Wie europäische Start-ups Mitarbeiter in Indien unter Einhaltung der Vorschriften im Homeoffice beschäftigen können

Warum stellen europäische Start-ups Mitarbeiter in Indien ein, die aus der Ferne arbeiten?

Europäische Start-ups in Indien einstellen denn das Land verfügt über hochqualifizierte Fachkräfte in technischen und operativen Bereichen, ausgezeichnete Englischkenntnisse sowie eine Kostenbasis, die sowohl Teams in der Gründungsphase als auch wachsende Teams unterstützt. Die zeitliche Übereinstimmung mit Kontinentaleuropa und Großbritannien stellt zudem einen unauffälligen, aber bedeutenden Vorteil dar.

Die häufigsten Gründe, aus denen europäische Gründer ihr Augenmerk auf Indien richten:

• Zugang zu Ingenieurwesen, KI und Daten, Fachkräfte in den Bereichen Kundenservice, Finanzen und Design, deren Angebot weitaus größer ist als das, was europäische Städte bieten können.
• Ein Arbeitszeitfenster, das sich mindestens die Hälfte des Tages mit der europäischen Zeitzone überschneidet, wodurch tägliche Stand-up-Meetings und die Zusammenarbeit in Echtzeit realistisch werden.
• Eine Kostenstruktur, die es Start-ups in der Frühphase ermöglicht, ihre finanzielle Reichweite zu verlängern, ohne Abstriche bei der Mitarbeitererfahrung machen zu müssen.
• Eine Arbeitskultur in der Technologie- und Dienstleistungsbranche, in der Englisch als Hauptsprache dient, wodurch die sprachliche Hürde beseitigt wird, die andere Offshore-Optionen erschwert.
• Vertrautheit mit europäischen Arbeitgebern: Viele indische Fachkräfte haben bereits mit deutschen, niederländischen, skandinavischen, französischen und britischen Unternehmen zusammengearbeitet.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen beim Aufbau von Teams in Indien profitieren auch europäische Gründer von einem eher unauffälligen kulturellen Vorteil: Indische Fachkräfte passen sich in der Regel schnell an nordeuropäische Arbeitsnormen in Bezug auf direktes Feedback, schriftliche Dokumentation und asynchrone Zusammenarbeit an.

Welche Möglichkeiten hat ein europäisches Unternehmen in Indien grundsätzlich bei der Personalbeschaffung?

Es gibt drei legale Möglichkeiten, eine Person in Indien in Ihr Personalverzeichnis aufzunehmen: eine Employer of Record (EOR), ein Vertragsverhältnis mit einem unabhängigen Auftragnehmer oder Ihre eigene indische Tochtergesellschaft. Jede dieser Optionen eignet sich für einen anderen Anwendungsfall.

Für europäische Start-ups, die seit ein bis vier Jahren Mitarbeiter in Indien einstellen, ist der EOR-Weg in puncto Geschwindigkeit, Compliance und Gesamtbetriebskosten fast immer die beste Wahl.

Der Weg über eine Tochtergesellschaft ist sinnvoll, sobald das Team eine bestimmte Schwelle überschreitet oder wenn Anforderungen hinsichtlich der Rechte an geistigem Eigentum Sie dazu veranlassen, einen Arbeitgeber vor Ort zu wählen.

Warum stellt die falsche Einstufung von Auftragnehmern ein so großes Risiko dar?

Falls Sie jemanden in Indien als Auftragnehmer einstellen Wenn diese Personen jedoch ausschließlich für Sie arbeiten, sich an Ihre Arbeitszeiten halten, Ihre Arbeitsmittel nutzen und über Jahre hinweg bei Ihnen bleiben, können die indischen Arbeitsbehörden das Verhältnis als Arbeitsverhältnis neu einstufen und rückwirkend fällige Zahlungen samt Zinsen einfordern. Das Risiko hängt nicht davon ab, was in Ihrem Vertrag steht.

Zu den tatsächlichen Risiken gehören:

• Nachzahlungen von Beiträgen zur Vorsorgekasse und zur ESI, die oft mehrere Jahre zurückreichen, zuzüglich Zinsen und Schadensersatz.
• Verpflichtung zur Zahlung einer Abfindung, falls das Beschäftigungsverhältnis die Fünfjahresgrenze überschritten hat.
• Einkommensteuerpflicht der Muttergesellschaft gemäß den Vorschriften zur Betriebsstätte.
• Ansprüche auf Abfindung und Wiedereinstellung gemäß dem Gesetz über Arbeitskonflikte in schwerwiegenden Fällen.

