So wechseln Sie im Jahr 2026 von Ihrem derzeitigen EOR-Anbieter zu Wisemonk

Eine hervorragende Entscheidung, Ihr Indien-Team auf EOR von Wisemonk! Sie wechseln von einem Generalisten zu einem Partner, der sich auf eine Sache spezialisiert hat, und wir garantieren Ihnen, dass Ihre Mitarbeiter diesen Unterschied bereits im ersten Abrechnungszyklus spüren werden.

Die meisten Wechsel sind innerhalb von 1 bis 2 Wochen abgeschlossen. Der tatsächliche Zeitrahmen hängt von der Größe Ihres Teams ab, davon, wie zügig die Dienstverträge auf beiden Seiten abgewickelt werden, sowie von einigen indienspezifischen Details wie der Übertragung von PF-Guthaben und Abfindungen, die ordnungsgemäß abgewickelt werden müssen.

Gerade bei den technischen Details, die dazwischen liegen, geraten Unternehmen häufig ins Stocken. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der Überprüfung Ihrer aktuellen EOR-Einrichtung bis hin zur ersten fehlerfreien Gehaltsabrechnung auf Wisemonk –, damit Sie von nichts überrascht werden.

So wechseln Sie von Ihrem derzeitigen EOR zu Wisemonk (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Die folgenden fünf Schritte zeigen, wie wir dieses Ziel erreichen, ohne dass auch nur eine einzige Gehaltszahlung ausbleibt, ein PF-Konto in Unordnung gerät oder ein Mitarbeiter in Sorge gerät.

Schritt 1 – Planung vor der Umstellung

• Beginnen Sie mit Ihrem aktuellen EOR-Vertrag. Entnehmen Sie diesem die Kündigungsfrist (in der Regel 30 bis 60 Tage), die Kündigungsklauseln sowie alle Bestimmungen zum Eigentumsrecht an Daten, die Einfluss darauf haben, welche Daten Sie mitnehmen dürfen.
• Prüfen Sie als Nächstes, worüber jeder Mitarbeiter derzeit tatsächlich verfügt. CTC-Struktur einschließlich aller Komponenten (Grundgehalt, HRA, Sonderzulage, LTA, variable Vergütung), der derzeit geltenden Leistungen, des Urlaubsguthabens, der Dienstzeit für die Abfindung, der ESOP-Zuteilungen und des Unverfallbarkeitsstatus sowie etwaiger vertraulicher Konditionen. Die meisten EORs übermitteln diese Informationen in Form einer unübersichtlichen Tabelle; erstellen Sie daher im Vorfeld eine übersichtliche Vorlage.
• Richten Sie dies anschließend intern aus. Personalwesen fördert die Kommunikation unter den Mitarbeitern, das Finanzteam ist für die Übergangs- und Schlussrechnungen zuständig, das Rechtsteam prüft die neuen Verträge, und eine Person aus Ihrem Team ist durchgängig für das Projekt verantwortlich. Wir stellen unsererseits einen eigenen Migrationsmanager zur Verfügung, der diese Rolle übernimmt.

Schritt 2 – Mitarbeiterkommunikation

• Informieren Sie Ihr Team frühzeitig, idealerweise zwei Wochen vor dem Umstellungstermin. Indische Mitarbeiter könnten in Panik geraten, wenn sie hören, dass sich „Ihr Arbeitgeber ändert“. Ihre Bedenken sind berechtigt, und Sie werden Fragen zur Kontinuität der Betriebsrente (PF), zur Anwartschaftszeit für die Abfindung, zur Unverfallbarkeit von ESOP-Anteilen und dazu erhalten, ob sich ihr Nettoeinkommen ändern wird. Gehen Sie auf alle vier Punkte bereits in Ihrer ersten Mitteilung ein.
• Stellen Sie den Wechsel als Verbesserung dar, nicht als Störung. Sie wechseln zu einem Partner, der auf Indien spezialisiert ist – das bedeutet schnelleren Support, übersichtlichere Gehaltsabrechnungen, bessere Sozialleistungen und einen Ansprechpartner, der tatsächlich weiß, wie die Steuerregelungen für Freiberufler in Karnataka im Vergleich zu Maharashtra aussehen.

