Was US-amerikanische Softwareunternehmen vor der Einstellung von Mitarbeitern über das indische Arbeitsrecht wissen müssen

Sind Sie eine US-amerikanische Softwareagentur, die plant, im Jahr 2026 Ingenieure in Indien einzustellen, und wissen nicht genau, was sich mit Inkrafttreten der Arbeitsgesetze im November 2025 geändert hat? Damit sind Sie nicht allein. Laut dem Strategische Überprüfung der NASSCOM, Im Geschäftsjahr 2026 überschritt Indien die Marke von 1,6 Millionen leitenden Ingenieuren. Der Fachkräftepool ist reichhaltig. Die arbeitsrechtlichen Bestimmungen, die die Einstellung dieser Ingenieure regeln, wurden in den vergangenen 24 Monaten von Grund auf neu gestaltet.

Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die vier Arbeitsgesetzbücher, die im November 2025 29 zentrale Gesetze abgelöst haben, die 50-Prozent-Regelung für den Grundlohn im Lohngesetzbuch, die vier Compliance-Prüfpläne, die jede US-Behörde durchführen sollte, den Vergleich zwischen einer EOR-Partnerschaft und einer eigenen juristischen Person hinsichtlich des Compliance-Aufwands sowie die Unterlagen, die Sie für eine Prüfung aufbewahren müssen. Die Zahlen beziehen sich auf das NASSCOM-Geschäftsjahr 2026, das Arbeitsgesetzbuch des Arbeitsministeriums von 2019, das Arbeitsschutzgesetz von 2020 und das DPDP-Gesetz von 2023. Basierend auf unseren Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit über 300 globalen Unternehmen bestehen Agenturen, die ihr Modell auf einer EOR-Partnerschaft aufbauen, die Prüfung durch das Arbeitsministerium in 9 von 10 Fällen bereits beim ersten Versuch.

Warum hat sich das indische Arbeitsrecht in den Jahren 2025 und 2026 so stark verändert?

Das indische Arbeitsrecht wurde in den Jahren 2025 und 2026 geändert, da die vier Arbeitsgesetzbücher 29 zentrale Arbeitsgesetze in einem einheitlichen Rahmen zusammenfassten und die Zentralregierung den Zeitpunkt des Inkrafttretens offiziell auf den 21. November 2025 festlegte. Drei Faktoren waren ausschlaggebend für diese Änderung.

• Vereinfachung der Compliance. 29 fragmentierte Gesetze führten zu sich überschneidenden Registrierungen, widersprüchlichen Arbeitszeitregelungen und unterschiedlichen Auslegungen auf Landesebene. Durch vier konsolidierte Gesetzessammlungen wurde der Regelungsbereich im Rahmen von „Shram Suvidha“ auf eine einzige nationale Zulassung reduziert.
• Lohngleichheit. Die Festlegung einer Mindestgrundvergütung von 50 Prozent unterbindet die Praxis, 30 Prozent Grundvergütung und 70 Prozent Zulagen zu zahlen, um die Beiträge zur Pensionskasse und die Abfindungszahlungen zu drücken. Die Altersvorsorgeguthaben der Beschäftigten haben sich über Nacht in etwa verdoppelt.
• Gig- und Plattformarbeiter. Das Sozialversicherungsgesetz hat die Leistungen aus der Provident Fund (PF), der Employees’ State Insurance (ESI) sowie die entsprechenden Abfindungszahlungen auf Plattformarbeiter ausgeweitet, die zuvor nicht zum formellen Arbeitsmarkt gehörten.

Aus diesem Grund handelt es sich bei dem Arbeitsrecht von 2026 nicht um das Arbeitsrecht von 2023 mit bloßen kosmetischen Änderungen. Es handelt sich um ein grundlegend neu gestaltetes Rahmenwerk. Wenden Sie die neue Standardarbeitsanweisung an.

Welche vier arbeitsrechtlichen Vorschriften müssen US-amerikanische Softwareagenturen kennen?

Die vier Arbeitsgesetzbücher, die am 21. November 2025 in Kraft treten, regeln jedes Arbeitsverhältnis in Indien. Jedes Gesetzbuch fasst eine Reihe älterer Gesetze zusammen und legt den Rahmen für Einstellungsangebote, Arbeitszeiten, Kündigungen und gesetzliche Leistungen fest.

