EOR vs. eigenständige Gesellschaft in Indien: Kosten, Zeitplan und wann ein Wechsel sinnvoll ist

Falls Sie sich bereits entschieden haben, Mitarbeiter in Indien einzustellen, Die nächste Frage lautet: Wie. Verwenden Sie ein Employer of Record (EOR) und innerhalb weniger Tage mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen oder eine eigene juristische Person gründen und die volle operative Kontrolle übernehmen?

Die Antwort hängt von drei Faktoren ab: Wie viele Mitarbeiter Sie einstellen möchten, wie schnell Sie diese benötigen und wie viel Aufwand für die Compliance Sie bereit sind zu tragen.

In diesem Leitfaden werden die tatsächlichen Kostenunterschiede, die Zeitpläne für die Umsetzung, die rechtlichen Risiken sowie die konkrete Mitarbeiterzahl erläutert, ab der ein Wechsel von EOR zu einer eigenen Gesellschaft wirtschaftlich sinnvoll wird.

Worin besteht der tatsächliche Unterschied zwischen EOR und der Gründung einer Gesellschaft in Indien?

Der eigentliche Unterschied besteht darin, wer der rechtliche Arbeitgeber Ihres indischen Teams wird und wer das damit verbundene Compliance-Risiko trägt.

Nachdem wir zahlreiche globale Unternehmen bei der Umsetzung beider Modelle unterstützt haben, lassen sich die Unterschiede wie folgt zusammenfassen:

• Mit einem „Employer of Record“ (EOR), Eine externe Organisation beschäftigt in Ihrem Auftrag rechtmäßig Mitarbeiter in Indien. Sie ist Inhaberin der Arbeitsverträge, wickelt die Gehaltsabrechnung ab, kümmert sich um gesetzliche Leistungen wie PF, ESI und Abfindungen und gewährleistet die Compliance mit dem Arbeitsrecht in allen Bundesstaaten. Sie behalten die operative Kontrolle darüber, an welchen Projekten Ihr Team arbeitet und wem es unterstellt ist.
• Als juristische Person, In der Regel handelt es sich um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gemäß dem Gesellschaftsgesetz von 2013, wobei Sie der rechtliche Arbeitgeber sind. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge, alle Steueranmeldungen und alle Compliance-Pflichten obliegen direkt Ihrem Team.

Nach unseren Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Unternehmen in den USA, Großbritannien und Europa lässt sich die Entscheidung im Wesentlichen wie folgt zusammenfassen: Ein EOR-Anbieter übernimmt die Compliance-Aufgaben, sodass Sie sich ganz auf den Aufbau Ihres Teams konzentrieren können. Eine eigene juristische Person bietet Ihnen volle Kontrolle, bringt jedoch alle Verpflichtungen mit sich, die sich aus dem indischen Arbeitsrecht ergeben.

Wie verhalten sich die Kosten bei EOR und Entity in Indien im Vergleich?

EOR ist im ersten Jahr äußerst kosteneffizient, und für die meisten Unternehmen bleibt dies auch so, bis die Mitarbeiterzahl 25 übersteigt.

Aufgrund unserer Erfahrungen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien lassen sich die Zahlen wie folgt aufschlüsseln:

Mit einem „Employer of Record“, zahlen Sie eine feste monatliche Gebühr pro Mitarbeiter, die die Lohnabrechnung, die gesetzlichen Abgaben, den Steuerabzug und die Verwaltung der Sozialleistungen abdeckt.

Es fallen keine nennenswerten Anfangsinvestitionen an. In Indien ansässige EOR-Anbieter wie Wisemonk bieten Tarife ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat an, während globale Plattformen wie Deel oder Remote für dieselbe Personalbeschaffung zwischen 499 und 699 US-Dollar berechnen.

Gründung einer eigenen juristischen Person Das ist eine ganz andere finanzielle Gleichung. Allein die Gründungskosten belaufen sich auf 16.000 bis 25.000 Dollar, wenn man Anwaltskosten, die Eintragung der Gesellschaft, die DIN- und DSC-Nummern für die Geschäftsführer, die Einreichung von Unterlagen beim MCA sowie die GST-Registrierung berücksichtigt.

Hinzu kommen laufende Compliance-Kosten in Höhe von 20.000 bis 36.000 US-Dollar pro Jahr: gesetzliche Abschlussprüfung, jährliche Einreichungen beim ROC, Führung lokaler Bankkonten, Miete für den eingetragenen Firmensitz sowie die Einrichtung der Lohnabrechnungsinfrastruktur.

