Steuerabkommen zwischen Bundesstaaten in den Vereinigten Staaten: 2026

Muss dieser Mitarbeiter in einem oder in zwei Bundesstaaten Einkommensteuer zahlen? Das ist die Frage, die Finanzabteilungen oft ins Straucheln bringt, sobald jemand auf der einen Seite einer Staatsgrenze wohnt und auf der anderen arbeitet.

Die gegenseitige Anerkennung der staatlichen Steuern ist entscheidend für die Antwort, und wenn man hier einen Fehler macht, führt dies zu doppelten Einbehaltungen, unerwarteten Steuererklärungen und Nachberechnungen bei der Steuererklärung. Gerade bei grenzüberschreitenden Zahlungen ist es so, dass Die Lohnabrechnung wird kompliziertDaher erläutert dieser Leitfaden, wie die Gegenseitigkeit funktioniert, welche Bundesstaatenpaare im Jahr 2026 in Frage kommen, welche Formulare erforderlich sind und was zu tun ist, wenn es bei der Quellensteuer zu Problemen kommt.

Was versteht man unter steuerlicher Gegenseitigkeit zwischen Bundesstaaten?

Die steuerliche Gegenseitigkeit zwischen Bundesstaaten ist eine Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Bundesstaaten, die es einem Arbeitnehmer, der in einem Bundesstaat wohnt und in einem anderen arbeitet, ermöglicht, Einkommensteuer nur an seinen Wohnsitzstaat abzuführen. Dadurch wird eine doppelte Quellensteuer verhindert und die Notwendigkeit entfällt, in beiden Bundesstaaten eine Steuererklärung einzureichen. Derzeit bestehen 30 solcher Vereinbarungen zwischen 16 Bundesstaaten und dem District of Columbia.

Die Logik ist einfach. Einkünfte können in der Regel sowohl dort besteuert werden, wo sie erzielt werden, als auch dort, wo der Arbeitnehmer wohnt, was auch der Grund dafür ist, dass die Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer Hier kommt es darauf an. Durch die Gegenseitigkeit wird diese Überschneidung beseitigt, indem die Löhne ausschließlich dem Heimatstaat zugeordnet werden, sodass der Arbeitsstaat sich verpflichtet, diese nicht einzubehalten oder zu besteuern. Dies gilt für die staatliche Einkommensteuer für W-2-Mitarbeiter, nicht Einbehaltung der Bundessteuer.

Ein einfaches Beispiel aus der Praxis: Maria lebt in Philadelphia, Pennsylvania, und pendelt über den Fluss nach Camden, New Jersey. Da Pennsylvania und New Jersey ein Gegenseitigkeitsabkommen geschlossen haben, behält Marias Arbeitgeber die Quellensteuer von Pennsylvania ein, nicht die von New Jersey. Sie reicht eine einzige Steuererklärung ein und zahlt Steuern nur an ihren Heimatstaat. Ohne dieses Abkommen würde ihr Arbeitgeber die Quellensteuer von New Jersey einbehalten, und Maria müsste diese später in ihrer Steuererklärung für Pennsylvania ausgleichen: mehr Papierkram, mehr Raum für Fehler.

Laut der Tax FoundationDiese 30 Abkommen bilden einen Korridor, der sich vom mittleren Atlantik über den Mittleren Westen bis in Teile des Mountain West erstreckt. Nachdem das Konzept nun klar ist, stellt sich die Frage, wie die Gegenseitigkeit tatsächlich in Kraft gesetzt wird.

Wie funktioniert die gegenseitige Anerkennung von Steuern zwischen den Bundesstaaten?

Die Gegenseitigkeit funktioniert über ein einziges Dokument: ein Formular zur Steuerbefreiung des Arbeitsstaates. Der Arbeitnehmer reicht dieses bei seinem Arbeitgeber ein, woraufhin der Arbeitgeber die Einbehaltung der Quellensteuer des Arbeitsstaates einstellt und stattdessen die Steuer des Heimatstaates einbehält. Solange dieses Formular nicht vorliegt, muss der Arbeitgeber weiterhin die Quellensteuer des Arbeitsstaates einbehalten, da die Gegenseitigkeit niemals automatisch zur Anwendung kommt.

