Wie viele Gehaltszahlungen gibt es 2026 bei zweiwöchentlicher Auszahlung: 26 oder 27?

Kurze Antwort: 26 oder 27 Gehaltszahlungen im Jahr 2026? Die meisten Arbeitgeber: 26 zweiwöchentliche Gehaltszahlungen im Jahr 2026 Einige Arbeitgeber: 27 zweiwöchentliche Gehaltszahlungen im Jahr 2026 Das Jahr an sich entscheidet darüber nicht. Ihr Beginn der Gehaltsabrechnung tut. Der erste Gehaltsscheck war 2. Januar 2026 → Sie haben wahrscheinlich 27 Abrechnungszeiträume in diesem Jahr Der erste Gehaltsscheck war 9. Januar 2026 oder später → Sie haben den Standard 26 Abrechnungsperioden Sie können sich zur Bestätigung auch den Lohnkalender für 2026 bei Ihrer Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilung anfordern.

Möchten Sie herausfinden, mit wie vielen Gehaltszahlungen Sie in diesem Jahr bei einer zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnung rechnen können, ohne Ihre Berechnungen oder Ihre Gehaltsabrechnung anzuzweifeln?

Viele US-amerikanische Unternehmensgründer und Personalverantwortliche beschäftigen sich derzeit genau mit dieser Frage, insbesondere bei der Budgetierung, der Cashflow-Planung oder bei der Beantwortung von Mitarbeiterfragen, warum sich manche Jahre anders anfühlen als andere.

Laut der Aktuelle Beschäftigungsstatistiken des US-Amtes für Arbeitsstatistik Laut einer Umfrage ist die zweiwöchentliche Zahlungsperiode die in US-amerikanischen Privatunternehmen am häufigsten verwendete Zahlungsperiode; im Februar 2023 zahlten 43,0 % der Unternehmen ihren Mitarbeitern alle zwei Wochen ihren Lohn aus.

Diese weit verbreitete Praxis erklärt, warum die zweiwöchentliche Lohnzahlung für viele US-Unternehmen zur Standardmethode geworden ist. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen anschaulich, wie die zweiwöchentliche Lohnzahlung funktioniert, warum manche Lohnkalender zu 27 statt 26 Gehaltszahlungen führen und worauf US-Gründer und Personalabteilungen bei der Einrichtung ihrer Lohnabrechnung achten sollten, um Überraschungen zu vermeiden.

Was ist ein zweiwöchentlicher Zahlungszeitraum?

Zweiwöchentlicher Zahlungszeitraum bedeutet, dass die Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlt werden, was bei einem 14-tägigen Arbeitszyklus, beispielsweise jeden zweiten Freitag, zu 26 Gehaltszahlungen pro Jahr führt. Die Zahlungen erfolgen alle zwei Wochen an einem festen Wochentag. Während eine zweiwöchentliche Bezahlung in der Regel zu 26 Gehaltszahlungen pro Jahr führt, hängt die genaue Anzahl davon ab, wie sich der Lohnkalender des Arbeitgebers mit dem Kalenderjahr deckt.

Wie funktioniert die zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung?

• Die Mitarbeiter werden alle zwei Wochen bezahlt, was in den meisten Jahren 26 Zahlungszeiträume ergibt.
• Jeder Abrechnungszeitraum umfasst 14 Tage, wodurch die Abrechnungstermine vorhersehbar sind.
• Angestellte: Das Jahresgehalt wird durch 26 geteilt, um die Höhe der einzelnen Gehaltszahlungen zu berechnen.
• Stundenlöhner: Die Bezahlung richtet sich nach den in zwei Wochen geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich Überstunden.
• Der einheitliche Zeitplan erleichtert Arbeitgebern die Lohnabrechnung und hilft den Arbeitnehmern bei der Finanzplanung.
• Die Gesamtzahl der Gehaltszahlungen pro Jahr hängt vom Lohn- und Gehaltskalender des Arbeitgebers und den Feiertagsregelungen ab, nicht nur von der Zahlungshäufigkeit.

Zweiwöchentlicher Lohnkalender 2026: Alle Auszahlungstermine

Hier finden Sie alle geplanten zweiwöchentlichen Zahlungstermine für das Jahr 2026 für beide Szenarien: für Arbeitgeber, die am 2. Januar beginnen (27 Zahlungsperioden), und für Arbeitgeber, die am 9. Januar beginnen (26 Zahlungsperioden).

Hinweis: Zahltage können sich um einen Tag verschieben, wenn sie auf einen gesetzlichen Feiertag fallen. Bitte erkundigen Sie sich immer bei Ihrer Personalabteilung oder Ihrer Lohnbuchhaltung nach den genauen Zahltagen Ihres Unternehmens für das Jahr 2026.

Warum weisen manche Lohnkalender 27 Zahlungsperioden auf?

Aufgrund unserer Erfahrung bei der Unterstützung globaler Unternehmen in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Compliance und Employer of Record (EOR) lässt sich erklären, wie sich Lohnkalender, Feiertagsregelungen und die Abstimmung der Zahlungstermine so miteinander verbinden, dass für manche Arbeitgeber ein Jahr mit 27 Zahlungsperioden entsteht, für andere hingegen nicht.

Ein 27. Gehaltsscheck ist nicht auf das Kalenderjahr zurückzuführen. Er ergibt sich daraus, dass die zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung einem festen 14-Tage-Rhythmus folgt, der sich am 1. Januar nicht zurücksetzt.

Die Rechnung ist ganz einfach:

• Zweiwöchentliche Bezahlung = alle 14 Tage
• 26 Zahlungsperioden = 364 Tage
• Die meisten Jahre haben 365 Tage

Dieser zusätzliche Tag führt nicht automatisch zu einer weiteren Gehaltszahlung. Ein 27. Zahlungszeitraum entsteht nur dann, wenn der 14-tägige Abrechnungszyklus früh genug im Januar beginnt, sodass ein weiterer Zahltag noch vor dem 31. Dezember liegt.

Wie sich dies in den tatsächlichen Abrechnungskalendern niederschlägt

• Wenn Ihr erster Gehaltsscheck in den ersten Januartagen (zum Beispiel am 1. oder 2. Januar) ausgezahlt wird, kann die Beibehaltung des 14-Tage-Zyklus dazu führen, dass der nächste geplante Gehaltsscheck auf den 1. Januar des folgenden Jahres fällt.
• Viele Arbeitgeber zahlen die Gehälter nicht am 1. Januar aus, sondern verlegen diese Zahlung auf den 31. Dezember.
• In diesem Fall wird die Gehaltszahlung dem laufenden Jahr zugerechnet, was zu 27 Zahlungsperioden führt.