Und das noch bevor Sie die steuerlichen Auswirkungen berücksichtigen. Ein indisches Unternehmen wird mit einem Steuersatz von 25 % auf Gewinne besteuert, und jede Transaktion zwischen Ihrer indischen Tochtergesellschaft und der Muttergesellschaft muss den Verrechnungspreisvorschriften entsprechen.

Welche versteckten Kosten sind mit einer indischen Tochtergesellschaft verbunden?

Die Gründungsgebühr ist nur der sichtbare Teil. Was die meisten ausländischen Unternehmen überrascht, ist Folgendes:

• Compliance mit den Verrechnungspreisvorschriften: Jede konzerninterne Transaktion (an die Muttergesellschaft weiterberechnete Gehälter, Dienstleistungsgebühren, Lizenzgebühren für geistiges Eigentum) erfordert eine Dokumentation nach dem Fremdvergleichsgrundsatz. Indien hält sich an die BEPS-Leitlinien der OECD, und die Strafen bei Nicht-Compliance sind hoch.
• Steuerliche Auswirkungen des NCTI auf US-Muttergesellschaften: Im Rahmen des „One Big Beautiful Bill Act“ (in Kraft ab 2026) wurde die bisherige GILTI-Regelung durch das „Net CFC Tested Income“ (NCTI) ersetzt. US-Muttergesellschaften unterliegen nun einem effektiven Steuersatz von etwa 12,6 % auf die Gewinne ihrer indischen Tochtergesellschaften, zusätzlich zu der in Indien bereits entrichteten Körperschaftsteuer in Höhe von 25 %. Zwar gelten ausländische Steuergutschriften, doch der Aufwand für die Compliance und die Planung ist erheblich.
• Gesetzliche Abschlussprüfung und Einreichungen beim Handelsregister: Jedes indische Unternehmen in Form einer „Pvt Ltd“ muss unabhängig von seinem Umsatz einer jährlichen gesetzlich vorgeschriebenen Abschlussprüfung unterzogen werden. Hinzu kommen Protokolle der Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen sowie die beim Handelsregister einzureichenden Jahresberichte.
• Anforderung an einen örtlichen Geschäftsführer: Mindestens ein Vorstandsmitglied muss in Indien ansässig sein (d. h. eine Person, die sich im vorangegangenen Jahr mindestens 182 Tage in Indien aufgehalten hat). Falls Sie kein solches Vorstandsmitglied haben, müssen Sie ein professionelles Vorstandsmitglied bestellen, was zusätzliche Kosten verursacht und die Unternehmensführung verkompliziert.
• Miete für den Sitz der Gesellschaft: Sie benötigen eine physische Adresse für Ihren eingetragenen Firmensitz in Indien, auch wenn Ihr Team im Homeoffice arbeitet.

Für Unternehmen mit weniger als 15 bis 20 Mitarbeitern lassen sich diese Betriebskosten kaum rechtfertigen, da die EOR-Alternative die Compliance, Lohnsteuern und Sozialleistungen zu einem Bruchteil der Kosten abdeckt.

Wie lange dauert es, bis bei den einzelnen Modellen mit der Personalbeschaffung begonnen werden kann?

Mit einem EOR können Sie Ihren ersten indischen Mitarbeiter bereits innerhalb weniger Tage für das Onboarding einstellen. Mit einer eigenen Gesellschaft dauert es hingegen Monate, bis Sie rechtlich gesehen jemanden einstellen können.

Die Unternehmensgründung selbst ist mit SPICe+ schneller geworden, da nun die Genehmigung des Firmennamens, die PAN- und TAN-Nummern sowie sogar die EPFO/ESIC-Registrierung in einem einzigen digitalen Antragsverfahren zusammengefasst sind. Auf dem Papier dauert die Bearbeitung durch das MCA 7 bis 15 Werktage. Für ausländische Unternehmen ist der tatsächliche Zeitaufwand jedoch wesentlich länger.