Das Formular für die Befreiung befindet sich neben dem Formular W-4 in der Personalakte und Änderungen So funktionieren Lohnabzüge für diesen Mitarbeiter. So sieht der Ablauf in der Praxis aus:

1. Der Mitarbeiter bestätigt, dass zwischen seinem Arbeits- und seinem Heimatstaat ein gültiges Gegenseitigkeitsabkommen besteht.
2. Der Arbeitnehmer füllt das Befreiungsformular des jeweiligen Bundesstaates aus (zum Beispiel das Formular WEC in Arizona oder das Formular MI-W4 in Michigan) und reicht es bei seinem Arbeitgeber ein.
3. Der Arbeitgeber stellt die Einbehaltung der Einkommensteuer des Arbeitsstaates ein und beginnt stattdessen mit der Einbehaltung der Steuer des Wohnsitzstaates des Arbeitnehmers sowie etwaiger lokaler Steuern, die der Wohnsitzstaat vorschreibt.
4. Der Arbeitnehmer reicht in seinem Heimatstaat eine Steuererklärung für Gebietsansässige ein.

In manchen Fällen muss der Arbeitnehmer unter Umständen im Laufe des Jahres auch Steuervorauszahlungen an seinen Heimatstaat leisten, insbesondere wenn der Arbeitgeber für diesen Staat keine Quellensteuer einbehalten kann. Wenn Sie dies zum ersten Mal einrichten, finden Sie in unserem Leitfaden zu die Gehaltsabrechnung durchführen führt durch den gesamten Arbeitsablauf.

Welche Arten von Abkommen über die gegenseitige Anerkennung von Steuern gibt es?

Die gegenseitige Anerkennung zwischen Bundesstaaten gibt es in vier Formen: bilaterale Abkommen, einseitige Angebote, Ausnahmeregelungen für Pendler und Vereinbarungen über die Anrechnung von Studienleistungen. Sie unterscheiden sich darin, ob beide Bundesstaaten zustimmen, ein Bundesstaat allein handelt oder die Erleichterung durch eine Anrechnung statt durch eine Ausnahmeregelung erfolgt. Siebzehn der 30 Abkommen sind bilateral, was bei weitem die häufigste Form darstellt.

Bilaterale Abkommen

Ein bilaterales Abkommen ist eine Vereinbarung zwischen zwei Staaten. Jeder Staat erklärt sich bereit, die Einwohner des anderen Staates von der Steuer auf im Ausland erzielte Lohneinkünfte zu befreien, sodass der Arbeitnehmer nur in seinem Heimatstaat Steuern zahlt.

Ein in Pennsylvania ansässiger Arbeitnehmer, der in New Jersey arbeitet, zahlt beispielsweise Einkommensteuer ausschließlich an Pennsylvania. Die meisten Abkommen folgen diesem Modell, und einige Gesetze schränken ein, welche Einkommensarten erfasst werden oder welche Bundesstaaten in Frage kommen. Montana darf beispielsweise nur Abkommen mit Nachbarstaaten schließen.

Einseitige Angebote

Ein einseitiges Angebot liegt vor, wenn ein Bundesstaat jedem anderen Bundesstaat, der seine Einwohner gleich behandelt, Gegenseitigkeit gewährt. Drei Bundesstaaten verfahren so: Indiana, Minnesota und Wisconsin. Das Gesetz von Indiana ist am weitreichendsten und befreit automatisch Nichtansässige von der Steuerpflicht, deren Heimatstaat im Gegenzug Einwohner von Indiana von der Steuerpflicht befreit.

Ausnahmen für Pendler

Maryland und Virginia, die bereits bilaterale Abkommen mit mehreren Bundesstaaten geschlossen haben, wenden zudem eine Pendlerregelung an, die sich hauptsächlich auf den District of Columbia bezieht. Da Washington, D.C., Löhne von Nichtansässigen überhaupt nicht besteuern darf, zahlt ein in Virginia oder Maryland ansässiger Arbeitnehmer, der in D.C. arbeitet, Steuern ausschließlich in seinem Heimatstaat. Die beiden Bundesstaaten befreien im Gegenzug Einwohner von D.C., die in ihre Bundesstaaten pendeln, von der Steuer.

