Um in Indien Mitarbeiter einzustellen, ohne über eine eigene Niederlassung vor Ort zu verfügen, greifen Unternehmen in der Regel auf einen „Employer of Record“ (EOR)-Dienst zurück. Dieser Dienst wird häufig als „globaler PEO“ oder „internationaler PEO“ bezeichnet.
Ein traditionelles PEO-Modell, das eine gemeinsame Arbeitgeberrolle vorsieht, ist in Indien in derselben Form wie in den Vereinigten Staaten weniger verbreitet oder gar nicht verfügbar. Bei einem Modell der gemeinsamen Arbeitgeberrolle behält das Kundenunternehmen einen Teil der rechtlichen Haftung und benötigt eine lokale Gesellschaft.
Möchten Sie Mitarbeiter in Indien einstellen Sie möchten jedoch den Aufwand für die Gründung einer juristischen Person vermeiden?
Hier sind Sie genau richtig.
Die Gründung einer lokalen Gesellschaft in Indien dauert Monate und kostet Tausende. Anschließend müssen Sie sich mit dem indischen Arbeitsrecht, der Lohnabrechnung, der Compliance mit steuerlichen Vorschriften und der Verwaltung von Sozialleistungen auseinandersetzen. Das ist eine Menge Arbeit.
Stellen Sie Ihre Mitarbeiter über einen PEO (Professional Employer Organization) oder einen EOR (Employer of Record) ein. So können Sie innerhalb weniger Tage Mitarbeiter in Indien einstellen, die lokalen Arbeitsgesetze einhalten und die Gründung einer eigenen Gesellschaft vollständig umgehen.
In diesem Leitfaden werde ich Ihnen alles erläutern, was Sie über die Personalbeschaffung über einen PEO in Indien wissen müssen, wie der Prozess konkret abläuft und wie Sie den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen.
Lassen Sie uns beginnen!
Welche Beschäftigungsmodelle gibt es in Indien: PEO oder EOR?
Wenn Sie in Indien Mitarbeiter einstellen möchten, werden Sie auf zwei wesentliche Beschäftigungsmodelle stoßen: PEO (Professional Employer Organization) und EOR (Employer of Record).
Hier erfahren Sie, was Sie über die einzelnen Punkte wissen müssen:
1. Das EOR-Modell verstehen
Ein Employer of Record (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre indischen Mitarbeiter. Das Unternehmen kümmert sich um alles – von Arbeitsverträgen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Compliance mit den lokalen Arbeitsgesetzen. Sie benötigen keine lokale Niederlassung in Indien, um über einen EOR Mitarbeiter einzustellen.
So funktioniert das EOR-Modell:
- Die EOR wird formal zum Arbeitgeber
- Verwaltet gesetzliche Sozialleistungen wie den Vorsorgefonds (PF) und die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI)
- Behandelt Steuerabzüge gemäß dem Einkommensteuergesetz
- Übernimmt die Arbeitgeberpflichten hinsichtlich der Compliance
Ihre Mitarbeiter sind tagtäglich für Sie im Einsatz, doch der EOR übernimmt alle rechtlichen und administrativen Aufgaben auf dem indischen Markt.
2. Das PEO-Modell verstehen
A Professional Employer Organization (PEO) funktioniert anders. Sie müssen zunächst eine eigene juristische Person in Indien registrieren lassen. Der PEO erbringt dann Personaldienstleistungen und übernimmt bestimmte Aufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen sowie die Compliance mit den indischen Arbeitsgesetzen.
