Britisches Start-up stellt Ingenieure in Indien ein: Mehr als nur Leiharbeitskräfte

Die meisten britischen Start-ups haben nicht von vornherein vor, ein Team in Indien aufzubauen. Sie stellen ein oder zwei Ingenieure als Freiberufler ein, um schnell voranzukommen – das funktioniert –, und ein Jahr später gibt es fünf oder sechs Mitarbeiter, die sich jeden Morgen bei Slack anmelden, an Stand-up-Meetings teilnehmen und das Kernprodukt auf den Markt bringen. Zu diesem Zeitpunkt entspricht die Bezeichnung „Freiberufler“ nicht mehr der Realität. Die Frage ist, wann diese Ingenieure in ein festes Arbeitsverhältnis übernommen werden sollten, und die ehrliche Antwort lautet: Für eine Vollzeitbeschäftigung mit festgelegten Aufgaben ist dieser Zeitpunkt in der Regel bereits gekommen. Der sauberste Weg, dies zu bewerkstelligen, ohne eine indische Niederlassung zu gründen, ist ein Employer of Record (EOR).

Hier erfahren Sie, woran Sie erkennen können, wann die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern ausläuft, und wie der vorschriftsmäßige nächste Schritt für ein britisches Unternehmen aussieht.

Gelten die IR35-Vorschriften, wenn ein britisches Start-up Mitarbeiter in Indien einstellt?

Nein. Die Vorschriften gemäß IR35 und die Regelungen zur Arbeit außerhalb der Lohnliste gelten für britische Auftragnehmer, die über ihre eigenen Dienstleistungsgesellschaften tätig sind. Sie gelten im Allgemeinen nicht für Personen, die nicht im Vereinigten Königreich ansässig sind und ihre gesamte Arbeit in Indien verrichten. Die britische Steuer- und Zollbehörde (HMRC) betrachtet diese Arbeitnehmer als außerhalb des Geltungsbereichs der britischen Einkommensteuer und der Sozialversicherung liegend.

An dieser Stelle lassen sich viele britische Gründer zu früh in Sicherheit wiegen. Dass IR35 keine Anwendung findet, bedeutet nicht, dass kein Einstufungsproblem vorliegt. Es bedeutet vielmehr, dass das Problem an anderer Stelle liegt: im indischen Arbeitsrecht. Eine Person, die in Indien unter Ihrer Leitung in Vollzeit zu festen Arbeitszeiten und mit von Ihnen bereitgestellter Ausrüstung arbeitet, gilt gemäß den indischen Arbeitsgesetzen als Arbeitnehmer, unabhängig davon, was in der Vereinbarung steht. Das Risiko ist also nicht verschwunden, als Sie die Grenze überquert haben. Es hat sich lediglich verlagert.

Warum greifen Start-ups in Großbritannien überhaupt zunächst auf freiberufliche Mitarbeiter zurück?

Denn dies ist der schnellste Weg, einen Ingenieur in den Dienst zu stellen, und die Gründe dafür sind in der Regel stichhaltig. Eine Reihe von Faktoren hat dazu geführt, dass Indien zum bevorzugten Standort für die Rekrutierung von Fachkräften aus dem technischen Bereich in Großbritannien geworden ist.

• Der Brexit hat den Zustrom von Fachkräften aus der EU eingeschränkt. Ingenieure der mittleren Führungsebene, die früher im Rahmen der Freizügigkeit aus Deutschland oder Polen kamen, benötigen nun ein Visum für Fachkräfte, dessen Beantragung zeitaufwändiger und kostspieliger ist, weshalb britische Unternehmen nun ihren Blick weiter in die Ferne richten.
• Indien verfügt über einen großen Pool an englischsprachigen Ingenieuren, die seit langem mit britischen Unternehmen in den Bereichen Fintech, SaaS und Finanzdienstleistungen zusammenarbeiten.
• Die Zeitzonen stimmen überein. Zwischen Großbritannien und Indien liegen nur etwa viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden Zeitunterschied – dies ist die größte zeitliche Überschneidung aller wichtigen Korridore für die Fernbeschäftigung –, sodass sich ein freiberuflicher Mitarbeiter vom ersten Tag an wie ein Kollege fühlt.

