Cómo constituir una entidad jurídica: pasos, costes y opciones

Constituir una entidad jurídica significa crear una empresa a la que la ley considera independiente de usted. Esta puede firmar contratos, contratar personal, pagar impuestos y asumir sus propias deudas. Si se hace correctamente, sus activos personales quedan protegidos tras un muro. Si se hace mal, ese muro tiene brechas.

Esta guía abarca todos los aspectos de la decisión, no solo los trámites administrativos: los principales tipos de entidades y cuándo es adecuado cada uno, los pasos exactos para su constitución, cuánto cuesta realmente y cuánto tiempo lleva, y cuándo resulta más conveniente recurrir a un Employer of Record que constituir su propia entidad.

Está dirigido a fundadores, directivos y responsables de finanzas y recursos humanos que deben decidir cómo poner en marcha una empresa, ya sea en su país o en un nuevo mercado.

¿Qué es una persona jurídica y por qué es importante?

Una persona jurídica es una empresa que la ley reconoce como una entidad independiente de sus propietarios. Esa distinción jurídica es precisamente la clave. La persona jurídica puede firmar contratos, poseer activos, contratar a empleados, pagar impuestos y contraer deudas en su propio nombre, no en el suyo.

Antes de constituir una, usted y su empresa son lo mismo a ojos de la ley. El titular de una empresa unipersonal es responsable personalmente de todas las deudas de la empresa. Si la empresa es demandada o no puede pagar, sus bienes personales, como su vivienda y sus ahorros, quedan expuestos.

En el momento en que constituya su empresa como sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o sociedad anónima, la situación cambia. La empresa pasa a ser una entidad independiente que asume sus propias responsabilidades. Sus finanzas personales y las de la empresa quedan separadas, y los acreedores, por lo general, no pueden embargar sus bienes personales para saldar las deudas de la empresa. Esa protección se denomina «responsabilidad limitada», y es la razón principal por la que la mayoría de las empresas constituyen una entidad jurídica.

La siguiente decisión consiste en determinar qué estructura ofrece esa protección y a qué coste.

¿Cuáles son los principales tipos de personas jurídicas?

Existen cuatro estructuras que abarcan prácticamente cualquier tipo de negocio. La más adecuada es aquella que concilia el nivel de protección frente a la responsabilidad civil que necesita, el régimen fiscal que desea y si tiene previsto recaudar fondos. A continuación se indica en qué casos resulta adecuada cada una de ellas.

Empresa unipersonal y sociedad colectiva

Son las estructuras más sencillas, pero también las más arriesgadas. Una empresa unipersonal consiste en un único propietario sin separación jurídica: los ingresos de la empresa se incluyen en su declaración de la renta personal y usted es responsable personalmente de todas las deudas. Una sociedad divide esa responsabilidad entre dos o más socios, en virtud de los acuerdos de sociedad, y puede ser general o limitada. Ninguna de las dos le ofrece una protección real frente a la responsabilidad civil.

S.L.

La opción más habitual. Una sociedad de responsabilidad limitada combina la protección frente a la responsabilidad de una sociedad anónima con la flexibilidad de una sociedad colectiva. Los socios disfrutan de protección de su patrimonio personal frente a las deudas de la empresa, una estructura de gestión flexible y un régimen fiscal de traspaso que evita la doble imposición. Las sociedades de responsabilidad limitada con un único socio se gravan como las empresas unipersonales, y las que cuentan con varios socios, como las sociedades colectivas. Su constitución y mantenimiento suponen un coste mayor que el de una empresa unipersonal.

Sociedad anónima de tipo C

Creada para la obtención de capital. Una sociedad de tipo «C» es una entidad totalmente independiente que presenta sus propias declaraciones de impuestos y ofrece una sólida protección frente a la responsabilidad civil. Puede emitir acciones para los inversores, razón por la cual la mayoría de las empresas emergentes financiadas por capital riesgo optan por esta forma jurídica. La contrapartida es la doble imposición: la empresa paga impuestos sobre los beneficios y, posteriormente, los accionistas vuelven a pagar impuestos sobre los dividendos.