Betrachten Sie es als Outsourcing im Personalwesen. Das Co-Employment-Modell bedeutet, dass Sie der rechtliche Arbeitgeber bleiben, während der PEO in Ihrem Auftrag die Personalverwaltung, die Steuererklärungen und die Compliance übernimmt.
| Aspekt | EOR (Global PEO) | Traditionelles PEO-Modell |
|---|---|---|
| Lokale Einheit erforderlich | Nein – Sie können Mitarbeiter einstellen, ohne in Indien ein Unternehmen zu gründen | Ja – Sie müssen über eine eingetragene juristische Person verfügen |
| Rechtlicher Arbeitgeber | EOR ist der rechtlich zuständige Arbeitgeber | Sie bleiben der rechtmäßige Arbeitgeber (Mitarbeitgeberverhältnis) |
| Schnelle Personalbesetzung | Schnell – stellen Sie Mitarbeiter innerhalb weniger Tage ein | Langsamer – erfordert zunächst die Gründung einer juristischen Person (2–4 Monate) |
| Am besten geeignet für | Den indischen Markt sondieren, kleine Teams einstellen, Kosten für die Gründung einer Gesellschaft vermeiden | Etablierte Geschäftstätigkeit mit einer bestehenden lokalen Gesellschaft |
| Verantwortung für die Compliance | EOR verwaltet alle Compliance-Risiken | Geteilte Verantwortung zwischen Ihnen und dem PEO |
| Kosten | Bezahlung pro Mitarbeiter (keine Einrichtungskosten für die juristische Person) | Geringere Gebühren pro Mitarbeiter, jedoch hohe Anfangskosten für die Gesellschaft |
Welches Modell sollten Sie wählen?
Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen ohne Niederlassung in Indien sind, ist ein EOR (international oft als „Global PEO“ bezeichnet) die sinnvollste Lösung. So können Sie schnell Mitarbeiter einstellen, ohne sich mit den gesetzlichen Anforderungen Indiens für die Gründung einer lokalen Partnergesellschaft auseinandersetzen zu müssen.
Falls Sie bereits mit einer eingetragenen Gesellschaft in Indien tätig sind, können PEO-Dienstleistungen dazu beitragen, Ihre Personalaufgaben zu optimieren und den Aufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung von Sozialleistungen zu verringern.
Die Begriffe „Global PEO“ und „EOR“ werden auf dem internationalen Markt häufig synonym verwendet, was zu Verwirrung führen kann. In der Praxis gilt: Wenn jemand angibt, er wolle „über einen PEO in Indien“ ohne eigene Gesellschaft Mitarbeiter einstellen, ist damit eigentlich ein EOR-Dienst gemeint.
Wie können Sie in Indien über einen EOR (Global PEO) Mitarbeiter einstellen?
Die Einstellung von Mitarbeitern über einen EOR in Indien ist einfacher, als Sie denken.
Lassen Sie mich Ihnen genau erklären, wie das funktioniert:
Schritt 1: Wählen Sie Ihren EOR-/PEO-Dienstleister aus
Zunächst müssen Sie einen EOR-/PEO-Dienstleister auswählen, der in Indien tätig ist.
Suchen Sie nach einer Person mit fundierter Erfahrung in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und Umgang mit den lokalen Arbeitsgesetzen.
Prüfen Sie, ob diese die indischen Arbeitsgesetze gut kennen und mit internationalen Mitarbeitern umgehen können, ohne Ihnen dabei Unannehmlichkeiten zu bereiten.
Schritt 2: Angaben zum Bewerber übermitteln
Haben Sie jemanden gefunden, den Sie einstellen möchten?
Sehr gut. Bitte senden Sie deren Daten einfach an Ihren EOR:
- Vollständiger Name und Kontaktdaten
- Stellenbezeichnung und Aufgabenbereich
- Aufschlüsselung des Gehalts
- Startdatum
- Wo sie in Indien arbeiten werden
Das war es von Ihrer Seite.
Schritt 3: EOR erstellt Arbeitsverträge
Ihr EOR entwirft die Arbeitsverträge (da er sich mit indischem Recht auskennt, müssen Sie dies nicht tun). Diese regeln das Gehalt, die Kündigungsfrist, Urlaubsansprüche wie bezahlten Jahresurlaub und bezahlten Mutterschaftsurlaub gemäß dem Mutterschaftsgesetz sowie alle rechtlichen Aspekte.
