Employer of Record in Portugal: Leitfaden zur Personalbeschaffung ohne eigene Gesellschaft

Erwägen Sie, Ihr Unternehmen mit einem Employer of Record (EOR) in Portugal? Portugals solider Marktzugang zur EU und die hochqualifizierten Fachkräfte des Landes sind äußerst attraktiv, doch die lokalen Arbeitsgesetze und Vorschriften zur Lohnabrechnung erfordern besondere Aufmerksamkeit. Aufgrund unserer Erfahrung in der Beratung globaler Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem kompetenten „Employer of Record“ in Portugal der schnellste Weg zur Personalbeschaffung – ohne den Aufwand, eine eigene juristische Person zu gründen oder sich mit der lokalen Compliance auseinandersetzen zu müssen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren, während Expertenteams sich um Verträge, die Lohnabrechnung und die sich ständig ändernden Vorschriften kümmern.

Wie sieht der rechtliche Rahmen des portugiesischen Arbeitsrechts aus?

Bevor Sie Mitarbeiter einstellen, ist es von entscheidender Bedeutung, die portugiesischen Arbeitsgesetze zu verstehen. Hier finden Sie einen übersichtlichen Überblick, der Ihnen hilft, die Grundlagen des portugiesischen Arbeitsrechts schnell zu erfassen, bevor Sie mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen.

• Die Arbeitsgesetzbuch (Código do Trabalho) ist der wichtigste rechtliche Rahmen für Arbeitsverhältnisse und regelt die Bereiche Arbeitsverträge, Arbeitszeiten und Kündigungen.
• Auch in Portugal sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer verpflichtet, Beiträge zur Sozialversicherungssystem, das Renten, Gesundheitsleistungen und Arbeitslosengeld umfasst.
• Arbeitgeber müssen folgende Vorschriften einhalten: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Vorschriften zur Gewährleistung sicherer Arbeitsplätze. Im Zuge der jüngsten Arbeitsrechtsreformen wurden verschiedene Vorschriften modernisiert, wodurch die Compliance zwar vereinfacht wurde, diese jedoch nach wie vor sehr detailliert sind. Wenn Sie sich über diese Vorschriften auf dem Laufenden halten, können Sie rechtliche Probleme vermeiden und starke Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern aufbauen.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Inanspruchnahme eines „Employer of Record“ (EOR) in Portugal?

Hier finden Sie einen kurzen Überblick darüber, warum die Zusammenarbeit mit einem EOR-Anbieter in Portugal für Ihre globale Expansionsstrategie entscheidend sein kann.

• EU-Marktportal: Die EU-Mitgliedschaft Portugals bietet nahtlosen Zugang zum gesamten europäischen Markt. Mit einem EOR-Modell können Sie portugiesische Mitarbeiter schnell einstellen, ohne eine juristische Person gründen zu müssen, und sind so in dieser lukrativen Region sofort präsent und erfüllen alle Anforderungen an Compliance.
• Kosteneffiziente Betriebsabläufe: Im Vergleich zu vielen westeuropäischen Ländern bietet Portugal wettbewerbsfähige Arbeitskosten und Sozialversicherungsbeiträge. Der Einsatz eines EOR-Modells reduziert die Einrichtungs- und laufenden Verwaltungskosten und hilft Ihnen so, Ihr Budget zu optimieren und gleichzeitig die vollständige Compliance zu gewährleisten.
• Der wachsende Technologiesektor: Portugal entwickelt sich rasch zu einem Technologiezentrum, wobei Lissabon und Porto Start-ups und internationale Technologieunternehmen anziehen. Der Zugang zu diesem Pool an qualifizierten Fachkräften über einen EOR ermöglicht eine schnellere Einstellung von spezialisierten Fachkräften, die sowohl mit den lokalen als auch mit den globalen Märkten vertraut sind.
• Vorteile für die Lebensqualität: Portugal zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität mit einer hervorragenden Gesundheitsversorgung, Sicherheit und erschwinglichen Lebenshaltungskosten aus, was es einfacher macht, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu binden. Diese Stabilität kommt Ihrer globalen Belegschaft zugute und stärkt das Engagement Ihrer Mitarbeiter.

