Comment gérer la paie d'une équipe internationale : un guide étape par étape

Vous n'avez jamais effectué de virements vers l'étranger ? Notre Guide de la paie à l'international explique le fonctionnement du système de bout en bout, et notre Guide pour le recrutement de collaborateurs internationaux traite du choix du modèle adapté. Cet article se concentre sur la gestion de la paie proprement dite.

Le recrutement à l'international est la partie la plus simple. Il vous suffit de puiser dans un réserve mondiale de talents, vous faites une offre, et quelqu’un accepte. Puis vient le jour de la paie, et le fait de rémunérer cette personne en toute conformité dans son propre pays s’avère être un tout autre problème. Gérer la paie d'une équipe internationale Cela implique de rémunérer des salariés dans plusieurs pays tout en respectant les réglementations fiscales, du travail et de la sécurité sociale de chacun de ces pays.

Le plus difficile n'est pas d'effectuer le paiement. Le problème, c'est que chaque pays dans lequel vous recrutez dispose de sa propre administration fiscale, de son propre calendrier de déclaration, de ses propres cotisations obligatoires et de ses propres règles de classification des travailleurs, et vous vous exposez à des risques dès que vous commettez la moindre erreur dans l'un de ces domaines.

Ce guide explique comment gérer correctement la paie internationale, quels en sont les coûts réels et quelle est l'hypothèse qui pose le plus souvent problème aux employeurs internationaux novices. En tant qu'« Employer of Record » basé en Inde, les chiffres et les tendances présentés ici proviennent de la gestion concrète de la paie que nous assurons pour des équipes internationales, et non d'une simple théorie.

Que signifie « gérer la paie à l'échelle mondiale » ?

La gestion internationale de la paie désigne le processus consistant à verser les salaires collaborateurs internationaux dans plusieurs pays, dans leur devise locale, tout en respectant les règles de chaque pays en matière de retenues à la source, de cotisations sociales et de droit du travail.

Contrairement à la gestion de la paie nationale, où vous suivez un ensemble unique de règles, la gestion de la paie internationale implique un processus distinct et conforme à la réglementation de chaque pays dans lequel votre équipe est implantée. Les entreprises la gèrent soit sous la forme d’un gestion centralisée de la paie par l'intermédiaire d'un seul prestataire ou d'un gestion décentralisée de la paie pays par pays. Dans tous les cas, une équipe présente dans cinq pays représente en réalité cinq masse salariales, chacune avec ses propres obligations déclaratives, ses délais et ses pénalités.

Pourquoi est-il plus difficile de rémunérer une équipe internationale que de gérer la masse salariale nationale ?

En effet, les règles en matière de conformité ne s'appliquent pas de la même manière partout où votre entreprise est implantée. Chaque pays fixe ses propres règles en matière de retenue à la source, de cotisations obligatoires, de bulletins de paie et de fréquence de paiement, critères de classification des travailleurs, ainsi que les délais de dépôt. Une procédure parfaitement légale dans votre pays peut s'avérer non conforme dès lors que le salarié se trouve ailleurs.

C'est pourquoi la gestion d'un effectif réparti géographiquement constitue autant un problème de conformité qu'un Ressources humaines internationales Premièrement. La situation se complique encore davantage si vous transférez du personnel à l'étranger, où mobilité internationale Ces règles ajoutent une couche supplémentaire de conformité en matière fiscale et d'immigration.

Derrière tout cela se cache un risque encore plus important. Pour embaucher quelqu’un dans un pays, il faut généralement disposer d’une entité juridique sur place. Si vous rémunérez un salarié à temps plein sans en avoir une, vous risquez de créer un établissement stable, ce qui peut exposer votre entreprise à l'impôt sur les sociétés et à des pénalités rétroactives. C'est précisément cet aspect que les conseils généraux en matière de paie ont tendance à négliger.

Quelles sont les options qui s'offrent à vous pour rémunérer une équipe internationale ?

Vous disposez de trois options réalistes, et le choix de la bonne dépend du nombre de personnes qui vous accompagnent dans un pays donné et de la durée de votre séjour. Ce choix est au cœur de toute stratégie d'expansion mondiale. La comparaison ci-dessous montre dans quels cas chaque modèle est adapté.

La création d'une entité juridique en nom propre s'avère judicieuse dès lors que vous disposez d'une équipe importante et permanente dans un même pays, mais vous devez alors vous charger vous-même de toutes les formalités administratives et assumer l'entière responsabilité. Une Employeur officiel dispose déjà d'une entité dans le pays et devient votre employeur légal, ce qui vous permet de recruter sans avoir à vous implanter sur place, le risque lié au respect de la réglementation lui incombant.