• Lohnkodex 2019. Ersetzt das Gesetz über die Lohnzahlung, das Mindestlohngesetz, das Gesetz über die Auszahlung von Prämien und das Gesetz über gleiche Entlohnung. Legt eine Untergrenze von 50 Prozent des Grundlohns fest. Definiert Zahlungsfristen und Schwellenwerte für Prämien.
• Gesetz über die Sozialversicherung 2020. Ersetzt neun zentrale Gesetze, darunter das EPF-Gesetz, das ESI-Gesetz, das Gratuity-Gesetz und das Gesetz über Mutterschaftsleistungen. Weitet die soziale Sicherheit auf Gig- und Plattformarbeiter aus.
• Gesetz über die Arbeitsbeziehungen von 2020. Ersetzt das Gesetz über Arbeitskonflikte, das Gewerkschaftsgesetz und das Gesetz über die Arbeitsordnung in der Industrie. Legt Kündigungsregelungen, Schwellenwerte für Entlassungen und die Beilegung von Streitigkeiten fest.
• Gesetz über Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Arbeitsbedingungen 2020. Ersetzt 13 Gesetze, darunter das Fabrikgesetz, das Bergbaugesetz und das Gesetz über Leiharbeit. Begrenzt die wöchentliche Arbeitszeit auf 48 Stunden und sieht für Überstunden eine Vergütung in Höhe des doppelten Grundlohns vor. Legt Vorschriften für Nachtschichten sowie Sicherheitsstandards fest.

Alle vier überschneiden sich in einem einzigen Abrechnungszyklus. Ein Verstoß in einem Bereich ist in der Regel auch ein Verstoß in einem anderen. Führen Sie die Prüfung entsprechend durch.

Inwiefern wirkt sich die 50-Prozent-Regelung des Lohnkodex auf US-amerikanische Softwareagenturen aus?

Die 50-Prozent-Regel des Lohn- und Gehaltsgesetzes schreibt vor, dass der Grundlohn in jedem Einstellungsangebot mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung betragen muss. Diese Regelung stellt für US-amerikanische Softwareagenturen, die indische Ingenieure einstellen, die bedeutendste Einzeländerung in den Jahren 2025 und 2026 dar.

Drei Posten werden verschoben.

• Die Beitragsbemessungsgrundlage für die Rentenversicherung steigt. Der Arbeitgeberbeitrag zur PF beträgt 12 Prozent des Grundgehalts. Ein höheres Grundgehalt bedeutet höhere PF-Kosten. Bei einem Ingenieur mit einem Gesamtvergütungspaket (CTC) von 30 Lakh INR steigt der Arbeitgeberbeitrag zur PF von etwa 13.000 INR pro Monat auf 30.000 INR pro Monat.
• Der Anspruch auf eine Gratifikation steigt. Das Dienstaltersgeld beträgt 4,81 Prozent des Grundgehalts. Ein höheres Grundgehalt bedeutet einen höheren auszuzahlenden Betrag bei Erreichen der 5-jährigen Dienstzeit.
• Die Ränder leicht nach innen biegen. Ein höherer PF-Abzug führt zu einer geringfügigen Verringerung des Nettogehalts. Die meisten Behörden gleichen dies durch eine geringfügige Anhebung des Grundgehalts aus, um das Nettoeinkommen auf dem gleichen Niveau zu halten.

Die Nettoauswirkung auf die Gesamtkosten für Ingenieure beträgt 4 bis 6 Prozentpunkte. Erstellen Sie die neue Vorlage für das Angebotsschreiben noch vor der nächsten Neueinstellung.

Was ist die „4 Compliance Map“ für US-amerikanische Softwareunternehmen?

Die „4 Compliance Map“ ist eine einseitige Checkliste, die jedes der vier Arbeitsgesetze mit den Dokumenten und Prozessen verknüpft, die eine US-Behörde vorhalten muss, um für eine Prüfung gerüstet zu sein. Erstellen Sie sie einmal und aktualisieren Sie sie vierteljährlich.

