- Ein Buchhaltungsteam übernimmt die wiederkehrenden Finanzaufgaben im Zusammenhang mit Ihrer Buchhaltung, d. h. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bankkontenabstimmungen, Monatsabschluss sowie Unterstützung bei der Berichterstellung – nicht jedoch einmalige Steuererklärungen.
- In Indien gibt es eine große Zahl an Absolventen wirtschaftswissenschaftlicher Studiengänge und Wirtschaftsprüfern, von denen viele im Umgang mit Xero und QuickBooks geschult sind. Aus diesem Grund können britische Start-ups hier ein vollwertiges Team zu einem Bruchteil der in Großbritannien üblichen Gehälter zusammenstellen.
- Der Aufbau eines eigenen Teams unterscheidet sich vom Outsourcing an ein Unternehmen. Sie erhalten Mitarbeiter, die ausschließlich für Sie arbeiten und sich mit Ihren Abläufen vertraut machen; diese werden in der Regel über einen „Employer of Record“ eingestellt, sodass Sie die Gründung einer britischen Tochtergesellschaft in Indien vermeiden können.
- Der Zeitunterschied zwischen Großbritannien und Indien ist gering – er beträgt lediglich viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden –, sodass ein Buchhalter in Indien während des größten Teils des britischen Arbeitstages für Sie tätig sein und den Buchabschluss nach Ihrem Zeitplan vornehmen kann.
- Die Hauptrisiken bestehen darin, einen Vollzeit-Buchhalter fälschlicherweise als Auftragnehmer einzustufen und Finanzdaten ohne angemessene Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen zu verarbeiten. Beides lässt sich mit der richtigen Beschäftigungsform bewältigen.
Britische Start-ups bauen Buchhaltungsabteilungen in Indien auf, um die wiederkehrenden Finanzaufgaben im Zusammenhang mit ihrer Buchhaltung – wie Rechnungsstellung, Kontenabstimmungen und Monatsabschlüsse – kostengünstiger und mit hochqualifizierten Buchhaltungsexperten abzuwickeln. Anstatt diese Aufgaben an eine externe Firma auszulagern, stellen sie festangestellte Buchhalter ein, die ausschließlich für sie tätig sind, in der Regel über einen „Employer of Record“, sodass keine lokale Niederlassung erforderlich ist.
Dies ist von Bedeutung, da die Buchhaltung zu den ersten Aufgabenbereichen gehört, die ein wachsendes Start-up überfordern. Gründer sehen sich schließlich gezwungen, um Mitternacht Kontenabstimmungen durchzuführen oder für Routinearbeiten die Tarife britischer Agenturen zu zahlen. Indien bietet die Möglichkeit, frühzeitig eine solide Finanzabteilung aufzubauen, und die geringe Zeitverschiebung zum Vereinigten Königreich macht die Verwaltung wesentlich einfacher als bei einer Konstellation zwischen den USA und Indien. Dieser Leitfaden behandelt, welche Aufgaben das Team übernimmt, welche Kosten damit verbunden sind und wie man die Struktur unter Einhaltung aller Vorschriften aufbaut.
Was macht ein Team für den Buchhaltungsbetrieb eigentlich?
Ein Team für die Buchhaltung sorgt dafür, dass Ihre täglichen Finanzen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Dabei handelt es sich um den wiederkehrenden, prozessorientierten Teil des Finanzwesens, der sich von der strategischen Arbeit Ihres Buchhalters oder Finanzleiters unterscheidet.
Zu den typischen Aufgaben gehören:
- Verbindlichkeiten und Forderungen: Rechnungen erfassen, Zahlungen einfordern und den Cashflow im Blick behalten.
- Bank- und Kontenabstimmungen: Transaktionen abzugleichen, damit die Buchführung der tatsächlichen Situation entspricht.
- Monatsabschluss: die Zahlen jeden Monat aufzubereiten, damit die Führungskräfte zeitnah über die Berichte informiert werden.
- Unterstützung bei der Spesenabrechnung und der Lohnabrechnung: die Bearbeitung von Spesenabrechnungen der Mitarbeiter und die Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Berichterstattung an die Geschäftsleitung: Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Liquiditätsübersichten für die Gründer.
In der Praxis kann ein erfahrener Buchhalter all diese Aufgaben für ein Start-up-Unternehmen übernehmen. Mit steigendem Transaktionsvolumen gliedert sich dieser Aufgabenbereich in die Kreditorenbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung und die Rolle eines leitenden Prüfers, der für den Abschluss verantwortlich ist.
Warum bauen britische Start-ups Buchhaltungsabteilungen in Indien auf?