Genau dieser letzte Punkt ist der Grund, warum Vereinbarungen mit Auftragnehmern zunehmend in ein Arbeitsverhältnis übergehen. Wenn jemand jeden Morgen an Ihren Standup-Meetings teilnimmt und zu Ihren Arbeitszeiten arbeitet, ist er faktisch Teil des Teams, und die indischen Behörden werden diese Beziehung ebenso einschätzen.

Wann sollte ein britisches Start-up den Einsatz von Freiberuflern hinter sich lassen?

Wenn die Tätigkeit in Vollzeit, ausschließlich und unter Weisungsgebundenheit ausgeübt wird. Das ist der eigentliche Auslöser, nicht die Anzahl der Beschäftigten. Nach indischem Recht erfolgt die Einstufung anhand des Wesens der Beziehung unter Berücksichtigung der Kriterien der Weisungsgebundenheit, der Integration und der wirtschaftlichen Abhängigkeit, die wir in unserem Leitfaden zu Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien.

Stellen Sie sich zu jedem Ingenieur einige einfache Fragen:

• Arbeiten diese Personen ausschließlich für Sie, oder betreuen sie tatsächlich auch andere Kunden nach deren eigenem Zeitplan?
• Legen Sie deren Arbeitszeiten, Arbeitsmittel und tägliche Aufgaben fest, und unterstehen sie einem Vorgesetzten auf Ihrer Seite?
• Entwickeln sie Ihr Kernprodukt auf unbefristeter Basis, anstatt ein Projekt mit festgelegten Rahmenbedingungen und einem Endtermin zu liefern?

Wenn die Antworten auf eine ausschließliche, fortlaufende und gezielte Tätigkeit hindeuten, ist der Ingenieur im Wesentlichen ein Angestellter. Nach unseren Erfahrungen trifft dies weitaus früher zu, als die meisten Gründer annehmen – oft bereits bei der Einstellung des zweiten oder dritten Mitarbeiters und nicht erst bei einem späteren Meilenstein der Unternehmensskalierung.

Welche Risiken bestehen, wenn Ingenieure zu lange als freiberufliche Mitarbeiter beschäftigt werden?

Das Risiko baut sich schleichend auf und tritt dann auf einmal zutage, meist im Rahmen einer Finanzierungsrunde oder einer Übernahme, wenn ein Anwalt schließlich die entscheidende Frage stellt. Für ein britisches Unternehmen sind zwei Risiken von größter Bedeutung.

Der erste Punkt betrifft die Haftung bei falscher Einstufung. Werden Auftragnehmer als Arbeitnehmer neu eingestuft, erfolgt die Rückforderung rückwirkend für die gesamte Beschäftigungsdauer: rückwirkende Einzahlungen in die Vorsorgekasse einschließlich Zinsen und Schadensersatz, gegebenenfalls Beiträge zur ESI, Abfindungen sowie die Auszahlung von Urlaubsgeld. Gemäß dem Arbeitsgesetzbücher, gültig ab dem 21. November 2025, da nun für befristet Beschäftigte bereits ab dem ersten Jahr ein Anspruch auf Trinkgeld entsteht und das Grundgehalt mindestens 50 Prozent des Gesamtentgelts betragen muss, fallen die rückwirkenden Beträge höher aus als bisher.

Der zweite ist Risiko einer Betriebsstätte. Gemäß Artikel 5 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen dem Vereinigten Königreich und Indien kann ein Team, das in Indien Kernaufgaben wahrnimmt, oder eine Person, die regelmäßig in Ihrem Namen Verträge abschließt, eine steuerpflichtige Präsenz für Ihre britische Muttergesellschaft begründen. Dies würde dazu führen, dass ein Teil Ihrer weltweiten Gewinne in das indische Steuersystem fällt. Reine Ingenieurs- und Backoffice-Tätigkeiten bergen ein geringeres Risiko als umsatzgenerierende Tätigkeiten, doch die Struktur spielt eine entscheidende Rolle, und Auftragnehmer, die sich wie Angestellte verhalten, sind ein klassischer Auslöser.

Beschäftigung als Auftragnehmer vs. Festanstellung bei EOR für britische Ingenieurteams

Für unbefristete Stellen im Ingenieurwesen gilt, dass ein Employer of Record ist in der Regel die bessere Struktur. Dabei werden Ihre Ingenieure über eine eigene Gesellschaft im Rahmen konformer indischer Verträge beschäftigt, während Sie die volle Kontrolle über die Arbeit, die Prioritäten und die Leistung behalten. Die Arbeitgeberpflichten – einschließlich PF, ESI, TDS, Abfindungen und Berufssteuer – liegen beim EOR und nicht bei Ihnen.