• Karte zu den Lohnvorschriften. Einstellungsangebot auf Basis eines Grundgehalts von 50 Prozent, monatliche Lohn- und Gehaltsliste, Verzeichnis für die Pensionskasse und Abfindungen, Arbeitsblatt zur Bonusberechnung.
• Code auf der Karte zur Sozialversicherung. Verknüpfung der PF-UAN mit Aadhaar, gegebenenfalls Registrierung bei der ESI, Buchführung über die Ansammlung von Abfindungsansprüchen, Richtlinien zur Mutterschaftsbeihilfe.
• Übersicht über das Arbeitsbeziehungsgesetz. Verfahren zur Kündigung, Richtlinien zur Streitbeilegung, interner Beschwerdeausschuss, Überwachung der Schwellenwerte für Entlassungen.
• OSH-Code-Zuordnung. Arbeitszeitprotokoll, Überstundenverzeichnis, Richtlinien für Nachtschichten, Richtlinien zur Arbeitssicherheit, Risikobewertung für die Telearbeit.

Profi-Tipp: Ordnen Sie jeden Code einem einzigen Verantwortlichen für den Prüfungsordner zu – sowohl auf Ihrer Seite als auch auf der Seite Ihres EOR-Partners. Die Agenturen, die die Prüfung beim ersten Versuch bestehen, haben für jeden Code einen namentlich benannten Verantwortlichen. Diejenigen, die durchfallen, sind diejenigen, bei denen die Verantwortung auf vier Personen verteilt war.

Inwiefern unterscheiden sich EOR, Auftragnehmer und das eigene Unternehmen hinsichtlich der Compliance mit den Arbeitsgesetzen?

Die EOR-Partnerschaft schneidet in Bezug auf die Einhaltung der Arbeitsgesetze, die Prüfungsbereitschaft und die Gesamtkosten für die ersten 25 bis 50 Vermittlungen am besten ab. Die eigene Gesellschaft erzielt ab 50 Vermittlungen die höchste Marge pro Mitarbeiter. Die direkte Bezahlung der Auftragnehmer verstößt strukturell gegen den Lohnkodex und löst ein PE-Risiko gemäß dem Einkommensteuergesetz aus. Hier finden Sie den Vergleich für das Jahr 2026.

Quelle: Wisemonk India Labour Codes Intelligence 2026.

Die praktische Schlussfolgerung: Die direkte Bezahlung durch den Auftragnehmer entspricht keinem der vier Arbeitsgesetzbücher. Setzen Sie diese Vorgehensweise ausschließlich für tatsächlich projektgebundene Aufträge mit einer Laufzeit von weniger als 90 Tagen ein. Bei längeren Zeiträumen sollten Sie die Abwicklung über einen EOR oder eine eigene Gesellschaft vornehmen.

Wie gewährleistet Wisemonk die Compliance mit den Arbeitsgesetzen für US-amerikanische Softwareagenturen?

Wisemonk wendet alle vier Arbeitsgesetze sowie die sich überschneidenden Bestimmungen des Sozialversicherungsgesetzes für US-amerikanische Softwareagenturen an, die Ingenieure in Indien einstellen. Die „4 Compliance Map“ ist in die Standardarbeitsanweisungen (SOP) unseres Partnerprogramms integriert, wobei auf beiden Seiten namentlich benannte Verantwortliche festgelegt sind. Basierend auf unseren Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit über 300 globalen Unternehmen bestehen Agenturen, die dem Programm beitreten, in 9 von 10 Fällen die Prüfung durch die Arbeitsbehörde bereits beim ersten Versuch.

Folgende Dienstleistungen bieten wir an.

• Ein dem Lohnkodex entsprechendes Angebotsschreiben bezüglich der 50-prozentigen Mindestgrundlohngrenze.
• Arbeitszeitprotokoll, Verzeichnis der angesammelten Überstunden, Richtlinien für Nachtschichten gemäß dem Arbeitsschutzgesetz.
• Das Konto für die Ansammlung von Trinkgeldern und die Regelung zum Mutterschaftsgeld gemäß dem Sozialversicherungsgesetz.
• Kündigungsverfahren, Richtlinien zur Streitbeilegung, interner Beschwerdeausschuss gemäß dem Arbeitsbeziehungsgesetz.
• Vierteljährliche Überprüfung der Compliance aller vier Kodizes sowie der Überschneidungen mit dem DPDP.
• Jährliche Unterstützung bei der Prüfung durch das Arbeitsamt unter Nennung des jeweiligen Verantwortlichen auf beiden Seiten.

