Conformité en matière d'employeur officiel : responsabilités et risques

Tous les employeurs officiels prétendent assurer la conformité. Rares sont ceux qui expliquent ce que cela signifie concrètement, quelles responsabilités juridiques et administratives ils assument, ce qui se passe en cas de problème, et comment évaluer si un prestataire dispose réellement de l'expertise nécessaire pour garantir la protection de votre entreprise sur tous les marchés où vous recrutez.

Cet article aborde tous ces aspects. Pour un aperçu complet de ce qu'est un « employeur officiel » et de son fonctionnement, consultez notre Guide complet sur la récupération assistée du pétrole (EOR) Tout d'abord, cet article porte spécifiquement sur la conformité en matière d'« employeur officiel » : ce qu'elle recouvre, ce qu'elle permet d'éviter et les éléments à vérifier avant de signer un contrat avec un prestataire.

Que signifie concrètement la conformité en matière d'« employeur officiel » ?

Ayant accompagné plus de 300 entreprises internationales grâce à nos services d’employeur officiel (EOR) dans de nombreuses juridictions, nous savons parfaitement ce que signifie concrètement la conformité en matière d’employeur officiel et à quel point elle varie d’un prestataire à l’autre.

Lorsqu'une entreprise recrute par l'intermédiaire d'un employeur de référence (EOR), un transfert de responsabilités essentiel a lieu : toutes les responsabilités juridiques et administratives liées à l'emploi, aux charges sociales, aux contrats de travail, aux avantages sociaux obligatoires, à l'indemnisation des accidents du travail et au respect de la législation locale du travail sont transférées à l'EOR.

L'entreprise cliente conserve un contrôle total sur la gestion des activités quotidiennes, mais n'assume aucune responsabilité juridique en tant qu'employeur officiel. La mise en conformité en tant qu'employeur officiel n'est pas une démarche passive : elle nécessite de suivre activement l'évolution de la législation du travail, de la fiscalité et des réglementations locales en matière d'emploi, et de déclarer les impôts en temps voulu auprès des autorités locales dans tous les pays où votre personnel international est basé.

Quelles sont les principales responsabilités de l'employeur officiel en matière de conformité ?

Un « employeur officiel » (EOR) assume l'ensemble des responsabilités juridiques et administratives qui incombent à l'employeur légal officiel. Voici ce que recouvre concrètement chacune de ces responsabilités en matière de conformité, ainsi que les graves conséquences qu'entraîne le non-respect de l'une d'entre elles.

Respect des dispositions du contrat de travail

L'EOR rédige et met à jour, pour chaque salarié, des contrats de travail conformes à la législation locale, couvrant les délais de préavis, les clauses de résiliation, les droits légaux, la cession de la propriété intellectuelle et les obligations de confidentialité. Il ne s'agit pas de modèles génériques ; ces contrats doivent refléter la législation locale et la réglementation locale en matière d'emploi et, dans certains cas, être rédigés dans la langue locale pour être juridiquement opposables.

Les contrats de travail doivent être mis à jour chaque fois que la législation locale du travail ou la réglementation locale en matière d'emploi évolue. Un contrat qui n'est pas mis à jour engage la responsabilité juridique rétroactive de l'employeur légal. Au sein de l’Union européenne, les contrats de travail doivent se conformer à la directive relative à la transparence et à la prévisibilité des conditions de travail, qui impose des obligations d’information spécifiques dans tous les États membres. Dans les systèmes fédéraux tels que ceux des États-Unis, du Canada et de l’Australie, les exigences en matière de contrats de travail varient selon les États ou les provinces ; pour rester en conformité, il est nécessaire de disposer de modèles de contrat spécifiques à chaque juridiction.

Conformité en matière de paie et gestion de la paie à l'international

La conformité en matière de paie constitue l’une des responsabilités les plus complexes sur le plan opérationnel pour un employeur de référence. L’employeur de référence se charge de gérer la paie en monnaie locale, d’appliquer les charges sociales et les taux de retenue à la source appropriés, ainsi que de verser toutes les cotisations obligatoires aux autorités locales dans les délais impartis.