Die Hauptgründe sind die Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte, die Kosten und die Vertrautheit mit den Tools. In Indien werden jedes Jahr sehr viele Buchhalter ausgebildet, und viele von ihnen arbeiten bereits täglich mit den Cloud-Buchhaltungstools, die britische Unternehmen nutzen.
- Ein großer Pool an Fachkräften im Bereich Rechnungswesen: In Indien schließen jedes Jahr Hunderttausende von Absolventen der Wirtschaftswissenschaften und qualifizierte Wirtschaftsprüfer ihr Studium ab.
- Vertrautheit mit den Werkzeugen: Xero und QuickBooks, die beide im Vereinigten Königreich weit verbreitet sind, werden in indischen Finanzabteilungen häufig eingesetzt.
- Geringere Kosten: Die gleiche Routinearbeit kostet nur einen Bruchteil der Gehälter in Großbritannien, wodurch Mittel für Wachstum freigesetzt werden.
- Geringer Zeitunterschied: Indien liegt nur viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden vor Großbritannien, sodass sich die Arbeitstage gut überschneiden.
Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen beim Aufbau von Teams in Indien ist der Finanzbereich einer der Bereiche, die sich am reibungslosesten hier ansiedeln lassen, da die Arbeitsabläufe standardisiert sind und die Kalender in Großbritannien und Indien hinsichtlich des Monatsabschlusses weitgehend übereinstimmen.
Wie viel kostet es, ein Buchhaltungsteam in Indien aufzubauen?
Ein Buchhalter in Indien kostet in der Regel nur einen Bruchteil dessen, was ein vergleichbarer Buchhalter in Großbritannien kosten würde. Das genaue Gehalt hängt von der Berufserfahrung, dem Wohnort und davon ab, ob die Person über eine Qualifikation als Wirtschaftsprüfer verfügt.
| Rollenebene | Indien (ca. auf Jahresbasis) | Großbritannien (ca. jährlicher Basiswert) |
|---|---|---|
| Buchhaltungsassistent (Einstiegsposition) | 3 bis 6 Lakh Rupien (etwa 2.900 bis 5.700 GBP) | 24.000 bis 30.000 GBP |
| Buchhalter mit umfassendem Aufgabenbereich (mittlere Ebene) | 6 bis 12 Lakh Rupien (etwa 5.700 bis 11.400 GBP) | 30.000 bis 40.000 GBP |
| Leitender Buchhalter oder zugelassener Wirtschaftsprüfer | 1,2 bis 2,5 Lakh Rupien (etwa 11.400 bis 24.000 GBP) | 45.000 bis 65.000 GBP |
Es handelt sich hierbei um Marktschätzungen, und die Währungsumrechnungen sind ungefähre Angaben. Neben dem Grundgehalt sollten Sie die gesetzlichen Sozialabgaben sowie – falls Sie die Mitarbeiter über einen EOR einstellen – eine monatliche Servicegebühr einkalkulieren. Selbst unter Berücksichtigung dieser zusätzlichen Kosten liegt der Preis für eine vollständige Buchhaltungsabteilung mit Sitz in Indien in der Regel deutlich unter den Kosten für die Einstellung eines einzigen Finanzmitarbeiters im Vereinigten Königreich.
Sollten Sie die Buchhaltung auslagern oder in Indien ein eigenes Team aufbauen?
Beides funktioniert, löst jedoch unterschiedliche Probleme. Die Auslagerung an ein externes Unternehmen ist bei schwankendem Arbeitsaufkommen schnell und flexibel. Der Aufbau eines eigenen Teams bietet Ihnen Mitarbeiter, die ausschließlich für Sie arbeiten, sich mit Ihren Systemen vertraut machen und langfristig bei Ihnen bleiben.
| Vorgehensweise | Am besten geeignet für | Abwägung |
|---|---|---|
| An ein Buchhaltungsbüro auslagern | Variables Volumen oder ein schneller Start ohne Verwaltungsaufwand | Gemeinsam genutzte Mitarbeiter, weniger Kontrolle und Prozesswissen, das verloren geht, wenn der Anbieter Personal austauscht |
| Bauen Sie über EOR ein engagiertes Team auf | Stabiles Geschäftsvolumen und Bedarf an langfristigen, engagierten Mitarbeitern im Finanzbereich | Sie kümmern sich um die tägliche Personalführung, während der EOR die Beschäftigungsverhältnisse regelt |
Wenn Ihr Arbeitsaufkommen konstant ist und Sie Kontinuität wünschen, ist ein fest zugewiesenes Team in der Regel die beste Wahl. Wenn Sie das Modell noch testen, Auslagerung der Buchhaltung nach Indien Dies ist ein sinnvoller erster Schritt, bevor Sie sich auf Vollzeitstellen festlegen.
Auf welche Fähigkeiten und Standards sollten Sie achten?
