Verliert mein Team in Indien seine Festanstellung, wenn ich den EOR-Anbieter wechsle?

Wechsel des EOR-Anbieters In Indien kommt dies häufiger vor, als die meisten internationalen Unternehmen erwarten, und wird in der Regel durch Preisänderungen, Beschwerden über Dienstleistungen, Compliance-Mängel oder die Umstellung auf ein neues Betriebsmodell ausgelöst. Die Frage, die dabei fast jedes Mal aufkommt, ist dieselbe: Was geschieht mit der Betriebszugehörigkeit und der Abfindung des Teams, wenn sich der Employer of Record ändert?

Die kurze Antwort lautet: Die Betriebszugehörigkeit wird technisch gesehen zurückgesetzt, da sich der vertraglich festgelegte Arbeitgeber ändert. Mit der richtigen Übergabestruktur können Sie jedoch alles bewahren, was für Ihre Mitarbeiter tatsächlich von Bedeutung ist, einschließlich ihres Anspruchs auf eine Abfindung, der Anerkennung der Betriebszugehörigkeit und der ununterbrochenen Sozialversicherungsdeckung. Das Risiko liegt darin, die Planung zu vernachlässigen, nicht im Wechsel an sich.

Wird die Betriebszugehörigkeit meines Teams in Indien durch den Wechsel des EOR-Anbieters zurückgesetzt?

Streng genommen, ja. In einem EOR-Einrichtung… ist der rechtliche Arbeitgeber die EOR-Einrichtung und nicht Ihr Unternehmen. Wenn Sie zu einem neuen EOR wechseln, wird der alte Vertrag gekündigt und ein neuer Vertrag mit einem anderen rechtlichen Arbeitgeber unterzeichnet. Aus Sicht des Gesetzes über die Zahlung von Abfindungen stellt dies einen Unterbruch des Arbeitsverhältnisses dar.

Allerdings hängen die tatsächlichen Auswirkungen vollständig davon ab, wie der Übergang gestaltet wird. Unternehmen stehen zwei praktische Optionen zur Verfügung:

• Zurücksetzen und Neustart: Der bisherige EOR führt eine vollständige und endgültige Abrechnung durch (einschließlich einer etwaigen Abfindung, falls der Arbeitnehmer die Fünfjahresgrenze überschritten hat), und der neue EOR beginnt die Berechnungsfrist von Neuem.
• Anrechnung früherer Dienstzeiten: Der neue EOR-Vertrag erkennt das ursprüngliche Eintrittsdatum des Mitarbeiters vertraglich an und verpflichtet sich, die kumulierte Betriebszugehörigkeit für Leistungen, Kündigungsfristen und den Anspruch auf eine Abfindung künftig anzuerkennen.

Die zweite Option entspricht den Wünschen der meisten Unternehmen und ist zwar realisierbar, muss jedoch ausdrücklich in den neuen Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Sie gilt nicht automatisch.

Warum ist die Kontinuität der Amtszeit in Indien von Bedeutung?

Die Betriebszugehörigkeit in Indien ist mit einer Reihe gesetzlicher und vertraglicher Leistungen verbunden, die im Laufe der Zeit zunehmen. Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen bei der Bewältigung von Umstrukturierungen in Indien sind dies die Bereiche, in denen ein Verlust an Kontinuität tatsächlich negative Auswirkungen hat:

• Unverfallbarkeit von Gratifikationen: Mitarbeiter haben nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine Gratifikation. Wird die Betriebszugehörigkeit zurückgesetzt, beginnt die Fünfjahresfrist von Neuem.
• Ansprüche auf Kündigungsfrist: Mitarbeiter mit längerer Betriebszugehörigkeit haben häufig längere Kündigungsfristen, sowohl als vertragliches Recht als auch als marktübliche Praxis.
• Urlaubsansprüche: Die Guthaben für angesammelten Urlaub, Krankheitsurlaub und Sonderurlaub werden vom Arbeitgeber erfasst. Bei einem Wechsel können diese Guthaben verfallen, sofern sie nicht ausdrücklich übertragen werden.
• Leistungs- und Überprüfungsverlauf: Auch wenn es sich hierbei nicht um ein rechtliches Problem handelt, wirkt sich dieser Verlust negativ auf die Mitarbeiterbindung und die Arbeitsmoral aus.
• Interne Bezeichnung und Dienstalter: Manche Unternehmen machen die Beförderungsberechtigung von der Betriebszugehörigkeit abhängig.