Impliquer les gens en tant que prestataires indépendants Cela ne fonctionne que si la personne est véritablement autonome et travaille par projet, et vous devez tout de même remplir les formulaires fiscaux appropriés pour les entrepreneurs. Veuillez noter qu'un EOR n'est pas un PEO ou PEO international, qui recourt à la co-embauche mais nécessite tout de même que vous disposiez de votre propre entité. Dans le cas de structures réservées aux prestataires indépendants, vous pourriez voir apparaître un Agent attitré ou Entrepreneur attitré gérer cette relation.

Comment gérer la paie internationale, étape par étape ?

Une fois que vous avez choisi votre modèle dans chaque pays, la procédure suit les mêmes huit étapes. Ce qui varie d'un pays à l'autre, ce sont les détails propres à chacune d'entre elles.

1. Établir le droit légal d'employer : Enregistrer une entité, désigner un prestataire de services de gestion des ressources humaines (EOR) ou confirmer l'existence d'une véritable relation de sous-traitance dans le cadre d'un contrat-cadre de services dans chaque pays avant que quiconque ne soit rémunéré.
2. Recueillir et vérifier les informations relatives aux salariés : Numéros d'identification fiscale, coordonnées bancaires, documents attestant du droit au travail, ainsi que les formulaires spécifiques exigés par chaque pays pour considérer une personne comme un salarié dans un contexte international.
3. Veuillez classer correctement chaque salarié : Dans la plupart des pays, le fait d'être salarié ou prestataire indépendant relève d'un critère juridique et non d'une préférence. Notre Guide sur le recrutement et la rémunération des prestataires internationaux détermine où se situe la limite, et se tromper à ce sujet constitue l'erreur la plus courante et la plus coûteuse en matière de gestion de la paie à l'international.
4. Définissez un calendrier de paiement et une approche monétaire conformes : Certains pays imposent une fréquence minimale de paiement et exigent que celui-ci soit effectué en monnaie locale ; vous devez donc déterminer dès le départ comment vous allez financer chaque devise.
5. Calculez le rapport brut/net pour chaque pays : Appliquez la retenue à la source de l'impôt local sur le revenu, les cotisations obligatoires de l'employeur et du salarié, ainsi que tout prélèvement local.
6. Approvisionnez votre compte et effectuez vos paiements en monnaie locale, dans les délais impartis : C'est là que les coûts liés aux taux de change apparaissent discrètement.
7. Prélever, enregistrer et verser à chaque autorité : Vous devez verser les impôts et les cotisations et déposer les déclarations requises selon le calendrier de chaque pays.
8. Tenez des registres conformes à la réglementation de chaque pays et assurez-en le suivi salaires à payer: Fiches de paie, déclarations fiscales et relevés de temps, conservés pendant toute la durée prévue par la législation de chaque pays.

Le problème, c’est que ces huit étapes se déroulent en parallèle pour chaque pays dans lequel vous exercez vos activités. Si vous en omettez une seule dans un pays, la gestion de la paie de ce pays n’est pas conforme, même si les autres étapes se déroulent parfaitement. C’est cette précision simultanée, pays par pays, qui constitue le véritable enjeu de la gestion mondiale de la paie, et c’est pourquoi le coût et le modèle opérationnel revêtent une telle importance.

La gestion de la paie implique également de traiter les demandes hors cycle — notre guide sur avance sur salaire explique comment les traiter et les récupérer.

Quel est le coût réel de la gestion d'une paie internationale ?

Le prix affiché correspond rarement au prix réel. La gestion de la paie à l'international comporte trois niveaux de coûts, et c'est sur deux d'entre eux que les entreprises ont souvent des surprises.

Tout d'abord, les charges sociales obligatoires. Les cotisations obligatoires à la charge de l'employeur s'ajoutent au salaire brut et varient considérablement d'un pays à l'autre. En Inde, par exemple, les employeurs versent 12 % des salaires à la Caisse de prévoyance des salariés (avec un plafond salarial fixé à 15 000 ₹) et de 3,25 % à Assurance sociale des salariés pour les salariés percevant jusqu'à 21 000 ₹ par mois.

À titre indicatif, les charges sociales obligatoires représentent environ 15 % à 20 % du salaire d'un collaborateur de niveau intermédiaire sur de nombreux marchés, et davantage si l'on y ajoute une couverture santé privée. Considérez ces chiffres comme une fourchette indicative, et non comme des montants fixes, et vérifiez les spécificités de chaque pays avant d'établir votre budget.

Deuxièmement, les frais de service. Si vous faites appel à un prestataire EOR ou externalisation de la gestion des salaires, attendez-vous à des frais mensuels par salarié. D'après notre expérience, les prestataires EOR spécialisés dans le marché indien facturent généralement entre 99 et 399 dollars par salarié et par mois, tandis que les plateformes internationales facturent souvent entre 499 et 699 dollars pour le même recrutement en Inde. Une grande partie de ce surcoût est liée à l'image de marque, et non à une meilleure conformité aux réglementations locales.

