Fehler bei der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften, die globale Start-ups in Indien begehen

Internationale Start-ups, die in Indien Personal einstellen, wickeln die Gehaltsabrechnung in den ersten zwei oder drei Monaten in der Regel reibungslos ab. Dann kommt es zu Problemen. Es geht eine Mitteilung zur Pensionskasse ein. Ein Auftragnehmer reicht eine Forderung ein. Der staatliche Arbeitsinspektor fordert die „Shops and Establishments“-Bescheinigung an. Aufgrund unserer Erfahrungen bei der Unterstützung von über 300 ausländischen Unternehmen Bei der Abrechnung in Indien treten immer wieder dieselben wenigen Fehler auf, und fast alle davon lassen sich vermeiden.

In diesem Artikel werden die 10 häufigsten Fehler bei der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften aufgezeigt, welche Kosten diese tatsächlich verursachen und wie man sie beheben kann, bevor sie zu einem Problem werden.

Warum verstoßen internationale Start-ups gegen die indischen Vorschriften zur Lohnabrechnung?

Bei der Lohnabrechnung in Indien geht es nicht nur darum, die Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen. Es handelt sich um ein vielschichtiges System zur Compliance, das monatliche Meldungen an die Zentralbehörden, Steuern und Registrierungen auf Bundesstaatenebene sowie Verpflichtungen umfasst, die bei Erreichen einer bestimmten Mitarbeiterzahl ohne Vorankündigung in Kraft treten. Gründer internationaler Unternehmen verstehen in der Regel die Gehaltsberechnung, übersehen jedoch das dahinterstehende System.

Drei Muster sind für die meisten Fehler ausschlaggebend:

• Indien wie ein reines Zahlungsproblem zu behandeln. Die monatliche Überweisung des Gehalts ist noch keine Lohnabrechnung. Zur Lohnabrechnung gehören das Gehalt sowie PF, ESI, TDS, die Gewerbesteuer, Rückstellungen für Abfindungen, gesetzliche Bonuszahlungen und die jeweils damit verbundenen Formalitäten.
• Es reicht aus, von den Bundesgesetzen auszugehen. Bundesgesetze wie das Gesetz über die Vorsorgefonds und das Einkommensteuergesetz gelten einheitlich. Die Gesetze der einzelnen Bundesländer ändern sich jedes Mal, wenn Sie in einer neuen Stadt Mitarbeiter einstellen, und die meisten Unternehmen verfolgen diese Änderungen erst, wenn eine entsprechende Mitteilung eintrifft.
• Einmal einrichten und dann nicht mehr pflegen. Die indischen Vorschriften zur Lohnabrechnung ändern sich. Die Arbeitsgesetze traten am 21. November 2025 in Kraft. Am 30. Dezember 2025 folgten die Entwürfe für die zentralen Vorschriften. Eine Konfiguration aus dem Jahr 2024 ist bereits teilweise veraltet.

Die gute Nachricht ist, dass sich diese Fehler vorhersagen lassen. Im Folgenden finden Sie die Fehler, die uns am häufigsten begegnen.

Fehler 1: Festlegung des Grundgehalts auf weniger als 50 Prozent des CTC

Bis November 2025 legten viele indische Arbeitgeber das Grundgehalt auf 30 bis 40 Prozent des CTC fest und verteilten den Rest auf Wohnzuschuss (HRA), Sonderzulagen und andere Posten. Der Grund dafür war einfach: Da die Beiträge zur Pensionskasse (PF) und die Abfindungszahlung auf der Grundlage des Grundgehalts berechnet werden, bedeutete ein niedriges Grundgehalt geringere gesetzliche Kosten. Die neues Lohngesetz hat diese Lücke geschlossen.

Gemäß der neuen einheitlichen Lohn- und Gehaltsdefinition müssen das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage und der Bindungszulage mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen. Übersteigen die Zulagen 50 Prozent der Gesamtvergütung, wird der überschüssige Betrag automatisch wieder der Lohn- und Gehaltsgrundlage für die Berechnung von PF, ESI, Abfindungen und gesetzlichen Prämien hinzugerechnet.

