„Employer of Record“ in Großbritannien: Leitfaden für die Personalbeschaffung ohne eigene Rechtspersönlichkeit

Fragen Sie sich, wie Sie in Großbritannien schnell und unkompliziert Mitarbeiter einstellen können, ohne dort ein Unternehmen zu gründen? Ein Employer of Record (EOR) tritt in Ihrem Namen als offizieller Arbeitgeber auf und kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen sowie die vollständige Compliance mit den britischen Arbeitsgesetzen. Dies ermöglicht einen schnellen und kosteneffizienten Markteintritt und hilft Ihnen dabei, sich in komplexen Vorschriften wie PAYE und der Sozialversicherung zurechtzufinden. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie EOR-Dienstleistungen die Personalbeschaffung in Großbritannien vereinfachen und expandierenden Unternehmen Sicherheit bieten.

Welche wesentlichen arbeitsrechtlichen Vorschriften in Großbritannien müssen Unternehmen kennen?

Das Verständnis und die Einhaltung der britischen Arbeitsgesetze sind für eine rechtmäßige und ethische Geschäftstätigkeit unerlässlich; dies umfasst die Einstufung von Auftragnehmern, den Datenschutz, Arbeitnehmerrechte sowie Arbeitszeitbeschränkungen. Nachfolgend sind einige wichtige Anforderungen aufgeführt, die Unternehmen beachten müssen:

IR35-Vorschriften und Compliance

IR35 legt fest, ob ein Auftragnehmer steuerlich gesehen tatsächlich selbstständig ist oder als „verdeckter Arbeitnehmer“ gilt. Auf der Grundlage unserer umfassenden Untersuchungen können wir bestätigen, dass EORs Unterstützung bei der IR35-Compliance bieten, Steuerbescheide bearbeiten und das Risiko einer falschen Einstufung mindern – was für die Umstellung von Auftragnehmern im Vereinigten Königreich von entscheidender Bedeutung ist. Erfahren Sie mehr über Informationen zur Arbeit außerhalb des Lohn- und Gehaltsvertrags (IR35) – GOV.UK

DSGVO und datenschutzrechtliche Anforderungen

EORs stellen sicher, dass alle während des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiteten personenbezogenen Daten den Standards der britischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen, wobei der Schwerpunkt auf dem Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter und sicheren Verfahren zum Umgang mit Daten liegt.

Quelle: Information Commissioner’s Office Leitfaden zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Gesetzlich festgelegte Arbeitnehmerrechte und Sozialleistungen

• Arbeitgeber müssen die Gesetze zum nationalen Mindestlohn um eine gerechte Bezahlung zu gewährleisten.
• Arbeitnehmer haben Anspruch auf gleichen Lohn für gleiche Arbeit, unabhängig vom Geschlecht oder anderen Faktoren.
• Gesetzliches Krankengeld und Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub sind obligatorische Sozialleistungen für Arbeitnehmer.
• Kündigungsfristen und Abfindung sind bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gesetzlich vorgeschrieben.

Arbeitszeitverordnung

Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich haben einen gesetzlichen Anspruch auf maximal 48-Stunden-Arbeitswoche (mit Abmeldeoptionen), vorgeschriebene Ruhepausen am Arbeitsplatz, und 5,6 Wochen bezahlter Jahresurlaub.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines EOR in Großbritannien?

• Schneller Markteintritt ohne Gründung einer Gesellschaft: Unternehmen können sofort mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen.
• Compliance mit dem Arbeitsrecht: Ein „Employer of Record“ (EOR) hält sich über gesetzliche Änderungen und aktuelle Vorschriften auf dem Laufenden.
• Kosteneffiziente Personalbeschaffung: Einsparungen bei Verwaltungs- und Rechtskosten.
• Strategien zur Risikominderung: Geringeres Risiko von Verstößen gegen Compliance-Vorschriften und arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.

Wie funktionieren EOR-Dienstleistungen in Großbritannien?

Die „Employer of Record“-Dienstleistungen in Großbritannien decken den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ab – vom Onboarding über die Gehaltsabrechnung bis hin zur laufenden Compliance –, sodass sich Unternehmen ohne rechtliche Komplikationen auf ihr Wachstum konzentrieren können.

Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter

• Schritt 1: EOR entwirft und stellt rechtskonforme Arbeitsverträge aus.
• Schritt 2: Nach Abschluss des Einstellungsverfahrens erledigt der neue Mitarbeiter die erforderlichen Formalitäten und unterzieht sich einer Hintergrundüberprüfung.
• Schritt 3: EOR meldet den Mitarbeiter bei den zuständigen Behörden an.

Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuerverwaltung

• Die EOR wickelt die monatlichen Gehaltszahlungen korrekt und pünktlich ab.
• Das System verwaltet die PAYE-Steuerabzüge und gewährleistet deren fristgerechte Übermittlung an die HMRC.
• Die EOR wickelt sowohl die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers als auch die des Arbeitnehmers unter vollständiger Compliance mit den britischen Rechtsvorschriften ab.