Troisièmement, la marge de change, celle qui passe inaperçue. Chaque fois que vous convertissez une devise en verser une somme à une personne à l'étranger, une marge est appliquée au-dessus du cours moyen du marché, généralement comprise entre 2 % et 10 %, et elle varie considérablement en fonction de mode de paiement et prestataire.

D'après notre expérience auprès d'entreprises qui sont passées d'autres prestataires à Wisemonk, les majorations opaques sur les opérations de change et les frais imprévus constituent la plainte la plus fréquente. Lors d'un traitement de paie de grande envergure, une marge de quelques pour cent représente une somme d'argent réelle qui n'apparaît jamais en ligne distincte.

Un logiciel de gestion de la paie à l'international vous permet-il d'être en conformité ?

Non, et c'est justement cette hypothèse qui cause des problèmes aux entreprises. Les logiciels de gestion de la paie et les agrégateurs calculent les salaires et effectuent les virements, mais un logiciel n'est pas un employeur au sens de la loi.

Si vous ne disposez pas de votre propre entité ou d'un prestataire EOR dans un pays donné, le fait d'effectuer des paiements via un outil ne vous confère pas le droit légal d'employer du personnel dans ce pays, et cela n'élimine pas le risque lié à l'établissement stable ou à une classification erronée. Le logiciel se charge des calculs ; il n'assume pas la conformité et responsabilité juridique. Pour être en conformité, vous devez disposer d'un employeur légal dans chaque pays, qu'il s'agisse de votre propre entité enregistrée ou d'un prestataire EOR agissant en votre nom.

Dans quels cas vaut-il mieux recourir à une société de gestion d'actifs (EOR) plutôt que de créer votre propre entité ?

Recourez à une société de gestion (EOR) lorsque vous disposez d'une équipe réduite ou nouvellement constituée dans un pays, puis créez votre propre entité dès que cette équipe aura atteint une taille suffisante et sera suffisamment pérenne pour justifier les frais généraux.

Les recommandations générales situent souvent le seuil de rentabilité entre 40 et 50 salariés. D'après notre expérience, le seuil de rentabilité concret est atteint bien plus tôt, souvent dès 10 à 15 salariés dans un pays, en fonction des salaires et du nombre de régions ou d'États dans lesquels vous exercez vos activités. En dessous de ce seuil, une solution EOR est généralement plus rapide à mettre en place et moins coûteuse au total que de gérer votre propre entité et votre propre paie locale.

Comment Wisemonk vous aide-t-il à gérer la paie à l'international ?

Nous accompagnons les entreprises internationales qui recrutent en Inde grâce à des services d'EOR, de gestion de la paie, de gestion des prestataires et de mise en place de structures dans les pays du CCG. Nous prévoyons actuellement de nous développer sur de nouveaux marchés, notamment aux États-Unis et au Royaume-Uni.

En tant que votre Employeur officiel, nous devenons l'employeur légal de votre équipe, ce qui vous permet de gérer la paie en toute conformité sans avoir à créer de société locale. Nous prenons en charge de bout en bout le calcul du salaire brut au salaire net, les cotisations obligatoires, les retenues fiscales et les déclarations, ainsi que les paiements en monnaie locale, afin que les procédures de chaque pays soient respectées sans que vous ayez à suivre vous-même les huit étapes requises pour chaque marché.

La différence que nos clients soulignent le plus souvent est la transparence des tarifs : pas de frais d'installation ni de caution. Vous connaissez le coût total par employé avant de vous engager, ce qui est à l'opposé du problème des frais imprévus qui pousse de nombreuses équipes à changer de prestataire.

Que disent les clients de Wisemonk ?

Des entreprises internationales font appel à Wisemonk en tant qu’« employeur de référence » pour constituer et rémunérer leurs équipes sans avoir à créer de structure juridique. Voici deux exemples, tels qu’ils les décrivent eux-mêmes :

L'équipe de Wisemonk a joué un rôle essentiel en nous aidant à recruter des profils spécialisés dans le marketing SaaS B2B. Nous avons pu constituer notre équipe en l'espace de quatre mois et embaucher des professionnels expérimentés issus de marques SaaS B2B de premier plan, notamment dans les domaines du référencement naturel (SEO), du marketing numérique, du développement commercial, du marketing produit, du marketing de contenu et de la mise sur le marché (GTM). C’est un excellent partenaire qui propose des services intégrés en matière d’EOR et de recrutement, et je le recommanderais à tout fournisseur de SaaS B2B. - Saurabh Sharma, directeur marketing chez OneReach

Je recommande vivement Wisemonk. Ils nous ont permis d'entrer en contact avec des ingénieurs et des chercheurs exceptionnels qui apportent une contribution essentielle à notre équipe. Leur équipe s'est montrée très agréable à côtoyer, a fait preuve de transparence tout au long du processus et a joué un rôle déterminant dans la constitution d'une équipe produit solide. - Krishna Ramachandran, cofondateur d'Onform