen. Geraten Sie in Verzug, riskieren Sie Geldstrafen, den Verlust des Haftungsschutzes oder die Auflösung.

Diese Belastung, multipliziert mit der Anzahl aller Länder, in denen Sie tätig sind, ist genau der Punkt, an dem die Entscheidung zwischen einer eigenen Gesellschaft und einem EOR-Modell wirklich entscheidend wird.

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