Verwaltung von Sozialleistungen

• Der Anbieter verwaltet die automatische Anmeldung zur Altersvorsorge für berechtigte Mitarbeiter und erfüllt dabei alle gesetzlichen Anforderungen.
• Das Unternehmen verwaltet das gesetzliche Krankengeld, den Mutterschaftsurlaub und den Urlaubsanspruch gemäß den britischen Arbeitsrechtsvorschriften.

Unterstützung beim Leistungsmanagement

• Das EOR bietet Anleitung und Unterstützung bei der Durchführung von Leistungsbeurteilungen für Mitarbeiter.
• Sie überwacht die Probezeiten, um eine ordnungsgemäße Bewertung und Compliance sicherzustellen.
• Der Anbieter wickelt rechtmäßige Kündigungen von Mitarbeitern ab und hält sich dabei strikt an die britischen arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Welche für Großbritannien spezifischen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen sollten Unternehmen beachten?

Bei ihrer Geschäftstätigkeit im Vereinigten Königreich müssen Unternehmen die für das lokale Arbeitsrecht spezifischen Verpflichtungen sorgfältig erfüllen, darunter Sozialversicherungsbeiträge, Rentenbeiträge, Abgaben und gesetzlich vorgeschriebene Sozialleistungen für Arbeitnehmer.

• Sozialversicherungsbeiträge (NIC): Alle Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich sind verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten, mit denen wichtige staatliche Leistungen wie das Gesundheitswesen und die Altersversorgung finanziert werden. Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Arbeitnehmerbeiträge abzuziehen und ihre eigenen Zahlungen auf der Grundlage von Schwellenwerten und Sätzen zu leisten, die jährlich aktualisiert werden.
• Anforderungen an die automatische Anmeldung zur betrieblichen Altersversorgung: EOR-Anbieter übernehmen die obligatorische Anmeldung berechtigter Mitarbeiter in betriebliche Altersversorgungssysteme gemäß dem Rentengesetz von 2008.
• Compliance mit der Ausbildungsabgabe: Bei großen Arbeitgebern übernehmen EORs die Abwicklung der Ausbildungsabgabe in Höhe von 0,5 %, die auf die gesamten Lohnkosten erhoben wird, sofern die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind.
• Urlaubsansprüche und gesetzliches Krankengeld: EORs verwalten gesetzliche Sozialleistungen für Arbeitnehmer, wie beispielsweise mindestens 28 Tage bezahlten Urlaub, einschließlich Feiertage, sowie das gesetzliche Krankengeld, und gewährleisten dabei die Compliance mit dem britischen Arbeitsrecht.

Wie wählt man den richtigen Anbieter für den Geschäftsbetrieb in Großbritannien als Employer of Record (EOR) aus?

Die Auswahl des richtigen EOR-Partners ist entscheidend, um Compliance mit gesetzlichen Vorschriften, einen reibungslosen Einstellungsprozess und eine effektive Personalführung Ihrer qualifizierten und vielfältigen Belegschaft in Großbritannien zu gewährleisten. Hier sind wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Wichtige Auswahlkriterien

Suchen Sie nach einem EOR-Anbieter mit einer nachweislich guten Erfolgsbilanz hinsichtlich der Compliance mit britischen Vorschriften und fundierter Branchenerfahrung. Eine transparente Preisgestaltung und flexible, auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnittene Dienstleistungen sind für eine erfolgreiche Partnerschaft unerlässlich.

Fähigkeiten der Technologieplattform

Der „Employer of Record“ sollte eine benutzerfreundliche Technologieplattform bereitstellen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Personalwesen, administrative Aufgaben sowie das Compliance-Management einfach und transparent gestaltet. Eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden HR-Systeme ist wichtig, um Arbeitsabläufe zu optimieren und eine Berichterstattung in Echtzeit zu ermöglichen.

Anforderungen an lokale Fachkenntnisse

Wählen Sie einen Dienstleister aus, der über fundierte Kenntnisse der lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften im Vereinigten Königreich sowie der lokalen Marktbedingungen verfügt. Dazu gehören Fachkenntnisse in branchenspezifischen Vorschriften sowie die Fähigkeit, sich in komplexen arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Bereichen wie Steuerregelungen, der automatischen Einbindung in die Altersvorsorge und der Einstufung von Arbeitnehmern zurechtzufinden.

Bilanz im Bereich Compliance

Ein seriöser EOR-Anbieter verfügt über eine nachgewiesene Compliance-Bilanz, die durch Audits, Kundenreferenzen und Fallstudien belegt wird. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Belegschaft in voller Übereinstimmung mit den britischen Arbeitsgesetzen und -vorschriften verwaltet wird.

Wie hoch sind die Kosten und wie hoch ist die Kapitalrendite (ROI) bei der Nutzung eines „Employer of Record“ (EOR) im Vergleich zur Gründung einer eigenen Gesellschaft in Großbritannien?