Abspann

Eine umgekehrte Steuergutschrift ist eine Entlastung, die nicht in Form einer Steuerbefreiung, sondern über eine Steuergutschrift erfolgt. Wenn ein in Arizona ansässiger Steuerpflichtiger in Kalifornien arbeitet, besteuert Arizona das Einkommen, und Kalifornien gewährt eine Steuergutschrift für die in Arizona gezahlte Steuer, anstatt umgekehrt.

Arizona, Kalifornien, Indiana, Oregon und Virginia erkennen „Reverse Credits“ an, wenn auch nicht in jeder Kombination. Dies erfordert weiterhin eine Einreichung in beiden Bundesstaaten, ähnlich wie bei der Einreichung in mehreren Bundesstaaten, die Selbstständige und freiberufliche Auftragnehmer mit der sie häufig konfrontiert sind; daher handelt es sich um eine geringere Erleichterung als bei einem echten Gegenseitigkeitsabkommen.

Welche Bundesstaaten haben im Jahr 2026 Steuerabkommen zur gegenseitigen Anerkennung?

Bei WisemonkWir haben bereits das globale Onboarding für mehr als 300 Unternehmen abgewickelt, und diese Erfahrung lehrt uns eine Lektion, die für jedes Lohnabrechnungssystem gilt: Legen Sie die Abzugsdaten vor der ersten Lohnabrechnung fest, nicht danach.

Im Jahr 2026 bestehen in sechzehn Bundesstaaten und im District of Columbia aktive Gegenseitigkeitsabkommen. Kentucky ist mit sieben Abkommen am stärksten vertreten, gefolgt von Michigan und Pennsylvania mit jeweils sechs, während Iowa, Montana und New Jersey jeweils nur mit einem einzigen Bundesstaat ein Gegenseitigkeitsabkommen unterhalten.

In der folgenden Tabelle sind alle Arbeitsstaaten, die entsprechenden Heimatstaaten sowie das Freistellungsformular aufgeführt, das ein Arbeitnehmer einreichen muss. Für weitere Informationen lesen Sie bitte unseren Leitfaden zu Arbeitgeber-Lohnsteuer und was in eine Beschwerde gehört Lohnabrechnung.

Quelle: Tax Foundation und die Finanzbehörden der Bundesstaaten. Gegenseitigkeitsabkommen können sich ändern. Diese Tabelle gibt den Stand der geltenden Abkommen im Juni 2026 wieder; bitte erkundigen Sie sich stets bei der zuständigen staatlichen Steuerbehörde nach den aktuellen Bestimmungen und Formularen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Können Gegenseitigkeitsabkommen geändert oder ergänzt werden?

Gegenseitigkeitsvereinbarungen sind freiwilliger Natur, und in den meisten Bundesstaaten trifft die Steuerbehörde – nicht der Gesetzgeber – die endgültige Entscheidung. Das bedeutet, dass Vereinbarungen ergänzt, eingeschränkt oder aufgehoben werden können; daher sollte eine Vereinbarung, die in einem Jahr funktioniert hat, im nächsten Jahr erneut bestätigt werden. Etwa 25 Bundesstaaten, in denen eine Lohnsteuer erhoben wird, bieten derzeit keinerlei Gegenseitigkeit an.

Das deutlichste warnende Beispiel sind Minnesota und Wisconsin. Die beiden Bundesstaaten unterhielten jahrzehntelang ein Gegenseitigkeitsabkommen, doch Streitigkeiten über die Zahlungen aus der Einnahmenaufteilung veranlassten Minnesota, dieses für das Steuerjahr 2010 zu kündigen, und es wurde seitdem nicht wieder in Kraft gesetzt. Eine solche Änderung hat vor allem für verteiltes Personal, wo Mitarbeiter über Staatsgrenzen hinweg pendeln und globale Mobilität klärt, wer wo steuerpflichtig ist.