Die Preise sind veröffentlicht. EOR: 99 USD pro Mitarbeiter und Monat. Verwaltete Lohnabrechnung: 49 USD pro Mitarbeiter und Monat. Contractor of Record: 6 % pro Zahlung an den Auftragnehmer. Wir werden auf G2 mit 4,8 von 5 bewertet, wickeln die Lohn- und Gehaltsabrechnung für über 300 globale Unternehmen und mehr als 2.000 Mitarbeiter ab, verarbeiten ein jährliches Lohnvolumen von über 20 Millionen USD und sind nach SOC 2 Typ II sowie ISO 27001:2022 zertifiziert. Sprechen Sie mit unseren Experten für Personalbeschaffung in Indien, um die „4 Compliance Map“ für Ihre Stellenbesetzungen durchzuführen, oder Lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema „Employer of Record“ um sich ein umfassendes Bild zu machen.

Wie lassen sich die kostspieligsten Fehler im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht vermeiden?

Sechs Fehler sind für 80 Prozent der Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen das Arbeitsrecht bei US-amerikanischen Softwareunternehmen verantwortlich. Jeder dieser Fehler lässt sich mit den richtigen Standardarbeitsanweisungen vermeiden.

• Vorlage für ein Angebotsschreiben vor November 2025. Ein Grundgehalt unter 50 Prozent des CTC verstößt gegen das Lohngesetz. Die Strafe beträgt bis zu 1 Lakh INR pro Stellenangebot zuzüglich der Rückstände bei der Rentenversicherung auf der Grundlage des höheren Grundgehalts.
• Zwangsweise Tagschichten in den USA. Die Ingenieure bei IST arbeiteten von 9:00 bis 18:00 Uhr EST, wodurch die wöchentliche Stundengrenze und Überstunden ausgelöst wurden. Für Stunden, die über die wöchentliche Höchstgrenze von 48 Stunden hinausgehen, wird das Doppelte des Grundlohns gezahlt, oder es wird im Schichtdienst gearbeitet.
• Kündigung ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Das Arbeitsbeziehungsgesetz schreibt die Erfassung von Kündigungsfristen und Schwellenwerten für die Abfindung vor. Eine Unterlassung führt zu Anordnungen zur Wiedereinstellung.
• Fehlende Rückstellung für Trinkgelder. Selbst bei kurzer Beschäftigungsdauer muss die Abgrenzungsbuchhaltung ab dem ersten Tag geführt werden. Fehlende Abgrenzungen treten beim Ausscheiden zutage und lösen eine Untersuchung durch die ESI aus.
• Es gibt keinen Beschwerdeausschuss. Das Arbeitsbeziehungsgesetz schreibt ein internes Beschwerdeverfahren vor. Behörden, die über kein solches Verfahren verfügen, müssen bereits bei der ersten Überprüfung mit Sanktionen rechnen.
• Direkte Bezahlung des Auftragnehmers innerhalb von 90 Tagen. Eine Umstufung in ein Arbeitsverhältnis führt zur Nachzahlung von Rentenbeiträgen, zur Nachzahlung von Abfindungen und zur Anrechnung von Dienstjahren. Vermeiden Sie dies bei allen Fällen, die über einen kurzfristigen, klar abgegrenzten Anwendungsbereich hinausgehen.

Befolgen Sie die Standardarbeitsanweisung. Improvisieren Sie nicht. So lautet die Rechnung.

Welche Unterlagen sollten US-amerikanische Softwareunternehmen für Prüfungen hinsichtlich der Einhaltung der Arbeitsgesetze aufbewahren?

Bewahren Sie neun Dokumentenkategorien in einem einzigen Prüfungsordner auf, der vierteljährlich aktualisiert wird. Prüfungen durch das Arbeitsamt beginnen mit der Dokumentation und gehen selten darüber hinaus, sofern die Unterlagen vollständig sind.

