Comment créer une personne morale : étapes, coûts et options

La création d'une entité juridique consiste à fonder une entreprise que la loi considère comme distincte de vous-même. Celle-ci peut signer des contrats, embaucher du personnel, payer des impôts et assumer ses propres dettes. Si la procédure est correctement menée, vos biens personnels sont protégés par un rempart. En cas d'erreur, ce rempart présente des failles.

Ce guide aborde l'ensemble du processus décisionnel, et pas seulement les formalités administratives : les principaux types d'entités et les situations dans lesquelles chacune d'entre elles est adaptée, les étapes précises de la création, le coût réel et la durée de la procédure, ainsi que les cas où il est plus avantageux de recourir à un employeur de référence plutôt que de créer votre propre entité.

Cet ouvrage s'adresse aux fondateurs, aux dirigeants d'entreprise ainsi qu'aux responsables des finances et des ressources humaines qui doivent décider comment lancer une entreprise, que ce soit sur le marché national ou sur un nouveau marché.

Qu'est-ce qu'une personne morale, et en quoi est-ce important ?

Une personne morale est une entreprise que la loi reconnaît comme distincte de ses propriétaires. C'est précisément cette distinction juridique qui fait toute la différence. La personne morale peut signer des contrats, posséder des actifs, embaucher des salariés, payer des impôts et contracter des dettes en son propre nom, et non en vôtre.

Avant d'en créer une, vous et votre entreprise êtes considérés comme une seule et même entité aux yeux de la loi. Un entrepreneur individuel est personnellement responsable de toutes les dettes de son entreprise. Si l'entreprise fait l'objet d'une action en justice ou se trouve dans l'incapacité de payer, vos biens personnels, tels que votre logement et votre épargne, sont menacés.

Dès que vous constituez une SARL ou une société anonyme, la situation change. L'entreprise devient une entité distincte, assumant ses propres responsabilités. Vos finances personnelles et celles de votre entreprise sont séparées, et les créanciers ne peuvent généralement pas saisir vos biens personnels pour couvrir les dettes de l'entreprise. Cette protection s'appelle la « responsabilité limitée », et c'est la principale raison pour laquelle la plupart des entreprises se constituent en entité juridique.

La décision suivante consiste à déterminer quelle structure offre cette protection, et à quel coût.

Quels sont les principaux types de personnes morales ?

Quatre structures couvrent pratiquement tous les types d'entreprises. La structure la plus adaptée doit trouver le juste équilibre entre le niveau de protection en matière de responsabilité dont vous avez besoin, le régime fiscal que vous souhaitez adopter et votre intention éventuelle de lever des fonds. Voici dans quels cas chacune d'entre elles est la plus appropriée.

Entreprise individuelle et société de personnes

Ce sont les structures les plus simples, mais aussi les plus risquées. Une entreprise individuelle est dirigée par un seul propriétaire, sans séparation juridique : les revenus de l'entreprise sont intégrés à votre déclaration d'impôt sur le revenu, et vous êtes personnellement responsable de toutes les dettes. Une société de personnes répartit cette responsabilité entre deux ou plusieurs associés, conformément à un contrat de société, et peut être une société en nom collectif ou une société en commandite. Aucune de ces deux formes ne vous offre une véritable protection en matière de responsabilité.

SARL

La solution la plus courante. Une société à responsabilité limitée (LLC) allie la protection en matière de responsabilité d'une société anonyme à la souplesse d'une société de personnes. Les associés bénéficient d’une protection de leur patrimoine personnel contre les dettes de l’entreprise, d’une structure de gestion souple et d’une imposition par transparence fiscale qui évite la double imposition. Les SARL à associé unique sont imposées comme les entreprises individuelles, tandis que les SARL à plusieurs associés le sont comme des sociétés de personnes. Leur création et leur gestion sont plus coûteuses que celles d’une entreprise individuelle.

société de type C

Conçue pour lever des capitaux. Une société de type « C » est une entité totalement distincte qui dépose ses propres déclarations fiscales et offre une solide protection en matière de responsabilité. Elle peut émettre des actions à l'intention des investisseurs, ce qui explique pourquoi la plupart des start-ups financées par du capital-risque optent pour cette structure. En contrepartie, elle est soumise à une double imposition : la société paie l'impôt sur ses bénéfices, puis les actionnaires paient à nouveau l'impôt sur les dividendes.