Sie benötigen weiterhin mit einer Apostille versehene Dokumente aus dem Heimatland der Muttergesellschaft, ein lokales Bankkonto (was bei Unternehmen in ausländischem Besitz aufgrund umfangreicher KYC-Prüfungen 3 bis 4 Wochen in Anspruch nimmt), Unterlagen zur Compliance bei der RBI, die für ausländische Direktinvestitionen einzureichen sind, sowie eine eingetragene Geschäftsadresse. Hinzu kommen die Bestellung eines gesetzlich vorgeschriebenen Wirtschaftsprüfers innerhalb von 30 Tagen und die Einreichung der Erklärung über die Aufnahme der Geschäftstätigkeit (INC-20A), wodurch sich der realistische Zeitrahmen auf 4 bis 6 Monate verlängert, bevor Sie Ihren ersten vorschriftsmäßigen Arbeitsvertrag ausstellen können.

Bei einem EOR trifft nichts davon zu. Der EOR verfügt bereits über eine eigene indische Gesellschaft mit einer funktionierenden Gehaltsabrechnungsinfrastruktur, Bankkonten, Steueranmeldungen sowie EPFO-/ESIC-Versicherungsschutz. Ihr Mitarbeiter wird im Rahmen der juristischen Person des EOR eingestellt, und das Onboarding kann bei in Indien ansässigen EOR-Anbietern wie Wisemonk bereits innerhalb von 24 bis 48 Stunden erfolgen.

Auf dem hart umkämpften indischen Technologiemarkt bedeutet eine Verzögerung von vier bis sechs Monaten nicht nur, dass Sie ins Stocken geraten. Sie kostet Sie auch Bewerber. Die Ingenieure und Entwickler, die Sie heute in die engere Wahl gezogen haben, werden nicht warten, während Ihre Unternehmensunterlagen die Genehmigungsverfahren bei der MCA und der RBI durchlaufen.

Welche Compliance- und rechtlichen Risiken sind mit den einzelnen Modellen verbunden?

Beide Modelle bergen Compliance-Risiken, doch die Art dieser Risiken unterscheidet sich erheblich. Bei einem EOR ist das Risiko begrenzt und lässt sich durch eine angemessene Strukturierung vermeiden. Bei einer eigenen Gesellschaft ist das Risiko umfassend, dauerhaft und liegt vollständig in Ihrer Verantwortung.

Folgende Faktoren haben unserer Erfahrung nach ausländische Unternehmen auf beiden Seiten ins Straucheln gebracht:

EOR-Compliance-Risiken

Das größte rechtliche Risiko bei einem EOR in Indien ist das Risiko einer Betriebsstätte (PE). Wenn Ihre bei einem EOR beschäftigten Teammitglieder in Ihrem Namen Verträge unterzeichnen, Geschäfte aushandeln oder über eine Vertragsvollmacht verfügen, die für Ihr Unternehmen bindend ist, können die indischen Steuerbehörden Ihre Präsenz als Betriebsstätte einstufen.

Dies führt zu einer Körperschaftsteuerpflicht in Höhe von 40 % (zuzüglich Zuschlag und Sonderabgabe) auf die der Betriebsstätte zuzurechnenden Gewinne, wobei Steuerbescheide rückwirkend für einen Zeitraum von bis zu sechs Jahren erlassen werden können.

Zudem besteht ein FEMA-Risiko (Foreign Exchange Management Act). Sollte das Kontrollverhältnis zwischen Ihrem Unternehmen und den indischen Mitarbeitern falsch dargestellt werden oder sollte die Vereinbarung eher wie eine unzulässige Geschäftstätigkeit als wie eine rechtmäßige EOR-Konstruktion erscheinen, kann dies zu einer behördlichen Überprüfung führen. Eine ordnungsgemäße Strukturierung durch die EOR-Anbieter, wo die Mitarbeiter ausschließlich Nebentätigkeiten und vorbereitende Tätigkeiten ausführen, trägt dazu bei, dies abzumildern.

Eine EOR-Maßnahme verringert PE-Risiko deutlich verringern, beseitigt es jedoch nicht vollständig. Entscheidend ist, dass Sie sicherstellen, dass Ihr indisches Team keine zentralen, umsatzgenerierenden Aufgaben wahrnimmt oder sich in Indien als Entscheidungsträger Ihres Unternehmens präsentiert.

Compliance-Risiken des eigenen Unternehmens

Mit einer eigenen indischen Gesellschaft übernehmen Sie die direkte Verantwortung für alle gesetzlichen Vorschriften, die das indische Arbeitsrecht vorschreibt.

