- En virtud de los nuevos Códigos Laborales de la India (que entrarán en vigor el 21 de noviembre de 2025), los empleadores deberán formalizar la liquidación completa y definitiva en un plazo de dos días laborables a partir de la salida del empleado, de conformidad con el artículo 17, apartado 2, del Código de Salarios de 2019.
- La indemnización de F&F en la India incluye el salario pendiente de pago, la liquidación de las vacaciones no disfrutadas, la indemnización por antigüedad (para quienes tengan 5 o más años de servicio), las primas pendientes y las transferencias al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), una vez deducidos los importes correspondientes al plazo de preaviso no cumplido, los préstamos o los impuestos.
- Las empresas que gestionan la liquidación de F&F en la India sin contar con políticas estandarizadas se enfrentan a un aumento del 40 al 60 % en el número de litigios relacionados con la liquidación. La documentación deficiente, los errores de cálculo y la falta de claridad en el plazo de preaviso son los principales factores desencadenantes.
- Una EOR como Wisemonk se encarga de gestionar de principio a fin la liquidación total y definitiva en la India, lo que reduce las disputas en un 90 % y acorta el tiempo de tramitación en un 75 %, al tiempo que garantiza el pleno cumplimiento de los Códigos Laborales de la India de 2025.
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¿Qué ocurre cuando una empresa estadounidense despide a un empleado con sede en la India y incumple el plazo de liquidación, aunque sea solo un día? Según los nuevos Códigos Laborales de la India, que entrarán en vigor el 21 de noviembre de 2025, esto constituye ahora una infracción legal.
Tras haber ayudado a más de 300 empresas internacionales a gestionar las transiciones de personal en la India, hemos elaborado esta guía para que sepa exactamente qué se necesita antes de que surja algún problema.
¿En qué consiste la liquidación total y definitiva en la India?
La liquidación total y definitiva (F&F) es el proceso mediante el cual se saldan todas las cantidades pendientes de pago a un empleado al finalizar su relación laboral. Se aplica a cualquier tipo de cese: dimisión, despido, reducción de plantilla, jubilación, finalización del contrato y fallecimiento (en cuyo caso los herederos legales reciben las cantidades adeudadas).
El programa F&F va más allá de la última nómina. Abarca el salario pendiente de pago, las vacaciones no disfrutadas, el derecho a la gratificación, las primas pendientes, la situación del fondo de previsión y cualquier importe que el empleado adeude a la empresa.
Según la legislación laboral india, la indemnización F&F es obligatoria para cualquier empresa que cuente con más de 10 empleados, independientemente de las circunstancias en que se produzca la salida del empleado.
¿Qué cambios introduce el nuevo Código Laboral de la India en relación con la liquidación de F&F?
Esta es la novedad más importante de esta guía. Los nuevos Códigos Laborales de la India entraron en vigor el 21 de noviembre de 2025, consolidando 29 leyes anteriores en cuatro códigos. Para los empresarios, el cambio más inmediato es el plazo para llegar a un acuerdo.
Artículo 17, apartado 2, del Código de Salarios de 2019 Ahora se exige que todos los salarios se abonen en un plazo de dos días laborables a partir de la salida del empleado, independientemente de si la baja se debe a una dimisión, un despido o un recorte de plantilla. La antigua práctica del sector, que oscilaba entre 30 y 45 días, ya no cumple con la normativa.
Lo que esto significa en la práctica:
- Los sistemas de nóminas deben poder procesar los salarios finales en un plazo de 48 horas a partir del último día laborable
- Los trámites de autorización de los departamentos (TI, Finanzas, Administración) deben realizarse en paralelo, no de forma secuencial
- Los trámites de baja deben iniciarse antes del último día laboral del empleado, y no después.
Un matiz: El plazo de dos días establecido en el Código de Salarios se aplica a los salarios, lo que incluye el sueldo y la mayoría de los componentes variables. La gratificación tiene su propio plazo legal de 30 días, según la Ley de Pago de Gratificaciones de 1972. Las transferencias al Fondo de Previsión de Empleados (EPF) se rigen por los procedimientos específicos de la Organización de Previsión de Empleados (EPFO).
| Componente | Cronología |
|---|---|
| Remuneraciones (salario, liquidación de vacaciones, prima) | En un plazo de 2 días laborables (Código de Salarios, 2019) |
| Propina | En un plazo de 30 días (Ley de pago de gratificaciones de 1972) |
| Transferencia o retirada de fondos del EPF | Según los plazos de la EPFO (normalmente entre 15 y 20 días laborables) |
¿Cuáles son los requisitos legales para la liquidación de F&F en la India?