Sie prüfen den Entwurf, schlagen gegebenenfalls Änderungen vor und geben Ihre Zustimmung. Fertig!
Schritt 4: Onboarding neuer Mitarbeiter
An dieser Stelle übernimmt die EOR die Hauptarbeit:
- Erfasst Mitarbeiterunterlagen (PAN-Karte, Aadhaar, Bankverbindung)
- Richtet die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein
- Meldet sie bei der Vorsorgekasse und der staatlichen Sozialversicherung an
- Kümmert sich um die gewerbliche Steueranmeldung
- Kümmert sich um die Krankenversicherung
Sie führen das Onboarding durch und lassen sie an konkreten Projekten arbeiten.
Schritt 5: Laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Compliance
Jeden Monat übernimmt Ihr EOR folgende Aufgaben:
Angelegenheiten rund um die Lohnabrechnung:
- Zahlt Gehälter (gemäß dem Mindestlohngesetz)
- Zieht die Lohnsteuern ab
- Leistet Sozialversicherungsbeiträge (EPF, ESI)
- Bearbeitet Erstattungen
Hinweise zur Compliance:
- Reicht Steuererklärungen ein
- Sorgt für die Compliance mit den arbeitsrechtlichen Vorschriften
- Wickelt behördliche Prüfungen ab
- Hält mit den sich ändernden lokalen Arbeitsgesetzen Schritt
Informationen zu Sozialleistungen:
- Die Spuren hinterlassen Reste
- Bearbeitet Mutterschaftsleistungen
- Bearbeitet Versicherungsansprüche
- Kümmert sich bei Bedarf um Trinkgelder und Abfindungen
Schritt 6: Tagesgeschäft
Hier sehen Sie, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen und welche vom EOR übernommen werden:
| Sie kümmern sich darum | EOR-Griffe |
|---|---|
| Tägliche Arbeit und Aufgaben | Compliance mit gesetzlichen Vorschriften |
| Leistungsbeurteilungen | Lohn- und Gehaltsabrechnung |
| Projekte und Ergebnisse | Steuererklärung |
| Teamkultur | Personalprozesse |
| Schulung | Arbeitsverträge |
| Boni und Werbeaktionen | Gesetzlich vorgeschriebene Einreichungen |
Wie schnell können Sie tatsächlich neue Mitarbeiter einstellen?
- Ersteinrichtung von EOR: 1–2 Tage
- Vertragsvorbereitung: 2–3 Tage
- Onboarding neuer Mitarbeiter: 3–5 Tage
- Insgesamt: 7–10 Tage Von „Ja, Sie sind eingestellt“ bis zum ersten Arbeitstag
Vergleichen Sie dies mit der Gründung einer lokalen Gesellschaft (2–4 Monate), und Sie werden erkennen, warum ausländische Unternehmen, die in den indischen Markt eintreten, diese Option so schätzen.
Was müssen Sie vorlegen?
Nicht viel:
- Ihre Unternehmensregisterunterlagen
- Wer ist zeichnungsberechtigt?
- Stellenbeschreibung und Angaben zum Gehalt
Die EOR erfasst alle Daten des Mitarbeiters und stellt sicher, dass diese den Anforderungen der lokalen Gesetze entsprechen.
Einstellung internationaler Arbeitskräfte
Wenn Sie internationale Mitarbeiter einstellen, die von Indien aus arbeiten werden, kann Ihr EOR-Anbieter Sie bei den Visabestimmungen (sofern es sich nicht um indische Staatsbürger handelt), der Compliance mit den steuerrechtlichen Vorschriften für ausländische Staatsangehörige sowie bei der Sicherstellung der Rechtskonformität bei grenzüberschreitenden Beschäftigungsverhältnissen unterstützen.
Sie profitieren von Flexibilität beim Personalmanagement, ohne in der Dokumentation von Beschäftigungspraktiken unterzugehen.
Was sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines PEO in Indien?
