Umwandlung von Auftragnehmern in Festangestellte in Indien: Ein Leitfaden für US-Start-ups

Ein US-Start-up sollte einen indischen Auftragnehmer in einen festangestellten Mitarbeiter umwandeln, sobald die Beziehung eher einem Arbeitsverhältnis als einer projektbezogenen Zusammenarbeit gleicht. Wenn die Person in Vollzeit arbeitet, Ihren Anweisungen folgt, Ihre Systeme nutzt und bereits seit Monaten im Rahmen fortlaufender Vertragsverlängerungen für Sie tätig ist, bietet Ihnen die Einstufung als Auftragnehmer keinen Schutz mehr. Der schnellste und vorschriftsmäßige Weg, diesen Wechsel vorzunehmen, ist über einen Employer of Record.

Wann sollte ein US-Start-up einen indischen Auftragnehmer in einen festangestellten Mitarbeiter umwandeln?

Stufen Sie das Arbeitsverhältnis als Beschäftigungsverhältnis ein, wenn es inhaltlich einem solchen entspricht. Das deutlichste Anzeichen dafür ist, dass Sie bestimmen, wie und wann die Person arbeitet, und nicht nur, welche Leistungen sie erbringt. Wenn Sie den Zeitplan der Person festlegen, ihre Aufgaben beaufsichtigen und sie als Teil des Teams behandeln, gilt sie nach indischem Recht unabhängig von der Vereinbarung faktisch als Arbeitnehmer.

Einige praktische Anhaltspunkte, die darauf hindeuten, dass es Zeit für eine Umstellung ist:

• Der Auftragnehmer arbeitet in Vollzeit und ausschließlich für Sie, ohne weitere Kunden.
• Sie halten sich an feste Arbeitszeiten oder an die erforderliche Überschneidung mit Ihrer US-Zeitzone.
• Sie nutzen Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Geräte und Ihre internen Tools und sind in Ihrem Organigramm aufgeführt.
• Das Mandat ist unbefristet und verlängert sich fortlaufend, anstatt mit einem festgelegten Projekt zu enden.
• Sie entwickeln oder warten Ihr Kernprodukt – es handelt sich nicht um ein einmaliges Ergebnis.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen in Indien überschreiten die meisten Start-ups diese Grenze bereits lange vor ihrer Umwandlung. Die Struktur als Auftragnehmer ist praktisch, weshalb sie weiterhin bestehen bleibt. Unsere Aufschlüsselung von Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien behandelt die rechtlichen Prüfkriterien ausführlich.

Anhand welcher Kriterien entscheiden die indischen Behörden, ob ein Auftragnehmer tatsächlich ein Arbeitnehmer ist?

Die indischen Behörden und Gerichte betrachten die tatsächliche Beziehung und nicht die vertragliche Bezeichnung. Sie berücksichtigen dabei die Kontrollverhältnisse, die Einbindung in das Unternehmen, die Exklusivität, die Frage, wer die Arbeitsmittel bereitstellt, sowie die Art der Vergütung. Kein einzelner Faktor ist ausschlaggebend; entscheidend ist das Gesamtbild.

Dies ist nicht nur Theorie. In der Rechtssache Shripal gegen Nagar Nigam, Ghaziabad (2025) wies der Oberste Gerichtshof Indiens die Behauptung eines Arbeitgebers zurück, die Arbeitnehmer seien über Subunternehmer beschäftigt worden, und stellte fest, dass sie direkt angestellt waren – unter anderem, weil keine Unterlagen vorlagen, die eine echte Auslagerung belegten. Die Lehre für ein US-Start-up lautet, dass eine bloße formale Bezeichnung ohne substanzielle Grundlage keinen Bestand hat. Die Das neue Arbeitsgesetzbuch in Indien, das am 21. November 2025 in Kraft tritt, erweitert die weit gefassten Definitionen dessen, wer als Arbeitnehmer gilt.