Sociedad de tipo S

No se trata de un tipo de entidad independiente, sino de una condición fiscal. La opción de constituir una sociedad de tipo «S» (formulario 2553 del IRS) permite que una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad anónima que cumpla los requisitos transfiera los beneficios a las declaraciones de la renta personales de los propietarios, evitando así la doble imposición. Los requisitos de elegibilidad están limitados: solo propietarios estadounidenses, un número limitado de accionistas y una única clase de acciones.

Para la mayoría de las pequeñas empresas, la sociedad de responsabilidad limitada (LLC) es la solución intermedia más práctica: ofrece una protección real sin las formalidades propias de una sociedad anónima. Sin embargo, el lugar donde se presente la solicitud es casi tan importante como el tipo de solicitud que se presente.

¿Cómo se constituye una persona jurídica, paso a paso?

Una vez elegida la estructura, la constitución de la entidad consiste en una serie de trámites. La mayor parte son de carácter administrativo, pero el orden es importante, ya que algunos pasos son previos a los siguientes.

1. Seleccione su tipo de estructura y su comunidad autónoma: Decida el tipo de entidad y en qué estado desea constituirla. Para la mayoría de las empresas, ese es su estado de residencia.
2. Compruebe y reserve el nombre de su empresa: Compruebe que el nombre esté disponible en la Secretaría de Estado y, a continuación, realice una búsqueda en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) para evitar conflictos con otras marcas registradas. En muchos estados se le permite reservar el nombre, previo pago de una pequeña tasa, mientras realiza los trámites.
3. Designar a un agente registrado: Todas las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas necesitan uno para recibir documentos legales en una dirección de EE. UU. Puede actuar como su propio agente o recurrir a un servicio de agente registrado.
4. Presente los documentos de constitución: Presente los estatutos sociales de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o los estatutos constitutivos de una sociedad anónima, incluyendo los datos de su empresa. Esta presentación da lugar a la constitución legal de la entidad, y el Estado le expedirá un certificado de constitución.
5. Redactar un acuerdo de funcionamiento o unos estatutos: Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) se rigen por un acuerdo operativo, mientras que las sociedades anónimas lo hacen por unos estatutos. Aunque no siempre son obligatorios, definen la estructura de propiedad y el funcionamiento de la empresa.
6. Obtenga un EIN: Solicite un número de identificación fiscal para empresas de forma gratuita al IRS. Lo necesitará para pagar impuestos, contratar a empleados y abrir una cuenta bancaria; además, las solicitudes en línea suelen aprobarse el mismo día.
7. Abrir una cuenta bancaria empresarial: Mantenga las finanzas de su empresa separadas de las personales y realice todas las transacciones empresariales a través de ella. Mezclar ambas cosas debilita su protección frente a responsabilidades.
8. Obtenga las licencias y los permisos necesarios: Obtenga las licencias federales, regionales y locales que necesita para ejercer su actividad de forma legal.

Si se salta o se precipita en cualquier paso, especialmente en lo relativo a la cuenta bancaria, corre el riesgo de socavar precisamente la protección frente a responsabilidades por la que constituyó la entidad. El lugar en el que presente la solicitud en el primer paso tiene más importancia de lo que la mayoría de la gente espera, y esa es la siguiente cuestión que debe resolver.

¿En qué estado debería constituir su sociedad?

Para la mayoría de las empresas, es recomendable constituir la sociedad en el estado en el que realmente desarrollan su actividad. La opción predeterminada de Delaware de la que ha oído hablar se aplica a un grupo más reducido de lo que la gente suele suponer.

• Su estado de residencia: Es más sencillo y económico si opera en un solo lugar. Una sola presentación, un único agente registrado, un único conjunto de normativas locales y un único sistema de impuestos locales.
• Delaware: Es la opción preferida por las empresas emergentes financiadas con capital riesgo debido a su consolidada legislación mercantil y al conocimiento que tienen de ella los inversores. Por lo general, resulta excesivo para una empresa local.
• Wyoming o Nevada: Se promociona por sus bajas comisiones y la ausencia de impuesto sobre la renta estatal, pero el ahorro rara vez se mantiene una vez que se tienen en cuenta los costes de operar en otro lugar.

Aquí está el problema. Constituir una sociedad fuera de su estado de residencia no le exime de cumplir con las obligaciones de dicho estado. Si constituye una sociedad en Delaware pero gestiona el negocio desde California, deberá registrarse igualmente en California mediante el procedimiento de «foreign qualification», abonando las tasas de presentación y de informe anual en ambos estados. De este modo, acabará gestionando dos jurisdicciones en lugar de una.

