Employer of Record en el Reino Unido: Guía para contratar sin necesidad de constituir una entidad

¿Se pregunta cómo contratar a empleados en el Reino Unido de forma rápida y sencilla sin necesidad de constituir una empresa allí? Un Employer of Record (EOR) actúa como empleador oficial en su nombre, gestionando las nóminas, los impuestos, las prestaciones y el pleno cumplimiento de la legislación laboral del Reino Unido. Esto permite una entrada en el mercado rápida y rentable, al tiempo que se gestionan normativas complejas como el sistema PAYE y la Seguridad Social. En esta guía, explicamos cómo los servicios de EOR simplifican la contratación en el Reino Unido y garantizan la tranquilidad a las empresas en expansión.

¿Cuáles son los requisitos fundamentales de la legislación laboral del Reino Unido que deben conocer las empresas?

Comprender y cumplir la legislación laboral del Reino Unido es fundamental para el desarrollo legal y ético de las actividades empresariales, lo que abarca la clasificación de los contratistas, la protección de datos, los derechos de los trabajadores y los límites de la jornada laboral. A continuación se enumeran algunos requisitos clave que las empresas deben cumplir:

Normativa IR35 y Compliance

La normativa IR35 determina si un contratista es realmente un trabajador autónomo o un «empleado encubierto» a efectos fiscales. Tras una exhaustiva investigación, podemos afirmar que las EOR ofrecen asesoramiento para el cumplimiento de la normativa IR35, gestionan las inspecciones fiscales y mitigan los riesgos de clasificación errónea, lo cual resulta fundamental para la reconversión de los contratistas en el Reino Unido. Obtenga más información sobre Información sobre el trabajo fuera de nómina (IR35) - GOV.UK

El RGPD y los requisitos en materia de protección de datos

Las políticas de protección de datos (EOR) garantizan que todos los datos personales tratados durante la relación laboral cumplan con las normas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) del Reino Unido, haciendo hincapié en la privacidad de los empleados y en las prácticas seguras de tratamiento de datos.

Fuente: Oficina del Comisionado de Información Guía sobre el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Derechos y prestaciones legales de los trabajadores

• Las empresas deben cumplir con la Legislación sobre el salario mínimo nacional para garantizar una remuneración justa.
• Los empleados tienen derecho a la igualdad salarial por un trabajo de igual valor, independientemente de su género u otros factores.
• La prestación por enfermedad prevista por la ley y permiso de maternidad o de paternidad son prestaciones obligatorias para los empleados.
• Plazos de preaviso y indemnización por despido son obligatorios por ley al rescindir una relación laboral.

Normativa sobre el tiempo de trabajo

Los trabajadores del Reino Unido tienen derecho, por ley, a un máximo de Semana laboral de 48 horas (con opciones de exclusión voluntaria), pausas obligatorias en el trabajo, y 5,6 semanas de vacaciones anuales remuneradas.

¿Cuáles son las principales ventajas de recurrir a un EOR en el Reino Unido?

• Entrada rápida en el mercado sin necesidad de constituir una sociedad: las empresas pueden empezar a contratar personal de inmediato.
• Garantía del cumplimiento de la legislación laboral: un Employer of Record (EOR) se mantiene al día de los cambios legales y las actualizaciones normativas.
• Contratación de talento rentable: ahorro en gastos administrativos y jurídicos.
• Estrategias de mitigación de riesgos: menor exposición a incumplimientos normativos y a conflictos laborales.

¿Cómo funcionan los servicios de EOR en el Reino Unido?

Los servicios de «Employer of Record» en el Reino Unido se encargan de todo el ciclo de vida de los empleados, desde el Onboarding hasta la gestión de nóminas y la Compliance continua, de modo que las empresas puedan centrarse en su crecimiento sin complicaciones legales.

Proceso de Onboarding de empleados

• Paso 1: EOR redacta y emite contratos de trabajo que cumplen con la normativa.
• Paso 2: Una vez finalizado el proceso de contratación, el nuevo empleado debe completar la documentación necesaria y someterse a las comprobaciones de antecedentes.
• Paso 3: EOR inscribe al empleado en los organismos públicos correspondientes.

Gestión de nóminas y administración tributaria

• El EOR gestiona los pagos mensuales de los salarios con precisión y puntualidad.
• Se encarga de gestionar las retenciones fiscales del sistema PAYE y garantiza su presentación puntual ante la HMRC.
• La EOR se encarga de las cotizaciones a la Seguridad Social tanto del empleador como del empleado, cumpliendo plenamente con la legislación del Reino Unido.