Schritt 3 – Onboarding bei Wisemonk

• Die KYC-Prüfung und die Erfassung der Unterlagen erfolgen parallel zum Offboarding nach dem alten EOR-Verfahren und nicht erst danach. Jeder Mitarbeiter lädt über unser Portal seine PAN, seine Aadhaar-Nummer, seine Bankdaten, einen Adressnachweis sowie das bisherige Formular 16 hoch. Die meisten Teams schließen diesen Vorgang innerhalb von 2 bis 3 Tagen ab.
• Als Nächstes werden neue Arbeitsverträge versandt, die gemäß Indisches Arbeitsrecht für den jeweiligen Bundesland. Wir übernehmen alle Kontinuitätsbestimmungen aus dem vorherigen Vertrag, d. h. Eintrittsdatum, Beschäftigungsdauer, Resturlaub, Kündigungsfrist sowie die Bedingungen für die Zuteilung von ESOP-Aktien. Die Mitarbeiter gegenzeichnen digital.
• Die PF-UAN verbleibt beim Arbeitnehmer – so sieht es das Gesetz vor. Wir reichen den Antrag auf Übertragung von Ihrem früheren Arbeitgeber auf unseren ein, damit die Beitragszahlungen lückenlos fortgesetzt werden. Ihre bisherige Dienstzeit, die für die Berechnung der Abfindung maßgeblich ist, wird in den von uns entworfenen Vertragsbedingungen nicht berücksichtigt. Krankenversicherung, die Risikolebensversicherung sowie alle sonstigen Leistungen werden am ersten Tag des neuen Abrechnungszeitraums umgestellt.

Schritt 4 – Beenden des alten EOR

• Senden Sie die formelle Kündigungsmitteilung am Tag der Unterzeichnung Ihrer neuen Verträge. Der bisherige EOR-Anbieter sorgt für die vollständige und endgültige Abrechnung ausstehender Gehälter, Boni, Urlaubsauszahlungen und Erstattungen. Wir koordinieren den Übergangszeitpunkt so, dass für keinen Mitarbeiter ein Zeitraum mit Doppelbezügen oder ausstehenden Zahlungen entsteht.
• Holen Sie sich alle Unterlagen in schriftlicher Form ein – Formulare 16 für das laufende Geschäftsjahr, Gehaltsabrechnungen, Lohnlisten, Beitragsbescheinigungen für die PF und die ESI sowie Erklärungen zur Gewerbesteuer. Sie benötigen diese Unterlagen für Ihre Unterlagen und für eventuelle künftige Prüfungen.

Schritt 5 – Nach dem Wechsel

• Die erste Gehaltsabrechnung erfolgt über Wisemonk. Wir führen drei Tage vor dem Zahltag eine parallele Berechnung durch, damit Sie das Nettoeinkommen, die Abzüge und die Steuern mit den Erwartungen Ihrer Mitarbeiter abgleichen können. Etwaige Unstimmigkeiten werden behoben, bevor die Gelder überwiesen werden.
• In Woche 2 prüfen wir die erste Runde der Compliance-Einreichungen, um sicherzustellen, dass alles korrekt übermittelt wurde. In Woche 4 führen wir eine kurze Umfrage zum Mitarbeiterfeedback durch. Bis dahin hat jeder, der Bedenken hatte, diese entweder geäußert oder bereits vergessen – was Ihnen genau Aufschluss darüber gibt, wie die Erfahrung tatsächlich war.

Was geschieht mit den Mitarbeiterdaten, wenn Sie den EOR-Anbieter wechseln?

Mit Wisemonk sind Ihre Mitarbeiterdaten sicher, doch die Übergabe selbst muss strukturiert erfolgen. Nach indischem Recht DPDP-Gesetz, Ihr bisheriger EOR ist gesetzlich dafür verantwortlich, personenbezogene Daten sicher und ausschließlich an autorisierte Parteien weiterzugeben. Wir schließen vorab eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit Ihnen ab, nehmen Datensätze über verschlüsselte Kanäle entgegen und speichern alles auf Servern in Indien mit rollenbasierten Zugriffsrechten. Es gibt keine Rohdatenexporte, die in gemeinsam genutzten Laufwerken herumliegen.