Estados Unidos está compuesto por 51 jurisdicciones independientes, y el hecho de desarrollar su actividad en un estado implica que debe registrarse en él, independientemente del lugar en el que se haya constituido su empresa. Elija el estado en el que realmente desarrolla su actividad, a menos que tenga una razón concreta para no hacerlo.

Elija lo que elija, la mayor sorpresa suele ser la factura, tanto al principio como cada año a partir de entonces.

¿Cuánto cuesta constituir y mantener una sociedad?

Constituir una sociedad en EE. UU. resulta más económico de lo que la mayoría de la gente teme. El coste real no radica en la constitución, sino en los gastos recurrentes que se abonan cada año a partir de entonces.

Tras haber gestionado una nómina anual de más de 20 millones de dólares, que abarca a más de 2.000 empleados y más de 300 empresas, la tendencia que observamos es constante: la tasa de tramitación es la parte más económica, mientras que los gastos recurrentes son lo que la gente suele subestimar.

Si lo hace usted mismo, la mayoría de los fundadores gastan entre 200 y 1.000 dólares durante el primer año, dependiendo del estado y del método de presentación. Contratar a un abogado cuesta entre 1.000 y 1.500 dólares. Tras el primer año, solo deberá abonar los gastos recurrentes, además de cualquier impuesto de franquicia que aplique su estado. Añada entre 500 y 2.000 dólares al año para la contabilidad o los servicios de un contable público certificado (CPA) una vez que empiecen a producirse transacciones comerciales reales.

Esas cifras cambian por completo en el extranjero. Por lo que hemos observado, la constitución de una filial en el extranjero supone, de media, entre 15 000 y 20 000 dólares en la mayoría de los mercados, y los gastos de mantenimiento anuales pueden alcanzar cifras de seis dígitos en el caso de operaciones de mayor envergadura. En mercados con costes más elevados, solo la constitución puede suponer entre 60 000 y 120 000 dólares. Peor aún, una entidad que permanezca inactiva antes de su primera contratación puede suponer entre 10 000 y 30 000 dólares en gastos generales inactivos.

Esa diferencia es precisamente la razón por la que el Pregunta sobre «entidad frente a EOR» existe.

El coste solo representa la mitad del obstáculo. La otra mitad es el tiempo.

¿Cuánto tiempo se tarda en constituir una entidad jurídica?

En EE. UU., se puede constituir una sociedad en un plazo que va desde unos días hasta unas pocas semanas. Los trámites son rápidos. El cuello de botella lo supone el banco.

• Presentación de la constitución: Entre unos días y dos semanas, dependiendo del estado y de si opta por el trámite urgente.
• NIF: Entre el mismo día y unos días a través del IRS; normalmente es inmediato si presenta la solicitud por Internet.
• Cuenta bancaria empresarial: La espera real. Suele durar entre una y varias semanas, y puede prolongarse aún más en el caso de los no residentes, debido a los controles de identidad y de Compliance.

Por lo tanto, a nivel nacional, prevea un plazo de unas semanas de principio a fin, condicionado principalmente por los bancos, y no por el Estado.

En el extranjero, los plazos son completamente distintos. Por nuestra experiencia ayudando a las empresas a expandirse, la constitución de una entidad en el extranjero suele llevar entre tres y seis meses, una vez que se tienen en cuenta el registro local, la apertura de cuentas bancarias, la gestión fiscal y la gestión de nóminas, y este plazo puede alargarse aún más en mercados con una burocracia muy pesada.

Si necesita a alguien que trabaje el mes que viene, la constitución de una sociedad no le servirá de nada en el extranjero. Y constituirla en EE. UU. desde fuera del país vuelve a plantear nuevos obstáculos.

¿Cómo se constituye una sociedad como empresa no residente o extranjera?

No es necesario ser ciudadano estadounidense ni disponer de un visado para ser propietario de una entidad estadounidense. Los fundadores extranjeros y las empresas con sede en el extranjero constituyen sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas estadounidenses de forma habitual. Los pasos a seguir son similares a los del proceso nacional, aunque con algunos obstáculos adicionales.