Wie funktioniert die Lohnabrechnung und die Compliance mit den Steuervorschriften in Portugal?

Hier finden Sie einen kurzen Leitfaden, der Ihnen hilft, den Überblick über Gehaltsabrechnung, Steuern und die bekannten NHR-Steuervorteile in Portugal zu behalten.

Das portugiesische Steuersystem: Arbeitnehmer in Portugal zahlen im Jahr 2025 Einkommensteuer (IRS) nach einem gestaffelten Steuersatz von 13 % bis 48 %, abhängig vom Bruttogehalt. Nichtansässige zahlen einen Pauschalsatz von 25 % auf Einkünfte aus portugiesischen Quellen. Sozialversicherungsbeiträge und Lohnabzüge werden monatlich vom Arbeitgeber auf der Grundlage des Bruttogehalts des Arbeitnehmers abgeführt.

Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber zahlen 23,75 % und Arbeitnehmer 11 % des Bruttolohns ein; damit werden Renten, Krankenversicherung und andere gesetzlich vorgeschriebene Leistungen finanziert. Die Zahlungen sind monatlich fällig, in der Regel zwischen dem 10. und 20. des Monats für den Vormonat.

Monatliche und jährliche Meldungen: Arbeitgeber sind verpflichtet, jeden Monat Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten, regelmäßig Meldungen einzureichen und eine jährliche Lohn- und Gehaltsübersicht vorzulegen. Die Einkommensteuererklärungen (für Arbeitnehmer) werden jedes Jahr zwischen dem 1. April und dem 30. Juni online eingereicht und beziehen sich auf die Einkünfte des vorangegangenen Kalenderjahres.

Vorteile der NHR-Steuerregelung: Der Status als „Non-Habitual Resident“ (NHR) ermöglicht es berechtigten Neuzugezogenen, bis zu 10 Jahre lang von einem Pauschalsteuersatz von 20 % auf bestimmte Einkünfte aus portugiesischen Quellen sowie von möglichen Steuerbefreiungen für den Großteil der ausländischen Einkünfte zu profitieren, sofern ein Doppelbesteuerungsabkommen gilt. Diese Regelung trägt dazu bei, ausländische Fachkräfte und Rentner durch niedrigere effektive Steuersätze und zusätzliche Vorteile wie den Verzicht auf eine Vermögenssteuer sowie eine ermäßigte Rentensteuer (Pauschalsatz von 10 % auf ausländische Renten) anzuziehen.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung internationaler Unternehmen bei der weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnung gewährleistet das Verständnis dieser Steuerregelungen und Fristen sowie die Nutzung der NHR-Regelung eine reibungslose Compliance und beugt kostspieligen Strafen in der Zukunft vor.

Welche Leistungen und Ansprüche stehen Arbeitnehmern in Portugal zu?

Hier erfahren Sie, was Sie über die Unterstützung Ihres Teams in Portugal wissen müssen:

• 13. und 14. Monatsgehalt: Jeder Festangestellte erhält sowohl eine Sommerprämie im Juni als auch eine Weihnachtsprämie im Dezember; diese sind üblich und in jedem Arbeitsvertrag festgeschrieben, sodass Arbeitgeber diese zusätzlichen Zahlungen stets einplanen sollten.
• Jahresurlaub: Mitarbeiter haben Anspruch auf mindestens 22 bezahlte Urlaubstage pro Jahr sowie auf gesetzliche Feiertage. Neue Mitarbeiter erwerben 2 Tage pro Monat, bis zu 20 Tage im ersten Jahr, und nicht in Anspruch genommene Urlaubstage können nicht ausgezahlt werden.
• Krankheitsurlaub: Nach den ersten drei unbezahlten Tagen zahlt die Sozialversicherung 55–75 % des Gehalts, je nachdem, wie lange die Abwesenheit dauert. Für jede Abwesenheit von mehr als drei Tagen ist ein ärztliches Attest erforderlich.
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub: Mütter erhalten 120 Tage bei vollem Lohn (bzw. 150 Tage bei 80 %), wobei mindestens 42 Tage nach der Geburt liegen müssen. Väter müssen nun mindestens 28 aufeinanderfolgende Tage in Anspruch nehmen. Diese Leistungen werden von der Sozialversicherung übernommen.