Gestión de prestaciones

• El proveedor gestiona la inscripción automática en el plan de pensiones de los empleados que cumplen los requisitos, cumpliendo con todas las disposiciones normativas.
• Se encarga de gestionar las prestaciones por enfermedad, el permiso de maternidad y los derechos de vacaciones previstos por la legislación, de conformidad con la normativa laboral del Reino Unido.

Apoyo a la gestión del rendimiento

• La EOR ofrece orientación y apoyo para llevar a cabo las evaluaciones de rendimiento de los empleados.
• Supervisa los períodos de prueba para garantizar una evaluación adecuada y el cumplimiento de las normas.
• La empresa gestiona los despidos legales de los empleados, cumpliendo estrictamente la normativa laboral del Reino Unido.

¿Qué obligaciones laborales específicas del Reino Unido deben tener en cuenta las empresas?

Al desarrollar su actividad en el Reino Unido, las empresas deben gestionar con esmero las obligaciones propias del marco laboral local, entre las que se incluyen la Seguridad Social, las pensiones, las exacciones y las prestaciones legales para los empleados.

• Contribuciones a la Seguridad Social (NIC): Todos los trabajadores del Reino Unido deben cotizar a la Seguridad Social, que financia servicios públicos esenciales, como la asistencia sanitaria y las pensiones. Los empleadores son responsables de deducir las cotizaciones de los trabajadores y de realizar sus propios pagos, según los umbrales y tipos que se actualizan anualmente.
• Requisitos de inscripción automática en planes de pensiones: Los proveedores de servicios de gestión de personal (EOR) se encargan de la inscripción obligatoria de los empleados que cumplen los requisitos en los planes de pensiones de empresa, de conformidad con la Ley de Pensiones de 2008.
• Compliance con la tasa de formación de aprendices: En el caso de las grandes empresas, los EOR se encargan de gestionar la tasa de formación de aprendices del 0,5 % que se aplica al coste total de las nóminas, siempre que se cumplan los criterios de elegibilidad.
• Derechos de vacaciones y prestación por enfermedad prevista por la ley: Las empresas de gestión de personal (EOR) gestionan las prestaciones laborales previstas por la ley, tales como un mínimo de 28 días de vacaciones pagadas, incluidos los días festivos, y la prestación por enfermedad prevista por la ley, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral del Reino Unido.

¿Cómo elegir el proveedor adecuado de servicios de «Employer of Record» (EOR) para las operaciones en el Reino Unido?

La elección del socio adecuado en materia de EOR es fundamental para garantizar el Compliance, un proceso de contratación fluido y una gestión eficaz de su plantilla cualificada y diversa en el Reino Unido. A continuación, se indican algunos factores importantes que debe tener en cuenta:

Criterios clave de selección

Busque una empresa de EOR con un sólido historial de Compliance en el Reino Unido y una amplia experiencia en el sector. Una política de precios transparente y unos servicios flexibles adaptados a las necesidades de su empresa son fundamentales para una colaboración satisfactoria.

Capacidades de la plataforma tecnológica

El «Employer of Record» debe ofrecer una plataforma tecnológica fácil de usar que simplifique y haga más transparente la gestión de nóminas, recursos humanos, tareas administrativas y Compliance. Es importante que se integre a la perfección con sus sistemas de recursos humanos actuales para agilizar los flujos de trabajo y la elaboración de informes en tiempo real.

Requisitos de experiencia local

Seleccione un proveedor que cuente con un profundo conocimiento de la normativa laboral del Reino Unido y de las condiciones del mercado local. Esto incluye experiencia en normativas específicas de cada sector y la capacidad de desenvolverse en el complejo marco de la legislación laboral y en ámbitos como la normativa fiscal, la inscripción automática en planes de pensiones y la clasificación de los trabajadores.

Historial de Compliance

Una empresa de gestión de recursos humanos (EOR) de prestigio contará con un historial de Compliance contrastado, demostrado mediante auditorías, referencias de clientes y casos prácticos. Esto le garantiza que la gestión de su plantilla se llevará a cabo en plena conformidad con la legislación y la normativa laboral del Reino Unido.

¿Cuáles son los costes y el retorno de la inversión (ROI) de recurrir a un Employer of Record (EOR) frente a la constitución de su propia entidad en el Reino Unido?