• Elija una estructura: La mayoría de los no residentes optan por una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad anónima de tipo C. Una empresa extranjera puede constituir una filial de su propiedad o registrar la empresa matriz como sucursal.
• Designar a un agente registrado: Es obligatorio, ya que necesita una dirección en EE. UU. para recibir documentos legales. De ello se encarga un servicio de agente registrado.
• Solicite y obtenga un EIN: El procedimiento de solicitud es idéntico. La tramitación del EIN lleva más tiempo si no se dispone de un número de la Seguridad Social, ya que la solicitud debe presentarse por fax o por correo postal, en lugar de hacerlo en línea.
• Abrir una cuenta bancaria: El paso más complicado. Los controles de Compliance son más estrictos para los no residentes, y algunos bancos siguen exigiendo una visita presencial.

Por ejemplo, un fundador con sede en Londres que constituya una sociedad anónima de tipo «C» en Delaware puede presentar la solicitud y obtener un EIN en unas pocas semanas, y a continuación dedicar un mes o más a abrir una cuenta bancaria en Estados Unidos.

Ninguna de estas opciones exige la residencia en EE. UU., pero las dificultades bancarias son reales. Para las empresas cuyo objetivo es contratar personal en el extranjero, en lugar de desarrollar una actividad empresarial en EE. UU., existe una vía más rápida que merece la pena considerar.

¿En qué casos conviene recurrir a un EOR en lugar de constituir una sociedad?

Una EOR contrata legalmente a sus trabajadores en su nombre, por lo que se evita por completo el proceso de constitución de una sociedad y puede empezar a operar en cuestión de días, en lugar de meses.

A lo largo de nuestra experiencia con más de 300 empresas de todo el mundo y una gestión de nóminas anual superior a los 20 millones de dólares, hemos observado cómo se desarrolla esta decisión en cientos de ocasiones. Casi siempre todo se reduce a dos variables: cuántas personas y durante cuánto tiempo.

La regla que aplicamos es la siguiente: cuando el número de empleados en un país es inferior a entre cuatro y ocho, aproximadamente, un servicio de EOR resulta más económico y rápido. Por encima de esa cifra, en un horizonte de varios años, su propia entidad empieza a resultar más rentable en términos de costes.

Por lo tanto, para la mayoría de las empresas, la respuesta no es «o una cosa o la otra». Empiece por recurrir a un EOR para contratar de inmediato y sondear el mercado; a continuación, cree una entidad propia cuando la plantilla y el horizonte temporal lo justifiquen. Buenos proveedores de EOR apoyarle en esa transición concreta, trasladando a su equipo a su nueva entidad cuando esté preparado.

Una entidad adquiere control y eficiencia a largo plazo. Un EOR le ofrece rapidez y la seguridad de cumplir con Compliance sin poner en riesgo su capital. Elija la herramienta que mejor se adapte a su etapa actual, no una opción predeterminada.

Sea cual sea su elección, las obligaciones no terminan con la configuración.

¿Qué requisitos de Compliance hay que cumplir de forma continua tras la configuración?

La constitución de la entidad es el punto de partida, no el final. Para mantenerla en regla, debe cumplir con una serie de obligaciones cada año, y el incumplimiento de las mismas puede acarrear sanciones o la disolución administrativa.

• Informes anuales: La mayoría de los estados exigen la presentación de un informe anual o bienal, junto con el pago de una tasa de tramitación, para mantener su empresa en activo.
• Impuestos estatales y tasas de franquicia: El impuesto sobre franquicias o sobre las entidades en los estados que lo aplican, además del impuesto sobre la renta.
• Mantenimiento del agente registrado: Mantenga en sus registros un agente registrado vigente o renueve el servicio cada año.
• Compliance en materia de nóminas y empleo: Una vez que contrate a empleados, se aplicarán los impuestos sobre la nómina, las retenciones de impuestos y la legislación laboral a nivel federal, estatal y local.
• Gestión de registros: Las sociedades anónimas deben celebrar juntas y levantar actas. Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) tienen menos requisitos, pero aún así deben llevar una contabilidad ordenada y mantener unas finanzas separadas.
• Licencias y permisos: Renueve cualquier licencia comercial que le exija su ciudad, su provincia o su sector.

Si se mantiene al día con estos aspectos, la empresa conservará su buena reputación. Si se retrasa, corre el riesgo de incurrir en multas, perder la protección frente a la responsabilidad civil o que se disuelva la empresa.

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