S-corporation

Il ne s'agit pas d'un type d'entité distinct, mais d'un statut fiscal. Le choix du statut de « S corp » (formulaire IRS 2553) permet à une SARL ou à une société par actions éligible de répercuter ses bénéfices sur les déclarations d'impôt personnelles de ses propriétaires, évitant ainsi la double imposition. Les conditions d'éligibilité sont strictes : les propriétaires doivent être américains, le nombre d'actionnaires est limité et il ne peut y avoir qu'une seule catégorie d'actions.

Pour la plupart des petites entreprises, la SARL constitue un compromis pratique : une véritable protection sans les formalités propres aux sociétés. Mais le lieu où vous effectuez votre déclaration est presque aussi important que la nature de celle-ci.

Comment créer une personne morale, étape par étape ?

Une fois que vous avez choisi une structure, la création de l'entité se fait par une série de démarches administratives. Il s'agit pour l'essentiel de formalités administratives, mais l'ordre dans lequel vous les effectuez est important, car certaines étapes doivent être accomplies avant de pouvoir passer à la suivante.

1. Veuillez choisir votre structure et votre région : Choisissez le type de société et l'État dans lequel vous souhaitez la créer. Pour la plupart des entreprises, il s'agit de votre État de résidence.
2. Vérifiez et réservez votre raison sociale : Vérifiez que le nom est disponible auprès du Secrétaire d'État, puis effectuez une recherche auprès de l'USPTO afin d'éviter tout conflit en matière de marque déposée. De nombreux États vous permettent de réserver le nom moyennant une somme modique pendant que vous préparez votre dossier.
3. Désigner un mandataire agréé : Toute SARL et toute société anonyme doit en désigner un afin de recevoir des documents juridiques à une adresse aux États-Unis. Vous pouvez assumer vous-même ce rôle ou faire appel à un service d'agent enregistré.
4. Déposez vos documents de constitution : Déposez les statuts constitutifs d'une SARL ou les statuts constitutifs d'une société anonyme, en y indiquant les coordonnées de votre entreprise. Ce dépôt entraîne la création légale de l'entité, et l'État vous délivre un certificat de constitution.
5. Rédiger un accord d'exploitation ou des statuts : Les sociétés à responsabilité limitée (LLC) ont recours à un contrat d'exploitation, tandis que les sociétés anonymes ont recours à des statuts. Ces documents ne sont pas toujours obligatoires, mais ils définissent la structure de la propriété et le mode de fonctionnement de l'entreprise.
6. Obtenir un numéro EIN : Demandez gratuitement un numéro d'identification d'employeur auprès de l'IRS. Vous en avez besoin pour payer vos impôts, embaucher des salariés et ouvrir un compte bancaire ; les demandes en ligne sont généralement approuvées le jour même.
7. Ouvrir un compte bancaire professionnel : Veillez à bien séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles, et effectuez toutes vos transactions professionnelles par l'intermédiaire de votre entreprise. Le fait de mélanger les deux affaiblit votre protection en matière de responsabilité.
8. Obtenir les licences et autorisations nécessaires : Obtenez les autorisations fédérales, régionales et locales dont vous avez besoin pour exercer votre activité en toute légalité.

Si vous omettez ou précipitez une étape, en particulier celle relative au compte bancaire, vous risquez de compromettre la protection en matière de responsabilité civile pour laquelle vous avez créé cette entité. Le lieu où vous déposez votre demande à la première étape revêt une importance plus grande que la plupart des gens ne le pensent, ce qui constitue la question suivante à régler.

Dans quel État devriez-vous créer votre société ?

Pour la plupart des entreprises, il est préférable de créer votre société dans l'État où vous exercez effectivement votre activité. La règle par défaut du Delaware dont vous avez entendu parler s'applique à un groupe plus restreint que ce que l'on pourrait croire.

• Votre État de résidence : C'est la solution la plus simple et la moins coûteuse si vous exercez vos activités dans un seul endroit. Un seul dépôt de documents, un seul mandataire social, un seul ensemble de réglementations locales et de taxes locales.
• Delaware : Préféré par les start-ups financées par du capital-risque en raison de son expertise reconnue en droit des sociétés et de sa notoriété auprès des investisseurs. Généralement trop sophistiqué pour une entreprise locale.
• Le Wyoming ou le Nevada : Ces produits sont présentés comme offrant des frais réduits et l'exonération de l'impôt sur le revenu au niveau régional, mais les économies réalisées s'amenuisent souvent dès lors que l'on tient compte des coûts liés à une gestion dans un autre lieu.