Nun zum ehrlichen Teil: Die meisten EORs übermitteln Daten uneinheitlich. Einige senden übersichtliche Tabellenkalkulationen, andere unübersichtliche PDF-Dateien, und einige melden sich nach Ablauf ihrer Kündigungsfrist gar nicht mehr. Wir betrachten dies als ein Problem, das wir lösen müssen – nicht als Ihr Problem. Unser Migrationsteam fordert die ausstehenden Daten beim alten Anbieter ein, bereitet die übermittelten Daten entsprechend auf und kennzeichnet Lücken, die Sie aus internen Unterlagen oder direkt bei den Mitarbeitern nachholen können.

Folgendes importieren und gleichen wir während der Umstellung genau ab:

• Beschäftigungsunterlagen — unterzeichnete Verträge, Einstellungsschreiben, Nachträge, Eintrittsdatum, Entwicklung der Funktionsbezeichnungen, Kündigungsfristen
• Vergütungsdaten — die derzeitige CTC-Struktur mit allen Bestandteilen (Grundgehalt, HRA, Sonderzulage, LTA, variable Vergütung), Bonusentwicklung, Erstattungsrichtlinien
• Gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen — PF-UAN und Beitragsverlauf, ESI-Nummer, Dienstzeit für die Abfindung, Registrierungen zur Berufssteuer nach Bundesland
• Steuerunterlagen — Formulare 16 für das laufende und das vorangegangene Geschäftsjahr, Kapitalertragserklärungen, TDS-Unterlagen, PAN
• Identität und KYC — Aadhaar (unkenntlich gemacht), PAN, Adressnachweis, Bankverbindung
• Abwesenheiten und Anwesenheit — Aktuelle Salden nach Art (Anwesenheit aus persönlichen Gründen, krankheitsbedingte Abwesenheit, durch Arbeit erworbene Freistellung), Überträge von Ausgleichsfreistellungen, Anwesenheitsnachweise
• Vorteile — Einzelheiten zur Krankenversicherung und zu den mitversicherten Angehörigen, Risikolebensversicherung sowie sonstige bestehende Versicherungsleistungen
• ESOP und Eigenkapital — Zuteilungsbescheide, Ausübungsfristen, ausgeübte und noch nicht ausgeübte Anteile, Cliff-Termine
• Lohn- und Gehaltshistorie — Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate sowie vollständige und endgültige Abrechnungen für alle früheren Austritte

Eines sagen wir jedem Kunden von vornherein: Erstellen Sie sich von allem eigene Kopien, bevor Sie dem bisherigen EOR die Kündigung zustellen. Sobald der Vertrag endet, erlischt in der Regel auch Ihr Zugriff auf dessen Portal, und die nachträgliche Wiederherstellung von Daten ist schwieriger als deren rechtzeitige Sicherung.

Warum globale Unternehmen im Jahr 2026 auf das EOR-Modell von Wisemonk umsteigen

Globale EOR-Anbieter wurden auf Breite ausgelegt. Indien benötigt jedoch Tiefe. Nach mehr als sechs Jahren, in denen wir EOR ausschließlich für Indien betrieben und mit mehr als 300 globalen Unternehmen zusammengearbeitet haben, stellen wir fest, dass die auslösenden Faktoren, von denen wir hören, in jedem Gespräch einheitlich sind.

Schleichende Kostensteigerungen und undurchsichtige Wechselkursaufschläge. Globale EOR-Anbieter berechnen ihre Preise in US-Dollar und schlagen bei jedem Abrechnungszyklus 2 bis 4 % Wechselkursspanne auf. Wir berechnen eine pauschale Gebühr in INR pro Mitarbeiter ohne Wechselkursspielchen – Sie zahlen genau den Betrag, der auf der Rechnung steht.

Bei Prüfungen zutage tretende Compliance-Lücken. Die Gewerbesteuer variiert je nach Bundesstaat, und die Schwellenwerte für die PF und die ESI lassen sich leicht falsch berechnen.