El marco normativo de la India en materia de F&F abarca varias leyes. A continuación se detalla qué regula cada una de ellas.
Código de Salarios, 2019: Sustituyó a la Ley de Pago de Salarios de 1936 y a otras tres leyes relacionadas con los salarios. El apartado 2 del artículo 17 establece que el pago del salario debe efectuarse en un plazo de dos días laborables a partir de la fecha de cese. Se aplica de manera uniforme a todos los empleados, independientemente de su nivel salarial o categoría laboral.
Ley de Conflictos Laborales de 1947: Regula la indemnización por despido. Las empresas con 100 o más empleados deben notificarlo por escrito con un mes de antelación o abonar el salario bruto equivalente antes del despido.
Ley de pago de gratificaciones, de 1972: Se aplica a los empleados con 5 o más años de servicio ininterrumpido. La indemnización debe abonarse en un plazo de 30 días a partir del último día de trabajo del empleado.
Leyes estatales sobre comercios y establecimientos: Estas normas varían según el estado y establecen plazos en relación con la liquidación de las vacaciones y los plazos de preaviso. Las empresas con empleados en varios estados de la India deben cumplir con la normativa vigente en cada uno de los estados correspondientes.
Ley de Fondos de Previsión de los Trabajadores, de 1952: Las empresas deben facilitar la transferencia o la retirada de fondos del EPF como parte del programa «F&F».
Los retrasos o errores pueden dar lugar a litigios ante los tribunales laborales, sanciones económicas y el cobro de intereses sobre los importes pendientes de pago.
¿Qué elementos se incluyen en el cálculo de la liquidación total y definitiva?
La F&F no es solo la última nómina. Se trata de todas las obligaciones financieras entre la empresa y el empleado, que se liquidan de una sola vez. Basándonos en nuestra experiencia en la gestión de nóminas en más de 300 empresas, a continuación le indicamos los elementos que suelen incluirse en el cálculo.
Créditos (importes que la empresa adeuda al empleado)
Considérelo como todo lo que el empleado ha ganado pero aún no ha recibido.
- Salario pendiente de pago: (Salario bruto mensual / 26 días laborables) × Días trabajados en el último mes
- Indemnización por vacaciones: (Salario base diario) × Días de vacaciones acumulados y no disfrutados
- Prima (si se cumple el requisito): (Último salario base percibido × 15 × Años de servicio) / 26
- Bonificación prorrateada: en función de los días trabajados durante el periodo de bonificación correspondiente
- Reembolsos pendientes: gastos de empresa no justificados
- Subsidio de viaje (LTA): se prorrateará hasta el último día laborable si aún no se ha disfrutado.
Deducciones (importes que el empleado debe a la empresa)
Es aquí donde suelen surgir las disputas con mayor frecuencia, sobre todo cuando las normas no se han comunicado con claridad desde el principio.
- Diferencia en el plazo de preaviso: (Salario mensual / 26) × Días de preaviso no cumplidos
- Préstamos pendientes o anticipos salariales
- Retención en origen (TDS) según los tramos del impuesto sobre la renta aplicables
- Impuesto profesional (específico de cada estado)
- Recuperación de activos correspondientes a equipos de la empresa no devueltos o dañados
El importe neto de F&F se calcula simplemente restando las deducciones de los créditos. Calcular correctamente ambos conceptos y documentarlos con claridad es lo que marca la diferencia entre una salida sin complicaciones y una demanda ante el tribunal laboral.
| Componente | Importe (INR) |
|---|---|
| Salario pendiente de pago (15 días) | 30 000 |
| Cobro de las vacaciones | 20 000 |
| Propina | 2.42.308 |
| Reembolsos pendientes | 5 000 |
| Total de créditos | 2 97 308 |
| Deducción por plazo de preaviso | (15 000) |
| Préstamo pendiente | (10 000) |
| Total de deducciones | (25 000) |
| Importe neto de F&F | 2 72 308 |
¿Cuál es el proceso paso a paso para la liquidación de F&F en la India?
