US-amerikanisches SaaS-Start-up mit acht indischen Auftragnehmern: Eigenunternehmen vs. EOR

Wenn Ihr US-amerikanisches SaaS-Start-up acht Auftragnehmer in Indien beschäftigt, die in Vollzeit an Ihrem Kernprodukt arbeiten, ist die ehrliche Ausgangslage, dass die meisten von ihnen nach indischem Recht als Arbeitnehmer gelten, unabhängig davon, wie sie in der Vereinbarung bezeichnet werden. Das bedeutet, dass die Wahl nicht wirklich zwischen Auftragnehmern und einer formellen Beschäftigungsform liegt. Vielmehr haben Sie die Wahl zwischen zwei rechtskonformen Strukturen: der Gründung einer eigenen indischen Gesellschaft oder der Nutzung eines Employer of Record (EOR). Für ein achtköpfiges Team ist eine EOR fast immer die schnellere und risikoreichere Vorgehensweise, und die Gründung einer eigenständigen Einheit wird erst später sinnvoll, sobald das Team deutlich größer und eindeutig dauerhaft etabliert ist.

Dieser Leitfaden erläutert Schritt für Schritt, wie Sie diese Entscheidung anhand konkreter Zahlen, Zeitpläne und des Risikos, das Sie derzeit tragen, treffen können.

Warum stellen acht indische Auftragnehmer ein Compliance-Problem dar?

Denn die indischen Behörden betrachten, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird, und nicht, was in Ihrem Vertrag steht. Acht Personen, die in Vollzeit und ausschließlich für Sie arbeiten, mit Ihren Arbeitsmitteln, im Rahmen Ihrer Standup-Meetings und Sprint-Zyklen, gelten für die EPFO, die ESIC und einen Steuerbeamten als Angestellte, selbst wenn in jedem Vertrag von „unabhängigen Auftragnehmern“ die Rede ist.

Dies ist eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern, und es handelt sich dabei um den häufigsten und kostspieligsten Fehler, den ausländische Unternehmen in Indien begehen. Die entscheidenden Kriterien sind Kontrolle, Integration und wirtschaftliche Abhängigkeit. Legen Sie deren Arbeitszeiten und Aufgaben fest? Sind sie Teil Ihres Teams und nicht etwa ein externer Dienstleister? Beziehen sie den Großteil ihres Einkommens von Ihnen? Je mehr dieser Kriterien zutreffen, desto schwächer wird Ihre Position als Auftraggeber. Eine vollständige Aufschlüsselung finden Sie in unserem Leitfaden zu Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen beim Aufbau ihrer Teams in Indien zeigt sich ein einheitliches Muster: Die Struktur mit freiberuflichen Mitarbeitern erscheint in den ersten ein bis zwei Jahren unproblematisch; doch dann zwingen eine Finanzierungsrunde, eine Übernahme oder ein verärgerter Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, zur Auseinandersetzung mit dieser Frage – und bis dahin hat sich das Risiko bei allen acht Mitarbeitern Monat für Monat vervielfacht.

Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten einer falschen Einstufung pro Auftragnehmer?

Werden Auftragnehmer als Arbeitnehmer neu eingestuft, gilt die Haftung rückwirkend und erstreckt sich auf den gesamten Beschäftigungszeitraum, nicht nur auf die Zukunft. Genau das macht die Zahl von acht Auftragnehmern zu einer aussagekräftigen Größe und nicht zu einem Rundungsfehler.

Die Rückforderung umfasst in der Regel:

• Rückstände bei den Sozialversicherungsbeiträgen, die sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil umfassen, zuzüglich Zinsen und Schadensersatz in Höhe von bis zu 25 Prozent der Rückstände.
• Rückstände bei der staatlichen Sozialversicherung für Arbeitnehmer, deren Einkommen innerhalb der Anspruchsgrenze lag.
• Trinkgeld und die Auszahlung von Urlaubstagen, die einem Auftragnehmer nie ausgezahlt wurden.
• Nicht entrichtete TDS- und Gewerbesteuerzahlungen, zuzüglich Strafen und Zinsen.

Außerdem gibt es Risiko einer Betriebsstätte. Ein Team aus Vollzeitmitarbeitern, das in Indien tätig ist, kann eine steuerpflichtige Präsenz für Ihre US-Muttergesellschaft begründen, wodurch ein Teil Ihrer Gewinne in das indische Steuersystem fällt. Das Fehlen einer indischen Gesellschaft schützt Sie in diesem Zusammenhang nicht. In der Regel wird die Durchsetzung dadurch komplizierter und die Klärung der Sachlage kostspieliger.