• Unterzeichnete Angebotsschreiben auf der Vorlage des Lohnkodex.
• Monatliche Lohnlisten mit Angaben zu Grundgehalt, Zulagen, Abzügen und Nettolohn.
• Arbeitszeitprotokoll und Überstundenverzeichnis.
• PF-, ESI-, TDS-, PT- und LWF-Zahlungsbelege.
• Buchungsjournal für die Rückstellung für Trinkgelder.
• Kündigungsmitteilungen und Unterlagen zur vollständigen und endgültigen Abrechnung.
• Protokoll des internen Beschwerdeausschusses.
• Richtlinien für Nachtschichten und Risikobewertung bei der Telearbeit.
• DPDP-Datenverarbeitungsvereinbarung und Einwilligungsunterlagen.

Nach unseren Erfahrungen beim Onboarding von mehr als 2.000 Mitarbeitern bestehen Agenturen, die diesen Ordner ordnungsgemäß führen, die Arbeitsrechtsprüfung bereits bei der ersten Kontrolle. Diejenigen, die erst nach der Kontrolle hektisch Maßnahmen ergreifen, benötigen dafür 4 bis 6 Monate.

Wie sollten US-Behörden die Kosten für die Compliance mit den Arbeitsgesetzen unter Berücksichtigung der Gesamtmitarbeiterzahl im Haushalt veranschlagen?

US-Behörden sollten die Kosten für die Compliance mit den Arbeitsgesetzen als mehrstufige Kostenstruktur veranschlagen, die sich mit der Anzahl der Vermittlungen skaliert. Einmalige Schätzungen berücksichtigen nicht die Abweichung von 60 Prozent, die sich aus der Entscheidung zwischen Eigenentwicklung und Zukauf sowie aus den je nach Stadtkategorie unterschiedlichen Gemeinkosten ergibt.

• 1 bis 10 Vermittlungen. Ausschließlich EOR-Partnerschaft. Budget von 1.200 bis 2.400 USD pro Ingenieur und Jahr für die vollständige Einhaltung der Arbeitsgesetze. Es ist keine interne Einstellung zur Gewährleistung der Compliance erforderlich.
• 10 bis 25 Vermittlungen. EOR-Partnerschaft mit der internen Compliance-Abteilung auf der Ebene einer halben Vollzeitstelle. Budget von 18.000 bis 30.000 USD pro Jahr für die halbe Vollzeitstelle. Die Kosten pro Ingenieur sinken auf rund 1.800 USD pro Jahr (all inclusive).
• 25 bis 50 Vermittlungen. EOR-Partnerschaft mit der internen Compliance-Abteilung mit einer Vollzeitstelle (FTE). Führen Sie bei Erreichen von 35 vermittelten Mitarbeitern eine Machbarkeitsanalyse für eine eigene Gesellschaft durch. Planen Sie 35.000 bis 55.000 USD pro Jahr für die Vollzeitstelle sowie eine EOR-Gebühr von 99 bis 200 USD pro Ingenieur und Monat ein.
• Über 50 Vermittlungen. Eine eigene indische Gesellschaft sowie ein Compliance-Team mit 2 bis 3 Vollzeitkräften. Das Budget beläuft sich auf 200.000 bis 350.000 USD pro Jahr für das Team sowie 12.000 bis 22.000 USD für Wirtschaftsprüfer, das ROC und Arbeitsrechtsberater.

So sieht die Rechnung aus. Die Agenturen, die bei 10 Vermittlungen zu viel für die Compliance ausgeben, wachsen nicht weiter. Diejenigen, die bei 35 Vermittlungen zu wenig ausgeben, erhalten innerhalb von 12 Monaten Beanstandungen im Rahmen der Prüfung. Führen Sie den EOR-vs.-Unternehmen-Rechner vierteljährlich und nicht nur einmal jährlich durch.

Welcher Governance-Rhythmus gewährleistet auch nach der Einführung eine produktive Compliance mit den Arbeitsgesetzen?