Les charges sociales varient considérablement d'un marché à l'autre. Au-delà de la retenue à la source de l’impôt sur le revenu, l’EOR est responsable des cotisations patronales de sécurité sociale, des primes d’assurance accidents du travail, de l’assurance chômage et de toute autre charge sociale requise en vertu de la réglementation locale en matière d’emploi. Une déclaration fiscale incorrecte ou tardive entraîne des pénalités dans pratiquement toutes les juridictions ; l’EOR est donc responsable en dernier ressort de l’exactitude et du respect des délais dans le traitement de la paie.

La conversion des devises et les délais de paiement constituent un risque caché en matière de conformité salariale que de nombreuses entreprises négligent. Certaines législations locales exigent que le paiement soit effectué en monnaie locale dans un délai précis ; le non-respect de ce délai entraîne des problèmes de conformité, même si le montant total est correct.

Gestion des prestations légales

L'EOR assure la gestion de l'ensemble des avantages sociaux obligatoires prévus par la législation locale dans chaque juridiction. Ces avantages ne peuvent faire l'objet d'aucune renonciation ni être remplacés ; il s'agit d'obligations légales et non d'avantages facultatifs.

Les avantages sociaux obligatoires varient considérablement d'un marché à l'autre :

Le non-versement de ces prestations dans les délais impartis entraîne le paiement d'arriérés, des amendes réglementaires et, dans certaines juridictions, des conséquences graves pouvant aller jusqu'à la responsabilité pénale de l'employeur légal.

Classification des salariés et indemnisation des accidents du travail

L'EOR veille à ce que chaque travailleur soit correctement classé en tant que salarié, et non en tant que travailleur indépendant, dès le moment de son embauche. Il s'agit là de l'une des responsabilités les plus lourdes en matière de conformité pour l'employeur officiel, car une classification erronée entraîne une responsabilité juridique cumulative pouvant dépasser 135 000 dollars par salarié sur trois ans dans certaines juridictions, couvrant les arriérés d'impôts, les pénalités et les avantages sociaux rétroactifs.

La couverture d'assurance accidents du travail fait partie intégrante de cette mise en conformité avec la classification. L'EOR souscrit et gère l'assurance accidents du travail pour le compte du client dans chaque juridiction où sont basés les salariés, une obligation légale sur la plupart des marchés dont les travailleurs indépendants ne bénéficient généralement pas.

La directive européenne relative au travail sur les plateformes a instauré une présomption réfragable de relation de travail pour les travailleurs des économies collaboratives dans l’ensemble des États membres, ce qui complique la mise en conformité en matière de classification des travailleurs pour les entreprises qui recrutent en Europe. Les services EOR, qui disposent d’une connaissance approfondie du droit du travail spécifique à l’Union européenne, sont indispensables pour les entreprises qui se développent sur ces marchés.

Conformité en matière de licenciement et de départ de l'entreprise

Le licenciement constitue l’un des domaines présentant le plus de risques en matière de conformité pour l’employeur officiel. La législation du travail en vigueur sur des marchés tels que l’Allemagne, la France, le Brésil et bien d’autres impose des protections strictes en matière de licenciement, des délais de préavis obligatoires et des règles de calcul des indemnités de licenciement nettement plus généreuses que ne s’y attendent de nombreuses entreprises clientes.

L’EOR est légalement responsable de la bonne exécution de chaque licenciement conformément à la législation locale du travail : calcul des délais de préavis légaux, calcul des indemnités de fin de contrat, y compris les congés accumulés et les indemnités légales de licenciement, préparation de tous les formulaires fiscaux et documents de licenciement requis, et dépôt auprès des autorités locales le cas échéant. Toute erreur à cet égard entraîne de graves litiges juridiques et une responsabilité financière qui incombe à l’employeur légal, et non à l’entreprise cliente.

Conformité en matière de protection des données

La protection des données constitue une responsabilité de plus en plus cruciale en matière de conformité pour les employeurs officiels. Le RGPD dans l'Union européenne, la LGPD au Brésil, la PDPA à Singapour et les cadres réglementaires équivalents sur d'autres marchés imposent des obligations légales strictes concernant la manière dont les données des salariés sont collectées, stockées, traitées et transférées à l'étranger.