Was dies in der Praxis bedeutet:

• Die Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung steigen. Ein höheres Grundgehalt bedeutet einen höheren Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 12 Prozent.
• Die Höhe der Gratifikationsverpflichtungen steigt. Die Abfindungszahlungen werden auf der Grundlage des neuen, höheren Lohns berechnet.
• Die Berechnung der gesetzlich vorgeschriebenen Bonuszahlungen ändert sich für berechtigte Mitarbeiter.
• Bestehende CTC-Strukturen, die nach der alten Definition konzipiert wurden, müssen möglicherweise umgestaltet werden.

Unternehmen, die mit veralteten „Basic-Low“-Strukturen arbeiten, verstoßen technisch gesehen nicht gegen die Compliance, da das Gesetz ohnehin 50 Prozent als Bemessungsgrundlage ansetzt. Ihre interne Buchführung ist jedoch fehlerhaft, und ihre Mitarbeiter werden mit Beiträgen konfrontiert, mit denen sie nicht gerechnet haben.

Fehler 2: Vollzeitbeschäftigte als Auftragnehmer zu behandeln

Dies ist der teuerste Fehler auf der Liste. Falsche Einstufung von Auftragnehmern in Indien wird durch den Inhalt des Arbeitsverhältnisses bestimmt, nicht durch die Bezeichnung im Vertrag. Wenn jemand zu festen Arbeitszeiten unter Ihrer Anleitung arbeitet, Ihre Arbeitsmittel nutzt und ausschließlich für Ihr Unternehmen tätig ist, wird diese Person nach indischem Recht als Arbeitnehmer behandelt, unabhängig davon, was in den Unterlagen steht.

Wenn ein falsch eingestufter Auftragnehmer das Unternehmen verlässt und einen Anspruch geltend macht, können die Behörden das Unternehmen dazu verpflichten, Beiträge zur Pensionskasse (PF), zur Sozialversicherung (ESI), Abfindungen sowie gesetzliche Bonuszahlungen rückwirkend ab dem ursprünglichen Beschäftigungsbeginn zurückzuzahlen, zuzüglich Verzugszinsen und Schadensersatz. Bei zwei Auftragnehmern, die 18 Monate lang falsch eingestuft wurden, kann sich leicht eine Steuer- und Sozialabgabenforderung in Höhe von mehreren Lakh Rupien ergeben.

Die Lösung besteht darin, jedes Arbeitsverhältnis frühzeitig anhand der Einstufungskriterien zu prüfen. Wenn die Person tatsächlich projektbezogen tätig ist, für mehrere Kunden arbeitet und ihre eigene Ausrüstung nutzt, ist eine Tätigkeit als Auftragnehmer in Ordnung. Andernfalls sollten Sie die Person vom ersten Tag an als Arbeitnehmer einstellen.

Fehler 3: Unterlassung der beruflichen Steueranmeldung und der Anmeldung bei den Landesbehörden

Die Berufssteuer ist eine auf Landesebene erhobene Abgabe, deren Höhe je nach Bundesstaat variiert. In einigen Bundesstaaten wie Delhi wird keine Berufssteuer erhoben. Andere wie Karnataka, Maharashtra und Tamil Nadu wenden unterschiedliche Tarife an. Unternehmen, die in einem neuen Bundesstaat Personal einstellen, übersehen häufig die Registrierungspflicht und bemerken dies erst, wenn der Mitarbeiter nachfragt, warum auf seiner Gehaltsabrechnung kein Abzug für die Berufssteuer ausgewiesen ist.

Abgesehen von der Gewerbesteuer ist in jedem Bundesstaat eine separate Registrierung als „Shops and Establishments“ in der Stadt erforderlich, in der der Mitarbeiter tätig ist. Die Einstellung von Mitarbeitern in Bangalore, Pune und Gurgaon bedeutet drei separate Registrierungen auf Bundesstaatsebene sowie drei verschiedene Sätze monatlicher und vierteljährlicher Meldungen. Der EOR-Service von Wisemonk unterstützt standardmäßig alle Bundesstaaten, weshalb die meisten ausländischen Start-ups während der Phase, in der sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, weiterhin das EOR-Modell nutzen.