Prüfen Sie die praktischen Softwarekenntnisse sowie das Verständnis für die britischen Anforderungen an die Rechnungslegung. Ein guter Buchhalter gibt nicht nur Daten ein, sondern führt die Bücher so ordentlich, dass Ihr Steuerberater die Unterlagen am Jahresende zügig einreichen kann.
Achten Sie auf Erfahrung in folgenden Bereichen:
- Cloud-Buchhaltungstools, insbesondere Xero und QuickBooks, die den Finanzbereich kleiner Unternehmen in Großbritannien dominieren.
- Kernprozesse wie Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Kontenabstimmung.
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen für die Berichterstellung und Ad-hoc-Analysen.
- Kenntnisse der britischen Rechnungslegungsstandards wie FRS 102 oder FRS 105 oder die Bereitschaft, sich schnell in diese einzuarbeiten.
- Ein klares, schriftliches Englisch, da der Großteil der Kommunikation mit dem Team in Großbritannien asynchron und schriftlich erfolgen wird.
Unternehmen unterschätzen oft, wie entscheidend ein guter Prüfer ist. Wenn eine erfahrene Person die Arbeit überprüft, bleiben die Fehlerquoten niedrig, und der Gründer wird vor Überraschungen zum Jahresende bewahrt.
Wie wirken sich die Zeitzonen in Großbritannien und Indien auf die Arbeit im Finanzbereich aus?
Der Zeitunterschied ist gering. Indien liegt viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden vor Großbritannien, sodass ein Buchhalter in Indien bereits mehrere Stunden in seinen Arbeitstag gestartet ist, wenn sich das britische Team einloggt, und es besteht ein langes gemeinsames Arbeitsfenster.
Eine Konfiguration, die gut funktioniert:
- Führen Sie während des gemeinsamen Nachmittagszeitraums täglich oder wöchentlich eine kurze Besprechung durch.
- Lassen Sie die routinemäßigen Buchungen und Abstimmungen am Morgen in Indien ablaufen, noch bevor in Großbritannien der Arbeitstag überhaupt begonnen hat.
- Legen Sie einen festen monatlichen Abschlusskalender fest, damit beide Seiten ihre Planung an denselben Fristen ausrichten können.
Ein Muster, das uns immer wieder aufgefallen ist, ist, dass die Finanzabteilung von dieser Überschneidung profitiert. Abstimmungen und Berichte liegen oft bereits früh am britischen Arbeitstag vor, was den Monatsabschlusszyklus verkürzt, anstatt ihn zu verlängern.
Welche Compliance-Aspekte sollten Gründer im Vereinigten Königreich beachten?
Zwei Aspekte sind dabei von größter Bedeutung: die Art und Weise, wie Sie die Person einstellen, und der Umgang mit Finanzdaten.
Beschäftigung und falsche Einstufung: Wenn ein hauptberuflicher Buchhalter ausschließlich für Sie unter Ihrer Anleitung tätig ist, kann die Bezahlung als Auftragnehmer in Indien das Risiko einer falschen Einstufung mit sich bringen. Eine ordnungsgemäße Beschäftigung über einen EOR-Anbieter oder Ihre eigene Gesellschaft beugt dem vor. Unser Leitfaden zu Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien erläutert, wo die Grenze verläuft.
Datensicherheit und Datenschutz: Da Ihr Buchhalter mit sensiblen Finanzdaten umgehen wird, sollten Sie sichere Zugangsbedingungen vereinbaren, das Eigentumsrecht an Ihren Buchhaltungssystemen behalten und sicherstellen, dass Ihre Systemkonfiguration den britischen Datenschutzanforderungen entspricht.
Für britische Unternehmen, die das Gesamtbild im Blick behalten, bietet unser Überblick über ein Britisches Unternehmen stellt Mitarbeiter in Indien ein behandelt die Grundlagen des Arbeitsrechts und des Steuerrechts ausführlicher.
Wie Wisemonk britischen Start-ups dabei hilft, Finanzteams in Indien aufzubauen
Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“, der speziell für Unternehmen konzipiert wurde, die von ins Ausland aus Mitarbeiter in Indien einstellen. Für ein Buchhaltungsteam bedeutet dies, dass wir als rechtlicher Arbeitgeber in Indien fungieren, während Ihre Buchhalter ausschließlich für Sie tätig sind.
Auf operativer Ebene kümmern wir uns in der Regel um folgende Aufgaben:
- Vorschriftsmäßige Arbeitsverträge und ein strukturiertes Onboarding für jeden neuen Mitarbeiter im Finanzbereich.
- Monatliche Lohnabrechnung, Einkommensteuer und gesetzliche Beiträge wie beispielsweise die Altersvorsorge.