Lohnabrechnungen, die indische Mitarbeiter tatsächlich verstehen können. Indische Arbeitnehmer prüfen jede einzelne Position des Grundgehalts, der Wohnkostenzulage (HRA), der Reisekostenzulage (LTA), der Berufssteuer und der Quellensteuer (TDS) genauestens. Wenn die Strukturen nicht stimmig erscheinen oder das Formular 16 am Jahresende nicht übereinstimmt, schwindet das Vertrauen schnell. Unser System ist speziell auf die indische Steuererklärung ausgelegt – von Anfang bis Ende.

ESOP und Kapitalbeteiligung – richtig umgesetzt. Die Besteuerung von ESOPs in Indien ist ungewöhnlich: Steuer auf Sachbezüge bei Ausübung, Kapitalerträge beim Verkauf, Meldepflichten auf beiden Seiten. Die meisten globalen EOR-Anbieter behandeln dies lediglich als einen Punkt auf einer Checkliste. Wir strukturieren die Zuteilungen, kümmern uns um die Berechnung der Sachbezüge und informieren die Mitarbeiter darüber, welche Beträge sie tatsächlich zu zahlen haben.

Support in der richtigen Zeitzone. Wenn ein Mitarbeiter in Bangalore um 11 Uhr IST eine Frage hat, ist ein Team in Lissabon keine Hilfe. Unser Team sitzt in Indien, ist während der Geschäftszeiten erreichbar und verfügt über fest zugewiesene Ansprechpartner sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter.

Der Aufstieg der auf Indien spezialisierten EOR-Unternehmen. Unternehmen, die in Indien fünf oder mehr Mitarbeiter einstellen, erkennen zunehmend, dass Anbieter, die sich breit aufstellen, in keinem einzelnen Markt wirklich tiefgreifende Fachkenntnisse entwickeln können. Wir sind der Spezialist, dem die meisten Teams in dieser Rolle vertrauen.

Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Ihren EOR-Anbieter zu Wisemonk zu wechseln

Sollten Ihnen drei oder mehr dieser Punkte bekannt vorkommen, verursacht Ihr derzeitiger EOR höhere Kosten, als Sie denken:

• Fehler bei der Lohnabrechnung wie falsche TDS-Abzüge, versäumte Erstattungen und verspätete Gutschriften treten mehr als einmal pro Quartal auf
• Ihre Rechnung lautet auf US-Dollar, wobei der Wechselkurs nicht überprüfbar ist, und der Gesamtbetrag steigt mit jedem Abrechnungszeitraum schleichend an
• Sie haben nach Trinkgeld, PF, ESI oder der Berufssteuer gefragt und eine vage Antwort oder einen Bescheid erhalten, dessen Bearbeitung eine Woche gedauert hat
• Die Formulare 16 gehen verspätet ein, weisen Fehler auf oder treffen erst ein, nachdem die Mitarbeiter ihre Steuererklärungen bereits eingereicht haben
• Die Arbeitsverträge lesen sich so, als wären sie für ein Team in den USA oder Großbritannien verfasst worden, wobei die Besonderheiten des indischen Arbeitsrechts nicht erwähnt werden
• Ihre ESOP-Zuteilungen an indische Mitarbeiter werden als „außerhalb des Geltungsbereichs“ behandelt oder über einen separaten Dienstleister abgewickelt
• Der Support durchläuft drei Zeitzonen, bevor jemand mit Indien-Kenntnissen antwortet
• Mitarbeiter beschweren sich darüber, dass ihre Gehaltsabrechnungen unübersichtlich sind oder dass die darin aufgeführten Bestandteile nicht mit ihrem Einstellungsangebot übereinstimmen
• Landesspezifische Compliance ist ein Punkt, auf den Sie besonders hinweisen müssen
• Es gibt keinen einzigen Ansprechpartner, der Ihr Indien-Team wirklich versteht
• Sie zahlen einen hohen Preis für ein Produkt, das den Eindruck eines generischen, weltweit vertriebenen Produkts vermittelt.

Fälle, in denen der indienspezifische EOR eine größere Rolle spielt als der globale EOR

Globale EOR-Lösungen funktionieren gut, wenn Sie ein oder zwei Mitarbeiter in Indien einstellen. Geht die Zahl darüber hinaus, treten jeden Monat Fälle auf, die auf dem Papier wie Ausnahmefälle erscheinen. Hier sind die Situationen, in denen sich eine Spezialisierung auszahlt.