Fehler 4: Versäumnis, bei 10 Mitarbeitern die Meldepflicht für ESI zu erfüllen

Die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI) wird obligatorisch, sobald ein Unternehmen mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigt; die Anmeldung muss innerhalb von 15 Tagen erfolgen. Diese Regelung gilt auch dann, wenn alle 10 Mitarbeiter mehr als den monatlichen Schwellenwert von 21.000 Rupien für den ESI-Versicherungsschutz verdienen. Die meisten ausländischen Start-ups stellen Ingenieure ein, deren Gehalt deutlich über 21.000 Rupien liegt, und gehen davon aus, dass die ESI für sie nicht gilt. Die Registrierungspflicht gilt jedoch unabhängig vom Gehalt, selbst wenn kein Mitarbeiter Anspruch auf Leistungen hat.

Die Strafe für eine unterlassene Registrierung beträgt 12 Prozent Zinsen pro Jahr auf die ausstehenden Beiträge zuzüglich eines Schadenersatzes in Höhe von bis zu 25 Prozent der Beiträge. Nach der Registrierung verlangt die ESI monatliche Beitragsmeldungen und Aktualisierungen im ESIC-Portal.

Im Rahmen des neuen Sozialversicherungsgesetzes wurde der Geltungsbereich der ESIC auf ganz Indien ausgeweitet, was bedeutet, dass nun auch Gebiete erfasst sind, die zuvor außerhalb der von der ESI festgelegten Zonen lagen. Unternehmen mit Beschäftigten in Tier-2- und Tier-3-Städten sollten erneut prüfen, ob die ESI-Verpflichtungen für sie gelten.

Fehler 5: Verspätete oder fehlerhafte Einreichung der TDS-Meldung

Die Quellensteuer (TDS) auf das Gehalt liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Die Einzahlungsfrist endet am 7. des Monats, der auf den Gehaltsmonat folgt. Für jedes Quartal müssen vierteljährliche TDS-Erklärungen (Formular 24Q) eingereicht werden, und jedem Arbeitnehmer muss bis zum 15. Juni eines jeden Jahres das Formular 16 ausgestellt werden.

Häufige Fehler bei der TDS-Berechnung:

• Die TDS-Abzüge wurden nicht in der richtigen Steuerklasse vorgenommen, da die sonstigen Einkünfte oder Erklärungen des Arbeitnehmers nicht erfasst wurden.
• Versäumnis der Einzahlungsfrist am 7. des Monats. Es fallen ab sofort Verzugszinsen in Höhe von 1 Prozent pro Monat für verspätete Abbuchungen und 1,5 Prozent pro Monat für verspätete Zahlungen an.
• Die Einreichung des Formulars 24Q ohne Abgleich mit den Einzahlungsbelegen, was zu Unstimmigkeiten im Formular 26AS des Arbeitnehmers führt.
• Dabei wird übersehen, dass das Einkommensteuergesetz von 2025 ab dem 1. April 2026 das Gesetz von 1961 ersetzt. Die Paragraphennummern und Formularbezeichnungen haben sich geändert (Paragraf 192 heißt nun Paragraf 392; Formular 16 heißt nun Formular 130; Formular 24Q heißt nun Formular 138).

Start-ups, die im Zusammenhang mit der Umstellung im April 2026 die Steuer-Software oder den Lohnabrechnungsanbieter wechseln, müssen sicherstellen, dass die neuen Formulare vor dem ersten Gehaltsabrechnungszyklus des Geschäftsjahres 2026–27 hochgeladen sind.

Fehler 6: Die „Zwei-Tage-Regel“ für die vollständige und endgültige Abrechnung ignorieren

Gemäß dem neuen Lohngesetz müssen Arbeitgeber die vollständige und endgültige Abrechnung der Löhne innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers vornehmen, unabhängig davon, ob es sich um eine Kündigung, eine Entlassung oder einen Personalabbau handelt. Die bisherige Praxis, die vollständige und endgültige Abrechnung erst im nächsten monatlichen Abrechnungszyklus durchzuführen, entspricht nicht mehr den gesetzlichen Bestimmungen.