Auftragnehmer eignen sich für wirklich unabhängige, kurzfristige oder spezialisierte Tätigkeiten, bei denen die betreffende Person ihre Autonomie behält und für mehrere Auftraggeber tätig ist. Sie stellen keinen Ersatz für eine Festanstellung dar. Unternehmen unterschätzen häufig, wie streng indische Gerichte und Arbeitsbehörden den Grundsatz „Substanz vor Form“ anwenden.

Welche indischen Arbeitsgesetze gelten für die von einem europäischen Unternehmen eingestellten Mitarbeiter?

Sobald in Indien ein Arbeitsverhältnis besteht, findet das indische Gesetz in vollem Umfang Anwendung, unabhängig davon, wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Eine europäische Muttergesellschaft ohne eigene Niederlassung in Indien ist bei der Erfüllung dieser Verpflichtungen auf ihren EOR angewiesen.

Zu den wesentlichen Verpflichtungen gehören:

• Vorsorgefonds (PF): Ein Arbeitgeberbeitrag in Höhe von zwölf Prozent und ein Arbeitnehmerbeitrag in Höhe von zwölf Prozent auf das Grundgehalt, die monatlich an die EPFO abgeführt werden.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Gilt unterhalb einer Lohnschwelle, wobei Arbeitgeber und Arbeitnehmer Beiträge zu den Leistungen im Bereich der medizinischen Versorgung und der Krankenversicherung leisten.
• Trinkgeld: Eine vom Arbeitgeber finanzierte Pauschalzahlung, die den Mitarbeitern bei Ausscheiden nach einer bestimmten Dienstzeit ausgezahlt wird.
• Berufssteuer: Eine geringe, je nach Bundesland unterschiedlich hohe Steuer, die monatlich einbehalten wird.
• Quellensteuer (TDS): Monatlicher Einkommensteuerabzug vom Gehalt gemäß § 192 des Einkommensteuergesetzes.
• Mutterschaftsgeld: 26 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub für die ersten beiden Kinder als gesetzliches Minimum.
• Kündigung und Abfindung: Die Kündigungsfristen betragen in der Regel dreißig bis neunzig Tage, je nach Betriebszugehörigkeit, wobei für Kündigungen und Entlassungen aus betrieblichen Gründen gesonderte Regelungen gelten.

Auch Indien führt derzeit vier neue Arbeitsgesetzbücher die 29 zentrale Arbeitsgesetze zusammenfassen. Die Gesetzessammlungen ändern die Definition des Begriffs „Lohn“, sodass dieser nun eine breitere Grundlage umfasst (Grundlohn zuzüglich Teuerungszulage und Bindungszulage), erweitern den Anspruch auf Abfindungen für befristet Beschäftigte und dehnen die Sozialversicherung auf Gig- und Plattformarbeiter aus. Die Umsetzung schreitet Bundesland für Bundesland voran.

Sobald die Regelung vollständig in Kraft getreten ist, müssen Arbeitgeber damit rechnen, dass die gesetzlichen Kosten für das Unternehmen um einige Prozentpunkte steigen werden, da die Beiträge zur Pensionskasse und die Abfindungszahlungen auf einer breiteren Lohnbasis berechnet werden.

Inwiefern wirkt sich das Risiko einer Betriebsstätte auf europäische Start-ups aus?

Betriebsstätte (PE) ist ein steuerrechtlicher Begriff, der es Indien ermöglicht, die Gewinne eines ausländischen Unternehmens zu besteuern, die dieses durch Tätigkeiten erzielt, die von Indien aus ausgeübt werden. Wenn ein europäisches Unternehmen in Indien eine Person beschäftigt, die befugt ist, Verträge auszuhandeln oder abzuschließen, dort eine feste Geschäftseinrichtung unterhält oder wesentliche umsatzgenerierende Tätigkeiten ausübt, kann Indien diese Tätigkeit als Begründung einer Betriebsstätte betrachten und die damit verbundenen Gewinne vor Ort besteuern.

Für europäische Start-ups sieht die betriebliche Realität wie folgt aus:

• Die Einstellung über einen EOR-Anbieter sorgt dafür, dass das Arbeitsverhältnis in Indien verbleibt, und mindert das Argument, dass Sie dort eine feste Betriebsstätte unterhalten.
• Die Vergabe einer Vertriebsfunktion, einer Unterschriftsbefugnis für Verträge oder eines eigenen Büros in Indien an einen indischen Mitarbeiter erhöht das Risiko einer Betriebsstätte.
• Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Indien und Ihrem Heimatland (die meisten EU-Länder haben ein solches Abkommen) legt genau fest, was als Betriebsstätte gilt, und es empfiehlt sich, diese Definitionen gemeinsam mit einem Steuerberater zu prüfen, bevor Sie Ihr Unternehmen ausbauen.