Hier sehen Sie einen Vergleich der beiden Optionen für ein britisches Start-up mit einem wachsenden Entwicklerteam in Indien.

Auf dem Papier erscheint ein Auftragnehmer kostengünstiger. Berücksichtigt man jedoch die Eventualverbindlichkeiten und die schwächere Position in Bezug auf geistiges Eigentum, ist eine Vollzeitbeschäftigung über einen EOR für die Kernteammitglieder in der Regel die kostengünstigere Option und nicht die teurere.

Wie schafft es ein britisches Start-up, indische Auftragnehmer in Festangestellte umzuwandeln?

Auf saubere Weise und so, dass Ingenieure dies eher als Verbesserung denn als Störung empfinden. Die Abläufe sind unkompliziert, wenn die Abwicklung durch einen EOR erfolgt, der bereits über eine Zulassung in Indien verfügt.

• Legen Sie die Bruttogehälter so fest, dass das Nettoeinkommen nach den gesetzlichen Abzügen gleich bleibt oder sich sogar verbessert, damit sich niemand schlechter gestellt fühlt.
• Stellen Sie Einstellungsschreiben aus, die den Vorschriften des Arbeitsgesetzbuchs entsprechen, und melden Sie anschließend jede Person für die Pensionskasse (PF), gegebenenfalls für die ESI sowie für die Gewerbesteuer in dem jeweils zuständigen Bundesland an.
• Schließen Sie die alten Rechnungen der Auftragnehmer formell ab und beginnen Sie das Arbeitsverhältnis zu einem vereinbarten Zeitpunkt, wodurch das Risiko einer falschen Einstufung durch einen klaren Schnitt beseitigt wird.
• Versetzen Sie das Team in einer oder zwei Gruppen statt einzeln, damit die Gehaltsabrechnung und die Kommunikation unkompliziert bleiben.

Die Erläuterung der zusätzlichen Vorteile – Vorsorgefonds, Abfindung, Versicherung – ist ebenso wichtig wie der administrative Aufwand. Bei einer geschickten Darstellung sehen Ingenieure diesen Schritt als Zeichen dafür, dass sich Ihr Unternehmen für sie engagiert. In unserem Leitfaden führen wir Sie durch den gesamten Ablauf, um Umwandlung von Auftragnehmern in Indien in Festangestellte.

Wie Wisemonk Start-ups aus Großbritannien dabei unterstützt, Entwicklungsteams in Indien aufzubauen

Dies ist ein Prozess, den wir regelmäßig mit britischen Unternehmen durchlaufen. Wisemonk ist ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter; daher verfügen wir über eine eigene Compliance-Infrastruktur in Indien, anstatt Ihre Ingenieure über einen Drittanbieter zu vermitteln. Für ein britisches Start-up, das ursprünglich mit Leiharbeitern begonnen hat, können wir das Team innerhalb weniger Tage in ein regelkonformes Beschäftigungsverhältnis überführen, die sich im Laufe der Zeit angehäuften Risiken durch falsche Einstufung und die Risiken im Zusammenhang mit der Vorsorgekasse beseitigen und Ihnen eine saubere, beschäftigungsrechtskonforme Übertragung von geistigem Eigentum bieten, die einer Due-Diligence-Prüfung standhält.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Einstellungsschreiben gemäß den geltenden Arbeitsgesetzen, den Bestimmungen zu PF, ESI, TDS, Abfindungen und der Gewerbesteuer in allen relevanten Bundesstaaten von Anfang bis Ende vorschriftsmäßig abgewickelt werden und die Lohnabrechnung in GBP an Ihr britisches Unternehmen in Rechnung gestellt wird, während jeder Ingenieur nach Abzug der Abgaben in INR bezahlt wird. Wenn Sie sich einen umfassenderen Überblick über die Modelle, Kosten und Compliance-Aspekte verschaffen möchten, finden Sie in unserem Leitfaden zu Einstellung von Mitarbeitern in Indien sowie unsere Übersicht zu Britische Unternehmen, die in Indien Personal einstellen Beide gehen noch tiefer, und für regulierte Unternehmen ist unser Leitfaden zur Personalbeschaffung in der britischen Fintech-Branche befasst sich mit dem Aspekt des Outsourcings im Rahmen der FCA.