In der Praxis bedeutet dies:

• Das Endgehalt, die Abfindung für nicht in Anspruch genommene Urlaubstage sowie etwaige ausstehende Erstattungen müssen innerhalb von zwei Arbeitstagen ausgezahlt werden.
• Zulagen und Zahlungen mit längerer Abwicklungsdauer können so bald wie möglich folgen, doch für den Lohnanteil gilt die zweitägige Frist.
• Manuelle F&F-Prozesse, die früher drei bis vier Wochen in Anspruch nahmen, müssen nun automatisiert werden. Arbeitsabläufe auf Basis von Tabellenkalkulationen und E-Mails werden den Termin nicht einhalten können.

Unternehmen, die nach wie vor monatliche F&F-Zyklen anwenden, verstoßen ab dem 21. November 2025 technisch gesehen gegen die Compliance. Wir haben bereits beobachtet, dass Arbeitsaufsichtsbeamte bei Routinekontrollen nach den Zeitplänen für die Umstellung gefragt haben.

Fehler 7: Die Rückstellung für Trinkgelder zu vergessen

Die Abfindung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Leistung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, die nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit für unbefristet Beschäftigte fällig wird (ein Jahr bei befristeten Arbeitsverträgen gemäß dem neuen Gesetzbuch). Die meisten ausländischen Start-ups betrachten die Abfindung als ein Problem, das erst im fünften Jahr auftritt, und stellen im fünften Jahr fest, dass sie monatlich Rückstellungen hätten bilden sollen. Die Folge ist eine plötzliche Belastung der Bilanz und ein Kampf um Liquidität.

Die Berechnung der Rückstellungen ist unkompliziert. Abfindungssumme = zuletzt bezogenes Grundgehalt × 15 ÷ 26 × vollendete Dienstjahre. Die meisten Unternehmen bilden monatlich Rückstellungen in Höhe von etwa 4,81 Prozent des Grundgehalts, um die spätere Auszahlung zu finanzieren. Nach der neuen Gehaltsdefinition ist das Grundgehalt höher, was bedeutet, dass auch die Rückstellungen für die Abfindung höher ausfallen.

Unternehmen, die keine regelmäßigen Rückstellungen bilden, versuchen oft, die Abfindungen aus dem operativen Cashflow zu finanzieren, wenn der erste Mitarbeiter mit fünfjähriger Betriebszugehörigkeit kündigt. Bis dahin hat sich die Rückstellung bereits seit Jahren unbemerkt angesammelt. Der richtige Ansatz besteht darin, monatlich Rückstellungen zu bilden und die Verbindlichkeit im Jahresabschluss des Unternehmens auszuweisen, was die meisten Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen in Indien automatisch abwickeln.

Fehler 8: Die Lohnabrechnung ohne digitale Aufzeichnungen durchführen

Der OSH-Kodex schreibt vor, dass alle Arbeitgeber Lohnunterlagen in digitaler Form führen müssen. Dazu gehören Lohnregister mit den Gehaltsangaben, Abzügen und Nettobezügen der einzelnen Mitarbeiter, Anwesenheitslisten (biometrische oder mit dem HRMS verknüpfte digitale Anwesenheitserfassung), monatliche Aufzeichnungen über PF- und ESI-Beiträge, Lohnabrechnungen mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben sowie etwaige bundesstaatsspezifische Register.

Arbeitsaufsichtsbeamte können nun kurzfristig digitale Unterlagen anfordern. Unternehmen, die weiterhin Papierregister oder Ad-hoc-Tabellen verwenden, erfüllen die Formatvorgaben nicht, selbst wenn die Daten korrekt sind. Die Umstellung auf ein digitales Lohnabrechnungssystem ist ab 2026 nicht mehr freiwillig.

Fehler 9: Ausbleibende gesetzlich vorgeschriebene Bonuszahlungen

Das Gesetz über die Zahlung von Bonuszahlungen verpflichtet Arbeitgeber, Mitarbeitern, die bis zu 21.000 Rupien pro Monat verdienen, einen jährlichen gesetzlichen Bonus zu zahlen. Die Höhe des Bonus liegt zwischen 8,33 Prozent und 20 Prozent des Grundgehalts des Mitarbeiters, abhängig vom zurechenbaren Überschuss des Unternehmens.