PE ist der Bereich, der einen europäischen Gründer während einer Due-Diligence-Prüfung im Rahmen einer Serie-A-Finanzierungsrunde oder einer M&A-Transaktion am ehesten überraschen dürfte. Es ist wesentlich einfacher, das Betriebsmodell von Anfang an richtig zu gestalten, als später Korrekturen vornehmen zu müssen.

Inwiefern lassen sich die DSGVO und das indische DPDP-Gesetz im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Beschäftigungsverhältnissen miteinander vereinbaren?

Die DSGVO gilt auch dann weiterhin für ein europäisches Start-up, wenn dessen Mitarbeiter in Indien tätig sind, da sich der Geltungsbereich der DSGVO danach richtet, wo sich die betroffene Person und der Verantwortliche befinden, und nicht danach, wo die Belegschaft tätig ist.

In Indien gilt nun zudem das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten im digitalen Bereich von 2023, das eine zusätzliche Schutzebene für in Indien verarbeitete personenbezogene Daten schafft.

Was dies in der Praxis bedeutet:

• Der indische Mitarbeiter, der EU-Kunden- oder Personaldaten verarbeitet, handelt im Auftrag des Verantwortlichen (Ihrer EU-Niederlassung), sodass die Verpflichtungen gemäß der EU-DSGVO hinsichtlich der Rechtsgrundlage, der Datenminimierung und der Sicherheit weiterhin gelten.
• Für personenbezogene Daten, die aus der EU nach Indien übermittelt werden, ist ein geeigneter Übermittlungsmechanismus erforderlich, in der Regel die Standardvertragsklauseln der EU, ergänzt durch eine Folgenabschätzung zur Datenübermittlung.
• Das indische DPDP-Gesetz führt für den lokalen Arbeitgeber Verpflichtungen hinsichtlich Einwilligung, Benachrichtigung und Datenverarbeitung ein, einschließlich der Meldepflicht bei Verstößen und der Rechte der betroffenen Personen.
• Die Personaldaten des indischen Mitarbeiters, einschließlich Gehaltsabrechnungen, PF- und Steuerunterlagen, müssen sowohl im Einklang mit dem indischen Recht als auch mit den von der Muttergesellschaft intern angewandten Grundsätzen der DSGVO verarbeitet werden.

In vielen Fällen erkennen globale Arbeitgeber, dass der Datenschutz der Bereich ist, in dem sich die europäischen und die indischen Verpflichtungen tatsächlich in nennenswertem Umfang überschneiden und nicht lediglich parallel zueinander bestehen.

Wenn Sie Ihre Datenflüsse und Personalunterlagen frühzeitig unter einem einheitlichen Richtlinienrahmen zusammenführen, vermeiden Sie spätere Nachbesserungen unter dem Druck einer Prüfung.

Wie funktioniert die Lohnabrechnung bei der Bezahlung indischer Mitarbeiter aus Europa?

Die Gehälter in Indien werden in indischen Rupien ausgezahlt, die monatlich auf ein lokales Bankkonto überwiesen werden und denen eine Gehaltsabrechnung beiliegt, aus der alle gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge hervorgehen. Ein europäisches Mutterunternehmen ohne indisches Bankkonto wickelt die Zahlungen über seinen EOR ab.

Ein typischer monatlicher Ablauf sieht wie folgt aus:

• Ihr EOR stellt Ihrer europäischen Gesellschaft Rechnungen in EUR, GBP oder einer anderen vereinbarten Währung aus.
• Der EOR nimmt die Gelder entgegen, rechnet sie in INR um und zahlt sie nach Abzug von PF, ESI, Berufssteuer und TDS an jeden Mitarbeiter in Indien aus.
• Die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge werden fristgerecht an die EPFO, die ESIC und die Steuerbehörden abgeführt.
• Lohnabrechnungen, das Formular 16 (jährliche Steuerbescheinigung) sowie die Zahlungsbelege werden für Prüfungszwecke und zur Einsichtnahme durch die Mitarbeiter bereitgestellt.

Zwei praktische Aspekte, zu denen europäische Gründer häufig Fragen stellen:

• Währungsbezeichnung: Bei einigen EOR-Plattformen haben Sie die Möglichkeit, Gehälter in EUR oder GBP anzugeben, anstatt sie fest in INR zu legen. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie eine stabile Kostenübersicht in Ihrer Heimatwährung wünschen und Wechselkursschwankungen zentral auffangen möchten, anstatt sie an den Mitarbeiter weiterzugeben.
• Häufigkeit der Gehaltszahlungen: In Indien erfolgt die Gehaltsabrechnung überwiegend monatlich, doch sind auch wöchentliche oder vierzehntägige Abrechnungszyklen möglich, sofern Ihr Buchhaltungsmodell dies erfordert.