Der Einsatz eines PEO in Indien löst die größten Probleme, mit denen ausländische Unternehmen bei der Expansion auf den indischen Markt konfrontiert sind.
Folgende Vorteile bietet Ihnen ein EOR:
- Keine lokale Instanz erforderlich: Sie können Mitarbeiter in Indien einstellen, ohne eine juristische Person gründen zu müssen. Sparen Sie sich den zwei- bis viermonatigen Gründungsprozess und Kosten in Höhe von 5.000 bis 15.000 US-Dollar. Beginnen Sie bereits innerhalb weniger Tage – statt erst nach Monaten – mit der Einstellung von Mitarbeitern.
- Vollständige Compliance: Ihr EOR-Anbieter kümmert sich um die vollständige Einhaltung der indischen Arbeitsgesetze, einschließlich des Mindestlohngesetzes, des Mutterschutzgesetzes, der Vorschriften zur Vorsorgekasse sowie der Arbeitsgesetze. Er übernimmt die Steuererklärungen, sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schützt Sie vor Compliance-Risiken.
- Vereinfachte Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Lohnabrechnung, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge, die Vorsorgekasse, die Gewerbesteuer und die staatliche Arbeitnehmerversicherung werden für Sie abgewickelt. Die Gehälter werden stets korrekt und pünktlich ausgezahlt.
- Umfassende Verwaltung der Sozialleistungen: Ihre Mitarbeiter erhalten gesetzliche Sozialleistungen wie Krankenversicherung, bezahlten Jahresurlaub, bezahlten Mutterschaftsurlaub (26 Wochen), eine Abfindung sowie die staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer. Der EOR kümmert sich um die Anmeldung und die Abwicklung von Leistungsansprüchen, sodass Sie sich nicht zum Experten für die Verwaltung von Sozialleistungen entwickeln müssen.
- Risikomanagement mit geringem Risiko: Der EOR übernimmt die Arbeitgeberpflichten und kümmert sich um die Compliance sowie das Risikomanagement. Er sorgt für die ordnungsgemäße Abwicklung von Arbeitsverträgen, verhindert Scheinselbstständigkeit bei freiberuflichen Auftragnehmern und schützt Sie vor arbeitsrechtlichen Problemen.
- Umfassende Personaldienstleistungen ohne eigenes Personalteam: Sie erhalten ein HR-Outsourcing-Angebot, das Unterstützung bei der Personalbeschaffung, Onboarding, HR-Prozesse, Mitarbeiterbeziehungen und den HR-Betrieb umfasst. Sie müssen kein komplettes HR-Team für Ihre Mitarbeiter in Indien aufbauen.
- Schnellere Markteinführung: Stellen Sie Mitarbeiter innerhalb von 7 bis 10 Tagen ein – im Vergleich zu 2 bis 4 Monaten bei einer herkömmlichen Unternehmensgründung. Ideal für ausländische Unternehmen, die zügig vorankommen müssen.
- Geringere Kosten für kleine Teams: Für Teams mit weniger als 20 Mitarbeitern sind PEO-Dienstleistungen kostengünstiger als die Gründung einer eigenen Gesellschaft, die Einstellung von Personalverantwortlichen sowie die eigenständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Compliance-Verpflichtungen.
- Flexibilität bei Markttests: Testen Sie den indischen Markt, ohne sich massiv zu binden. Stellen Sie einige Mitarbeiter ein, beobachten Sie, wie sich die Dinge entwickeln, und erweitern Sie Ihre Aktivitäten oder ziehen Sie sich zurück, ohne sich mit der Auflösung einer lokalen Geschäftseinheit herumschlagen zu müssen.
- Konzentration auf die Kerngeschäftsaktivitäten: Machen Sie sich keine Gedanken mehr über lokale Arbeitsgesetze und Personalaufgaben. Konzentrieren Sie sich auf Ihre eigentliche Tätigkeit, während der EOR sich um Compliance, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie den Geschäftsbetrieb kümmert.