Dazu gehören:

• Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF): 12 % Arbeitgeberbeitrag, monatliche Meldung an die EPFO
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): 3,25 % Arbeitgeberbeitrag für Arbeitnehmer, deren Entgelt unter der Entgeltgrenze liegt
• TDS (Quellensteuer): Monatliche Einbehaltung und Abführung an die Einkommensteuerbehörde; eine verspätete Abführung zieht strafrechtliche Konsequenzen nach sich
• Trinkgeld: Zustehend für Mitarbeiter mit einer Betriebszugehörigkeit von mindestens 5 Jahren; wird monatlich angesammelt
• Berufssteuer: Dies ist je nach Bundesstaat unterschiedlich; die Anmeldung muss in jedem Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, separat erfolgen.
• Compliance mit dem Gesellschaftsrecht: Gesetzliche Abschlussprüfung, mindestens vier Vorstandssitzungen pro Jahr, Hauptversammlung, Jahresberichte (MGT-7) und Jahresabschlüsse (AOC-4), die beim Handelsregister eingereicht werden

Indiens Compliance erstreckt sich sowohl auf die zentrale als auch auf die bundesstaatliche Ebene. Bei der Einstellung von Mitarbeitern in Karnataka gelten andere steuerrechtliche Vorschriften als in Maharashtra oder Delhi.

Mit dem vier neue Arbeitsgesetzbücher Da die neuen Regelungen nun in Kraft treten, ändern sich die Definitionen der Lohnbestandteile, die Sozialversicherungsbeiträge und die Kündigungsvorschriften, und die Strafen bei Nichteinhaltung gelten in Indien rückwirkend.

Für die meisten ausländischen Unternehmen mit kleinen bis mittelgroßen Teams in Indien bedeutet dieses Unternehmensmodell, dass sie entweder eine eigene Abteilung für Compliance aufbauen oder laufende Rechtsberatung in Anspruch nehmen müssen – beides ist mit erheblichen Kosten verbunden.

Wann sollten Sie in Indien von einer EOR-Gesellschaft auf eine eigenständige Gesellschaft umsteigen?

Für die meisten Unternehmen liegt die Kostendeckungsschwelle bei 25 bis 30 Mitarbeitern. Unterhalb dieser Schwelle ist EOR fast immer das kostengünstigere Modell.

Hier ist das Rahmenkonzept, das wir bei der Beratung von Unternehmen zum Übergang vom EOR-Modell zu einer eigenständigen Gesellschaft in Indien anwenden:

• Weniger als 15 Mitarbeiter: Bleiben Sie bei EOR – die betriebswirtschaftlichen Berechnungen gehen nicht auf. Sie würden im ersten Jahr 40.000 bis 65.000+ Dollar für Einrichtungs- und Compliance-Kosten ausgeben, um ein Team zu unterstützen, das ein EOR-Anbieter für einen Bruchteil dieses Betrags abdeckt. Bei dieser Unternehmensgröße überwiegt der Verwaltungsaufwand für den Betrieb einer eigenen indischen Gesellschaft bei weitem die möglichen Einsparungen.
• 15 bis 25 Mitarbeiter: Dies ist die Bewertungsphase. Wenn Ihre Wachstumsentwicklung klar erkennbar ist und Ihr Team in Indien stetig wächst, sollten Sie jetzt mit den Formalitäten zur Registrierung Ihrer Gesellschaft beginnen. Es dauert 4 bis 6 Monate, bis eine ausländische Gesellschaft nach ihrer Gründung voll einsatzfähig ist, und Ihre Personalbeschaffungspipeline wird diesen Zeitrahmen überholen, wenn Sie abwarten.
• Mehr als 25 bis 30 Mitarbeiter: Die Unternehmensgründung wird kostengünstiger. Die EOR-Gebühren steigen linear an (jede Neueinstellung erhöht Ihre monatliche Rechnung), während der Aufwand für die Compliance weitgehend feststeht. Sobald Sie diese Fixkosten auf mehr als 25 Mitarbeiter verteilen, sinken die Kosten pro Mitarbeiter unter den Betrag, den Sie an einen EOR zahlen würden.