Ein Muster, das uns immer wieder auffällt: Europäische Unternehmen unterschätzen häufig die Vielfalt an Zulagen, Erstattungen und steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten, die indische Mitarbeiter auf ihren Gehaltsabrechnungen erwarten.

Ein gut durchdachtes CTC-Struktur verbessert sowohl das Nettoeinkommen als auch die Mitarbeiterbindung, ohne Ihre Gesamtkosten zu erhöhen.

Wie sollten europäische Gründer die Vergütung und die Beteiligungen gestalten?

Die Vergütung in Indien basiert auf dem CTC-Konzept (Cost to Company), bei dem das Grundgehalt, variable Vergütungsbestandteile, gesetzliche Arbeitgeberbeiträge sowie etwaige Zusatzleistungen zu einem einzigen Jahresbetrag zusammengefasst werden.

Insbesondere in den Bereichen Produktentwicklung, KI sowie in leitenden kaufmännischen Positionen wird auf mittlerer und höherer Führungsebene zunehmend Eigenkapitalbeteiligung erwartet.

Nützliche Grundsätze:

• Verwenden Sie für den Vergleich in INR die lokalen Gehaltsdaten der jeweiligen Stadt und die Dienstjahre als Grundlage und nicht die direkte Umrechnung europäischer Gehälter.
• Erkennen Sie die Kluft zwischen Tier-1-Städten (Bangalore, Hyderabad, Pune, Gurgaon, Mumbai) und Tier-2-Städten. Durch die Einstellung von Fernmitarbeitern hat sich dieser Unterschied zwar verringert, ist jedoch nicht vollständig beseitigt worden.
• Integrieren Sie variable Vergütungsanteile in Führungspositionen, häufig als prozentualer Anteil des Grundgehalts, der jährlich auf der Grundlage messbarer Ziele ausgezahlt wird.
• Planen Sie gesetzliche Beiträge zusätzlich zum Grundbetrag ein. PF und ESI sind nicht freiwillig und sollten im Voraus einkalkuliert werden.
• Bei ESOPs stammen die Zuteilungen in der Regel von der europäischen Muttergesellschaft. Für den indischen Mitarbeiter gelten bei Ausübung und Verkauf eigene steuerliche Regelungen, weshalb es hilfreich ist, die Struktur bereits in der Angebotsphase klar zu erläutern.

Wie sieht die Fernverwaltung über die Zeitzonen von Europa und Indien hinweg aus?

In Kontinentaleuropa liegt die Zeit im Winter etwa vier bis fünf Stunden hinter der in Indien zurück und im Sommer drei bis vier Stunden. Die Zeit im Vereinigten Königreich liegt im Winter etwa viereinhalb Stunden und während der Sommerzeit (BST) dreieinhalb Stunden hinter der in Indien zurück.

Dadurch ergibt sich jeden Tag ein praktikables Zeitfenster für die Abstimmung, ohne dass eine der beiden Seiten zu ungewöhnlichen Arbeitszeiten gezwungen wird.

Einige Arbeitsgewohnheiten, die sich auszahlen:

• Nutzen Sie das Zeitfenster „Vormittag in Europa / Nachmittag in Indien“ für Stand-up-Meetings, Design-Reviews und Pairing.
• Verwenden Sie standardmäßig die schriftliche Kommunikation für alle Angelegenheiten, die kein persönliches Treffen erfordern. Dies schützt die konzentrierte Arbeit auf beiden Seiten.
• Legen Sie die Zuständigkeiten eindeutig fest. Nach unserer Erfahrung reagieren indische Mitarbeiter sehr positiv auf klar definierte Aufgabenbereiche und eindeutige Erfolgskriterien.
• Planen Sie ein- bis zweimal im Jahr einen Besuch des Gründers ein, insbesondere im Zusammenhang mit der Einstellung von Führungskräften oder strategischen Markteinführungen.
• Stellen Sie einen erfahrenen lokalen Leiter ein, sobald das Team in Indien vier oder fünf Mitarbeiter umfasst, damit die Abwicklung des Tagesgeschäfts nicht von einem einzigen Ansprechpartner in Europa abhängt.