Bei unserer Arbeit mit internationalen Teams haben wir festgestellt, dass Portugal dank seiner klaren Regelungen zu Zusatzvergütungen und Familienurlaub ein Land ist, in dem es einfach ist, Talente zu fördern und an das Unternehmen zu binden.

Wie läuft der Einstellungs- und Onboarding-Prozess in Portugal ab?

Hier finden Sie alles, was Sie benötigen, um in Portugal reibungslos Personal einzustellen und dabei die lokalen Arbeitsgesetze sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig zu beachten:

• Erforderliche Unterlagen (NIF): Jeder Arbeitnehmer muss über eine portugiesische Steueridentifikationsnummer (NIF) verfügen. Er muss einen Reisepass oder einen EU-Personalausweis sowie einen Adressnachweis vorlegen; diese Unterlagen sind für Arbeitsverträge, die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberunterlagen und die Lohnsteuer unerlässlich. Arbeitgeber erfassen zudem die Sozialversicherungsnummern, um Sozialversicherungsbeiträge und gesetzliche Leistungen zu regeln.
• Hintergrundüberprüfungen: Arbeitgeber überprüfen die Identität, die Anschrift und die Bildungsabschlüsse sowie die Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses, um die lokalen Arbeitsgesetze und Beschäftigungsvorschriften einzuhalten. Zur Einhaltung der DSGVO ist die Einwilligung des Bewerbers erforderlich. Die Einholung von Referenzen und die Überprüfung früherer Beschäftigungsverhältnisse tragen dazu bei, eine falsche Einstufung von Mitarbeitern zu vermeiden und ein solides Arbeitsverhältnis zu gewährleisten.
• Wesentliche Vertragsbestandteile: Schriftliche Arbeitsverträge sind die Regel, insbesondere für befristete, Teilzeit- oder ausländische Arbeitnehmer. Die Verträge müssen gemäß dem portugiesischen Arbeitsrecht das Eintrittsdatum, die Funktion, das Bruttogehalt, die Arbeitszeiten, die Kündigungsfristen sowie die Sozialleistungen enthalten. Die Probezeit beträgt in der Regel 90 Tage, bei Führungspositionen bis zu 180 Tage, wodurch das Arbeitsverhältnis klar definiert wird.
• Zeitplan für das Onboarding: Sobald alle Unterlagen geprüft sind, umfasst das Onboarding Schulungen, eine Einweisung sowie geplante Nachgespräche nach 30, 60 und 90 Tagen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich neue Mitarbeiter gut einleben, ihre Verträge und ihre arbeitsrechtlichen Ansprüche verstehen und die Leistungserwartungen erfüllen. Der gesamte Prozess dauert in der Regel Wochen bis Monate, abhängig von der Bearbeitungsgeschwindigkeit der Unterlagen und einer effektiven Mitarbeiterführung.

Nach unserer Erfahrung bei der Gründung lokaler Gesellschaften und der Umsetzung globaler Beschäftigungslösungen sorgen klare Schritte und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze für einen vorschriftsmäßigen und effizienten Ablauf der Personalbeschaffung und des Onboardings neuer Mitarbeiter.

Was sollten Sie über die Führung portugiesischer Mitarbeiter wissen?

Um Mitarbeiter in Portugal erfolgreich zu führen, müssen Sie die lokalen Arbeitsgesetze und die portugiesischen Arbeitsvorschriften kennen, damit Ihr Team motiviert und produktiv bleibt.