1. Sie bauen ein echtes Team in Indien auf

Bei fünf oder mehr Neueinstellungen ändern sich die Rahmenbedingungen. Ab dieser Größe leiten Sie eine Mini-Organisation, die sich um Urlaubsregelungen, Feiertagskalender, Leistungsbeurteilungszyklen, interne IJP-Prozesse und Austrittsgespräche kümmert. Ein generalistisch ausgerichteter EOR-Anbieter behandelt jeden Mitarbeiter als reine Transaktion. Ein Spezialist betrachtet Ihr Team in Indien als ein Team – und genau das ist es, was Ihr Engineering-Manager in San Francisco tatsächlich benötigt.

2. Sie suchen Mitarbeiter für eine Ingenieursposition nach GCC-Standard

Die Einstellung von GCC-Mitarbeitern in Indien unterscheidet sich von der Einstellung auf Vertragsbasis. Erfahrene Ingenieure erwarten wettbewerbsfähige Gesamtvergütungspakete (CTC), die steuerlich optimal strukturiert sind, Aktienanteile, die reibungslos unverfallbar werden, die Bereitstellung von Hardware bereits am ersten Arbeitstag sowie ein Onboarding, bei dem sie sich gegenüber dem US-Team nicht als zweitrangig fühlen. Ein auf Indien spezialisierter EOR-Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung von Laptops, die MDM-Registrierung, die Versicherung der Geräte sowie deren Rücknahme bei Ausscheiden.

3. Sie gewähren indischen Mitarbeitern ESOPs oder RSUs

Die Besteuerung von indischen Aktien ist ein Fachgebiet für sich. Sie benötigen fundierte Kenntnisse über die Steuer auf Sachbezüge bei Ausübung, Kapitalerträge beim Verkauf sowie die Offenlegung ausländischer Vermögenswerte in der Einkommensteuererklärung (ITR) und die Meldung des Marktwerts von RSUs. Fehler in diesem Bereich äußern sich im März in panischen Slack-Nachrichten von leitenden Ingenieuren.

4. Ihre CTC-Strukturen müssen steuerlich effizient sein

Die Gehälter in Indien lassen sich nicht auf einen einzigen Betrag reduzieren. Sie setzen sich aus einer Reihe von Komponenten zusammen: Grundgehalt, Wohnzuschuss (HRA), Reisekostenzuschuss (LTA), Sonderzulagen, NPS-Beiträge, Essensgutscheine, Telefonkostenerstattung, Zuschüsse für Bücher und Zeitschriften sowie Weiterbildungszuschüsse. Bei einer gut durchdachten Gehaltsstruktur erhält ein Ingenieur 8 bis 12 % mehr Netto bei gleichen Gesamtkosten für Sie.

5. Bundesstaatsspezifische Compliance

Die Steuersätze für Selbstständige unterscheiden sich in Karnataka, Maharashtra, Tamil Nadu, Telangana und Westbengalen. Die Registrierung von Geschäften und Betrieben erfolgt auf Landesebene. Auch die Regelungen zum Mutterschaftsgeld, die Obergrenzen für die Auszahlung von Urlaubsansprüchen und die Berechnung der Abfindungen variieren mitunter. Wenn Ihr Team auf drei Städte verteilt ist, bedeutet dies, dass jeden Monat drei separate Meldungen eingereicht werden müssen und nicht nur eine.

6. Die Regelungen zu Feiertagen und Urlaub müssen einen indischen Charakter haben und dürfen nicht wie aus dem Ausland übernommen wirken

In ganz Indien werden mehr als 25 gesetzliche Feiertage begangen, wobei die genaue Liste vom jeweiligen Bundesstaat und vom jeweiligen Unternehmen abhängt. Rechnet man dazu noch Sonderurlaub, Krankheitsurlaub, erworbenen Urlaub, Ausgleichstage und festliche Sonderfeiertage hinzu, wird die Richtlinie, die Ihr globaler EOR-Anbieter standardmäßig bereitstellt, bei der Hälfte Ihres Teams stillschweigend für Unmut sorgen. Als Indien-Spezialisten passen wir diese Regelung individuell je nach Bundesstaat und Position an.