L’EOR se charge de ces aspects pour le compte du client : il gère les accords relatifs au traitement des données, met en œuvre des mesures de protection pour les transferts transfrontaliers de données, effectue des vérifications d’antécédents conformément à la législation locale en matière de protection de la vie privée et veille à ce que tout traitement des données des employés respecte les exigences réglementaires en vigueur dans chaque juridiction. Un prestataire EOR ne disposant pas d’une connaissance approfondie et authentique des réglementations locales en matière de protection des données s’expose, ainsi que l’entreprise cliente, à des responsabilités juridiques en cas de violation des données.

Quels sont les risques liés à la conformité qu’un employeur officiel permet de réduire ?

Un « employeur de référence » (EOR) permet aux entreprises de recruter du personnel sur de nouveaux marchés tout en réduisant considérablement les risques liés au non-respect des obligations réglementaires qui accompagnent le recrutement à l'international. Voici ce que le dispositif de conformité de l'employeur de référence vise spécifiquement à prévenir :

• Classification erronée des travailleurs : Le fait de faire appel à des collaborateurs en tant qu’intervenants indépendants expose les entreprises à des arriérés d’impôts, à des pénalités et à de graves conséquences, notamment une reclassification forcée. Les services EOR permettent d’éviter cela en employant officiellement les travailleurs selon la classification appropriée dès le premier jour, avec une assurance accidents du travail et des avantages sociaux adaptés.
• Risque lié à l'établissement stable : Si des salariés basés à l'étranger exercent un contrôle de gestion, signent des contrats ou génèrent des revenus en votre nom, les autorités fiscales peuvent considérer que vous disposez d'une présence fiscale imposable dans ce pays. L'EOR élimine ce risque en veillant à ce que toutes les obligations en matière de droit du travail et les responsabilités administratives incombent à sa propre entité juridique locale, et non à votre entreprise.
• Responsabilité en cas de licenciement abusif : Sur de nombreux marchés, la rigueur de la législation du travail rend les procédures de départ non conformes extrêmement coûteuses. Les services d'EOR chargés de la gestion des dossiers traitent les cessations d'emploi dans le respect de la réglementation locale en matière d'emploi, déchargeant ainsi l'entreprise cliente de cette responsabilité juridique.
• Violations de la protection des données : Le RGPD et les cadres réglementaires équivalents prévoient des conséquences graves en cas de traitement non conforme des données des salariés — l'EOR gère les exigences réglementaires en matière de protection des données pour le compte du client
• Non-respect des obligations en matière de charges sociales : Tout retard ou toute erreur dans le paiement des charges sociales et le dépôt des déclarations fiscales entraîne des contrôles réglementaires et des sanctions. L'EOR se charge de toutes les obligations fiscales en matière de déclaration dans les délais impartis, dans toutes les juridictions relevant de sa couverture mondiale en matière de main-d'œuvre.

Que se passe-t-il lorsqu'un EOR ne respecte pas ses obligations en matière de conformité ?

C'est la question que tout acheteur sérieux devrait se poser, et à laquelle pratiquement aucun guide n'apporte de réponse claire.

Lorsqu’un employeur officiel (EOR) manque à ses obligations de conformité, les responsabilités sont réparties selon un schéma précis. En tant qu’employeur légal, l’EOR est responsable en dernier ressort et assume la responsabilité juridique principale en cas de manquements à la conformité. Cela couvre les manquements en matière de paie, les retenues fiscales incorrectes, les retards de paiement des charges sociales, les contrats de travail non conformes et l’absence d’avantages sociaux pour les salariés. L’entreprise cliente n’est généralement pas directement responsable de ces manquements ; c’est là l’intérêt principal du modèle de l’employeur officiel.

Toutefois, l'entreprise cliente n'est pas totalement à l'abri de toutes les conséquences. Les problèmes de conformité au niveau de l'EOR peuvent entraîner une perturbation de vos opérations en matière de ressources humaines si la relation avec l'EOR doit être résiliée, nuire à votre réputation auprès des salariés concernés et, dans certains cas précis, notamment en cas de violation des données ou des règles de sécurité, engager une responsabilité juridique secondaire qui touche également l'entreprise cliente.

Les manquements en matière de conformité ont des répercussions en cascade qu’il est facile de sous-estimer. Un seul manquement à l’obligation légale de déclaration des prestations peut déclencher un audit complet de l’ensemble des dossiers de personnel gérés par cet EOR sur ce marché, ce qui affecte toutes les entreprises recourant aux services de gestion des dossiers de ce même EOR dans cette juridiction. C’est pourquoi le choix d’un EOR doté d’une véritable infrastructure de conformité juridique, et non d’une simple plateforme technologique, relève d’une décision de gestion des risques et non d’un simple choix de prestataire.