Die kulturelle Anpassung ist selten der schwierige Teil. Was länger dauert, bis man sich daran gewöhnt hat, ist der Rhythmus von Indische Feiertage, die Festivalsaison, die Dynamik der Kündigungsfristen sowie die Frage, wie die lokalen Marktbedingungen die Fluktuation und Gegenangebote beeinflussen.

Wann sollte ein europäisches Start-up von einem EOR-Modell auf eine eigene indische Gesellschaft umsteigen?

Ausschlaggebend ist in der Regel eine Kombination aus Mitarbeiterzahl, IP-Anforderungen und langfristiger Strategie. Für die meisten europäischen Start-ups ist ein EOR die richtige Lösung, bis mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Das Team in Indien ist von etwa dreißig auf fünfzig Mitarbeiter angewachsen, und der Pro-Kopf-Wert EOR-Kosten übersteigt allmählich die Kosten für den Betrieb einer Tochtergesellschaft.
• Das Unternehmen benötigt aus regulatorischen, steuerlichen oder kundenbezogenen Gründen, dass das indische geistige Eigentum im Besitz einer indischen juristischen Person ist.
• Indien entwickelt sich von einem abgelegenen Talentpool zu einem strategischen operativen Dreh- und Angelpunkt, an dem Führungs-, Finanz- und operative Funktionen vor Ort angesiedelt sind.
• Sie sind bereit, in die Gründung einer Tochtergesellschaft, die Eröffnung von Bankkonten, die Anmeldung bei der EPFO und der ESIC sowie die eigenständige Erledigung der monatlichen gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen zu investieren.

Ein guter EOR wird diesen Übergang gemeinsam mit Ihnen planen, anstatt Sie an sich zu binden. Das Team kann von der Gehaltsabrechnung des EOR auf die Gehaltsabrechnung der neuen indischen Tochtergesellschaft übertragen werden, wobei die Beschäftigungsbedingungen, die Betriebszugehörigkeit und die Sozialleistungen unverändert bleiben.

Wie Wisemonk europäische Start-ups bei der Personalbeschaffung in Indien unterstützt

Die Compliance bei der Personalbeschaffung in Indien kann für ein europäisches Personal- oder Finanzteam schnell zu einer versteckten Vollzeitbeschäftigung werden. Verträge, die monatliche Lohnabrechnung, Anmeldungen bei der Pensionskasse (PF) und der Sozialversicherung (ESI), die Bildung von Abfindungsrückstellungen, TDS-Meldungen, die Ausstellung des Formulars 16, FEMA-konforme Devisengeschäfte, die Anpassung an die DSGVO im Einklang mit dem DPDP-Gesetz, die Verwaltung von ESOP-Zuteilungen sowie Abfindungszahlungen bei Ausscheiden – all diese Aufgaben erfordern eine klare Zuständigkeit.

Wisemonk wurde entwickelt, um Ihnen diese Arbeit abzunehmen. Wir fungieren als rechtlicher Arbeitgeber Ihrer in Indien eingestellten Mitarbeiter, wodurch Sie beim Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb von 24 bis 48 Stunden nicht die Notwendigkeit haben, eine indische Gesellschaft zu gründen. Wir verwalten die Meldungen zu PF, ESI, Abfindungen, Berufssteuer und TDS durchgängig über unsere eigene Infrastruktur in Indien, sodass Sie nicht auf eine Kette von Drittanbietern angewiesen sind.

Unsere Lohnabrechnungsplattform wurde speziell für grenzüberschreitende Teams entwickelt. Sie können Rechnungen in EUR, GBP oder einer anderen vereinbarten Währung erhalten, Gehälter in Ihrer Landeswährung ausweisen, sofern dies Ihrer Budgetierung entspricht, und bei jeder Transaktion vollständige Transparenz hinsichtlich der Wechselkurse genießen.

Für gemischte Teams aus festangestellten Mitarbeitern und Freiberuflern wickeln wir zudem die Zahlungen an Auftragnehmer ab und Contractor of Record (COR) Anwendungsfälle im Rahmen der indischen GST-, TDS- und FEMA-Vorschriften in ein und demselben Dashboard.

Wenn Sie sich schließlich dazu entschließen, eine eigene indische Tochtergesellschaft zu gründen, unterstützen wir Sie bei der Planung der Gesellschaftsstruktur, der Übergabe des Teams und der Wahrung der Kontinuität, anstatt die EOR-Phase als eine Art Bindung zu betrachten.

Für europäische Gründer bedeutet dies, dass sie in Indien mit einem schlanken Ansatz starten, die gesetzlichen Vorschriften einhalten und auf eine hybride oder eine vor Ort ansässige Struktur ausweiten können, ohne dabei die Partner wechseln zu müssen.