• Die portugiesische Arbeitskultur: Im Mittelpunkt stehen Respekt, offene Kommunikation und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, wie sie im Arbeitsgesetzbuch festgelegt sind. Die Mitarbeiter legen Wert auf klare Ziele, Teamarbeit und pünktliches Erscheinen am Arbeitsplatz, schätzen aber auch ein freundliches Arbeitsklima, das eine effektive Mitarbeiterführung unterstützt.
• Kommunikationsstile: Eine direkte und zugleich höfliche Kommunikation in Verbindung mit klaren Arbeitsverträgen und regelmäßigem Feedback hat sich als am wirksamsten erwiesen. Ein konstruktiver und unterstützender Dialog schafft Vertrauen und trägt zur Compliance mit dem Arbeitsrecht sowie zu einem reibungslosen Leistungsmanagement bei.
• Leistungsmanagement: Regelmäßige Beurteilungen, die an klare Leistungskennzahlen (KPIs) geknüpft und in den Arbeitsverträgen verankert sind, motivieren die Mitarbeiter und zeigen Entwicklungsbereiche auf. Die Anerkennung von Leistungen und die Festlegung realistischer Erwartungen im Einklang mit den portugiesischen Arbeitsvorschriften fördern die Mitarbeiterbindung und die Compliance.
• Berufliche Weiterbildung: Portugiesische Mitarbeiter legen Wert auf Weiterbildung und berufliche Entwicklung. Das Angebot von Workshops, Mentoring und Schulungen entspricht den gesetzlichen Leistungen und trägt zur Mitarbeiterbindung bei, was auf dem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt Portugals von entscheidender Bedeutung ist.

Das Verständnis dieser Faktoren trägt dazu bei, die Compliance mit den lokalen Arbeitsgesetzen sicherzustellen und eine motivierte, gut geführte Belegschaft aufzubauen.

Wie läuft eine Kündigung in Portugal ab?

Folgendes ist für eine faire und rechtmäßige Kündigung gemäß dem portugiesischen Arbeitsrecht unerlässlich:

• Kategorien der Entlassungen: Ein Arbeitsverhältnis kann aus triftigem Grund (schwerwiegendes Fehlverhalten) oder aufgrund von Personalabbau (die Stelle wird nicht mehr benötigt) beendet werden. Jede Kündigung erfordert eine schriftliche Mitteilung und ein formelles Verfahren, das den Beschäftigten die Möglichkeit gibt, Stellung zu nehmen.
• Berechnung der Abfindung: Bei den meisten Kündigungen ist eine Abfindung zu zahlen, die in der Regel 12 Tageslöhne pro Dienstjahr beträgt und auf dem Bruttogehalt basiert. Bei Kündigungen aus wichtigem Grund wird keine Abfindung gezahlt; für befristete Arbeitsverträge gelten besondere Regelungen.
• Bekanntmachungspflichten: Eine schriftliche Kündigung ist zwingend erforderlich; die Kündigungsfristen betragen je nach Beschäftigungsdauer und Vertragsart zwischen 15 und 60 Tagen. Bitte prüfen Sie stets die Tarifverträge auf zusätzliche Bestimmungen.
• Minderung rechtlicher Risiken: Beachten Sie alle geltenden lokalen Gesetze, führen Sie übersichtliche Aufzeichnungen und dokumentieren Sie jeden Schritt, um Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung oder falscher Einstufung von Mitarbeitern zu vermeiden. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Hinzuziehung eines Rechtsexperten dazu beiträgt, dass internationale und komplexe Fälle den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Die korrekte Abwicklung von Abfindungen, Kündigungsfristen und Formalitäten ist der Schlüssel zu einer verantwortungsvollen Kündigung und einer risikofreien Personalverwaltung in Portugal.

Was sollten Sie über die Kostenanalyse und Finanzplanung im Zusammenhang mit einem „Employer of Record“ in Portugal wissen?

Wenn Sie die Kosten im Voraus kennen, können Sie Ihre Budgetplanung effektiv gestalten und den ROI bei der Nutzung eines EOR-Dienstes in Portugal maximieren.