En quoi le modèle d'entité d'un EOR influe-t-il sur la qualité de la conformité ?

Tous les prestataires de services d’« employeur de référence » (EOR) ne proposent pas les mêmes services ni le même niveau de conformité. Le facteur structurel le plus important est de savoir si l’EOR dispose de sa propre entité juridique locale dans le pays que vous visez ou s’il opère par l’intermédiaire d’un partenaire tiers.

Modèle d'entité juridique locale détenue : L'EOR dispose de sa propre entité juridique locale enregistrée dans le pays. Cela se traduit par des relations directes avec les autorités fiscales et les services de l'emploi locaux, une responsabilité unique pour l'ensemble des obligations patronales, ainsi que des normes de conformité cohérentes, sans que la charge administrative ne soit répercutée sur plusieurs parties. Il s'agit du modèle offrant le plus haut niveau de conformité, sur lequel repose une véritable expertise en matière de réglementation locale du travail.

Modèle de partenariat ou d'organisation tierce : EOR fait appel à des filiales locales pour recruter du personnel sur les marchés où elle ne dispose pas de sa propre entité juridique locale. Cela permet d’étendre la couverture géographique, mais entraîne des disparités en matière de conformité, un nombre accru de sous-traitants, davantage de transferts de responsabilité entre les organisations et une responsabilité moins directe en cas de problèmes de conformité. Chaque partenaire supplémentaire dans la chaîne représente un risque supplémentaire en matière de conformité.

Modèle hybride : une combinaison de couverture en propre et par des partenaires, courante chez les grands prestataires mondiaux de services EOR. La qualité de la conformité dans ce modèle varie selon les pays : elle est solide lorsque le prestataire EOR détient des entités en propre, et variable lorsqu’il s’appuie sur des partenaires.

Pour les entreprises qui gèrent les effectifs internationaux d'une société dans plusieurs pays, y compris sur des marchés où la réglementation locale en matière d'emploi est complexe, comme l'Allemagne, la France, le Brésil et le Japon, un prestataire EOR disposant de ses propres entités dans chaque juridiction garantit une conformité nettement plus fiable en tant qu'« employeur de référence » qu'un prestataire s'appuyant sur un réseau de partenaires locaux.

L'expertise en matière de conformité aux règles de l'UE nécessite spécifiquement la présence d'entités dans chaque État membre, et non pas seulement d'un siège social unique au sein de l'UE. La législation du travail de l'UE et les réglementations locales en matière d'emploi varient considérablement entre la France, l'Allemagne, les Pays-Bas, l'Espagne et d'autres États membres ; une entité unique au sein de l'UE ne permet donc pas de disposer d'une véritable expertise locale en matière de conformité sur l'ensemble du bloc.

Quelles questions relatives à la conformité devez-vous poser à un prestataire EOR avant de signer ?

Ces questions ont pour but d'évaluer les capacités réelles de mise en conformité de tout employeur de référence (EOR), et non pas uniquement ses arguments commerciaux. L'EOR qui apporte les réponses les plus précises l'emporte. Des réponses vagues aux questions relatives à la conformité constituent en elles-mêmes un signal d'alerte en matière de conformité.

Concernant la forme juridique et la structure de propriété de l'entité :

• Disposez-vous d'une entité juridique locale dans notre pays cible, ou faites-vous appel à un partenaire tiers ?
• Pourriez-vous nous fournir des modèles de contrats de travail conformes à la législation locale pour nos marchés cibles spécifiques ?
• Dans quels délais mettez-vous en œuvre les mises à jour lorsque la législation du travail ou la réglementation locale en matière d'emploi évoluent ?

Concernant la conformité en matière de paie et la gestion de la paie :

• Comment gérez-vous la gestion de la paie dans plusieurs juridictions où les charges sociales et les exigences réglementaires varient ?
• Qui est responsable en dernier ressort en cas de retard dans la déclaration des cotisations sociales ou d'erreur dans la déclaration fiscale ?
• Comment gérez-vous la conformité dans les pays où la législation du travail varie d'un État ou d'une province à l'autre ?