Auf Bundesebene wurden wiederholt Gesetzesvorlagen wie der „Mobile Workforce State Income Tax Simplification Act“ eingebracht, um einen einheitlichen Schwellenwert festzulegen, ab dem ein Nichtansässiger steuerpflichtig wird; jedoch wurde keine davon in Kraft gesetzt. Vorerst gelten weiterhin die Regelungen der einzelnen Bundesstaaten. Wenn keine Einigung erzielt wird, treten andere Regelungen in Kraft.

Wie wird die staatliche Steuer in Bundesstaaten ohne Gegenseitigkeitsabkommen gehandhabt?

Nachdem wir für globale Teams Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen Dollar abgewickelt haben, haben wir überall dasselbe Muster beobachtet: Die kostspieligsten Nachbesserungen beginnen dann, wenn Einkünfte bereits bei der Quellensteuerabzugphase der falschen Steuerhoheit zugeordnet werden.

Wenn zwischen zwei Bundesstaaten kein Gegenseitigkeitsabkommen besteht, behält der Arbeitsstaat zunächst seine eigene Einkommensteuer ein, und der Arbeitnehmer schuldet weiterhin Steuern in seinem Heimatstaat. Eine Doppelbesteuerung wird durch eine Anrechnung vermieden: Der Heimatstaat gewährt eine Anrechnung für die an den Arbeitsstaat gezahlten Steuern. Das Einkommen wird insgesamt nur einmal besteuert, doch der Arbeitnehmer muss zwei Steuererklärungen einreichen, um dies zu regeln.

Diese Gutschrift entspricht in der Regel dem geringeren Betrag aus der tatsächlich an den Arbeitsstaat gezahlten Steuer und der Steuer, die der Heimatstaat auf dasselbe Einkommen erhoben hätte. Ein kurzes Beispiel verdeutlicht, warum sich die Beträge ausgleichen:

• Stellen Sie sich vor, Sie leben in einem Bundesstaat mit einer Einkommensteuer von 5 Prozent und arbeiten in einem Bundesstaat mit einer Steuer von 7 Prozent – bei einem Einkommen von 60.000 Dollar.
• Der Bundesstaat besteuert die 60.000 Dollar mit 7 Prozent, was 4.200 Dollar entspricht.
• Der Heimatstaat hätte 5 Prozent, also 3.000 Dollar, erhoben und gewährt eine Steuergutschrift bis zu diesem Betrag.
• Der Arbeitnehmer zahlt insgesamt 4.200 Dollar, aufgeteilt auf die beiden Bundesstaaten, wobei der höhere der beiden Sätze zugrunde gelegt wird.

Dieser Schutz besteht, weil der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten entschied im Jahr 2015 wonach die Bundesstaaten eine Entlastung gewähren müssen, damit dasselbe Einkommen nicht doppelt besteuert wird. Der Haken liegt in der Compliance: zwei Steuererklärungen, ähnlich wie bei der Situation in mehreren Bundesstaaten, in der Arbeitnehmer, die als Selbstständige eine Steuererklärung abgeben die auftreten können, sowie eine sorgfältige Erfassung der in jedem Bundesstaat geleisteten Arbeitstage, wenn der Dienstplan hybrid gestaltet ist.

In welchen Bundesstaaten müssen nicht ansässige Arbeitnehmer keine Einkommenssteuer zahlen?

Neun Bundesstaaten erheben keine Steuer auf Lohneinkommen, sodass ein dort beschäftigter Arbeitnehmer in diesem Arbeitsstaat keine Einkommensteuer schuldet und keine Quellensteuer einbehalten wird. Er muss dennoch in seinem Wohnsitzstaat eine Steuererklärung abgeben und dort Einkommensteuer entrichten, da der Wohnsitz – und nicht der Arbeitsort – darüber entscheidet, wo das Lohneinkommen letztendlich besteuert wird. Dies ist eine häufig gestellte Frage, wenn die Bezahlung von Mitarbeitern an mehreren Standorten.