Die Entscheidung zwischen einem „Employer of Record“ (EOR) und der Gründung einer eigenen Gesellschaft in Großbritannien erfordert ein klares Verständnis der Kosten, Einsparungen und potenzieller versteckter Gebühren. Folgendes sollten Sie vor Ihrer Expansion berücksichtigen:

Preismodelle für EOR-Dienstleistungen
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Zu berücksichtigende versteckte Kosten:

Um die richtige Entscheidung zwischen der Inanspruchnahme eines EOR-Dienstes und der Gründung einer eigenen Gesellschaft in Großbritannien zu treffen, ist es unerlässlich, sich einen umfassenden Überblick über die Gesamtkosten zu verschaffen. Neben den offensichtlichen Gebühren sollten auch einige versteckte Kosten berücksichtigt werden:

• Bei der Abwicklung der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen können Wechselkursgebühren anfallen.
• Für das Onboarding und den Austritt von Mitarbeitern können je nach Anbieter zusätzliche Kosten anfallen.
• Für die Anbindung der EOR-Plattform an Ihre bestehenden Personal- oder Buchhaltungssysteme können möglicherweise Gebühren für die Technologieintegration anfallen.

ROI-Berechnungen für die Expansion in Großbritannien

Aufgrund unserer umfassenden Erfahrung als führender Anbieter von „Employer of Record“-Dienstleistungen haben wir festgestellt, dass Unternehmen, die EOR-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, im Vergleich zur herkömmlichen Unternehmensgründung bis zu 30 % an Betriebskosten einsparen und die Markteinführungszeit um über 50 % verkürzen.

Welche Zukunftstrends prägen die „Employer of Record“ (EOR)-Dienstleistungen in Großbritannien?

Angesichts der sich wandelnden Beschäftigungslandschaft im Vereinigten Königreich ist es für Unternehmen, die EOR-Dienstleistungen nutzen oder deren Einsatz in Erwägung ziehen, von entscheidender Bedeutung, bei aufkommenden Trends immer einen Schritt voraus zu sein. So prägen aktuelle Entwicklungen die Zukunft von EOR im Vereinigten Königreich:

• Regulatorisches Umfeld nach dem Brexit:
  Die laufenden Änderungen der britischen Rechtsvorschriften wirken sich weiterhin auf grenzüberschreitende Beschäftigungspraktiken aus, darunter strengere Überprüfungen der Arbeitsberechtigung und sich weiterentwickelnde Datenschutzvorschriften, die der DSGVO ähneln. EOR-Anbieter spielen eine entscheidende Rolle dabei, Unternehmen dabei zu unterstützen, diese dynamischen Compliance-Anforderungen nahtlos zu bewältigen.
• Fortschritte in den Bereichen Technologie und Automatisierung:
  Führende EOR-Anbieter integrieren KI-gestützte Compliance-Überwachung, automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie verbesserte Self-Service-Portale. Diese Innovationen verbessern die Genauigkeit, reduzieren den Verwaltungsaufwand und bieten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern eine intuitivere Benutzererfahrung.
• Prognose zum Marktwachstum und zur Nachfrage:
  Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit und globalen Personalstrategien wird erwartet, dass der britische EOR-Markt in den Jahren 2025 und 2026 erheblich wachsen wird. Agile Personallösungen gewinnen zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen bei ihren Einstellungsmodellen Wert auf Schnelligkeit, Flexibilität und Rechtssicherheit legen.
• Zunehmende Notwendigkeit, internationale Mitarbeiter zu führen:
  Unternehmen benötigen zunehmend effiziente Lösungen für das Onboarding und die Verwaltung internationaler Mitarbeiter unter Einhaltung der britischen arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen.

Schlussfolgerung

Die Nutzung eines „Employer of Record“ in Großbritannien optimiert den Einstellungsprozess, indem die Compliance, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Mitarbeiterleistungen übernommen werden, ohne dass eine lokale Gesellschaft gegründet werden muss. Dadurch lassen sich die Einrichtungszeit, die Kosten und die rechtlichen Risiken erheblich reduzieren, was eine schnelle und flexible Expansion ermöglicht. Unternehmen, die eine Expansion planen, sollten ihren Personalbedarf und ihren Zeitplan klar einschätzen und sich nach seriösen Anbietern umsehen. EOR-Anbieter mit bewährter britischer Fachkompetenz und prüfen Sie deren Technologie und Preisgestaltung, um die für Sie am besten geeignete Lösung zu finden.

Hier sind einige Maßnahmen zur Umsetzung:

• Legen Sie die Größe und die Schlüsselpositionen Ihrer Belegschaft in Großbritannien fest.
• Fordern Sie Angebote von mehreren EOR-Anbietern an und vergleichen Sie diese unter besonderer Berücksichtigung der Compliance und des Leistungsumfangs.
• Planen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Integration der Technologie mithilfe der von Ihnen ausgewählten EOR-Plattform.
• Behalten Sie Änderungen der lokalen Arbeitsgesetze im Vereinigten Königreich im Auge, um die fortlaufende Compliance sicherzustellen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Unternehmen schnell, effizient und sicher in den britischen Markt eintreten.

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