Sollte Ihr erster Gehaltsscheck erst später im Januar erfolgen (beispielsweise am 8. oder 9. Januar), endet der 14-Tage-Zyklus zu spät, um noch einen weiteren Zahltag vor Jahresende unterzubringen, sodass Sie stattdessen 26 Zahlungsperioden haben werden.

Warum dies so viel Verwirrung stiftet

Zwei Mitarbeiter können im selben Jahr beide alle zwei Wochen bezahlt werden und dennoch eine unterschiedliche Anzahl von Gehaltszahlungen erhalten. Der Unterschied ergibt sich aus:

• Das genaue Datum des ersten Gehaltsschecks
• Der Wochentag, an dem die Gehaltsabrechnung durchgeführt wird
• Wie der Arbeitgeber mit Feiertagen am 1. Januar umgeht

Können Arbeitgeber die 27. Gehaltszahlung auslassen?

Nein. Gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern alle geleisteten Arbeitsstunden zu vergüten. Sobald ein Mitarbeiter eine Lohnperiode vollständig abgeleistet hat, darf der Arbeitgeber den entsprechenden Lohn nicht einbehalten, auslassen oder rückwirkend kürzen, selbst wenn dies bedeutet, dass im Laufe eines Jahres ein 27. Lohnscheck ausgestellt werden muss, obwohl im Lohnbudget lediglich 26 Schecks vorgesehen waren.

Was das Bundesgesetz tatsächlich vorschreibt

Für angestellte Arbeitnehmer, die von der Überstundenregelung ausgenommen sind, schreibt die Gehaltsgrundregelung des FLSA (29 CFR 541.602) vor, dass Arbeitnehmer für jede Arbeitswoche, in der sie arbeiten, ihr volles, im Voraus festgelegtes Gehalt erhalten müssen. Eine Kürzung eines bereits verdienten Gehalts zum Ausgleich des Jahresgesamtbetrags ist nicht zulässig. Für nicht freigestellte Stundenlöhner ist die Regelung einfacher: Jede geleistete Arbeitsstunde muss zum vereinbarten Stundensatz vergütet werden, gegebenenfalls zuzüglich Überstundenzuschlägen. [Quelle: US-Arbeitsministerium, Abteilung für Löhne und Arbeitszeiten]

Zwei Risiken machen eine Kürzung zur Jahresmitte besonders gefährlich:

• Verlust des Steuerbefreiungsstatus: Wenn das gekürzte Gehalt dazu führt, dass das Wochengehalt unter das bundesweite Mindestlohnniveau von 684 US-Dollar pro Woche (oder einen höheren bundesstaatlichen Schwellenwert) fällt, ist die Gehaltsgrundlagentest nicht mehr erfüllt. Der Arbeitnehmer kann dann als nicht freigestellter Arbeitnehmer eingestuft werden, was rückwirkende Überstundenvergütungen für das gesamte Jahr nach sich zieht. [Quelle: FLSA, 29 CFR 541.600]
• Auslöser für Lohnforderungen auf Landesebene: In vielen Bundesländern ist eine vorherige schriftliche Mitteilung erforderlich, bevor Änderungen an der Zahlungshäufigkeit oder der Höhe des Lohns vorgenommen werden. Die Auszahlung des letzten Schecks ohne vorherige Ankündigung kann zu Lohnforderungen und der Gefahr von Strafen führen, unabhängig von der Absicht des Arbeitgebers.

Die beiden rechtmäßigen Wege nach vorn

Arbeitgeber, die ein Jahr mit 27 Zahlungsperioden festlegen, wählen in der Regel zwischen zwei Vorgehensweisen. Die Entscheidung sollte nach Möglichkeit vor der ersten Gehaltszahlung des Jahres getroffen werden.

Vergleich der beiden vorschriftsmäßigen Strategien für Arbeitgeber zur Handhabung eines Jahres mit 27 Abrechnungszeiträumen.

Was Arbeitgeber vermeiden sollten

• Den 27. Gehaltsscheck komplett auslassen: Ein direkter Verstoß gegen das FLSA.
• Die rückwirkende Kürzung eines bereits verdienten Gehalts: Nach den Vorschriften zur Gehaltsabrechnung nicht zulässig.
• Änderungen ohne die erforderliche schriftliche Mitteilung vornehmen: Die Vorschriften für Bekanntmachungen auf Landesebene variieren; informieren Sie sich bitte über die Bestimmungen in Ihrem Zuständigkeitsbereich.
• Die Senkung des freigestellten Entgelts unter den wöchentlichen Bundesmindestlohn von 684 Dollar oder einen höheren staatlichen Schwellenwert: Unterbricht die Ausnahmeregelung.

Falls das Jahr bereits begonnen hat und der Gehaltskalender nicht im Voraus angepasst wurde, ist es in der Regel am sichersten, die 27. Gehaltszahlung in diesem Jahr zu übernehmen und die geplante Anpassung vor dem nächsten Termin im Jahr 2037 vorzunehmen. Bei leitenden Angestellten, deren Arbeitsverträge oder Einstellungsschreiben einen festen zweiwöchentlichen Betrag vorsehen, sollten Sie vor jeder Änderung einen Arbeitsrechtsanwalt konsultieren.

Auch wenn die rechtliche Lage klar ist, kursieren in Foren zum Thema Lohnabrechnung und in Personalabteilungen nach wie vor einige Missverständnisse bezüglich des 27. Gehaltsschecks. Hier sind die fünf häufigsten davon und die tatsächlichen Fakten.

Was sind die gängigsten Mythen rund um den 27. Gehaltsscheck?

In diesem Abschnitt werden die gängigsten Mythen rund um die zweiwöchentliche Gehaltszahlung widerlegt und die tatsächlichen Abrechnungsmechanismen erläutert, die dazu führen, dass es 26 oder 27 Abrechnungszeiträume geben kann.

Mythos 1: Im Jahr 2026 gibt es für alle 27 zweiwöchentliche Gehaltszahlungen

Realität: Das hängt nicht vom Jahr selbst ab. Einige Lohnkalender sehen für das Jahr 2026 27 Zahlungsperioden vor, während viele andere nur 26 vorsehen. Dies hängt davon ab, wann der erste Lohn ausgezahlt wird und wie der Arbeitgeber mit Feiertagen am 1. Januar umgeht.

Mythos 2: Der zusätzliche Tag im Kalender sorgt für ein zusätzliches Gehalt

Realität: Der zusätzliche Tag führt nicht automatisch zu einer Gehaltszahlung. Er ermöglicht lediglich, dass der feste 14-tägige Abrechnungszyklus noch einen weiteren planmäßigen Zahltag vor dem 31. Dezember umfasst, sofern der Zyklus früh genug im Januar beginnt.