Voici le hic. Le fait de créer votre société dans un autre État ne vous dispense pas de vos obligations vis-à-vis de votre État d'origine. Si vous constituez votre société au Delaware mais que vous gérez votre activité depuis la Californie, vous devez tout de même vous enregistrer en Californie via une procédure d'agrément en tant que société étrangère, et vous acquitter des frais de dépôt et de rapport annuel dans les deux États. Vous vous retrouvez ainsi à devoir gérer deux juridictions au lieu d'une seule.

Les États-Unis comptent 51 juridictions distinctes, et le fait d'exercer une activité dans un État implique que vous devez vous y enregistrer, quel que soit le lieu de constitution de votre société. Choisissez l'État dans lequel vous exercez effectivement votre activité, sauf si vous avez une raison particulière de ne pas le faire.

Quel que soit votre choix, la plus grande surprise vient généralement de la facture, dès le départ et chaque année par la suite.

Combien coûte la création et la gestion d'une entité ?

La création d'une société aux États-Unis coûte moins cher que ce que la plupart des gens craignent. Le véritable coût ne réside pas dans la création elle-même, mais dans les frais récurrents que vous devrez régler chaque année par la suite.

Ayant géré plus de 20 millions de dollars de masse salariale annuelle pour plus de 2 000 salariés et plus de 300 entreprises, nous constatons une tendance constante : les frais de dossier représentent la partie la moins coûteuse, tandis que les coûts récurrents sont souvent sous-estimés.

Si vous vous en chargez vous-même, la plupart des créateurs d'entreprise dépensent entre 200 et 1 000 dollars au cours de leur première année, selon l'État et la méthode de dépôt choisie. Faire appel à un avocat coûte entre 1 000 et 1 500 dollars. Après la première année, vous ne payez plus que les frais récurrents, auxquels s'ajoute, le cas échéant, la taxe de franchise prélevée par votre État. Prévoyez entre 500 et 2 000 dollars supplémentaires par an pour la comptabilité ou les services d’un expert-comptable dès que les premières transactions commerciales commenceront à s’enchaîner.

À l'étranger, la donne change complètement. D'après ce que nous avons pu constater, la création d'une filiale à l'étranger coûte en moyenne entre 15 000 et 20 000 dollars sur la plupart des marchés, les frais de gestion annuels pouvant atteindre des montants à six chiffres pour les opérations de plus grande envergure. Sur les marchés où les coûts sont plus élevés, la mise en place seule peut coûter entre 60 000 et 120 000 dollars. Pire encore, une entité qui reste inactive avant votre première embauche peut vous coûter entre 10 000 et 30 000 dollars de frais généraux inutiles.

C'est précisément cet écart qui explique pourquoi le Question « entité » contre « EOR » existe.

Le coût ne représente que la moitié des obstacles. L'autre moitié, c'est le temps.

Combien de temps faut-il pour créer une personne morale ?

Aux États-Unis, vous pouvez créer une société en quelques jours ou en quelques semaines. Les démarches administratives sont rapides. C'est la banque qui constitue le principal obstacle.

• Dépôt des documents constitutifs : De quelques jours à deux semaines, selon la région et selon que vous optiez ou non pour un traitement accéléré.
• EIN : Du jour même à quelques jours via l'IRS ; le traitement est généralement instantané si vous effectuez votre demande en ligne.
• Compte bancaire professionnel : Le délai réel. Souvent d'une à plusieurs semaines, voire plus pour les non-résidents, en raison des vérifications d'identité et de conformité.

Au niveau national, prévoyez donc quelques semaines au total, le calendrier étant principalement dicté par les banques et non par l'État.

À l'étranger, les délais sont tout à fait différents. D'après notre expérience dans l'accompagnement des entreprises à l'international, la création d'une entité étrangère prend généralement entre trois et six mois, une fois pris en compte l'enregistrement local, l'ouverture d'un compte bancaire, la mise en place du dispositif fiscal et la gestion de la paie ; ce délai peut s'allonger sur les marchés où la bureaucratie est très lourde.