Die neun Bundesstaaten, in denen keine Lohnsteuer erhoben wird, sind:

1. Alaska
2. Florida
3. Nevada
4. New Hampshire
5. South Dakota
6. Tennessee
7. Texas
8. Washington
9. Wyoming

Wenn ein Arbeitnehmer in einem dieser neun Bundesstaaten wohnt und in einem anderen arbeitet, der Löhne besteuert, kann der Arbeitsstaat dennoch Quellensteuer einbehalten, und der Arbeitnehmer muss dort möglicherweise eine Steuererklärung für Nichtansässige einreichen. Der umgekehrte Fall ist einfacher: Sie wohnen in einem Bundesstaat, der Löhne besteuert, arbeiten in einem Bundesstaat, der keine Löhne besteuert, und nur der Wohnsitzstaat erhebt Steuern. Für Teams, die über viele Gerichtsbarkeiten verteilt sind, weltweite Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste dienen genau dazu, dies klar zu halten.

Gelten die Steuerabkommen zwischen den Bundesstaaten auch für Remote-Mitarbeiter?

Ja, der Grundsatz der Gegenseitigkeit gilt auch für Remote-Mitarbeiter, jedoch nur, wenn zwischen dem Bundesstaat, in dem sie wohnen, und dem Bundesstaat, in dem ihre Arbeit erbracht wird, ein Abkommen besteht, und nur, nachdem sie das entsprechende Befreiungsformular eingereicht haben. Durch Remote- und Hybridarbeit ist dies mittlerweile weitaus häufiger der Fall, da Mitarbeiter heute regelmäßig in einem anderen Bundesstaat als ihr Arbeitgeber wohnen.

Für Remote-Teams sind zwei Aspekte von Bedeutung. Erstens unterscheiden sich die Bundesstaaten darin, wie viele Tage ein Nichtansässiger in einem Bundesstaat arbeiten darf, bevor eine Quellensteuer fällig wird, und bei hybriden Arbeitsmodellen, bei denen die Arbeitszeit auf zwei Bundesstaaten verteilt ist, müssen die Arbeitstage erfasst und die Einkünfte auf die beiden Bundesstaaten aufgeteilt werden. Zweitens wenden einige Bundesstaaten eine „Convenience-of-the-Employer“-Regelung an, wonach das Gehalt eines Remote-Mitarbeiters im Bundesstaat des Arbeitgebers besteuert wird, selbst wenn die Person dort nie physisch arbeitet, was die normale Logik der Gegenseitigkeit außer Kraft setzen kann.

In der Praxis sollten Remote-Mitarbeiter ihr spezifisches Bundesstaatenpaar bestätigen, das richtige Formular für die Steuerbefreiung einreichen und akzeptieren, dass eine Einreichung in mehreren Bundesstaaten manchmal unvermeidbar ist. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie verteilte Teams aufeinander abstimmen können, lesen Sie unseren Leitfaden zu Bewährte Verfahren für die Leitung von Remote-Teams, und was den operativen Bereich betrifft, finden Sie hier unsere Übersicht über Lösungen für die Arbeit im Homeoffice und die Software für das Management von Remote-Mitarbeitern und Produktivitätswerkzeuge für Remote-Teams die dies unterstützen.

Was sollten Sie tun, wenn der falsche Bundesstaat angegeben wurde?

Falls Ihr Arbeitgeber Quellensteuer für den Arbeitsstaat einbehalten hat, obwohl eigentlich ein Gegenseitigkeitsabkommen gegolten hätte, beheben Sie dies in zwei Schritten. Korrigieren Sie zunächst die künftigen Steuerabzüge, indem Sie das Formular zur Befreiung bei Ihrem Arbeitgeber einreichen. Zweitens holen Sie sich das bereits einbehaltene Geld zurück, indem Sie im Arbeitsstaat eine Steuererklärung für Nichtansässige einreichen, um eine Rückerstattung zu beantragen, während Sie das Einkommen weiterhin in Ihrer Steuererklärung als Ansässiger angeben.