Este es el aspecto en el que la mayoría de las empresas internacionales cometen un error. La obligación de abonar el salario de dos días no comienza en el momento en que el empleado sale por la puerta. Esto significa que el proceso debe iniciarse con bastante antelación a su último día de trabajo; de lo contrario, ya se habrá quedado rezagado.
Paso 1: Aceptar la renuncia y activar el proceso de salida
En el momento en que se acepte la dimisión, el departamento de Recursos Humanos debe informar inmediatamente a los departamentos de Informática, Finanzas, Administración y al responsable directo del empleado para poner en marcha los trámites de baja de forma paralela. Tramitar estos trámites departamento por departamento estaba bien bajo la antigua norma de 30 a 45 días. Con la norma de los 2 días, eso ya no es una opción.
Paso 2: Calcular todos los componentes de la liquidación
El departamento de nóminas calcula el salario pendiente de pago, la liquidación de las vacaciones, el derecho a la gratificación, la bonificación prorrateada y los reembolsos pendientes. Las deducciones se contrastan con los registros laborales actuales. Cuanto más compleja sea la estructura salarial, más importante resulta comenzar con este proceso con antelación.
Paso 3: Preparar la documentación
Tampoco deje esto para el último momento. Entre los documentos clave se incluyen la liquidación de F&F, la carta de cese, el certificado de experiencia laboral, el formulario 16 y los formularios de transferencia o retirada del EPF. Tener las plantillas preparadas con antelación le ahorrará horas cuando más lo necesite.
Paso 4: Aprobación interna
Los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos deben revisar y aprobar el importe final de la liquidación. Este paso requiere un plazo límite estricto a nivel interno, y no solo un plazo en el que se haga todo lo posible, para cumplir con el plazo de dos días para el pago de los salarios.
Paso 5: Pago y expedición de documentos
El salario se ingresa en la cuenta bancaria del empleado en un plazo de 2 días laborables a partir de la fecha de cese. La indemnización por cese sigue su propio plazo de 30 días, de conformidad con la Ley de Pago de Indemnizaciones por Cese. El Fondo de Previsión de Empleados (EPF) se rige por los plazos de la Organización de Previsión de Empleados (EPFO) de forma independiente. Entregue todos los documentos finales junto con el pago.
| Fase del proceso | Cronología |
|---|---|
| Trámites de salida y autorizaciones paralelas | Antes del último día laborable |
| Cálculo del salario y de las vacaciones | Día 1 tras la salida |
| Aprobación interna | Día 1 tras la salida |
| Pago de salarios (componentes salariales) | En un plazo de 2 días laborables |
| Pago de la propina | En un plazo de 30 días |
| Liquidación del EPF | Según los plazos establecidos por la EPFO |
Sobre el papel, todo el proceso parece sencillo. Sin embargo, en la práctica, el problema surge cuando las empresas lo consideran una tarea posterior a la salida de la empresa, en lugar de algo que se lleva a cabo paralelamente al Plazo de preaviso.
¿Cuáles son las dificultades más habituales a la hora de llevar a cabo una liquidación total y definitiva en la India?
En los más de 300 acuerdos de F&F que hemos gestionado para clientes internacionales en la India, se repiten constantemente los mismos problemas. La buena noticia es que la mayoría de ellos se pueden evitar con una organización adecuada. A continuación, le indicamos cuáles son los factores que provocan sistemáticamente retrasos, disputas y, en algunos casos, acciones legales.
Las estructuras salariales complejas dan lugar a errores de cálculo
Las estructuras de CTC de la India no son sencillas. La remuneración variable, las múltiples prestaciones, el LTA y los componentes de las bonificaciones legales deben prorratearse con precisión para obtener el cálculo correcto de la liquidación final. El motivo más habitual de conflicto que observamos son los errores en las deducciones del impuesto sobre la renta y la omisión de componentes de las prestaciones en el salario final. Cuando un empleado que abandona la empresa detecta una discrepancia en el importe de su liquidación de F&F, casi siempre se debe a esto.
Procesos de liquidación secuenciales
Con la antigua norma de entre 30 y 45 días, era factible tramitar las autorizaciones de los departamentos una por una. Sin embargo, con el plazo obligatorio de dos días, se produce una brecha en la Compliance incluso antes de que comience el proceso de salida. Los departamentos de TI, Finanzas, Administración y RR. HH. deben trabajar en paralelo desde el momento en que el empleado presenta su dimisión, en lugar de pasarle el relevo entre sí siguiendo una cola.