7. Beschaffung von Ausrüstung, MDM und Rückgewinnung von Vermögenswerten bei Beendigung des Vertrags

Die meisten Ingenieure erwarten am ersten Arbeitstag ein MacBook und eine Schreibtischausstattung, die der des US-Teams entspricht. Bei den globalen EORs müssen Sie dies selbst regeln oder Laptops zum doppelten Preis aus dem Ausland liefern lassen. Indien-Spezialisten kümmern sich um lokale Beschaffung, GST-Rechnungsstellung in Ihrem Namen, MDM-Registrierung, Versicherung und Rückforderung von Betriebsmitteln beim Ausscheiden von Mitarbeitern/

8. Hintergrundüberprüfung nach indischer Art

Indischer BGV Dazu gehören die Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses, die Überprüfung des Bildungswegs, Adressüberprüfungen, die Abfrage von Gerichtsakten in verschiedenen Gerichtsbezirken sowie in manchen Fällen die Überprüfung des Strafregisters. Die Abläufe und Dienstleister sind lokal angesiedelt. Globale EOR-Anbieter lagern dies in der Regel aus und berechnen einen Aufschlag; Wisemonk wickelt dies intern ab und arbeitet dabei schneller.

9. Indien als Sprungbrett für eine Tochtergesellschaft

Die meisten Unternehmen, die in Indien mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, gründen letztendlich eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, um Kosten zu optimieren und die Kontrolle zu gewährleisten. Wisemonk ist sich dieser Entwicklung bewusst und gestaltet Ihre EOR-Lösung so, dass der Übergang zu Ihrer eigenen Gesellschaft reibungslos verläuft.

10. Zu Ihrem Team gehören Praktikanten, freiberufliche Mitarbeiter und festangestellte Mitarbeiter

In Indien gibt es eine klare rechtliche Unterscheidung zwischen Festangestellten, befristet Beschäftigten und Praktikanten, die ein Stipendium erhalten. Für jede dieser Gruppen gelten unterschiedliche gesetzliche Verpflichtungen. Ein auf Indien spezialisierter EOR-Anbieter wickelt alle drei Gruppen im Rahmen eines einzigen Vertrags ab; die meisten globalen EOR-Anbieter kümmern sich hingegen nur um Festangestellte und zwingen Sie dazu, für die übrigen Gruppen separate Anbieter zu finden.

So starten Sie mit dem EOR-Service von Wisemonk

Der nächste Schritt ist ein 20-minütiges Telefonat, um zu erörtern, wie Ihre Umstellung konkret aussehen wird.

Und so geht es nun weiter:

1. Kennenlerngespräch – Wir informieren uns über Ihre derzeitige Situation, die Teamgröße, die Kündigungsfrist Ihres Vertrags sowie etwaige offene Probleme mit Ihrem derzeitigen EOR-Anbieter. Am Ende des Gesprächs wissen Sie, ob wir der richtige Partner für Sie sind und wie der Wechsel in groben Zügen ablaufen wird.
2. Individueller Umstellungsplan – Innerhalb von 48 Stunden erhalten Sie einen schriftlichen Zeitplan, der genau auf Ihr Team zugeschnitten ist. Dieser umfasst die Umstellungstermine, die Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten, die Kommunikationsschritte für die Mitarbeiter sowie den genauen Abrechnungszyklus, mit dem wir den Betrieb aufnehmen werden.
3. Umstellung – Wir führen die Umstellung von Anfang bis Ende durch. Ihr Personalteam bleibt auf dem Laufenden, Ihre Mitarbeiter erhalten weiterhin ihre Gehälter, und Ihre Compliance-Vorgaben werden eingehalten. Die meisten Teams sind innerhalb von 1 bis 2 Wochen vollständig auf Wisemonk umgestellt.

Keine Vertragsbindungen, keine Einrichtungsgebühren, keine unerwarteten Wechselkursschwankungen. Einfach ein Partner, der Indien gut genug kennt, um einen weiteren Anbieterwechsel überflüssig zu machen.

Sprechen Sie mit unserem Team über einen Wechsel →