Ein paar praktische Hinweise sorgen für Übersichtlichkeit:

• Reichen Sie das Befreiungsformular umgehend ein: Solange dies nicht aktenkundig ist, ist der Arbeitgeber verpflichtet, weiterhin Quellensteuer für den jeweiligen Bundesstaat einzubehalten. Dies ist Teil der Standardvorschriften Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Beantragen Sie die Rückerstattung über eine Steuererklärung für Nichtansässige: In Virginia beispielsweise lassen die Arbeitgeber ihre Mitarbeiter Formular 763-S um die Erstattung der zu Unrecht einbehaltenen Steuer zu beantragen.
• Achten Sie auf Strafen wegen zu geringer Zahlungen: Wenn Sie die Quellensteuerabzüge am Arbeitsort einstellen, Ihr Arbeitgeber jedoch keine Abzüge für Ihren Heimatstaat vornimmt, leisten Sie Vorauszahlungen an Ihren Heimatstaat, damit Ihnen bei der Steuererklärung keine Nachteile entstehen.
• Jedes Jahr neu zertifizieren: In einigen Bundesländern muss das Freistellungsformular jährlich erneuert werden, sodass eine einmalige Einreichung nicht immer ausreicht.

Wiederkehrende Fehler bei der Quellensteuer sind in der Regel ein Hinweis auf ein Konfigurationsproblem, und unser Leitfaden zu Die Auswahl eines Anbieters für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erläutert, worauf Sie achten sollten.

Gilt die Gegenseitigkeit auch für Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Mieteinnahmen oder sonstige Einkünfte, die nicht aus Lohn- oder Gehaltszahlungen stammen?

In den meisten Fällen gilt dies nur für Löhne und Gehälter. Wenn Sie im Arbeitsstaat weitere Einkünfte erzielen, wie beispielsweise Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Mieteinnahmen, Zinsen oder Kapitalerträge, können diese Einkünfte weiterhin vom Arbeitsstaat besteuert werden, und Sie müssen dort möglicherweise eine Steuererklärung für Nichtansässige einreichen, selbst wenn ein Gegenseitigkeitsabkommen für Ihre Löhne gilt.

Es gibt zudem einige wichtige Ausnahmeregelungen, die Sie beachten sollten. Einwohner von Arizona, Oregon und Virginia, die in Kalifornien arbeiten, müssen eine Steuererklärung für Nichtansässige in Kalifornien einreichen, auch wenn eine Regelung zur Anrechnung von Steuergutschriften gilt, und anschließend eine Steuergutschrift für andere Bundesstaaten geltend machen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Wenn sich Ihr Einkommen aus Lohn- und Gehaltszahlungen sowie aus selbstständiger Tätigkeit zusammensetzt, lesen Sie unseren Leitfaden zu Was ist ein 1099-Auftragnehmer? und darüber hinaus Steuern für Selbstständige, da sich die Vorschriften gerade bei den Einkünften aus nicht lohnabhängiger Tätigkeit unterscheiden. Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bitte direkt bei der Steuerbehörde des Bundesstaates, in dem Sie arbeiten.

Inwiefern profitieren Arbeitgeber von der gegenseitigen Anerkennung von Steuern zwischen den Bundesstaaten?

Die Gegenseitigkeit vereinfacht die Lohnabrechnung, da ein Arbeitgeber pro Mitarbeiter nur für einen einzigen Bundesstaat – den Heimatstaat – Abzüge vornehmen muss, anstatt Abzüge und Meldungen in zwei Bundesstaaten unter einen Hut bringen zu müssen. Dies bedeutet weniger Korrekturen, ein geringeres Prüfungsrisiko und eine einfachere grenzüberschreitende Personalbeschaffung, und dieser Effekt verstärkt sich noch, wenn dies mit Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder ausgelagerte Lohnbuchhaltungsdienstleistungen.