Unternehmen unterschätzen häufig den Effekt zweiter Ordnung: Die Mitarbeiter spüren die Umstellung, selbst wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen einwandfrei sind. Wenn Ihr Team die Veränderung als Rückschritt oder Neuanfang interpretiert, wird es zu Fluktuation kommen.

Wie wirkt sich ein Wechsel des EOR-Anbieters auf das Trinkgeld aus?

Die Abfindung stellt den größten finanziellen Posten dar. Gemäß dem Gesetz über die Zahlung von Abfindungen von 1972 hat ein Arbeitnehmer nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit bei demselben Arbeitgeber Anspruch auf eine Abfindung. Die Formel lautet:

(Letztes Grundgehalt + DA) × 15/26 × Anzahl der vollendeten Dienstjahre

So wirkt sich ein EOR-Schalter darauf aus:

In der Praxis haben sich drei Ansätze bewährt:

1. Abgleichen und zurücksetzen: Der scheidende EOR zahlt jedem, der fünf Jahre Dienstzeit erreicht hat, eine Abfindung, und der neue EOR berücksichtigt künftig die bisherige Dienstzeit aller übrigen Mitarbeiter. Dies ist die sauberste Lösung.
2. Die Haftung übertragen: Der neue EOR übernimmt die in seinen Büchern ausgewiesene Verbindlichkeit aus aufgelaufenen Gratifikationen, und der bisherige EOR erstattet diese. Dies erfordert eine ausdrückliche Vereinbarung zwischen beiden Anbietern.
3. Kundenfinanzierte Rücklage: Ihr Unternehmen verwaltet die Rückstellung für Abfindungen und weist den neuen EOR an, das ursprüngliche Eintrittsdatum beizubehalten. Dies funktioniert am besten, wenn Sie weitere Übergänge erwarten.

Ein Muster, das uns immer wieder auffällt: Unternehmen, die vor der Unterzeichnung des neuen EOR-Vertrags nicht nach der Behandlung von Gratifikationen fragen, müssen letztendlich doppelt zahlen – einmal beim Ausscheiden und erneut bei der Unverfallbarkeit –, einfach weil die Anerkennungsklausel fehlte.

Wie verhält es sich mit dem Provident Fund und der ESI bei einem Wechsel des EOR?

PF und ESI unterscheiden sich in ihrer Funktionsweise von der Abfindung. Sie sind an den Arbeitnehmer und nicht an den Arbeitgeber gebunden, was die Kontinuität erheblich erleichtert.

Vorsorgefonds (PF): Jeder Arbeitnehmer in Indien verfügt über eine von der EPFO vergebene Universal Account Number (UAN). Die UAN bleibt dem Arbeitnehmer ein Leben lang erhalten. Wenn Sie den EOR wechseln, meldet der neue EOR den Arbeitnehmer lediglich unter seinem eigenen Betriebscode an, und die Beitragszahlungen laufen unter derselben UAN weiter. Das angesammelte Guthaben bleibt davon unberührt.

Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Es gilt eine ähnliche Logik. Der Versicherungsschutz besteht fort, solange der neue EOR den Arbeitnehmer unverzüglich anmeldet und die Beitragszahlungen lückenlos fortsetzt.