Políticas poco claras sobre el plazo de preaviso
Cuando un empleado abandona la empresa sin cumplir íntegramente el plazo de preaviso, las empresas deben contar con una política documentada y comunicada con antelación sobre cómo se calcula la indemnización por incumplimiento del plazo de preaviso. Si esta no figura en la carta de nombramiento o en el contrato de trabajo desde el primer día, la ambigüedad genera riesgos jurídicos. Según nuestra experiencia, es aquí donde se originan la mayoría de los litigios y de los casos que llegan a los tribunales laborales.
Los sistemas de recursos humanos no están diseñados para liquidaciones en dos días
Muchas plataformas de nóminas heredadas se diseñaron en torno al antiguo proceso de liquidación final, que duraba entre 30 y 45 días. Si su sistema no es capaz de generar una liquidación final precisa y prorrateada en un plazo de 48 horas tras la salida de un empleado, se enfrenta a un problema de Compliance con los nuevos Códigos Laborales. No se trata de un riesgo futuro, sino de uno actual.
Deficiente documentación a lo largo del proceso de salida
Los registros que faltan o están incompletos, como los registros de permisos, las solicitudes de reembolso, los saldos de préstamos y las devoluciones de bienes de la empresa, retrasan el proceso de liquidación y suponen un riesgo de reclamaciones futuras para la empresa. Contar con la documentación adecuada no es solo una buena práctica de recursos humanos. Según la legislación laboral india, constituye su principal defensa ante cualquier conflicto.
¿Cuáles son las mejores prácticas para garantizar un proceso de liquidación de F&F sin contratiempos en la India?
Lograr una liquidación completa y definitiva en la India no consiste tanto en reaccionar ante los problemas como en establecer un proceso que los prevenga. Estas son las prácticas que reducen de forma sistemática los conflictos, protegen la reputación del empleador y garantizan que las empresas cumplan con la legislación laboral de la India.
Establezca la política de F&F desde el primer día
El proceso de liquidación de F&F no debería sorprender a nadie. Incluya en la carta de nombramiento y en el manual del empleado condiciones claras sobre la recuperación del plazo de preaviso, la liquidación de las vacaciones, la devolución de los activos de la empresa y los plazos de pago final. Cuando los empleados conocen las normas desde el principio, las disputas en el momento de la salida se reducen considerablemente.
Crear flujos de trabajo paralelos para la autorización
Determine qué equipos deben dar el visto bueno y póngalos en marcha simultáneamente desde el momento en que se reciba la carta de dimisión. La devolución de equipos informáticos, la conciliación de préstamos del departamento de Finanzas, la recuperación de activos por parte del departamento de Administración y los trámites de baja de RR. HH. deben completarse dentro del plazo de preaviso, y no después del último día laborable.
Automatizar el prorrateo salarial y el cálculo de las gratificaciones
Los cálculos manuales de las complejas estructuras salariales de la India dan lugar a errores. La automatización de los cálculos de los salarios no abonados, la liquidación de las vacaciones no disfrutadas y las indemnizaciones por antigüedad reduce tanto el tiempo de tramitación como el riesgo de que las deducciones del impuesto sobre la renta se apliquen de forma incorrecta. Además, genera un registro auditable en caso de que, posteriormente, se cuestione algún componente de la liquidación final.
Verifique previamente los datos bancarios de todos los empleados
Una causa sorprendentemente habitual de retrasos en los pagos puntuales es que los datos bancarios sean incorrectos o estén desactualizados. Verifique y actualice periódicamente los datos bancarios de los empleados, no solo en el momento de su salida. Según la norma de liquidación en dos días, no hay tiempo para ocuparse de esto una vez finalizada la jornada laboral del empleado.
Utilice una carta y un extracto de liquidación de F&F estandarizados
Una carta de liquidación clara y detallada, en la que se desglosen todos los créditos y deducciones, evita disputas y protege a la empresa frente a posibles reclamaciones futuras. Debe incluir todos los conceptos: salarios pendientes, liquidación de vacaciones, bonificaciones pendientes, reembolsos pendientes, gratificación, aportaciones al fondo de previsión y todas las deducciones fiscales aplicables. La transparencia en este ámbito no es solo una buena práctica, sino que es lo que previene riesgos legales a largo plazo.