Si vous avez besoin de personnel le mois prochain, la création d'une entité ne vous permettra pas d'atteindre cet objectif à l'étranger. Et créer une société aux États-Unis depuis l'étranger change à nouveau la donne.

Comment créer une société en tant que non-résident ou société étrangère ?

Il n'est pas nécessaire d'être citoyen américain ni de détenir un visa pour posséder une entité aux États-Unis. Il est courant que des fondateurs étrangers et des sociétés étrangères créent des LLC et des sociétés de droit américain. Les étapes à suivre sont similaires à celles de la procédure applicable aux résidents américains, avec quelques obstacles supplémentaires.

• Choisissez une structure : La plupart des non-résidents optent pour une LLC ou une société de type « C ». Une société étrangère peut créer une filiale dont elle est propriétaire, ou enregistrer la société mère en tant que succursale.
• Désigner un mandataire agréé : C'est obligatoire, car vous devez disposer d'une adresse aux États-Unis pour recevoir des documents juridiques. Un service d'agent enregistré s'en charge.
• Faites votre demande et obtenez un numéro EIN : La procédure de demande est identique. L'obtention de l'EIN prend plus de temps si vous ne disposez pas d'un numéro de Sécurité sociale, car vous devez effectuer votre demande par fax ou par courrier plutôt qu'en ligne.
• Ouvrir un compte bancaire : L'étape la plus difficile. Les contrôles de conformité sont plus stricts pour les non-résidents, et certaines banques exigent encore une visite en personne.

Par exemple, un fondateur basé à Londres qui crée une société de type « C » dans le Delaware peut déposer sa demande et obtenir un numéro EIN en quelques semaines, puis passer un mois, voire plus, à ouvrir un compte bancaire aux États-Unis.

Aucune de ces options n'exige d'être résident aux États-Unis, mais les difficultés bancaires sont bien réelles. Pour les entreprises dont l'objectif est de recruter du personnel à l'étranger plutôt que d'exercer une activité aux États-Unis, il existe une solution plus rapide qui mérite d'être envisagée.

Dans quels cas vaut-il mieux recourir à un EOR plutôt que de créer une entité ?

Une société de gestion de personnel (EOR) embauche légalement vos salariés en votre nom, ce qui vous permet d'éviter complètement la création d'une société et de démarrer votre activité en quelques jours, et non en plusieurs mois.

Au travers de plus de 300 entreprises internationales et d'une masse salariale annuelle de plus de 20 millions de dollars, nous avons observé cette décision se concrétiser des centaines de fois. Elle se résume presque toujours à deux variables : le nombre de personnes concernées et la durée.

La règle que nous appliquons est la suivante : en dessous d'environ quatre à huit salariés dans un pays, le recours à un prestataire EOR est moins coûteux et plus rapide. Au-delà de ce seuil, sur un horizon de plusieurs années, votre propre entité devient plus avantageuse en termes de coûts.

Ainsi, pour la plupart des entreprises, il ne s'agit pas de choisir entre l'une ou l'autre option. Commencez par faire appel à un prestataire EOR pour recruter immédiatement et tester le marché, puis créez une entité dès que les effectifs et l'horizon temporel le justifient. De bons prestataires de services EOR vous accompagner dans cette transition précise, en transférant votre équipe vers votre nouvelle entité lorsque vous serez prêt.

Une entreprise acquiert le contrôle et une efficacité à long terme. Un EOR vous apporte rapidité et assurance en matière de conformité, sans mise en jeu de capital. Adaptez l'outil à votre situation actuelle, et non à un modèle par défaut.

Quel que soit votre choix, vos obligations ne s'arrêtent pas à la mise en place.

Quelles sont les obligations de conformité à respecter après la mise en place ?

La création de l'entité n'est qu'un début, et non une fin en soi. Pour qu'elle reste en règle, vous devez remplir certaines obligations chaque année ; le non-respect de celles-ci peut entraîner des pénalités, voire la dissolution administrative.