Das Risiko ist hier nicht rechtlicher, sondern betrieblicher Natur. Wenn der bisherige EOR die Beitragszahlungen einstellt, bevor der neue EOR diese aufnimmt, kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter einen Monat Versicherungsschutz verlieren oder später Probleme bei der Beantragung der Übertragung ihrer Rentenansprüche haben. Die Lösung liegt in der zeitlichen Abstimmung: Der neue EOR sollte bereit sein, die Beitragszahlungen noch im selben Monat aufzunehmen, in dem der bisherige EOR sie einstellt.

Kann die Dienstkontinuität zwischen zwei EORs gewährleistet werden?

Ja, und der Mechanismus ist eher vertraglicher als rechtlicher Natur. Im indischen Recht gibt es keine gesetzliche Bestimmung, die die Beschäftigungsdauer eines Arbeitnehmers bei zwei verschiedenen Arbeitgebern automatisch miteinander verknüpft. Es gilt Folgendes:

• Klausel zur Anerkennung früherer Dienstzeiten: Im neuen Arbeitsvertrag des EOR ist das ursprüngliche Eintrittsdatum ausdrücklich festgelegt, und die kumulierte Dienstzeit wird für alle internen Zwecke (Kündigungsfrist, Urlaubsanspruch, Unverfallbarkeit der Abfindung usw.) anerkannt.
• Dreiparteien-Übergabevermerk: Ein unterzeichnetes Dokument zwischen Ihnen (dem Kunden), dem bisherigen EOR und dem neuen EOR, in dem festgelegt ist, wie die jeweiligen gesetzlichen und vertraglichen Haftungsfragen geregelt werden.
• Mitteilung an die Mitarbeiter: Ein gemeinsames oder abgestimmtes Schreiben an den Mitarbeiter, in dem bestätigt wird, dass weder seine Berufserfahrung noch seine Sozialleistungen oder sein beruflicher Werdegang zurückgesetzt werden, auch wenn sich der rechtliche Arbeitgeber ändert.

Nach unseren Erfahrungen verlaufen die Übergänge am reibungslosesten, wenn diese drei Dokumente bereits in schriftlicher Form vorliegen, bevor die Umstellung in Kraft tritt. Mündliche Zusicherungen erweisen sich oft als unhaltbar, wenn das interne Personalverwaltungssystem des neuen EOR kein rückdatiertes Eintrittsdatum verarbeiten kann.

Was sollten Sie im neuen EOR-Vertrag prüfen, bevor Sie wechseln?

Bevor er bei dem neuen Verein unterschrieb, EOR, stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden Punkte schriftlich geregelt sind:

• Wird im neuen Vertrag das ursprüngliche Eintrittsdatum des Mitarbeiters für alle internen Zwecke berücksichtigt?
• Werden die Restbeträge übertragen, und wenn ja, in welcher Höhe?
• Wird der neue EOR die bereits aufgelaufenen Verbindlichkeiten aus Abfindungen übernehmen, oder werden diese vom scheidenden EOR beglichen?
• Wird die Kündigungsfrist im neuen Vertrag der bisherigen entsprechen oder diese übersteigen?
• Werden die PF- und ESI-Beiträge ohne Unterbrechung fortgeführt?
• Werden etwaige Einstellungsprämien, Bindungsprämien oder noch nicht unverfallbare Aktienanteile ausgezahlt?
• Wer benachrichtigt den Mitarbeiter, in welcher Reihenfolge und mit welchen Belegen?

In vielen Fällen stellen globale Arbeitgeber fest, dass der neue EOR bereit ist, die meisten dieser Bedingungen zu erfüllen – allerdings nur, wenn dies vor Vertragsunterzeichnung angefragt wird. Im Nachhinein wird dies zu einem Verhandlungspunkt.

Wie sollte ein reibungsloser Übergang im Bereich EOR eigentlich gestaltet werden?