Obtenga asesoramiento jurídico para operaciones de salida complejas
En el caso de bajas de altos directivos, despidos con controversias o situaciones en las que el empleado no haya cumplido íntegramente el plazo de preaviso, merece la pena dedicar tiempo a realizar una revisión jurídica del cálculo de la indemnización final y de la carta de liquidación antes de su emisión. El coste de una documentación adecuada es siempre inferior al coste de presentar una demanda ante un tribunal laboral.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las normas relativas a la liquidación total y definitiva en la India?
La liquidación total y definitiva es el proceso de liquidar todas las cantidades adeudadas a un empleado tras su dimisión o despido. Según la Ley de Pago de Salarios, estas cantidades deben liquidarse, por regla general, en un plazo de dos días laborables a partir del último día de servicio. Sin embargo, la mayoría de las empresas siguen una práctica habitual de entre 30 y 45 días. El proceso incluye el cálculo del salario pendiente de pago, la liquidación de las vacaciones no disfrutadas y las primas legales.
¿Qué elementos se incluyen en una liquidación completa y definitiva?
La liquidación de F&F incluye el salario pendiente de pago, los incentivos y el pago correspondiente a los plazos de preaviso no cumplidos. También abarca la liquidación de las vacaciones acumuladas y la gratificación, en caso de que el empleado haya completado cinco años de servicio. Se ajustan las retenciones correspondientes al impuesto sobre la renta (TDS), al Fondo de Previsión de los Trabajadores (PF) y al impuesto profesional. Por último, deben recuperarse o liquidarse los préstamos pendientes o los activos de la empresa.
¿Cuál es el plazo legal para completar la liquidación de F&F en la India?
La Ley de Pago de Salarios establece que el empresario debe abonar la totalidad de los salarios en un plazo de dos días laborables a partir de la fecha de cese o dimisión del empleado. Si bien este es el requisito legal, la práctica habitual en el sector suele ampliarse a 30 o 45 días. El Código de Salarios de 2019, cuyo objetivo es consolidar la legislación laboral, refuerza este plazo de dos días. Los retrasos que superen el plazo acordado pueden dar lugar a reclamaciones legales.
¿Y si FNF no se termina en 45 días?
Si no se llega a un acuerdo en un plazo de 45 días, el trabajador puede enviar una notificación legal formal al empresario. Si persiste el impago, el trabajador podrá presentar una reclamación ante el Comisionado de Trabajo o acudir a un tribunal laboral. Los empleadores pueden estar obligados a pagar intereses sobre el importe atrasado, de conformidad con el contrato de trabajo o las resoluciones judiciales. Es fundamental documentar todas las comunicaciones posteriores.
¿Cuándo es necesario realizar la liquidación de F&F?
Es obligatorio realizar una liquidación completa y definitiva siempre que un contrato de trabajo finalice por dimisión, despido o jubilación. También es necesario en caso de que se produzca un despido colectivo o si la relación laboral se extingue de mutuo acuerdo. Este proceso garantiza que todas las obligaciones económicas y legales entre ambas partes queden formalmente zanjadas. De este modo, se evitan posibles controversias futuras relacionadas con cantidades pendientes de pago o prestaciones.
¿Se aplican impuestos a las liquidaciones totales y definitivas?
De conformidad con la Ley del Impuesto sobre la Renta, se aplican impuestos a varios componentes de la liquidación. Los salarios y las primas pendientes de pago se gravan según el tramo impositivo correspondiente a los ingresos de la persona. La liquidación de días de vacaciones y la gratificación tienen límites de exención específicos en virtud de los artículos 10(10AA) y 10(10). Los empleadores deben calcular la retención en origen (TDS) antes de efectuar el pago final para garantizar el Compliance con la normativa fiscal.
¿En qué consiste una liquidación total y definitiva en materia de nóminas?
En la gestión de nóminas, la liquidación definitiva es el extracto de cierre que se emite cuando un empleado abandona la organización. En él se recogen todos los ingresos, como el salario base y las primas, frente a las deducciones, como los impuestos y la recuperación de activos perdidos. Este extracto sirve como balance final de la situación financiera del empleado con respecto a la empresa. Marca el final oficial del ciclo de nómina para esa persona.
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