Concernant la classification des travailleurs et l'indemnisation des accidents du travail :

• Procédez-vous à une évaluation formelle de la classification des salariés avant d'embaucher chaque nouvelle recrue ?
• Comment gérez-vous, pour le compte du client, les démarches d'enregistrement auprès de l'assurance accidents du travail dans chaque juridiction ?
• Que se passe-t-il si vous constatez qu'un salarié ne peut pas être embauché dans le respect de la réglementation sur un marché donné ?

Concernant la protection des données et la conformité aux réglementations de l'UE :

• Comment gérez-vous les transferts transfrontaliers de données relatives aux salariés dans le cadre du RGPD et des législations nationales équivalentes ?
• Disposez-vous d'une connaissance approfondie des exigences réglementaires en matière de protection des données dans chacun des États membres de l'UE où nous prévoyons de recruter ?
• Quels accords relatifs au traitement des données proposez-vous, et sont-ils spécifiques à certaines juridictions ?

Concernant les antécédents en matière de conformité :

• Avez-vous déjà été confronté à des infractions en matière de conformité ou à des mesures réglementaires sur un marché quelconque ?
• Pourriez-vous nous fournir des références d'entreprises qui utilisent vos services d'enregistrement dans nos pays cibles spécifiques ?
• Il ne s'agit pas ici de conseils fiscaux ni de conseils juridiques ou fiscaux concernant la structure globale de votre entreprise — mais ces questions vous en apprendront davantage sur le niveau réel de conformité d'un prestataire que n'importe quel argumentaire commercial.

Commencez à utiliser le service d'assistance à la conformité EOR de Wisemonk

Wisemonk est une entreprise de confiance employeur officiel aider les entreprises internationales à recruter, rémunérer et gérer leurs équipes tout en respectant la réglementation.

Avec plus de 300 entreprises accompagnées, plus de 2 000 salariés gérés et plus de 20 millions de dollars de masse salariale traitée à l'échelle mondiale, nous prenons en charge l'ensemble des obligations réglementaires liées au statut d'employeur officiel, afin que vos équipes des ressources humaines et juridiques n'aient pas à s'en charger.

Voici comment nous assurons pour votre compte la conformité en matière d'« employeur officiel » :

• Contrats de travail : Nous rédigeons et tenons à jour des contrats de travail conformes à la législation locale pour chaque juridiction dans laquelle nous embauchons des collaborateurs, et nous les mettons automatiquement à jour lorsque la législation locale évolue
• Gestion de la paie et des charges sociales : Nous nous chargeons de la gestion de la paie en monnaie locale, appliquons les taux de retenue à la source appropriés, déclarons en temps voulu l'ensemble des cotisations sociales et des formulaires fiscaux auprès des autorités locales, et gérons les cotisations de sécurité sociale et d'assurance accidents du travail pour le compte du client
• Gestion des prestations : Nous prenons en charge l'inscription et la gestion de toutes les prestations sociales obligatoires prévues par la réglementation locale en matière d'emploi, en veillant à ce que toutes les obligations en la matière soient respectées sur chaque marché
• Classification des travailleurs et indemnisation des accidents du travail : Nous procédons à des évaluations formelles de classification pour chaque embauche et assurons une couverture d'indemnisation des accidents du travail dans toutes les juridictions, ce qui permet de réduire les risques de responsabilité juridique et les problèmes de conformité avant même qu'ils ne surviennent
• Accompagnement en matière de conformité des ressources humaines : Notre équipe RH se charge des vérifications d'antécédents, de la conformité des procédures d'intégration et de toutes les tâches administratives, afin que votre équipe RH interne puisse se concentrer sur la croissance de votre entreprise.
• Gestion des risques : Nous assurons un suivi continu des exigences réglementaires, de la législation du travail locale et de la législation locale pour l'ensemble du personnel international de votre entreprise, ce qui vous permet de rester en conformité tout au long de l'année sans avoir à supporter la charge administrative que cela représenterait si vous deviez vous en charger vous-même.

Êtes-vous prêt à réduire les risques et à recruter des collaborateurs en bénéficiant d'une prise en charge complète, de bout en bout, de vos obligations en tant qu'employeur officiel ? Contactez notre équipe dès aujourd'hui.