Möchten Sie genau wissen, wie viel Sie sparen werden? Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden zum Thema Vorteile von PEO in IndienDort erläutern wir Ihnen die Kosten, die Vorteile hinsichtlich der Compliance sowie konkrete ROI-Berechnungen für Unternehmen wie das Ihre.
Wer sind die beliebtesten PEO-/EOR-Anbieter in Indien?
In Indien sind mehrere PEO-Dienstleister tätig, doch nicht alle sind gleich aufgebaut.
Hier erfahren Sie, was Sie über Ihre Möglichkeiten wissen müssen.
Weltweite PEO-Anbieter
Unternehmen wie Deel, Remote und Multiplier bieten EOR-Dienstleistungen in mehreren Ländern an, darunter auch in Indien. Sie eignen sich gut, wenn Sie Mitarbeiter in vielen Ländern einstellen und eine einzige Plattform für alle Aufgaben nutzen möchten.
Der Nachteil? Oft fehlt es ihnen an fundierten Kenntnissen des indischen Arbeitsrechts und der lokalen Beschäftigungspraktiken. Wenn Probleme hinsichtlich der Compliance auftreten, erhalten Sie möglicherweise nicht die fachliche Unterstützung, die Sie benötigen.
Auf Indien spezialisierte EOR-Anbieter
Dann gibt es Anbieter, die sich auf den indischen Markt spezialisiert haben. Hier kommt Wisemonksticht hervor.
Warum Wisemonk EOR (International PEO)?
Wisemonk versucht nicht, in 150 Ländern für jeden alles zu sein. Wir konzentrieren uns darauf, eine Sache außergewöhnlich gut zu machen: ausländischen Unternehmen dabei zu helfen, Mitarbeiter in Indien einzustellen.
Das zeichnet uns aus:
- Fundierte Fachkenntnisse über Indien Indisches Arbeitsrecht, Compliance im Steuerbereich und lokale Arbeitsgesetze sind unser tägliches Geschäft. Unser Team kennt das Mindestlohngesetz, das Mutterschutzgesetz, die Vorschriften zur Vorsorgekasse sowie alle bundesstaatsspezifischen Anforderungen in- und auswendig.
- Nachweisbare Erfolgsbilanz Wir wickeln die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als 300 weltweit tätige Unternehmen im Umfang von über 20 Mio. US-Dollar ab und betreuen mehr als 2.000 indische Mitarbeiter. Das sind nicht nur Zahlen. Sie stehen für jahrelange Erfahrung im Umgang mit konkreten Compliance-Herausforderungen und im Personalwesen.
- Schneller, zuverlässiger Einstellungsprozess Führen Sie Ihre Mitarbeiter innerhalb von 7 bis 10 Tagen unter vollständiger Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften durch Onboarding ein. Wir kümmern uns um Arbeitsverträge, die Verwaltung von Sozialleistungen und die Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften, damit Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren können.
- Transparente Preisgestaltung Keine versteckten Gebühren, keine Überraschungen. Sie wissen genau, was Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzliche Sozialleistungen und Personaldienstleistungen bezahlen.
- Sicherstellung der Compliance Wir kümmern uns um die Steuererklärung, Sozialversicherungsbeiträge, die staatliche Arbeitnehmerversicherung, die Gewerbesteuer sowie alle weiteren nach indischem Recht vorgeschriebenen Verpflichtungen. Ihre Compliance-Risiken sind damit abgedeckt.
Es gibt zwar noch weitere lokale indische PEO-Anbieter, doch vielen fehlen die Systeme und Prozesse, die internationale Arbeitskräfte und ausländische Unternehmen erwarten.
Worauf sollten Sie achten?
Achten Sie bei der Auswahl von PEO-Dienstleistungen in Indien auf Folgendes:
- Erfahrung in Ihrer Branche
- Kenntnisse der lokalen Arbeitsgesetze
- Qualität der Verwaltung von Sozialleistungen (Krankenversicherung, Vorsorgefonds usw.)