• Rapports annuels : La plupart des États exigent le dépôt d'un rapport annuel ou bisannuel, assorti de frais de dépôt, pour que votre entreprise reste en activité.
• Impôts régionaux et redevances de franchise : La taxe sur les franchises ou sur les entités, dans les États qui la perçoivent, s'ajoutant à l'impôt sur le revenu.
• Frais liés à l'agent enregistré : Veillez à disposer d'un mandataire social à jour dans vos dossiers, ou renouvelez ce service chaque année.
• Conformité en matière de paie et d'emploi : Dès que vous embauchez des salariés, les charges sociales, les retenues à la source et la législation du travail s'appliquent aux niveaux fédéral, régional et local.
• Tenue des registres : Les sociétés anonymes doivent tenir des assemblées générales et rédiger des procès-verbaux. Les SARL sont soumises à des obligations moins strictes, mais doivent tout de même tenir une comptabilité en bonne et due forme et séparer leurs comptes.
• Licences et autorisations : Renouvelez toute licence d'exploitation exigée par votre ville, votre département ou votre secteur d'activité.

Si vous restez à jour sur ces points, votre entreprise conservera sa bonne réputation. Si vous prenez du retard, vous vous exposez à des amendes, à la perte de la couverture de responsabilité civile ou à la dissolution de votre entreprise.

C'est précisément lorsque l'on multiplie ce poids par le nombre de pays dans lesquels vous exercez vos activités que le choix entre une entité et un EOR prend toute son importance.

Si l'Inde est ce pays pour vous, Wisemonk a été conçu précisément dans ce but.

Wisemonk : votre partenaire EOR de confiance pour le recrutement à l'international

Wisemonk est un Plateforme EOR d'origine indienne Nous aidons les entreprises internationales à recruter, rémunérer et gérer leurs collaborateurs sans avoir à créer de structure locale. La gestion de la paie, la conformité et la gestion des prestataires sont regroupées dans un tableau de bord unique, ce qui permet à votre équipe de bénéficier d'une visibilité totale sans alourdir la charge administrative.

Si le cadre présenté ci-dessus vous a orienté vers une approche EOR, voici comment nous tirons le meilleur parti de ce choix :

• Recrutez sans attendre : votre premier collaborateur a été intégré grâce à un contrat conforme en quelques jours. Pas de création d'entité, pas de mois de formalités administratives.
• La gestion de la paie se fait automatiquement: les salaires sont calculés, les impôts prélevés, les cotisations obligatoires gérées, et votre équipe est payée chaque mois dans les délais, en monnaie locale.
• Des avantages qui font véritablement la différence : une assurance maladie, des congés payés, des plans de retraite et des avantages sociaux comparables à ceux proposés par les principaux employeurs de la région.
• Un accompagnement RH qui apporte des solutions : laisser de côté les questions de politique, la documentation, les demandes des salariés. Nos spécialistes des ressources humaines s'en chargent à votre place.
• Une conformité à laquelle vous pouvez faire confiance: La législation du travail évolue sans cesse. Nous suivons de près chaque modification, adaptons les contrats et les politiques, et veillons à ce que vous ne vous exposiez à aucune sanction.
• Tarification forfaitaire à partir de 99 $: pas de commissions calculées en pourcentage du salaire, et un accompagnement pour créer votre propre entreprise une fois le seuil de rentabilité franchi.

Si vous recrutez en Inde, vous bénéficiez de l'expertise approfondie que nous avons acquise en nous concentrant sur un seul marché plutôt que sur une centaine. Nous prévoyons actuellement de nous développer sur d'autres marchés, tels que les États-Unis et le Royaume-Uni.

Ce que disent nos clients

Des entreprises des États-Unis, du Royaume-Uni et d'Europe nous font confiance pour constituer leurs équipes dans le respect des réglementations et en toute rapidité. Voici ce qu'en disent nos clients :

« Je suis très heureux d’avoir découvert Wisemonk. Travailler avec eux a été un véritable plaisir, et leur souci du détail est impressionnant. Ils nous ont aidés à comprendre leur modèle tarifaire, à trouver des candidats hautement qualifiés, à les rencontrer, puis à les intégrer au sein de notre équipe. Je leur ai communiqué les critères correspondant au profil que nous recherchions, et ils ont répondu à nos attentes. Les personnes qu’ils ont su trouver comptent parmi les meilleurs ingénieurs avec lesquels j’ai jamais travaillé. Je recommande Wisemonk à toute personne ayant besoin d’une aide au recrutement. » - Dan Sampson, responsable de l'ingénierie chez Cobu