Mythos 3: Ein 27. Gehaltsscheck bedeutet, dass die Mitarbeiter mehr Gehalt erhalten

Realität: Für Angestellte ändert sich das jährliche Gesamtgehalt nicht. Das gleiche Gehalt wird lediglich auf mehr Zahlungszeiträume verteilt, was zu etwas geringeren zweiwöchentlichen Gehaltszahlungen führt. Nur Stundenlöhner können mehr verdienen, wenn sie tatsächlich mehr Stunden arbeiten.

Mythos 4: Dies geschieht in einem vorhersehbaren Zyklus (alle 10–11 oder 14 Jahre)

Realität: Zwar beträgt die Regel bei den meisten zweiwöchentlichen Lohnabrechnungsplänen 11 bis 12 Jahre, doch kann der genaue Zeitpunkt je nach Schaltjahren, Ihrem konkreten Startdatum der Lohnabrechnung und der Art und Weise, wie Ihr Arbeitgeber Feiertagsschichten handhabt, leicht variieren. Für die meisten Arbeitgeber, die im Jahr 2026 27 Zahlungsperioden hatten, wird das nächste Mal voraussichtlich um das Jahr 2037 herum sein.

Mythos 5: Alle Mitarbeiter desselben Unternehmens, die alle zwei Wochen bezahlt werden, erhalten denselben Betrag

Realität: Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Wochentagen oder nach unterschiedlichen Abrechnungskalendern bezahlt werden, können selbst innerhalb desselben Unternehmens unterschiedliche Ergebnisse erhalten.

Das Wichtigste von Reddit:

„Mitarbeiter, die alle zwei Wochen bezahlt werden, können je nach Abrechnungskalender bis zu 27 Gehaltszahlungen erhalten, selbst innerhalb desselben Jahres. Für Angestellte bedeutet dies in der Regel, dass das gleiche Jahresgehalt auf 27 statt auf 26 Abrechnungszeiträume verteilt wird, was zu etwas geringeren zweiwöchentlichen Gehaltszahlungen führt, nicht zu einer zusätzlichen Vergütung. Stundenlöhner erhalten jedoch in der Regel eine Vergütung für die zusätzlichen Arbeitsstunden, die sie während des zusätzlichen Zahlungszeitraums geleistet haben.“ Community-Diskussion aus r/DaveRamsey auf Reddit

Nachdem wir nun die Grundlagen der zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnung und den Einfluss von Gehaltskalendern auf die Zahlungszeiträume geklärt haben, geht es im nächsten Schritt darum, zu verstehen, wie das Gehalt berechnet wird und wie sich der Gehaltskalender für 2026 auf die zweiwöchentlichen Gehaltszahlungen auswirkt.

Wie berechnet man das zweiwöchentliche Gehalt für Mitarbeiter?

Aufgrund unserer Erfahrung bei der Unterstützung globaler Unternehmen bei der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Vergütungsstrukturen haben wir die Berechnung der zweiwöchentlichen Vergütung sowohl für Festgehaltsempfänger als auch für Stundenlöhner detailliert dargelegt, damit Ihre Teams die richtige Methode ohne Verwirrung anwenden können.

Zweiwöchentliche Gehaltszahlung für Angestellte

1. Beginnen Sie mit dem Jahresgehalt: Betrachten Sie das gesamte Jahresgehalt des Mitarbeiters vor Steuern und Abzügen.
2. Teilen Sie diesen Betrag durch die Anzahl der zweiwöchentlichen Gehaltszahlungen: In den meisten Jahren gibt es 26 zweiwöchentliche Zahlungsperioden, daher teilen Sie das Gehalt durch 26.
3. Diese Zahl entspricht dem zweiwöchentlichen Gehaltsscheck: Sie erhalten das Bruttogehalt des Mitarbeiters alle zwei Wochen, vor Abzug von Steuern, Sozialabgaben oder sonstigen Abzügen.

Beispiel:Wenn ein Arbeitnehmer in einem Standardjahr 78.000 Dollar pro Jahr verdient und alle zwei Wochen bezahlt wird, erhält er: 78.000 Dollar ÷ 26 = 3.000 Dollar pro Gehaltszahlung

Wie sieht die Situation für Angestellte in einem Jahr mit 27 Zahlungsperioden aus?

In manchen Lohnkalendern kann ein zweiwöchentlicher Zahlungsrhythmus dazu führen, dass es 27 statt der üblichen 26 Zahlungsperioden gibt. In diesen Jahren verteilen viele Arbeitgeber das gleiche Jahresgehalt auf alle 27 Gehaltszahlungen, was zu etwas geringeren zweiwöchentlichen Zahlungen führt, während die jährliche Gesamtvergütung unverändert bleibt.

Wie diese Anpassung gehandhabt wird, hängt von der Gehaltsstruktur des Arbeitgebers und den im Arbeitsvertrag festgelegten Bedingungen ab.

Wie wirkt sich ein Jahr mit 27 Monaten auf die Höhe Ihres Gehalts aus?

Hier sehen Sie, wie sich die Höhe Ihres zweiwöchentlichen Gehalts ändert, je nachdem, ob Ihr Arbeitgeber Ihr Gehalt durch 26 oder durch 27 teilt.

Hinweis: Das jährliche Gesamtgehalt bleibt in beiden Fällen gleich. Der Unterschied besteht lediglich darin, wie viel Sie pro Gehaltszahlung erhalten, nicht jedoch in Ihrem jährlichen Gesamtverdienst.

Berechnungsgrundlage für die zweiwöchentliche Bezahlung (Angestellte): Jahresgehalt ÷ 26 (In Jahren mit einer zusätzlichen zweiwöchentlichen Zahlungsperiode teilen manche Arbeitgeber das Jahresgehalt stattdessen durch 27.)

Die obige Darstellung geht davon aus, dass der Arbeitgeber das Gehalt auf alle 27 Zeiträume aufteilt. Wenn der Arbeitgeber den Betrag pro Gehaltsscheck unverändert lässt und lediglich einen 27. Gehaltsscheck ausstellt, verlagert sich die finanzielle Belastung auf den Arbeitgeber, wie unten dargestellt.

Wie wirken sich 27 Abrechnungsperioden im Jahr insgesamt auf die Lohnkosten der Arbeitgeber aus?

Für Arbeitgeber, die 27 Gehaltsabrechnungen ausstellen, ohne die Berechnung des periodischen Gehalts anzupassen, erhöht die zusätzliche Gehaltsabrechnung die jährlichen Lohnkosten um etwa 3,85 % für jeden Angestellten. In mittelgroßen Teams summiert sich dies schnell.