Die wichtigsten Vorteile:

• Einfachere Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Quellensteuer richtet sich nach dem Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers, wodurch das Risiko doppelter oder fehlerhafter Abzüge verringert wird.
• Ein Gerichtsstand pro Arbeitnehmer: Unabhängig davon, ob eine Vereinbarung besteht oder nicht, führt der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer nur für einen Bundesstaat Abzüge durch, und zwar entweder für den Heimatstaat, sofern eine Vereinbarung besteht, oder für den Arbeitsstaat, sofern keine Vereinbarung besteht.
• Einfachere Einstellung von Mitarbeitern aus anderen Bundesländern: Die Gegenseitigkeit beseitigt steuerliche Hindernisse bei der Einstellung von Mitarbeitern über Staatsgrenzen hinweg und erweitert damit den Talentpool, auf den ein Unternehmen zurückgreifen kann. Die gleiche Logik gilt auch für Einstellung internationaler Mitarbeiter, wo die Kosten ebenso wichtig sind wie die Compliance, wie unsere Aufschlüsselung von Kosten pro Einstellung zeigt.
• Compliance mit den Reinigungsvorschriften: Die Überweisung an einen einzigen Bundesstaat pro Mitarbeiter vereinfacht die Berichterstattung und verringert das Risiko, dass bei einer Prüfung Fehler im Zusammenhang mit mehreren Bundesstaaten zutage treten.

Um diese Vorteile zu nutzen, kommt es auf einige wenige disziplinierte Gewohnheiten an.

Welche bewährten Verfahren gibt es für Arbeitgeber bei der Verwaltung von Gegenseitigkeitsvereinbarungen?

Bei den über 2.000 Mitarbeitern, die wir Unternehmen beim Onboarding unterstützt haben, weisen die am besten organisierten Lohnabrechnungssysteme eine gemeinsame Eigenschaft auf: Die richtige Steuerabzugsbehörde wird vor der ersten Lohnabrechnung festgelegt und nicht erst im Nachhinein angepasst.

Die wichtigste Vorgehensweise besteht also darin, den Steuerabzugsstatus jedes Mitarbeiters im Voraus zu ermitteln, anschließend das richtige Steuerfreistellungsformular einzuholen und ordentliche Aufzeichnungen zu führen.

• Wählen Sie den richtigen Steuerabzugsstaat aus: Behalten Sie den Steuerabzug für den Heimatstaat ein, wenn Gegenseitigkeit gilt, und für den Arbeitsstaat, wenn dies nicht der Fall ist. Dies gilt für US-Unternehmen sowie für internationale Arbeitgeber mit Mitarbeitern in den USA. Kleinere Teams können damit beginnen, Lohnbuchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen.
• Beantragen und verlängern Sie Befreiungsformulare: Legen Sie das Formular vor der Anpassung der Quellensteuer vor und behalten Sie im Blick, welche Bundesstaaten eine jährliche Neubescheinigung verlangen. Löschen Arbeitsverträge Helfen Sie bitte dabei, dies von Anfang an klarzustellen.
• Legen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern die Erwartungen fest: Teilen Sie den Arbeitnehmern im Voraus mit, ob die Gegenseitigkeit auf ihre Situation zutrifft, damit sie ihre Anträge planen und die Formulare fristgerecht einreichen können. Dies gilt während Onboarding sowie beim Ausscheiden, auch wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen.
• Melden Sie sich gegebenenfalls an und führen Sie Aufzeichnungen: Je nach Arbeits- und Wohnsitzstaat müssen Sie sich möglicherweise bei einer oder mehreren staatlichen Steuerbehörden registrieren lassen; ein einwandfreies Steuerprofil trägt zu korrekten Steuererklärungen und reibungsloseren Steuerprüfungen bei – dieselbe Disziplin, die auch hinter einer soliden Compliance mit den Vorschriften für den Employer of Record.
• Hier finden Sie Hilfestellung bei der Einstellung von Mitarbeitern über Landesgrenzen hinweg: Wenn Sie beginnen, Mitarbeiter in benachbarten Bundesstaaten einzustellen, sollten Sie sich bei einem Lohnbuchhalter oder Steuerberater über die geltenden Vorschriften informieren, da sich die Situation je nach Kombination der Bundesstaaten ändern kann.

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