- Geschwindigkeit des Einstellungsprozesses
- Transparenz hinsichtlich der Arbeitgeberpflichten
- Unterstützung beim Personalmanagement
Die besten PEO-Dienstleister kümmern sich nicht nur um die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie werden zu Ihrem Partner vor Ort, der die Compliance sicherstellt, das Risikomanagement übernimmt und Ihnen dabei hilft, auf dem indischen Markt erfolgreich zu sein.
Sind Sie bereit, Mitarbeiter in Indien einzustellen? Der EOR-Service von Wisemonk bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, ohne dass Sie eine juristische Person gründen oder Personalangelegenheiten selbst verwalten müssen. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein Gespräch!
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich in Indien über einen PEO freiberufliche Mitarbeiter beschäftigen?
Nein, PEO-Dienstleistungen dienen ausschließlich der Einstellung von Mitarbeitern. Wenn Sie ein Management für freiberufliche Mitarbeiter benötigen, benötigen Sie eine separate Lösung. Viele EOR-Anbieter wie Wisemonk bieten jedoch auch separat Zahlungsdienstleistungen für freiberufliche Mitarbeiter an.
Wissen meine Mitarbeiter, dass sie über einen EOR beschäftigt sind?
Ja, das werden sie. Die EOR ist in ihren Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnungen als rechtlicher Arbeitgeber aufgeführt, doch im Tagesgeschäft arbeiten sie für Ihr Unternehmen. Die meisten Mitarbeiter verstehen diese Regelung, und sie hat keinen Einfluss auf ihre Berufserfahrung.
Kann ich später von einem PEO zu einer eigenen Gesellschaft wechseln?
Auf jeden Fall. Sobald Sie eine lokale Gesellschaft in Indien gegründet haben, können Sie Mitarbeiter vom EOR in Ihre eigene Personalabrechnung übernehmen. Der EOR unterstützt Sie bei diesem Übergang, um eine reibungslose Übernahme der Mitarbeiter und die Compliance zu gewährleisten.
Was geschieht, wenn ich einen Mitarbeiter entlassen muss?
Ihr EOR-Anbieter wickelt den Kündigungsprozess gemäß den indischen Arbeitsgesetzen ab, einschließlich der Einhaltung der Kündigungsfristen, der Berechnung der Abfindungen und der endgültigen Abrechnung. Sie entscheiden, wann die Kündigung erfolgen soll – Ihr EOR-Anbieter sorgt dafür, dass dies rechtskonform geschieht.
Darf ich über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehende Zusatzleistungen anbieten?
Ja. Der EOR-Anbieter stellt zwar alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen (Pensionsfonds, ESI, Mutterschaftsurlaub) bereit, Sie können jedoch zusätzliche Vergünstigungen wie einen höheren Krankenversicherungsschutz, Gesundheitsförderungsprogramme oder leistungsabhängige Prämien hinzufügen. Besprechen Sie dies einfach mit Ihrem EOR-Anbieter.
Kann ich über einen einzigen PEO Mitarbeiter in verschiedenen indischen Bundesstaaten einstellen?
Ja. Ihr EOR-Anbieter kann Mitarbeiter in allen indischen Bundesstaaten einstellen und sich um die Compliance mit den jeweiligen bundesstaatsspezifischen Vorschriften kümmern, wie beispielsweise die Berufssteuer und die lokalen Arbeitsgesetze. Sie benötigen keine separaten Vereinbarungen für jeden einzelnen Bundesstaat.
Gibt es eine Mindestanzahl an Mitarbeitern, die für die Inanspruchnahme eines PEO erforderlich ist?
Es gibt keine Mindestanzahl. Sie können über einen EOR sogar nur einen einzigen Mitarbeiter einstellen. Dies eignet sich ideal für ausländische Unternehmen, die den indischen Markt testen oder kleine Teams aufbauen möchten, ohne den Aufwand für die Gründung einer eigenen Gesellschaft auf sich nehmen zu müssen.
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