• Preismodelle für EOR-Dienstleistungen: Die meisten Anbieter berechnen einen Prozentsatz des Bruttogehalts des Mitarbeiters oder eine feste monatliche Gebühr, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Compliance-Management und die Personalverwaltung abdeckt. Dies umfasst in der Regel die Abwicklung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuererklärungen und gesetzlichen Sozialleistungen.
• Auswirkungen auf die Sozialversicherungskosten: Arbeitgeber in Portugal leisten Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von rund 23,75 % des Bruttogehalts an das Sozialversicherungssystem, das Renten, Gesundheitsversorgung und bezahlten Urlaub abdeckt. Diese Kosten sind obligatorisch und müssen neben der Einkommensteuer und den Lohnnebenkosten im Gesamtbudget für die Arbeitnehmervergütung berücksichtigt werden.
• Budgetierung von Sozialleistungen: Sie sollten die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen für Mitarbeiter einplanen, wie beispielsweise das 13. und 14. Monatsgehalt, bezahlten Jahresurlaub, Regelungen zum Krankenstand sowie Elternzeit. Die Einbeziehung gesetzlicher Leistungen sowie etwaiger privater Krankenversicherungen oder Verpflegungszuschüsse ist für eine genaue Finanzplanung unerlässlich.
• ROI-Berechnungen: Der Einsatz eines EOR-Anbieters kann die Einrichtungs- und Verwaltungskosten im Vergleich zur Gründung einer lokalen Gesellschaft senken. Die Einsparungen ergeben sich aus dem Wegfall der Gründung einer juristischen Person, der Vereinfachung der Lohnsteuer und der Compliance sowie der Verringerung rechtlicher Risiken im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht. Durch den Abgleich dieser Einsparungen mit den Dienstleistungsgebühren lässt sich die tatsächliche Kapitalrendite für den Ausbau Ihrer Belegschaft in Portugal ermitteln.

Unserer Erfahrung nach hilft eine gründliche Kostenplanung, die alle Steuern, Sozialabgaben und Sozialleistungen einbezieht, Unternehmen dabei, Überraschungen zu vermeiden und mit EOR-Lösungen selbstbewusst weltweit zu expandieren.

Welche typischen Herausforderungen und Lösungen sind mit der Inanspruchnahme eines „Employer of Record“ in Portugal verbunden?

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Herausforderungen und erfahren, wie ein bewährter EOR-Anbieter Ihnen helfen kann:

• Umfassende Leistungen: Die Berechnung des 13. und 14. Monatsgehalts, der Sozialversicherungsbeiträge und des bezahlten Urlaubs kann sich als schwierig erweisen. EORs sorgen für die korrekte Abrechnung der Lohnsteuern und der gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen und beugen so rechtlichen Problemen vor.
• Kulturelle Integration: Unterschiedliche Arbeitskulturen und Kommunikationsstile erfordern einen gewissen Aufwand. Ein ortsspezifisches Onboarding und offenes Feedback erleichtern die Integration und verbessern die Beziehungen unter den Mitarbeitern.
• Compliance: Die detaillierten Arbeitsgesetze und Steuervorschriften in Portugal erschweren die Compliance. EORs gewährleisten eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung, verhindern eine falsche Einstufung von Mitarbeitern und sorgen dafür, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten.
• Talentwettbewerb: Fachkräfte sind besonders in Technologiezentren wie Lissabon sehr gefragt. Wettbewerbsfähige Vergütung, gute Sozialleistungen und hochwertige Arbeitsbedingungen spielen eine wichtige Rolle. EOR-Anbieter unterstützen bei der Gehaltsvergleichsanalyse, bei Sozialleistungen wie privaten Krankenversicherungen und bei soliden Arbeitsverträgen, um Spitzenkräfte zu gewinnen.

Durch proaktives Handeln bei Aktualisierungen, klare Kommunikation und kompetente EOR-Unterstützung sorgen Sie dafür, dass Ihre Personalbeschaffung und Gehaltsabrechnung in Portugal reibungslos und vorschriftsmäßig ablaufen.

Schlussfolgerung

Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Partner zusammen EOR-Dienstleister Mitarbeiter schnell einzustellen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Halten Sie die portugiesischen Arbeitsgesetze, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern ein. Verwenden Sie klare Arbeitsverträge, die das Bruttogehalt, gesetzliche Leistungen und die Arbeitszeiten regeln. Vergleichen Sie die Vergütung, insbesondere für Positionen im Technologiebereich, und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit bezahltem Jahresurlaub, privater Krankenversicherung und Weiterbildungsmöglichkeiten. Informieren Sie Ihr Team regelmäßig über Änderungen im lokalen Arbeitsrecht. Nach unserer Erfahrung ist strikte Compliance, klare Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Experten der Schlüssel zu einer reibungslosen und risikofreien Personalbeschaffung in Portugal.

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