Multiplizieren Sie eine einzige Neuklassifizierung mit acht Personen, und Sie stehen vor einer erheblichen rückwirkenden Rechnung – noch bevor Anwaltskosten hinzukommen. Dies ist der Betrag, den Gründer gegen die Kosten einer formellen Umwandlung abwägen sollten, denn es handelt sich dabei um die Kosten des Nichtstuns.

Was hat sich mit den indischen Arbeitsgesetzen im Jahr 2025 geändert?

Am 21. November 2025 werden Indiens vier neue Arbeitsgesetze trat in Kraft und fasste 29 einzelne Gesetze zusammen. Zwei Änderungen sind für alle, die mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, von unmittelbarer Bedeutung.

Erstens fällt die Abfindung für befristet Beschäftigte nun bereits ab dem ersten Jahr an, während die bisherige Schwelle bei fünf Jahren lag. Wird also ein langjähriger Auftragnehmer neu eingestuft, steigt die Abfindungsverpflichtung weitaus schneller an als bisher.

Zweitens muss das Grundgehalt nun mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung betragen. Dies erhöht die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Pensionskasse (PF), der Abfindung und anderer Leistungen, was bei einer Neueinstufung zu höheren rückwirkenden Verbindlichkeiten und der Notwendigkeit führt, ältere Gehaltsstrukturen neu zu gestalten. Die EPFO führte zudem eine Amnestie für die Registrierung falsch eingestufter Arbeitnehmer durch, die am 30. April 2026 endete, und seitdem wurden die Kontrollen verschärft. Kurz gesagt: Vertragsvereinbarungen, die vor einem Jahr noch als sicher galten, bergen heute ein höheres Risiko.

Was ist bei der Gründung einer indischen Gesellschaft zu beachten?

Eine indische Tochtergesellschaft macht Ihr Start-up zu einem echten Arbeitgeber in Indien – mit eigener Lohnabrechnung, eigenem Bankkonto und den gesetzlich vorgeschriebenen Registrierungen. Dies ist die richtige langfristige Struktur, sobald Ihr Team in Indien groß und fest angestellt ist; es handelt sich jedoch um eine Verpflichtung und nicht um eine schnelle Lösung.

Für ein ausländisches Unternehmen sieht die Praxis wie folgt aus:

• Rechnen Sie mit einem Zeitrahmen von etwa vier bis acht Wochen, da die Unterlagen für ausländische Geschäftsführer mit einer Apostille versehen und notariell beglaubigt werden müssen und für die ausländische Investition Anmeldungen bei der RBI oder der FEMA erforderlich sind.
• Anforderung an einen in Indien ansässigen Vorstandsmitglied. Mindestens ein Vorstandsmitglied muss sich im Laufe des Jahres 182 Tage oder länger in Indien aufgehalten haben; diese Anforderung erfüllen Gründer in der Regel über eine Strohperson, bis sie über eine lokale Präsenz verfügen.
• Laufende jährliche Compliance-Maßnahmen: gesetzliche Abschlussprüfung, Einreichungen beim Handelsregister (ROC) wie AOC-4 und MGT-7, Körperschaftsteuererklärungen, Umsatzsteuererklärungen sowie monatliche Einreichungen im Zusammenhang mit der Pensionskasse (PF), der Sozialversicherung (ESI), der Quellensteuer (TDS) und der Gewerbesteuer.
• Beauftragen Sie einen Wirtschaftsprüfer oder ein Unternehmen der Compliance, um sicherzustellen, dass all dies fristgerecht erledigt wird, da versäumte Einreichungen automatisch Strafen nach sich ziehen und nicht erst Mahnungen.

Nichts davon ist ein Grund, eine Einrichtung auf Dauer zu meiden. Es ist vielmehr ein Grund, sich nicht vorschnell für eine Einrichtung für acht Personen zu entscheiden, wenn es eine schnellere Alternative gibt.

Wie löst ein EOR dieses Problem für ein Team aus acht Mitarbeitern?

Ein Employer of Record verfügt bereits über eine indische Niederlassung und beschäftigt Ihre acht Mitarbeiter rechtmäßig auf der Grundlage vorschriftsmäßiger lokaler Arbeitsverträge. Sie behalten die volle Kontrolle über das Tagesgeschäft des Teams, die Ausrichtung, die Prioritäten und die Leistung, während die Arbeitgeberpflichten beim EOR liegen.