Es gibt betriebliche Gründe, eine Gesellschaft auch bei geringer Mitarbeiterzahl zu gründen:

• Sie benötigen eine Vergabebehörde in Indien: Mitarbeiter von EOR dürfen in Ihrem Namen keine Verträge unterzeichnen, keine Rechnungen ausstellen und keine Umsätze erzielen. Wenn Ihr Geschäftsbetrieb in Indien als Umsatzzentrum und nicht als Kostenstelle fungieren soll, benötigen Sie eine eigene juristische Person.
• Sie beabsichtigen, ESOPs direkt auszugeben: Bei der Gewährung von Aktienoptionen über einen EOR ist ein Drittarbeitgeber in die Kette eingebunden, was die Beteiligungsstrukturen bei der Kapitalbeschaffung oder im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung bei einer Übernahme erschwert.
• Sie sind Aufbau eines GCC (Global Capability Center): Langfristige strategische Aktivitäten mit eigenen Büroräumen und wachsenden Teams rechtfertigen in der Regel die frühzeitige Gründung einer Gesellschaft.
• Sie benötigen vollständige Klarheit hinsichtlich der Eigentumsverhältnisse am geistigen Eigentum: EOR-Verträge enthalten zwar Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum, doch verläuft die Eigentumslinie über eine Drittorganisation. Für Unternehmen, bei denen geistiges Eigentum für die Unternehmensbewertung von zentraler Bedeutung ist, sorgt ein direktes Arbeitsverhältnis über Ihr eigenes Unternehmen für eine übersichtlichere Dokumentation.

Unsere Empfehlung: Beginnen Sie mit dem EOR-Modell, leiten Sie die Gründungsformalitäten ab 15 Mitarbeitern ein und planen Sie den Übergang ab 25 Mitarbeitern. Dieses stufenweise Modell hat sich bei den über 300 Unternehmen, die wir betreuen, als am effektivsten erwiesen. So können Sie schnell Personal einstellen, vom ersten Tag an die gesetzlichen Vorschriften einhalten und vermeiden, mehr als 25.000 Dollar für die Gründung einer Gesellschaft auszugeben, bevor Ihr Team in Indien dies rechtfertigt.

Falls Sie erwägen, von einem EOR-Modell zu einer eigenständigen Rechtsform zu wechseln, finden Sie hier unseren umfassenden Leitfaden zum Thema So vollziehen Sie den Übergang vom EOR-Modell zu einer eigenständigen juristischen Person

Inwiefern unterstützt Wisemonk Unternehmen dabei, in Indien die richtige Entscheidung zwischen EOR und einer eigenen Gesellschaft zu treffen?

Wisemonk ist eine in Indien entwickelte EOR-Plattform, die von Grund auf speziell auf die indischen Arbeitsgesetze, Steuerstrukturen und die Einstellungskultur zugeschnitten wurde. Wir sind keine globale Plattform, die Indien lediglich als eines von 150 Ländern hinzugefügt hat. Indien ist unser einziger Schwerpunkt.

Das bedeutet für Ihr Team Folgendes:

• In weniger als 48 Stunden ist Ihr erster neuer Mitarbeiter beim Onboarding an Bord, unter vollständiger Einhaltung der indischen Arbeitsgesetze, keine Gründung einer juristischen Person erforderlich
• Vollständig transparente Preisgestaltung bei der EOR ohne versteckte Wechselkursaufschläge, ohne überraschende Einrichtungskosten und mit vollständiger Kostentransparenz, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen
• Umfassende Compliance-Abdeckung in allen 28 indischen Bundesstaaten, einschließlich PF, ESI, TDS, Trinkgeld, Berufssteuer sowie der Änderungen des Arbeitsgesetzbuchs von 2026
• Individuell anpassbare Leistungen die über Standardlösungen hinausgehen, darunter maßgeschneiderte Krankenversicherungen und Vergütungspakete für Führungskräfte, um hochqualifizierte indische Fachkräfte zu gewinnen
• Integrierte Unterstützung für Entitätsübergänge wenn Ihr Team über die Kapazitäten von EOR hinauswächst. Wir begleiten Sie bei der Planung der Gründung einer Tochtergesellschaft und sorgen für einen reibungslosen Wechsel Ihrer Mitarbeiter, damit Sie weder an Kontinuität noch an Dynamik einbüßen

Wir verbinden eine leistungsstarke Plattform mit engagierter persönlicher Unterstützung. Sie erhalten Unterstützung durch Experten vor Ort, die sich mit den Compliance-Vorgaben in Indien auskennen – und nicht nur eine Warteschlange für Supportanfragen.

Über 300 internationale Unternehmen vertrauen auf Wisemonk bei der Verwaltung von mehr als 2.000 Mitarbeitern in ganz Indien. Auf G2 mit 4,8/5 bewertet in den Kategorien „Schnellste Implementierung“ und „Einfachste Zusammenarbeit“.

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