Beispiel: Ein Team von 25 Mitarbeitern in leitender Position mit einem Gehalt von 78.000 Dollar pro Mitarbeiter

• Standard-Jahreslohnsumme (26 Abrechnungsperioden): 78.000 $ × 25 Mitarbeiter = 1.950.000 Dollar
• Tatsächliche jährliche Auszahlung (27 Perioden ohne Anpassung): 3.000 $ pro Scheck × 27 Schecks × 25 Mitarbeiter = 2.025.000 Dollar
• Ungeplante Mehrausgaben: 75.000 Dollar für das gesamte Teamsowie zusätzliche Verpflichtungen in Bezug auf Arbeitgeberanteile an die Lohnsteuer, 401(k)-Zuschüsse und an das Bruttogehalt geknüpfte Leistungen [Quelle: Fisher Phillips, basierend auf den Gehaltsanforderungen des FLSA]

Wie sich die Kostenüberschreitung mit der Teamgröße vergrößert

Geschätzte zusätzliche jährliche Lohnkosten, wenn bei der Gehaltsberechnung ein 27-monatiges Jahr nicht berücksichtigt wird. Ausgenommen sind arbeitgeberseitige Sozialleistungen und steuerliche Auswirkungen.

Das gesamte finanzielle Risiko beträgt in der Regel das 1,15- bis 1,25-fache der direkten Mehrkosten, wenn man die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (FICA, FUTA, SUTA), den Arbeitgeberzuschuss zum 401(k)-Plan zum festgelegten Satz sowie die an das Bruttogehalt gekoppelten variablen Leistungen mit einbezieht. Bei einem Team von 50 Mitarbeitern mit einem Gehalt von 100.000 US-Dollar können die Gesamtkosten 230.000 Dollar für ein einzelnes Jahr mit 27 Perioden.

Zweiwöchentliche Lohnzahlung für Stundenlöhner

1. Beginnen Sie mit dem Stundensatz: Nehmen Sie den Stundenlohn des Mitarbeiters.
2. Berechnen Sie den Wochenverdienst: Multiplizieren Sie den Stundensatz mit der Anzahl der pro Woche geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich etwaiger Überstunden.
3. Verdoppeln Sie die Menge für zwei Wochen: Da die zweiwöchentliche Bezahlung zwei Arbeitswochen abdeckt, multiplizieren Sie den wöchentlichen Betrag mit 2.
4. Das ist der zweiwöchentliche Gehaltsscheck: Damit erhalten Sie das Bruttogehalt des Mitarbeiters für den zweiwöchigen Zeitraum vor Steuern und Abzügen.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 25 Dollar pro Stunde verdient und 40 Stunden pro Woche arbeitet: 25 Dollar × 40 × 2 = 2.000 Dollar pro zweiwöchentlichem Gehaltsscheck (brutto)

Wie sieht es für Stundenlöhner in einem Jahr mit 27 Zahlungsperioden aus?

In Abrechnungskalendern mit 27 Abrechnungsperioden kann eine zweiwöchentliche Abrechnung zusätzliche Arbeitswochen umfassen. Für Stundenlöhner bedeutet dies in der Regel, dass ihnen die während der zusätzlichen Abrechnungsperiode geleisteten Überstunden vergütet werden. Infolgedessen kann das jährliche Gesamteinkommen je nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden höher ausfallen, da die Bezahlung direkt an die geleistete Arbeitszeit gebunden ist und nicht an ein festes Jahresgehalt.

Berechnungsgrundlage für die zweiwöchentliche Bezahlung (Stundenlöhner): Stundensatz × Wochenarbeitszeit × 2 (In Jahren mit einer zusätzlichen zweiwöchentlichen Abrechnungsperiode erhalten Stundenlöhner in der Regel eine Vergütung für die zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden.)

Wie wirkt sich eine zweiwöchentliche Lohnzahlung auf das Gehalt und die Abzüge aus?

Diese Struktur hat keinen Einfluss auf das Jahresgehalt des Mitarbeiters; sie wirkt sich lediglich darauf aus, wie dieses Gehalt auf die einzelnen Zahlungsperioden verteilt wird.

Bei einer zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnung erhalten die Mitarbeiter jährlich 26 Gehaltszahlungen. Bei Angestellten wird das Jahresgehalt durch 26 geteilt, um den Bruttolohn pro Gehaltszahlung zu ermitteln. Beispielsweise würde ein Mitarbeiter, der jährlich 52.000 Dollar verdient, vor Abzügen 2.000 Dollar pro Gehaltsscheck erhalten. Diese gleichmäßige Verteilung erleichtert sowohl den Mitarbeitern als auch den Arbeitgebern die Budgetierung und Finanzplanung.

Abzüge:

Abzüge wie Steuern, Sozialleistungen und Rentenbeiträge werden pro Zahlungszeitraum vorgenommen. Diese Abzüge werden in der Regel auf die 26 Zahlungszeiträume aufgeteilt. In Jahren mit 27 Gehaltszahlungen müssen Arbeitgeber jedoch entscheiden, ob sie:

• Verteilen Sie die Abzüge gleichmäßig auf alle 27 Zahlungszeiträume: Dies führt zu etwas geringeren Abzügen pro Gehaltsabrechnung.
• Bestimmte Abzüge während des zusätzlichen Zahlungszeitraums anpassen oder aussetzen: Dieser Ansatz erhöht die Nettolohn für diesen Zeitraum, erfordert jedoch eine sorgfältige Kommunikation mit den Mitarbeitern, um Verwirrung zu vermeiden.

Sie sollten sicherstellen, dass die Abzüge entsprechend angepasst werden, um die Compliance zu gewährleisten und eine Überschreitung der jährlichen Obergrenzen für Leistungen, wie beispielsweise 401(k)-Beiträge, zu vermeiden.

Lesen Sie unseren Artikel zum Thema „Wie wird das zweiwöchentliche Gehalt berechnet?„…“ für eine ausführliche Erläuterung zur Berechnung des zweiwöchentlichen Lohns.

Wie unterscheidet sich die zweiwöchentliche Lohnabrechnung von anderen Zahlungsrhythmen?

Aufgrund unserer Erfahrung in der Unterstützung globaler Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie bei Compliance-Maßnahmen möchten wir Ihnen hier erläutern, wie sich die zweiwöchentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung von anderen gängigen Zahlungsrhythmen unterscheidet und welche Auswirkungen dies jeweils auf die betriebliche Effizienz hat.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen der zweiwöchentlichen Bezahlung und anderen Zahlungsrhythmen wie wöchentlich, halbmonatlich und monatlich.

Zahlungshäufigkeit

Wöchentliche Zahlungsintervalle bieten die häufigste Auszahlung und sind ideal für Arbeitnehmer, die auf einen regelmäßigen Geldfluss angewiesen sind. Sie erfordern jedoch einen höheren Aufwand bei der Lohnabrechnung und erhöhen den Verwaltungsaufwand. Zweiwöchentliche Zahlungsintervalle bieten mit 26 Gehaltszahlungen pro Jahr – gelegentlich 27, wenn die Zahlungstermine günstig zusammenfallen – einen praktischen Mittelweg, der sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern ein kluges Cashflow-Management erfordert.