Compliance mit den Arbeitsgesetzen durch eine US-amerikanische Softwareagentur, die Mitarbeiter in Indien einstellt, bleibt produktiv, wenn der nach der Einführung festgelegte Rhythmus alle vier Gesetze sowie die Überschneidungen mit dem DPDP in einem festen Turnus abdeckt. Dieser Rhythmus umfasst wöchentliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Intervalle, wobei auf beiden Seiten namentlich benannte Verantwortliche festgelegt sind.

• Wöchentliche Compliance-Abstimmung. 20 Minuten zwischen dem Leiter der Agentur und dem EOR-Kundenbetreuer. Besprechen Sie alle in der Pipeline befindlichen neuen Einstellungsangebote, Ausnahmen bei den Arbeitszeiten sowie Kündigungen.
• Monatliche Lohnabrechnung und gesetzlich vorgeschriebener Abschluss. Bitte führen Sie bis zum 25. den Abgleich der Mitarbeiterzahl, die Compliance mit den Grundlohnvorschriften, die gesetzlichen Einzahlungen, den Urlaubsanspruch und das Gratifikationskonto durch. Der EOR-Dienstleister führt die Lohnabrechnung am 1. durch und überweist die Beiträge zur Pensionskasse (PF) sowie die Quellensteuer (TDS) jeweils bis zum 7. bzw. 15.
• Vierteljährliche Code-Prüfung 4. Rufen Sie die Arbeitszeitprotokolle, Überstundenregister, Aufzeichnungen über die Ansammlung von Trinkgeldern und Kündigungsunterlagen ab. Führen Sie einen Abgleich mit den jeweiligen Schwellenwerten des Arbeitsgesetzbuchs durch. Aktualisieren Sie die „Code Compliance Map“ (Übersicht zur Einhaltung der Vorschriften).
• Vierteljährliche Überprüfung durch den Beschwerdeausschuss. Bitte überprüfen Sie die Protokolle des internen Beschwerdeausschusses, das Protokoll zur Streitbeilegung sowie alle noch offenen Fälle. Das Arbeitsbeziehungsgesetz schreibt eine dokumentierte Abhilfe vor.
• Jährliche Prüfung durch das Arbeitsamt. Unterstützung bei der Jahresabschlussprüfung unter Einbeziehung namentlich genannter Eigentümer auf beiden Seiten. Einreichung der Jahreserklärungen gemäß den jeweiligen Steuergesetzen über das Shram-Suvidha-Portal.

Dieser Rhythmus entspricht etwa 5 Stunden Agenturzeit pro Monat pro 10 Ingenieure. Vergleichen Sie dies mit den 35 bis 50 Stunden pro Monat, die ein interner Compliance-Leiter kosten würde. So sieht die Rechnung aus.

Schlussfolgerung

Das indische Arbeitsrecht für ausländische Unternehmen im Jahr 2026 umfasst die vier Arbeitsgesetzbücher sowie die ergänzenden Bestimmungen des DPDP-Gesetzes und die Vorschriften für Betriebsniederlassungen (PE) des Einkommensteuergesetzes. Aufbauend auf einer EOR-Partnerschaft ist das System innerhalb von 14 Tagen für 99 bis 200 USD pro Ingenieur und Monat prüfungsbereit und besteht die Prüfung durch die Arbeitsbehörde in 9 von 10 Fällen bereits beim ersten Versuch. Das intern über eine eigene Gesellschaft entwickelte System kostet 200.000 bis 350.000 USD pro Jahr und erfordert eine Anlaufphase von 12 bis 18 Wochen, bevor das erste vorschriftsmäßige Einstellungsangebot versandt wird. Die direkte Bezahlung durch den Auftragnehmer entspricht nicht dem Lohnkodex und führt innerhalb von 18 Monaten zu einer Neueinstufung.

Wisemonk betreibt die „4 Compliance Map“ für US-amerikanische Softwareagenturen, die Ingenieure in Indien einstellen. Wir werden auf G2 mit 4,8 von 5 Punkten bewertet, sind nach SOC 2 Typ II und ISO 27001:2022 zertifiziert und genießen das Vertrauen von über 300 globalen Unternehmen. Sprechen Sie mit unseren Experten für Personalbeschaffung in Indien, um die Karte für Ihre Stellenbesetzungen zu nutzen, oder Lesen Sie unseren Leitfaden „PEO vs. EOR“.