Die meisten ausländischen Start-ups stellen Mitarbeiter zu Gehältern oberhalb der Schwelle von 21.000 Rupien ein und gehen davon aus, dass der gesetzliche Bonus nicht gilt. Der Haken dabei ist, dass Praktikanten, Hilfskräfte und Einsteigerpositionen häufig unterhalb dieser Schwelle liegen und somit anspruchsberechtigt sind. Unternehmen versäumen die Zahlung, häufen Verbindlichkeiten an und entdecken die Lücke erst, wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde einreicht.

Die Lösung besteht darin, Ihre Gehaltsabrechnung mindestens einmal jährlich nach Gehaltsstufen zu überprüfen. Jeder Mitarbeiter, der monatlich 21.000 Rupien oder weniger verdient, erhält eine gesetzliche Prämie, die innerhalb von acht Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres ausgezahlt wird.

Fehler 10: Die Richtlinien nicht an die neuen Arbeitsgesetze anzupassen

Die meisten Unternehmen haben ihre Arbeitsverträge und Personalrichtlinien auf der Grundlage der alten zentralen Gesetze aktualisiert. Die am 21. November 2025 in Kraft getretenen Arbeitsgesetzbücher fassen 29 ältere Gesetze in vier Gesetzbücher zusammen und ändern mehrere zentrale Begriffsbestimmungen. Alte Richtlinien, in denen auf das Lohnzahlungsgesetz von 1936 oder das Gesetz über Arbeitskonflikte von 1947 Bezug genommen wird, verweisen auf Rechtsvorschriften, die nicht mehr gelten.

Richtlinien und Verträge, die einer Aktualisierung bedürfen:

• Vorlagen für Einstellungsschreiben (gemäß dem neuen Gesetz vorgeschriebene schriftliche Mitteilungen für jeden Arbeitnehmer).
• Kündigungsfristen und Kündigungsklauseln (müssen mit dem IR-Kodex in Einklang stehen).
• Urlaubsregelung und Arbeitszeiten (der Arbeitsschutzkodex erlaubt eine Vier-Tage-Woche, sofern die Obergrenze von 48 Stunden eingehalten wird).
• Lohnstruktur und Aufschlüsselung der Gesamtvergütung (50-Prozent-Regel gemäß dem Lohngesetz).
• Fristen für die Abrechnung von F&F (zwei Arbeitstage gemäß dem Lohngesetz).

Weiterlesen: Das neue Arbeitsgesetzbuch in Indien: Ein umfassender Leitfaden

Wie hilft Wisemonk internationalen Start-ups dabei, diese Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden?

Wir haben die Gehaltsabrechnung für über 2.000 Mitarbeiter in Indien unter Berücksichtigung aller Bundesstaaten und gesetzlichen Rahmenbedingungen durchgeführt. Die in diesem Artikel genannten Fehler sind genau jene, bei deren Behebung wir globale Start-ups unterstützen – in der Regel innerhalb der ersten 90 Tage unserer Zusammenarbeit. Die Zusammenarbeit mit Wisemonk als Ihr EOR-Anbieter in Indien bedeutet:

• Die Gehaltsstrukturen sind bereits an die neue Lohndefinition und die 50-Prozent-Regelung für das Grundgehalt angepasst.
• Registrierungen in mehreren Bundesstaaten (Geschäfte und Betriebe, Gewerbesteuer) werden standardmäßig in allen indischen Bundesstaaten abgewickelt.
• Die monatlichen Meldungen für PF, ESI, TDS und die Gewerbesteuer erfolgen pünktlich und mit prüfungsfähigen digitalen Unterlagen.
• Die Rückstellung für Trinkgelder wird monatlich gebildet, sodass es im fünften Jahr zu keiner Überraschung in der Bilanz kommt.
• Zweitägige automatisierte vollständige und endgültige Abrechnung, einschließlich der Auszahlung von Urlaubsguthaben und ausstehender Erstattungen.
• Aktualisierte Arbeitsverträge und Personalrichtlinien, die den neuen Arbeitsgesetzen Rechnung tragen.

Für ausländische Start-ups bedeutet dies in der Praxis, dass die Lohnabrechnung in Indien nicht länger eine wiederkehrende Notfallsituation darstellt. Sie erhalten eine einzige Rechnung pro Monat, bei der die vollständige Compliance bereits berücksichtigt ist.