Verwaltungskomplexität

Monatliche Zahlungszeiträume sind am einfachsten zu handhaben, da es nur 12 Zahlungszeiträume pro Jahr gibt, was den Verwaltungsaufwand minimiert. Halbmonatliche Zahlungszeiträume bieten zwar Vorhersehbarkeit, können jedoch die Abrechnung von Überstunden und die Erfassung der Arbeitszeiten von Stundenkräften erschweren, da die einzelnen Zahlungszeiträume unterschiedlich lang sind.

Budgetplanung für Mitarbeiter

Häufigere Zahlungsintervalle, wie etwa wöchentliche oder zweiwöchentliche Zahlungen, ermöglichen eine bessere kurzfristige Finanzplanung und sorgen für ein regelmäßiges Einkommen. Monatliche Zahlungsintervalle sind zwar für Unternehmen einfacher, erfordern jedoch von den Mitarbeitern eine sorgfältige Ausgabenplanung zwischen den längeren Zahlungszeiträumen, um die finanzielle Stabilität zu gewährleisten.

Bei der Auswahl des geeigneten Zahlungsplans müssen administrative Kapazitäten, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und finanzielle Aspekte gegeneinander abgewogen werden. Es ist unerlässlich zu prüfen, inwieweit die einzelnen Optionen mit den Abläufen Ihres Unternehmens und den Präferenzen Ihrer Belegschaft vereinbar sind.

Sehen wir uns nun an, wie sich eine zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung auf das Gehalt und die Abzüge auswirkt.

Welche zwei Strategien gibt es für die Bezahlung von Angestellten in einem Jahr mit 27 Zahlungsperioden?

Arbeitgeber, die ein Jahr mit 27 Zahlungsperioden anwenden, wählen in der Regel zwischen zwei vorschriftsmäßigen Strategien für die Abwicklung der Gehaltszahlungen: der vorausschauenden anteiligen Anpassung oder dem Ansatz der „Pay-as-usual“-Zahlung. Beide Optionen bringen jeweils unterschiedliche finanzielle, administrative und kommunikative Vor- und Nachteile mit sich, und die richtige Wahl hängt von der Teamgröße, der Budgetflexibilität und den bestehenden Bestimmungen in den Arbeitsverträgen ab.

Strategie 1: Pro-rata-Anpassung (Jahresgehalt ÷ 27)

Teilen Sie das Jahresgehalt des Mitarbeiters ab dem ersten Gehaltsscheck des Jahres durch 27 statt durch 26. Jeder zweiwöchentliche Gehaltsscheck fällt dadurch etwas geringer aus, doch die jährliche Gesamtvergütung entspricht genau dem angegebenen Jahresgehalt.

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 78.000 $ erhält pro Gehaltsscheck 2.888,89 $ (78.000 $ ÷ 27) anstelle der üblichen 3.000 $ (78.000 $ ÷ 26). Die jährliche Auszahlung bleibt bei 78.000 $.

Dies ist die gängigste Vorgehensweise für Arbeitgeber, wenn im Voraus feststeht, dass das Jahr 27 Wochen umfasst. Dadurch bleiben die Lohnbudgets unverändert und stimmen mit den in den Einstellungsangeboten angegebenen Jahresgehaltsangaben überein. Die Hauptrisiken bestehen in Kommunikationsproblemen mit den Mitarbeitern und der Notwendigkeit, zu überprüfen, ob das reduzierte Wochengehalt weiterhin die Schwellenwerte für die Befreiung von den Bestimmungen des FLSA erfüllt.

Strategie 2: Wie gewohnt zahlen (Jahresgehalt ÷ 26, 27 Gehaltszahlungen)

Behalten Sie den Betrag des zweiwöchentlichen Gehaltsschecks bei (Jahresgehalt ÷ 26) und stellen Sie einfach alle 27 Schecks in der üblichen Höhe aus. Die Mitarbeiter erhalten dadurch im Jahr effektiv etwa zwei zusätzliche Gehaltszahlungen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 78.000 Dollar erhält weiterhin bei allen 27 Gehaltszahlungen jeweils 3.000 Dollar, was einer jährlichen Gesamtauszahlung von 81.000 Dollar entspricht (3.000 Dollar mehr als das angegebene Gehalt).

Dies ist administrativ einfacher und wird von den Mitarbeitern in der Regel gut angenommen, allerdings steigen die jährlichen Lohnkosten pro Angestellten um etwa 3,85 %. Bei einem Team von 25 angestellten Mitarbeitern mit einem Gehalt von jeweils 78.000 $ belaufen sich die zusätzlichen Kosten auf etwa 75.000 $ zuzüglich Arbeitgeberabgaben und Sozialleistungen. Dieser Ansatz wird häufig gewählt, wenn das 27-Tage-Jahr erst festgestellt wird, nachdem der erste Gehaltsscheck bereits ausgestellt wurde, oder wenn Arbeitsverträge einen festen zweiwöchentlichen Betrag vorsehen.

Ein Vergleich der beiden Strategien

Für welche Strategie entscheiden sich die meisten Arbeitgeber?

Arbeitgeber, die vorausschauend planen, greifen in der Regel standardmäßig auf Strategie 1 (anteilsmäßige Anpassung) da dies die Lohn- und Gehaltsbudgets berechenbar hält und eine ungeplante Kostensteigerung von 3,85 % für alle Angestellten verhindert. Arbeitgeber, die erst nach der Auszahlung der Gehälter feststellen, dass das 27-Tage-Jahr gilt, greifen in der Regel auf Strategie 2 (Bezahlung wie bisher) denn eine rückwirkende Kürzung von bereits verdienten Löhnen verstößt gegen die Gehaltsgrundsatzregelung des FLSA.

Es gibt noch einen dritten Weg, der jedoch selten gewählt wird: die vorausschauende Kürzung künftiger Gehaltszahlungen zur Jahresmitte, um den erwarteten Überschuss auszugleichen. Dies erfordert die sorgfältige Compliance mit den Kündigungsfristen gemäß den staatlichen Lohnzahlungsgesetzen und ist angesichts des damit verbundenen administrativen und rechtlichen Aufwands in der Regel nicht lohnenswert. Die meisten Arbeitgeber entscheiden sich entweder von Anfang an für Strategie 1 oder akzeptieren Strategie 2 als Preis dafür, dass das Problem erst spät erkannt wurde.