- Verwaltung von Sozialleistungen und kontinuierliche Compliance angesichts der sich wandelnden arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Indien.
- Unterstützung bei der Abrechnung von Auftragnehmern und beim Übergang in ein Festanstellungsverhältnis, wenn sich die Probezeit als erfolgreich erweist.
Da wir in Indien tätig sind, können wir Sie hinsichtlich der lokalen Gehaltsrichtwerte für Positionen im Finanzbereich beraten und Ihnen bei der Entscheidung zwischen Outsourcing und dem Aufbau eines eigenen Teams helfen. Sie konzentrieren sich auf die Zahlen und den Geschäftsabschluss, während wir uns um die damit verbundenen arbeitsrechtlichen Aspekte kümmern.
Sind Sie bereit, ein Buchhaltungsteam in Indien aufzubauen?
Wisemonk unterstützt britische Start-ups dabei, engagierte Finanz- und Buchhaltungsmitarbeiter in Indien einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten – unter vollständiger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und ohne lokale Niederlassung.
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Häufig gestellte Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen der Auslagerung der Buchhaltung und dem Aufbau eines Teams in Indien?
Unter Outsourcing versteht man, dass die Mitarbeiter eines Dienstleisters Ihre Buchhaltung gemeinsam mit der anderer Kunden bearbeiten. Der Aufbau eines eigenen Teams bedeutet hingegen, dass Sie fest angestellte Buchhalter einstellen, die ausschließlich für Sie tätig sind – in der Regel über einen „Employer of Record“. Ein festes Team bietet Ihnen mehr Kontrolle und Kontinuität, während Outsourcing bei schwankendem Arbeitsaufkommen schneller ist.
Wie viel kostet ein Buchhalter in Indien im Vergleich zu Großbritannien?
Ein Buchhalter in Indien kostet in der Regel nur einen Bruchteil dessen, was man in Großbritannien für eine solche Stelle zahlen müsste. Einstiegspositionen liegen oft bei etwa 2.900 bis 5.700 GBP pro Jahr, und Buchhalter der mittleren Ebene mit umfassender Verantwortung bei etwa 5.700 bis 11.400 GBP, verglichen mit etwa 24.000 bis 40.000 GBP in Großbritannien. Die Zahlen variieren je nach Erfahrung und Stadt.
Kann ein britisches Unternehmen einen Buchhalter in Indien beschäftigen, ohne dort eine Niederlassung zu haben?
Ja. Die meisten britischen Start-ups nutzen einen „Employer of Record“, der in Indien als rechtlicher Arbeitgeber fungiert, während der Buchhalter für das britische Unternehmen tätig ist. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, eine lokale Gesellschaft zu gründen, und die Abwicklung der Lohnabrechnung, der Steuern sowie der gesetzlichen Compliance ist von Beginn an gewährleistet.
Kennen Buchhalter in Indien die britischen Rechnungslegungsstandards?
Viele indische Buchhalter arbeiten nach internationalen Standards und sind mit den in Großbritannien gängigen Programmen Xero und QuickBooks vertraut. Einige kennen die britischen FRS-Standards bereits aus erster Hand, und die meisten können sich schnell in diese einarbeiten. Die Überprüfung auf länderspezifische Erfahrung bei der Einstellung verkürzt die Einarbeitungszeit.
Inwiefern wirken sich die Zeitzonen in Großbritannien und Indien auf die Buchhaltung aus?
Indien liegt nur viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden vor Großbritannien, was ein langes gemeinsames Arbeitsfenster ermöglicht. Buchhalter können routinemäßige Buchungen am indischen Vormittag erledigen und am Nachmittag an Telefonkonferenzen in Großbritannien teilnehmen, was häufig den Monatsabschlusszyklus verkürzt.
Ist es sicher, Finanzdaten an ein Team in Indien weiterzugeben?
Mit den richtigen Kontrollmaßnahmen ist dies möglich. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Buchhaltungssysteme, gewähren Sie sicheren und widerrufbaren Zugriff und legen Sie klare Erwartungen hinsichtlich des Datenschutzes fest, die den britischen Anforderungen entsprechen. Eine ordnungsgemäße Anstellung der betreffenden Person anstelle einer informellen Beschäftigung stärkt zudem die Vertraulichkeit und die Rechenschaftspflicht.
Wie viele Mitarbeiter benötigen Sie, um in Indien einen Buchhaltungsbetrieb zu gründen?
Die meisten britischen Start-ups in der Anfangsphase beginnen mit einem erfahrenen Buchhalter, der den gesamten Buchhaltungszyklus eigenständig abwickeln kann. Mit steigendem Transaktionsvolumen gliedert sich diese Rolle in die Bereiche Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und einen leitenden Prüfer, der für den Monatsabschluss verantwortlich ist.
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