Para decidir entre recurrir a un Employer of Record (EOR) y constituir su propia entidad en el Reino Unido, es necesario comprender claramente los costes, el ahorro y las posibles comisiones ocultas. A continuación le indicamos qué debe tener en cuenta antes de expandirse:

Modelos de fijación de precios de los servicios de EOR
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Costes ocultos que hay que tener en cuenta:

Es fundamental conocer el panorama completo de los costes a la hora de decidir entre recurrir a un servicio de EOR o constituir su propia entidad en el Reino Unido. Además de las tarifas evidentes, deben tenerse en cuenta varios costes ocultos:

• Es posible que se apliquen comisiones por cambio de divisa al gestionar nóminas internacionales en varias divisas.
• Los procesos de Onboarding y baja de empleados pueden conllevar costes adicionales, dependiendo del proveedor.
• Es posible que se apliquen tarifas de integración tecnológica para conectar la plataforma EOR con sus sistemas de recursos humanos o contabilidad actuales.

Cálculos del retorno de la inversión (ROI) para la expansión en el Reino Unido

Gracias a nuestra amplia experiencia como proveedor líder de servicios de «Employer of Record» (EOR), hemos constatado que las empresas que recurren a estos servicios ahorran hasta un 30 % en costes operativos y reducen el tiempo de comercialización en más de un 50 %, en comparación con la constitución tradicional de una entidad.

¿Cuáles son las tendencias futuras que están marcando la evolución de los servicios de Employer of Record (EOR) en el Reino Unido?

A medida que evoluciona el panorama laboral del Reino Unido, mantenerse a la vanguardia de las tendencias emergentes resulta fundamental para las empresas que utilizan o se plantean utilizar los servicios de EOR. A continuación se explica cómo los avances actuales están configurando el futuro del EOR en el Reino Unido:

• Panorama normativo tras el Brexit:
  Los continuos cambios en la normativa del Reino Unido siguen afectando a las prácticas laborales transfronterizas, entre los que se incluyen controles más estrictos del derecho al trabajo y normas de protección de datos en constante evolución, similares al RGPD. Los proveedores de servicios de EOR desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudar a las empresas a cumplir sin problemas estos requisitos normativos en constante evolución.
• Avances en tecnología y automatización:
  Las principales EOR están incorporando sistemas de supervisión del cumplimiento normativo basados en la inteligencia artificial, la tramitación automatizada de nóminas y portales de autoservicio mejorados. Estas innovaciones mejoran la precisión, reducen las cargas administrativas y ofrecen una experiencia más intuitiva tanto para los empleadores como para los empleados.
• Previsión de crecimiento y demanda del mercado:
  Con el auge del teletrabajo y las estrategias de captación de talento a nivel mundial, se prevé que el mercado británico de EOR experimente una expansión significativa a lo largo de 2025 y 2026. Las soluciones ágiles de gestión de personal se están convirtiendo en un elemento esencial, ya que las empresas dan prioridad a la rapidez, la flexibilidad y la seguridad jurídica en sus modelos de contratación.
• La creciente necesidad de gestionar al personal internacional:
  Cada vez más, las empresas necesitan soluciones eficaces para el Onboarding y la gestión de los empleados internacionales de conformidad con la normativa laboral del Reino Unido.

Conclusión

Recurrir a un «Employer of Record» en el Reino Unido agiliza el proceso de contratación, ya que se encarga de la Compliance, la gestión de nóminas y las prestaciones de los empleados sin necesidad de constituir una entidad local, lo que reduce considerablemente el tiempo de puesta en marcha, los costes y los riesgos legales, permitiendo así una expansión rápida y flexible. Las empresas que tengan previsto expandirse deben evaluar claramente sus necesidades de contratación y sus plazos, e investigar proveedores de confianza Proveedores de EOR con una experiencia contrastada en el Reino Unido, y evaluar su tecnología y sus precios para encontrar la opción más adecuada.

A continuación se indican algunas medidas que deben ponerse en práctica:

• Defina el tamaño y las funciones clave de su plantilla en el Reino Unido.
• Solicite y compare ofertas de varios proveedores de EOR, prestando especial atención a la Compliance y a la oferta de servicios.
• Planifique el Onboarding de los empleados y la integración tecnológica con la plataforma EOR que haya seleccionado.
• Esté al tanto de las modificaciones de la legislación laboral local del Reino Unido para garantizar la Compliance continua de la misma.

Seguir estos pasos permitirá a las empresas acceder al mercado del Reino Unido de forma rápida, eficaz y con confianza.

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