Die EOR kümmert sich um vorschriftsmäßige Einstellungsschreiben, die den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs entsprechen, um die Anmeldung bei der PF und der ESI sowie die monatlichen Meldungen, um die TDS und die Berufssteuer, um die Rückstellungen für Abfindungen, um Versicherungen und um eine ordnungsgemäße, vollständige und endgültige Abwicklung, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Für Ihre derzeitigen acht Mitarbeiter werden die Werkverträge gekündigt und neue Arbeitsverhältnisse begründet, wodurch die Lücke aufgrund der falschen Einstufung sauber geschlossen wird, anstatt sie offen zu lassen.

Das Onboarding lässt sich in Tagen und nicht in Wochen bemessen, und es muss keine juristische Person gegründet oder abgewickelt werden. Sollten Sie sich später entscheiden, eine eigene Tochtergesellschaft zu gründen, können Sie das Team dorthin überführen. Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen in Ihrer Lage Mitarbeiter in Indien einstellen Zunächst über eine EOR und die Frage nach der Rechtsform erneut zu prüfen, sobald das Team deutlich größer ist.

Hier sehen Sie einen Vergleich der beiden konformen Vorgehensweisen für ein achtköpfiges Team.

Ab wann sollte ein Start-up eine eigene Rechtsform annehmen?

Wenn das Team in Indien groß genug und dauerhaft genug ist, sodass die Fixkosten für den Betrieb einer Niederlassung pro Kopf geringer sind als die Zahlung einer EOR-Gebühr für jeden Mitarbeiter. Bei diesem Wendepunkt geht es um Größenordnung und Sicherheit, nicht um ein festes Datum.

Einige Anzeichen dafür, dass es sich lohnt, das Gespräch über die Rechtspersönlichkeit zu führen:

• Ihre Mitarbeiterzahl in Indien ist mittlerweile deutlich über ein paar Dutzend hinausgewachsen und steigt weiter an, sodass sich die pauschale EOR-Gebühr pro Person auf einen Betrag summiert, der die festen Compliance-Kosten eines Unternehmens übersteigt.
• Indien ist eindeutig ein langfristiger Standort und kein Experiment, und Sie streben die direkte Kontrolle über Verträge, geistiges Eigentum und lokale Bankgeschäfte an.
• Sie verfügen über die internen oder externen Kapazitäten, um die indische Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften jeden Monat zuverlässig durchzuführen.

Für ein Unternehmen, das derzeit acht Auftragnehmer beschäftigt, liegt dieser Zeitpunkt in der Regel noch in der Zukunft. Die unmittelbare Priorität besteht darin, alle acht in eine vorschriftsmäßige Position zu bringen, und genau das leistet ein EOR bereits jetzt. Sobald der Fall in großem Maßstab vorliegt, können Sie die Zahlen ordnungsgemäß durchrechnen, und unser Team kann Ihnen dabei helfen, die Gesamtkosten einer EOR in Indien die gegen die Führung eines eigenen Unternehmens sprechen.

Wie Wisemonk US-amerikanischen SaaS-Start-ups dabei hilft, ihre Teams in Indien zu etablieren

Genau diese Situation erleben wir jede Woche. Wisemonk ist ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter, was bedeutet, dass wir über eine eigene Compliance-Infrastruktur in Indien verfügen, anstatt Ihr Team über einen Drittanbieter zu leiten. Für ein US-amerikanisches SaaS-Start-up mit acht Auftragnehmern können wir das gesamte Team zügig in ein regelkonformes Beschäftigungsverhältnis überführen, die sich bisher angehäuften Risiken durch falsche Einstufung und Pensionsfonds-Risiken beseitigen und Ihnen eine saubere, beschäftigungsrechtskonforme Übertragung von geistigem Eigentum bieten, die bei der Kapitalbeschaffung und bei Due-Diligence-Prüfungen im Rahmen von Übernahmen Bestand hat.

Konkret umfasst dies die Erstellung vorschriftsmäßiger Einstellungsschreiben gemäß den geltenden Arbeitsgesetzen sowie die umfassende Abwicklung von PF, ESI, TDS, Abfindungen und Gewerbesteuer – und zwar von Anfang bis Ende – sowie eine strukturierte Umstellung, damit Ihre Ingenieure diesen Schritt als Verbesserung und nicht als Störung wahrnehmen. Wenn Sie erfahren möchten, wie ein bestimmter Umwandlung von einem Auftragnehmer in ein festangestelltes Arbeitsverhältnis Ob dies für Ihr Team geeignet wäre oder wie sich die Zahlen im Zuge Ihres Wachstums verändern – wir können dies gemeinsam mit Ihnen ausarbeiten. Geschäftsführung in Indien Auftragnehmer und festangestellte Mitarbeiter Unsere Aufgabe ist es, alles unter einem einheitlichen, den Vorschriften entsprechenden Rahmen zu vereinen.