Ein gut durchgeführter EOR-Wechsel folgt in der Regel einem strukturierten Ablauf über einen Zeitraum von drei bis vier Wochen. Die genaue Reihenfolge kann variieren, doch die zugrunde liegende Logik bleibt dieselbe: die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses sauber abzuwickeln, das neue Arbeitsverhältnis lückenlos anzutreten und die Mitarbeitererfahrung während des gesamten Prozesses zu gewährleisten.

Typischer Ablauf:

1. Prüfungsphase: Rufen Sie die vollständige Liste der Mitarbeiter mit deren Eintrittsdaten, Beschäftigungsdauer, Resturlaub, Gehaltsstrukturen, Kündigungsfristen sowie etwaigen ausstehenden Prämien oder Aktienanteilen ab.
2. Abstimmung der Anbieter: Informieren Sie beide EORs über die geplante Übergabe. Lassen Sie sich vom neuen EOR die Anerkennung der bisherigen Dienstzeit schriftlich bestätigen.
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Bitte vergewissern Sie sich, dass der neue EOR die Mitarbeiter vor dem Umstellungstermin unter seinen PF- und ESI-Codes registriert hat.
4. Dokumentation: Bitte stellen Sie die dreiseitige Übergabebescheinigung, die neuen Arbeitsverträge sowie die gemeinsame Mitteilung an die Mitarbeiter aus.
5. Umstellung: Der scheidende EOR schließt die vollständige und endgültige Abwicklung ab (einschließlich der Auszahlung einer fälligen Abfindung). Der Vertrag des neuen EOR tritt am folgenden Tag in Kraft, ohne dass es zu einer Unterbrechung der Gehaltszahlung kommt.
6. Validierung nach der Umstellung: Lohnabrechnungen, die Verknüpfung mit der PF-UAN, der ESI-Versicherungsschutz sowie der Urlaubsanspruch sind für die Mitarbeiter bereits im ersten Abrechnungszeitraum im System des neuen EOR einsehbar.

Wenn dies gut gehandhabt wird, bemerkt der Mitarbeiter lediglich den Namen des neuen Arbeitgebers auf seiner Gehaltsabrechnung und sonst kaum etwas.

Wie handhabt Wisemonk EOR-Übergänge in Indien?

Die meisten Unternehmen, die zu Wisemonk Bei einem Wechsel des EOR-Verantwortlichen müssen drei Aspekte berücksichtigt werden: die Beschäftigungsdauer, die Abfindung und die Reaktion des Teams. Wir haben solche Übergänge bereits so oft begleitet, dass wir sie als strukturierten Prozess betrachten und nicht jedes Mal als individuelles Projekt behandeln.

In der Praxis bedeutet dies, dass wir den neuen Arbeitsvertrag gegebenenfalls mit einer Klausel zur Anrechnung der bisherigen Betriebszugehörigkeit entwerfen, die kumulierte Betriebszugehörigkeit für alle internen Zwecke (Kündigungsfrist, Urlaubsanspruch, Unverfallbarkeit der Abfindung) übernehmen und uns direkt mit dem bisherigen EOR bezüglich der Übergabe von PF, ESI und der Abfindung abstimmen. Sofern die Abfindung bereits unverfallbar ist, unterstützen wir Sie bei der Entscheidung, ob diese vom bisherigen EOR ausgezahlt oder in unsere Buchhaltung übernommen werden soll. Das Onboarding ist in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden abgeschlossen, sodass keine Lücke in der Gehaltsabrechnung entsteht und es zu keiner Unterbrechung des Gehalts oder der Sozialleistungen des Mitarbeiters kommt.

Wir unterstützen auch Unternehmen, die langfristig vollständig von einem EOR-Modell wegkommen und eine eigene indische Gesellschaft gründen möchten – was für viele wachsende Teams der natürliche Endpunkt ist. Ganz gleich, in welche Richtung Sie sich bewegen: Das Ziel bleibt dasselbe: Die Erfahrung und die Betriebszugehörigkeit Ihres Teams bleiben erhalten, und Sie verlieren nicht an Schwung.