Kurz gesagt: Wenn es Ihnen schwerfällt zu erklären, warum die betreffende Person als Auftragnehmer und nicht als Mitarbeiter gilt, dürfte dies auch einem Wirtschaftsprüfer oder einem Gericht schwerfallen. Diese Informationen dienen lediglich als allgemeine Orientierungshilfe. Lassen Sie sich in Ihrer konkreten Situation von Rechtsexperten beraten.

Welche Risiken bestehen, wenn man jemanden zu lange als Auftragnehmer beschäftigt?

Das Hauptrisiko besteht in einer Neueinstufung, durch die Sie für die Leistungen und Beiträge haftbar werden, die Sie von Anfang an hätten zahlen müssen, zuzüglich Zinsen und Strafzuschlägen. Da sich diese im Laufe der Zeit ansammeln, steigt das Risiko, je länger Sie warten. Was zunächst wie eine einfache Vereinbarung erschien, kann zu einer beträchtlichen Nachforderung werden.

Typisches Risiko bei der Umstufung eines Langzeit-Auftragnehmers in einen Arbeitnehmer:

• Rückwirkende Einzahlung in den Provident Fund (PF), Indiens Altersvorsorgesystem, mit einem Arbeitgeberbeitrag in Höhe von 12 Prozent auf das beitragspflichtige Entgelt.
• Rückwirkende Sozialversicherung für Arbeitnehmer (ESI), bei der die Lohnschwelle zur Anwendung kam, mit einem Arbeitgeberanteil von 3,25 Prozent.
• Die aufgelaufenen Trinkgelder und der gesetzliche Urlaubsanspruch, die hätten gewährt werden müssen.
• Zinsen und Säumniszuschläge auf ausstehende gesetzliche Beiträge sowie mögliche Streitigkeiten hinsichtlich der Kündigung und der Kündigungsfrist.

Für die US-Muttergesellschaft ergeben sich zudem steuerliche Aspekte. Die direkte Bezahlung eines indischen Mitarbeiters, der sich wie ein festangestellter Mitarbeiter verhält, über die US-Lohnabrechnung kann zu Risiko einer Betriebsstätte in Indien, wodurch ein Teil Ihres Gewinns der indischen Steuer unterliegen kann. Unternehmen unterschätzen häufig, wie schnell sich diese Belastungen summieren.

Welche Möglichkeiten gibt es, einen Auftragnehmer in einen festangestellten Mitarbeiter umzuwandeln?

Ein US-Start-up hat drei realistische Möglichkeiten, einen umgewandelten Auftragnehmer in Indien zu beschäftigen: die Inanspruchnahme eines „Employer of Record“, die Gründung einer indischen Gesellschaft oder die Weiterbeschäftigung als Auftragnehmer mit einem enger gefassten, tatsächlich projektbezogenen Aufgabenbereich. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen und wie stark Sie sich in Indien engagieren.

Eine Einschränkung des Aufgabenbereichs von Auftragnehmern (klar definierte Leistungen, mehrere Auftraggeber, eigene Arbeitsmittel, keine tägliche Beaufsichtigung) funktioniert nur, wenn die Tätigkeit tatsächlich projektbezogen ist. Für ein Vollzeit-Teammitglied ist dies lediglich eine Notlösung, keine dauerhafte Lösung. Die meisten Start-ups, die noch nicht die Größe eines eigenständigen Unternehmens erreicht haben, nutzen einen EOR-Anbieter.

Wie funktioniert die Umstellung über einen EOR konkret?

Die Umstellung über einen EOR bedeutet, dass der EOR zum rechtlichen Arbeitgeber in Indien wird und Ihren Mitarbeiter – in der Regel innerhalb weniger Tage – in eine vorschriftsmäßige Gehaltsabrechnung aufnimmt. Sie behalten die Leitung der Arbeit Ihres Mitarbeiters; der EOR kümmert sich um die Beschäftigungsunterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Anmeldungen und die laufenden Meldungen. Erfahren Sie, wie sich dieses Modell in Einstellung von Mitarbeitern in Indien im weiteren Sinne.