Was Mitarbeiter in beiden Fällen tun sollten

Unabhängig davon, für welche Strategie sich der Arbeitgeber entscheidet, sollten die Arbeitnehmer:

• Bitte stimmen Sie die Strategie mit der Personalabteilung oder der Lohnbuchhaltung ab so früh wie möglich im Jahr, um zu erfahren, wie sich dies auf ihr Gehalt auswirken wird.
• Anpassung der Budgeterwartungen Wenn Sie sich für Strategie 1 entscheiden (geringere Beträge pro Scheck, gleicher Jahresgesamtbetrag), um unerwartete Schwankungen im Cashflow zu vermeiden.
• Überprüfen Sie die Abzüge für den 401(k)-Plan und sonstige Sozialleistungen um sicherzustellen, dass die jährlichen Obergrenzen während des zusätzlichen Zahlungszeitraums nicht überschritten werden, insbesondere im Rahmen von Strategie 2.
• Automatische Überweisungen aktualisieren (Sparen, Schuldenrückzahlung, automatische Rechnungszahlung), falls sich der Betrag pro Scheck im Rahmen von Strategie 1 geändert hat.

Mitarbeiter, die erwägen, ein mögliches zusätzliches Gehalt im Rahmen von Strategie 2 zu nutzen, können dieses für besonders wirkungsvolle Ziele wie Notfallrücklagen, die Tilgung hochverzinslicher Schulden oder Altersvorsorgebeiträge verwenden; sie sollten sich jedoch zunächst beim Arbeitgeber vergewissern, welche Strategie tatsächlich angewendet wird.

Was bedeutet eine 27. Lohnperiode für die Mitarbeiter?

Falls Ihr Arbeitgeber im Jahr 2026 27 Zahlungsperioden hat, erfahren Sie hier genau, was sich für Sie ändert und was nicht.

1. Ihr Gehalt könnte etwas geringer ausfallen Wenn Ihr Arbeitgeber Ihr Jahresgehalt durch 27 statt durch 26 teilt, fällt Ihr zweiwöchentlicher Lohn jeweils etwas geringer aus. Ihr Gesamtjahresgehalt bleibt jedoch genau gleich. Den genauen Unterschied für Ihre Einkommensstufe entnehmen Sie bitte der obigen Gehaltstabelle.
2. Ihr Jahreseinkommen bleibt unverändert Ein 27. Zahlungszeitraum bedeutet nicht, dass Sie im Jahr mehr Geld verdienen. Ihr Jahresgehalt bleibt unverändert, es wird lediglich auf eine zusätzliche Gehaltszahlung verteilt.
3. Ihr Gehaltsscheck vom 31. Dezember sieht möglicherweise anders aus Der 27. Gehaltsscheck wird am 31. Dezember 2026 ausgezahlt. Da die meisten Sozialabzüge auf 26 Zahlungsperioden verteilt berechnet werden, enthält Ihr letzter Gehaltsscheck des Jahres möglicherweise keine Sozialabzüge, wodurch er etwas höher ausfällt als Ihr üblicher Gehaltsscheck.
4. Ihre Einzahlungen in den 401k-Plan und Ihre Sozialabzüge werden möglicherweise früher eingestellt Die jährlichen Beitragsgrenzen für Vorsorgepläne wie den 401k gelten weiterhin. Wenn Sie Ihr Jahreslimit bereits vor dem 27. Gehaltsscheck erreichen, werden diese Abzüge automatisch eingestellt, was bedeutet, dass Ihr letzter Gehaltsscheck höher ausfallen könnte als erwartet.

Wie Sie herausfinden können, ob Ihr Unternehmen im Jahr 2026 26 oder 27 Gehaltszahlungen vornehmen wird

Um die Anzahl der zweiwöchentlichen Gehaltszahlungen pro Jahr zu ermitteln, sollten Arbeitgeber ihren Lohnkalender heranziehen, anstatt sich allein auf das Kalenderjahr zu stützen.

Überprüfen Sie das Datum der ersten Gehaltszahlung im Januar, klären Sie, wie Ihr Unternehmen mit Feiertagen am 1. Januar umgeht, und zählen Sie alle geplanten Zahltage, die in das Kalenderjahr fallen. Ihr Lohnbuchhaltungsdienstleister kann dies schnell bestätigen.

Wann ist der nächste 27-tägige Zahlungszeitraum im Jahr nach 2026?

Bei den meisten zweiwöchentlichen Lohn- und Gehaltskalendern, die im Jahr 2026 27 Zahlungsperioden aufwiesen, werden die nächsten Vorkommnisse voraussichtlich um die Jahre 2037 und 2048 eintreten, wobei ein Zyklus von etwa 11 Jahren zu beobachten ist.

Dies geschieht, weil 26 zweiwöchentliche Zyklen nur 364 Tage umfassen, sodass sich jedes Jahr ein zusätzlicher Tag ansammelt. Über einen Zeitraum von 11 bis 12 Jahren summieren sich diese zusätzlichen Tage zu einer vollen 14-tägigen Zahlungsperiode, wodurch ein 27. Zahltag entsteht.

Das letzte Mal, dass dies vor 2026 der Fall war, war etwa im Jahr 2015, je nach Beginn der Gehaltsabrechnung und der Art und Weise, wie Arbeitgeber mit Feiertagsschichten umgegangen sind.

Für Arbeitgeber und Personalabteilungen bedeutet dies, dass sie bei der Planung von Lohnbudgets, Arbeitsverträgen und Abrechnungsplänen für Sozialleistungen davon ausgehen müssen, dass sich dieses Muster in den Jahren 2037 und 2048 wiederholen wird. [Quelle: Mosey, Daten zum Lohnabrechnungszyklus des U.S. Bureau of Labor Statistics]

In welchen Branchen wird die Lohnzahlung alle zwei Wochen praktiziert?

Aufgrund unserer praktischen Erfahrung bei der Unterstützung globaler Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Compliance haben wir beobachtet, wie verschiedene Branchen einen Zahlungsplan wählen, der Lohnkosten, Liquidität und die Erwartungen der Mitarbeiter in Einklang bringt.

Branchen, in denen üblicherweise ein zweiwöchentlicher Zahlungszeitraum verwendet wird:

• Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen beschäftigen häufig Mitarbeiter im Stundenlohn und haben kurze Abrechnungsperioden. Die Verwendung einer zweiwöchigen Abrechnungsperiode trägt dazu bei, die Mitarbeiter regelmäßig zu bezahlen, die Lohnabrechnung zu verwalten und die Finanzen über mehrere Abrechnungsperioden im Kalenderjahr hinweg effektiv zu planen.
• Gastfreundschaft: Restaurants, Hotels und Veranstaltungsunternehmen sind auf einen verlässlichen Lohnzahlungsplan angewiesen, der auf Trinkgeldzyklen, variable Lohnzahlungen und wechselnde Arbeitszeiten abgestimmt ist. Eine zweiwöchentliche Zahlungshäufigkeit gewährleistet ein regelmäßiges Einkommen, ohne die Verwaltungskosten zu erhöhen.
• Fertigung: Produktionsteams profitieren von festgelegten Abrechnungszeiträumen pro Jahr, die es erleichtern, Überstunden zu erfassen, die Bestimmungen des Fair Labor Standards Act einzuhalten und die Gehaltsabrechnung für nicht freigestellte Mitarbeiter korrekt durchzuführen.
• Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Kliniken entscheiden sich häufig für diese Abrechnungsperiode, um die Verteilung der Jahresgehälter, Personalrotationen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verwalten und gleichzeitig den Cashflow über Kalenderdaten und gesetzliche Feiertage hinweg stabil zu halten.
• Kundensupport und BPO-Dienstleister: Unternehmen mit einer großen Belegschaft und vielen Abrechnungszeiträumen pro Jahr bevorzugen einen einheitlichen Abrechnungskalender, um Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermeiden, die Überweisung auf das Konto zu koordinieren und den Verwaltungsaufwand bei der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in großem Umfang zu begrenzen.
• Bau und Instandhaltung: Projektteams arbeiten häufig mit einem zweiwöchigen Abrechnungszyklus, um das Ende der Abrechnungsperiode an den Projektzeitplan anzupassen, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen und unerwartete zusätzliche Gehaltszahlungen zu vermeiden, wenn sich die Termine in einem Schaltjahr verschieben.
• Bildung und öffentliche Dienste: Viele Unternehmen setzen auf einen festen Zahlungsrhythmus, der sicherstellt, dass die Mitarbeiter ihr Gehalt regelmäßig am selben Wochentag erhalten, selbst wenn drei Gehaltsmonate oder ein zusätzlicher Zahlungszeitraum anfallen.

Insgesamt eignet sich diese Lohn- und Gehaltsstruktur am besten für Branchen, in denen sowohl Stunden- als auch Festgehaltsempfänger beschäftigt sind und in denen vorhersehbare Zahlungstermine, überschaubare Abrechnungsläufe und ein stabiler Cashflow wichtiger sind als eine geringere Anzahl von Zahlungsperioden pro Jahr.

Was sollte die Personalabteilung über zweiwöchentliche Zahlungszeiträume wissen?

Die Abwicklung der zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnung in einem Jahr mit 27 Abrechnungsperioden wie 2026 erfordert die Berücksichtigung von vier Schlüsselbereichen.

• Überprüfen Sie zunächst anhand Ihres Startdatums im Januar, ob Ihr Abrechnungskalender 26 oder 27 Abrechnungsperioden umfasst.
• Zweitens sollten Sie entscheiden, ob die Gehälter der Mitarbeiter durch 26 oder durch 27 geteilt werden sollen, und dies Ihrem Team klar mitteilen.
• Drittens sollten Sie die Abzugspläne für Sozialleistungen überprüfen, um sicherzustellen, dass die jährlichen Obergrenzen während des zusätzlichen Zahlungszeitraums nicht überschritten werden.
• Viertens stellen Sie sicher, dass etwaige Gehaltsanpassungen dazu führen, dass das Wochengehalt der von der FLSA ausgenommenen Mitarbeiter weiterhin über der von der FLSA festgelegten Schwelle liegt, um ihren Ausnahmestatus zu wahren.

Mit diesen vier Schritten sorgen Sie dafür, dass Ihre Lohnabrechnung den gesetzlichen Vorschriften entspricht, korrekt ist und für Ihre Mitarbeiter transparent bleibt.

Wie wirkt sich die Gehaltsgrundlagenregelung des FLSA auf Gehaltsanpassungen nach 27 Monaten aus?

Bevor Arbeitgeber das Gehalt auf 27 statt auf 26 Zeiträume aufteilen, müssen sie sicherstellen, dass das reduzierte Wochengehalt weiterhin die bundesstaatliche Freigrenze überschreitet. Ein Unterschreiten dieser Grenze führt zum Verlust des Status als „freigestellter Arbeitnehmer“ und setzt den Arbeitgeber der Verpflichtung zur Nachzahlung von Überstunden für das gesamte Jahr aus.

Die zu beachtende Bundesgrenze

Gemäß dem Fair Labor Standards Act müssen die meisten von der Mindestlohnregelung ausgenommenen Arbeitnehmer mindestens 684 Dollar pro Woche (35.568 $ pro Jahr), um den Status der Ausnahmeregelung für Führungskräfte, Verwaltungsangestellte und Fachkräfte (EAP) aufrechtzuerhalten. Dies ist ein Mindestbetrag, kein Zielwert. Ein Wochenlohn, der unter 684 $ liegt – selbst wenn es nur um wenige Dollar geht –, kann die Ausnahmeregelung ungültig machen. [Quelle: 29 CFR 541.600, US-Arbeitsministerium]

Landesweite Schwellenwerte, die das bundesweite Mindestniveau außer Kraft setzen

In einigen Bundesstaaten gelten höhere wöchentliche Mindestbeträge. Wenn Ihr Mitarbeiter in einem dieser Bundesstaaten arbeitet, gilt der dort festgelegte Schwellenwert:

• Kalifornien: 1.320 Dollar pro Woche für Arbeitgeber mit 26 oder mehr Beschäftigten (Stand: 2026)
• New York: 1.237,50 bis 1.300 US-Dollar pro Woche, je nach Region (New York City, Nassau/Suffolk/Westchester, übriger Bundesstaat)
• Washington: 1.302,40 $ pro Woche für Arbeitgeber mit 51 oder mehr Beschäftigten (Stand: 2026)
• Colorado: 1.086,25 $ pro Woche (Stand: 2026)

Bitte überprüfen Sie stets den aktuellen Schwellenwert für den Arbeitsort Ihres Mitarbeiters, da sich die staatlichen Sätze jährlich anpassen. [Quelle: Die jeweiligen Arbeitsministerien der Bundesstaaten]

Wie sich dies auf eine Anpassung über 27 Perioden auswirkt

Entscheidet sich ein Arbeitgeber für die prospektive Anpassung (d. h. die Division des Jahresgehalts durch 27 statt durch 26), sinkt der Betrag jedes Gehaltsschecks um etwa 3,7 %. Bei Gehältern, die nahe an der Untergrenze für die Freistellung liegen, kann diese Kürzung dazu führen, dass das Wochengehalt unter den gesetzlichen Schwellenwert fällt.

Beispiel: Ein von der Mindestlohnregelung ausgenommener Arbeitnehmer, der 36.000 Dollar pro Jahr verdient, erhält nach dem Standardkalender „26“ etwa 1.384 Dollar pro zweiwöchentlichem Gehaltsscheck, also 692 Dollar pro Woche. Nach einer Anpassung auf „÷ 27“ sinkt der zweiwöchentliche Scheck auf etwa 1.333 $, also 666 $ pro Woche. Das liegt unter dem bundesstaatlichen Mindestlohn von 684 $, und der Arbeitnehmer würde bei diesem Satz für jeden Zahlungszeitraum seinen Status als freigestellter Arbeitnehmer verlieren.