Die Umwandlung erfolgt in einer klaren Abfolge:

• Bitte überprüfen Sie die derzeitige Regelung und bestätigen Sie, dass es sich bei dieser Funktion um eine Festanstellung handeln sollte.
• Beenden Sie den Werkvertrag formell unter einvernehmlichen Bedingungen.
• Stellen Sie über den EOR einen den indischen Vorschriften entsprechenden Arbeitsvertrag aus, der das Gehalt in INR, die Kündigungsfrist, Urlaubsansprüche sowie eine Klausel zur Übertragung von geistigem Eigentum enthält.
• Melden Sie den Mitarbeiter für die Pensionskasse (PF), gegebenenfalls für die ESI sowie für die Gewerbesteuer an und richten Sie die monatliche Gehaltsabrechnung ein.

Ein in ein Dokument eingefügtes US-Angebotsschreiben entspricht nicht den indischen Anforderungen, und da Indien kein „At-Will“-Markt ist, spielen Kündigungsfristen und Kündigungsregeln eine wichtige Rolle. Ein kompetenter EOR-Anbieter berücksichtigt all dies von Anfang an im Vertrag.

Wie hoch sind die Kosten für eine Umstellung im Vergleich zu den Kosten einer falschen Einstufung?

Die Umstellung ist mit vorhersehbaren Kosten verbunden: einer EOR-Servicegebühr, die häufig zwischen etwa 99 und 300 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat liegt, zuzüglich der gesetzlichen Arbeitgeberbeiträge, die das Bruttogehalt um etwa 15 bis 25 Prozent erhöhen. Eine falsche Einstufung ist dagegen mit unvorhersehbaren und in der Regel höheren Kosten verbunden. Unser Leitfaden zur Kosten einer EOR in Indien beschreibt die Komponenten.

Der Abwägungsprozess ist klar. Durch die Umwandlung wird eine versteckte, wachsende Verbindlichkeit in einen festen monatlichen Posten umgewandelt. Durch das Abwarten bleiben die Einsparungen rein theoretisch, während sich die rückwirkenden Beiträge zur Altersvorsorge, die Abfindungen, Zinsen und das Risiko von Strafzahlungen still und leise summieren. Für die meisten US-Start-ups spricht die Kalkulation für eine Umwandlung, sobald die Stelle eindeutig als Vollzeitstelle definiert ist.

Inwiefern unterstützt Wisemonk US-Start-ups dabei, Auftragnehmer in Indien zu gewinnen?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen US-Start-ups dabei, ihre in Indien tätigen Auftragnehmer in ein vorschriftsmäßiges Beschäftigungsverhältnis zu überführen, ohne dass eine lokale Gesellschaft gegründet werden muss. Dabei kümmern wir uns um die Vertragsabwicklung, die Anmeldung bei der Pensionskasse (PF) und der Sozialversicherung (ESI), die Gehaltsgestaltung gemäß den neuen Arbeitsgesetzen sowie die Übertragung von geistigem Eigentum, damit bei der Umstellung nichts übersehen wird.

Wir betreuen weltweit über 300 Kunden und verwalten mehr als 2.000 EOR-Mitarbeiter in Indien; das Onboarding erfolgt zügig, oft innerhalb weniger Tage. Das praktische Ergebnis für einen Gründer ist einfach: Ihr Mitarbeiter führt weiterhin dieselbe Arbeit aus, die Beschäftigungsbeziehung entspricht den gesetzlichen Vorschriften, und Sie tragen kein Risiko mehr aufgrund einer falschen Einstufung. Darüber hinaus kümmern wir uns von dort aus um die laufende Lohnabrechnung, Sozialleistungen und das Offboarding.