Was Sie vor einer Gehaltsanpassung prüfen sollten

• Aktuelles Wochengehalt nach der Anpassung liegt über dem Bundesgrenzwert von 684 Dollar und allen gegebenenfalls geltenden Landesgrenzwerten.
• Bundesstaatsspezifische Informationspflichten die Bedingungen für eine Änderung der Zahlungshäufigkeit oder des Zahlungsbetrags erfüllt sind (in der Regel eine schriftliche Kündigungsfrist von 30 Tagen).
• Einstellungsangebote und Arbeitsverträge Geben Sie keinen festen zweiwöchentlichen Betrag an, der im Widerspruch zur neuen Berechnung stünde.
• Logik des Lohnabrechnungssystems wendet den neuen periodenbezogenen Betrag korrekt ab der ersten Gehaltsabrechnung an, nicht erst zur Jahresmitte.

Arbeitgeber mit freigestellten Mitarbeitern, deren Gehalt innerhalb von 5 % eines geltenden Schwellenwerts liegt, sollten sich vor der Umstellung auf „÷ 27“ an einen Arbeitsrechtsanwalt wenden. In solchen Fällen ist es oft der sicherere und sauberere Weg, die Kosten für den 27. Gehaltsscheck als zusätzliche Ausgabe zu verbuchen.

Für Personalabteilungen ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie sich die Struktur eines zweiwöchentlichen Abrechnungszeitraums auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Budgetplanung und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.

Wie lassen sich die Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient einhalten?

Führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach jedem Abrechnungszeitraum umgehend durch, um Verzögerungen bei der Gehaltsauszahlung und Liquiditätsprobleme zu vermeiden. Legen Sie einen klaren Zeitplan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung fest, der Puffertage für Überprüfungen und die Bearbeitung durch die Bank vorsieht. Ein einheitlicher Abrechnungskalender gewährleistet, dass Zahlungen korrekt, pünktlich und vorschriftsmäßig erfolgen.

Wichtige Vorschriften zur Häufigkeit der Lohnzahlung:

Die Vorschriften zur Zahlungshäufigkeit unterscheiden sich erheblich zwischen den einzelnen US-Bundesstaaten, und Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, müssen die Vorschriften einhalten, die am Arbeitsort des jeweiligen Mitarbeiters gelten. Die wichtigsten Kategorien:

• Für bestimmte Arbeitnehmergruppen ist eine wöchentliche Bezahlung vorgeschrieben: In New York ist eine wöchentliche Lohnzahlung für Arbeiter vorgeschrieben. In Rhode Island gilt für die meisten Arbeitnehmer eine wöchentliche Lohnzahlung; Arbeitgeber, die bestimmte Voraussetzungen gemäß § 28-14-2.2 des Allgemeinen Gesetzes von Rhode Island erfüllen, können jedoch beim staatlichen Ministerium für Arbeit und Ausbildung die Genehmigung für eine seltenere Lohnzahlung beantragen, und Kinderbetreuungskräfte haben die gesetzliche Möglichkeit, alle zwei Wochen bezahlt zu werden.
• Maximale Intervallgrenzen: In Arizona müssen die Löhne mindestens zweimal im Monat ausgezahlt werden, wobei der Abstand zwischen den Auszahlungen nicht mehr als 16 Tage betragen darf. In Maine muss die Auszahlung in regelmäßigen Abständen erfolgen, die 16 Tage nicht überschreiten dürfen. In Minnesota müssen die meisten Arbeitnehmer mindestens einmal alle 31 Tage bezahlt werden.
• Die Häufigkeit hängt vom Beruf ab: In Kalifornien ist je nach Berufsgruppe eine wöchentliche, zweiwöchentliche, halbmonatliche oder monatliche Lohnzahlung zulässig. Die meisten Löhne im kalifornischen Privatsektor müssen mindestens zweimal pro Monat an festgelegten regelmäßigen Zahltagen ausgezahlt werden. In Michigan variiert die Häufigkeit der Lohnzahlung ebenfalls je nach Beruf.
• Unterscheidung zwischen manuellen und administrativen Tätigkeiten: In New York erfolgt die Entlohnung von Arbeitern (wöchentlich) getrennt von der Entlohnung von Angestellten und sonstigen Beschäftigten (zweimal monatlich nach Genehmigung). In Texas müssen Mitarbeiter, die von der Überstundenregelung ausgenommen sind, mindestens einmal im Monat bezahlt werden, während nicht ausgenommene Mitarbeiter mindestens zweimal im Monat bezahlt werden müssen.
• In einigen Bundesstaaten ist eine monatliche Bezahlung zulässig: Kansas, Washington, Oregon, Delaware, Idaho, Colorado und mehrere andere Bundesstaaten lassen monatliche Zahlungsintervalle zu. Alabama, Florida und South Carolina haben auf bundesstaatlicher Ebene keinerlei Vorschriften zur Zahlungshäufigkeit, sodass die Wahl des Zahlungsintervalls dem Arbeitgeber überlassen bleibt.
• Für längere Intervalle ist eine Genehmigung erforderlich: In Connecticut sind längere Zahlungsintervalle bis hin zu monatlicher Zahlung nur mit Genehmigung des Arbeitskommissars zulässig. In New Hampshire gilt standardmäßig eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Zahlung, jedoch sind halbmonatliche oder monatliche Zahlungen nach schriftlicher Genehmigung durch das Arbeitsministerium von New Hampshire zulässig.

Bei einem Jahr mit 27 Zahlungsperioden sollten Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, vor der Umsetzung sicherstellen, dass jede Gehaltsanpassung (Strategie 1: anteilig) oder der Ansatz der üblichen Bezahlung (Strategie 2) den Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten hinsichtlich der Häufigkeit, der Schwellenwerte für die Gehaltsbasis und der Vorankündigungsfristen entspricht. [Quelle: US-Arbeitsministerium, staatliche Anforderungen an den Zahltag, überarbeitet am 1. Januar 2023]

Überlegungen zur Compliance

• Das Versäumen von Lohnzahlungsfristen kann Strafen nach sich ziehen und das Vertrauen der Mitarbeiter beeinträchtigen.
• Arbeitgeber müssen die Lohnsteuern fristgerecht an die Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden abführen.
• Verwenden Sie einen detaillierten Lohnkalender, der die Zahltage und die Fristen für Steuerzahlungen enthält.
• Überprüfen Sie Ihr Lohnabrechnungssystem regelmäßig und stimmen Sie sich mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister ab, um die Compliance und die Richtigkeit der Daten sicherzustellen.

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